Trabajo escrito...

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

ADRIANA MARCELA CORTEZ DURANGO

SERVICIO DE APRENDIZAJE SENA

TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

FLORENCIA 2012

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL


Instructor

ALBERTO GAVIRIA DAVILA

CENTRO TEGNOLOGICOS DE LA AMAZONIA

TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

FLORENCIA 2012

INTRODUCCION

La razón fundamental de este trabajo es dar a conocer las competencias para identificar y
elaborar toda clase de documentos empresariales dentro de el proyecto de formación
teniendo en cuenta los soportes y los conocimientos adquiridos en el tecnólogo de
Gestión Administrativa y las normas Técnicas colombiana, en cumplimiento a la ley 594
de 2000.

Objetivo General

Buscamos que todas las personas que necesiten tener una guía sobre como hacer un
documento empresarial bien sea cartas comerciales, memorandos, nota interna, etc.

Con este lograran tener una guía clara para su mejor desempeño en su lugar de trabajo.
Espero le sea de mucha ayuda y despeje sus inquietudes.

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

1. ORTOGRAFÍA
2. SIGNOS DE PUNTUACIÓN
2.1 El punto
2.1.1 Punto seguido
2.1.2 Punto aparte
2.1.3 Punto final
2.2 La coma
2.3 Punto y coma
2.4 Puntos suspensivos
2.5 Dos puntos
2.6 El paréntesis
2.7 Signos de interrogación
2.8 Signos de exclamación
2.9 Las comillas
2.10 El guion
3. REGLAS ORTOGRÁFICAS
3.1 morfología
3.2 sintaxis
3.3 gramática
4. REDACCIÓN
5. DIGITACIÓN
5.1 conocimientos básicos
5.1.1 partes del teclado
5.1.2 zona alfanumérica
5.1.3 zona numérica
5.1.4 zona de navegación
5.1.5 zona de funciones
5.2 Posición ergonómica
5.3 Técnicas para una correcta digitación
5.3.1 Fila guía
5.3.2 Fila dominante
5.3.3 Fila inferior
6. TIC
6.1 Aportes de las TIC
7. INTRANET
8. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
8.1 Carta comercial

8.1.1 Partes de una carta comercial
8.1.2 Estilo extremo
8.1.3 Estilo bloque
8.2 Circulares
8.2.1 circular interna
8.2.2 circular externa
8.3 Nota interna
8.4 Memorando
8.5 Acta administrativa
8.6 Certificado y constancia
8.7 Informe administrativo
8.8 Hoja de vida
9. ACUERDO
10. RESOLUCIÓN
11. CONVENIO
12. CONTRATO
13. SOBRES FAX MENSAJE TELEGRÁFICO

1. ORTOGRAFIA

La ortografía es la parte de la gramática normativa encargada de establecer las
reglas que regulan el correcto uso de las palabras y de los signos de puntuación
en la escritura. La base de la ortografía está compuesta por una serie de
convenciones establecidas de antemano por una comunidad lingüística con el
objetivo de respetar y mantener a través del tiempo la unidad de la lengua escrita
que corresponda.

2. SIGNOS DE PUNTACIÓN

Los signos de puntuación son signos gráficos que hacemos aparecer en los
escritos para marcar las pausas necesarias que le den el sentido y el significado
adecuado.

2.1 EL PUNTO (.)

Es un signo ortográfico circular de pequeñas dimensiones que se utiliza para
señalar una pausa larga, que marca el final de una frase u oración. Después de
punto -salvo en el caso del utilizado en las abreviaturas- se utiliza mayúscula.

El punto se escribe siempre sin separación del elemento que lo precede -sea este
una palabra, un número u otro signo- y separado por un espacio del elemento que
los sigue.

2.1.1 Punto seguido (.)

Separa enunciados dentro del mismo párrafo. Después de él se continúa
escribiendo en la misma línea y, en el caso de que esté al final de renglón, se
continúa en el siguiente sin dejar margen o sangrar el texto.

2.1.2 Punto aparte (.)

Separa dos párrafos distintos que desarrollan contenidos diferentes dentro de una
misma línea de razonamiento o de la unidad del texto. Después de punto y aparte
se debe cambiar de línea y comenzar a escribir después de dejar un margen o
sangrado a la izquierda, mayor que el del resto de las líneas que componen el
párrafo.

Hay que tener presente, igualmente, que la elección entre el punto y seguido y el
punto y aparte es subjetiva cuando se trata de distintos aspectos de un mismo
asunto o idea.

2.1.3 Punto final (.)

Es el que cierra el texto, ya sea al finalizar un apartado, un capítulo o el texto en
su totalidad.

2.2 LA COMA (,)

Es un signo de puntuación que señala una breve pausa que se produce dentro de
la oración o para separar distintas oraciones y frases que se refieran al mismo
tema, pero que engloben diferentes ideas o conceptos.

La coma se usa para separar y hacer pequeñas pausas en un texto, párrafo u
oración, salvo los que vengan precedidos por alguna de las conjunciones y, e, o, u
o ni. Por ejemplo:

Tengo perros, gatos, conejos y ratones.

2.3 PUNTO Y COMA (;)

Señala una pausa mayor que la de la coma pero inferior a la marcada por el punto.
El punto y coma se escribe pegado a la palabra o el signo que lo precede, y
separado por un espacio de la palabra o el signo que lo sigue. La primera palabra
que sigue al punto y coma debe escribirse siempre con minúscula.

2.4 PUNTOS SUSPENSIVOS (...)

Suponen una interrupción de la oración o un final impreciso. Se escriben tres
puntos y siempre pegados a la palabra o el signo que los precede, separados por
un espacio de la palabra o el signo que los sigue; pero si lo que sigue a los puntos
suspensivos es otro signo de puntuación, no se deja espacio entre ambos. Detrás
de ellos se puede escribir mayúscula inicial, cuando cierran un enunciado.

Ejemplo: el tren llegó a su hora... Bueno. Si el enunciado continúa.

Ejemplo: estoy dudando si... ir; en cualquier caso, tengo que arriesgarme.

2.5 DOS PUNTOS (:)

Detienen el discurso para llamar la atención sobre lo que sigue. Como signo de
puntuación, los dos puntos se escriben pegados a la palabra o el signo que los
antecede, y separados por un espacio de la palabra o el signo que los sigue.

Después de los dos puntos se escribe generalmente con minúscula, salvo en las
situaciones siguientes: el encabezamiento de una carta, cuando se reproduce una
cita textual, cuando aparece un nombre propio y en las clasificaciones ordenadas
por apartados.

Ejemplo: sana, equilibrada y natural: así debe ser la dieta ideal.

2.6 EL PARÉNTESIS ( )

Son signos que encierran elementos incidentales o aclaratorios intercalados en un
enunciado, ya sean breves o largos. Se escriben sin espacio entre el principio o el
final de las palabras que limitan la aclaración.

Ejemplo: el tío de Ana Mari (en su juventud fue un diligente albañil) parecía un
maniquí de escaparate.

2.7 SIGNOS DE INTERROGACIÓN (¿?)

El signo de interrogación es un signo de puntuación que denota una pregunta.

Ejemplo: ¿Qué día es hoy?

2.8 SIGNOS DE EXCLAMACIÓN (¡!)

Debe escribirse siempre uno para abrir (¡) y otro para cerrar (!),
independientemente de la longitud de la frase, oración o fragmento que encierren.
Se utilizan para señalar el carácter exclamativo de una oración. Se escriben para
empezar y finalizar una oración exclamativa, exhortativa o imperativa.

Ejemplo: ¡Siéntate!

2.9 LAS COMILLAS (“)

Son signos de puntuación que se ponen al principio y al final de las frases,
palabras escritas como citas, ejemplos, de aquellas que se quiere destacar, ya sea
por importancia que le dé el autor o por su carácter irónico, vulgar o extranjero e
impropio de la lengua que se está usando.

2.10 GUION (-)

Es un signo ortográfico auxiliar formado por un trazo horizontal de menor longitud
que la raya (-) y sus funciones también son distintas. El guion no se escribe entre
espacios en blanco; pero cuando se utiliza para separar las sílabas de una palabra
se suele escribir entre espacios.

