2. Definisi Arsip
Arsip Adalah Rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintah
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik , organisasi kemasyarakatan,
dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara
(UU No. 43 Tahun 2009 ttg Kearsipan)
4. ARSIP DINAMIS
ARSIP VITAL
ARSIP AKTIF
ARSIP INAKTIF
(menurut UU No.43 Tahun 2009 ttg
Kearsipan)
5. ARSIP VITAL
ARSIP YANG KEBERADAANNYA
MERUPAKAN PERSYARATAN DASAR BAGI
KELANGSUNGAN OPERASIONAL
PENCIPTA ARSIP, TIDAK DAPAT
DIPERBAHARUI, DAN TIDAK TERGANTIKAN
6. ARSIP AKTIF
ARSIP YANG FREKUENSI
PENGGUNAANNYA TINGGI DAN/ATAU
TERUS MENERUS
10. PENGGUNAAN ARSIP :
Penggunaan Arsip dinamis diperuntukan bagi
kepentingan pemerintahan dan masyarakat
Ketersediaan dan autentisitas arsip dinamis menjadi
tanggung jawab pencipta arsip
Pimpinan Unit Pengolah bertanggung jawab terhadap
ketersediaan, pengolahan, penyajian arsip Vital dan
Arsip aktif
Pimpinan Unit Kearsipan bertanggung jawab terhadap
ketersediaan, pengolahan, dan penyajian arsip inaktif
untuk kepentingan penggunaan internal dan
kepentingan publik
Dalam rangka ketersediaan arsip untuk kepentingan
akses, arsip dinamis dapat dilakukan alih media
12. Pemberkasan Arsip
Pemberkasan arsip aktif dilakukan terhadap
yang dibuat dan diterima
Dilaksanakan berdasarkan klasifikasi arsip
Menghasilkan tertatanya fisik dan informasi
arsip serta tersusunnya daftar arsip aktif
Daftar arsip aktif terdiri atas daftar berkas dan
daftar isi berkas
14. AZAS :
Azas Desentralisasi digunakan dalam hal
penataan dan penyimpanan fisik arsip yang
berada di masing-masing satuan kerja
Azas Sentralisasi digunakan dalam hal
kebijakan penerapan sistem, kelembagaan,
SDM, Standar sarana dan prasarana
15. Definisi:
Berkas : Himpunan arsip yg disusun berdasarkan
kesamaan jenis (seri), kesamaan masalah
(rubrik), dan kesamaan urusan/kegiatan (dosir)
Penataan Berkas/Pemberkasan : Suatu teknik
atau cara pengaturan dan penyimpanan arsip
secara logis dan sistematis untuk memudahkan
penemuan kembali arsip secara mudah, cepat
dan tepat, yg dilakukan berdasarkan sistem
subyek, dimana arsip-arsip ditata berdasarkan
kelompok masalahdengan menggunakan
klasifikasi arsip Kementerian Kehutanan sebagai
panduan pengelompokan
16. Sarana Penataan Berkas :
Perangkat Keras
(Hardware)
- Folder
- Map Gantung/Lato Map
- Ordner
- Sekat/Guide
- Label Guide
- Out Indicator
- Kartu Tunjuk Silang
- Meja Pilah (Pigeon Hole)
- Filing Cabinet
- Daftar Berkas
- Daftar Isi Berkas
Perangkat Lunak
(Software)
- Pola Klasifikasi
- Kode Klasifikasi
- Indeks
- Aplikasi Sistem Informasi
Kearsipan
17. Prasarana Penataan Berkas :
Penyediaan ruangan yang memadai baik dari
sisi kebersihan maupun keamanan maupun
luas ruangan untuk penempatan sarana
penyimpanan arsip
18. Prosedur Pemberkasan Arsip
Aktif
Memeriksa dan Mengelompokan Arsip
Pengkodean
Penentuan Indeks
Pemberian Tunjuk Silang
Menempatkan Arsip Dalam Folder atau Map
Gantung/Lato Map
Penataan Sekat/Guide Primer, Sekunder, dan
Tersier
Menuliskan Kode Klasifikasi pada Label Guide
19. Penataan Folder atau Map Gantung/lato Map
pada Susunan Sekat
Penempatan pada Filing Cabinet
Membuat Daftar Berkas/Daftar Arsip Aktif
Membuat Daftar Isi Berkas Yang Disimpan
Menyerahkan Daftar Berkas/Daftar Arsip aktif
Memindahkan Arsip Inaktif disertai Berita
Acara dan Daftar Arsip Inaktif ke Unit
Kearsipan
20. Memeriksa dan Mengelompokan
Arsip
Kegiatan memeriksa terhadap kelengkapan
berkas yang hendak di-file dan memeriksa
keterangan siap “simpan”, “file”, atau
“arsipkan” yang ada pada lembar disposisi
kemudian dikelompokan sesuai dengan
kesamaan masalah
21. Pengkodean
Menulis kode klasifikasi dengan pensil di
sudut kanan atas. (kode klasifikasi terdapat di
lampiran II Peraturan Menteri LHK No.
