iso

1. 1
Disediakanoleh:MohdKhaidirB.AbdullahPengurusTeknikalMSISO9001 : 2015 JabatanPendidikanSelangor
CONTOH PENYEDIAAN LAPORAN KETIDAKPATUHAN (NCR) DAN PELUANG PENAMBAHBAIKAN (OFI)
PKPS 11 PENGURUSAN FAIL MEJA (Panduan kepada Juruaudit Dalam)
BIL
KEPERLUAN
STANDARD
KEPERLUAN / PROSEDUR PKPS 11
DAPATAN/PENEMUAN
(NCR)
BUKTI DAPATAN/
PENEMUAN
DAPATAN/PENEMUAN
(OFI)
1
8.2.3 Kajian
semula
keperluan
untukproduk
dan
perkhidmatan.
6.1 KajianSemula
Pegawai Atasan(KS/PPD) perlumembuatkajiansemula
fungsi utamasektoratau PPDseperti diarahkanoleh
Pengarah/TimbalanPengarahdenganmerujukkepada
AktaPendidikan,surat-suratpekelilingyangsedang
berkuatkuasa,PelanPembangunanPendidikan
Malaysia,Dasar-dasarbaru KPM, StrukturOrganisasi,
Sasaran KerjaTahunandan PerancanganStrategik
Organisasi.Proseskerjaini perludilakukansekurang-
kurangnya1 (satu) kali dalamsetahun.
Tiada bukti yang
menunjukkan
Sektor/UnitA
melaksanakan kajian
semulafungsi utama
sektorseperti ditetapkan
dalamPKPS11
PengurusanFail Meja
untuk2018
Tiada surat/memo
dalaman
Tiada minitmesyuarat
berkaitan
Dikemukakansepanjang
auditdilaksanakan.
Dapatan audit
menunjukkanKajian
SemulaFungsi Utama
dan penyediaanFail
Meja kakitangandi
SektorA hanyadibuat
pada akhirbulanMarch
2018. Sehubunganitu,
dicadangkansupaya
pihakorganisasi perlu
menyemakFungsi dan
menyediakanFMdi akhir
bulanDisember2017
bagi tujuankelancaran
proseskerjabarutahun
2018.
2 7.2
Kekompetenan
8.1
Perancangan
dan Kawalan
Operasi
6.2 Fungsi danSkop
Mengenal pasti fungsi danskoptugaspegawai/anggota
kumpulanpelaksanadi peringkatsektor/PPDmasing-
masingdalam3 aspek.
Didapati Fungsi danSkop
pada bahagian
Pengurusandan
Pentadbiran (hakiki)
pegawai mejadi
Sektor/UnitA tidak
disediakanmengikut
ketetapanperkara 6.2
PKPS11
Senarai Fungsi danSkop
bahagianPengurusandan
Pentadbiran(hakiki) di
dalamFail Meja semua
pegawai di UnitA
menyamai fungsi dan
skoptugas Ketua
PenolongPengarahUnit
A.
Organisasi perlu
mengenalpasti dan
membezakanFungsi dan
SkopTugas antara
kakitangananggota
kumpulanpelaksanadan
pegawai atasan.

