1. Tietopyynnöistä
win/win-tilanteita
viranomais-
organisaatioille
Aleksi Koski
FM, yhteisöviestintä
email: aleksi.koski@jyu.fi
puh: 044-0333897
Linkit lähteisiin:
Artikkeli Tietopyyntöjen yhteinen sävel
teoksessa Julkisuusjournalismi.
Kuutti, H. (toim.) 2011. Jyväskylän
yliopisto, Viestintätieteiden laitos. s.
382–395.
Pro Gradu -tutkielma: Tietopyynnöt
viranomaisille: Kehittävä,
yhteisöviestinnällinen näkökulma.

2. Julkisuuslaki velvoittaa viranomaista
• Kenellä tahansa on oikeus lähestyä ketä tahansa
viranomaista ja pyytää mitä tahansa tietoa.
Viranomaisen on käsiteltävä pyyntö ja joko:
1. antaa tietoa pyytäneelle halutut tiedot tai
2. perustella tietoa pyytäneelle, miksei tietoja luovuta
ja kertoa minne voi päätöksestä valittaa.
• Laki vaatii, että viranomaisen on aina vastattava
tietopyyntöön!
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (21.5.1999/621)

3. Viranomaisen ongelmat
1. Tietopyyntöjen käsittely kuluttaa viranomaisen resursseja eli
palkatun henkilökunnan aikaa ja vaivaa; viranomaiset haluaisivat
keskittyä ensisijaiseen viranomaistehtäväänsä.
(esim. tietopyynnöt ylilääkäreille terveydenhoidon hallinnon kuluista)
2. Julkisuuslakia tulkitaan tapauskohtaisesti, mikä tuottaa
tulkintaongelmia. Lisäksi muut lait ja asetukset, kuten
henkilötietolaki, on huomioitava päätettäessä tietopyynnöistä.
(erityisesti ristiriidat yksilöiden kesken, esim. henkilötietokysymykset)
3. Tietoa organisaatiosta ei haluta antaa, koska se voisi tuottaa
ongelmia organisaatiolle.
(ei legitiimi ongelma: kyseessä on viranomaisen laillinen velvollisuus, eli
se on osa viranomaisen tehtävää)

4. ”Mikä olisi paras tapa hoitaa
tietopyyntötilanteet viestinnän
näkökulmasta?”
• Kysymys on normatiivinen, eli esittäessä, että jokin vaihtoehto on
parempi kuin muut, on näkökulma perusteltava:
• Normeja tärkeysjärjestyksessä:
1. (Viestinnän) Etiikka
2. Julkisuusperiaate (henki lain takana)
3. Laki (Julkisuuslaki, sekä esimerkiksi henkilötietolaki, alakohtaiset
säädökset)
4. Muut (organisaation tehtävä, strategia, tavoitteet, yms.)
= Hyvä viranomainen toteuttaa tietopyynnöt: 1) eettisesti, 3) lain ja
2) sen hengen mukaisesti sekä 4) tehokkaasti (mahdollisimman
vähällä vaivalla, jotta resurssit riittävät ydintoimintaan). Tavoitteena
on tiedonhankinnan onnistuminen ja kansalaisen oikeuksien
toteutuminen.

5. Tietopyynnön onnistuneisuus ja sen
käsittelyyn kulunut aika*
Onnistunut Osittain Ei saanut Yhteensä
tietopyyntö onnistunut tietoa
tietopyyntö
Alle tai 5 6 11 9 26
arkipäivää
Alle tai 2 7 9 7 23
viikkoa
Yli 2 viikkoa 4 10 4 18
Yhteensä 17 30 20 67
* Lisää tietopyyntötestin tuloksia artikkelissa Tietopyyntöjen yhteinen sävel teoksessa
Julkisuusjournalismi sekä opinnäytetyössä Tietopyynnöt viranomaisille: kehittävä,
yhteisöviestinnällinen näkökulma.

