Rapat adalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran dan mengambil keputusan bersama. Rapat digunakan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, atau memberikan motivasi. Tujuan, peserta, dan agenda rapat perlu ditetapkan sebelumnya agar rapat berjalan efektif.

1. Definisi Rapat
Rapat adalah berkumpulnya sekelompok orang
untuk menyatukan pemikiran guna
melaksanakan urusan perusahaan. Dalam bab ini
membahas rapat formal yang melibatkan empat
orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan
untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan
kebijaksanaan, pengambilan keputusan, atau
pemberian motivasi kepada armada penjualan.

2. Arti Rapat dalam Organisasi
Rapat merupakan sarana komunikasi dalam
organisasi. Meskipun demikian, rapat tidak
selalu menghasilkan keputusan yang efektif.
Setiap hari suatu organisasi atau perusahaan
menerima informasi dari berbagai organisasi
lain. Kecepatan arus informasi memerlukan
keputusan yang tepat. Keputusan yang
diambil berdasarkan informasi akan
berpengaruh pada aspek perusahaan.

3. Pertimbangan penyelenggaraan Rapat
Perlu atau tidaknya penyelenggaraan rapat
didasarkan pada beberapa pertimbangan
sebagai berikut:
1. Tujuan Rapat
2. Ketepatan Waktu
3. Kemungkinan Terjadi Sesuatu Jika Rapat
Tidak Diselenggarakan
4. Alternatif Selain Rapat

4. Perlunya Menetapkan Tujuan Rapat
Rapat, pada umumnya dikategorikan sebagai
rapat informasional, atau rapat
pengambilan keputusan. Tujuan rapat
informasional adalah berbagai informasi
dan mengoordinasikan suatu tindakan.
Rapat ini dapat meliputi “briefing” per
orang oleh setiap peserta atau presentasi
oleh pimpinan yang diikuti dengan
pertanyaan dari peserta.

5. Siapa yang Harus Hadir dalam Rapat
Rapat akan kurang berarti jika tanpa diikuti oleh
orang-orang yang mempunyai informasi penting
yang berhubungan dengan subyek rapat. Untuk
memudahkan mengundang orang dalam rapat,
maka ingatlah aturan ini, 8-18-1800:
1. 8 orang peserta
2. 18 orang peserta
3. Jika ingin menyebarluaskan informasi,
kirimkanlah sebuah memo.

6. Agenda Rapat
Contoh Agenda Rapat:
1. Presensi 9. Penundaan
2. Persetujuan agenda
3. Persetujuan durasi waktu rapat
4. Laporan Pimpinan
5. Laporan Manajer
6. Pekerjaan yang tertunda
7. Pengembangan Tugas
8. Pengumuman

7. Fungsi Rapat dalam Komunikasi
Fungsi rapat adalah mengikuti informasi yang
berkembang dengan cepat. Manajer
menerima informasi melalui sistem
komunikasi yang sangat cepat dari berbagai
perusahaan dan individu dari berbagai
penjuru. Pengambilan keputusan yang
didasarkan pada informasi berpengaruh pada
setiap aspek perusahaan: penjualan,
pemasaran, manufaktur, keuangan dan
perencanaan.

8. Klasifikasi Sifat Rapat
Rapat yang baik mempunyai ciri-ciri sebagai
berikut:
• Tujuan rapat diketahui dan dipahami oleh
semua peserta rapat.
• Agenda disusun untuk mencapai tujuan rapat.
• Rapat diikuti oleh orang-orang yang
berkompeten, baik sebagai kontributor
ataupun penerima informasi dari rapat
• Langkah lanjut purnarapat disusun dengan
baik.

9. Alasan Penyelenggaraan Rapat
Banyak alasan penyelenggaraan rapat. Alasan
yang paling tepat dapat dikemukakan sebagai
berikut:
1. Untuk menerima laporan dari peserta rapat
2. Untuk mencapai keputusan bersama
3. Untuk menganalisis atau memecahkan
permasalahan.
4. Untuk menyampaikan informasi penting
kepada audiensi.

10. Perencanaan Rapat
Sebelum mengundang orang untuk mengikuti
rapat, perlu dipertimbangkan dengan matang
tentang perlu atau tidaknya
menyelenggarakan rapat:
1. Menentukan tujuan
2. Memilih peserta rapat
3. Menyusun agenda

11. Persiapan Rapat
Langkah-langkah penting yang perlun
diperhatikan untuk mempersiapakn rapat
adalah, sebagai berikut:
1. Menyiapkan agenda rapat
2. Penyampaian undangan rapat lebih awal
3. untuk memberikan waktu yang cukup kepada
peserta
4. Memastikan semua yang diundang dapat
hadir
5. Memastikan kesiapan fasilitas

12. Suasana Rapat
Suasana rapat mudah berubah menjadi negatif
oleh pengaruh kejadian-kejadian kecil sebagai
berikut:
• Pimpinan rapat datang terlambat
• Ruang rapat tidak dipersiapkan dengan baik
• Pimpinan membuka rapat dengan berkelakar
• Pimpinan kurang siap atau memulai rapat
dengan kata-kata yang bernada ragu
• Peserta rapat datang terlambat

13. Jumlah Peserta Rapat
Jumlah peserta rapat ditentukan
berdasarkan jenis rapat. Rapat
diklasifikasikan dalam dua jenis, yaitu :
1.presentasi
2. rapat kerja.

14. Membuka Rapat
Pimpinan rapat yang efektif membuka
rapat dengan pernyataan ringkas tentang
tujuan penyelenggaraan rapat. Kata-kata
dalam pernyataan pembuka rapat harus
singkat dan to the point. Pendapat
pribadi tentang rapat yang
diselenggarakan tidak perlu diutarakan di
depan forum peserta.

15. Menutup Rapat
Pada akhirnya sebuah rapat, pimpinan harus
dapat menutup rapat pada saat yang tepat.
Apabila semua pokok bahasan yang tersebut
dalam agenda telah tercakup dalam rapat, ada
kecenderungan peserta untuk mulai membuat
rekapitulasi. Mereka kembali ke butir bahasan
yang telah dibahas, memulai diskusi baru, dan
mengulangi pokok pembicaraan yang telah
dibahas dalam rapat.