Kursus Profesionalisme Pekerjaan (DVM)

1. Objektif:
1. Menerangkan definisi dan ciri-ciri projek.
2. Menerangkan definisi pengurusan projek dan tender.
3.Siapa yang bertanggungjawab untuk menguruskan projek.
4.Menerangkan faktor kejayaan sesebuah projek.

2. CIRI-CIRI PROJEK
Mempunyai satu matlamat khusus.
Bersifat sementara.
Memerlukan sumber-sumber.
Memerlukan penaja utama.
Merupakan satu perkara yang tiada
kepastian.
Prof_JoB/KVSK_MitA_Sem8

3. DEFINISI PROJEK
 Projek didefinisikan sebagai satu aktiviti operasi yang wujud hanya sekali-
sekala dalam tempoh masa yang tertentu.
 Projek merupakan aktiviti yang besar dan akan mempengaruhi masa
depan syarikat. Contohnya seperti projek pembinaan kemudahan,
bangunan kilang, pusat membeli belah dan pemasangan sistem komputer
 Mengandungi beberapa elemen:
–Masa
–Peruntukan
–Matlamat
Prof_JoB/KVSK_MitA_Sem8

4. PENGURUSAN
PROJEK
Apa yang dimaksudkan dengan Pengurusan Projek??
 merupakan satu pengurusan yang melibatkan pembangunan,
perubahan dan inovasi dalam kerja operasi.
 merangkumi aktiviti seperti merancang dan pengawalan
sesuatu projek dengan bergantung kepada kekangan
belanjawan supaya projek dapat disempurnakan dalam
tempoh masa yang ditetapkan.
Prof_JoB/KVSK_MitA_Sem 8

5. Elemen² dalam
Pengurusan Projek
 Sesuatu projek biasanya memerlukan alat-alat dan kemahiran di luar
sistem pengeluaran. Organisasi projek akan dibentuk untuk memudahkan
proses perjalanan projek menjadi lebih lancar dan sempurna.
 Terdapat TIGA peringkat pengurusan projek yang utama iaitu :-
 Perancangan
 Penjadualan
 Pengawalan
 Ketiga-tiga peringkat ini akan digunakan dalam teknik PERT, CPM dan
carta Gantt
Prof_JoB/KVSK_MitA_Sem 8

6. Contoh Struktur Organisasi
Projek
Prof_JoB/KVSK_MitA_Sem8
Rajah 1: Struktur Organisasi Projek

7. 1.Perancangan
Prof_JoB/KVSK_MitA_Sem8
 merupakan salah satu daripada peringkat pengurusan projek yang utama
yang merangkumi aktiviti menentukan objektif projek.
 bertujuan untuk memudahkan pengurus dan pasukannya menjalankan
sesuatu projek.
 projek akan dibahagikan kepada beberapa komponen yang lebih terperinci
dengan kaedah yang dikenali sebagai struktur pembahagian kerja.

8. Rajah 2: Carta Alir Struktur Pembahagian Kerja

9. 2. Penjadualan
• Proses penjadualan diperlukan untuk menganggarkan jangka masa yang
diperlukan untuk menyiapkan setiap aktiviti projek.
• Anggaran tempoh masa menyiapkan projek ditetapkan dengan membuat
perbandingan dengan objektif projek syarikat.
• Penjadualan perlu dilakukan untuk :-
 Menentukan dan menghubungkaitkan antara aktiviti dengan aktiviti
yang lain.
 Mengenalpasti hubungan sebelumnya antara aktiviti. Hubungan ini
akan ditunjukkan melalui teknik CPM/PERT yang melibatkan graf
rangkaian.

10. Contoh hubungan aktiviti melalui rangkaian ditunjukkan oleh Rajah 3 di bawah:
 Menetapkan jangkamasa untuk menyiapkan penyenggaraan setiap aktiviti.
Anggaran tempoh perlaksanaan projek perlu dibuat untuk mengelak kerugian dari
segi masa dan kos.
 Mengoptimumkan penggunaan sumber tenaga dan bahan mentah dengan lebih
cekap.
Penjadualan