6. Selitys tuloksiin (1/3):
• Useimmiten tietopyynnöt epäonnistuivat
kokonaan tai osittain. Ratkaisevia ominaisuuksia
olivat:
• Viranomaisen ominaisuudet:
1. asian käsittelijöiden tietotaidot (laki ja/tai tekniikka)
olivat heikot ja/tai
2. organisaation sisäinen tietopyyntöprosessi ontui
ja/tai
3. asian käsittelijöiden asennoituminen ei tukenut
tiedonhankintaa
• Jälkimmäisin syy on erityisen tärkeä, koska...

7. Selitys tuloksiin (2/3):
• Keskeisin syy tiedonhankinnan epäonnistumiselle: tiedonhankkija
itse ei osaa yksilöidä/ymmärtää haluamaansa tietoa tai ei ole
riittävän aktiivinen.
• Tieto ei löydy asiakirjoista, vaan tiedonhankkija käyttää asiakirjoja
rakennusaineksena ymmärryksen muodostamiseen asiasta:
tiedonhankkijalla on ongelma tai tiedontarve, johon yrittää vastata
(sensemaking -näkökulma)
• Tiedonhankkijalla ei aina ole riittävää ymmärrystä siitä,
1. Millaisia asiakirjoja on olemassa,
2. Miten ja missä muodossa asiakirjoja on saatavilla, tai
3. Miten asiakirjoja tulkitaan oikein.
• ”vika” on siis tiedonhankkijan, mutta ongelma on viranomaisen,
sillä...

8. Selitys tuloksiin (3/3):
• Tiedonhankinta on työlästä, negatiivisia tunteita herättävää työtä,
jota ei tehdä huvikseen
• tiedonhankkijakin tahtoo löytää haluamansa nopeasti ja
mahdollisimman vähällä vaivalla
• Tiedonhankkija hyväksyy kieltävän vastauksen tietopyyntöön tai
osaan siitä, jos viestintä on asiallista, perusteltua ja tiedonhankkija
kokee tulleensa kuunnelluksi.
• Heikolla viestinnällä aiheutetaan:
1. ylimääräistä työtä, koska jotkut tiedonhankkijat ovat erittäin
sinnikkäitä, eivätkä lopeta ennen kuin asia on ratkaistu (vaikka
käräjillä).
2. imago- ja mainehaittaa sekä rapautettua luottamusta, mikäli
tiedonhankkijalla on mielikuva, että viranomainen ei toimi oikein.

9. Yhteenveto:
• Jotta tietopyyntöprosessi sujuisi mahdollisimman
nopeasti ja tiedonhankkijaa tyydyttävästi, pitää
viranomaisen:
• huolehtia tarvittavasta laintuntemuksesta ja teknisistä
taidoista tietopyyntöjen käsittelyyn ja asiakirjojen jakoon
• huolehtia kuntoon organisaation sisäiset prosessit, jotta
tiedonhankinta ei juuttuisi byrokratian rattaisiin
• asennoitua ratkaisemaan tiedonhankintapyyntöjä
1. kuuntelemaan ja selvittämään tiedontarve (kenties jo
etukäteen)*
2. pyrkiä varmistamaan tiedonhankkijan tiedot ja valistamaan
viranomaisen toiminnasta ja hallussa olevan tiedon laadusta
sekä käyttötarkoituksista tarpeen mukaan sekä
3. aktiivisesti tukemaan tiedonhankintaa neuvoen ja kysellen
*Muista hienovaraisuus! Kysymys, miksi tietoa haetaan, koetaan usein hyvin tunkeilevana:
useimmissa tapauksissa laki ei velvoita antamaan mitään selitystä tiedonhankinnan syylle.

10. Tarkempia tietoja:
• tutkimuksen taustoista ja yksityiskohdista
• tutkimustuloksista
• tietopyyntöjen onnistumisista ja
epäonnistumisista
• käytännön vinkkejä tietopyyntöjen hoitoon ja
viranomaisen toiminnan kehittämiseen
1. Artikkelissani teoksessa Julkisuusjournalismi
2. Pro gradu -opinnäytetyössäni
3. Ota yhteyttä! Aleksi Koski: aleksi.koski@jyu.fi, puh:
044-0333897