Este manual pretende ser um guia simples e visa demonstrar a interface e uso dos aplicativos mais comuns, do OpenERP voltandos ao treinamento e consulta de usuários finais, que irão efetivamente usar o sistema em seu dia a dia. Foi criado para ser utilizado nos treinamentos dos usuários da Zupy! e liberado gratuitamente a comunidade. Não visa em momento algum fornecer informações técnicas ou informações para instalação, implementação ou parametrização do Software.

1. Manual de Usuário
OpenERP
Tutorial Ilustrado Básico de Uso
Fábio Martinelli Rodrigues
www.zupy.com.br
webmaster@zupy.com.br
pt-BR - V 0.1 - Fev/ 2013 Licenciado sob os termos da licença
http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/br/

2. Agradecimentos
OpenERP S/A - www.openerp.com
Akretion www.akretion.com Pelo Software de Gestão Open Source
Comunidade OpenERP Brasil
Raphael Valyi @rvalyi www.openerpbrasil.org
Renato Lima @renatonlima
OpenERP Brasil Team
Pelo excelente trabalho com a liderança da https://launchpad.net/~openerp-brazil-team
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localização Brasileira do OpenERP,
treinamentos sobre a ferramenta e inúmeras
Fórum do Google Groups
contribuições no Fórum da Comunidade,
openerp-brasil@googlegroups.com
manutenção do site e contribuições OpenSource

3. Sistema integrado de gestão
empresarial (ERP)
Origem: Wikipédia, a enciclopédia livre.
Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (SIGE ou SIG), em inglês
Enterprise Resource Planning (ERP), são sistemas de informação que
integram todos os dados e processos de uma organização em um único
sistema. A integração pode ser vista sob a perspectiva funcional (sistemas de:
finanças, contabilidade, recursos humanos, fabricação, marketing, vendas,
compras etc) e sob a perspectiva sistêmica (sistema de processamento de
transações, sistemas de informações gerenciais, sistemas de apoio a decisão
etc).
Os ERPs em termos gerais, são uma plataforma de software desenvolvida
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para integrar os diversos departamentos de uma empresa, possibilitando a
automação e armazenamento de todas as informações de negócios.

4. A Importância do ERP nas
Corporações
Entre as mudanças mais palpáveis que um sistema de ERP propicia a uma
corporação, está a maior confiabilidade dos dados, agora monitorados em
tempo real, e a diminuição do retrabalho. Algo que é conseguido com o
auxílio e o comprometimento dos funcionários, responsáveis por fazer a
atualização sistemática dos dados que alimentam toda a cadeia de módulos do
ERP e que, em última instância, fazem com que a empresa possa interagir.
Assim, as informações trafegam pelos módulos em tempo real, ou seja, uma ordem de vendas
dispara o processo de fabricação com o envio da informação para múltiplas bases, do estoque de
insumos à logística do produto. Tudo realizado com dados orgânicos, integrados e não redundantes.
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Para entender melhor como isto funciona, o ERP pode ser visto como um grande banco de dados
com informações que interagem e se realimentam. Assim, o dado inicial sofre uma mutação de
acordo com seu status, como a ordem de vendas que se transforma no produto final alocado no
estoque da companhia.

5. Vantagens do ERP
Algumas das vantagens da implementação de um ERP numa empresa são:
● Eliminar o uso de interfaces manuais
● Otimizar o fluxo da informação e a qualidade da mesma dentro da
organização (eficiência)
● Otimizar o processo de tomada de decisão
● Eliminar a redundância de atividades
● Reduzir os limites de tempo de resposta ao mercado
● Reduzir as incertezas do Lead time
● Incorporação de melhores práticas (codificadas no ERP) aos processos
internos da empresa
● Reduzir o tempo dos processos gerenciais
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● Redução de estoque

