SLIDE DICOPY DARI KAWAN/KENALAN

1. 11
KKEEMMEENNTTEERRIIAANN SSUUMMBBEERR AASSLLII DDAANN AALLAAMM SSEEKKIITTAARR
KKOOMMUUNNIIKKAASSII
BBEERRKKEESSAANN
OOlleehh ::
NNoooorr MMuussttaaqqiimm BBiinn MMoohhaammeedd..

2. 22
KKAANNDDUUNNGGAANN
 APA ITU KOMUNIKASI?
 BENTUK & JENIS
KOMUNIKASI
 KOMUNIKASI BERKESAN
 ELEMEN DALAM PROSES
KOMUNIKASI
 KEMAHIRAN DALAM
KOMUNIKASI BERKESAN

3. 33
AAPPAA IITTUU
KKOOMMUUNNIIKKAASSII??
 Proses penyampaian atau
pemindahan mesej
dari seorang kepada orang lain.
 Proses mewujudkan kefahaman
orang lain
mengenai mesej yang disampaikan
dan
kedua-duanya mepunyai kefahaman
yang
dikongsi bersama
 Asas kepada perhubungan
interpersonal

4. 44
BBEENNTTUUKK KKOOMMUUNNIIKKAASSII
 SSEEHHAALLAA
- PPeennggiirriimm bbeerrkkoommuunniikkaassii ttaannppaa mmeemmeerrlluukkaann
mmaakklluummbbaallaass ppeenneerriimmaa
- MMeemmeerrlluukkaann ttiinnddaakkaann ddiillaakkuukkaann tteerruuss oolleehh
ppeenneerriimmaa
 DDUUAA HHAALLAA
- PPeenneerriimmaa mmeemmbbeerriikkaann mmaakklluummbbaallaass ppaaddaa
ppeennggiirriimm
- MMeemmbboolleehhkkaann ppeennggiirriimm mmeemmppeerrbbaaiikkii
kkoommuunniikkaassiinnyyaa jjiikkaa mmeesseejj yyaanngg ddiitteerriimmaa
kkuurraanngg tteeppaatt
- MMeemmbboolleehhkkaann ppeenneerriimmaa lleebbiihh yyaakkiinn uunnttuukk
mmeennggaammbbiill ttiinnddaakkaann yyaanngg bbeettuull

5. 55
JJEENNIISS KKOOMMUUNNIIKKAASSII
1. Komunikasi Ke Atas
- Laporan/maklumat dari orang bawahan
kepada pihak pengurusan (masalah,
pandangan, komen, cadangan)
2. Komunikasi Ke Bawah
- Arahan, infomasi penting.
3. Komunikasi Sehala
- koordinasi aktiviti antara bahagian/unit,
memberikan sokongan
4. ‘Grapevine ’
- informal, khabar angin

6. 66
KKOOMMUUNNIIKKAASSII
BBEERRKKEESSAANN
Ia berlaku dalam keadaan-keadaan
berikut:
 Mesej yang disampaikan difahami
dengan tepat dan jelas oleh penerima
 Makna mesej difahami dan dikongsi
bersama oleh penghantar dan
penerima
 Perubahan yang berlaku (sekiranya
dikehendaki) akibat dari mesej
adalah seperti perubahan yang
dikehendaki oleh penghantar

7. 77
EELLEEMMEENN DDAALLAAMM PPRROOSSEESS
KKOOMMUUNNIIKKAASSII
 PENGHANTAR
orang yang mempunyai mesej untuk disampaikan
 MESEJ
maklumat, idea atau pandangan yang datangnya
dari minda penghantar dan cuba disampaikan
kepada pihak lain
 ENKOD
maklumat, idea atau pandangan diterjemahkan
dalam bentuk-bentuk yang difahami oleh orang
lain sama ada menggunakan perkataan, bahasa
atau simbol
 SALURAN
mesej disalurkan kepada penerima melalui sama
ada saluran iaitu percakapan atau melalui
tulisan, visual atau pergerakan

