1. Base de Datos Access
para Ingeniería
Noviembre 2010
IIC2100 Taller de Herramientas Computacionales para Ingeniería Módulo de Ingeniería Industrial y de Sistemas

2. Introducción
Excel
Visual Basic de Aplicaciones
Access
Proyecto
Tutorial Access
¿Qué es una Base de Datos?
Una Base de Datos es un conjunto de datos que pertenecen al mismo contexto
almacenados sistemáticamente para su posterior uso (definición de Wikipedia).
Ejemplos de Bases de Datos: una biblioteca; clientes, ventas y productos de una
empresa; en una Universidad los nombres de los profesores y cursos que dictan, el
nombre de los alumnos, sus cursos y sus notas, el nombre de sus funcionarios, sus
direcciones y su sueldo mensual.
¿Qué es un Gestor de Bases de Datos?
Un Gestor de Bases de Datos es un programa que permite: Introducir, Almacenar y
Recuperar Datos para trabajar con ellos.
Ejemplos de sistemas de gestión de bases de datos comunes: SQL Server, Oracle, Access.
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3. Introducción
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Proyecto
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Tabla
Un gestor de bases de datos almacena la información en forma de tablas.
Cada fila de la tabla entrega la información relacionada con un elemento de un
conjunto, a la información de la fila se le denomina registro.
Cada una de las partes en las que se ha desglosado la información de un registro se
denomina un campo.
Tabla
Registro
Campo
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4. Introducción
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Proyecto
Tutorial Access
Tipos de Bases de Datos
Las Bases de Datos Planas contienen toda la información necesaria en una sola
tabla.
Es ineficiente ya que crea datos repetidos muchas veces, por lo que aumenta el
tamaño de la base de datos innecesariamente y se pueden producir inconsistencias
en los datos que se encuentran en distintos registros de la tabla (ver marcos en rojo).
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5. Introducción
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Proyecto
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Tipos de Bases de Datos
Las Bases de Datos Relacionales contienen la información separada en distintas
tablas de forma ordenada y eficiente.
Cada tabla se refiere a los elementos de otra tabla mediante relaciones en ciertos
campos en ambas tablas.
Relación
Se separa la información de los cursos de la
información de los profesores de forma eficiente.
Las tablas se relacionan mediante el campo
IdProfesor.
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6. Introducción
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Interfaz de Access
Menú
Barra de
Herramientas
Objetos
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7. Introducción
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Crear una Base de Datos en Access
La tabla es el elemento básico de
una base de datos. Cada base de
datos debe contener al menos una
tabla.
Para crear una nueva base de datos
en Access seleccionar Botón Office
Nuevo Crear donde dice Base
de Datos en Blanco en el panel que
aparece a la derecha.
Se le da un nombre al archivo que
se quiere crear, que va a tener una
extensión .accdb.
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8. Introducción
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Proyecto
Tutorial Access
Crear una Tabla
Para crear una nueva tabla se
pueden escoger tres opciones en el
Tab de Crear: Crear en vista Diseño
(Botón Diseño de Tabla), utilizando el
asistente (En Plantillas de Tabla) o
introduciendo datos (en botón
Tabla).
Se puede seleccionar una tabla de
la base de datos y utilizar el botón
Ver para abrirla o verla en modo de
diseño.
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9. Introducción
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Proyecto
Tutorial Access
Tabla en Modo de Diseño
En el Modo de Diseño se crean los
campos que va a contener la tabla, el
nombre del campo, el tipo de datos
(Texto, Numérico, Autonumérico,
Fecha/Hora, Si/No, etc.), y una
descripción del campo.
Cada tabla debe tener una Clave
Principal o Clave Primaria, que es
uno o más campos que identifican
cada registro de manera única (en
este ejemplo se creó un código del
curso).
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10. Introducción
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Tutorial Access
Tabla en Vista Hoja de Datos
En Vista Hoja de Datos se pueden
ingresar los datos de los registros
particulares que conformarán la
tabla.
También es posible ordenar los
datos de acuerdo al valor de cierto
campo, filtrarlos en base a ciertos
criterios, e insertar y eliminar
registros de la tabla usando las
herramientas marcadas en rojo.
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11. Introducción
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Proyecto
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Relacionar las Tablas
En el tab Hoja de Datos
Relaciones es posible relacionar las
tablas para formar una base de datos
relacional.
Primero se deben agregar las
tablas a relacionar para que
aparezcan en el diagrama. Acá se
seleccionaron las tablas de
Profesores y Cursos.
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12. Introducción
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Access
Proyecto
Tutorial Access
Relacionar las Tablas
Para crear una relación entre dos
tablas se debe seleccionar el código
que se repite en ambas tablas (en
este caso la clave primaria de
Profesores se utiliza en la tabla de
Cursos, donde se le llama clave
foránea).
Una vez que se ha creado una
relación, ésta se muestra
gráficamente entre las dos tablas
como se muestra en la figura.
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13. Introducción
Excel
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Access
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Consultas
Una Consulta es una solicitud de
información a la Base de Datos. Los
datos mostrados pueden proceder
de una tabla o de un conjunto de
ellas.
Para crear una Consulta se debe ir
al Tab Crear y seleccionar crear una
consulta en vista Diseño o utilizando
el asistente.
