Predstavitev o običajno prezrtih vzrokih za neuspešnost projektov.

1. Kje projekti padejo v praksi in
kako lahko to preprečimo
Aleš Štempihar,
univ.dipl.ing.rač., ekon
Certif. CompTIA Project +
100+ izpeljanih projektov
100+ izobraževanj
30+ strokovnih člankov
20+ PM svetovanj
direktor ASKIT d.o.o.
Predsednik IIBA
Chapter Slovenia

2. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo
Agenda
 Predavateljevi  Problemska
pogledi na vzroke vprašanja
težav projektne udeležencev z
prakse odgovori predavatelja
in razpravo ostalih
udeležencev
2

3. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo
Vplivi na projekt malo drugače
1. Površinski odnos do osnov projektnega vodenja
2. (ne)Razumevanje smisla projekta in njegove povezanosti z
interesi ter motivi udeležencev
3. Prevzemanje odgovornosti tistega, ki ima tudi pooblastila
4. Vrednote udeležencev projekta, ki vplivajo na zmožnost
sodelovanja, na nivo vzpostavljenega timskega dela in nivo
integracije.
5. Notranji marketing projekta
6. Poslovna usmeritev vs projektna usmeritev
7. Sedem smrtnih grehov IT projektov
3

4. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo
1. Površinski odnos do osnov projektnega vodenja
Definicija PROJEKT-a (1/5)
= enkraten in časovno omejen
proces z unikatnimi rezultati.
Vprašanja za (samo)razmislek:
Ali kadar smo na projektu, res delamo
projektno ali še vedno delamo “redno”
Ali iščemo podobnosti ali posebnosti projekta.
Kaj so rezultati našega dela: izdelki, storitve, rešitve, prihodek,
zadovoljstvo,….

5. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo
1. Površinski odnos do osnov projektnega vodenja
Definicija PROJEKT-a (2/5)
= usklajeni napori večjega števila izvajalcev
organiziranih na neobičajen način
Vprašanji za (samo)razmislek:
Koliko smo zares med seboj usklajeni (pričakovanja udeležencev,
poslovne potrebe, pričakovani rezultati) ?
Ali projektne člane pripravimo na neobičajni način dela ?

6. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo
1. Površinski odnos do osnov projektnega vodenja
Definicija PROJEKT-a (3/5)
= zaključen proces izvajanja med seboj
logično povezanih aktivnosti, s katerim se
postopoma uresniči končni cilj projekta.
Copyright A.Stare 2004
Vprašanje za (samo)razmislek:
Ali vsi udeleženci enako razumejo smisel / končni cilj projekta ?

7. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo
1. Površinski odnos do osnov projektnega vodenja
Definicija PROJEKT-a (4/5)
= projekti so ključ(ni) za doseganje strateških ciljev
Vprašanji za (samo)razmislek:
Koliko (zares) povežemo projekt s strategijo?
Ali znamo pokazati, kako naši projekti podpirajo to strategijo?

8. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo
1. Površinski odnos do osnov projektnega vodenja
Definicija PROJEKT-a (5/5)
1995:
Projekt je težava, ki jo je potrebno razrešiti.
”A project is a problem scheduled for solution”, J.M. Juran
2005:
Projekt je skupek pridobitev, ki čaka na izvedbo.
”A project is a collection of value scheduled for
realization”, D.J. Anderson
Vprašanja za (samo)razmislek:
2015 ????
Kako dojemamo projekt? Kot priložnost ali le kot “delovno
obveznost “?
Kdo je odgovoren za rezultate projekta? Prejemnik rezultatov ali
izvajalec nalog? Tisti, ki naroča, ali tisti, ki izvaja ?

9. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo
2. Smisel projekta
ZAKAJ je projekt predlagan in potreben (ozadje projekta):
definira se poslovna potreba po spremembi oziroma poslovni
vzrok projekta (težava, izziv, priložnost, omejevanje tvegaj,
tehnološki napredek, zakonodaja), ki se ga nujno poveže s
poslovno strategijo organizacije.
NAMEN projekta: v največ dveh stavkih se zapiše vizija
projekta, ki je skladna s poslovno vizijo.
KAJ želi organizacija s projektom doseči: definirajo se poslovni
cilji projekta, ki izhajajo iz pričakovanih poslovnih koristi
(prihranki, prihodki, učinkovitost, konkurenčnost)
KAM v organizacijo je projekt umeščen
Šele nato: KAKO in OBJEKTNI CILJI, KDO, KDAJ
9

10. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo
2. Udeleženci
 na kick off-u niso razjasnjeni temelji za razumevanje vlog
udeležencev;
Zakaj sem tu?
Kdo ste vi in kaj pričakujete od mene?
Kaj počnemo?
Kako bomo opravili naše delo?
 kasneje se pojavljajo "novi" udeleženci s svojimi interesi.
Kaj je tu notri zame - what’s in it for me?
Kako bo to vplivalo name - what does this mean to me?
- how does this (change) affect
me?
Ali bi lahko zaupal - could I trust ?
10

11. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo
2. Udeleženci
 nepovezanost poslovnih ciljev in odgovornosti
udeležencev;
 ni povezanosti osebnih ciljev s cilji projekta kot element
motiviranosti; končni uporabniki (operativa) prepogosto
prevzamejo vodilno vlogo - forsiranje lastnih ciljev;
 Izvedite moderirano delavnico določitve udeležencev in
izvabljanja njihovih interesov in motivov.
11

12. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo
2. Vplivnost udeležencev
12

13. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo
3. Prevzemanje odgovornosti tistega, ki ima tudi pooblastila
 Običajno stanje: neaktivna vloga sponzorja;
sponzorji ne vedo kaj vse bi morali početi razen zagotavljanje
proračuna
 Poglobljeno razumevanje vloge sponzorja pomeni:
 iz
osebe, ki zagotavlja le denarna sredstva za projekt, v
odgovornega lastnika projekta, ki zagotavlja vse potrebne vire,
 iz
izhodišča IT projekt kot strošek in nuja, v izhodišče
razumevanja IT projekta kot investicijo v konkurenčno
prihodnost podjetja,
 iz
osebe, ki je le na kick off-u in nadzornih svetih projekta, v
osebo, ki aktivno sledi napredku projekta (portal, sestanki z
vodjem projekta) in zagotavlja stalno podporo pri ostalih
udeležencih.
13

14. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo
SPONZOR (lastnik projekta)
Sponzor je oseba, ki s svojo zavzetostjo v organizaciji omogoča
razvoj projekta. Je njegov zagovornik in podpornik.
Odgovornosti sponzorja:
zagotavlja poslovno orientiranost na projektu
preskrbi oz. pridobi finančna sredstva
pomaga analizirati ključne udeležence
izpogaja podporo pri ključnih udeležencih
zagotavlja politično mentorstvo projektnem vodji
nadzoruje izpolnitev (doseganje) večjih mejnikov
se vključi za odstranjevanje ovir (zapor)

15. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo
4. Razvoj projektnega tima
Od kohezivnosti (enotnosti) h koherentnosti (skladnosti)
medosebnih odnosov.
Kohezivni tim: meje med člani izginjajo, vsi se doživljajo enake, kar
pa ne prispeva k različnosti in spremembam ter duši pravo
ustvarjalnost. Zaradi skupnih obeležij doživlja skupina vse tiste, ki so
zunaj nje, kot potencialne sovražnike (»če nisi z nami, si proti nam«).
Ko tim ne vodijo več čustva, individualni interesi in enoumje,
postane razumski in preide na naslednjo raven koherentnosti, kjer
poleg povezovalnih sil med člani tima, ki sprožajo vzajemno
delovanje, vsak član lahko ohranja avtohtonost, izvirnost in
samoiniciativnost ter tako aktivno prispeva k skupnemu cilju.
15

16. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo
4. Razvoj projektnega tima
 ni prehoda iz skupinskega v timsko delo;
 projektna organiziranost (npr. IT projektov) z dvema PV še
krepi ločeno pripadnost – dvojnost projekta.
 Primer iz prakse: raftanje kot projekt
16

17. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo
4. Vrednote
17

18. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo
4. Nivo integracije
 Običajno organizacijsko stanje: vrtičkarstvo pred celoto,
optimum poameznih delov pred optimumom celote.
 Običajno projektno stanje: ni definiranih integracijskih točk
področij projekta in tudi ne rešitve.
 Običajno poslovno stanje: ni jasne integriranosti projektnih
pridobitev s poslovanjem - preskok od objektnih ciljev do
namena/smisla projekta.
 Centralizirano koordiniranje še
ni integracija.
18

19. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo
5. Notranji marketing projekta
 vodstvu se zdi samoumevno, da vsi podpirajo projekt,
pa seveda v praksi temu ni tako.
 s tistim kar imamo radi, se globlje povežemo;
 sledimo blagovnim znamkam;
 krepite blagovno znamko projekta, da se udeleženci
povežejo z njim: udarno kratko ime in znak, majice,
šalice, lokalno glasilo, intranet.
19

20. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo
6. Projektno - poslovno izhodišče
& Poslovna uspešnost
+ 12 mesecev
Projektna uspešnost Obseg / Kakovost
Uporabnost Zadovoljstvo kupcev
Stroški Čas
(proračun)
Poslovni učinki
20

21. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo
Projektni in poslovni zaključek
Kriteriji zaključka (Completion criteria)
Kriteriji oz. pogoji zaključka označujejo, kaj mora biti izpolnjeno
za zaključek projekta (go live).
Primeri:
Zaključene dodelave, oblikovani izhodni dokumenti in potrebna poročila
Delovanje programske opreme brez napak
Preneseni podatki
Usposobljeni zaposleni kaj in kako se bo delalo drugače (organizacijski
predpisi, procesne spremembe)
Izšolani končni uporabniki za delo s programi
Dodeljene pravice dostopa vsem uporabnikom
Shranjevanje podatkov
Določitev kontrolnih točk delovanja novega sistema po “go live”
Vzpostavljena ekipa pomoči po go live
Rezervirana prisotnost izvajalca

22. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo
Projektni in poslovni zaključek
Kriteriji uspešnosti (Success Criteria)
V kriterijih uspešnosti so definirani merljivi poslovni rezultati,
ki naj bi jih zagotavljal produkt, npr. povečanje prihodka, višja
stopnja produktivnosti, omejevanje kadrovskih potreb.
Ta del opredelitve obsega je zelo pomemben kot orodje za
ovrednotenje projekta po njegovem zaključku. Na njega se
sklicujejo udeleženci, ko primerjajo dejanske poslovne
učinke z načrtovanimi.
Vsak kriterij uspešnosti mora biti merljiv oz. primerljiv z
istovrstnim podatkom pred izvršitvijo projekta. Bistvo kriterijev
uspešnosti je zagotoviti metriko s katero lahko izmerimo ali je
bil projekt uspešen ali ne.

23. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo
Projektni in poslovni zaključek
Merjenje poslovnih koristi
Zakaj ni npr. dviga produktivnosti
Korektivni ukrepi
23

24. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo
Težave v praksi ima torej največkrat svoj izvor v :
1. Površinskem razumevanju osnov projektnega vodenja.
2. Neizvedbi ali preslabi izvedbi analize deležnikov.
3. Nedefiniranem in pomanjkljivem komuniciranju smisla (glavnega
namena) projekta. in njegove povezanosti z interesi ter motivi
deležnikov.
4. Neizvajanju vloge, odgovornosti in nalog, ki naj bi jih prevzel
sponzor projekta, pa jih namesto njih bolj ali manj uspešno izvaja
projektni vodja, ki nima ustreznih pooblastil.
5. Različnih vrednot udeležencev projekta, ki vplivajo na zmožnost
sodelovanja, na nivo vzpostavljenega timskega dela in nivo
integracije.
6. Neizvajanja notranjega marketinga projekta, kar vodi do
pomanjkljive podpore projektu.
7. Dajanju poudarka predvsem projektni uspešnost in premajhni
usmerjenosti v poslovno uspešnost.
24

25. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo
II. del - Problemska vprašanja udeležencev,
odgovori in razprava
ales.stempihar@askit.si
www.askit.si
Se vidimo na
25