6. Desvantagens do ERP
Algumas das desvantagens da implementação de um ERP numa empresa são:
● A utilização do ERP por si só não torna uma empresa verdadeiramente
integrada;
● Altos custos que muitas vezes não comprovam a relação custo/benefício;
● Dependência do fornecedor do pacote;
● Adoção de melhores práticas aumenta o grau de imitação e padronização
entre as empresas de um segmento;
● Torna os módulos dependentes uns dos outros, pois cada departamento
depende das informações do módulo anterior, por exemplo. Logo, as
informações têm que ser constantemente atualizadas, uma vez que as
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informações são em tempo real, ocasionando maior trabalho;
● Aumento da carga de trabalho dos servidores da empresa e extrema
dependência dos mesmos;

7. Fatores Críticos de Sucesso
Segundo uma pesquisa Chaos e Unfinished Voyages (1995) os principais
fatores críticos de sucesso para um projeto de implantação de um ERP são:
● Envolvimento do Usuário
● Apoio da direção
● Definição clara de necessidades
● Planejamento adequado
● Expectativas realistas
● Marcos intermediários
● Equipe competente
● Comprometimento
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● Visão e objetivos claros
● Equipe dedicada
● Infraestrutura adequada
● Constante qualificação da equipe usuária

8. O OpenERP
O OpenERP é o sistema de gestão empresarial (ERP) Open Source que mais
cresce no mundo atualmente se destacando por sua arquitetura elegante, pelo
uso de ferramentas ágeis de desenvolvimento e pela sua flexibilidade
extraordinária para customizações.
O Open ERP é a solução em gestão empresarial mais completa e flexível, com
vários casos de sucesso nos mais diversos segmentos de negócios, afirmando
assim sua eficiência. E o mais surpreendente, e um dos principais motivos
deste sucesso, é que se trata de um projeto open source que conta com
desenvolvedores espalhados pelo mundo; um projeto grandioso que vem
vencendo desafios e promovendo uma verdadeira revolução.
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O OpenERP atende a vários segmentos de negócios em diversos países e
agora está chegando no Brasil.

9. OpenSource / Código Aberto
A definição do Open Source foi criada pela Open Source Iniciative (OSI) a
partir do texto original da Debian Free Software Guidelines (DFSG) e
determina que um programa de código aberto deve garantir:
Distribuição livre
A licença não deve restringir de nenhuma maneira a venda ou distribuição do
programa gratuitamente, como componente de outro programa ou não.
Código fonte
O programa deve incluir seu código fonte e deve permitir a sua distribuição
também na forma compilada. Se o programa não for distribuído com seu
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código fonte, deve haver algum meio de se obter o mesmo seja via rede ou
com custo apenas de reprodução. O código deve ser legível e inteligível por
qualquer programador.
Mais Informações: http://pt.wikipedia.org/wiki/C%C3%B3digo_aberto

10. Manual de Usuário
Este manual pretende ser um guia simples e visa
demonstrar a interface e uso dos aplicativos mais comuns,
do OpenERP voltandos ao treinamento e consulta de
usuários finais, que irão efetivamente usar o sistema em
seu dia a dia.
Foi criado para ser utilizado nos treinamentos dos usuários
da Zupy! e liberado gratuitamente a comunidade.
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Não visa em momento algum fornecer informações
técnicas ou informações para instalação, implementação
ou parametrização do Software.

11. A Interface
Tela de Login
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12. Nas próximas telas será apresentado os itens comuns
Interface em todo o programa, essa é a estrutura básica para a
Dados do Usuário
navegação e uso
atual e acesso ao email
Acesso aos aplicativos principais:
CRM, Vendas, Compras, Contabilidade, Projetos, RH, etc...
Busca e Filtros
Novas Informações / Ações Necessárias
Sempre que houver alguma novidade em um item
que você esteja acompanhando, será exibido um
número no item do menu, você pode clicar para ter
acesso rápido ao item
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Acesso aos itens de Menu
específicos do Aplicativo
selecionado

