Как обеспечить выполнение проектов "точно в срок"?

1. Управление проектами на языке
топ-менеджмента
Как обеспечить выполнение проектов «точно в срок»?
Базин Денис,
Директор Адванта Консалтинг
http://www.advanta-group.ru

2. Директор по управлению, проектами и созданию
системы управления Играми АНО «Оргкомитет «Сочи
«2014»
АНДРЕЙ БАДИН
Результат: организация Олимпиады 2014 получила
высокую оценку Международного Олимпийского
Комитета.
Главные идеологи метода
ПАВЕЛ АЛФЕРОВ
Директор Департамента знаний, информации и
методологии АНО «Оргкомитет «Сочи «2014».
Методолог Главного операционного центра Игр.
Цель: качественно организовать Олимпиаду.
Более 1500 подрядчиков, 11 спортивных
объектов, более 200 объектов инфраструктуры.

3. Главные идеологи метода
ЛЕОНИД БЛАЙВАС
Руководитель центра компетенции по
управлению ИТ проектами ОАО «Аэрофлот»
Цель: Решить проблему
критического превышения
сроков проектов.
Результат: применение управления по
контрольным точкам дало сокращения
сроков проектов в 2 раза.

4. Проблемы и последствия
срыва сроков

5. Компания планирует освоить инвестиции:
реализовать портфель проектов
$1 млрд.
$100 млн.
Инвесторы и акционеры ожидают
выгод от своих вложений
Новые активы,
генерирующие прибыль
Новые продукты,
захватывающие рынок
Информационные системы,
сокращающие издержки
Сумма инвестиций
Создаваемая ценность (план)

6. По каждому проекту определяется список ключевых результатов

7. Проекты запущены и выполняются

8. Итог – в конце года 30% результатов не сделано
январь февраль март апрель май июнь июль август сентябрь октябрь ноябрь декабрь
Закрытие контрольных точек проектов
ПЛАН ФАКТ
720
585

9. $50 млн. освоено
Инвесторы и
акционеры
разочарованы
Доля сделанных КТ не равна
доле завершенных проектов!
Созданная
ценность
(факт)
Закрытие контрольных точек проектов
ПЛАН ФАКТ
720
585
30% КТ
НЕ сделано
50%
проектов
НЕ завершено

10. Какие еще потери могут быть в этой ситуации?
Оплата многих сотрудников не сдельная, а в виде оклада.
Время оплачено, но результат не достигнут.
Финансирование может включать заемные средства.
Деньги пролежали на счете, банк насчитал проценты.
Есть проекты, которые нельзя срывать!

13. Причины срыва сроков

14. ПРОЕКТ A
УПРАВЛЕНИЕ КАКИМ ПРОЕКТОМ ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ БОЛЕЕ ЭФФЕКТИВНО?
ПРОЕКТ В
ПРОБЛЕМА 1. Избыточная область контроля без фокусировки на главном

15. УРОВЕНЬ
РУКОВОДИТЕЛЯ ПРОЕКТА
ЯНВ ФЕВ МАР АПР МАЙ ИЮНЬ ИЮЛЬ АВГ
УРОВЕНЬ
ТОП-МЕНЕДЖЕРА
БУРОВАЯ РАБОТАЕТ ИЛИ НЕТ?

16. Необходимо
фокусироваться на
главных результатах
проекта, а не
подробном плане.
ВЫВОД №1

17. ПРОБЛЕМА №2. «Размытая» концентрация
исполнителя, потеря ориентации на результат

18. Контрольные точки
должны быть
мотиватором для
исполнителей.
ВЫВОД №2

19. ПРОБЛЕМА №3.
План часто бывает
недостаточно актуален
Обновление статуса
задач в плане

