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ANDRES ARANGO
SABBAGH
SENA(SISTEMAS) 11C

TABLA DE CONTENIDO
 Word
 Excel
 Access
 Publisher
 PowerPoint

OFIMATICA
WORD
Microsoft Word es una aplicación
informática orientada al procesamiento
de textos. Fue creado por la empresa
Microsoft, y viene integrado en el
paquete ofimático denominado
Microsoft Office.

Originalmente fue desarrollado
por Richard Brodie para el
computador de IBM bajo sistema
operativo DOS en 1983. Versiones
subsecuentes fueron programadas
para muchas otras plataformas.

incluyendo, las
computadoras IBM que
corrían en sistema MS-DOS
(1983). Es un componente
de la suite ofimática
Microsoft Office; también
es vendido de forma
independiente e incluido en
la Suite de Microsoft
Works.

Las versiones actuales son
Microsoft Office Word 2013 para
Windows y Microsoft Office Word
2011 para Mac. Actualmente es el
procesador de texto más popular
del mundo.

EDICION DE TEXTO
Formato . Además muchos de
estos comandos y sus
opciones tienen claves rápidas
del teclado, botones en la
barra de herramientas o se
presentan cuando se activa el
menú contextual.

Microsoft Word es una aplicación
plenamente integrada en estos sistemas
operativos. Una de estas
características es el menú contextual, que
se abre cuando se hace un clic con el
botón derecho del ratón sobre un
determinado elemento de la pantalla. Ya lo
hemos visto con anterioridad. Los distintos
comandos de Formato se pueden aplicar
antes o después de escribir un texto. Si se
elige el formato antes, al tipear el texto el
mismo ingresará ya con "las formas"
designadas.

Es importante tener presente que
ámbito de aplicación tiene un
determinado comando de Formato
para que se aplique el mismo al
elemento deseado y no a otro.
Siempre antes de aplicar un
formato debe tenerse presente
donde está ubicado el punto de
inserción, o si se debe señalar
texto. De esta forma se puede
distinguir entre comandos que se
aplican a:

Caracteres: Formato - Fuente ,
Formato - Cambiar Mayúsculas y
minúsculas... .
Formato - Fuente se puede usar antes
o después de tipear o escribir el texto.
Formato - Cambiar Mayúsculas y
minúsculas... . se aplica solo a texto
ya escrito. Si se desea cambiar el
formato de caracteres que ya están
tipeados, se debe señalar o marcar a
los mismos.

Párrafos: para aplicar un comando que
afecta a un párrafo no hace falta
seleccionar todo el texto del mismo
sino solamente ubicar el punto de
inserción dentro del párrafo, esto
significa que podrá ubicar el punto de
inserción al principio, al final o en
cualquiera de las palabras o caracteres
que pertenecen al párrafo. En caso de
desear modificar formatos de varios
párrafos consecutivos de una sola vez,
si es necesario, señalar todos los
párrafos que se desee modificar.

Cuando se termina de escribir
un párrafo y se pulsa Intro
para generar uno nuevo a
partir de éste, el nuevo
párrafo hereda todos los
formatos de aquel que le dio
origen. Es decir su forma es
exactamente la misma. Entre
los comandos que afectan a
párrafos están:

 Formato - Párrafo , Formato -
Tabulaciones , Formato - Bordes y
Sombreados , Formato - Letra Capital ,
Formato - Numeración y viñetas . Cada
párrafo termina en el símbolo de salto de
párrafo, el cual normalmente no se ve
(está oculto), para que se vea se usa el
comando Herramientas - Opciones ficha
Ver. En este símbolo de fin de párrafo se
guardan todos los formatos del mismo por
lo cual se debe tener cuidado de no
borrarlo accidentalmente.

Todo el documento : comandos
Formato - Estilo... , Formato -
Numeración de títulos ,
Formato - Autoformato . Algunos
de estos comandos también
pueden modificar la plantilla que
dio origen al documento.
Repasando entonces, podemos
aplicar formato a un Carácter,
Párrafo, Sección o Todo el
Documento.

En cada caso se puede iniciar el texto
con el formato deseado o deberá
seleccionarse a que deseamos cambiar
el formato.
En la presente guía se abordan los
primeros dos grupos es decir comandos
que afectan a caracteres y a párrafos.
En el menu Formato , cuando
accedemos se nos despliegan las
siguientes opciones que observamos a
la izquierda:

Formato de caracteres
La orden más importante para cambiar
la forma de caracteres es Formato -
Fuente.. .
Siempre se debe asociar la palabra
fuente con caracteres en las distintas
aplicaciones Windows. Fuente significa
familia de caracteres. Al activar el
comando se abre el cuadro de diálogo
que se ve en la figura:

Edición de Texto
El mismo presenta tres fichas: Fuente,
Espacio entre caracteres y Efectos de
texto. Se puede activar el comando
desde la barra de menú o activando el
menú contextual, señalando o
marcando el texto a modificar y
haciendo sobre él clic derecho.
Opciones de la ficha Fuente :

Fuente: en esta lista se opta
por el tipo de letras a aplicar. En la
misma se ve el listado de fuentes
disponibles.
Estilo de la fuente: en este cuadro
se seleccionan efectos como
negrita o cursiva (itálica) o la
combinación de ambos.

Tamaño: tamaños disponibles
para la fuente seleccionada. Los números
representan la medida en una unidad
llamada punto, 1 punto = 1/72 pulgadas o
sea 1 punto = 0,34 milímetros. El tamaño
habitual de las impresoras matriciales es
10 o 12 puntos. Un número mayor genera
una letra más grande de lo habitual y uno
más chico un tamaño menor. El tamaño
del carácter es su altura, más grande
significa más alto. El ancho se ajusta
automáticamente en forma proporcional y
depende de la fuente escogida.

Subrayado: se disponen de nueve
tipos de subrayados: sencillo, solo
palabras, doble , punteado,
grueso, raya, punto raya, punto
punto raya y onda.
Color: fija el color del texto. Para
ver texto en color en pantalla es
necesario un monitor en colores.
Para imprimir en color es
necesaria una impresora capaz de
hacerlo.

Efectos: permite activar otros efectos al tipo
de letra, por ej. índice o subíndice, etc.
El botón Predeterminar almacena las opciones
escogidas en la plantilla de forma tal que cuando se
comience un documento nuevo las mismas ya estén
activas.
En lugar de recurrir al comando Formato - Fuente...
por ej. aplicar negritas (N), cursiva (K) y subrayado (S)
o cambiar la fuente o su tamaño. También se dispone
de combinaciones de teclas para aplicar formato de
fuente, ej.: CTRL+N para negrita, CTRL+S para
subrayado, CTRL+K para cursiva. Se puede obtener una
lista completa de las claves rápidas en la ayuda del
programa.

En definitiva podemos modificar el
formato de caracteres de cuatro formas:
1) Accediendo al comando Formato -
Fuente... desde la barra de menú.
2) Accediendo a Formato - Fuentes
desde el menú contextual.
3) Usando botones de la barra de
herramientas.
4) Aplicando claves rápidas desde el
teclado.

Otro comando aplicable a caracteres
es Formato - Cambiar mayúsculas y
minúsculas. A diferencia de Formato
Fuente... éste solo se puede aplicar a
texto ya tipeado. En su cuadro de
diálogo podemos escoger entre las
opciones que muestra la figura, las
cuales no requieren mayor
explicación. El mismo efecto que logra
el comando se logra usando la
combinación de teclas SHIFT+F3.

Definir paradas de tabulación
Las paradas del tabulador se
establecen usando Formato -
Tabulaciones... . En el cuadro de
diálogo se observan las siguientes
opciones:
Posición: aquí se ingresa la posición la
parada (en cm contados desde el
margen izquierdo). Debajo en la lista
aparecen las paradas definidas para el
párrafo seleccionado.

Alineación: determina como se
alinea el texto respecto de la parada.
Relleno: fija el carácter que se usará
para rellenar el espacio vacío a la
izquierda de la parada.
Tabulaciones predeterminadas:
establece las paradas predeterminadas
que usa Microsoft Word cuando no se
definan las mismas con Formato -
Tabulaciones .

Para definir paradas de tabulación
se selecciona el párrafo al que se
le aplicarán y se invoca al
comando. En el cuadro de diálogo
se escribe la medida en el cuadro
Posición, se elige la alineación y el
relleno y luego clic en el botón
Fijar. Para definir varias paradas
se repite esta operación, luego de
fijar todas se hace clic en el botón
Aceptar.

Para eliminar un parada se señala
su posición en la lista y se hace
clic en el botón Eliminar. Para
eliminar todas las paradas se usa
el botón Eliminar todas.
Se pueden definir paradas de
tabulación haciendo clic con el
mouse sobre la regla en el lugar
escogido sin recurrir al comando.

A la izquierda de la regla hay un
botón que muestra la alineación
de parada a usar, haciendo clic
sobre el mismo se la cambia,
luego clic sobre la regla y la
parada queda definida. Se pueden
arrastrar las paradas sobre la
regla para cambiarlas de lugar.
Moviendo una parada fuera de la
hoja se la elimina.