P.44/Menlhk/Setjen/Kum.1/5/2016 ttg
Pedoman Tata Kearsipan Kementerian LHK)
22. Contoh Kode Klasifikasi
PEG KEPEGAWAIAN
PEG.0 PERENCANAAN PEGAWAI
PEG.0.0 Formasi Pegawai
Naskah dinas yang berkenaan dengan usulan kebutuhan pegawai dari Unit Kerja,
usulan
permintaan formasi kepada Menpan dan Kepala BKN, persetujuan Menpan, penetapan
formasi, sampai
dengan penetapan formasi khusus.
PEG.0.1 Pengadaan Pegawai
Naskah dinas yang berkenaan dengan proses penerimaan pegawai antara lain
pengumuman,
seleksi administrasi, pemanggilan peserta tes,
pelaksanaan ujian tertulis, wawancara, penetapan pengumuman kelulusan, berkas lamaran yang
tidak diterima, nota usul pengangkatan, Surat Keputusan Calon Pegawai Negeri Sipil/Pegawai
Negeri Sipil.
23. PEG.3 ADMINISTRASI PEGAWAI
PEG.3.0 Surat Perintah Tugas
Naskah dinas yang berkenaan dengan Surat Perintah
Tugas.
PEG.3.1 Cuti Besar
Naskah dinas yang berkenaan dengan usulan sampai dengan penetapan cuti
besar.
PEG.3.2 Cuti Sakit, Cuti Bersalin, Cuti Tahunan
Naskah dinas yang berkenaan dengan usulan sampai dengan penetapan cuti
sakit, cuti bersalin, cuti
tahunan.
24.
25. Penentuan Indeks
Kegiatan menentukan kata tangkap (caption)
terhadap isi informasi yang akan disimpan
sebagai judul berkas
Indeks dari informasi berkas sebagai subyek
pokok dicantumkan pada tab folder
Indeks dapat berupa nama orang,
lembaga/organisasi, tempat/wilayah, masalah
dan kurun waktu
26.
27. Pemberian Tunjuk Silang
Penggunaan kartu tunjuk silang untuk satu
arsip dua kode
Penggunaan kartu tunjuk silang karena
keterkaitan masalah
Penggunaan kartu tunjuk silang untuk arsip
yang berbeda media
43. Menyerahkan Daftar
Berkas/Daftar Arsip Aktif
Unit Pengolah menyerahkan daftar
berkas/daftar arsip aktif yang disimpan ke Unit
Kearsipan setiap enam bulan sekali.
Daftar berkas/daftar arsip aktif sebagai sarana
monitoring bagi Unit Kearsipan terhadap arsip
yang disimpan di Unit Pengolah
Daftar dibuat rangkap dua, satu disimpan di
Unit Pengolah, satu disimpan di Unit
Kearsipan
44. Memindahkan Arsip Inaktif disertai Berita
Acara dan Daftar Arsip Inaktif ke Unit
Kearsipan
Jika sudah habis masa retensinya di Unit
Pengolah maka arsip inaktif dipindahkan ke
Unit Kearsipan disertai berita acara dan daftar
arsip inaktif
45. Peminjaman Arsip
Peminjaman arsip dilakukan dengan mengajukan
permohonan tertulis kepada Unit Pengolah/Unit
Kearsipan/Unit Pusat Kearsipan dan mengisi
lembar peminjaman arsip
Peminjam mengisi tanda bukti peminjaman arsip
rangkap 3 (tiga) dengan peruntukan :
a. lembar ke-1 disimpan dalam file sebagai
pengganti arsip yg disimpan
b. Lembar ke-2 disertakan pada arsip yang
dipinjam
c. Lembar ke-3 disimpan sebagai sarana kontrol
46. Tanda bukti peminjaman ditandatangani oleh
peminjam, petugas yang melayani
peminjaman dan diketahui oleh Kepala Unit
Pengolah/Unit Kearsipan/Unit Pusat Kearsipan
Peminjam wajib mengembalikan arsip sesuai
batas waktu yang ditentukan dan dapat
diperpanjang lagi apabila arsip tersebut masih
diperlukan
Petugas wajib meminta kembali arsip yang
belum dikembalikan dalam batas waktu yang
ditentukan