11. Penjadualan
• Carta Gantt yang merupakan salah satu teknik penjadualan yang popular.
• Carta Gantt juga dikenali sebagai carta bar dimana setiap aktiviti projek
akan ditunjukkan bersama tempoh masa perjalanannya.
• Carta Gantt digunakan kerana ia dapat membantu pengurus mengenal
pasti :-
i. semua aktiviti yang telah dirancang.
ii. Pelaksanaan aktiviti pekerjaan yang ditunjukkan
iii. Anggaran masa untuk aktiviti-aktiviti direkodkan
iv. Jangkamasa keseluruhan projek dilaksanakan

12. Carta Gantt
Rajah 4: Contoh Carta Gantt untuk Projek Pembinaan Rumah

13. 3.Pengawalan
 tertumpu kepada peringkat pengawalan yang merangkumi
pengawalan sumber, kos kualiti dan belanjawan.
 Pengawalan bertujuan untuk:-
 Memastikan semua aktiviti dikenalpasti
 Memastikan semua aktiviti dapat disiapkan dalam masa
yang ditetapkan
 Memastikan sumber-sumber yang diperlukan dikenalpasti
 Memastikan perubahan dalam jadual akan berlaku
sekiranya terdapat sebarang perubahan atau pembaharuan
dalam projek.

14. Rumusan

15. Faktor Kejayaan Projek
 Sebab utama mengapa projek gagal atau sebahagian gagal:-
–Keperluan yang tidak lengkap & sentiasa berubah.
–Penglibatan pengguna terhad
–Kekurangan sokongan eksekutif
–Kekurangan sokongan teknikal
–Perancangan projek yang lemah
–Objektif yang samar
–Kekurangan sumber yang diperlukan

16. Faktor Kejayaan Projek
Sebab utama mengapa projek berjaya:
–Keperluan sistem di definisikan secara jelas
–Penglibatan pengguna
–Sokongan dari pihak pengurusan atasan
–Perancangan projek yang terperinci dan menyeluruh
–Penjadualan dan milestone yang realistik

17. TENDER
• Definisi
 satu penyataan harga yang diterima sebagai pertukaran kepada
penyediaan barangan@perkhidmatan.
 tawaran rasmi dibuat bagi melakukan sesuatu pada harga
tertentu.
• tender dibuka untuk menjadi pembekal bahan@sumber untuk
syarikat; kerja-kerja pembersihan kawasan kilang; pembekal
pengawal keselamatan dan sebagainya.
• Proses menender terdiri daripada:

18. Proses Menender
1. Analisa pembida
bagi tender
2.Proses
Memilih
3.Lantikan
4.kemas kini
rekod
5.Hubungi penyedia
sumber (pembekal)
6.Cari nombor hubungan
pembekal dalam
pangkalan data
7. hubungi
kontraktor/vendor
8. membuat
pesanan
9. tindakan
susulan
10. pantau
pelaksanaan
projek
Proses Menender

19. Jenis² Tender
 Tender Terbuka
• digunakan oleh kerajaan & badan² berkanun dalam memilih
kontraktor yang sesuai untuk sesuatu projek.
KELEBIHAN KEKURANGAN
-Lebih Adil -membazirkan masa dan wang
-Membuka peluang kepada semua
kontraktor yang berminat untuk
menender termasuk kontraktor yang baru
berdaftar dan kurang berpengalaman.
-Kurang sesuai untuk projek yang perlu
disiapkan dengan segera
-beri peluang kepada kontraktor untuk
bersaing dan tiada pakatan harga berlaku
(Milne, 1980).
-kontraktor berkemungkinan akan
mengurangkan kualiti kerja untuk
mengelakkan kerugian (Ramus, 1981)

20. Jenis² Tender
 Tender Terpilih
-satu senarai kontraktor yang berkemahiran dan sesuai untuk kerja tertentu
akan dikenalpasti
-hanya kontraktor² yang terpilih dijemput untuk membuat proses menender.
KELEBIHAN KEKURANGAN
-klien boleh mendapatkan hasil kerja yang
berkualiti dan sempurna.
-Tidak membuka peluang kepada semua
kontraktor
-sesuai untuk kerja² khas yang memerlukan
kemahiran tertentu yang tiada pada
kontraktor utama.
-klien mungkin tidak akan mendapat harga
yang paling rendah.
-mengurangkan risiko mengalami
kegagalan dan mengurangkan kos untuk
menyediakan tender.
-terdapat pakatan harga dalam kalangan
kontraktor-kontraktor yang terpilih.