13. Caixa de Busca Filtros Selecionados
Ao clicar no " x " exclui
Instantânea o filtro selecionado O Triângulo abre o menu
Ao digitar será exibido automaticamente
os resultados da busca instantânea de Filtros e Agrupamento
Pode ser pesquisado apenas por O " x " irá
pedaços das palavras, desmarcar todos os
sílabas, o sistema busca por qualquer filtros selecionados
trecho, no início, meio e fim da palavra
Irá agrupar as
informações de
acordo com as
opções
selecionadas
Exibirá somente as
informações
correspondentes aos
critérios selecionados
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14. Caixa de Pesquisa
Alterna o Modo de Visualização
Quantidade Navega entre as
de registros páginas ou registros
Estilos de Visualização
Kanban - Kanban é uma palavra japonesa que significa literalmente registro ou placa visível. Exibe placas para uma
visão geral de vários itens, como Oportunidades, Tarefas de Projetos, Clientes...
Lista - O modo de visualização em listagem dá uma visão geral resumida, de várias linhas de registros ao mesmo tempo,
podendo ser ordenadas por diversos critérios
Formulário ou Página - Exibição completa dos dados do registro associado com links para ações específicas ou
históricos é também nesse modo de visualização que é feita a edição do registro
Gráfico - Fornece 5 modos de gráficos para uma visão estatística dos registros: Pizza, Linhas, Barras, Área e Radar
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Calendário - O modo calendário oferece uma visualização por datas, muito útil para acompanhar ligações, Reuniões,
fechamento esperado e ações a serem executadas em dias determinados, pode ser visualizada por dia, semana e mes.
Nota: Nem todas as opções de visualização estão disponíveis em todas as telas e itens de menu,
dependem exclusivamente a que se referem as informações e podem ser alternadas entre elas.

15. Visualização Kanban Cada modo de visualização tem suas vantagens e
desvantagens, depende realmente do tipo de
informação que se deseja ter em geral
Kanban é uma palavra japonesa que significa literalmente registro
ou placa visível. Exibe placas para uma visão geral de vários
itens, como Oportunidades, Tarefas de Projetos, Clientes...
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16. Visualização Listagem
O modo de visualização em listagem dá uma visão geral resumida, de várias linhas de registros ao mesmo tempo, podendo
ser ordenadas por diversos critérios
As informações podem ser ordenadas pelos campos clicando no nome do item,
como data, estágio, por exemplo para ordenar pelo nome do cliente clique aqui
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17. Formulário ou Página
Exibição completa de todos os dados do registro associado com links para ações específicas ou históricos é também
nesse modo de visualização que é feita a edição do registro
Campos com fundo Azul
são obrigatórios
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18. Exibição de Gráficos
Fornece 5 modos de gráficos para uma visão estatística dos registros: Pizza, Linhas, Barras, Área e Radar
Você pode alterar o formato do
gráfico clicando neste ícone
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19. Gráfico - Fornece 5 modos de gráficos para uma visão estatística dos registros: Pizza, Linhas, Barras, Área e Radar
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20. Calendário por Mês - O modo calendário oferece uma visualização por datas, muito útil para acompanhar ligações,
Reuniões, fechamento esperado e ações a serem executadas em dias determinados, pode ser visualizada por dia, semana e mes.
Acesso rápido a
Acesso ao dia de hoje ou navegar Escolha se deseja ver um dia específico
pelos dias por Dia, Semana ou Mês
É possível exibir apenas
informações de usuários
específicos selecionando
aqui
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Você pode alterar a data de
um evento diretamente pelo
item no calendário

21. Calendário exibição por Semana
Você pode criar um novo evento clicando diretamente
em um dia em branco no calendário, ou acessar
detalhes, editar e excluir um registro existente
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22. Calendário exibição por Dia
Os registros estão ordenados pelo horário que será realizado a próxima ação, muito útil para
reuniões e ligações, também é possivel definir lembretes e o sistema informará antes de um
evento ocorrer
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23. Botões de Ação e Barra de Estágio
Botão de Edição e Criação Breadcrumb
Também permite salvar e cancelar o registro Para navegação entre as páginas visitadas, com
acesso fácil as telas anteriores
atual quando estiver editando
Mais opções
Links para ações e menus relacionados ao item
Botões de Ação Barra de Estágio
Aqui é possível executar diversas ações que irão Exibe o estágio do registro atual, dentro do fluxo de
alterar o estado da oportunidade, dar continuidade trabalho, pode ser clicada para alterar o estágio
no fluxo de trabalho entre outras coisas
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Exibição de um item de Oportunidade vista em modo Página