Ejemplo: entre nombres propios: el trasvase Ródano-Barcelona resolvería la
sequía de Cataluña; el enfrentamiento Nadal-Federer en la final del torneo de
tenis.

3. REGLAS ORTOGRÁFICAS

La ortografía es la rama de la gramática que establece las reglas para la forma
correcta de escribir las palabras; a fin de que se facilite la comprensión de su
sentido y la comunicación entre las personas.

3.1 Morfología

Se ocupa de la constitución de una unidad menor que es la palabra. Se ha
considerado la morfología como el estudio orientado a describir (y caracterizar) las
partes constituyentes de las palabras; otra postura se inclina por establecer
modelos de formación de palabras atendiendo a sus rasgos gramaticales; una
tercera vía pretende describir la estructura de la palabra desde los mecanismos de
formación de la palabra.

3.2 Sintaxis

Se trata de la parte de la gramática que enseña a coordinar y unir las palabras
para formar las oraciones y expresar conceptos. En la informática, la sintaxis es el
conjunto de reglas que definen las secuencias correctas de los elementos de un
lenguaje de programación.

3.3 Gramática

Es el estudio de las reglas y principios que regulan el uso de las lenguas y la
organización de las palabras dentro de una oración. También se denomina así al
conjunto de reglas y principios que gobiernan el uso de un lenguaje muy
determinado; así, cada lengua tiene su propia gramática.

4. REDACCIÓN

Se entiende a todo aquel elemento escrito que haya sido redactado y realizado por
una persona.

Para tener una buena redacción es importante tener en cuenta los siguientes
pasos:

 Identificar el tema
 Ordenar las ideas
 Redactar en borrador
 Corregir el borrador
 Redacción final

Dentro de una buena redacción es importante tener en cuenta la coherencia ya
que esto es vital para la persona que la lea leyendo tenga una mejor
interpretación.

5. DIGITACIÓN

Habilidad que se emplea para un correcto manejo del teclado.

El estudiante debe estar en capacidad de utilizar competentemente el teclado para
digitar información y para manejar diversos programas (software).

5.1 CONOCIMIENTOS BÁSICOS:

 Reconocer las diferentes partes del teclado.
 Como tener una correcta postura.
 Técnica para una correcta digitación.

5.1.1 PARTES DEL TECLADO:

El reconocer las partes de un teclado es esencial, ya que esta va hacer la herramienta
mas utilizada, para un persona que desarrolle cualquier trabajo de oficina.

Este se divide en 4 partes generales: zona Alfanumérica, zona numérica, zona de
navegación y zona de funciones.

5.1.2 Zona alfanumérica:

Esta es la zona más importante del teclado pues son las más utilizadas para
cualquier tipo de digitación. En esta zona encontramos las letras, los símbolos,
números y los signos de puntuación que son claves para cualquier texto.

5.1.3 Zona numérica:

Estas teclas están organizadas en forma de calculadora para así facilitarnos las
digitaciones de cifras. Además contiene los signos de las operaciones básicas
como suma (+), resta (-), multiplicación (*) y división (/).

5.1.4 Zona de navegación:

En esta zona del teclado podemos encontrar diferentes funciones tales como:
flechas de dirección, insertar, suprimir, inicio, fin, página anterior, página siguiente,
insertar bloq despl, impr pant pet sis.

5.1.5 Zona de funciones:

Son las teclas que nos sirve de “atajo” referente al programa que estemos
trabajando, estas van desde F1 hasta F12.

5.2 POSICIÓN ERGONÓMICA

Es la forma adecuada que debemos tener frente a nuestro sitio de trabajo.

5.3 TÉCNICAS PARA UNA CORRECTA DIGITACIÓN

Para una correcta digitación es importante adquirir un compromiso del aprendiz,
ya que esta técnicas requieren de mucha perseverancia y así lograra un excelente
digitación acompañada un una buena agilad y destreza para su manejo.

 Primer punto es necesario que la persona memorice la localización de cada
una de las teclas y el dedo y la mano con la cual debe pulsar, para esto es
recomendable que utilice ayudas de los programas especiales para el
desarrollo y habilidad de la digitación.
 Segundo debe desarrollar la guía con las siguientes recomendaciones: 1.
Acatar las normas básicas de ergonomía.
2. Al iniciar cada ejercicio, descansar la punta de los dedos índice, de
ambas manos, sobre las teclas guía (F y J).
3. No mirar el teclado mientras digita.
4. Repetir 10 veces cada serie (renglón).
5. Separar con un espacio los grupos de letras dentro de cada serie.

5.3.1 FILA GUÍA:

Conocer con qué dedo y de qué mano, se debe presionar cada tecla. Realizar
ejercicios para memorizar la localización de las teclas alfabéticas ubicadas en la
fila "guía" del teclado (a, s, d, f, g, h, j, k, l, ñ).

5.3.2 FILA DOMINANTE:

Conocer con qué dedo y de qué mano, se debe presionar cada tecla alfabéticas
ubicadas en la fila "dominante" (q, w, e, r, t, y, u, i, o, p).

5.3.3 FILA INFERIOR:

Ejercicios para memorizar la localización de las teclas alfabéticas ubicadas en la
fila "inferior" (z, x, c, v, b, n, m, coma, punto).

MAYÚSCULAS:

Realizar ejercicios para desarrollar habilidad de digitación de las teclas: barra
espaciadora, Intro, mayúsculas, retroceso, suprimir, "Ctrl", "Alt", "Esc", "Alt Gr" y
tabulación.

Realizar ejercicios para desarrollar habilidad de digitación de los signos de
puntuación (punto, coma, interrogación y admiración).

6. TIC

Las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) agrupan los elementos
y las técnicas usadas en el tratamiento y la transmisión de las informaciones,
principalmente de informática, internet y telecomunicaciones.

6.1 Aportes de las TIC:

Fácil acceso a una inmensa fuente de información.
Proceso rápido y fiable de todo tipo de datos.
Canales de comunicación inmediata.
Capacidad de almacenamiento.
Automatización de trabajos.
Interactividad.
Digitalización de toda la información.

 LINUX

Sistema operativo que posee un núcleo del mismo nombre. El código fuente es
abierto, por lo tanto, esta disponible para cualquier persona pueda estudiarlo,
usarlo, modificarlo, y redistribuirlo.

 WINDOWS XP

Es una línea de sistemas operativos que fueron hechos públicos el 25 de octubre
de 2001 por Microsoft. Las ediciones más comunes son la Home destinada al
hogar y la Professional, que tiene características adicionales tales como la
posibilidad de unirse a un dominio, en vez de solo a grupos de trabajo.

 WORD

Es uno de los procesadores de texto, mas utilizados para trabajar con
documentos en la actualidad.

 IMPRESORAS

Es un periférico de computadora que permite producir una copia permanente de
textos o gráficos de documentos almacenados en formato electrónico,
imprimiéndolos en medios físicos, normalmente en papel.

7. LA INTERNET

El Internet fue creado en 1969 para el departamento de defensa de los Estados
Unidos de Norte América con el propósito de investigar y conocer más protocolos
de la comunicación.

El Internet es una gigantesca base de datos distribuida en todo el mundo en la que
podemos encontrar información y servicios de todo tipo.

Conjunto global de redes informáticas interconectadas que permite la
comunicación entre sus usuarios de todo el mundo. Red local que conecta a
millones de computadores.

INTRANET:

Una intranet es una red de computadoras dentro de un área local (LAN) privada,
empresarial o educativa que proporciona herramientas de Internet.

FUNCIONES

Tiene como función principal proveer lógica de negocios para aplicaciones de
captura, informes y consultas con el fin de facilitar la producción de dichos grupos
de trabajo, también un importante medio de difusión de información interna a nivel
de grupo de trabajo.

TIPOS DE INTRANET

ACTIVAS: son dinámicas, ya que permiten acceso e interacción con los datos por
parte del usuario o cliente.

PASIVAS: son interactivas pero no dinámicas, esto quiere decir, que no permiten
el acceso a los datos y solo permiten desplegar información estática en la pantalla.

DIFERENCIA ENTRE INTERNET E INTRANET

Lo que distingue a un intranet del internet de libre acceso es el hecho de que el
intranet es privado. Gracias al intranet, la comunicación y la colaboración interna
son más fáciles.

8. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

LEY 594 DEL 2000.

Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la
obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones
públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente
del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido
estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.

En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades
es desigual y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos
deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la
información. Con este instrumento el Archivo General de la Nación pretende
entonces orientar a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones
públicas, para facilitarles la adopción y adaptación del programa.

En dicha norma, la gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de
Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la producción, recepción,
distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los
documentos y de forma expresa, refiere entre otros aspectos, a la obligación de la
elaboración y adopción de las Tablas de Retención Documental, instrumento
archivístico que identifica para cada entidad, de acuerdo con sus funciones y
procedimientos, los documentos que produce, recibe y debe conservar, con
sujeción al principio de eficiencia que rige la función administrativa, y al de
racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la
administración pública, agentes dinamizadores de la acción estatal y sustento
natural de sus procesos informativos.

8.1 CARTA COMERCIAL

Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas
y personas naturales; igualmente, entre las empresas y sus empleados.

Margen:

 Superior entre 3 y 4 cm
 Inferior entre 2 y 3 cm
 Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm
 Lateral derecho entre 2 y 3 cm
 Encabezados de las páginas subsiguientes entre 2 y 3 cm.

8.1.1 Partes de una carta comercial:

1. Membrete: se inserta logotipo, nombre y NIT de la empresa.
2. Referencia: El número debe ser consecutivo según lo establece el código
de comercio. Se escribe de 2 a 3 interlineas de la margen superior
(membrete).
3. Localidad y fecha: van los datos del nombre de la ciudad de origen y la
fecha de envío, se escribe de 2 a 3 interlineas del numero y en forma
completa, en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con
punto.
4. Destinatario: Los datos del destinatario se dirigen de forma personalizada,
es decir a un funcionario específico, se escribe de 4 a 6 interlineas de la
fecha. Estos datos pueden ocupar hasta 8 líneas, sin sobrepasar la mitad
del escrito y la interlineación sencilla.
5. Cargo: este se escribe con mayúscula inicial, si el nombre del cargo es
demasiado extenso puede repartirse en dos líneas para guardar la armonía
con los datos restantes.
6. Empresa: Con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón
social, sigla o acrónimo. (BCH, SENA o Sena, ICONTEC o Icontec, I.C.B.F.)
7. Dirección O Apartado: Se utiliza una de las dos. Se escribe la misma
dirección que se registra en el sobre. Se dejan 2 espacios a máquina o
cuatro en computador entre el número de la calle y el de la puerta. Opcional
la abreviatura de número No. No se abrevian las palabras calle, carrera,
avenida, etc.. (Carrera 65 135-85). En caso de apartado se anota en un
solo número. (Apartado 50943).
8. Asunto: (opcional). Constituye la síntesis de la carta en máximo 4 palabras,
mayúscula inicial. (Vencimiento póliza 45890).
9. Saludo O Vocativo: Para las damas el nombre y para los caballeros el
apellido. Como saludo independiente se escribe a 2 interlíneas del asunto.
(Apreciado señor Botero:, Apreciada doctora Martha:) Como parte inicial del
texto se escribe a 3 interlíneas del asunto. (Tenemos el gusto de saludarla,
ingeniera Lucía, y confirmamos…).
10. Texto: Se escribe a 1 interlínea, 2 entre párrafos. Se debe tener en cuenta:
 Tratar un solo tema por carta
 Omitir temas personales en cartas comerciales
 Hablar de usted
 Sin errores técnicos, ortográficos, mecanográficos, gramaticales o de
 puntuación
 Sin borrones ni repisados
 Comienza a 3 interlíneas del asunto
11. Despedida: Expresión de cortesía que se escribe a 2 interlíneas del texto.
(Cordialmente, - Para nosotros es un gusto servirle.)
12. Remitente: El nombre se sitúa de 4 a 6 interlíneas de la despedida, en
mayúscula sostenida o inicial en concordancia con el nombre del
destinatario. El cargo en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar.

13. Anexo O Anexos: Si se requiere se detallan en el texto. Después del
firmante a 2 interlíneas seguida de 2 puntos, a 2 espacios se enuncia la
cantidad, de preferencia se hace claridad en número de hojas o tipo de
anexo. Ejemplo: Anexo: uno (10 hojas).
14. Copia: A dos renglones del firmante o de la línea de anexos contra el
margen izquierdo. Sin abreviar y seguida de dos puntos, a dos espacios se
relacionan los destinatarios de las copias, así: tratamiento, nombre, cargo;
si es externo se adiciona la empresa. (Sr. Julio Montoya Arango, Gerente
EMS). Si son varios destinatarios puede ir uno debajo del otro o en línea
seguida. Las copias para el archivo y consecutivo no se enuncian.
15. Identificación Transcriptor: A dos interlíneas del firmante o del último
renglón escrito se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del
apellido de la persona responsable de transcribir el documento. Se
recomienda emplear letra más pequeña. (María S., Pablo S.).

8.1.2 CARTA BLOQUE EXTREMO

Las cartas comerciales son aquellas cuyo contenido está relacionado con
operaciones comerciales, negocios, compra, venta, propaganda, movimientos
internos de una empresa. Pueden ser entre otras, de acuse de recibo, solicitud de
empleo, de crédito, propaganda, de cobro. Una carta comercial es un mensaje
escrito con un fin específico: vender, comprar, agradecer, cobrar, reclamar, invitar,
etc. De esta definición derivamos la clasificación de las cartas comerciales.

ZONAS:

ZONA 1: Razón social, sigla o acrónimo, logotipo y NIT.

ZONA 2: Dirección, apartado, fax, teléfono, ciudad

ZONA 3: Se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro

EXTENCIONES DE LA CARTA COMERCIAL

Por su extensión:

 Corta: cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras.

 Medianas: cuando su contenido comprende desde 100 hasta 200 palabras.

 Largas: Cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras son
cartas de un pliego. Más de 300 son cartas de varios pliegos

PUNTUACION DE UNA CARTA COMERCIAL

Por su puntuación:

 Abierta: No lleva signos de puntuación en ninguna de sus partes componentes.

 Cerrada: Lleva signos de puntuación en cada una de sus partes o
componentes.

Mixta o Corriente: Combina los dos estilos.

EJEMPLOS DE SALUDOS Y DESPEDIDA.

Saludos:

 Estimada Señora (Licenciada, ingeniero, arquitecto).
 Estimados Señores.
 Distinguido Señor.

Aunado a esto, puede utilizarse frases como las siguientes:

 Me es grato enviarle un atento y cordial saludo…...
 Es un placer el poder saludarle y desearle el mejor de los éxitos en el desarrollo
de tan delicadas funciones.

Me es grato referirme a usted y desearle éxitos al frente de tan prestigiosa
empresa.

Despedida:

 En espera de sus noticias…
 Esperamos que…
 Con mi agradecimiento anticipado…
 Disculpen las molestias ocasionadas…
 Gracias por la deferencia que le brinde a la presente…
 Muchas gracias por…
 Le agradezco su fineza…
 Le agradeceré la atención a la presente…
 Agradezco su…
 Anexo a la presente…
 Sin otro particular al cual referirme…
 Sin más por el momento, reitero las muestras de …
 Lo que informo a usted…
 Lo que remito a usted…
 Le saluda atentamente…
 Sin otro particular, le saluda atentamente…
 Atentamente,
 Cordialmente,
 Afectuosamente,
 Muy atentamente

DENOMINACIONES FEMENINAS Y PROFESIONALES

Los títulos y cargos correspondientes a damas se escriben en su respectiva forma
femenina, como lo estable la Real Academia de la Lengua.

CARGOS O TITULOS

 Alcaldesa
 Abogada
 Asistenta
 Administradora de Negocios
 Consulesa
 Administradora de Empresas
 Decana
 Arquitecta
 La Gerente
 Bacterióloga

 Gobernadora
 Bióloga Marina
 Jueza
 Comunicadora Social
 Jefa
 Contadora publica
 Ministra
 Geóloga
 Presidenta
 Física Nuclear
 Rectora
 Ingeniera
 Revisora fiscal
 Medica
 Secretaria General
 Microbióloga
 Subgerente
 Odontóloga
 Vicepresidenta
 Sicóloga
 Vicerrectora
 Trabajadora Social
8.2 CIRCULARES

Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo
texto o contenido dirigida a varios destinatarios.