ELABORACION DE CARTAS EN GENERAL
1) Lo que recomiendo es primero que nada
escribir el texto, ya sea de nuestra carta,
informe, etc. No se preocupen de hacerle
formato de ningun tipo en esta parte, muchas
veces perdemos alguito de tiempo dejando de
escribir para poner tal y cual formato. Por lo
tanto, escribimos la fecha, a quien va dirigida,
encabezado de carta, cuerpo de la carta,
firma. En el caso de un informe ovbiaremos
los primeros tres o el segundo y tercera si es
que requiere fecha (a quien va dirigido,
encabezado de carta).
Una carta tiene reglas basicas, he irrompibles,
jejeje, sino no sera una carta formal.

2) La Fecha: Siempre en toda carta, la
fecha se ubica a la derecha de la
misma, si o si, sin negrita, por lo tanto
simplemente le aplicamos Alineación
Derecha.
3) Espacio entre fecha y a quien va
dirigida: Podemos hacer espacio con la
tecla enter, tres o cuatro entre ambos
estara bien.
4) A quien va dirigida: Lo que hacemos
es aplicar negrita solamente, nada más.

5) Espacio entre a quien va
dirigida y encabezado de
carta: La misma cantidad
de espacios que aplicamos
en el paso numero 3.
6) Encabezado de la carta:
Queda tal cual esta.

7) Cuerpo de la carta: Aqui es donde se
aplica la gran cantidad de formato, es decir,
seleccionamos el cuerpo de la carta y aplicamos:
- Alineacion Justificada, esto justificara el texto en
el espacio de trabajo.
- Sangria especial de primera linea, del tamaño del
encabezado de la carta (este tamaño lo sabremos
si miramos la regla que se encuentra arriba en el
programa;
-Interlineado de 1,5 líneas o doble dependiendo
del tamaño del cuerpo de la carta (informe,
resumen, etc)

- Espaciado posterior de 6 a 12
ptos. (tambien depende del
tamaño de la carta).
8) Espacio entre el cuerpo de la
carta y la firma, puede ser igual
que el del paso 3 y 5 o superior,
ustedes veran. Nota: la firma
nunca debe de tocar el texto por lo
tanto dependera de si conocen la
letra de la persona que tendra que
firmarla.

9) Firma: Esta puede ir ubicada al
centro o a la derecha, decision que se
toma al momento, se le aplica los
formatos correspondientes, es decir,
negrita, alineacion derecha o centrada.
En caso de que sean más de una
persona quien firma la carta podemos
hacer lo siguiente, escribimos la
primera a la izquierda y con el
tabulador nos ubicamos unos espacios
hacia la derecha despues de escribir la
segunda firma centramos y nos quedan
alineadas.

ELABORACION DE CARTAS
COMERCIAL
Definición y Estilos
Carta: comunicación escrita qua se utiliza en las
relaciones comerciales entre empresas y
personas naturales; igualmente, en las relaciones
entre las empresas y sus empleados.
Estilos:
Bloque Extremo: Todas las líneas parten del
margen izquierdo.
Bloque: Las líneas de numero, fecha, asunto (Si lo
hay), firma y cargo se colocan
partiendo del centro del escrito hacia el margen
derecho.

Márgenes
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y
4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3
cm
Encabezado de las páginas
subsiguientes entre 2 cm y 3
cm.

Zonas
Zona 1
Espacio destinado para la impresión de la razón social,
sigla o acrónimo, logotipo en caso de
tenerlo y NIT (opcional). Las medidas respectivas son
de 14 cm horizontales, desde el borde
izquierdo de la hoja, y entre 3 cm y 4 cm verticales
desde el borde superior.
Zona 2
Espacio destinado para la impresión de dirección,
apartado, dirección electrónica, fax, teléfono,
telex, NIT (opcional) y otras menciones obligatorias en
virtud de disposiciones legales, ciudad y
país. Ocupa entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior
de la hoja y horizontalmente puede
abarcar todo el ancho del papel.

Zona 3
Espacio superior derecho que se
deja en blanco para qua el
destinatario imprima el sello de
registro o la fecha de recibido del
documento.
Elaboración de la Carta Comercial
Voy a mostrarles paso a paso la
realizacion de una carta comercial
para que no queden dudas.

1. Se pone razon social, sigla o acrónimo
logotipo y NIT en la parte superior llamada
zona 1, uno debajo de otro, preferiblemente
en letra mas grande ( arial 18 )
2. El número debe ser consecutivo según lo
establece el código de comercio. Se escribe de
dos a tres interlineas de la margen superior
(zona 1)
3. En la Fecha van los datos del nombre de la
ciudad de origen y la fecha de envío, se
escriben de dos a tres interlineas del numero
y en forma completa, en orden de día, mes
(en minúscula) y año sin separarlo con punto.

4. Los datos del destinatario se dirigen de
forma personalizada, es decir a un funcionario
especifico, se escriben de cuatro a seis
interlineas de la fecha. Estos datos pueden
ocupar hasta ocho líneas, sin sobrepasar la
mitad del escrito y la interlineación sencilla.
5. El nombre del destinatario se ubica en la
segunda línea en mayúscula sostenida o con
mayúscula inicial, se escriben los dos
apellidos y no se utiliza negrilla.
6. El cargo se escribe con mayúscula inicial,
si el nombre del cargo es demasiado extenso
puede repartirse en dos líneas para guardar la
armonía con los datos restantes.

7. La empresa va en la línea siguiente del
cargo, con la denominación más ampliamente
conocida, es decir, razón social, o sigla o
acrónimo, así:
En caso de nombre completo, la escritura se
efectúa con mayúscula inicial y respetando las
denominaciones Ltda., S.A. y otras que pueda
contener la razón social.
Las siglas compuestas por la letra inicial de
cada palabra de la razón social, se escriben en
mayúscula sostenida. Con punto o no, según
lo haya registrado la institución.

 8. En la carta se escribe la misma dirección
que se registra en el sobre. Se dejan, dos
espacios a maquina o cuatro a computador,
entre el numero de la calle y el de la puerta
o se emplea opcionalmente la abreviatura
de número (No.). No se abrevian las
palabras calle, carrera, avenida y demás.

 9. La ciudad se identifica por su nombre,
aún tratándose de correspondencia local.

 10. Si la carta va dirigida al exterior, se
anota el nombre del país en la misma línea
de
 la ciudad o en la línea siguiente,
dependiendo de la extensión de los datos.

11. El asunto constituye la síntesis del tema
de la Carta, expresada en máxima cuatro
palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.
Se escribe a tres interlineas de los datos del
destinatario.
12. El saludo o vocativo para las damas de
acostumbra el nombre y para los caballeros el
apellido Ejemplos:
Apreciado señor Botero:
Apreciada ingeniera Gloria:
Señora Ministra:
Cordial saludo señor Martínez:
se escribe a tres interlineas de los datos del
destinatario cuando no hay asunto y a dos,
cuando lo hay.

13. Como parte Inicial del texto se escribe de cuatro
a seis interlineas de los datos del
destinatario, o a tres del asunto del saludo, Si lo hay.
Ejemplos:
Tenemos el gusto de saludarla, ingeniera Lucia, y de
acuerdo con...
Con agrado lo saludamos, señor Suárez, y le
comunicamos...
Respetuosamente lo saludamos y confirmamos...
Con nuestro cordial saludo adjuntamos...
14. El texto se escribe a una interlinea entre
renglones y a dos entre párrafos y se debe redactar
en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes, se
debe utilizar el tratamiento de usted y es muy
importante que la carta no presente errores
técnicos, ortográficos, gramaticales ni de
puntuación.

Inicie de cuatro a seis interlineas de los datos del
destinatario cuando no hay asunto ni saludo
independiente. Comience a tres interlineas del asunto o
del saludo independiente, cuando los hay.
15. La despedida es una expresión de cortesía que se
escribe a dos interlíneas del texto, tanto estilo bloque
extremo, como estilo bloque
Ejemplos de despedida breve seguida de coma (,):
Atentamente,
Cordialmente,
Sinceramente,
Ejemplos de despedida con frase de cortesía terminada
en punto (.):
Agradecemos su gentil colaboración.
Nos despedimos atentamente y esperamos su
respuesta.
Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción.
Para nosotros es un gusto servirle.

16. El destinatario es el nombre que se sitúa de
cuatro a seis interlineas de la despedida, y en
concordancia con el nombre
del destinatario, se escribe en mayúscula sostenida a
con mayúscula inicial. El cargo se anota
en la línea siguiente, con mayúscula inicial, sin
centrar.
17. El anexo si se quiere se detalla en el texto al
final de la carta a dos interlineas del firmante.
La copia se pone a dos reglones del firmante o a dos
reglones del anexo.
La indentificación del transcriptor a dos interlineas
del firmante, se anota el nombre con mayúscula
inicial e inicial del apellido de la persona responsable
de transcribir el documento, y se recomienda utilizar
letra mas pequeña.

18. Se coloca dirección,
apartado, dirección
electrónica, fax, teléfono,
telex, NIT (opcional) y otras
menciones obligatorias en
virtud de disposiciones
legales, ciudad y
país en la parte inferior
llamada zona 2.

