Una reflexión sobre el uso y el abuso de las redes sociales en la empresa.

1. Uso y no abuso de las Redes Sociales en la Empresa Alfredo Vela Zancada (@alfredovela) 1

2. La importancia de las redes sociales para las empresas En la actualidad cada vez son menos las empresas que no se dan cuenta de la importancia actual y futura de las redes sociales como una extensión más de la empresa. Algunas de las actividades que las empresas pueden realizar en ellas son: Fortalecer la imagen de marca. Realizar campañas de promoción de amplio impacto a bajo coste. Monitorizar la reputación online de la empresa. Dar servicios de valor añadido a sus clientes y proveedores. Permiten una adaptación sencilla a los dispositivos móviles. Satisfacer la demanda de la sociedad en este campo. Pero no siempre se hace bien y por ello se producen malos usos o abusos por parte de las empresas. 2

3. La importancia de las redes sociales para las personas Al igual que en el caso de las empresas los individuos se han percatado del valor de su presencia en las redes sociales. Algunas de las ventajas que consiguen son: Mantenimiento sencillo de la red de contactos. Acceso a personas lejanas a muy bajo coste. Fáciles de llevar en el teléfono. Divertimento. Establecimiento amplio de contactos profesionales. Pero cuando un individuo forma parte de una empresa se pueden presentar faltas de coherencia entre empresa y persona que hay que evitar. 3

4. ¿Está regulado el uso de redes sociales en las empresas por parte de los trabajadores? En la gran mayoría de las empresas no existe regulación alguna sobre el uso de las RRSS por parte de los trabajadores en su relación con la empresa. Más preocupante es todavía que ni tan siquiera se hayan dado cuenta de la necesidad de este tipo de regulación. Peguntas tan sencillas como estas nunca tiene respuesta: ¿Qué dice el reglamento de régimen interior de la empresa del uso de las redes sociales en relación con la misma? ¿Esta reglamentado el uso de las cuentas y perfiles de la empresa en relación con el uso particular del trabajador? ¿Qué canales de comunicación se pueden utilizar para el uso de información sensible para la empresa? 4

5. ¿Está regulado el uso de redes sociales por parte de las empresas para el control de sus trabajadores? Cómo en el caso anterior, tampoco se reglamenta que acceso pueden tener las empresas a los perfiles de los trabajadores y que uso pueden hacer de la información obtenida por estos canales. Se quedan sin respuesta preguntas como las siguientes: ¿La empresa puede visualizar los perfiles particulares de los trabajadores? ¿Es lícito prohibir a los trabajadores hablar sobre la empresa con sus perfiles particulares? ¿La empresa puede obligar a sus empleados a borrar sus perfiles profesionales? ¿Qué departamento o persona es el encargado de estos temas? 5

6. Motivos para usar las RRSS en las empresas por sus trabajadores. Existen muchos motivos “razonables” para usar RRSS en las empresas, algunos de ellos son: Si eres el Community Manager de la empresa o porque trabajas en una empresa que ofrece servicios de CM para terceros. Si utilizas cuentas de empresas para las relaciones con otros trabajadores, clientes y/o proveedores. Para potenciar la marca de la empresa, cuando ello forma parte del trabajo. La mayoría del resto del uso de las RRSS por parte de los trabajadores dentro de su horario de trabajo es difícil de justificar. 6

7. Casos en los que una empresa hace mal uso de las RRSS Algunos casos donde las empresas hacen mal uso o abuso de las RRSS son: No hacer uso de las RRSS. Cuando “obligan” a los trabajadores a utilizar el Social Media sin la formación adecuada y sin un plan de trabajo fijado. Cuando las utilizan para “poner a parir” a la competencia. Cuando habilitan un servicio de atención al cliente y/o empleados y no lo realizan adecuadamente. Cuando su Community Manager comenta a la empresa que se habla mal de la misma y le sueltan el típico “arréglalo que para eso te pagamos”. Cuando contratan servicios a terceros para la gestión del Social Media de la empresa sin saber que compran. Cuando visualizan los perfiles de sus empleados sin tener fines profesionales. Cuando se limitan a la monitorización de su reputación online sólo en el horario de trabajo. ¿el resto del tiempo no sucede nada? 7

8. Ejemplo de lo peligroso que es no estar en las redes: fotografía falsa de McDonald’s difundida en Twitter El cartel decía: Los afroamericanos deberían pagar 1,50 dólares extra como “una medida de seguridad debida en parte a una cadena de robos”. Además, en el cartel podía verse un número de teléfono que correspondía a KFC ¿Qué hubiera pasado si no se estuvieran monitorizando las redes sociales? 8