CLASIFICACIÓN
De acuerdo con el destinatario:

 EXTERNA O CARTA CIRCULAR
 INTERNA O GENERAL

Para la circular externa o carta circular se siguen las indicaciones dadas para la
carta. Para la circular Interna o General se utilizará el estilo BLOQUE, en donde
las líneas de número, ciudad y fecha, asunto y remitente se ubican del centro del
escrito hacia la derecha.

MÁRGENES:
Superior entre 3 y 4 cm
Inferior entre 2 y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 4 cm
Lateral derecho entre 2 y 3 cm

 CARTA CIRCULAR O CIRCULAR EXTERNA
Se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para
diferentes destinatarios. Se tiene en cuenta la norma sobre elaboración de cartas.

 CIRCULAR INTERNA O GENERAL
DENOMINACIÓN: Del margen superior de 2 a 3 interlíneas se ubica la Palabra
CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada y destacada.

PARTES DE LA CIRCULAR

Número: Consecutivo de la correspondencia o independiente. Le puede anteceder
el código de la dependencia, se escribe de 2 a 3 interlíneas de la palabra circular.

Fecha: Ciudad y fecha de 2 a 3 interlíneas del número.

Destinatario: A 3 interlíneas y contra el margen izquierdo o centrado, en
mayúscula sostenida. (PARA TODOS LOS FUNCIONARIOS).

Asunto: Opcional. Síntesis en máximo en cuatro palabras, a 3 interlíneas de con
mayúscula inicial y seguida de dos puntos.

Texto: De 3 a 4 interlíneas del asunto. A interlineación sencilla y doble entre
párrafos. Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural. (Con
agrado informamos al personal…., La Gerencia se complace en…).

Despedida: Expresión de cortesía a 2 interlíneas del texto, contra el margen
izquierdo. Breve frase terminada en punto.

Remitente: Nombre de 4 a 6 interlíneas de la despedida en mayúscula sostenida.
El cargo a 1 interlínea del nombre, con mayúscula inicial sin centrar. Se escribe
del centro hacia la derecha. Preferiblemente firma manuscrita.

Los anexos e identificación del transcriptor se establecen igual que en la carta.

“LA CIRCULAR INTERNA NO LLEVA SALUDO”

8.2.1 CIRCULAR INTERNA

Superior e izquierdo 3 a 4 cm. RAZON SOCIAL

CIRCULAR INTERNA

2 a 3 interlineas
----------Numero (referencia)

2 a 3 interlineas
---------------Ciudad y fecha

3 interlineas
-------------------GRUPO DESTINATARIO

3 interlineas
-------------------Asunto
3 a 4 interlineas
Texto
-----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------
2 interlineas
Texto
------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------

2 interlineas
----------Despedida
4 a 6 interlineas
-------------------------NOMBRE DEL FIRMANTE
1 interlinea
---------------------Cargo
2 interlineas
---------------------Anexos(si lo hay)

--------------------Identificación del transcriptor

Derecho e inferior 2 a 3 cm

CIRCULAR INTERNA Nº 001

300.188.100

Florencia, 10 de Febrero de 2012-02-27

PARA FUNCIONARIOS DE LA EMPRESA AGESAD

Asunto: Utilización de carné

Se recuerda a todos los funcionarios de asesores en Gestión Administrativa, que se obliga a portar el
carnet en lugar visible mientras permanezca en las instalaciones de la institución.

La no utilización de esté dará causal de mala conducta y se hará el respectivo llamado de atención.

Sin más motivos,

Revisora fiscal

Adriana c.

8.2.2 CIRCULAR EXTERNA

CIRCULAR EXTERNA No.001

400-02.01

Florencia

PARA: ALBERTO GABIRIA DAVILA.

Asunto: capacitación de sistemas.

Se recuerda al instructor Gaviria del centro tecnológico la amazonia que nos permita el
espacio para recibir las clases de sistemas.

Gracias por su atención prestada.

FEDERNANDO GRANADA
Líder de Grupo

Adriana c.

ASESORES EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
“Talento humano asesorando sus proyectos”

CIRCULAR EXTERNA Nº 001

300.188.100

Florencia- Caquetá

PARA MICRO EMPRESAS

Asunto: ofrecimiento de servicio

Se les informa al los micro empresarios que partir de la fecha de este comunicado se les quiere
ofrecer el servicio de asesoría administrativa para sus empresas.

Es un placer para nuestra empresa AGESAD (Asesores en Gestión Administrativa) darles apoyo
informativo para mejorar su ingreso económico.

Gracias por su valiosa atención, cordialmente,

FEYER ANDRES ROJAS ESPAÑA
Gerente

Adriana C

8.3 NOTA INTERNA

Se utiliza como medio de comunicación interna en una empresa, institución o
dependencia.

Es un formato pre impreso de carácter interno, que se diligencia a mano, cuyo
objetivo es transmitir comunicaciones breves y de inmediato trámite, entre las
dependencias del AGN y sus funcionarios.

La finalidad de este documento es que los diferentes departamentos, secciones o
negociados pertenecientes a una empresa se comuniquen entre sí las incidencias,
peticiones, etc., que surjan entre ellos. Se ha de emitir una nota interior por cada
uno de los temas.

Por otra parte, es conveniente dar calor a la nota interior, escribiendo a mano
palabras tales como «gracias», «muchas gracias», «un abrazo...

Las partes de que consta la nota interior son inicio, contenido y final.

Inicio. En esta primera parte figuran:
El nombre o razón social de la empresa.
La fecha de confección en formato largo o corto.
La palabra «DE:» para, a continuación, escribir el nombre y/o cargo de la
persona y departamento o sección al que pertenece quien emite la nota.
La palabra «A:» para, seguidamente, escribir el nombre y/o cargo de la
persona y departamento o sección al que pertenece quien ha de recibir la
comunicación.
La palabra «Asunto:», que consiste en un resumen del motivo que origina
el documento.

Contenido. En este espacio se especifica el motivo por el que se escribe la nota
interior. Su redacción es breve y concisa, con una exposición directa.

- Final. En este apartado figura la firma de la persona que envía el mensaje. No
aparecerá la antefirma, pues ya figura en el apartado.

Partes:

 FECHA: Registrar fecha de envío así: día, mes y año.
 PARA: Nombre del funcionario a quien va dirigida la nota.
 DE: Nombre de la dependencia que remite la nota.

 CUADRO DE OPCIONES: Seleccionar y marcar con (X) donde corresponda.
 OBSERVACIONES: Describa brevemente las observaciones que considere
pertinente.
 FIRMA: Sólo podrá ser firmada, por el funcionario autorizado para tal fin,
según lo regulado en manual de procedimientos de la respectiva entidad.
 DATOS DE RECIBO: Consignar los datos del funcionario que recibe la misma.

ESQUEMA:

NOTA INTERNA

No. 001

FECHA: ________________________________________________________________

PARA: ________________________________________________________________

DE: ________________________________________________________________

URGENTE ______ ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA _________

PARA SU INFORMACIÓN ______ DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA _________

FAVOR DAR CONCEPTO ______ FAVOR TRAMITAR _________

INFORMAR POR ESCRITO ______ ARCHIVAR ________

ENCARGARSE DEL ASUNTO ______ ENTERARSE Y DEVOLVER ________

OTRO: ___________________________ DILIGENCIAR Y DEVOLVER _________

OBSERVACIONES: _______________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

FIRMA: _______________________ RECIBIDO: ______________

FECHA: ______________

HORA: ______________

8.4 MEMORANDO

Un comunicado de carácter interno sirve para trasmitir una información,
orientación, felicitación o llamado de atención.

