Presentación de charla sobre gestión de proyectos: el arte de la comunicación.

1. Charla Gestión de proyectos El arte de la comunicación

2. Agenda Taller establecimiento de objetivos Conceptos básicos en gestión de proyectos Caso Práctico: Implementación tecnológica Fase de análisis Fase de implantación Conclusiones Mejores prácticas Dudas

3. Taller establecimiento de objetivos

4. Tres consignas sobre objetivos en la gestión de proyectos: Establecer objetivos realistas y no ambiguos Evaluar periódicamente si se están cumpliendo los objetivos Implementar acciones correctivas.

5. Objetivos en un proyecto Variados: Objetivos del proyecto, del producto, de coste, de tiempo, de los “stakeholders” (interesados). Se registran por vía documental: Enunciado o declaración preliminar del alcance de proyecto Enunciado o declaración del alcance del proyecto Los proyectos se consideran completos cuando se logran cumplir los objetivos. Una razón para terminar un proyecto antes de su completitud, es no poder alcanzar los objetivos Un entendimiento más completo de los objetivos se alcanza a lo largo del proyecto (conforme transcurre) Forma parte del role de PM conseguir los objetivos del proyecto La razón de la existencia de las actividades de calidad es estar seguro de que el proyecto consigue sus objetivos. La razón de los procesos de gestión de riesgos es analizar y reducir amenazas y fomentar oportunidades a los objetivos del proyecto. Los factores que podrían impactar de forma negativa sobre los objetivos del proyecto (amenazas, influencias de los stakeholders) deben ser observados y monitorizados. Los proyectos requieren frecuentemente de acuerdos entre los requisitos y los objetivos de un proyecto. Uno de los propósitos de desarrollar un plan de gestión de proyecto es determinar cómo se llevará a cabo el trabajo para conseguir los objetivos del proyecto

6. ¿Qué es un proyecto? Temporal, con principio y fin, crea un único producto, servicio o resultado. Se elabora de forma progresiva Grupos de Procesos de la gestión de proyectos: iniciar, planificar, ejecutar, monitorizar, controlar y cerrar. Áreas de conocimiento: Integración Alcance Tiempo Coste Calidad Recursos humanos Comunicaciones Riesgos Compras

7. Conocimiento que debe tener un PM: Gestión de equipos humanos, relaciones interpersonales. Negociación Liderazgo Mentoring (de tutoría) Conocimiento del entorno del proyecto: quienes son todos los interesados en el proyecto desde todas las perspectivas (stakeholders), por qué se está realizado dicho proyecto y cuál es el plan estratégico de la organización compañía/división encargada.

8. Si queréis saber mas……..

10. Caso práctico Ámbito: Tecnología, pero encontrareis situaciones que aplican a cualquier tipo de proyecto en otros ámbitos Descripción: proyecto de implantación de un sistema de gestión integral para varios dpts. del Banco. “Actores” principales: Empresa, Proveedor de Software, Consultora. Equipo de proyecto ¿?. Ejercicio. Conclusiones sobre resultados de proyectos reales

11. Un sistema de gestión integral es un software que permite gestionar todos los procesos de negocio de diferentes áreas de forma integrada. Por lo general, está compuesto de módulos, ofreciendo información cruzada de todos los procesos del negocio. Este software debe ser adaptado para responder a las necesidades específicas de cada organización, y una vez implementado, debe permitir a los empleados del banco administrar eficazmente sus recursos y obtener información en tiempo real.

12. Un proyecto de este tipo pasa por varias etapas: Análisis: fase en la que, tras analizar las necesidades y objetivos de la organización, se decide implementar un sistema de gestión integral. Planificación: la fase de decisión sobre qué software concreto se quiere implantar, selección de proveedores que participarán en su implantación y qué otros recursos se van a necesitar. Ejecución: la fase de implementación, incluyendo desarrollos, redefinición de procesos, formación del personal,… Utilización: la etapa de uso y mantenimiento del sistema.

13. A través de la implantación de un sistema de gestión integral se pueden obtener enormes beneficios, pero el proyecto también puede ser un desastre para aquellas organizaciones que fracasan en la gestión del proceso.

