Dokumen ini memberikan panduan mengenai pengurusan stor di UTM. Ia menjelaskan definisi stor dan stok, proses penerimaan, penyimpanan, pengeluaran dan pemeriksaan barang, serta objektif dan fungsi pengurusan stor yang cekap dan berkesan.

1. 7/8/2010
1
TATACARA
PENGURUSAN STOR
Disediakan oleh :
Puan Fadzillah binti Rahman
Unit Belanjawan & Stor Pusat
Pejabat Bendahari, UTM
DEFINISI STOR
• Tempat bagi melaksanakan penerimaan,
perekodan, penyimpanan,
penyelenggaraan, pengendalian dan
pengeluaran stok.

2. 7/8/2010
2
BARANG-BARANG STOR
3
DEFINISI STOK
• Stok bermaksud barang-barang belum
Stok bermaksud barang barang belum
guna dan perlu disimpan untuk tujuan
operasi atau penyelenggaraan termasuk
bekalan pejabat, ubat-ubatan, alat ganti,
keselamatan, makmal, bengkel, dan
g
sebagainya.

3. 7/8/2010
3
PENGURUSAN BARANG BARANG STOR
DELIVERY
ORDER
Semak:
BIN KAD,
STOK KAD
REKOD
PEMBELIAN
Semak:
Pesanan
Tempatan ,
Invois, Jumlah
barang
Tandatangan:
Borang
Penerimaan
Barang
PENERIMAAN
BARANG Pastikan:
Rekod-rekod
dokumen
dicatitkan Jumlah
Barang
BIN KAD, STOK
KAD
Pastikan:
LAPORAN
PT
Tandatangan:
Borang
Pengeluaran
5
Baki di Bin Kad
bersamaan
dengan baki
barang yang ada
REKOD
1. Laporan pemeriksaan
2. Baki fizikal barang
dalam simpanan
3. Barang yang rosak dan
berlebihan PENGGUNAAN
/ KELUARAN
BARANG
Pengeluaran
Barang
OBJEKTIF PENGURUSAN STOR
• Pengurusan Stor hendaklah dilaksanakan secara
t t k d b k b i tik
teratur, cekap dan berkesan bagi memastikan :-
(a) Stok sentiasa ada apabila dikehendaki dan
menepati kehendak pelanggan; dan
(b) Kualiti stok sentiasa terjamin dengan cara
memberi perlindungan, penjagaan dan
penyelenggaraan yang sewajarnya semasa dalam
simpanan.

4. 7/8/2010
4
FUNGSI STOR
• Fungsi Stor ialah memberi perkhidmatan bekalan
kepada pelanggan dengan melaksanakan tugas-tugas
p p gg g g g
berikut :-
(a) Menerima barang-barang yang dipesan dengan
mengesah dan memperaku serahan barang-barang
oleh pembekal.
(b) Menyimpan stok mengikut kaedah dan lokasi-
lokasi yang ditetapkan dengan menggunakan
ruang stor secara optimum.
(c) Menjaga dan menyelenggara stok supaya sentiasa
dalam keadaan baik dan boleh digunakan.
(d) Mengeluarkan stok mengikut keperluan
(d) Mengeluarkan stok mengikut keperluan
pelanggan.
(e) Menyelenggara rekod-rekod bagi setiap transaksi
keluar masuk stok secara tepat, teratur dan
kemaskini.
(f) Merancang dan mengurus penokokan stok bagi
memastikan kedapatan stok mengikut paras yang
ditetapkan.

5. 7/8/2010
5
(g) Mengendali pembungkusan dan penghantaran stok
kepada pelanggan.
(h) Menjalankan pemeriksaan bagi mengesan dan
mengenalpasti sebarang kelemahan yang menyebabkan
b l k li ih t k t k k l t t h
berlaku perselisihan stok, stok rosak, usang, luput tempoh
penggunaan dan tidak bergerak.
(i) Menyediakan sistem kawalan keselamatan dan kebakaran
serta penyelenggaraan kebersihan stor.
(j) Mengambil tindakan pelupusan ke atas stok yang
/ b l t k l t t h tid k
usang/obselete, rosak, luput tempoh penggunaan, tidak
boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak atau
melebihi keperluan.
(k) Menguruskan tindakan hapus kira ke atas stok yang hilang.
• Bahagian utama Stor Pusat iaitu :-
PENGURUSAN ORGANISASI STOR
Bahagian utama Stor Pusat iaitu :
(a) Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun
(b) Bahagian Terimaan
(c) Bahagian Simpanan dan
(d) Bahagian Bungkusan dan Penghantaran
( ) g g g