21. Jenis² Tender
 Tender Perundingan
-alternatif kepada kompetitif tender seperti tender terbuka dan tender terpilih.
-klien boleh berunding dengan satu@sekumpulan kontraktor mengenai projek yang
akan dijalankan sebelum memilih kontraktor yang sesuai.
-terbahagi kepada 2 jenis iaitu:
a) Satu Tahap Perundingan
-peringkat pertandingan, kontraktor dijemput untuk bertanding dari segi masa
penyiapan, harga tender dan sumbangan terhadap rekabentuk.
b) Dua Tahap Perundingan
-kontraktor yang telah terpilih akan berbincang dengan lebih teliti dengan klien tentang
harga² dan syarat² dalam kontrak seperti dalam tender satu tahap perundingan.

22. Jenis² Tender
-membolehkan kontraktor memberi nasihat yang sesuai tentang reka bentuk,
penggunaan bahan, cara pembinaan dan sebagainya semasa peringkat reka
bentuk
-hanya akan digunakan jika terdapat sebab² tertentu seperti:
i)perlu memilih kontraktor yang mempunyai kemahiran dalam pengurusan
ii)berupaya menghasilkan projek yang berkualiti tinggi
iii)berupaya menyiapkan kerja dalam masa yang singkat (Milne, 1980)
Tender Pra-Kelayakan
-hanya terbuka kepada semua kontraktor yang mempunyai kemahiran dan
pengalaman tertentu di samping mempunyai pusingan modal yang cukup dan
rekod kerja yang baik.
-klien lebih terjamin untuk mendapatkan kontraktor yang berkaliber dan dapat
menyiapkan kerja dengan kos, masa dan kualiti dengan baik.

23.  Amalan² dan prinsip² penting yang diamalkan dalam menggunakan kaedah
pengurusan projek:
a) Analisis Jaringan
b) Pengurusan Berpandukan Objektif (Management By Objectives (MBO)
c) Pengurusan Berpandukan Pengecualian (Management By Exception (MBE))
i) Meminimumkan Kos
ii) Memperuntukkan Sumber
iii) Menyetarakan Sumber
d) Menguruskan Sumber Manusia
e) Menguruskan Komunikasi
f) Menguruskan Kualiti
g) Menguruskan Kontrak/Perolehan
h) Menguruskan Risiko
i) Menguruskan integrasi Projek
Amalan pengurusan

24. Kaedah dalam
perancangan projek
a) Carta Palang (Carta Bar)
-boleh digunakan dalam pelbagai keperluan perancangan
-masih menjadi pilihan untuk mempersembahkan perancangan projek di
kebanyakan pejabat, tapak projek dan kilang².
-alat kawalan kualiti harian yang sesuai digunakan-personel di semua
peringkat pengawasan dan pengurusan.

25. -kategori carta palang:
a) Masa
• menggunakan skala di mana paksi mengufuk mewakili elemen masa bagi
perancangan projek
• palang mengufuk-mewakili tugasan @ aktiviti yang terdapat dalam projek
panjang -menunjukkan berapa lama masa yang dijangka untuk disiapkan.
Rajah 1: Contoh Carta Palang

26. Rajah 2: Contoh Carta Palang bagi Perancangan Projek

27. Rajah 3: Contoh Carta Palang Yang
dilukis menegak

28. Penunjuk Semasa
Satu garis menegak:- merujuk kepada aktiviti yang sudah selesai pada waktu tersebut
(sebelah kiri garis)
:- aktiviti yang belum siap (sebelah kanan garis)

29. • kod warna atau lorekan menggambarkan:
a) jabatan
b) jenis aktiviti
c) orang yang bertanggungjawab ke atas aktiviti
• Warna merah digunakan:-
 menunjukkan kritikalnya aktiviti tersebut disiapkan sekiranya tarikh
siap projek ingin dicapai.
Pengekodan

30. Carta palang bagi penjualan semula sumber
• Carta Palang Berkod
-kaedah untuk menjadualkan semula penggunaan@keperluan sumber bagi kegunaan
projek kecil.
Carta Gantt
• dicipta oleh Henry L.Gantt pada tahun 1910
• menunjukkan hubungan antara aktiviti² dalam projek merujuk masa