1. >> anaXis is part of
anaXis – uw internet à la carte
Project Management
volgens PRINCE2
2. >> anaXis is part of
Ik ben Vicky Pagnaer
> project manager
> bij anaXis sinds 2007
> alumna van UHasselt
even voorstellen <<
3. >> anaXis is part of
het plan <<
Waarover ik ga vertellen
> anaXis
> Project management à la PRINCE2
> Aanpak anaXis
• Planning
• Verandering
• Rapportering
4. >> anaXis is part of
het plan <<
Waarover ik ga vertellen
> anaXis
> Project management à la PRINCE2
> Aanpak anaXis
• Planning
• Verandering
• Rapportering
5. >> anaXis is part of
anaXis? <<
Dit is anaXis
> projectenbedrijf
> in Hasselt
> opgericht in 2000
> onderdeel van SAGA Consulting Group
> 60 collega’s
> +500 klanten (overheid, bedrijven, …)
6. >> anaXis is part of
one-stop shop <<
Projecten van A-Z
> Project management
> Online communicatie
> Analyse
> Design
> Ontwikkeling
> Testing
> Hosting
> Helpdesk
7. >> anaXis is part of
projecten? <<
Welke projecten we doen:
> Web Content Management Systems (WCMS)
> Mobile apps / Social media integration
> Maatwerk
• Moderniseren met nieuwe technologie
• Weblaag op legacy systemen
• Nieuwe applicaties
• Vervangen Excel/Access
> Geografische informatiesystemen (GIS)
8. >> anaXis is part of
referenties <<
Enkele van onze klanten
…
9. >> anaXis is part of
het plan <<
Waarover ik ga vertellen
> anaXis
> Project management à la PRINCE2
> Aanpak anaXis
• Planning
• Verandering
• Rapportering
10. >> anaXis is part of
PRINCE2 <<
PRINCE2 ®
> PRojects IN Controlled Enviroments
> Project management methodologie
> Ontstaan in UK
> Typerend:
• Toepasbaar op alle soorten projecten, niet enkel IT
• Zeer uitgebreid, definieert alle onderdelen van een project
• Flexibel toe te passen afhankelijk van de organisatie en het
project
11. >> anaXis is part of
PRINCE2 in 10 slides
> Wat is een project
> Organisatie & rollen
> Taken projectleider
> Processen – thema’s – principes
> Procesmodel
PRINCE2 <<
12. >> anaXis is part of
Wat is een project?
“A project is a temporary organization that is created for the purpose of
delivering one or more business products according to an agreed Business Case.”
“Een project is een tijdelijke organisatie, opgezet met het doel om één of meer
producten af te leveren volgens een overeengekomen Business Case.”
Eigenschappen van een project
> Verandering
> Tijdelijk
> Multidisciplinair
> Uniek
> Onzeker
PRINCE2 <<
13. >> anaXis is part of
Project variabelen:
> Kost
> Timing
> Kwaliteit
> Scope
> Risico
> Voordelen
19. >> anaXis is part of
Processen
> Starting up a project
> Initiating a project
> Directing a project
> Controlling a stage
> Managing product delivery
> Managing a stage boundary
> Closing a project
PRINCE2 <<
20. >> anaXis is part of
Thema’s
> Business Case
> Organisatie
> Kwaliteit
> Plannen
> Risico’s
> Verandering
> Vooruitgang
PRINCE2 <<
21. >> anaXis is part of
Principes
> Continued business justification
> Learn from experience
> Defined roles and responsibilities
> Manage by stages
> Manage by exceptions
> Focus on products
> Tailor to suit the project environment
PRINCE2 <<
23. >> anaXis is part of
het plan <<
Waarover ik ga vertellen
> anaXis
> Project management à la PRINCE2
> Aanpak anaXis
• Planning
• Verandering
• Rapportering
24. >> anaXis is part of
Project manager bij anaXis:
Taken:
> Uitvoering project opvolgen
• Scope
• Budget
• Timing
> Communicatie klant / team
• Verwachtingen klant
• Verwachtingen anaXis
• Soft skills
> Rapportering management
> Administratieve taken
• Formele aanvaarding fases
• Facturatie
• Contracten
aanpak anaXis <<
26. >> anaXis is part of
het plan <<
Waarover ik ga vertellen
> anaXis
> Project management à la PRINCE2
> Aanpak anaXis
• Planning
• Verandering
• Rapportering
27. >> anaXis is part of
PRINCE2 over planning:
Plan bepaalt:
> Wat (zijn de vereisten)
> Hoe (wordt het project aangepakt)
> Wie (zal dit project uitvoeren)
> Wanneer (zijn de mijlpalen van dit project)
> Haalbaarheid projectvariabelen
• Kost, timing, kwaliteit, scope, risico’s, voordelen
planning <<
28. >> anaXis is part of
PRINCE2 over planning:
Aanpak:
> Definitie van de scope (= analyse)
> Definitie van de activiteiten (= niet enkel uitvoerende
taken)
> Inschattingen maken
> Plannen
> Risico’s meenemen in alle vorige stappen
planning <<
29. >> anaXis is part of
Project planning bij anaXis:
Aanpak:
> Eerste inschatting op basis van eisen klant
planning <<
30. >> anaXis is part of
Project planning bij anaXis:
Aanpak:
> Eerste planning (meestal enkel grote mijlpalen)
Bv.