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14. Introducción
Excel
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Access
Proyecto
Tutorial Access
Consulta en Modo de Diseño
Se pueden crear las consultas en
Modo de Diseño, lo que permite ver
los campos de las tablas y
seleccionarlos directamente en el
orden que se desee.
Al seleccionar datos de distintas
tablas, Access respeta las relaciones
existentes entre ellas al momento de
mostrar los datos.
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15. Introducción
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Access
Proyecto
Tutorial Access
Consulta en Vista Hoja de Datos
Se puede seleccionar Vista Hoja
de Datos para ver los datos que
entrega la consulta. En este ejemplo
se pueden ver los datos de los cursos
Cursos y el Apellido del Profesor, que
se encuentran en distintas tablas que
se relacionan a través de IdProfesor.
Se pueden guardar las consultas
para poder utilizarlas
posteriormente.
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16. Introducción
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Access
Proyecto
Tutorial Access
Filtrar usando Consultas
Es posible filtrar los datos
mostrados en una consulta
seleccionando sólo aquellos registros
que cumplan con algún criterio en
particular y ordenar los datos de la
consulta en uno o varios campos.
Por ejemplo, se pueden seleccionar
sólo aquellos cursos que sean
dictados por los profesores de
Apellido ‘Prieto’ o ‘Bernales’ y se
puede ordenar ascendentemente de
acuerdo al nombre de los cursos.
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17. Introducción
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Access
Proyecto
Tutorial Access
Consulta en Vista SQL
Las consultas poseen un lenguaje
propio, llamado Lenguaje SQL, que
es un estándar usado por todos los
sistemas gestores de bases de datos.
Es posible ver la consulta en lenguaje
SQL creada por la consulta que hicimos
en vista de diseño seleccionando Vista SQL.
Algunos Comandos del lenguaje SQL:
SELECT: Seleccionar tales Campos.
FROM: De tales Tablas (INNER JOIN sirve para unir tablas relacionadas).
WHERE: Cuando se quiere cumplir algún criterio en los datos.
ORDER BY: Ordena un campo en orden ascendente (ASC) o descendiente (DESC).
Nota: Para aprender más del lenguaje SQL , su sintaxis y otros comandos ir a
http://www.w3schools.com/sql/default.asp
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18. Introducción
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Access
Proyecto
Tutorial Access
Formularios
La introducción de los datos directamente en
las tablas puede ser incómoda y provocar
errores. Los Formularios permiten la entrada de
los datos en las tablas de una forma más
intuitiva y elegante.
Crear un formulario usando el Asistente:
Ingresar la tabla y los campos Ingresar el tipo de formulario Elegir el formato Poner el nombre
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19. Introducción
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Access
Proyecto
Tutorial Access
Carga Access en Excel
Las principales formas para cargar Access en
Excel son:
• Copiar todos los datos de la tabla de Access,
y pegar en Excel.
•Cargar los datos en Excel con el comando
Obtener datos externos
•Cargar los datos en una Tabla Dinámica
utilizando el asistente para tablas dinámicas
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20. Introducción
Excel
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Access
Proyecto
Tutorial Access
Carga Access en Excel con Datos Externos
Para cargar con el Comando Obtener Datos
Externos se debe ir a Datos ‐> Obtener Datos
Externos ‐> Importar Datos
Luego se elige el archivo con la BD Access
desde la que se quieren importar datos.
En el cuadro que aparece se elige la tabla que
se quiere importar
Y se selecciona dónde desea insertar los datos
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21. Introducción
Excel
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Access
Proyecto
Tutorial Access
Carga Access en Excel con Tabla Dinámica
Para cargar los datos en una tabla dinámica, se
debe seleccionar “Informe de Tablas y Gráficos
dinámicos” del menú “Datos”.
Seleccionar como fuente de datos una “Fuente
de datos externa”
Presionar botón obtener datos, y elegir “MS
Access Database”
Abrir ubicación de la BD, y luego elegir tablas
que se desean cargar. Seguir las instrucciones
dónde se pueden crear filtros a los datos y
ordenar, y finalmente seleccionar “Devolver
datos a Microsoft Excel”.
Seleccionar “Siguiente” y continuar con el
asistente de tablas dinámicas
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22. Ejercitación
Para ejercitar realizaremos lo siguiente
• De la Base de Datos Gasolinas, exportaremos la tabla DatosCrudo a un archivo de texto
separado por Tabulaciones.
•Abriremos este archivo en Excel
•Eliminaremos todas las gasolinas con sulfuro >=30 y veremos algunas funciones de filtrado
•Luego guardaremos este archivo en un archivo de texto separado por tabulaciones y lo
cargaremos de nuevo en Access en una nueva tabla.
•Abriremos la nueva Base de Datos en Excel y lo cargaremos como tablas dinámicas
experimentando con los datos, para obtener información.
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23. Links
Pueden ver videos tutoriales en www.datapigtechnologies.com.
Pueden ver ejemplos de código VBA en http://www.vba‐programmer.com/.
Pueden ver la página del curso para encontrar más manuales.
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24. Introducción
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Proyecto
Tutorial de Excel
Tarea
La tarea se encuentra disponible en el Sitio Web del
curso. El objetivo es que a partir de datos en un
archivo de texto se genere una Base de Datos Access
que luego pueda ser importada a Excel como una
tabla dinámica para obtener conclusiones de estos
datos, para que así se transformen en información.
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25. Base de Datos Access
para Ingeniería
Noviembre 2010
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