1. Strategische inzet sociaal intranet
voor bevordering
kennisdeling en –benutting
Een praktische handleiding
Annebeth Wierenga
2013

2. Situatiebeschrijving
• Organisatie in transitie
Van directief geleid bedrijf naar moderne bedrijfsvoering
– met ruimte voor het nemen van initiatief en
verantwoording,
– resultaatgericht werken in plaats van
inspanningsgericht,
– openheid en transparantie.
• Gekozen organisatiebrede middel: Het Nieuwe Werken
• Beoogde resultaten
– performance verbetering door productiviteitsstijging
– verbetering kennisbenutting en samenwerking
– meer bevlogenheid en plezier in het werk
– versterken werkgeversimago

3. Opdracht
1. Ontwikkel interne communicatie aanpak die
benodigde gedragsverandering stimuleert en
ondersteunt
2. Bevorder kennisdelen en –benutten in het kader van
Het Nieuwe Werken

4. Uitgangspunt: tell me, show me,
involve me
• Open communiatiekanalen
• Combinatie van persoonlijke en virtuele communicatie
• Facilitering van netwerk van kennisuitwisseling
• Mobilisatie lijn- en projectmanagers
• Combinatie communicatie- en gedragsinterventies

5. Wat is kennis en kennis delen/
benutten?
Information is not knowlegde (Einstein)
• Mensen hebben expliciete kennis en impliciete
kennis.
Expliciete kennis is waarneembaar. Het is kennis die
geuit is of is opgeslagen, waardoor het persoons-
onafhankelijk is gemaakt.
Impliciete kennis is persoonlijk en moeilijker met
anderen te delen.
• Kennisdelen in organisaties is de uitwisseling van
relevante informatie, ideeën, en expertise tussen
medewerkers.

6. (Onbewuste)houding over kennis
uitwisseling
• We weten niet wat we weten en hoe we het te weten
zijn gekomen
• We denken niet na over onze kennis, het is te complex
• We zien niet in dat onze kennis relevant en waardevol is
• We voelen ons (letterlijk) niet geroepen om onze kennis
te ‘promoten’
• We zijn bang voor kritiek als we onze kennis delen
 Het kost tijd en moeite om kennis te delen, het is niet
een natuurlijk proces en het is gemakkelijk om af te
haken

7. Positieve relatie tussen HNW en
kennisdelen
Individuele werkautonomie leidt tot zoeken naar efficienter te werken.
Een van die manieren is het uitwisselen van ideeën, ervaringen en
kennis.
Een individu identificeert zichzelf meer bij de organisatie wanneer deze
bij HNW gedragsinterventies, kantoorinrichting en IT-middelen
integraal inzet. Dit (ver)leidt tot groter kennisdeling.

8. (Virtuele) communicatie en
kennisdelen
Kennis Communicatie
Kennis delen
• Kennis krijgt pas betekenis en waarde wanneer die
gedeeld wordt.
• Mate en kwaliteit van kennisuitwisseling mede
afhankelijk van persoonlijke communicatieve
vaardigheden
ook bij virtuele communicatie

9. Sociaal intranet en kennis delen
Hoe richt je een sociaal intranet in?
• Het gaat over over mensen en hun interactie met hun
omgeving!
De techniek en het platform mogen nooit het doel zijn
• Het bieden van een centraal platform voor het vinden
en vastleggen van de juiste documenten en informatie
is niet voldoende
• Het gaat ook om het
- vinden van de juiste personen om dit te delen
- verbeteren (virtuele) communicatieve vaardigheid
leidinggevenden en medewerkers
• Hou rekening met de (onbewuste) weerstand tegen
intranetten

10. Waarom gebruiken mensen intranet
niet?
• Mensen zijn sociaal, technische omgevingen niet
• Toegang, gebruiksgemak, gebroken links, langzaam
• Vertrouwelijkheid en privacy
• Vervuilde en oude informatie
• Geen fatsoenlijke zoekmachines
• Informatie hebben = macht
organisatie
cultuur
persoonlijke
onzekerheid
technisch
ondoorzichtig
sociale
grenzen

11. Hoe gaat een sociaal intranet wél
werken voor kennisuitwisseling
Expliciete kennis
geformaliseerd
gedocumenteerd
gestructureerd
data
algemeen
know-that
Onbewuste kennis
persoonlijk
in hoofd
ongestructureerd
ervaringen
specifiek
know-how
Informatie Dialoog
corporate berichten sociale interactie
documentatie observeren en luisteren
werkinstructies ervaringen delen
applicaties informele netwerken
e-learnings

12. Uitgangspunten
• Groepen/communities zijn prinicpieel open en toegankelijk
voor iedereen
– een divergent intranet werkt immers silovorming in de
hand en kennisuitwisseling tegen
• Besloten groepen/communities verbieden is contraproductief
– dan zoekt men alternatieven en duikt onder. Men moet
wel goede gronden hebben om een besloten
groep/community te mogen aanmaken
• Inrichting en vormgeving van groepen/communities moet niet
compleet vastliggen omdat iedere groep immers zijn eigen
mores en methodes heeft
– een bepaalde (lichte) mate van standaardisering is wel
noodzakelijk, voor de herkenbaarheid van (groeps)leden.

13. Adoptiestrategie en aanpak (1)
Gericht op tweede golf medewerkers, die weinig interesse in
(voordelen van) produktkenmerken hebben.
Show-them-and-they-will-come - met extra’s!
Technische inrichting
• (gedeeltelijk) variabele/persoonlijke homepage
• eigen profielpagina, gemakkelijk aan te vullen/aan te passen
• algemene tijdlijn (met gebruikelijke functies als delen,
‘liken’, reageren, taggen, @-verwijzingen)
• groepsites (communities) voor kennis maken, kennis delen
en kennis benutten
met document management systeem, tijdlijn, nieuws- en
blogfunctie

14. • Workshops voor alle groepsleden
- uitleg software
- belang van communities
- toegevoegde waarde voor afdeling, team of project (KPI’s)
- oefenen met maken berichten
- trucs voor on- én off line aansluiten collega’s
• Communitymanagement
- monitoren (relevantie) content
- najagen nieuwe content binnen de community ( relevantie)
- zorgen dat vragen binnen de community beantwoord
worden
• Voortgangsrapportages
- analytics
- sentiment, sleutelfiguren
Totale doorlooptijd: prepare, move forward, carry on: 10 weken
Adoptiestrategie en aanpak (2)

15. Toekomst: mobiliteit
Mobiliteit toevoegen kan een grote aanjager worden van
sociale intranetten en slimmere en snellere
kennisuitwisseling.
Ook hierbij mag dit nooit het doel zijn maar moet op
effect ingezet worden, met interactie mensen en hun
omgeving als vertrekpunt.

16. Bronnen (niet uitputtend)
• User Adoption Strategies (2nd Edition): Shifting Second
Wave People to New Collaboration Technology (2012),
Michael Kors
• Social Media and Tacit Knowledge Sharing:Developing a
Conceptual Model, World Academy of Science, Engineering
and Technology 64 2012, Sirous Panahi , Jason Watson ,
Helen Partridge
• Knowledge Sharing within Organizations. A situated and
relational Perspective, Niels-Ingvar Boer, Erasmus
Universiteit Rotterdam