ELABORACION DE CARTAS COMBINACION DE
CORRESPONDENCIA
1. Abrimos Word
De manera predeterminada se abre u
documento en blanco. Déjelo abierto. Si lo
cierra, no estarán disponibles los comandos
del paso siguiente.
2. Creo la carta o documento.
3. Damos clic en la ficha correspondencia.
Utilice los comandos de ficha Correspondencia
para combinar correspondencia. Trabajando
en el documento principal.

4. En la ficha Correspondencia, en el
grupo Iniciar Combinación de
correspondencia, haga clic en Iniciar
Combinar correspondencia.
5. Haga clic en Carta, o según el tipo
de documento que desee trabajar.
6. Haga clic en Escribir nueva lista, o
si ya existe, usar lista existente… o
contactos de Outlook…

7. Luego nos muestra el siguiente cuadro.
Para crear la lista de direcciones, damos
clic en e botón Personalizar columnas
donde nos muestra un listado de nombres
de campos por defecto del programa. En
nuestro caso seleccionaremos y
eliminaremos los campos que sobren y
luego agregaremos los que nos falten para
nuestra lista combinada de direcciones,
también los ordenaremos usando los
botones, subir y bajar.
Quedando así la segunda lista con siete
campos ya ordenados.

8. Ingresamos los registros por ejemplo, y al terminar damos clic
en aceptar y le asignaremos un nombre “Administración
Documental” y clic en guardar.
9. Luego insertaremos los campos que se pueden combinar y
separar los signos de puntuación. Por ejemplo, para crear una
dirección puede colocar los campos en el documento principal de
la carta de ésta manera. Damos clic en la ficha Insertar campos
combinados, y podemos aplicarles formato de color, negrita,
subrayado, cursiva, entre otras. Ejemplo.
(FIGURA 9 COMBINACION 8)
«Nombre» «Apellidos»
«Empresa»
«Titulo_o_cargo»
«Telefono»
«Correo»
«Ciudad»
Ejemplo de documento con campos combinados. Recuerde que
los campos se insertan en el lugar del documento o según el
formato – tipo del mismo.

10. Para ver los datos combinaos ocultos en el
campo haga clic en el botón Vista previa de
resultados y se verá así: antes “Nombre”, y
después ANTONY, podemos mirar registros
siguientes, buscar, comprobar errores, en
Finalizar y combinar nuestros datos
combinados. Esta barra de herramientas te
permite editar e imprimir tu combinación de
correspondencia.
Ya estas listo para imprimir tu combinación,
da clic en Finalizar y combinar, luego en
Imprimir documentos… y todos los registros o
parte de ellos.
(FIGURA 13 COMBINACION 12)

ELABORACION DE FORMULARIOS
Campos de formulario con Texto:
Texto normal: Se deberá usar un campo de formulario tipo
texto normal cuando se pueda introducir cualquier tipo de
entrada: texto, números e incluso símbolos.
Número: Se utilizará este tipo de campo cuando la entrada de
datos sean numéricas. Si utilizamos este tipo de campo
numérico, estamos obligando al usuario a introducir sólo
datos numéricos, si esto no es así, Word dará un error de que
se necesita un número válido.
Fecha: Se utilizará este campo cuando se necesite un formato
de fecha.
Fecha actual y Hora actual: Este dato lo suministrará el
propio sistema. Este campo se actualizara cada vez que se
haga la presentación preliminar del documento ó se imprima
el documento con la opción de "Actualizar campos" activada.
Cálculo: Utilizar este campo cuando se necesite efectuar
algún cálculo de otros campos de formulario tipo numérico.
Campos de formulario con casilla de selección:

Este tipo de campos piden a los
usuarios que especifiquen un SÍ o
NO como respuesta.
Campos de formulario con lista
desplegable:
Este tipo de campos ofrecen una
serie de opciones para que el
usuario seleccione una de ellas.

CÓMO INSERTAR UN CAMPO
DE FORMULARIO
Existen dos formas de insertar campos
de formulario en un documento:
Seleccionando la opción Campo de
formulario en el menú Insertar.
A través de la barra de herramientas
llamada Formulario. Para activar esta
barra de herramientas , ir al menú Ver,
elegir Barra de herramientas y activar
Formulario.

DESCRIPCIÓN DE LA BARRA DE
HERRAMIENTAS FORMULARIO
Abrir Word.
En el menú Archivo, seleccionar Nuevo.
Word 7: En el cuadro de diálogo Nuevo,
seleccionar la ficha General, y seleccionar la
plantilla "Documento vacío". En el área Crear
nuevo, seleccionar "Plantilla" y hacer clic
sobre el botón "Aceptar".
Word 6: En el cuadro de diálogo Nuevo,
seleccionar la plantilla Normal. En el área
Nuevo, seleccionar "Plantilla" y hacer clic
sobre el botón "Aceptar". Aparecerá un nuevo
documento llamado Plantilla1.
Insertar una tabla siguiendo los siguientes
pasos:

Menú Tabla, Insertar Tabla. En
Número de Columnas poner 2, y
en el número de filas poner 3.
Con el cursor dentro de la tabla, ir
al menú Tabla, Seleccionar Tabla.
Ir al menú Formato, elegir Bordes
y sombreado. Seleccionar la ficha
Bordes, y en el área
Preestablecido seleccionar
Cuadrícula.
Colocar el cursor en la celda A1
(columna 1, fila 1).

TABLA
se puede insertar una tabla eligiendo un
diseño entre varias tablas con formato previo
(rellenas con datos de ejemplo) o
seleccionando el número de filas y columnas
deseadas. Se puede insertar una tabla en un
documento o bien insertar una tabla dentro de
otra para crear una tabla más compleja.
Usar plantillas de tabla
Puede utilizar plantillas de tabla para insertar
tablas basadas en una galería de tablas con
formato previo. Las plantillas de tabla
contienen datos de ejemplo para ayudar a
visualizar el aspecto que tendrá la tabla
cuando se agreguen datos.

1. Haga clic donde desee insertar una
tabla.
2. En la ficha Insertar, dentro del grupo
Tablas, haga clic en Tabla, elija Tablas rápidas
y, a continuación, haga clic en la plantilla que
desee usar.
3. Reemplace los datos incluidos en la
plantilla con los datos deseados.
Utilizar el menú Tabla
tabla.
2. En la ficha Insertar, dentro del grupo
Tablas, haga clic en Tabla y, a
continuación, bajo Insertar tabla,
seleccione el número de filas y columnas
que desea usar.

Utilizar el comando Insertar tabla
El comando Insertar tabla permite especificar
las dimensiones de la tabla y aplicarle formato
antes de insertar la tabla en un documento.
tabla.
2. En la ficha Insertar, en el grupo Tablas,
haga clic en Tabla y, a continuación, haga clic
en Insertar tabla.
3. En Tamaño de la tabla, escriba el número
de columnas y filas.
4. En Autoajuste, elija las opciones
necesarias para ajustar el tamaño de la
tabla.

Permite insertar ecuaciones
matemáticas y funciones en un
documento, para ello:
Coloca el cursor en la parte del
documento donde quieras insertar
la ecuación matemática
Haz clic en el menú "Insertar",
luego en el botón "Ecuación"
Selecciona una de las formulas
predefinidas, o haz clic en
"Insertar nueva ecuación" para
introducir una propia.

PAGINAS WEB
1) Se abre el documento escrito o
diseñado en Microsoft Word, o se
crea uno específico pensando en que
finalmente será transformado en
página web.
2) Desde el menú superior de Word,
se selecciona el desplegable
“Archivo” donde se muestran las
siguientes opciones:

a) “Guardar como página Web”. Permite
guardar un documento Word como página web,
es decir, en formato HTML. Esto significa que
ese documento se podrá visualizar en cualquier
navegador. Microsoft Word, al seleccionar esta
opción, coloca automáticamente los tag propios
del lenguaje de programación HTML, para que la
información contenida en el documenta pueda
ser entendida y reproducida por los
navegadores.
b) “Vista previa de la página Web”.
Seleccionado esta opción, se abrirá
automáticamente una ventana de navegador
que permitirá comprobar cómo quedaría el
documento Word una vez transformado a
página web.

En documentos Word sencillos,
con texto, fotos y tablas, las
páginas web obtenidas se suelen
visualizar prácticamente igual en
el navegador que en Microsoft
Word. En cualquier caso, y antes
de guardar un documento Word
como página web, resulta
recomendable hacer uso de esta
opción para cerciorarse de que los
resultados son los deseados.

Para comprobar que realmente el documento
se ha transformado en una página web y
puede archivo guardado y comprobar que en
lugar ser leído por un navegador, se puede:
Buscar el del icono del documento Word tiene
el icono de documento HTML.
Abrirlo desde el programa Word, o desde una
nueva ventana del navegador, y pinchar en el
menú superior “Ver” seleccionando la opción
“Código fuente HTML” en el desplegable.
Utilizando esta opción, se podrá ver el cogido
HTML que Microsoft Word ha insertado en el
documento para transformarlo en página web.