24. Mais Opções
Fornece acesso a outros itens e ações relacionados ao registro atual, como ver as faturas,
acessar os contratos, duplicar ou excluir o item
Links mais comuns para itens
relacionados ao cliente atual
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25. Acompanhamento
Você pode acompanhar
para ser avisado sobre
Conversação alterações em estágios
No final de cada documento existe um formulário com o específicos do documento e
histórico de conversação e acompanhamento sobre o adicionar mais pessoas na
item atual, você pode registrar qualquer evento conversa
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26. CRM - Gestão de Relacionamento
com o Cliente
Customer Relationship Management (CRM) Foi criada para definir toda uma classe de ferramentas
que automatizam as funções de contacto com o cliente, essas ferramentas compreendem sistemas
informatizados e fundamentalmente uma mudança de atitude corporativa, que objetiva ajudar as
companhias a criar e manter um bom relacionamento com seus clientes armazenando e inter-
relacionando de forma inteligente, informações sobre suas atividades e interações com a empresa.
O CRM abrange, na generalidade, três grandes áreas:
● Automatização da gestão de marketing
● Automatização da gestão comercial, dos canais e da força de vendas
● Gestão dos serviços ao cliente
Uma das atividades da Gestão do Relacionamento com o cliente implica registrar os contatos por si
realizados, de forma centralizada. Os registros não dependem do canal de comunicação que o cliente
utilizou (voz, fax, e-mail, chat, SMS, MMS etc) e servem para que se tenham informações úteis e
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catalogáveis sobre os clientes. Qualquer informação relevante para as tomadas de decisões podem
ser registradas, analisadas periodicamente, de forma a produzir relatórios de gestão.
Fonte: http://pt.wikipedia.org/wiki/Customer_relationship_management

27. CRM - Relacionamento com o Cliente O Fluxo de Trabalho segue uma sequência
Acessar através do item Vendas no Menu Principal lógica através dos menus do OpenERP,
sendo cada passo um item no menu
● Clientes
Agenda de Endereços, possui empresas, contatos,
Para criar um clientes e fornecedores, e informações de telefones,
Novo Cliente emails e outras,
● Prospectos
Primeiro contato com um futuro cliente
● Oportunidades
Oportunidades de negócio com um cliente, aqui é definido
o funil de vendas, da qualificação ao fechamento
● Cotações
Pedido de venda provisório, enviando ao cliente para
aprovação, pode ser alterado
● Pedidos de Venda
Pedidos confirmados, prontos para ser faturados
● Contratos
Gestão de Contratos com o cliente, toda a compra ou
serviço prestado pode ser vinculado a um contrato
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Solicitações Ligações Telefônicas
Controla as interações com o cliente, como Aqui ficam registradas o histórico de ligações
questões, dúvidas, reclamações e qualquer efetuadas, bem como a agenda de ligações
tarefa que requer uma interação com o futuras, essas informações são vinculadas ao
cliente, como cobranças, retirada de cadastro do cliente
pagamentos

28. Importante! Antes de criar
Como Cadastrar um Cliente? Vá em Vendas > Clientes > Criar um cliente verifique se ele
já não se encontra
1- Selecione se o cadastrado!
Cadastro é de uma
empresa ou não
Pode ser enviada o
logotipo ou foto do cliente
Preencha o máximo de informações
2- Insira o nome fantasia possíveis quanto mais completo o
da empresa. cadastro melhor. O sistema valida as
Lembrando que o nome deve ser informações de CNPJ e CPF portanto
simples, deve ter a inicial em letra devem ser válidos
maiúscula e o restante minúsculo.
Preposições devem ser em letras Escolha as Tags que
minúsculas. definem o cliente
3- Insira o CEP do local
Se não souber procure no Google
ou nos Correios, é importante o
CEP correto para padronizar as
informações e evitar erros
4- Clique em Pesquisar
CEP. Após isso, o sistema
localizará o endereço através do
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CEP.
Acrescente as informações adicionais
como nº de telefone e email.
Lembrando que o número de telefone
Após preencher todas as Muito importante Colocar o Site Correto, deve ser padronizado dessa forma:
acesse para ver se abre e é o do cliente (xx) xxxx-xxxx.
informações Clique no
botão Vermelho Salvar