8. 88
ELEMEN DALAM PPRROOSSEESS KKOOMMUUNNIIKKAASSII
((ssaammbb..))
 PENERIMA
orang yang menjadi sasaran mesej
 DEKOD
mesej diterima dan diterjemahkan atau ditafsirkan
oleh penerima untuk memberi makna
 MAKLUMBALAS
tindakbalas terhadap penerimaan dan pemahaman
mesej oleh penerima. Ia boleh jadi berbentuk lisan
atau bukan lisan
 GANGGUAN
perkara-perkara yang mengganggu dan
menghalang keberkesanan komunikasi. Akibatnya
maklumat yang diterima mungkin tidak tepat
atau disalah tafsir

9. 99

10. 1100
PPEENNGGHHAANNTTAARR
Bagi mendapatkan komunikasi berkesan, penghantar
hendaklah memastikan perkara-perkara berikut diberi
perhatian sewajarnya:
 jelas tentang mesej yang hendak disampaikan
 teliti dengan baik mesej yang hendak disampaikan
 menyatakan apa yang hendak dinyatakan dengan
jelas dan
yakin
 pasti dengan kepentingan mesej itu
 mendapatkan perhatian penerima
 menghantar pada waktu yang tepat dan sesuai
 sensitif kepada maklumbalas pihak lain
 kenalpasti gangguan
 kurangkan gangguan

11. 1111
MMEESSEEJJ DDAANN EENNKKOODD
Mesej yang akan disampaikan dihantar dengan
menggunakan perkataan, simbol, ayat atau bahasa
tertentu yang dipanggil enkod bagi menggambarkan
makna mesej. Dalam masa pembentukan enkod ini
perlu diambil perhatian mengenai perkara-perkara
berikut:
 memilih perkataan, simbol dan ayat yang tepat
 memberi gambaran jelas pada maksud mesej
 menggunakan bahasa yang difahami oleh penerima
 mengelakkan penggunaan perkataan yang tidak
difahami
 mesej yang hendak dihantar hendaklah ringkas dan
padat
sesuai dengan maksud
 mesej juga hendaklah lengkap supaya dapat

12. 1122

13. 1133
SSAALLUURRAANN
Mesej yang dibentuk akan dihantar melalui saluran
tertentu sama ada secara lisan, bukan lisan, tulisan
atau kaedah lain. Ia perlu dipilih sebaik mungkin
kerana boleh mempengaruhi keberkesanan
komunikasi. Panduan yang boleh digunakan ialah :
 kepentingan mesej dari segi keperluan untuk
menyampaikannya dengan segera
 keperluan untuk menerangkan mesej dengan jelas
melalui
lisan
 keupayaan penerima untuk menterjemahkan,
memahami,
mengingat atau menyimpan mesej dengan baik
 volume mesej yang boleh menetukan sama ada baik
dihantar

14. 1144
PPEENNEERRIIMMAA DDAANN DDEEKKOODD
Mesej yang diterima akan diterjemahkan dan
ditafsirkan yang dikenali sebagai dekod. Pentafsiran
akan dibuat berdasarkan keupayaan penerima yang
disandarkan kepada pengetahuan, pengalaman atau
latarbelakangnya. Semasa menerima mesej, perkara-perkara
berikut perlu diambil kira :
 menerima mesej dengan fikiran terbuka
 memahami denga jelas mesej yang dihantar
 menggunakan proses maklumbalas apabila perlu
untuk
mengesahkan kefahaman anda mengenai mesej
 menerima keseluruhan mesej sebelum memberi
tafsiran
 kenalpasti halangan di pihak anda sebagai penerima

15. 1155
MMAAKKLLUUMMBBAALLAASS
Maklumbalas merupakan respon penerima
kepada penghantar bagi memaklumkan
bagaimana mesej diterima. Maklumbalas boleh
diberi atau didapatkan melalui berbagai
kaedah iaitu :
 mengemukakan soalan-soalan sama ada
daripada
penghantar atau penerima
 reaksi-reaksi bukan lisan yang kelihatan
 ‘rephrasing’ atau ‘paraphrasing’ iaitu
merumuskan
semula mesej