Conviene hacer dos aclaraciones sobre el uso
de Word para la creación de páginas web.
En primer lugar, este programa permite crear
páginas web, pero no sitios web, porque un
sitio es un conjunto de páginas web unidas
entre sí mediante enlaces.
Al transformar un documento Word en una
página web, se crea una sola página, no
varias enlazadas entre sí.
Por otro lado, y una vez construida la web, es
necesario conservarla en algún soporte
informático como el disco duro o un disco
externo. Ahora solo queda publicarla en
Internet para que sea visible por el resto de
usuarios de la red.

EXCEL
Es una hoja de cálculo, un programa informático
pensado para realizar cálculos más o menos
complicados, procesar los resultados y
representarlos gráficamente. Una hoja de cálculo
de Excel se representa sobre una tabla de filas y
columnas, las filas se identifican con números y
las columnas con letras, por lo que la intersección
de una columna y una fila se representa con una
letra seguida de un número y se denomina
“Celda”. Dentro de estas celdas podemos escribir
números, textos y fórmulas que son las que dan la
verdadera potencia a esta herramienta. Excel
puede ser utilizado en multitud de tareas:
confección de presupuestos y facturas,
contabilidad de empresas, cálculos científicos o
seguimiento gráfico de datos.

OPERAIONES BASICAS
Suma de celdas individuales
Existe mas de una forma para realizar las
sumas, en el ejemplo siguiente, vamos a
realizar la suma de los valores de las celdas
B4, B5 y B6, para lo cual colocamos el cursor
donde queremos que vaya el total(B7),
antecedemos el signo = y seguidamente
ponemos la primera celda B4, luego ponemos
el signo + la siguiente celda B5 otra vez el
signo + y la última celda B6, el resultado
obtenido se muestra en la celda B7.

Operaciones básicas. Suma, resta,
multiplicación, división y exponenciación
Suma utilizando icono de sumatoria
Esta forma para sumar es generalmente más
utilizada, ya que solo necesitamos colocar el
cursor donde queremos que se totalice (B8) y
hacer clic en el icono de sumatoria,
inmediatamente aparece en la barra de
fórmulas =SUMA(B3:B7), luego que damos un
enter, aparece el resultado en la celda B8 y el
cursor salta de forma automática a la celda B9,
como lo podemos ver en la siguiente imagen

multiplicación, división y
exponenciación
Excel, además de sumar en forma
vertical, también puede hacerlo de
forma horizontal como lo podemos
observar a continuación, la gráfica
corresponde a la suma del rango
A3:D3.
exponenciación

Resta
Se puede realizar operaciones de resta
identificando en forma individual con
los signos +(mas) o –(menos), los
minuendos y sustraendos, nos
ubicamos en la celda donde deseamos
obtener el resultado y al igual que en el
primer caso de las sumas, es necesario
anteceder el signo =(igual), en el
ejemplo siguiente sumamos dos
valores C4+C5 y restamos otros dos –
C6-C7, el resultado lo obtenemos en la
celda C8.

exponenciación
También se puede realizar resta con
una suma previa, a la que se le resta
dos valores, en el siguiente ejemplo
observamos que a la suma del rango
B4:B5 (250), restamos los valores de
las celdas B6(10) y B7(20)
exponenciación

Multiplicación
Para obtener la multiplicación entre
dos o más valores, antecedemos el
signo = colocamos la celda del primer
valor, luego utilizamos *(asterisco),
otra celda para ingresar un segundo
valor y enter, en el siguiente ejemplo
vamos a obtener en A5, el resultado de
multiplicar =A3*A4.
exponenciación

División
Para la división, antecedemos el signo
=, ponemos la celda del primer valor,
luego utilizamos el signo “/” y la celda
del segundo valor, en el ejemplo
siguiente en la celda C6 dividimos C4
para C5, luego entonces en la barra de
fórmulas aparece =C4/C5.
exponenciación

Exponenciación
Aunque estas operaciones son
poco frecuentes, vale conocer que
Excel también puede elevar a
cualquier potencia un número
dado, en el siguiente ejemplo
utilizamos la fórmula =2^3, esto
equivale a multiplicar =2*2*2 o lo
que es lo mismo elevar 2 al
exponente 3, el resultado lo
podemos observar en la celda B4.

OPERACIONES CON FUNCIONES Y FORMULAS
Para introducir cualquier fórmula o función
siempre debemos comenzar por el signo = de
manera que Excel pueda identificar que los datos
introducidos no son textos o datos numéricos.
Formula =(c5+f6+b1+a3)^(1/2)
funcion= Raiz(c5+f6+b1+a3)
Las funciones son herramientas especiales que
efectúan cálculos de diversa complejidad en un
solo paso. Excel contiene funciones especializadas
en cálculos matemáticos, financieros, funciones
lógicas, etc.

Las fórmulas en Excel son
expresiones que se utilizan para
realizar cálculos o procesamiento
de valores, produciendo un nuevo
valor que será asignado a la celda
en la cual se introduce dicha
fórmula. En una fórmula, por lo
general, intervienen valores que
se encuentran en una o más
celdas de un libro de trabajo.

La utilización de las funciones,
además de simplificar el desarrollo
de modelos sobre hojas de cálculo,
permite efectuar dichos cálculos
sin conocer el procedimiento
matemático, por ejemplo,
podemos calcular el VAN (Valor
Actual Neto) de una inversión
aunque no recordemos la fórmula,
simplemente utilizando la función
correspondiente.

Elementos de las funciones en Excel:
Nombre:
es un término descriptivo abreviado, tal como
SUMA, PROMEDIO, VNA, etc.
Argumentos:
son los datos que necesita la función para
operar correctamente. Por ejemplo, la función
SUMA tendrá como argumentos el rango de
valores a sumar, en la función que calcula el
VAN de una inversión, los argumentos serán
el tipo de interés o coste de capital, así como
el rango de los rendimientos obtenidos. Los
argumentos se sitúan entre paréntesis y van
separados por "punto y coma"(;).

Las funciones pueden introducirse
Escribiéndola directamente sobre la
celda (si conocemos su sintaxis y los
argumentos a ingresar)
Desde la barra de fórmulas,
presionando fx para insertar función
Desde la ficha Fórmulas en el
fragmento Biblioteca de funciones,
presionando el botón Insertar función.
Las indicaciones para escribir una
fórmula son:

Siempre comience a escribir con un signo de igual
delante.
En una fórmula puede haber uno o más operadores
(aritméticos, de comparación, etc.).
Toda fórmula necesita al menos dos valores
combinados con operadores, para realizar una
comparación y en base a eso realizar la comparación.
Todos los valores de texto que deba devolver una
fórmula como resultado deberán ir entre comillas.
Los nombres de las funciones nunca llevan acentuación
ni espacios.
El nombre de la función puede estar escrito en
mayúsculas o minúsculas, indistintamente.
Los argumentos o valores que contiene una función
siempre van entre paréntesis.
Los argumentos se deberán separar con punto y coma.
La sintaxis de las fórmulas es:
=nombre_de_la_formula(argumento1;argumento2;arg
umenton) etiquetado en Hojas de Calculo y
Operaciones

USO DE REFERECIAS RELATIVAS, ABSOLUTAS
Y MIXTA
Referencias relativas
Una referencia relativa a una celda o rango es
aquella que, al copiar la celda donde está
escrita y pegarla en otra ubicación o al utilizar
"Autorrellenar", se ajusta
automáticamente para hacer referencia a
otras celdas.
Son las referencias más utilizadas y las que,
en la mayoría de las veces, se obtienen por
defecto en Excel al hacer click en una celda
para hacer referencia a ella. Son del tipo A1.

Por ejemplo, si tenemos la expresión =
A1*2 en la celda B1 y utilizamos
"Autorrellenar" hacia abajo, las
fórmulas que se obtienen van a
justando el número de forma que en la
celda B2 tendremos la fórmula =A2*2,
en la celda B3 tendremos la fórmula
=A3*2 y así sucesivamente.
Podemos ver en la siguiente imagen
como se ajustan las fórmulas a medida
que "arrastramos" con "Autorrellenar":

Referencias absolutas
Una referencia absoluta a una celda o rango es
aquella que, al copiar la celda donde está escrita y
pegarla en otra ubicación o al utilizar
"Autorrellenar", NO se ajusta y queda bloqueada
haciendo referencia siempre a la misma celda.
Para hacer una referencia absoluta a una celda, se
deben introducir los símbolos del dólar $ antes de la
letra y antes del número de una referencia normal
del tipo A1. Es decir, una referencia absoluta a la
celda A1, sería: $A$1
Con ello, conseguimos que al copiar y pegar o bien al
utilizar "Autorrellenar" siempre mantenemos la
referncia a la misma celda:

Una vez aprendidos los conceptos de
"referencia relativa" y "referencia
absoluta", es fácil entender el
concepto de referencia mixta. Una
referencia mixta a una celda o
rango es aquella que, al copiar la
celda donde está escrita y pegarla en
otra ubicación o al utilizar
"Autorrellenar", ajusta sólo la letra o
sólo el número de la
referencia, quedando bloqueado sólo
el número o sólo la letra
respectivamente.