20. ВЫВОД №3
Сбор данных от
исполнителей
должен быть
организован по
расписанию

21. ЧТО ДЕЛАТЬ , ЕСЛИ КОНТРОЛЬНАЯ ТОЧКА
НЕ ДОСТИГНУТА В СРОКИ?
Что вы для этого
сделали?
Насколько вы
проактивны?
Проблема 4. Нереалистичные прогнозы, отсутствие системы
прогнозирования и предупреждения срывов сроков проекта

22. Надо управлять
будущим, а не смотреть
на случившийся факт.
ВЫВОД №4

23. Технология КТ в
системе Адванта

24. Уровень 0. Ключевые результаты, необходимые для
успешного достижения целей проекта (уровень
Президента компании).
Уровень 1. Важные промежуточные результаты,
существенные для КуратораСпонсораЗаказчика
проекта (уровень исполнительной дирекции).
Уровень 2. Промежуточные результаты, существенные
для Руководителя проекта и команды.
Руководитель проекта формирует структуру контрольных точек проекта

25. Создает план проекта с контрольными точками в Системе

26. ТОП-Менеджер и Руководитель проекта согласуют
сроки достижения контрольных точек

27. Контрольные точки – это обязательства Руководителя
проекта перед Заказчиком.

28. Проектный офис утверждает план проекта с контрольными точками

29. Руководитель проекта делегирует в системе задачи исполнителям,
управляет проектом, делает приёмку задач
Руководитель
подразделения

30. Топ-менеджер
осуществляет
мониторинг
выполнения проектов

31. 2014
В Адванте можно настроить сбор
любой отчетности через
автоматические запросы форм.
При этом можно определить состав
полей формы, для каких сотрудников
они будут рассылаться, с какой
периодичностью и т.д.

32. Руководитель проекта получает запрос на предоставление отчета по
проекту

33. Руководитель проекта заполняет форму отчета
Внешние СМР завершены
Внутренние СМР завершены
ПНР завершены
Производство запущено
Прогнозная дата завершения

34. Топ-менеджер получает заполненные отчеты от всех Руководителей
проектов

35. Топ-менеджер открывает в системе отчет по проектам и проводит
совещание

36. Дорожная карта по Контрольным точкам портфеля проектов

37. Информация по прогрессу проектов может быть представлена
визуально в виде графиков

38. Проактивное
управление рисками

40. Отчетный период формы

41. Отчетный период формы
ТЕКУЩИЙ МЕСЯЦ (МАЙ)
ТРИ СЛЕДУЮЩИХ
(ИЮНЬ, ИЮЛЬ, АВГУСТ)

42. красный – есть отклонения, требуется
вмешательство высшего руководства;
желтый – есть отклонения, но вмешательство
высшего руководства не требуется;
зеленый - нет отклонений.
Схема эскалации проблем с КТ основанная на оценке
руководителя проекта
Ключевые
рекомендации
Руководитель
проекта ТОП-менеджер

43. История статуса контрольных точек

46. Результаты внедрения метода
Штаб ликвидации последствий пожаров в
Забайкальском крае

47. Результаты внедрения метода
Штаб ликвидации последствий пожаров в
Забайкальском крае

48. Управление
платежами
Управление
стоимостью
Управление
рисками
Управление
продажами (CRM)
Общий
документооборот
Регулярный менеджмент
УПРАВЛЕНИЕ ПОРТФЕЛЕМ ПРОЕКТОВ
Управление
ресурсами
Проектная деятельность Операционная деятельность
Управление
активами
Управление
заявками
УПРАВЛЕНИЕ ПО ПОКАЗАТЕЛЯМ
Управление
идеями
Базовые процессы управления
проектами
С чего начинать внедрение системы?

49. Запуск базовых процессов управления проектами на базе Адванты
происходит за 1,5 – 2 месяца
Организация реестра
проектов
КТ, планирование и
контроль сроков
реализации проекта
Управление задачами
(цикл «Делегирование –
Исполнение – Приёмка»)
Запросы на изменения,
коммуникации и
документы
Еженедельный
мониторинг
проектов

50. Спасибо за внимание!
Задавайте вопросы.