16. 1166
GGAANNGGGGUUAANN
Antara gnagguan-gangguan dalam komunikasi ialah
:
 persediaan yang tidak mencukupi di pihak
penghantar
sehingga menyebabkan mesej kurang jelas
 pemilihan perkataan yang tidak tepat dan terlalu
umum
yang mengundang tafsiran berbeza-beza mengenai
perkataan
 mempunyai prasangka sama ada di pihak
penghantar atau
penerima
 tidak mengosongkan fikiran atau menghapuskan
gangguan

17. 1177

18. 1188

19. 1199
PENGIRIM
MESEJ
DIHASRAT
MESEJ
DI
ENCODES
SIMBOL
DIHANTAR
MAKLUMBALAS
DIPERIKSA
PENERIMA
MESEJ
DITAFSIR
SIMBOL
DI
DECODES
SIMBOL
DITERIMA
MAKLUMBALAS
DIHANTAR
GANGGUAN
SALURAN
KOMUNIKASI

20. 2200
KKEEMMAAHHIIRRAANN DDAALLAAMM KKOOMMUUNNKKAASSII
BBEERRKKEESSAANN
Interaksi dan komunikasi yang hanya menggunakan
akal atau hanya menggunakan perasaan akan
menjadi tidak berkesan. Seseorang yang
berkomunikasi dengan berkesan akan menggunakan
kesemua deria manusia dengan bijaksana. Sekiranya
ia tidak digunakan dengan sebaiknya, keadaan
komunikasi berikut mungkin boleh berlaku :
 menerima mesej seadanya, mendengar tetapi tidak
dapat
menangkap mesej dengan jelas
 melihat seadanya, tanpa peka kepada mesej
tambahan yang
dilahirkan melalui mimik muka, pergerakan
badan, tangan
dan sebagainya
 tidak mengambil endah dan tidak peka kepada
emosi yang

21. 2211
Terdapat beberapa kemahiran yang terlibat
dalam
komunikasi berkesan iaitu :
i. Kemahiran Tingkah Laku
ii. Kemahiran Menimbulkan Minat
Orang
iii. Kemahiran Memberi Perhatian
iv. Kemahiran Mendengar
v. Kemahiran Pemerhatian
vi. Kemahiran Mengemukakan Soalan
vii. Kemahiran Memberi Refleksi
Perasaan
viii. Kemahiran Memberi Maklumbalas

22. 2222
ii.. KKeemmaahhiirraann TTiinnggkkaahh
LLaakkuu
Manusia dianugerahkan dengan deria
dan fizikal antara lain untuk
berinteraksi dan bergaul antara satu
sama lain. Berikut merupakan
kemahiran-kemahiran yang ada di
dalam kemahiran tingkah laku :
 Komunikasi mata
 Kedudukan tubuh dan pergerakan
 Mimik muka dan air muka
 Ketrampilan
 Suara

23. 2233
iiii.. KKeemmaahhiirraann MMeenniimmbbuullkkaann MMiinnaatt
OOrraanngg
Untuk anda didengar, anda seharusnya
mahir memupuk minat orang terhadap
apa yang anda ucapkan. Antara cara
yang boleh digunakan untuk menarik
dan menimbulkan minat orang lain
ialah :
 Libatkan pendengar
 Menghiburkan
 Mengenal pasti keistimewaan orang
lain
 Membawa topik perbualan yang anda

24. 2244
iiiiii.. KKeemmaahhiirraann MMeemmbbeerrii
PPeerrhhaattiiaann
Ia bermula dari awal dengan memberi perhatian
kepada mereka yang bercakap. Melalui pendengaran
aktif, pendengar akan mengutip semua maklumat
yang dihasilkan. Melalui tumpuan perhatian dan
pemerhatian, ia dapat menghasilkan suasana yang
sesuai kepada penghantar mesej untuk terus memberi
maklumat dalam menghasilkan mesej yang lengkap.
 Mendengar dengan aktif
 Menumpukan sepenuh perhatian dengan
pertembungan mata
 Mata tidak liar ke sana kemari, tidak kerap melihat
jam atau
meninjau-ninjau keluar
 Duduk ke hadapan sedikit menghadap orang yang
bercakap