Por lo tanto, si queremos bloquear la letra,
debemos colocar el símbolo del dólar "$"
antes de la letra y si queremos bloquear el
número, debemos colocar el símbolo del dólar
"$" antes del número.
Las referencias mixtas son útiles en multitud
de ocasiones, especialmente cuando tenemos
que utilizar "Autorrellenar" en una matriz de
celdas (varias celdas x varias celdas), puesto
que nos permite "arrastrar" una fórmula
introducida en una esquina, hasta la celda
opuesta en la matriz, para operar con los
encabezados de columnas y filas rápidamente
y de una sóla vez. Podemos ver en la
siguiente imagen una referencia mixta
preparada para "arrastrar"

Teniendo el siguiente efecto, una
vez "arrastrada" la fórmula de la
celda C3 hasta la celda E5

MACROS
Lo primero a realizar es hacer visible la
lengüeta de “Programador”. Por defecto esta
lengüeta viene oculta en Excel 2007. Iremos a
Inicio y daremos click en “Opciones de Excel”.
La primera opción es “Más Frecuente” y
dentro de ella debemos marcar la opción de
“Mostrar Ficha Programador en la cinta de
Opciones”. Acá podemos observar como la
hemos marcado, que en este caso es la
tercera opción. Con ello la lengüeta
“Programador” está visible y podemos
comenzar a utilizar Macros en nuestro libro de
Excel.

Lo que cubriremos en este instructivo es la
grabación de Macros. Esto es muy parecido
a la grabación de acciones que alguna vez
cubrimos en un tutorial de Photoshop.
Grabando una Macro
Seleccionamos una celda; cualquier celda
servirá.
En la lengüeta de programador damos click
en “grabar Macro”.
Con ello nos aparece la ventana “Grabar
Macro”.

En “Nombre de la macro” pondremos
un nombre representativo (Ojo no
puede llevar espacios por lo que si
desean pueden usar guión bajo “_”
para poner espacios entre palabras), en
“método abreviado” pondremos una
combinación de teclas como acceso
directo (por defecto es CTRL +”algo ”,
en mi caso utilizá la tecla Shift o
Mayúscula más la tecla N), en “Guardar
macro en: ” dejamos igual como está, y
en “Descripción” anotamos justamente
una descripción de lo que hará la
macro.

Damos click en “Aceptar ”. Con ello la
grabación de la Macro comienza, por lo
tanto todos los movimientos que
realicemos dentro del libro de Excel
serán grabados.
Anotaremos nuestro nombre en una
celda
Hacemos click en la celda bajo el
nombre y anotaremos la siguiente
fórmula: =AHORA()
Esta fórmula muestra la fecha y hora
actual.

Seleccionamos la celda que contiene la
fórmula y la copiaremos (Con CTRL+C o
en la lengüeta Inicio -> Copiar)
En la lengüeta Inicio está el botón
Pegar. Si damos Click en la flecha bajo
el ícono verán que aparecen más
opciones. Elegimos la opción “Pegar
Valores”.
Esto convierte la fórmula a su valor
correspondiente.

Seleccionamos ambas celdas, osea
la celda con la fecha y la celda con
el nombre.
Aplicamos a ambas celdas un
formato, por ejemplo “Negrita ” y
en el tamaño de la letra ponemos
“16”.
Vamos a la lengüeta Programador
y detenemos la grabación de la
Macro con el botón respectivo.

¡Felicitaciones! Acabas de grabar
tu primera Macro. Esta es una
buena oportunidad para llamar a
tu madre y contarle las buenas
noticias.
Ahora solo nos falta correr la
Macro y ver los resultados. Para
ello iremos a una nueva hoja de
cálculo. Seleccionamos la celda
A1.

En la lengüeta de Programador
hacemos click en Macros con lo cual se
nos abre la ventana que administra las
Macros.
Elegimos nuestra Macro, que en este
caso es única y le damos click al botón
ejecutar. También si prefieren pueden
seleccionar la celda A1 y simplemente
utilizar la combinación de teclas que
configuramos, en este caso
Ctrl+Shift+N.

Como observarán se ha pegado la información y se le
ha dado el formato de letra en negrita y tamaño 16.
Con un simple click o combinación de teclas sin
necesidad de anotar el nombre, aplicar una fórmula,
copiarla, pegarla, seleccionar ambas celdas y darles
formato.
Ahora analicemos el código o lenguaje que se ha
grabado.
Para ello podemos dar click en el botón “Visual Basic”
de la lengüeta Programador o utilizar la combinación
de teclas ALT+F11.
Con ello se nos abre el editor de VBA.
Damos click en el símbolo “+” de “Módulos” de manera
de ampliar el árbol de módulos y con ello nos aparecerá
“módulo 1” tal como se observa en la fotografía.

GRAFICOS ESTADISTICOS
Los diferentes tipos de gráficos que se muestran
en la figura de abajo, ya que es el primer paso a
seguir después de seleccionar los datos a graficar,
se emplean de muchas maneras, ya que estos
están creados de distintas maneras para
representar valores o rangos de datos diferentes,
por ejemplo para mostrar un conjunto de valores
tipo porcentaje y que pertenecen a un mismo
conjunto de datos, se debe elegir un gráfico
circular o pastel que sería en este caso el ideal
para representar éste conjunto de datos. Los
demás tipos de gráficos se emplean para
representar otros tipos de datos, por ejemplo para
representar un rango de datos que comprende
varios rubros o categorías se debe utilizar un
gráfico de columnas o barras.

Creación de Gráficos en Microsoft Excel
Cómo crear y guardar un gráfico
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de
cálculo y facilita su interpretación.
A la hora de crear un gráfico, dispone de un asistente que nos guiará
en la creación de éste, de forma que nos resulte más fácil.
Los pasos a seguir para crear un gráfico son los siguientes:
Seleccione los datos a representar en el gráfico.
Seleccione el menú Insertar.
Elige la opción Gráfico... Si esta opción no aparece, sitúate primero
sobre el botón para ampliar el menú.
O bien haz clicsobre el botón Gráfico Creación de Gráficos en
Microsoft Excel
de la barra de herramientas.

Aparecerá el primer paso del asistente
para gráficos: TIPO DE GRÁFICO.
Elige un tipo de gráfico.
Observa como existen más tipos de
gráficos en la ficha o pestaña Tipos
personalizados.
Una vez elegido el tipo de gráfico, en el
recuadro de la derecha, elige un
subtipo.

Si no tienes muy claro la
diferencia entre subtipos, en la
parte inferior del recuadro
aparece una breve descripción de
éste.
Si pulsas sobre el botón Presionar
para ver muestra y lo mantienes
pulsado, aparece en lugar de los
subtipos, una muestra de nuestro
gráfico según los datos
seleccionados en el paso 1.

En todos los pasos del asistente se dispone de
varios botones en la parte inferior del cuadro
de diálogo, hacer clic sobre el botón deseado:
CANCELAR para no realizar el gráfico.
ATRÁS para ir al paso anterior del asistente.
Si estamos en el primer paso este botón
aparecerá desactivado ya que no tiene
sentido.
SIGUIENTE para ir al paso siguiente del
asistente. Si estamos en el último paso, este
botón no tendrá sentido.

FINALIZAR para salir del
asistente, pero creando el gráfico
con todas las opciones que tiene
por defecto.
En caso de elegir el botón
SIGUIENTE, aparecerá el segundo
paso del asistente: DATOS DE
ORIGEN.

Este paso es el más importante de todos ya
que en él definiremos qué datos queremos
que aparezcan en el gráfico. Dispone de dos
fichas o pestañas:
En el recuadro Rango de datos aparecerá el
rango seleccionado en el primer paso. Si éste
último se realizó correctamente no tendremos
que modificarlo, pero en caso contrario, al
hacer clic sobre el botón Creación de Gráficos
en Microsoft Excel
el asistente se convertirá en una barra más
pequeña tal como:

Seleccione el rango a representar y haz clic
sobre le botón Creación de Gráficos en
Microsoft Excel
para volver con el asistente para gráficos.
Seleccione la opción Filas o Columnas
dependiendo de cómo están introducidas en la
hoja de cálculo cada serie de datos.
En caso de no tenerlo claro puedes observar
en la parte superior del cuadro de diálogo,
una muestra de nuestro gráfico.

Haz clic sobre la ficha Serie para completar el
segundo paso del asistente para gráficos.
En el recuadro Serie aparecerá cada serie de
datos representada en nuestro gráfico,
nombradas como Serie1, Serie2,...,
Para cambiar el nombre de cada serie,
seleccionarla y en el recuadro Nombre,
escribir directamente el nombre, o si éste está
en alguna celda de la hoja de cálculo sería
aconsejable indicar la celda donde se
encuentra, utilizando el botón Creación de
Gráficos en Microsoft Excel
del recuadro Nombre, tal como explicamos en
el paso 8.

rango de celdas donde se
encuentran los datos a
representar para esta serie de
datos. Éstos aparecen según la
selección realizada en el paso 8.
Si quieres añadir alguna serie de
datos, dispones del botón Agregar.
Al utilizarlo aparecerá otra serie
nueva, donde tendremos que
cambiar su nombre y su serie de
valores de la forma explicada en
los pasos 11 y 12.