2. 2
Disediakanoleh:MohdKhaidirB.AbdullahPengurusTeknikalMSISO9001 : 2015 JabatanPendidikanSelangor
BIL
KEPERLUAN
STANDARD
KEPERLUAN / PROSEDUR PKPS 11
DAPATAN/PENEMUAN
(NCR)
BUKTI DAPATAN/
PENEMUAN
DAPATAN/PENEMUAN
(OFI)
3 5.3 Peranan,
tanggungjawab
dan bidang
kuasa
organisasi.
6.3 MenyediadanMelulus.
Jadual di bawah menunjukkansenarai pegawai yang
bertanggungjawabsebagaipenyediadanpelulusFM
pegawai meja
Didapati tandatangan
pegawai penyediadan
pegawai pelulusbagi Fail
Meja pegawai/AKPtidak
mengikut ketetapan
perkara 6.3 PKPS11
Didapati pegawai
penyediadi UnitA tidak
menyediakanFM
pegawai dibawah
seliannyaseperti
ditetapkanperkara6.3
PKPS11
Nama sertaJawatan
penyediadanpelulusFail
Meja pegawai A,BdanC
di Unit A tidakmematuhi
senarai seperti ditetapkan
dalamJadual 6.3 PKPS11
Nama Pegawai yangtiada
FM.
1. AAA binBBB
2. CCC Bt DDD
Organisasi perlu
mengenalpasti dan
mengeluarkansurat
lantikanpegawai
penyediadanpegawai
pelulussekiranya
jawatantersebutbelum
diisi lagi.
4 5.3 Peranan,
tanggungjawab
dan bidang
kuasa
organisasi.
6.4 Senarai Tugas
Pegawai Penyediahendaklahmenyediakansenarai
tugas yangmenjelaskandengantepatdanterperinci
mengenai tugas,tanggungjawabdankuasaseseorang
pegawai untukmenjalankankerja-kerjayang
merangkumi 3 aspekfungsi danskopseperti yang
dijelaskandi atas.Setiappegawaimejaperlu
mempunyai satusenarai tugasdan biasanyasenarai
tugas ini tidaksamadenganpegawai mejalain
walaupunjawatanyangdi sandangadalahsama.
6.5 ProsesKerja
Pegawai Penyediahendaklahmempastikansetiap
senarai tugasada proseskerja.Dalamfail meja,tumpuan
penyediaanproseskerjahanyamelibatkankerja-kerja
Didapati terdapat
beberapasenarai tugas
seperti dalam Jadual 5.0
Senarai Tugas,Kuasa Dan
HubunganDengan
Pegawai LaindalamFail
Meja pegawai A tiada
proseskerja,carta alir
kerjadan senarai semak
kerjaseperti ditetapkan
perkara6.4, 6.5 , 6.6 dan
6.7 PKPS11
Senarai tugas(Jadual 5)
bagi bilangan7,8,9 dan 10
dalamfail mejapegawai A
tiadaJadual 7(a),Jadual
7(b),Jadual 8.0dan Jadual
9.0
Didapati ruangan“Kuasa
Yang Diberi”pada Jadual
5.0 Senarai Tugas,Kuasa
Dan HubunganDengan
Pegawai LaindalamFail
Meja pegawai A di Unit A
tidakdiisi dengan
lengkap.
Didapati terdapat
beberapaproseskerja
yang dilaksanakanoleh
pegawai tidakadadalam
Jadual 7(a).

3. 3
Disediakanoleh:MohdKhaidirB.AbdullahPengurusTeknikalMSISO9001 : 2015 JabatanPendidikanSelangor
BIL
KEPERLUAN
STANDARD
KEPERLUAN / PROSEDUR PKPS 11
DAPATAN/PENEMUAN
(NCR)
BUKTI DAPATAN/
PENEMUAN
DAPATAN/PENEMUAN
(OFI)
atau tindakanyangdilaksanakanolehpegawai itu
sahaja.
6.6 Carta AliranKerja
Carta alirankerjabagi FM seseorangpegawai hendaklah
diambil daripadacartaaliranyang terdapatdalamMPK
@ PKPS@ PKbagi aktiviti yang berkaitandengan
pegawai berkenaan.Langkah-langkahdalamaktiviti
yang melibatkanpegawai berkenaanperluditandakan.
Denganmenandakan langkah-langkahinipegawai
berkenaanakandapatdimaklumkanmengenai
tanggungjawabdanperanannyadalammenyelesaikan
sesuatuaktiviti.
6.7 Senarai Semak
Senarai semakialahsatualat perancangandankawalan
kerjayang ringkas dan tepatmengenai tindakan-
tindakanyangperludiambil dalam mengendalikan
sesuatuaktiviti.Iabolehberbentukrangkai kata,soalan
dan jawapanataupunpernyataanperingatanyang
diperlukanmengikut jenis/bidangaktiviti yang
dilakukan.Seboleh-bolehnya,checklistdisusun
mengikuttertibturutantindakandi manasesuai.
5 8.1
Perancangan
dan Kawalan
Operasi
6.8 Peranan dan tanggungjawab Pegawai Meja
a) MenerimaFail Mejadaripadapegawai
bertanggungjawab selepasdiluluskan.
b) Melaksanakansemuatugasdenganmematuhi
proseskerjaseperti ditetapkan.
Terdapatbeberapa
senarai tugasdidalam
FM pegawai A yang
sudahtidakperlu
dilaksanakansejaktahun
2017 tetapi tidak
Senarai tugas(Jadual 5)
bagi bilangan3 dan 4
dalamfail mejapegawai A
telahdimansuhkansejak
bulan4 2017. Pegawai