PARTES DEL MEMORANDO:

 ENCABEZADO: Se escribe con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla.
 MEMORANDO: Se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla.
 CÓDIGO: Después de dos tabulaciones, consignar los números que identifican
la dependencia productora, seguida de guión ( - ), se coloca el código de la
serie y/o subserie, separando estos dos números con un punto.
 CIUDAD Y FECHA: Seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la
ciudad y la fecha.
 DATOS DEL DESTINATARIO: Después de dos tabulaciones, se debe escribir
en mayúsculas sostenidas el nombre del funcionario a quien va dirigido el
memorando. En la línea siguiente escribir el cargo.
 DE: Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúsculas el nombre de la
dependencia productora.
 ASUNTO: Constituye la síntesis del tema del memorando. A continuación de
dos tabulaciones, debe expresarse en máximo 6 palabras, con mayúscula inicial
y sin subrayar.
 TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se debe
redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y corta; omitiendo temas
personales y tratando sólo un asunto por memorando.
 DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,)
(Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su
gentil colaboración.).
 DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No
utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con
mayúscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina, División,
Grupo de Trabajo, Unidad, Presidente o Secretario de Comité) según lo
autorizado en Manuales de Métodos y Procedimientos de la respectiva
dependencia.
 ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.
 DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera
letra del apellido.

------------------------------ MEMORANDO
2 a 3 interlineas
-------Numero (referencia)
2 a 3 interlineas
----------------------ciudad de origen y fecha
3 interlineas
PARA:---------------
2 interlineas
DE:------------------
2 interlineas
ASUNTO:-----------
3 a 4 interlineas
Texto:----------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------
2 interlineas
------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------
2 interlineas
Despedida ---------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------
4 a 6 interlineas
Firmante---------------------------------------
2 interlineas
Anexos: (si lo hay)
2 interlineas
Copia: (si la hay)
2 interlineas
Identificación del transcriptor

MEMORANDO

CODIGO: 303.34.08

Florencia, 10 de Febrero de 2012

PARA: ALBERTO GAVIRIA DAVILA
Instructor
Centro Tecnológico de la Amazonia

DE: IRMA OMAIRA MAYA
Coordinadora académica

ASUNDO: FELICITACIÓN

Apreciado instructor, se le extiende un saludo de felicitación por su labor destaca en el
TEGNOLOGO GESTIÓN ADMINISTRATIVA, junto a la solicitud de que mantenga su nivel educativo
en lo alto, buscando así la perfección de sus aprendices.

Se le agradece la atención prestada.

Cordialmente,

IRMA OMAIRA MAYA
Coordinadora académica

Adriana C.

8.5 ACTA ADMINISTRATIVA

Documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.

MÁRGENES: Igual a la carta.

TÍTULO: Nombre del grupo que se reúne. Aclarar cuando sea de carácter
extraordinario.

PRESENTACIÓN: En hojas sueltas o en libros. Se redactan en tiempo pasado. No
se inicia con gerundio.
No debe presentar errores mecanográficos, ortográficos, gramaticales ni de
puntuación. Sin borrones ni repisados.

REQUISITOS ESPECÍFICOS

RAZÓN SOCIAL: Margen superior de la primera página.

TÍTULO: Nombre de la reunión y su naturaleza, centrados, mayúscula sostenida a
3 interlíneas del logo (Puede ir en negrilla).

DENOMINACIÓN DOCUMENTO Y NÚMERO: A 3 interlíneas del título se ubica la
palabra ACTA, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número.

FECHA: Al margen izquierdo, a 3 interlíneas de la denominación del documento
se escribe FECHA en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente se
escribe la fecha.

HORA: Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas. Al frente se
Ç escribe la hora de inicio y la de finalización de la reunión. (HORA: De las
09:15 a las 10:30 horas).

LUGAR: Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas de hora, en mayúscula
sostenida y seguida de dos puntos. (Hotel El Barón, Salón
Diamante)

ASISTENTES: Margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas, mayúscula sostenida y
seguida de dos puntos. Al frente se escribe la relación de nombres con mayúscula
inicial a interlineación sencilla, separando cargo con coma. (Ingeniero Eduardo
Casas Burgos, Presidente) Cuando los asistentes pasan de 15 se elabora lista
aparte que se incluye como primer anexo y se especifica así: ASISTENTES: Lista
adjunta (120 personas).

INVITADOS: Se mencionan en caso de existir.

AUSENTES: Se mencionan en caso de existir con o sin justificación.

ORDEN DEL DÍA: Contra el margen izquierdo a 3 interlíneas del último nombre y
con mayúscula sostenida. De 1.5 a 2 interlíneas y contra el margen izquierdo se
enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial. Entre un tema y
otro se deja 1.5 o 2 interlíneas.

DESARROLLO: Al margen izquierdo, a 3 interlíneas y con mayúscula sostenida. A
2 interlíneas se inicia el primer tema (con negrilla si se desea).
A dos interlíneas del título del tema se inicia el desarrollo del texto a interlineación
sencilla.

CONVOCATORIA: Si se programa una nueva reunión. Contra el margen izquierdo
a 3 interlíneas. Se indica fecha y hora de la próxima reunión.

FIRMAS DE LOS ASISTENTES: En mayúscula sostenida, debajo el cargo con
mayúscula inicial.

ANEXOS: Si los hay, se relacionan a dos interlíneas de los nombres de quienes
firman.

IDENTIFICACIÓN TRANSCRIPTOR: Igual que en la carta, se escribe a 2
interlíneas de los anexos, si los hay.

10.2 DISEÑO DEL ACTA

-------------(1 interlinea) TÍTULO Y CARÁCTER DE LA REUNIÓN

------------ (1 interlínea) ACTA No. VI

------------ (3 interlíneas)
FECHA: (Ciudad, día mes año)
------------(1 interlínea)
HORA:
------------(1 interlínea)
LUGAR: (Sitio donde se realizó la reunión)
--------------(2 interlíneas)
ASISTENTES: NOMBRES APELLIDOS, Cargo – calidad de-
miembro dentro del comité.
--------------(2 interlíneas)
INVITADOS: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo
--------------(2 interlíneas)
AUSENTES: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo – calidad- de
miembro dentro del comité.
--------------(2 interlíneas)
ORDEN DEL DIA:
----------------(1 interlínea)
Verificación de quórum, Lectura, discusión y aprobación del –Acta
anterior.
Discusión y aprobación Tabla de Retención Documental de---
---------------(2 interlíneas)
DESARROLLO:
----------------(1 interlinea)
Se efectuó la verificación de quórum dando inicio a la reunión.
----------------(1 interlínea)
Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por-
unanimidad.
----------------(1 interlínea)
Fue presentada la Tabla de Retención Documental y al
respecto………………………………………………….........
.......................................................................................

Superior e izquierda 3 a cm Derecho e inferior 2 a 3 cm

8.6 CERTIFICADO Y CONSTATACIÓN

CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado que asegura
la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.

CONSTANCIA: Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos
o circunstancias que no requieren solemnidad.

CLASIFICACIÓN: De acuerdo con el hecho o acto que se prueba pueden ser:

Constancias para tiempo de servicio, experiencia, salarios, clase de trabajo,
jornada laboral, comportamiento, etc.

Certificados sobre calificaciones, diploma obtenido, asistencia a eventos,
documento identidad, paz y salvos, exámenes médicos, etc..

ESTILO:

 BLOQUE: Número, fecha y firmante parten del centro de la hoja hacia el
margen derecho.

REQUISITOS:

 MÁRGENES: Igual a los demás documentos.

PARTES:

 NÚMERO: Opcional. A 2 ó 3 interlíneas del margen superior y se escribe
del centro hacia la derecha.

 FECHA: De 2 a 3 interlíneas, en forma completa, del centro hacia la
derecha.

 CARGO DE QUIEN EXPIDE LA CONSTANCIA: De 3 a 4 interlíneas,
mayúscula sostenida y centrado precedido por EL-LA.

 IDENTIFICACIÓN: Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR
seguidas de dos puntos, de 3 a 4 interlíneas, centradas y en mayúscula
sostenida. (Puede utilizarse negrilla).

 TEXTO: De 3 a 4 interlíneas y contra el margen izquierdo, se inicia con la
conjunción Que a la que siguen datos solicitante (tratamiento, nombre en
mayúscula sostenida e identificación). Se emplea interlineación de 1 y
medio o dos en el texto y doble entre párrafos.
 Se redacta en tercera persona.

 En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la
certificación y de preferencia se incluye el destinatario.