Si lo que quieres es eliminar alguna serie de
datos, tendrás que seleccionarla y hacer clic
sobre el botón Quitar.
El recuadro Rótulo del eje de categorías (X)
sirve para darle nombre a cada punto de las
series de datos. Si este recuadro está vacío
utilizará los valores por defecto, es decir,
1,2,3.. Para asignarles nombre puedes utilizar
celdas de la hoja de cálculo utilizando el
botón Creación de Gráficos en Microsoft Excel
(explicado en el paso 8) o bien escribiendo
directamente los valores en el recuadro,
separando cada uno de ellos por punto y
coma.

Dependiendo del tipo de gráfico puede
que esta opción varíe.
Observa la muestra del gráfico en la
parte superior.
Haz clic sobre el botón Siguiente para
seguir con el gráfico.
Aparecerá el tercer paso del asistente
para gráficos: OPCIONES DE GRÁFICO,
que consta de seis fichas para
especificar detalles sobre el aspecto del
gráfico.

Algunas opciones pueden variar
dependiendo del tipo de gráfico.
En la primera ficha Títulos, escribir en
el recuadro Título del gráfico el nombre
que deseamos que aparezca en la parte
superior de éste.
Escribe en el recuadro Eje de
categorías el título que le queremos
asignar al eje de abscisas (X) (eje
horizontal).

Escribe en el recuadro Eje de valores el título
que le queremos asignar al eje de ordenada
(Y) (eje vertical).
Haz clic sobre la ficha Eje, para seguir con las
opciones del gráfico.
Activa el Eje de categorías si deseas que se
visualice, en nuestro caso, el eje X.
Junto con el eje de categorías podremos
especificar la escala utilizada para ver los
rótulos.

Estas opciones sólo tienen sentido en
caso de que los rótulos del eje sean
fechas. Con la opción Categoría sólo
aparecerán en el eje las fechas de los
rótulos, y con las otras opciones
aparecerán todas las fechas entre los
distintos rótulos.
En cualquier caso, si elige la opción
Automático, Excel2000 tomará la
decisión, y generalmente lo hace bien.

Haz clic sobre la ficha Líneas de división, para
seguir con las opciones del gráfico.
Las líneas de división son líneas horizontales
o verticales que ayudan a clarificar la posición
de los marcadores de datos respecto a las
escalas de los ejes.
Las líneas de división principales parten de
unas subdivisiones del eje denominadas
marcas de graduación principales. Las líneas
de división secundarias parten de
subdivisiones menores denominadas marcas
de graduación secundarias.

Activa o desactiva cualquiera de los tipos de líneas del
eje de categorías (X).
Activa o desactiva cualquiera de los tipos de líneas del
eje de valores (Y).
Haz clic sobre la ficha Leyenda, para seguir con las
opciones del gráfico.
Generalmente, Excel2000 presenta una leyenda en la
parte derecha del gráfico para identificar cada una de
las series de datos representadas en el gráfico.
Si no quieres ver la leyenda, desactiva la casilla
Mostrar leyenda.

Si la casilla Mostrar leyenda se encuentra
activada, nos dejará elegir entre distintos
tipos de ubicaciones o posiciones: Abajo,
Esquina, Arriba, Derecha, Izquierda.
Haz clic sobre la ubicación o posición deseada.
Haz clic sobre la ficha Rótulos de datos, para
seguir con las opciones del gráfico.
El asistente para gráficos permite asociar
distintos tipos de rótulos a los marcadores de
datos.

Selecciona el tipo de rótulo que
deseas que aparezca junto con los
datos en el gráfico.
En caso de elegir cualquier opción
distinta de Ninguno, nos permitirá
activar la casilla Clave de Creación
de Gráficos en Microsoft Excel
leyenda junto a rótulo para que
aparezca junto con el rótulo el
color de la serie representada.

Haz clic sobre la ficha Tabla de
datos, para completar las opciones
del gráfico.
Dependiendo del tipo de gráfico
que se esté creando, Excel2000
puede darte la opción de incluir
una tabla de datos junto con los
datos. Una tabla de datos es una
tabla con los valores
representados en el gráfico.

Activar la casilla Mostrar tabla de datos
si deseamos incluirla junto con el
gráfico.
Cuando se active la casilla Mostrar
tabla de datos, nos permitirá activar o
desactivar la casilla Mostrar clave de
leyenda según si se desea visualizar o
no el color de la serie de datos en la
tabla.

Haz clic sobre el botón Siguiente
para completar el asistente para
gráficos.
Aparecerá el cuarto y último paso
del asistente para gráfico:
UBICACIÓN DEL GRÁFICO, que
nos permitirá elegir si deseamos
el gráfico junto con los datos de la
hoja de cálculo, o como otra hoja
independiente.

Haz clic sobre la opción En una hoja
nueva si deseamos que nuestro gráfico
aparezca en una hoja del libro de
trabajo distinta de la de los datos. A
continuación podrás especificar cómo
deseas que se llame la nueva hoja.
O bien, haz clic en la opción Como
objeto en si deseas que nuestro gráfico
aparezca junto con los datos de la hoja
de cálculo. Se puede elegir en qué hoja
situarlo.

Haz clic sobre el botón Finalizar para terminar
el gráfico.
Si has elegido la opción de gráfico como
objeto en una hoja de cálculo, crea el gráfico
en una posición y con un tamaño
predeterminados, no te preocupes ya que a
continuación te explicamos cómo modificar
dichas opciones.
Además el gráfico aparecerá remarcado con
un cuadro y con unos indicadores en cada
esquina y punto medio de cada borde. Esto
nos indica que el gráfico está seleccionado. Si
no lo estuviese, para seleccionar cualquier
gráfico, basta con hacer clic sobre él.

BUSCAR V, BUSCAR H
Vamos a ver ahora una función que cumple la misma
actividad en esencia del BUSCARV, se trata del BUSCARH,
esta función sirve para buscar un valor específico en la
primera Fila de una matriz y devuelve un valor especificado
según el número de Filas de dicha matriz.
BUSCARV: Busca por filas (en la primera columna), es decir
en Vertical (por eso la letra V al final del nombre de la
función).
BUSCARH: Busca por columna (en la primera fila), es decir en
Horizontal (de ahí la letra H en el nombre de la función).
Tenemos la siguiente información:
(FIGURA 22 BUSCA V, BUSCA H)
Se trata del esquema de dos Bases de datos que para efectos
de la explicación las tengo en la misma hoja pero lo más
común es que sean en hojas o incluso en libros aparte. En la
Base de datos de la parte superior que está en naranjado,
tenemos la información de 9 personas con unos datos
básicos. En la base de datos de la parte inferior (la azul)
tenemos 4 cedulas de las cuales necesitamos obtener los
datos básicos que tenemos en la Base de datos 1.

Para utilizar la función BUSCARH, debemos
tener clara las siguientes preguntas:
¿Qué voy a buscar?
¿Dónde lo voy a buscar?
Una vez encuentre lo que estoy buscando,
¿qué información necesito?
Vamos a responder estas preguntas aplicando
la función BUSCARH para la primera cédula de
la Base de Datos Azul:
El dato que voy a buscar es la Cédula que está
en la celda D10
Vamos a buscar la cédula en el rango D2:L6
Una vez la función BUSCARH encuentre la
cédula 222222 en el rango D2:L6 necesitamos
obtener el Nombre que se encuentra en la
segunda Fila de la matriz de búsqueda.

La función BUSCARH lo que hace es
buscar la cedula en la matriz indicada
haciendo un barrido de izquierda a
derecha, una vez encuentra el dato
buscado puede tomar cualquier dato
que se encuentre en la misma Columna
hacia la debajo de la primera fila. En
este ejercicio, el nombre está en la
segunda fila de la matriz, así que le
indicamos a la función BUSCARH que
tome el valor que se encuentre en la
segunda fila del valor que se está
buscando.

Estructura de la función BUSCARH:
=BUSCARH(valor_buscado,matriz_de_busqueda,n
úmero_de_filas,precisión)
Un par de reglas para la adecuada operación de
esta función:
La primera Fila de la matriz de búsqueda debe
contener el valor que se va a buscar, es decir, en
nuestro ejercicio, la matriz de búsqueda no puede
empezar en la Fila 3 pues dicha fila no es de las
cédulas, por tanto nunca encontraría la cédula
222222.
La matriz de búsqueda debe permanecer Fija, es
decir como Referencia Absoluta. Esto es necesario
para que cuando copiemos la función para buscar
las otras 3 cédulas, la matriz de búsqueda siempre
sea la misma
Bien, ahora a editemos la función en la celda D11
sin asignar el argumento de precisión

Nos adentraremos, un poco al menos, en el
mundo de los filtros avanzados. Son útiles, en
especial, cuando estamos trabajando con
bases de datos en Excel; si bien conviene
recordar que Excel es una Hoja de cálculo y no
un gestor de Bases de datos, como lo podría
ser Access.
Supondremos que tenemos una Base de datos
en nuestra hoja de cálculo, y que
pretendemos aplicarles, para encontrar o
filtrar algunos de sus registros, un filtro; en
aquellas ocasiones en que los Autofiltros se
quedan 'cortos' para lo que pretendemos
obtener, aplicaremos los Filtros Avanzados,
donde desaparecerán las restricciones o
limitaciones que tenía el Autofiltro.

