How to make a process documentation

1. Perencanaan Proses
Refers to Guidance on the
Documentation Requirements of ISO
9001:2000

2. 1. Tetapkan semua
aktifitas dalam proses
• Tentukan aktifitas yang dibutuhkan
untuk mencapai hasil yang diharapkan
dari setiap proses

3. Petunjuk
• Tetapkan input dan output proses yang
dibutuhkan. Tentukan aktifitas yang
dibutuhkan untuk merubah input menjadi
output yang dibutuhkan. Tentukan dan
tetapkan urutan dan interaksi aktifitas
dalam proses. Tentukan bagaimana setiap
aktifitas akan dilakukan.
• Catatan : Dalam beberapa kasus, pelanggan
dapat secara specific menetapkan cara
dari proses yang dilakukan

4. Tetapkan persyaratan
monitoring dan pengukuran
• Tentukan dimana dan kapan pengukuran dan
monitoring harus diterapkan. Kedua
kegiatan ini sebagai proses pengendalian
dan peningkatan untuk mencapai output
proses yang diharapkan.
• Tentukan catatan apa yang dibutuhkan.

5. Petunjuk
• Identifikasi criteria pengukuran dan monitoring untuk proses
pengendalian dan peningkatan, untuk menetapkan apakah proses
efektif dan efisien, hal yang harus dipertimbangkan adalah sbb
:
Keseusaian dengan persyaratan
Kepuasan pelanggan
Kinerja rekanan
Pengiriman yang tepat waktu
Waktu proses
Tingkat kesalahan
Limbah
Biaya produksi
Frekuensi kecelakaan

6. 3. Tetapkan sumber daya
yang dibutuhkan
• Tentukan sumber daya yang
dibutuhkan untuk keefektifan
operasional setiap proses

7. Petunjuk
Contoh sumber daya bisa meliputi sbb :
• Sumber daya manusia
• Infrastruktur
• Lingkungan kerja
• Informasi
• Sumber daya alam
• Bahan baku
• Sumber daya keuangan

8. 4. Verifikasi proses dan semua aktifitas
dibanding-kan dengan sasaran yang telah
ditetapkan
• Konfirmasikan karakteristik proses
dan aktifitas supaya konsisten dengan
tujuan organisasi (lihat 5.1.1 dan
5.2.1)

9. Petunjuk
• Verifikasi bahwa semua persyaratan
yang telah teridentifikasi pada 5.1.1
dapat memuaskan. Jika tidak,
pertimbangkan apakah proses
tambahan dibutuhkan dan kembali ke
5.2.1 untuk peningkatan proses.