• Kick-off meeting: 10 december
• Goedkeuring analyse: 21 december
• Goedkeuring design: 18 januari
• Beta-versie: 26 februari
• Online: 1 april
planning <<
31. >> anaXis is part of
Project planning bij anaXis:
Aanpak:
> Analyse is aparte taak
> Vaste activiteiten die gepland moeten worden
• Analyse
• Design
• Feedback klant
• Programmatie
• Testing
• ...
planning <<
32. >> anaXis is part of
Project planning bij anaXis:
Aanpak:
> Eventueel nieuwe inschatting na analyse
• Voor grote projecten
• Voor onduidelijke of vage requirements
• Wanneer de analyse apart wordt besteld
planning <<
33. >> anaXis is part of
Project planning bij anaXis:
Aanpak:
> Effectieve planning
afhankelijk van het project
> MS Project
planning <<
34. >> anaXis is part of
Project planning bij anaXis:
Aanpak:
> Risico’s beheren
• Mogelijke vertragingen
– Trage feedback klant
– Verlof/ziekte werknemer
– Uitlopen van eerdere fases/andere projecten
– Technisch probleem tijdens programmatie
– ...
• Rekening houden met vertragingen?
planning <<
35. >> anaXis is part of
Project planning bij anaXis:
Tips:
> Inschattingen met een factor verhogen voor afhankelijke
activiteiten (testing, design, ...)
> Inschattingen met een factor verhogen voor de programmatie
zelf
> Geen 100% inplannen
> Programmeur zoveel mogelijk aan één taak laten werken
> Buffer voor feedback klant
> Buffer tussen twee projecten of tussen grote fases
planning <<
36. >> anaXis is part of
het plan <<
Waarover ik ga vertellen
> anaXis
> Project management à la PRINCE2
> Aanpak anaXis
• Planning
• Verandering
• Rapportering
37. >> anaXis is part of
PRINCE2 over verandering:
> Problemen zorgen voor verandering
> “Probleem” is een ongepland voorval dat een effect
heeft op het project
• Change request
• Off-specification
• Onrechtstreekse problemen
> Verandering t.o.v. baseline plaatsen
verandering <<
38. >> anaXis is part of
PRINCE2 over verandering:
Aanpak:
> Probleem definiëren (type, prioriteit) & registreren
(issue tracking)
> Impact inschatten (op de projectvariabelen)
> Oplossingen voorstellen
> Beslissing nemen
> Uitvoeren (incl. planning aanpassen)
verandering <<
39. >> anaXis is part of
Change management bij anaXis:
Aanpak:
> Afhankelijk van grootte project & type probleem
> Afhankelijk van fase project
> Afhankelijk van huidig verloop project
> Afhankelijk van inschatting verandering
verandering <<
40. >> anaXis is part of
Change management bij anaXis:
Aanpak change requests grote projecten:
> Change request procedure
• Change request indienen
• Inschatting + timing wordt doorgegeven
• Beslissing door klant
verandering <<
41. >> anaXis is part of
verandering <<
Nummer Change Request
Datum Change Reguest Uiterste reactiedatum
Projectnaam
Organisatie Organisatie
Naam Naam
Tel. Tel.
Evt. ondersteunde informatie Change Request
20
15/02/2012 22/02/2012
--- anaXis
Reden Change Request
Binnen '--- heeft een naamswijziging en een herstyling plaatsgevonden. Tevens is er de voorkeur om i.p.v. met uitrolvensters te
werken met knoppen (één handeling minder)
Omschrijving Change Request
Onderwerp Change Request
Contactpersoon Contactpersoon Vicky Pagnaer
---
---
Theming knoppen
---
Van --- Aan Vicky Pagnaer
Stylen van de buttons, zodat deze in lijn zijn met de huidige geïmplementeerde theming (o.m. afrondingen).