29. No Final da Página
aparece essas abas
Clique no botão Criar
Para adicionar os contatos
da empresa
Vai abrir essa tela,
preencha as
informações e salve
Repita para todas as pessoas de
contato da empresa
Importante salvar email e telefone
se tiver
Escolha o Vendedor e
a Equipe de Vendas
Referência: é o Código do cliente
dentro da empresa
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Data de Cadastro
Marque se for um fornecedor
Opt-Out se o cliente não aceita
receber mala-direta por email

30. CRM - Tela do Cliente Cadastrado
Dados da Acesso aos
Empresa itens do Cliente
Informações Informações
de Endereço de Contato
Acesso a informações
Pessoas de complementares e
Contato no históricos,
Cliente
Clicando nas abas
abrira logo abaixo
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informações
específicas de cada
uma

31. Prospectos (Leads)
Um prospecto representa um cliente em potencial com o qual ainda não estabelecemos um
relacionamento comercial, ou mesmo uma nova solicitação de um cliente existente.
No entanto um prospecto contém informações valiosas para aproveitar oportunidades de vendas
futuras. No entanto o erro mais comum é que tal informação acaba não sendo registrada em lugar
algum e se perde, ou mesmo quando registrada pode ser difícil rastrear as atividades para este
prospecto, pois a informação não está a mão quando se precisa.
Você pode obter prospectos de diversas fontes:
● Um email recebido
● Listas de empresas
● Cartões de Visitas
● Um telefonema solicitando mais informações
● Um formulário no próprio site
● Campanhas de Marketing
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O prospecto é uma opção de Pré-Venda e poderá ser convertido a um cliente ou uma oportunidade,
mas precisa ser qualificado

32. O prospecto pode ser
convertido em uma
oportunidade
clicando aqui
Será apresentada esta tela aonde você informará se deseja criar uma
nova oportunidade ou mesclar com uma oportunidade existente
E aqui você poderá
Criar um Novo Cliente
ou relacionar a
oportunidade a um
cliente existente
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33. Oportunidades
Enquanto o prospecto representa o primeiro contato com o cliente, a ser
qualificado, a Oportunidade representa um contrato em potencial.
Cada oportunidade precisa ser tratada individualmente, fazendo a qualificação,
agendando ligações, dando acompanhamentos, negociando com o cliente e
definindo a posição nos estágios em que elas se encontram dentro do funil de
vendas, até a conclusão do negócio.
O OpenERP fornece inúmeras ferramentas e opções para facilitar esse
acompanhamento, e integração com o sistema de emails, estoque,
manufatura, faturamento, etc
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34. É possível alterar o estágio da oportunidade
Visão Geral das Oportunidades em Kanban apenas movendo o painel para uma outra
coluna
Você pode adicionar Estágios da oportunidade
Você pode Dobrar, Quantidade de Itens
Desdobrar, Editar no Estágio
ou Excluir a Coluna
Pode ser criada uma nova
oportunidade de forma completa
definindo todas as opções,
ou Criar rapidamente
para completar depois
clicando no " + "
A Estrela
serve como
Nome da Oportunidade sinalizador
visual
Valor da Oportunidade
Nome do Cliente É possível
alterar a cor
de fundo
Data da Próxima Ação dos painéis
Se estiver em vermelho é por
que foi ultrapassada para um
controle
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próprio
Mensagens e Seguidores
Ao passar o mouse sobre a oportunidade aparecerá este Foto do Vendedor
ícone para opções como Editar ou Alterar a cor de fundo responsável pela
do painel oportunidade