 FIRMANTE: Mayúscula sostenida, de 4 a 6 interlíneas, se escribe del
centro hacia la derecha.
.
 TRANSCRIPTOR: A 2 interlíneas del firmante y al margen izquierdo.

 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS EXPEDIDOS POR CENTROS
EDUCATIVOS: Escribir los dos cargos responsables (Director y Secretario).

TIPOS DE CERTIFICADOS:

 Calificaciones obtenidas dentro del periodo académico.

 Asistencia a congresos, cursos y seminarios.

 Registro civil o parroquial, de nacimiento, de matrimonio o de función

 Documento de identidad

 Certificado de Aseguramiento de Calidad

 Certificado de Sistema de Administración Ambiental

 Becas, donaciones y exenciones

 Créditos, préstamos, u otras transcripciones comerciales.

 Relación de retención de impuestos.

 Paz y salvo

 Resultados de examen médicos

Tipo de Constancias:

 Tiempo de servicio

 Experiencia

 Salario u honorarios

 Clase de trabajo

 Jornada laboral

 Cumplimiento de comisiones

 Comportamiento del trabajador

Partes de los Certificados y Constancia

Se elabora en papel con membrete y sus elementos se distribuyen en la siguiente
manera:

Numero (REFERENCIA)

Es opcional llevar un control de expedición, número consecutivo que se ubica de
dos a tres interlineas de margen superior y según el estilo elegido. Le puede
anteceder el código de dependencia determinado por cada empresa en particular.
Las entidades educativas están obligadas a numerar los certificados y constancias
en forma secuencial.

Fecha:

Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedición se escriben de dos a
tres interlineas del número (referencia) o de cuatro a seis del margen superior,
cuando no hay número y en forma completa, en orden del día, mes y año sin
separarlo con punto.

8.7 INFORME ADMINISTRATIVO

Documento que describe o da conocer el estado de cualquier actividad, estudio, o
proyecto de carácter administrativo.

Partes que anteceden al texto o cuerpo del informe constituidas por:

Cubierta: Tapa o pasta que protege el documento.
Portada: Primera página del informe, contiene los datos requeridos para la
identificación del documento.
Contenido: Lista de títulos que corresponden a los capítulos y a las
divisiones principales, en el mismo orden de paginación del informe.
Glosario: Lista alfabética que define o explica términos, signos, unidades,
abreviaturas y siglas utilizadas en el informe.

CUERPO DEL INFORME

Texto del documento, constituido por:

Introducción: Planteamiento breve que expone los alcances del informe extenso.

Objetivo: Planteamiento breve que expone la finalidad del informe cortó.
Núcleo del informe: Capítulos, temas y subtemas que constituyen la esencia del
informe.
Capítulo: División básica mayor del informe que desarrolla un tema completo y
permite orientar su lectura.
Subdivisión: Cada parte en que se fracciona un capítulo. Corresponde a temas y
subtemas.

Título: Nombre del informe, del capítulo o de la subdivisión.
Figuras (Ilustraciones); gráficos, dibujos, planos, fotografías, mapas, diagramas o
esquemas.
Tablas: cuadro numérico, estadístico, geográfico o de otro orden, que se presenta
en columnas.
Cita: pasaje, párrafo o proposición que proviene de alguien diferente al autor del
informe, para apoyar o corroborar la propia idea, o para compararla.
Nota de pie de página: aclaración del autor del informe para ampliar o completar
una idea expresada en el texto.
Conclusiones: resultados obtenidos y deducciones hechas después de analizar,
en detalle el trabajo descrito en el informe.
Recomendaciones: formulaciones concisas de las acciones que se consideran
necesarias, como resultado de las conclusiones alcanzadas.
Material complementario: partes que siguen al cuerpo del informe para ampliarlo
y facilitar su utilización, constituido por anexos, bibliografía, índice.

CLASIFICACIÓN

Los informes administrativos se clasifican así:

 De acuerdo con los requerimientos de la entidad
En periódicos y esporádicos
 De acuerdo con el número de hojas
En cortos, hasta de 10 hojas y extensos de más de 11 hojas

Márgenes
Para informe corto o extenso se emplean los siguientes márgenes:

Superior entre 3 y 4 cm
Inferior entre 2 y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm
Lateral derecho entre 2 y 3 cm

Cubierta (opcional)
Presenta la información básica del documento. Al utilizarla, debe contener los
datos suficientes, para que el lector sepa con exactitud a qué informe se refiere,
sin necesidad de abrirlo. Puede ser reemplazada por la portada.
Incluye los datos de la razón social, título del informe y subtítulo si lo hay.

Portada
De libre diagramación en estética, tamaño de letra, escritura en mayúscula
sostenida o no, dibujos y otros. Si reemplaza la cubierta, es la fuente principal de
información y constituye la primera página del informe.
Adicional a los elementos de la cubierta contiene información de la dependencia,
área, grupo, comité, sucursal, comisión, entre otros; nombre de la persona o
personas que elaboraron el informe; ciudad de origen del informe.

Contenido
Se coloca inmediatamente después de la portada. Contiene los títulos de
capítulos, subdivisiones principales del cuerpo del informe, material
complementario y su respectivo número de página.
El título se escribe en mayúscula sostenido, centrado y a 5 cm del borde superior.
La relación se inicia de dos a cuatro interlíneas del título.
Si la columna de paginación se titula con la abreviatura pág., ésta constituye la
primera línea después del título, y la relación comienza a dos interlíneas.
Los numerales se ubican contra el margen izquierdo.

De primero y segundo nivel en mayúscula sostenida, títulos de subdivisión de
tercer nivel con mayúscula inicial. Se determina una tabulación a dos espacios del
tercer nivel, máxima subdivisión que aparece en la tabla de contenido.
La tabla de contenido se escribe a dos interlíneas entre títulos. Cuando alguno de
ellos ocupe más de un renglón, el segundo y los subsiguientes se escriben a una
interlínea y comienzan debajo de la primera letra del anterior.
El número de la página se coloca contra el margen derecho, frente al tema o
subtema que le corresponde.
Cuando el informe requiera la presentación de tablas, figuras y anexos, se deben
enunciar en lista separada después de la tabla de contenido. El título se coloca
centrado en mayúscula sostenida, de dos a cuatro renglones de la última línea. La
primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título, contra el
margen izquierdo y con mayúscula inicial, relacionando las figuras, tablas o
anexos con el número y la leyenda correspondiente. El número de la página se
escribe en el mismo renglón, contra el margen izquierdo.

Glosario
Si el informe requiere una explicación de términos, abreviaturas o siglas, para
facilitar su interpretación, se elabora un glosario en orden alfabético.
El título GLOSARIO se escribe centrado, en mayúscula sostenida a 5cm del borde
superior de la hoja.
De dos a cuatro interlíneas se ubica el primer término en mayúscula sostenida
contra el margen izquierdo, seguido de dos puntos (:) y después de dos espacios
se digita la definición con mayúscula inicial; si ésta ocupa más de un renglón, el
segundo y los subsiguientes se escriben a una interlínea sin dejar sangría. Entre
términos se dejan dos interlíneas.

Informe Extenso (CUERPO DEL INFORME)

Constituye la parte central del documento y está conformado por introducción,
núcleo del informe, conclusiones y recomendaciones (opcional).

El informe extenso lleva una introducción que plantee brevemente el alcance, los
objetivos del trabajo y el enfoque general. Como no hace parte del texto principal,
no tiene numeración sino título.
La palabra INTRODUCCIÓN se escribe con mayúscula sostenida, centrada a
5 cm del borde superior. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro
renglones del título; las subsiguientes a interlineación de uno y medio.