En primer lugar recordaremos desde
donde activamos esta herramienta
avanzada; si utilizamos Excel 2003
navegaremos por el Menú Datos > Filtro >
Filtro avanzado; si nos decidimos por la
versión Excel 2007 iremos al Menú Datos
> Ordenar y Filtrar > Avanzadas.
Para poder aplicar esta herramienta
avanzada debemos saber que además de
nuestra Base de datos, necesitamos un
rango de celdas a parte donde indicar
cuáles son los criterios de filtro, es decir,
dos rangos: Rango de la lista y Rango de
criterios.

Otra ventaja que tenemos al aplicar este filtro
avanzado es que podemos optar bien por
filtrar sobre la misma base de datos, al igual
que el Autofiltro, o bien realizar un copiado
con los registros filtrados que cumplan las
condiciones o criterios dados en el lugar que
seleccionemos.
De nuestra base de datos necesitamos
conocer qué registros cumplen la condición
que el número de productos vendidos, campo
'unidades del producto', sea menor de 56 o
que sea mayor de 79 y menor de 96
(trabajaremos en nuestro ejemplo con
desigualdades estrictas para facilitar el
trabajo).

Para poder aplicar nuestro 'Filtro Avanzado'
construimos en otro lugar de la hoja de cálculo un
rango de criterios, en el cual deberemos incluir la
cabecera o título del campo sobre el que
queremos aplicar el filtro. De forma similar a como
aplicabamos las restricciones en la funciones de
bases de datos, actuaremos con estos Filtros
avanzados, es decir, teniendo presente que las
condiciones dadas en una misma fila indicarán el
cumplimiento simultáneo (i.e., equivale a un
operador Y), y que las condiciones en distintas
filas indicarán un cumplimiento adicional (i.e.,
equivale a un operador O).
En nuestro ejemplo, el rango de criterios quedará
entonces:

Ejecutando la herramienta de
Filtro avanzado, y seleccionando el
Rango de la base de datos, y el
Rango de criterios, así como la
opción de Copiar el resultado a
otro lugar:
obtendremos el siguiente
resultado de registros que
cumplen las condiciones dadas:

Debemos saber que el filtro avanzado, al igual
que el Autofiltro, respeta el orden de los
registros de la Base de datos original; que no
existen restricciones o limitaciones en cuanto
a número de condiciones sobre un mismo
campo (recordemos que con el Autofiltro no
podíamos aplicar más de dos condiciones al
tiempo sobre un mismo campo). Y muy
importante conocer la forma de aplicar estas
distintas restricciones; siempre que las
condiciones estén en la misma fila,
independientemente del campo que sea,
estamos forzando el cumplimiento
simultáneo, mientras que si se encuentran en
distintas filas forzamos todas las condiciones
alternativamente.

Por ejemplo, podríamos haber
necesitado extraer aquellos
registros que cumplieran, además
de la anterior condición, cuya
fecha de operación es anterior al
31/12/2009, para lo que tendría
que haber dado como rango de
criterios

ACCESS
Es un sistema de gestión de bases de datos
incluido en el paquete ofimático denominado
Microsoft Office.
Es igualmente un gestor de datos que recopila
información relativa a un asunto o propósito
particular, como el seguimiento de pedidos de
clientes o el mantenimiento de una colección de
música, etcétera.
Está pensado en recopilar datos de otras
utilidades (Excel, SharePoint, etcétera) para
manejarlos por medio de las consultas e informes

CREAR, ABRIR, CERRA UNA BASE DE DATOS
Para crear una nueva base de datos debemos:
Hacer clic sobre la opción Nuevo de la
pestaña Archivo.
Se mostrarán las distintas opciones para
nuevos archivos en la zona de la derecha. La
opción Base de datos en blanco es la que debe
estar seleccionada si queremos partir de cero,
aunque también podríamos partir de una base
existente o de una plantilla.

CREAR, ABRIR, CERRA UNA BASE DE DATOS
Para crear una nueva base de datos debemos:
Hacer clic sobre la opción Nuevo de la
pestaña Archivo.
Se mostrarán las distintas opciones para nuevos
archivos en la zona de la derecha. La opción Base
de datos en blanco es la que debe estar
seleccionada si queremos partir de cero, aunque
también podríamos partir de una base existente o
de una plantilla.

Elijas la opción que elijas, un poco más a la
derecha verás un panel con una vista previa y
las opciones necesarias para especificar
el Nombre de archivo y Ubicación de la nueva
base de datos. Ésto es así porque, al contrario
que en otros programas como Word, Access
necesita crear y guardar el archivo antes de
empezar a trabajar. No se puede ir realizando
la base de datos y guardarla cuando esté lista.
Para cambiar la ubicación establecida por
defecto (la carpeta Mis documentos), haz clic
en la pequeña carpeta que hay junto a la caja
de texto .
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

Deberemos utilizar la barra de direcciones superior o
explorar las carpetas desde el panel izquierdo
para situarnos en la carpeta en que queramos guardar
la base de datos. Y en el cuadro Nombre de
archivo podrás escribir el nombre. Luego, hacer clic
en Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a
la pantalla anterior.
Pulsar el botón Crear para crear la base de datos.
Automáticamente se creará nuestra nueva base de
datos a la cual Access asignará la extensión .ACCDB. Es
el mismo formato que se utilizaba en Office 2007, por
lo que no presentan problemas de compatibilidad.
Por defecto, Access abrirá una
nueva tabla llamada Tabla1 para que puedas empezar a
rellenar sus datos.

Si observas esta ventana, a la
izquierda aparece el Panel de
navegación, desde donde
podremos seleccionar todos los
objetos que sean creados dentro
de la base de datos.
De entrada sólo encontraremos
la Tabla1 que se crea por defecto.
Puedes ocultar el panel haciendo
clic en el botón Ocultar .
Desplegando la cabecera del panel
puedes seleccionar qué objetos
mostrar y de qué forma.

CREAR TABLAS DE DATOS
Podemos crear tablas para una base de datos
nueva o para una base de datos existente. En
ambos casos el procedimiento será el mismo.
En primer lugar debemos ir a la Ficha Crear y
pulsar el botón Tabla.
(FIGURA 31 TABLA)
Observarás en pantalla del lado izquierdo el
panel de navegación enlistando la nueva tabla
y del lado derecho una pestaña con el mismo
nombre de la tabla y una cuadrícula donde
podremos crear los campos de la tabla.

LAS RELAIONES
Relaciones
En los apartados anteriores hemos preparado dos
Tablas: una para llevar el control de los clientes y otra
para llevar el control de las propiedades. Hemos
definido en común un campo: Código de propiedad.
¿Porqué? Necesitamos un campo en común para las
dos tablas de forma que en la tabla PROPIEDADES
podamos introducir las propiedades que sean, cada una
con su código único que las identificará. Pero también
necesitamos introducir datos en la tabla clientes de
forma que le asignemos una propiedad a cada uno de
ellos. Posteriormente podemos realizar consultas y
crear formularios de las dos tablas, gracias a este
campo en común. De esta forma, podemos introducir
datos en la tabla CLIENTES pero asegurándonos que
existen en la tabla PROPIEDADES. Así no habrá lugar a
equivocaciones. Lo que vamos a hacer es una relación.

Definición de Relación
Una relación es una característica especial de
Access que hace que podamos trabajar con
varias tablas relacionadas a través de un
campo en común. Existen tres tipos de
relaciones:
Relación de uno a uno:
En este tipo de relación, un registro de la
tabla 1 sólo puede estar enlazado con un
único registro de la tabla 2 y viceversa. Este
tipo de relación es la que menos se utiliza. Un
ejemplo podría ser éste, en el que cada
persona tiene un único DNI:

Relación de varios a varios:
Cada registro de la tabla 1 puede
estar enlazado con varios
registros de la tabla 2 y viceversa.
En el siguiente ejemplo, en la
tabla 1 cada película pueden
trabajar varios actores y, en la
tabla 2, un mismo actor puede
trabajar en varias películas:

Relación de varios a varios:
Cada registro de la tabla 1 puede estar
enlazado con varios registros de la tabla 2,
pero cada registro de la tabla 2 sólo puede
estar enlazado con un registro de la tabla 1.
En el siguiente ejemplo, un equipo puede
tener varios jugadores, pero cada jugador
sólo puede jugar en un equipo
Práctica:
Con la base de datos de nuestro ejemplo
abierta, pulsa en el botón Relaciones o bien
accede desde Herramientas - Relaciones.