35. Oportunidade em Modo Formulário
Barra de Estágio
Exibe o estágio do registro atual, dentro do fluxo de
trabalho, pode ser clicada para alterar o estágio
Ligações e
Nome da Oportunidade reuniões
específicas a
esta
oportunidade
Receita Esperada e
Você pode abrir os detalhes do
Probabilidade da cliente para completar
venda acontecer informações a qualquer momento IMPORTANTE!
clicando aqui Sempre atualizar os
dados referente a
Ao selecionar o Cliente
próxima ação e
automaticamente o sistema
data
já busca nos clientes
cadastrados e preenche os O calendário
dados de email e telefone fornece opções
se não existir dá a opção de para escolher a
criar um novo cliente. data, mas pode
ser digitada
Vendedor responsável por Fechamento Esperado da Venda e
essa oportunidade, é Prioridade, você poderá filtrar depois
possível escalar essa por esses dados Categorias da
oportunidade a um nível Oportunidade,
hierárquico superior pode associar
várias ou criar na
hora
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Neste espaço de anotações internas você pode descrever qualquer informação
relevante a essa oportunidade

36. Estágios da Oportunidade / Venda
Os pontos chaves no Ciclo de Venda são chamados de Estágios, dessa forma
conseguiremos melhorar as nossas vendas, pois permitirão descobrir quais as
razões e em que ponto da venda tivemos sucesso ou falhamos.
Os estágios permitirão saber exatamente em qual ponto da venda se encontra
uma oportunidade.
A maior dificuldade nos estágios é saber qual é o estágio de uma
oportunidade, o que é resolvido definindo claramente o resultado esperado de
cada estágio, dessa forma estaremos padronizando as oportunidades e
conseguindo dar mais atenção as que estiverem com maior probabilidade de
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sucesso.
Antes de passar para o próximo Estágio, as seguintes condições devem ser
cumpridas em cada Oportunidade

37. Estágio: NOVO
Novas oportunidades a serem trabalhadas
● Identificar o potencial de se tornar um cliente
● Completar o cadastro da empresa
● Definir o vendedor responsável pela oportunidade.
Atenção
● Não é necessário passar por todos os estágios desde
que as condições necessárias para cada um deles
estejam todas cumpridas
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● Você pode alterar o estágio da oportunidade clicando
na opção da Barra de Estágio

38. Estágio: Qualificação
Identificado os seguintes itens
● Decisores, Responsável ou Sócio
● Potencial de Produto (empresa x categoria)
● Potencial da Empresa
● Qual plano oferecer
● Obter email do responsável
● Ligação para confirmar as informações
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39. Apresentação
Uma apresentação da empresa foi enviada ao decisor
● Fornecer mais detalhes sobre o produto
● Criar um gancho para uma próxima ligação
● Despertar interesse no comprador
● Não foi enviado valores!
● Definir data da Próxima Ação
● Enviar mais detalhes sobre a mídia Internet
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40. Estágio: Proposta
Os seguintes seguintes itens são necessários
● Foi enviada a Apresentação
● Foi enviada a Proposta de Valores
● Definir o Fechamento Esperado
● Definir Data de Próxima Ação
● Definir Validade da proposta
● Confirmar Receita Esperada
● Se comprometer ao acompanhamento
● Padrão 10 dias
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41. Estágio: Negociação
Os seguintes seguintes itens são necessários
● Definir o Plano e Categorias com o Cliente
● Negociar Formas de Pagamento
● Negociar Modo de Pagamento
● Definir de acordo com as condições comerciais
● Definir data do 1 pagamento
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42. Estágio: Ganhamos
Os seguintes seguintes itens são necessários
● O Cliente aceitou as condições da Negociação
● A Venda foi concluída
● Encaminhar a oportunidade para o back-office
Próximos Passos
● Criação da Cotação
● Criação do Pedido de Venda
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43. Estágio: Perdido
Os seguintes seguintes itens são necessários
● Escrever o motivo de não ter fechado
● Rever as condições oferecidas
● Descobrir se há possibilidade de venda no futuro
Próximos Passos
● Pensar em nova proposta ou solução
● Definir acompanhamento para 2 meses
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44. Cotação
A qualquer momento é possível Fechar uma Venda clicando
em Ganhamos ou em Converter em Cotação
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Se marcar o Ganhamos a Oportunidade será fechada