6. 7/8/2010
6
• Pengurusan kawalan stok yang cekap dan
b k d b ik f d h f d h
PENGURUSAN KAWALAN STOK
berkesan dapat memberikan faedah-faedah
berikut :-
(a) Ketiadaan stok dapat dielakkan dan keperluan
pemesan dapat dipenuhi.
(b) P d l l bih k ik
(b) Penggunaan modal yang lebih ekonomik serta
kurangnya wang terikat dalam bentuk stok.
(c) Perhatian lebih tertumpu kepada barang-
barang yang tinggi kadar pengeluarannya.
(d) Stok yang tidak bergerak, tamat tempoh
penggunaan, rosak dan usang dapat
dikurangkan dan
(e) Ruang simpanan dapat dioptimumkan.

7. 7/8/2010
7
• Paras stok adalah jumlah stok yang perlu disimpan pada satu-
satu masa dan ditentukan seperti berikut :-
PARAS STOK
(a) Paras Stok Maksimum
Kuantiti stok tertinggi yang di simpan pada satu-satu masa.
(b) Paras Menokok Stok
Kuantiti stok yang menunjukkan telah sampai masa untuk
memesan stok baru kerana baki stok yang ada hanya
cukup untuk menampung pengeluaran dalam tempoh
cukup untuk menampung pengeluaran dalam tempoh
pesanan dan serahan.
(c) Paras Stok Minimum
Kuantiti stok terendah yang di simpan pada satu-satu masa.
• Paras stok yang harus disimpan pada satu-satu masa :
(i) Kuantiti Stok Maksimum – 3 bulan penggunaan
(ii) Angka Menokok Stok - 2 bulan penggunaan
(iii)Kuantiti Stok Minimum - 1 bulan penggunaan

8. 7/8/2010
8
PENERIMAAN BARANG-BARANG
MASUK DALAM STOR
BARANG AM &
LAIN-LAIN
REKOD
REKOD
BARANG DITERIMA
KEMASKINIKAN
STOK KAD /BIN
KAD
ALATULIS/
KERTAS
Semua barang stor
yang diterima
hendaklah direkod
mengikut jenis barang
Dokumen penerimaan
barang ditandatangani
Semak:
Pesanan Tempatan,
Invois, Jumlah barang
DELIVERY ORDER
15
mengikut jenis barang
stor dengan segera
barang ditandatangani
oleh:
1. Pembekal
2. Penyelenggara Stor
3. Pegawai
PENERIMAAN
• Proses penerimaan dilaksanakan untuk memastikan
k k b ik t di hi
perkara-perkara berikut dipenuhi :-
(a) Memastikan setiap barang-barang stor yang
diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan.
(b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut
pesanan dan
pesanan dan
(c) Memastikan barang-barang stor diterima dalam
keadaan yang baik, sempurna dan selamat
digunakan.

9. 7/8/2010
9
MEREKOD STOK
• Semua jenis stor hendaklah merekodkan stok
d i d k k d
yang dterima dengan menggunakan kad yang
telah ditetapkan bagi tujuan :-
(a) Mengetahui kedudukan stok simpanan
(a) Memastikan bilangan dan fizikal stok sentiasa
t t d
tepat dan
(a) Mengawal paras stok
PENYIMPANAN YANG SESUAI
KERTAS
18
UBAT-UBATAN
BAHAN-
BAHAN KIMIA

10. 7/8/2010
10
JENIS-JENIS REKOD
• Penggunaan rekod hendaklah mengikut jenis
i i
stor iaitu :
(i) Kad kawalan Stok KEW.PS-3 di Stor Pusat
dan Stor Utama; dan
(ii) Kad Petak KEW.PS-4 di Stor Pusat, Stor
Utama dan Stor Unit
• Pindaan atau pemadaman pada rekod tidak
dibenarkan. Sekiranya apa-apa pembetulan
diperlukan, langkah-langkah berikut perlu
di hi
dipatuhi :-
(a) Angka asal hendaklah digaris dengan satu
garisan sahaja
(b) Angka yang betul ditulis dibahagian atas
angka asal dan
(c) Pembetulan ditandatangan ringkas oleh
Pegawai Stor.