NÚCLEO DEL INFORME
El núcleo del informe se puede dividir y éstos a su vez, en subdivisiones que
correspondan a un tema completo. Para su desarrollo se tiene en cuenta lo
siguiente:
 El texto se redacta en forma impersonal (se proyecta, se estudió….) y los
párrafos comienzan contra el margen izquierdo.
 La primera línea de escritura de cada capítulo se inicia de dos a cuatro
renglones del título, las demás se hacen a interlínea y media y entre
párrafos se deja el doble.
 Cada capítulo tiene un título (división de primer nivel) que lo identifica, el
cual se escribe en mayúscula sostenida, centrado y a 5 cm del borde
superior, precedido por el numeral correspondiente. El título no lleva punto
final.
 Los títulos de las subdivisiones de segundo nivel se escriben en mayúscula
sostenida, contra el margen izquierdo; el texto se inicia a doble de
interlineación. Los títulos de las subdivisiones de tercer nivel se escriben
contra el margen izquierdo, con mayúscula inicial; el texto se inicia a doble
interlineación.
 Los títulos de las subdivisiones de cuarto nivel (si los hay) se escriben
contra el margen izquierdo, con mayúscula inicial. A dos espacios se
continúa el texto, en el mismo renglón.
 Cada capítulo debe iniciar en hoja aparte; para ello, el título se ubica de
cuatro a seis renglones de la última línea del capítulo que antecede, y el
texto comienza a cuatro interlíneas del título.
 Para la paginación del informe administrativo se utiliza la numeración
arábiga consecutiva. La página uno corresponde a la portada. No se deben
adicionar páginas tales como 4 bis, 7 A.
 Para las páginas subsiguientes se utiliza papel de la misma calidad, color y
tamaño de la primera hoja, sin impresión o papel especial de segunda hoja.
Estas páginas llevan un encabezado constituido por la línea de
identificación y el número de página, que se ubican entre 2 y 3 cm del borde
superior de la hoja, así:
Margen izquierdo Margen derecho

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

El propósito de las conclusiones es presentar un juicio crítico y razonado del
análisis de los resultados del estudio, de manera directa, clara, concisa y lógica; el
objetivo de las recomendaciones es proporcionar consejos para que se decida un
curso de acción.
Las conclusiones son necesarias. Las recomendaciones no siempre se requieren,
pero si el autor las considera convenientes se pueden incluir. Si es más de una, se
sugiere numerarlas. Para la presentación se tiene en cuenta lo siguiente:
El título CONCLUSIONES, se escribe en mayúscula sostenida, centrado a 5
cm del borde superior. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro
renglones del título.
Si se incluyen recomendaciones se tendrá en cuenta lo siguiente:
El título CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES, se escribe en mayúscula
sostenida, centrado a 5 cm del borde superior.
La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título.
Se pueden combinar las conclusiones y recomendaciones en el mismo párrafo, o
tratarse en párrafos independientes. Así mismo, presentarse en páginas
separadas con su respectivo título.

FIRMA
El informe administrativo extenso debe ser firmado por el autor o autores en la
página donde terminan las conclusiones, o en donde finalizan las
recomendaciones si las hay.
De cuatro a seis interlíneas del último párrafo se anota el nombre en mayúscula
sostenida. El cargo, a una interlínea del nombre, con mayúscula inicial y sin
centrar.

NOTA: Si son necesarias varias firmas, éstas se ubican a criterio de los autores
una debajo de la otra o por parejas. En el segundo caso, si el número de firmas es
impar la última se centra.

RÚBRICA
De acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o los autores pueden colocar su
rúbrica en cada una de las hojas del informe, en la parte inferior izquierda.

TRANSCRIPTOR
Para establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación se escribe a
dos interlíneas del firmante. Se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del
apellido. Se emplea letra más pequeña.

Informe extenso (material complementario):

Es opcional, está conformado por anexos, bibliografía e índice.

ANEXOS
Es necesario incluirlos, cuando se trata de material que impide la presentación
ordenada y lógica dentro del cuerpo del informe, como ciertas ilustraciones,
fotografías, planos, entre otros.

BIBLIOGRAFÍA
Cuando el informe la requiera, el título se escribe centrado a 5 cm del borde
superior, en mayúscula sostenida. La primera línea de escritura se inicia de dos a
cuatro renglones del título.

INFORME CORTO
Consta de las partes que se explican a continuación. (El autor puede utilizar
cualquier elemento del informe extenso que estime conveniente).

ENCABEZAMIENTO

El informe corto no lleva portada, sino encabezamiento, que se distribuye dela
siguiente manera:

Razón Social. Se ubica entre 3 y 4 cm del borde superior, contra el margen
izquierdo y en mayúscula sostenida, cuando se utiliza papel que no la tiene
impresa.

Dependencia. A interlineación doble, bajo la razón social se escribe el nombre de
la dependencia, origen del informe, con mayúscula inicial y contra el margen
izquierdo.

Título. A cuatro interlíneas de la dependencia se escribe el título del informe,
centrado y en mayúscula sostenida.

Fecha. A cuatro renglones del título, contra el margen izquierdo se escribe la
palabra FECHA, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (: ). Al frente se
anotan la ciudad y la fecha completa, con mayúscula inicial.

Autoría del informe. A interlineación de uno y medio debajo de la fecha, contra el
margen izquierdo y en mayúscula sostenida, se escribe una de las siguientes
expresiones seguida de dos puntos: ELABORADO POR,
PREPARADO POR, RESPONSABLE. Al frente se anotan el o los nombres
correspondientes, con mayúscula inicial. Los datos de la fecha y la autoría
se tabulan a dos espacios de la expresión más larga.
En caso de varios autores, se tiene en cuenta que si hay autor y coautor, aparecen
en ese orden; si están en igual condición de autoría se relacionan por orden
alfabético de apellido.

OBJETIVO
El informe corto lleva un objetivo, para describir en forma breve, el propósito del
mismo y se presenta, así:
De dos a cuatro interlíneas del encabezamiento se escribe la palabra
OBJETIVO, seguida de dos puntos (:), en mayúscula sostenida y contra el margen
izquierdo. A dos espacios de este enunciado, se expresa la finalidad del informe
con mayúscula inicial. En caso de requerir más de un renglón, el segundo y los
subsiguientes retornan contra el margen izquierdo.

ESCRITURA DEL TEXTO
Un informe corto, generalmente consta de un capítulo único, que de requerir
numerales, todos se escriben contra el margen izquierdo. Se escribe de 2 a
4 interlíneas del objetivo.

CONCLUSIONES (opcional)
En caso de incluirlas se procede a escribir la palabra CONCLUSIÓN O
CONCLUSIONES en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, de dos a
cuatro interlíneas del último renglón del texto. La primera línea de escritura se
inicia de dos a cuatro renglones del título.

FIRMA
El informe administrativo corto debe ser firmado por el autor o autores, en la
página en que finaliza el cuerpo del informe. El nombre se anota en mayúscula
sostenida, de cuatro a seis renglones del último párrafo. El cargo, a una interlínea
del nombre, con mayúscula inicial.
NOTA: Si son necesarias varias firmas, éstas se reparten a criterio de los autores
una debajo de la otra o por parejas; en el segundo caso, si el número de firmas es
impar, la última se centra.

RÚBRICA
De acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o autores pueden colocar su
rúbrica en cada una de las hojas del informe, en la parte inferior izquierda.

TRANSCRIPTOR
Para establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación se escribe a
dos interlíneas del firmante. Se anota el nombre (con mayúscula inicial) e inicial
del apellido. Se emplea letra más pequeña.

ASPECTOS GENERALES
 Documento remisorio. Se recomienda presentar los informes
administrativos con un documento remisorio; carta si es envío externo y
memorando si es interno.
 Papel. Se emplea papel en blanco.
 Para la escritura de números, uso de mayúsculas, denominaciones
femeninas y profesionales, y abreviaturas se debe tener en cuenta las
recomendaciones enunciadas para la carta.

8.8 HOJA DE VIDA

Relación de los datos personales, estudios, experiencia y referencias que califican
a una persona para el desarrollo de una determinada actividad.

PARTES DE LA HOJA DE VIDA

NOMBRE: La palabra NOMBRE se escribe en mayúscula sostenida a tres
interlíneas de la expresión datos personales. Al frente, con la tabulación
establecida, se anotan el nombre y los apellidos en mayúsculas sostenida.

IDENTIFICACIÓN: El enunciado IDENTIFICACION se escribe a dos reglones
de la línea anterior. Al frente se especifica la clase de documento, como tarjeta de
identidad, cedula de ciudadanía, libreta militar o cedula de extranjería con el
número respectivo y la ciudad de expedición.

FECHA DE NACIMIENTO: Bucaramanga, 13 de febrero de 1960 Cuando se
trata de ciudades no capitales, es necesario escribir entre paréntesis el nombre del
departamento.

