Система мониторинга проектов - это: Повышение достоверности информации о ходе выполнения проектов Повышение эффективности использования собственных ресурсов Повышение качества выполнения планов проектов Сокращение затрат на формирование отчетности по проектам и увеличение качества отчетов Сокращение затрат на долгосрочное и краткосрочное планирование, расчет KPI Создание единого хранилища данных портфеля проектов Компании, регулярно собирающего и накапливающего информацию по различным показателям проектов: календарный план-график, риски, расчётные показатели KPI и динамики по ним   Обеспечение возможности фиксации сведений по проектам на русском и английском языках одновременно 

2. Цели внедрения системы
мониторинга проектов
 Повышение достоверности информации о ходе выполнения проектов
 Повышение эффективности использования собственных ресурсов
 Повышение качества выполнения планов проектов
 Сокращение затрат на формирование отчетности по проектам и увеличение
качества отчетов
 Сокращение затрат на долгосрочное и краткосрочное планирование, расчет KPI
 Создание единого хранилища данных портфеля проектов Компании, регулярно
собирающего и накапливающего информацию по различным показателям
проектов: календарный план-график, риски, расчётные показатели KPI и динамики
по ним
 Обеспечение возможности фиксации сведений по проектам на русском и
английском языках одновременно

3. Архитектура решения
Комплексная система мониторинга проектов строится на базе следующей архитектуры
Microsoft
SharePoint
Microsoft SQL
Server
Microsoft Project
Server
Microsoft
Word
Собственные
разработки

4. Объекты контроля и мониторинга
Контроль
проекта
Сводное резюме
по проекту
Утвержденные
показатели проекта
Сведения проекта
прошлого
отчетного периода
Прогресс
выполнения
Тренды изменений,
KPI
Риски проекта
Контрольные
вопросы

5. Пользователи системы мониторинга
Руководитель
проектного офиса
Координаторы
Руководитель
проектов
Сотрудники
компании
• Проводят
балансировку ресурсов
• Актуализируют проект
и утверждают с
координатором
проектов
• Оценивают степень
готовности отчетов,
утверждают или
отклоняют их
• Готовит
еженедельный
сводный отчет по
всем проектам для
Руководства
компании
• Вводят фактические
данные об
исполнении по
назначенным
работам

6. Исполнители актуализируют
статус задач и отправляют
факт на согласование РП
РП готовит статус-отчет по
проекту, согласовывает его
с подрядчиком по E-mail
(формат DOC)
Подрядчик согласует с РП
сроки выполнения работ
РП формирует в Project Server отчет
на согласование с координатором
РП и координатор обсуждают
результаты проекта.
Координатор утверждает или
отклоняет отчет по проекту
Руководитель проектного
офиса формирует сводный
отчет по всем утвержденным
проектам и отправляет его в
всем заинтересованным
лицам (формат DOC)
Руководитель организации
просматривает сводный
отчет по проектам
Процессработы

7. Комплексный подход к аналитике
Расчет трендов и
отклонений в
сравнении с
предыдущим
периодом
Единая база рисков
по всем проектам
Возможности
ретроспективной
аналитики.
Формирование
отчета по
проекту за
отчетный период
Единое хранилище
данных по всем
проектам за каждый
отчетный период
Оценка динамики
проекта
Возможность
консолидации
знаний и действий
по типовым
категориям рисков
Просмотр истории
по проектам
Просмотр
сведений проекта
за любой
прошедший
период

8. Сводный реестр отчетов проектов
Реестр содержит список всех проектов с цветовым выделением и настроенными фильтрами утвержденных и не
утвержденных отчетов в рамках текущего отчетного периода.
В реестре отчетов возможен просмотр последней утвержденной и черновой версии отчета по проекту.
Из данного представления формируется сводный отчет Summary по всем утвержденным проектам.

9. Сведения о ходе выполнения проекта

10. Оперативный анализ изменений за неделю
В системе отчетности осуществляется план-фактный анализ утвержденных показателей базового плана и
оперативный анализ изменений относительно плана проекта в прошлом отчетном периоде.
В отчете содержатся расчётные поля, позволяющие комплексно оценить фактический статус выполнения работ.

11. Учет рисков по проекту
Комплексная система мониторинга проектов осуществляет учет и мониторинг рисков. Для риска заполняются
атрибуты, назначается ответственный исполнитель и разрабатывается план действий по риску.
Все риски типизируются по категориям, что позволяет проводить комплексный анализ внутри портфеля проектов.

12. Контрольные вопросы по проекту
В рамках каждого отчетного периода руководитель проекта отвечает на опросник по статусу проекта с
фиксированным набором вопросов.
На основе выявленных проблем рассчитываются отклонения KPI по пяти индикаторам проекта.

13. Подготовка резюме по проекту
Комментарии к контрольным вопросам сводятся в единое представление. Отклонения KPI могут быть
изменены в сторону понижения. Тренды отражают динамику KPI в сравнении с прошлым отчетным периодом.
Руководитель проекта резюмирует статус проекта в письменной форме на двух языках.

14. Экспорт бумажных копий отчетов
 Отчеты по проектам могут экспортироваться в
форматы Excel и Word.
 Печать отчета и отправка по электронной
почте.
 Использование в презентационных
материалах, на встречах по проекту и в
прочей отчетности
Рассылка отчета заинтересованным лицам
 Автоматическая рассылка сформированной версии отчета
всем заинтересованным лицам, в том числе команде проекта.
 Список рассылки настраивается отдельно для каждого проекта

15. Формирование сводного отчета по всем
утвержденным проектам

16. Библиотека всех утвержденных версий
отчетов
 Хранение в едином месте всех
утвержденных версий отчетов в
формате Word или Excel.
 Быстрый доступ к отчетам всем
заинтересованным пользователям
 Автоматическое создание
файлов с утвержденной
версией отчета на русском
и английском языках

17. Основные преимущества системы
Автоматизация сбора и
хранения данных
Сокращение времени
на коммуникации
Актуальность и полнота
проектных сведений
Четкий процесс
согласования и
утверждения
Унификация форм и
шаблонов отчетных
документов

18. Эффективность работы в системе
 Сквозной процесс управления и
контроля проектов
 Работа пользователей в системе с
учетом настраиваемых прав доступа
 Сокращение времени на
коммуникации
 Своевременная осведомленность об
актуальном статусе проекта
 Возможность просмотра отчета в
любое время за любой период
 Минимальная трудоемкость на
подготовку отчетов
 База знаний по портфелю проектов
Процесс
формирования
еженедельного
отчета
60-65 %
Среднее время
формирования
отчета
1, 5 часа
Процесс
формирования
сводного
отчета
С 3 часов
До 10 мин