11. 7/8/2010
11
PENGELUARAN
• Pengeluaran stok hendaklah mengikut sistem Masuk-
D h l K l D h l (MDKD) Si t l
Dahulu-Keluar-Dahulu (MDKD). Sistem pengeluaran
yg. cekap penting untuk mengelakkan :-
(a) Pengeluaran tanpa kebenaran
(b) Pengeluaran tidak mengikut kuantiti dan tidak
seperti yg dipesan/pohon
seperti yg. dipesan/pohon.
(c) Stok yang telah lama disimpan tidak dikeluarkan
PENGELUARAN BARANG-BARANG STOR
REKOD
Menyediakan barang
stor yang hendak
dikeluarkan mengikut
kelulusan
BORANG
PERMOHONAN YANG
TELAH LENGKAP
Borang Permohonan
Barang ditandatangani
l h
22
oleh:
1. Penerima barang
2. Penyelenggara Stor
3. Pegawai atasan
KEMASKINIKAN
STOK KAD / BIN KAD

12. 7/8/2010
12
PERMOHONAN STOK
• Bahagian Bekalan Kawalan Dan Akaun :-
(a) Mendaftarkan permohonan dan memberi nombor
rujukan pengeluaran
(b) Meluluskan kuantiti pengeluaran
(c) Merekodkan pengeluaran di Kad Kawalan Stok
B h i S
• Bahagian Stor :-
(a) Menerima dan menyemak borang permohonan
(b) Menyediakan barangan yang dpohon
(c) Merekod dalam Kad Petak
PENYIMPANAN
• Stor hendaklah mengamalkan Konsep 5S iaitu sisih,
d ti l
susun, sapu, seragam dan sentiasa amal.
• Amalan ini dipraktiskan supaya :
- stok tidak mudah rosak
- senang dikeluarkan
- penggunaan ruang yang optimum

13. 7/8/2010
13
SUSUN ATUR
• Ruang stor hendaklah digunakan sepenuhnya dengan
mengambilkira faktor keselamatan, kemudahan
g
pengeluaran, verifikasi dan kekemasan stor.
• Stor perlu mempunyai susun atur yang sistematik dan
praktik untuk membolehkan aktiviti pengurusan stor
berjalan dengan lancar, selamat, mudah dan
menjimatkan masa.
menjimatkan masa.
• Susun atur perlu mengambilkira penggunaan ruang
untuk memudahklan kakitangan dan alat pengendalian
barang-barang bergerak dengan selamat.
• Rak-rak yang sesuai atau boleh diubahsuai hendaklah
digunakan bagi penyimpanan barang-barang mengikut
jenis disusun pada setiap rak tingkat petak atau arah
jenis, disusun pada setiap rak tingkat, petak atau arah
supaya teratur dan kemas.
• Penyimpanan stok di tingkat rak paling atas hendaklah
mempunyai jarak 50cm daripada siling bagi tujuan
keselamatan.

14. 7/8/2010
14
Signboard Nama Barangan di
Stor Alatulis
Susunan Barang di Stor Perabot
28

15. 7/8/2010
15
SUSUN ATUR STOR YANG
TIDAK KEMAS
Gambar ihsan Unit Audit Dalam, UTM
PEMERIKSAAN
• Pemeriksaan dibahagikan kepada tiga (3) jenis
i i
iaitu :-
(a) Pengiraan Stok
(b) Pemeriksaan Stok
(c) Verifikasi Stor