Ha aparecido una nueva ventana con las dos
tablas preparadas para crear la relación.
Arrastra el campo Código de propiedad desde
una tabla hasta otra
Aparece una nueva ventana donde podemos
definir algunas características de la relación.
Observa en la parte inferior que Access nos
coloca automáticamente el tipo de relación
como de Uno a uno, pues los dos campos son
campos clave, por lo que sus datos serán
únicos. Otras opciones de esta ventana son:

Exigir integridad referencial
Se utiliza para asegurarnos de que los datos
se mantendrán correctamente relacionados
cuando se establezca la relación. Si esta
casilla se activa, podemos escoger dos
opciones más:
Actualizar o eliminar en cascada los campos
relacionados hace que cuando se modifique
un dato en una de las dos tablas, éste también
será modificado en la tabla relacionada.
Desde el botón Tipo de combinación podemos
acceder a más características de la relación.

Deja activada la casilla Exigir integridad
referencial y sus dos opciones, y
seguidamente pulsa en el botón Crear.
Aparecen unas líneas que reflejan la relación
entre ambas tablas.
Cierra la ventana contestando
afirmativamente a la pregunta de Access de
guardar la relación.
Ya están a punto las dos tablas para introducir
los datos. Para ello, simplemente tendremos
que pulsar el botón Abrir y Access mostrará
una tabla formada por columnas donde
podremos introducir los datos.

Mientras introduces un dato en un
campo, Access muestra un lápiz en la
parte izquierda de la fila. En la
introducción de datos es importante no
dejar en blanco el campo clave, o
Access no nos dejará terminar el
proceso. Cuando terminamos de
introducir toda una fila, pulsaremos
Intro para pasar a introducir el
segundo registro. Si queremos cancelar
la introducción de datos en una fila,
pulsaremos la tecla Escape.

LAS CONSULTAS
Las consultas son mucho más que filtros o
búsquedas simples que puedes usar para
encontrar los datos de una tabla. Con estas
puedes acceder a información de múltiples
tablas. Por ejemplo, puedes utilizar una
búsqueda en la tabla de clientes para
encontrar la dirección de uno de ellos o un
filtro en la tabla vehículos para ver cuál es el
carro que corresponde a determinado cliente.
Debes tener en cuenta que una consulta bien
diseñada te puede dar información que no
podrías averiguar examinado cada uno de los
registros de la tabla de datos.

Importante...
Cuando se ejecuta una consulta, los
resultados se presentan en una tabla.
Pero cuando la estás diseñando, te
aparecerá la vista Diseño de consulta.
Allí, podrás hacer toda la configuración
de datos para tus búsquedas.
Vista diseño de consulta
Conozcamos la vista Diseño de consuta
Vistas de consulta

Vistas de consulta
Haz clic en el botón Ver para que puedas
acceder a la lista desplegable que te mostrará
las diferentes opciones de vista para las
consultas.
Por ejemplo, la vista Hoja de datos, te
permitirá ver los resultados de tu consulta en
forma de tabla o la Vista Diseño, te permitirá
modificar o configurar la consulta.
Botón ejecutar consulta
Después de diseñar la consulta, haz clic en el
botón Ejecutar para que puedas ver los
resultados de tu búsqueda en una tabla.

Panel de relación de objeto
Todas las tablas que decidas incluir en una consulta
aparecerán como pequeñas ventanas en la parte
superior de la pantalla, este espacio es conocido con el
nombre de Panel de relación de objeto. Cada ventana
contiene una lista con el nombre de todos los campos
disponibles en tabla que seleccionaste.
Panel de relación de objetos
Tabla para criterios de búsqueda
En esta tabla podrás escribir los criterios que tendrá tu
búsqueda. Verás que en la primera fila de esta tabla
encontrarás el nombre de los campos que serán
incluidos en la consulta. También podrás ver a que
tabla pertenece cada campo y ordenar la forma como
quieres que aparezcan los resultados de lo que estás
buscando.

LOS FORMULARIOS
Para crear un formulario sin controles ni elementos con
formato previo: en la pestaña Crear, haga clic en
Formulario en blanco. Access abre un formulario en
blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista
de campos.
En este Lista de campos panel, haga clic en el signo
más (+) situado junto a la tabla o las tablas que
contienen los campos que quiera ver en el formulario.
Para agregar un campo al formulario, haga doble clic
en él o arrástrelo hasta el formulario. Para agregar
varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla
CTRL y haga clic en varios campos. Después,
arrástrelos todos juntos hasta el formulario.

NOTA El orden de las tablas en el panel Lista
de campos puede cambiar según qué parte del
formulario esté seleccionada en ese momento.
Si no puede agregar un campo al formulario,
pruebe a seleccionar otra parte distinta e
intente agregar el campo de nuevo.
Use las herramientas del grupo Controles en
la pestaña Herramientas de presentación de
formulario para incluir en el formulario un
logotipo, un título, números de página o la
fecha y la hora.
Si desea agregar una mayor variedad de
controles al formulario, haga clic en Diseño y
use las herramientas del grupo Controles.

PUBLISHER
Microsoft Publisher (anteriormente Microsoft
Office Publisher) es la aplicación de
autoedición o DTP (por DeskTop Publishing en
inglés) de Microsoft Corporation. A menudo es
considerado como un programa para
principiantes o de «nivel de entrada» (entry
level), que difiere del procesador de textos
Microsoft Word en que se hace hincapié (que
se refuerza) en el diseño y la maquetación de
las páginas, más que en el proceso y
corrección de textos.

CREAR CALENDARIOS
En el menú Archivo, haga clic en Nuevo.
En la lista Tipos de publicaciones, haga clic en
Calendarios.
En Calendarios, haga clic en el tipo de calendario que
desea crear (por ejemplo, Página completa o Tamaño
billetera) y, a continuación, haga clic en el diseño que
desee.
En el panel de tareas Personalizar, haga clic en las
opciones que desea, como combinación de colores o
fuentes.

En el panel de tareas Opciones del Calendario, haga clic
para seleccionar la orientación de la página, ya sea
para mostrar un mes o un año en cada página del
calendario (para cambiar el mes en el que comienza el
calendario, haga clic en Definir fechas del calendario) y
si desea incluir una programación de eventos en el
calendario.
Para incluir una programación de eventos en el
calendario, active la casilla de verificación Incluir
programa de eventos.
NOTA No todas las plantillas de diseño de calendario
admiten una programación de eventos.
Haga clic en Crear.

DISEÑO DE DIPLOMAS, TARJETAS Y
PLEGABLES
DIPLOMAS
Se llama diploma a cualquier instrumento o
documento expedido por alguna Autoridad
tanto pública como privada. Entre los
diferentes nombres con que se le conoce en la
antigüedad, se hallan como más comunes los
siguientes: caratula, carta o karta,
instrumento, testamento, página o escritura.

Depende de tu creatividad, puedes realizar un sin
fin de moldes de diplomas.
Para realizar un diploma en publisher, se realiza
los siguientes pasos:
Abrir el programa PUBLISHER
Seleccionar la opción DIPLOMAS
Puedes tomar las plantillas que te muestran y
partir desde ahi para formarlo a tu estilo,
cambiando tipo de letra, imágenes, diseño,
colores, etc.
O puedes tomar una Hoja en Blanco y comenzar
desde cero para la creación de Diplomas..
En la siguiente liga encontraras diferentes marcos
para facilitar tu propios diseños o lo puedes crear
tu mismo.

TARJETAS
1.-Abrir Publisher
*Clic en el icono de inicio
*Todos los programas
*Y dar clic en Publisher
2.-Elegir la opción de tarjetas de presentación
3.-Elegir una opción de diseño de tarjetas.
4.-Personalizar el trabajo como se muestra.
4.-Dar clic en crear
5.-Y así es como se muestra.
6.-Agregas un cuadro alrededor que se encuentra en la parte izquierda de la pantalla.
7.-Vamos a configurar la pagina como se muestra.
8.-Las guías de márgenes deben ser de 1cm
9.-Elegir vista preliminar
10.-Para reducir los espacios damos en configurar pantalla y reducimos los separadores
horizontal y vertical
11.-Aproximadamente de 0.01 para que nos quede así.

POWER POINT
Es un programa de presentación,
desarrollado por la empresa Microsoft,
para sistemas operativos Windows y
Mac OS. Viene integrado en el paquete
ofimático llamado Microsoft Office
como un elemento más, que puede
aprovechar las ventajas que le ofrecen
los demás componentes del equipo
para obtener un resultado óptimo.

PowerPoint es uno de los programas de
presentación más extendidos. Es ampliamente
utilizado en distintos campos de la enseñanza, los
negocios, etcétera. Según cifras de Microsoft, cada
día son realizadas aproximadamente 30 millones
de presentaciones con PowerPoint (PPT).[cita
requerida]
Es un programa diseñado para hacer
presentaciones con texto esquematizado, así
como presentaciones en diapositivas, animaciones
de texto e imágenes prediseñadas o importadas
desde imágenes de la computadora. Se le pueden
aplicar distintos diseños de fuente, plantilla y
animación. Este tipo de presentaciones suelen ser
más prácticas que las de Microsoft Word.

Con PPT y los dispositivos de
impresión adecuados se pueden
realizar muchos tipos de
resultados relacionados con las
presentaciones: transparencias,
documentos impresos para los
asistentes a la presentación, notas
y esquemas para el presentador, o
diapositivas estándar de 35mm.

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