4. 4
Disediakanoleh:MohdKhaidirB.AbdullahPengurusTeknikalMSISO9001 : 2015 JabatanPendidikanSelangor
BIL
KEPERLUAN
STANDARD
KEPERLUAN / PROSEDUR PKPS 11
DAPATAN/PENEMUAN
(NCR)
BUKTI DAPATAN/
PENEMUAN
DAPATAN/PENEMUAN
(OFI)
c) Melaporkankepadapegawai bertanggungjawab
sekiranyaterdapatperubahandari segi
pengurangan/ penambahanfungsi dan
tanggungjawabkerja.
dimaklumkankepada
pegawai penyedia
seperti ditetapkandalam
perkara6.8 (c) PKPS11.
penyediatidakmaklum
tentangperkaraini.
6 9.0 Penilaian
Prestasi.
7.2 TetapkanSKT bersamaPegawai Penyedia/
Pegawai Penilai Pertama
Dapatan audit
menunjukkanSasaran
KerjaTahunan2017
Pegawai A di Unit A
disediakantanpa
merujukkepadasenarai
tugas Fail Mejapegawai
seperti ditetapkandalam
perkara7.2 PKPS11
Contoh:
Senarai tugasdan proses
kerja(Jadual 5) bagi
mencapai “Sasaran
Bilangan WargaJPN dan
PPD yang mendapat
pendedahanSistem
PengurusanKualiti MS
ISO 9001:2008” seperti
dalamborang
keberhasilanPBPPP
pegawai A tidak
disediakan.
Didapati terdapat
beberapa SasaranKerja
Tahunanpegawai mejadi
Unit A yangsukar diukur
keberhasilannyaatau
tiadakaedahpengukuran
disediakan.
Contoh: Menaipsemua
surat menyuratseperti
diarahkan.
7 8.1
Perancangan
dan Kawalan
Operasi
7.3 Setiappegawai mejahendaklahmerekodkan
pergerakandanaktiviti di dalam “Log Harian” @
“Senarai Tugas Harian”pada setiaphari.
Dapatan audit
menunjukkansepanjang
tahun2017 En. Ramli B.
Yusof tidakmerekodkan
pergerakandanaktiviti
didalamLogHarian
seperti ditetapkan
perkara7.3 PKPS11
Tiada dokumenLog
Catatan Harian
dikemukakansepanjang
auditberlangsung.
Didapati perkarayang
dicatatkandidalamLog
Catatan Harian
beberapapegawai meja
di SektorA disediakan
terlaluringkasdan
umum.
8 8.1
Perancangan
dan Kawalan
Operasi
7.4 “Log Harian” @ “Senarai TugasHarian” perlu
diserahkankepadaPegawaiPenyedia/PPP(Pegawai
Penilai Pertamauntuktujuansemakandanpengesahan
mengikuttempohditetapkan.
Dapatan audit
menunjukkanpegawai
mejadi unitA tidak
menghantarLog Catatan
Tiada bukti dokumenLog
Catatan pegawai mejaA,
B dan C bulanApril hingga
Julai 2017 telahditerima
Pegawai Atasanperlu
mengeluarkanarahan
secara jelassupaya
semuapegawai meja

5. 5
Disediakanoleh:MohdKhaidirB.AbdullahPengurusTeknikalMSISO9001 : 2015 JabatanPendidikanSelangor
BIL
KEPERLUAN
STANDARD
KEPERLUAN / PROSEDUR PKPS 11
DAPATAN/PENEMUAN
(NCR)
BUKTI DAPATAN/
PENEMUAN
DAPATAN/PENEMUAN
(OFI)
Harian untukdisahkan
olehpegawai atasanbagi
tempohbulanApril 2017
hinggaJulai 2017 seperti
ditetapkanperkara7.4
PKPS11
dan disahkanoleh
pegawai atasan.
dalamsektorA
menerimajadual serta
tempohpenghantaran
Log Harian seperti
ditetapkan.
9 8.1
Perancangan
dan Kawalan
Operasi
7.5 Setiappegawai mejahendaklah menyerahkan
“Senarai Semak”setiapproseskerjakepadaKetua
Jabatanbagi tujuanpenilaian prestasi 2kali setahun(
berakhir31 Jundan berakhir31 Disember)
Dapatan audit
menunjukkanpegawai
mejadi unitA tidak
menghantarsenarai
semak(Jadual 9) seperti
ditetapkanperkara7.5
PKPS11
Tiada bukti penghantaran
atau penerimaanatau
pengesahanolehpegawai
penilai pertamadan
pegawai penilaikedua
bagi tempohpertengahan
dan akhirtahun2017 bagi
pegawai berikut:
1. Pegawai A
2. Pegawai B
3. Pegawai C
Pegawai atasandi sektor
A perlumengeluarkan
surat/memo
penghantaranJadual 9
kepadasemuapegawai
mejadi dalamsektor
berkenaanbagi tempoh
seperti ditetapkandalam
PKPS11