Vb. zie view contactenbeheer
42. >> anaXis is part of
verandering <<
Evt. ondersteunde informatie Change Request
Aantal uren
In te plannen
Datum Beslissing
---
Vb. zie view contactenbeheer
Gewenste timing naar uitvoering
Raming
Raming detail
Motivatie/verduidelijking besluit
Concrete specificaties Instellen van styling op alle knoppen + controle & browsertest
Beslissing
Duidelijke vraag
Duidelijke vraag, maar inschatting maken kost minimaal halve dag
Onduidelijke vraag, ter bespreking op het eerstvolgende coördinatieoverleg
Uitvoering Change Request
Geen uitvoering Change Request
43. >> anaXis is part of
Change management bij anaXis:
Tips:
> Maak goede afspraken in eerdere fases
> Denk mee met de klant
> Formele goedkeuring analyse & design
> Beslissing is vaak gevoelsmatig
verandering <<
44. >> anaXis is part of
het plan <<
Waarover ik ga vertellen
> anaXis
> Project management à la PRINCE2
> Aanpak anaXis
• Planning
• Verandering
• Rapportering
45. >> anaXis is part of
PRINCE2 over rapportering:
> Groot aantal mogelijke rapporten & documenten
> Gebruikt in alle fases van het project
> Waarom rapporteren?
• Vooruitgang controleren
• Projectvariabelen controleren
• Problemen tijdig opvangen
• Communicatie met klant / management / team
rapportering <<
46. >> anaXis is part of
PRINCE2 over rapportering:
> Hoe vaak rapporteren? Afhankelijk van:
• Fase
• Ervaring team
• Vooruitgang
• Problemen
• ...
rapportering <<
47. >> anaXis is part of
PRINCE2 over rapportering:
> Enkele voorbeelden:
• Project Initiation Document
• Highlight report
• Issue report
• Exception report
rapportering <<
48. >> anaXis is part of
PRINCE2 over rapportering:
> Project Initiation Document
• Referentiedocument over project
• Altijd up-to-date
• Eerste versie = baseline
• Inhoud
– Uitleg project & aanpak oplossing
– Team / rollen / planning
– Informatie over: kwaliteit, risico’s, communicatie, normen
voor projectvariabelen, ...
rapportering <<
49. >> anaXis is part of
PRINCE2 over rapportering:
> Highlight report
• Status project op regelmatige tijdstippen
• Vooruitgang huidige fase (ook t.o.v. baseline)
• Problemen (effectieve / mogelijke)
• Planning op korte termijn
rapportering <<
50. >> anaXis is part of
PRINCE2 over rapportering:
> Issue report
• Voor veranderingen of problemen
• Omschrijving, prioriteit
• Aangeraden oplossing, beslissing
• Aanpassen na opvolging
rapportering <<
51. >> anaXis is part of
PRINCE2 over rapportering:
> Exception report
• Als projectvariabelen buiten de voorziene norm vallen
• Oorzaken en gevolgen aangeven
• Mogelijke oplossingen en aangeraden optie voorstellen
rapportering <<
52. >> anaXis is part of
Rapportering bij anaXis:
> Project Initiation Document
• Nu: folder op netwerkschijf
– Verzamelplaats voor: verslagen, analyse, belangrijke
mails, ...
rapportering <<
53. >> anaXis is part of
Rapportering bij anaXis:
> Project Initiation Document
• In ontwikkeling: PID-pagina in issue-tracking systeem
– Referenties naar documenten/folders
– Overzicht projectvariabelen
– Timing: Baseline planning / milestones (+ wijzigingen)
– Budget: voorziene uren (+ vooruitgang t.o.v. gewerkte uren)
– Scope: referentie naar analyse
– Kwaliteit = issue tracking systeem
– (risico’s / voordelen)
rapportering <<
54. >> anaXis is part of
Rapportering bij anaXis:
> Highlight report
• Informeel, meestal via mail
• Overzicht vooruitgang + kortetermijnplanning
• Meestal gelijktijdig met vragen voor feedback
rapportering <<
55. >> anaXis is part of
Rapportering bij anaXis:
> Issue report
• Via issue tracking systeem
• Tijdens project ingave van TODO’s als issues (handig
voor highlight report)
• Change requests of problemen ingegeven door PM
• Na project beschikbaar voor klant als helpdesk-tool
rapportering <<
56. >> anaXis is part of
Rapportering bij anaXis:
> Exception report
• Meestal mondeling contact manager/klant
• Samenvatting achteraf via mail
rapportering <<
57. >> anaXis is part of
Rapportering bij anaXis:
Tips:
> Beter te vroeg dan te laat communiceren
> Als je een probleem meldt, ook al oplossingen kunnen
voorstellen, en de aangeraden optie kunnen toelichten
> Snel antwoorden op mails, al is het maar om te zeggen
dat je later uitgebreid zal antwoorden
> Zo snel mogelijk laten weten wat je van de klant
verwacht en wanneer
rapportering <<