16. 7/8/2010
16
PENGIRAAN STOK
• Pengiraan stok hendaklah dilaksanakan secara terus
menerus sepanjang tahun. Perkara-perkara berikut
hendaklah dipatuhi :
(a) Pegawai Stor hendaklah melaksanakan pengiraan stok
apabila berlaku transaksi penerimaan dan
pengeluaran bagi memastikan baki stok fizikal sentiasa
bertepatan dengan rekod, dan
(b) Setelah pengiraan dilakukan, satu garisan merah
(b) Setelah pengiraan dilakukan, satu garisan merah
hendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad Petak
dan hendaklah ditandatangani serta ditarikhkan oleh
Pegawai Stor.
PEMERIKSAAN STOK
• Pemeriksaan Stok hendaklah dilaksanakan di Stor Pusat
dan Stor Utama. Ketua Jabatan hendaklah melantik
pegawai-pegawai yang tidak terlibat dengan stor yang
pegawai-pegawai yang tidak terlibat dengan stor yang
diperiksa. Pemeriksaan yang dijalankan hendaklah
mematuhi perkara-perkara beikut :-
(a) Pemeriksaan dilaksanakan sekali (1) setahun ke atas
semua stok secara 100% mulai 1 Oktober tahun
semasa.
(b) Semasa pemeriksaan dilaksanakan tiada sebarang
transaksi dibenarkan kecuali dengan kebenaran
Pegawai Pemeriksa.

17. 7/8/2010
17
(c) Setelah pemeriksaan dilakukan, satu garisan merah
hendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad Kawalan
Stok dan hendaklah ditandatangani serta ditarikhkan
oleh Pegawai Pemeriksa.
g
(d) Stok yang diperiksa hendaklah disenaraikan dalam
Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor KEW.PS-14
(e) KEW.PS-14 tersebut hendaklah disimpan untuk
disemak dan disahkan oleh Pegawai Pemverifikasi
Stor dan
Stor dan
(f) Mengambil tindakan ke atas laporan hasil
pemeriksaan stok
VERIFIKASI STOR
• Verifikasi stor hendaklah dilaksanakan selepas
ik t k l h P i P ik k
pemeriksaan stok oleh Pegawai Pemeriksa sekurang-
kurangnya satu (1) tahun sekali sebelum berakhir pada 31
Disember. Tujuan verifikasi stor adalah seperti berikut :-
(a) Mengesahkan ketepatan rekod-rekod dan stok secara
seratus peratus (100%) bagi menentukan jumlah stok
fizikal adalah tepat dengan baki di Kad Kawalan Stok
fizikal adalah tepat dengan baki di Kad Kawalan Stok
(b) Memastikan pelarasan stok diambil tindakan

18. 7/8/2010
18
(c) Memastikan stok lebih atau usang atau tidak boleh guna
atau rosak atau tidak bergerak atau hampir luput tempoh
penggunaan diambil tindakan pelupusan
(d) Memastikan stok kurang atau susut disebabkan dipotong,
ditimbang, dibancuh, bocor, sejat atau seumpamanya
ditimbang, dibancuh, bocor, sejat atau seumpamanya
diambil tindakan hapus kira
(e) Melengkapkan semua butiran maklumat dan mengesahkan
KEW.PS-14 dan
(f) Melaporkan pengurusan stor secara keseluruhan iaitu
organisasi stor, kawalan stok, penerimaan, merekod,
g , , p , ,
penyimpanan, pengeluaran, pengiraan/ pemeriksaan/
verifikasi, keselamatan/kebersihan, pelupusan,
kehilangan/hapus kira dan nilai stok dengan menggunakan
Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor
KEW.PS-15
KEANGGOTAAN PEMVERIFIKASI STOR
• Keanggotaan Pemverifikasi Stor hendaklah terdiri
daripada :-
(a) Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai
(b) Pegawai tidak bertugas di stor yang di verifikasi
(c) Pegawai mempunyai pengetahuan atau
( ) g p y p g
berpengalaman dalam pengurusan stor dan
(d) Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional
serta Kumpulan Sokongan 1 atau yang setaraf