DOMICILIO: El enunciado DOMICILIO, se escribe en mayúscula sostenida a dos
renglones de la línea anterior. Al frente, se anotan la dirección y la ciudad de
residencia.

TELÉFONO: La palabra TELEFONO, se anota en mayúscula sostenida a dos
renglones de la línea anterior. Al frente, se escribe el número telefónico, separado
únicamente con espacios.

OTROS.

Los enunciados se escriben en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo,
seguidos con dos puntos (:). Los datos correspondientes se anotan tabulados a
dos espacios de la escritura más larga.

PRIMARIOS Y SECUNDARIOS: El vocablo PRIMARIOS o SECUNDARIOS, se
escriben a tres interlineas del título estudios. Al frente, con la tabulación
establecida, se anotan el nombre del establecimiento, el título obtenido o los
periodos cursados, la ciudad y el año de terminación.

EXPERIENCIA

Titulo en mayúscula sostenida que se ubica contra el margen izquierdo, a tres
interlineas del último renglón escrito.

A tres interlineas del título anterior, se relacionan los nombres de las empresas,
los cargos y el tiempo de servicio, comenzando con el último cargo
desempeñado. Cada referencia se anota a un renglón entre líneas y a dos entre
párrafos, así:

 Nombre de las empresas. Cada nombre de empresas se escribe con
mayúscula inicial y con la denominación más ampliamente conocida, es
decir, nombre completo, sigla o acrónimo.

 Cargo desempeñado. A continuación del nombre de la empresa se
destaca el cargo en negrilla o en mayúscula sostenida.

 Tiempo de servicio. A continuación del cargo, se anotan el tiempo de
servicio con las fechas de ingreso y retiro.

 Nombre y firma

De cuatro a seis interlineas del último renglón, contra el margen izquierdo, se
escribe el nombre completo, en mayúscula sostenida y sobre la firma
correspondiente, de preferencia con tinta negra.

 Fecha de presentación

De tres a cuatro interlineas del nombre, se escriben la ciudad y la fecha de
presentación, separados por coma.

9. ACUERO:
Los acuerdos son documentos que establecen normas y políticas de carácter
general, expedidos por la Sala General o el Consejo
Superior.
Se elaboran en original y una copia, en papel bond, color blanco, tamaño oficio
con recuadro y logotipo contra el margen izquierdo, con la identificación de la
Universidad. (Se puede diseñar en computador si no se cuenta con papelería
impresa).

Partes del acuerdo

Denominación del documento. A partir del margen superior, de dos a tres
interlíneas se ubica la palabra ACUERDO en mayúscula sostenida y centrada.
Puede emplearse negrilla para resaltar.

Número. La numeración de los Acuerdos es consecutiva y se inicia y cierra cada
año calendario. Para registrar el número deberá dejarse el espacio necesario.

10. RESOLUCION:

Las Resoluciones son disposiciones que establecen normas y procedimientos que
facilitan el cumplimiento de los Acuerdos expedidos por la Sala General y el
Consejo Superior o definen asuntos de carácter administrativo y académico
relativos con la marcha de la entidad; son expedidos por la Rectoría.

con recuadro, y logotipo contra el margen izquierdo, con la identificación de la
Fundación. (Este formato se puede diseñar en computador, si no se cuenta con
papelería impresa).

Partes de la Resolución:

Denominación del documento: A partir del margen superior, de dos a tres
interlíneas se ubica la palabra RESOLUCIÓN en mayúscula sostenida y centrada.

Número. La numeración de las Resoluciones es consecutiva y se inicia y cierra
cada año calendario. Para registrar el número se deberá dejar el espacio
necesario.

11. CONVENIO:
Los convenios son acuerdos entre la Universidad y otra institución o empresa,
mediante los cuales se establecen obligaciones mutuas, se determinan
prestaciones recíprocas y se comprometen recursos de las partes para el
desarrollo de proyectos específicos en campos de la Formación Profesional.

Universidad. (Este formato se puede diseñar en computador, si no se cuenta con

Partes del convenio:

Denominación del Documento: A partir del margen superior, de dos a tres
interlíneas se ubica la palabra CONVENIO en mayúscula sostenida y centrada.

Número. La numeración de los convenios es consecutiva y se inicia y cierra cada
año calendario. Para registrar el número de debe dejar espacio suficiente.

12. CONTRATO:
Los contratos son acuerdos entre dos o más partes, en donde se establecen
obligaciones recíprocas.
Universidad. (Este formato se puede diseñar en computador, si no se cuenta con

Partes del contrato

Denominación del documento. A partir del margen superior, de dos a tres
interlíneas se ubica la palabra CONTRATO en mayúscula sostenida y centrada.

Número. La numeración de los Contratos es consecutiva y se inicia y cierra cada
año calendario. Para registrar el número debe dejarse el espacio necesario.

13. SOBRES

Cubierta que guarda y protege un documento para su entrega o envío.

ASPECTOS GENERALES SOBRES
•El sobre debe coincidir en color, calidad y diseño de la papelería.
•Se recomienda que los sobres de manila lleven impresos el membrete.
•En sobres grandes se deben respetar las zonas guardando armonía con el
tamaño.
•El tamaño debe ser el adecuado según anexos.
•Para sobres de manila a partir del tamaño carta se recomienda escribir los datos
del destinatario en mayúscula sostenida a interlineación de 1 y medio
•La impresión de los datos del destinatario y remitente en sobres de manila puede
hacerse en sentido vertical u horizontal, en el último caso se deja la solapa al lado
derecho.
•Cuando se utilicen servicios especiales de correo se recomienda incluir número
telefónico antes de la ciudad.
•Al utilizar etiqueta, se debe adherir centrada en el segundo tercio del sobre y se
recomienda un tamaño apropiado.
•Cerrar adecuadamente el sobre, cuidando que el pegante no se adhiera al
documento.

14. FAX

Sistema que permite transmitir a distancia por la línea telefónica escritos o gráficos
(tele copia).

Los datos de transición q se deben imprimir son los siguientes

rosón social y logotipo, o uno de los dos.
ciudad y país del remitente.
numero del teléfono del remitente número de telefax del remitente.
identificación del documento.
fecha.
numero de control de fax.
datos del destinatario. nombre, cargo y empresa.
numero del telefax del destinatario
ciudad y país del destinatario.
datos del remitente. Nombre, cargo y empresa.

asunto o mensaje cortó.
numero de hojas transmitidas incluidas.
firma del funcionario q" solicita la transmisión.

15. MENSAJE TELEGRÁFICO

OBJETO

Esta norma tiene por objeto establecer y unificar los requisitos que se deben
cumplir al elaborar un mensaje telegráfico.

DEFINICIONES

Para efectos de esta norma se establece las siguientes:

Destinatario: funcionario o persona ha quien va dirigido el mensaje.

Espacio: distancia horizontal de escritura.

Logotipo: emblema que identifica una empresa.

Mensaje telegráfico: comunicación escrita, que permite dirigirse a un destinatario
en forma rápida y abreviada y que es transmitida a través del telégrafo.

Modelo: esquema de distribución de zonas que le permite a la empresa diagramar
la impresión de su papelería.

Razón social: nombre que identifica a una corporación, empresa o persona.

Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante.

Renglón: distancia vertical de escritura.

Zonas: espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos
impresos o escritos.

MÁRGENES

Tamaño medio oficio

Margen superior: 2,5 cm

Margen inferior: 1 cm

Margen lateral izquierdo: 2,5 cm

Margen lateral derecho: 1,5 cm

Tamaño carta

Margen superior: 4 cm

Margen inferior. 1,5 cm

Margen lateral izquierdo: 2,5 cm

Margen lateral derecho: 2 cm

CONCLUSIÓN

Se realizo este trabajo con el fin de aprender las diferentes clases documentos
empresariales, así dando a conocer sus conceptos y funciones. Cada documento
fue creado con mucha dedicación para lograr una explicación concreta para un
mayor aprendizaje del lector.

Con este aprendí más claramente la forma correcta de realizar un documento
empresarial. También fue de mucho ayuda el poder aprender un forma fácil de
aprender a digitar correctamente.

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