25. 2255

26. 2266
iivv.. KKeemmaahhiirraann MMeennddeennggaarr
 Mendengar adalah asas penting dalam
komunikasi lisan
 Ia membantu pengumpulan maklumat
atau
mesej dan memperbaiki kefahaman
tentang
kelakuan orang lain
 Mendengar yang dimaksudkan ialah
kemahiran mendengar secara aktif dan
komprehensif yang melibatkan
beberapa deria

27. 2277
iivv.. KKeemmaahhiirraann MMeennddeennggaarr
((ssaammbb..)) a) Telinga
untuk mendengar dengan aktif apa yang
dicakapkan, suara dan nada suara yang boleh
menggambarkan perasaan
b) Mata
untuk melihat komunikasi bukan lisan yang
nyata dan tidak nyata
c) Mulut
untuk bersuara mengemukakan pertanyaan
atau memberi maklumbalas
d) Hati
untuk sama-sama memahami perasaan yang
lahir bersamanya dengan ikhlas

28. 2288
iivv.. KKeemmaahhiirraann MMeennddeennggaarr
((ssaammbb..))
Terdapat banyak halangan dan gangguan semasa
mendengar iaitu :
1. Keadaan sekitar yang tidak sesuai seperti cuaca,
bising dan sebagainya
2. Keadaan kesihatan diri
3. Kutip maklumat yang anda gemar sahaja
4. Prasangka
5. Masalah lebih penting untuk difikirkan
6. Kesimpulan sendiri
7. Terlalu panjang
8. Tidak bersetuju
9. Memberi maklumbalas palsu
10. Penilaian ke atas peribadi penghantar

29. 2299
vv.. KKeemmaahhiirraann
PPeemmeerrhhaattiiaann  Pemerhatian boleh membantu mengesan maklumat
bukan
lisan yang dilahirkan atau tersembunyi
 Seorang pendengar/pemerhati yang mahir dapat
melihat dan
membaca apa yang ada di dalam perasaan
seseorang
 Gambaran mimik muka adalah yang paling hampir
dengan
perasaan
 Gambaran air muka yang bersahaja atau air muka
yang
 seorang yang sudah bosan dengan perbualan
biasanya
berubah secara tiba-tiba boleh memberikan mesej
dengan akan baik
kerap melemparkan pandangan ke tempat
 lain,
Mata juga memainkan peranan penting dalam
memberi
meninjau-ninjau atau melihat jam
gambaran minda dan perasaan. Contohnya :
 Orang yang ikhlas biasanya dapat dilihat
melalui

30. 3300
vv.. KKeemmaahhiirraann PPeemmeerrhhaattiiaann
((ssaammbb..))  Gaya anda berdiri dan duduk kadangkala dapat
menggambarkan perasaan hati dan minda anda
ketika itu
- Orang lain kadangkala membuat tanggapan
bahawa anda
tidak berminat untuk mendengar sekiranya
anda
kelihatan mengiring
- Anda juga dianggap agak defensif sekiranya
anda berpeluk
tubuh
 Keadaan sekitar juga memainkan peranan, seperti
keadaan
tempat duduk yang tidak selesa atau suhu bilik
yang panas
 Melihat mimik muka orang yang bercakap samada

31. 3311

32. - memerlukan jawapan pendek samada ‘ya’ atau
‘tidak’
- tidak membawa banyak maklumat
- menghadkan perbincangan
3322
vvii.. KKeemmaahhiirraann MMeennggeemmuukkaakkaann
SSooaallaann
 Soalan boleh digunakan bagi mendapatkan
maklumbalas dan memberi maklumbalas
 Ia merupakan penjelasan atau penerangan yang
lebih
lanjut mengenai mesej atau perasaan disebalik
mesej
 Kemukakan soalan yang tepat bagi
mendapatkan
maklumbalas yang tepat. Soalan yang tepat
akan
membawa kepada pengetahuan dan kefahaman
i) Soalan tertutup
 Terdapat tiga (3) jenis soalan yang boleh
dikemukakan
iaitu :