19. 7/8/2010
19
TUGAS-TUGAS PEMVERIFIKASI STOR
• Pemverifikasi Stor hendaklah membuat lawatan ke
Stor berasaskan kepada program/jadual verifikasi yang
Stor berasaskan kepada program/jadual verifikasi yang
disediakan.
• Pemverifikasi Stor hendaklah menyemak semua stok
yang disenaraikan di KEW.PS-14 (Laporan
Pemeriksaan/Verifikasi Stor) dan melengkapkan serta
hk b i kl di i b
mengesahkan butiran maklumat disenarai tersebut
seterusnya mengemukakan kepada Ketua Jabatan.
• Pemverifikasi stor hendaklah mengira dan
merekodkan baki fizikal stok dan kemudiannya
mengesahkan ketepatan rekod sebenar dengan Kad
g p g
Kawalan Stok.
• Menentukan tiada berlaku sebarang transaksi stok
semasa verifikasi dilaksanakan.
• Pemverifikasi Stor hendaklah menyediakan KEW.PS-
15 dan mengemukakan kepada Ketua Jabatan.

20. 7/8/2010
20
PELARASAN STOK
• Pegawai Stor hendaklah mengambil tindakan pelarasan
stok apabila terdapat stok berlebihan atau berkurangan
disebabkan silap pengiraan semasa pengiraan
disebabkan silap pengiraan semasa pengiraan,
pemeriksaan dan verifikasi stor dilakukan dengan
menggunakan Penyata Pelarasan Stok KEW.PS-17
• KEW.PS-17 hendaklah dikemukakan untuk kelulusan
Ketua Jabatan.
P i S h d kl h k d k i l k
• Pegawai Stor hendaklah merekod transaksi pelarasan stok
diruangan Terima bagi stok lebih atau diruangan Keluar
bagi stok kurang pada Kad Kawalan Stok (Bahagian B)
dan Kad Petak serta ditandatangan.
KAWALAN KESELAMATAN STOR
• Bangunan stor seberapa boleh hendaklah ditempatkan
b i d i d b l i k
secara berasingan daripada bangunan lain untuk
mewujudkan sistem keselamatan yang sempurna dan
berkesan.
• Sistem keselamatan yang sesuai adalah bergantung
kepada keperluan dan kesesuaian penempatan Stor
Pusat, Stor Utama dan Stor Unit dengan mematuhi
ciri-ciri berikut :-

21. 7/8/2010
21
(a) Sekeliling kawasan stor hendaklah dipagar
(b) Kawalan 24 jam oleh Pegawai Keselamatan
(c) Pemasangan lampu-lampu limpah (flood lights) pada
waktu malam
waktu malam
(d) Pemasangan alat-alat amaran (sistem penggera)
(e) Tanda-tanda keselamatan di tempat-tempat tertentu
(f) Penggunaan pas kebenaran keluar masuk dan
(g) Peraturan penjagaan dan penyimpanan kunci
mematuhi Arahan Keselamatan Kerajaan yang
berkuatkuasa
KAWALAN KEBAKARAN
• Stor perlu dilengkapkan dengan sistem kawalan kebakaran
yang sesuai dan memadai seperti fire alam, smoke
d t t t i kl d l i l i
detector, water sprinkle dan lain-lain
• Alat-alat pemadam api seperti fire extinguisher dan hose
reel perlu ditempatkan di kawasan strategik dan diperiksa
oleh Jabatan Perkhidmatan Bomba dan Penyelamat
mengikut peraturan yang berkuatkuasa
• Mempamerkan plan lantai yang menunjukkan arah keluar
masuk dan pemasangan tanda KELUAR (EXIT)

22. 7/8/2010
22
• Mempamerkan tanda-tanda amaran seperti “Dilarang
Merokok”, “Mudah Terbakar” dan sebagainya
• Ketua Jabatan hendaklah merujuk kepada Jabatan
• Ketua Jabatan hendaklah merujuk kepada Jabatan
Perkhidmatan Bomba dan Penyelamat bagi
mendapatkan pandangan dan nasihat dalam mematuhi
kawalan kebakaran
• Mengaturkan latihan mengawal kebakaran kepada
P i P i St
Pegawai-Pegawai Stor
SUMBER RUJUKAN
PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 5
TAHUN 2009
– TATACARA PENGURUSAN STOR
(http://www.treasury.gov.my)

23. 7/8/2010
23