14. Fase de Análisis El “objetivo” que prevalece ha sido el organizarse mejor. Después mejorar y por último la integración de sistemas, que es la capacidad que da nombre a este tipo de aplicaciones, lo cual resulta paradójico. Un dato importante es poder estimar qué fuerzas dentro de una organización impulsan la toma de decisión para poner en marcha el proyecto: muy importante el apoyo de la dirección. Resultados en implantaciones reales

15. Fase de Análisis Resultados en implantaciones reales En cuanto a las razones que empujan a seleccionar la implantación de una solución concreta, el argumento más ampliamenterespetado es la funcionalidad que aporta el producto, muy por encima del restode criterios que pueden ser considerados, e independientemente de tamaño ysector de la organización. A pesar de la tremenda importancia que supone la actividad de consultoría necesaria para desarrollar un proyecto de este tipo, muchas veces se adopta la decisión con una actitud de “compra de producto”, más que de “contratación de servicio”.

16. Fase de Implantación

17. Fase de Implantación Para nuestro proyecto Los tres principales factores de éxito identificados tanto por las empresas como por los proveedores han sido, en idéntico orden: La capacidad del equipo consultor el papel que puede desempeñar el responsable de proyecto en la empresa la implicación de la dirección

18. Fase de Implantación Los factores menos valorados por las empresas de cara a afrontar un proyecto de estas características son los genuinamente tecnológicos, por este orden: Compatibilidad con el Software preexistente Compatibilidad con los equipamientos informáticos Versión de software adecuada Por su parte, los tres aspectos a los que las consultoras conceden menor importancia son todos estratégicos, y por este orden: rediseño de los procedimientos de trabajo implicación de los trabajadores de la empresa (usuarios) trabajo realizado para adaptar el producto a la forma de trabajo de la empresa. ¿Qué conclusión sacáis?

19. Fase de Implantación Queda puesto de manifiesto que cada una de las partes evita lo que podríamos considerar el ámbito de conocimiento de la otra.

20. Fase de Implantación Problemas detectados durante la implantación ………..

21. Fase de Implantación Según las Empresas

22. Fase de Implantación Según las consultoras

23. Conclusiones finales La mayor parte de las implantaciones que no funcionan tanto a nivel de proyecto como de resultados se deben a una falta de previsión/planificación. Se detecta más madurez en aquellas empresas que ya tienen un sistema de gestión implantado, y que han tenido tiempo para asimilar el anterior

24. Conclusiones finales Se presta poca atención a evaluar el impacto de la implementación Los beneficios de implantar un sistema de gestión integral están claros para las empresas Los fallos son subsanables

25. Conclusiones finales El ritmo de implantación debe ser establecido por la empresa, así como la decisión de pasar de una fase a otra El problema no es que el consultor conozca o no el sector de actividad de la empresa, sino que la empresa conozca sus propios procesos Se ayuda poco al consultor

26. Conclusiones finales La satisfacción disminuye al aumentar la envergadura del proyecto Se confían en soluciones tecnológicas para solventar problemas organizativos El mayor factor de éxito en las implantaciones es la madurez de la organización La falta de formación adecuada de las personas en las que reside la capacidad de decisión les lleva a confiar en exceso en argumentos comerciales y descuidar criterios que deberían tener mayor peso

29. Análisis DAFO del proyecto

31. Probablemente realizar la implantación secuencialmenteEl equipo de proyecto debe adaptarse a las características de la organización y del proyecto (tamaño, alcance y complejidad), pero resultará fundamental siempre la participación de la dirección y la figura de un responsable o líder del proyecto.

33. Contactar con proveedores del software

34. Solicitar propuestas

36. Costes del proyecto, discriminado el coste de la implementación del coste de soporte post implementación.

37. Listado de consultores del equipo de trabajo con los CV de cada uno, función en el equipo, condiciones de sustitución.

38. Plan de contingencia en caso de no cumplir con el tiempo o presupuesto estimados.

39. Alcance del trabajo: implementación, mantenimiento, formación de usuarios

40. Listado con las obligaciones y recursos que tendrá que proveer la empresa

42. La empresa no debe olvidar que será ella quien deberá controlar la implantación, marcar el ritmo, llevar las riendas del proyecto.

44. Hay que tener en cuenta la Importancia del orden de las actividades formativas: Es útil comenzar primero por los que participan en el proyecto y, además, no esperar a la fase de post-implementación.