33. 3333
vvii.. KKeemmaahhiirraann MMeennggeemmuukkaakkaann SSooaallaann
((ssaammbb..))
ii ) Soalan terpimpim
- mempengaruhi pendapat atau perasaan
penerima
supaya sependapat dengan penghantar
iii) Soalan terbuka
- memerlukan penerima memberikan
pandangan
atau perasaannya sendiri tanpa
dipengaruhi
- memungkinkan perbincangan lebih
lanjut

34. 3344
vviiii.. KKeemmaahhiirraann MMeemmbbeerrii RReefflleekkssii
PPeerraassaaaann
 Kemahiran membaca perasaan orang lain
adalah
penting untuk mendapatkan mesej yang
tepat
 Menggunakan kaedah merumus dan
mengulangi
apa yang dikatakan dalam ayat sendiri
(rephrasing atau paraphrasing )
 Tujuannya ialah bagi mendapatkan
kesahihan
mengenai kefahaman anda tentang

35. 3355
Saya tahu itu adalah tugasnya
untuk memastikan semua kerja
dapat diselenggarakan dengan
baik. Namun dalam memastikan
itu semua beliau sepatutnya
menyemak apakah puncanya
atau sebab kejadian seperti ini
boleh berlaku. Adalah tidak
wajar beliau membiarkan tanpa
membuat sesuatu dan
mengenepikan isu sebenarnya
Anda kedengaran tidak begitu
bersetuju dengan cara beliau itu.
Anda merasa bahawa beliau patut
melihat isu sebenar dalam kejadian
ini dan tidak mendiamkannya.
Anda fikir ia patut membuat sedikit
semakan dan pemeriksaan bagi
mengetahui sebab-sebab
mengapa kejadian ini boleh
berlaku dan mengambil tindakan
susulan

36. i) hendaklah diberi dengan jelas dan tepat
supaya bleh difahami dan tindakan
susulan boleh diambil selanjutnya
3366
vviiiiii.. KKeemmaahhiirraann MMeemmbbeerrii
MMaakklluummbbaallaass  Maklumbalas hendaklah diberi dengan cara
jelas
supaya tindakan dapat diambil oleh kedua-dua
belah pihak bagi memperbaiki lagi
ketepatan mesej
 Antara perkara-perkara yang boleh diambil
perhatian ialah :
ii) tidak bersifat abstrak atau berselindung
sehingga menyukarkan pihak satu lagi
untuk mentafsir dan memahami

37. 3377
vviiiiii.. KKeemmaahhiirraann MMeemmbbeerrii MMaakklluummbbaallaass
((ssaammbb..))
iii) tidak menyentuh peribadi individu,
sepatutnya kepada tatakelakuannya
iv) tidak bersifat menghentam atau
meruntuhkan sebaliknya membina
v) tidak membangkitkan tentang motif
seseorang sebaliknya menyatakan
tentang pengamatan
vi) tidak bersifat menghukum tetapi
menjelaskan tentang apa yang berlaku
vii) penghantar tidak seolah-olah berleter
sebaliknya berkongsi maklumat
viii)penghantar dan penerima mengalu-alukan
maklumbalas dengan menghargai
maklumbalas tersebut

38. 3388
vviiiiii.. KKeemmaahhiirraann MMeemmbbeerrii MMaakklluummbbaallaass
((ssaammbb..))
ix) penghantar dan penerima bersikap positif
dan terbuka dengan maklumbalas supaya
tiada maklumbalas palsu
x) penghantar dan penerima hendaklah
membincangkan maklumbalas dan
mengambil keputusan yang dipersetujui
bersama
xi) penghantar dan penerima peka dengan
maklumbalas, semak ketepatannya dan
ambil tindakan susulan

39. 3399
SSEEKKIIAANN,,
TTEERRIIMMAA
KKAASSIIHH