9. Consecuencias que causa el mal uso de las redes sociales por la empresa 9

10. Casos en los que un trabajador en la empresa hace un uso inadecuado de las RRSS Hay quién nada más llegar al trabajo abre en el ordenador su FaceBook, Twitter, correo electrónico personal, … y su trabajo no lo requiere Hay quien utiliza las cuentas de la empresa para hablar mal de la misma. (igual con las cuentas personales) Hay quien utiliza las cuentas de la empresa para hablar mal de su jefe, de sus clientes, de sus proveedores, de sus productos, … (igual con las cuentas personales) El uso del correo de la empresa para fines personales, para enviar “esos PowerPoints divertidos” o los videos de YouTube, o …. Cuando se publica material sensible de la empresa en distintos lugares del Social Media. Uso inadecuado de dispositivos móviles para el acceso a las redes sociales. 10

11. Algunos tweets sobre jefes 11

12. Algunos tweets sobre clientes 12

13. El abuso del Social media “es consentido” por la sociedad Dicho abuso no es mal visto en general por la sociedad y se utilizan frases con las siguientes para justificarlo: Si es que todo el mundo lo hace… Yo también tengo derecho a un rato de relax Es que ahora no tengo nada que hacer y me aburro Siempre se ha hecho esto … Cuanto tiempo tiene la gente libre… Si no se intenta mitigar esta mala praxis, lo que se conseguirá es que cada vez sea más abundante, por los que ya lo hacen y por los compañeros de los anteriores que al ver que no sucede nada imitan el comportamiento. 13

14. Consecuencias que causa el abuso de las redes sociales en la empresa 14

15. Algunas distracciones online y lo qu cuestan 15

16. La productividad ha aumentado con los avances tecnológicos, las RRSS no deben ser menos 16

17. Las pérdidas de tiempo en la empresa tienen un elevado coste económico 17

18. Cuánto tiempo se pierde online 18

19. El mal uso de las RRSS por los trabajadores ocasiona pérdidas en las empresas 19

20. ¿Debe restringirse el acceso al Social Media en el trabajo? 20

21. La procrastinación no solo es causa de las RRSS 21

22. Cómo actuar ante dichos abusos No hay un libro blanco de qué hacer en estos casos, porque depende de algunos factores cómo: Si se ha incumplido o no algún precepto legal. Si se ha incumplido alguna norma de régimen interno. El daño ocasionado, coste económico, coste en reputación online,… La intencionalidad del infractor. Pero algunas ideas que pueden ayudar son: Formar al personal en cómo actuar en las redes sociales. Explicar claramente el reglamento de régimen interior y la legislación implicada. Hablar con los interesados explicando que sus conductas son inadecuadas, y sancionar cuando sea necesario. 22

23. La dualidad de trabajador de una empresa y el perfil profesional personal A veces se producen conflictos entre la marca de empresa y la marca personal. Es habitual que los trabajadores de una empresa dispongan de perfiles profesionales en redes cómo Linkedin, Xing, Viadeo, … ¿cómo actuar en estos casos por parte del trabajador y de la empresa? ¿Hay que obligar a los trabajadores a utilizar un canal de comunicación controlable por la empresa? (Ej. No a mensajes en FaceBook o Linkedin con los perfiles personales) En ocasiones un trabajador dispone de un blog personal con carácter profesional donde puede verter opiniones que van en contra de los intereses de la empresa, ¿qué hacemos en este supuesto? 23

24. Algunas preguntas sobre las que reflexionar sobre la mala praxis en el uso del Social Media ¿Las empresas pueden y/o deben utilizar los perfiles de las RRSS en los procesos de selección de personal? ¿Los trabajadores deben publicar fotografías realizadas en los espacios y eventos de la empresas en sus perfiles? ¿Lo qué sucede durante el tiempo de fuera de la jornada de trabajo en relación con la empresa se debe regular? ¿Los objetivos personales en las redes pueden ir en contradicción con los de la empresa? 24

25. Ideas para evitar/mitigar el mal uso de las RRSS en la empresa Integrar el uso del Social Media dentro del reglamento de régimen interior de la empresa y explicarlo a los trabajadores de la misma. Establecer clausulas contractuales sobre el uso de las RRSS por parte de los trabajadores y el respeto hacia la imagen, datos, trabajadores, clientes y proveedores de la empresa. Atajar a tiempo cualquier abuso o mal uso de las RRSS en la empresa. Dar a conocer quién el la persona o departamento responsable para consultas de este tipo. Actualizar todas estas ideas con los cambios que se vayan produciendo. 25

26. Si la empresa retrasa el acometer estas tareas, cuando intente hacerlo puede ser demasiado tarde 26

27. Gracias por su atención www.revistaformacion.com alfredovela.wordpress.com infografiasencastellano.com lasotrasinfografias.com 27