Archivo privado publico

ARCHIVOS PUBLICO Y PRIVADO

ANITA CASTRO OTERO
BIBIANA PAOLA MORENO
MARÍA ALEJANDRA VALENCIA

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DOCUMENTAL
CARTAGENA
2013

ARCHIVO HISTÓRICO DE CARTAGENA DE INDIAS

INTRODUCCIÓN
• El presente trabajo tiene como fin el conocer un
poco mas sobre los archivos públicos y privados y
la forma como funcionan en su programa de
gestión documental.


ARCHIVO HISTÓRICO
DE CARTAGENA DE INDIAS
Archivo Público


• Dirección: Palacio de la Inquisición. Plaza de Bolívar.
El archivo histórico de Cartagena funciona en el
edificio del Palacio de la Inquisición conjuntamente
con el museo Histórico
• Tel. (57) (5) 6644570 Cartagena de Indias – Colombia
• Fecha de la visita: Noviembre 1 de 2013
• Nombre del funcionario: Anibal Fulleda
• Teléfono: 6644570 – 6606025 Ext. 112
• Email institucional:
archivohistoricodecartagena@hotmail.com


DOCUMENTOS
• PRIMARIOS: Todos los documentos que se
manejan en el archivo tienen el carácter de
primario: protocolos notariales, escrituras
públicas, prensa.
• SECUNDARIOS: Básicamente no tienen
documentos de éste tipo. Solo las cartas de
solicitud o los memorandos o copias.


SERIE – SUBSERIE – TIPO DOCUMENTAL
• SECCIÓN: Notaria General
• SERIE:
▫ Notaria primera – Serie 1
▫ Notaría segunda – Serie 2
▫ Notaría tercera – Serie 3
• SUBSERIES:
▫ Protocolos notariales
▫ Registros civiles de nacimiento
▫ Registros de matrimonio
▫ Registros de defunciones
• TIPO DOCUMENTAL:
▫ Las escrituras públicas


DOCUMENTOS
• DOCUMENTOS A ELIMINAR
En el Archivo Histórico de Cartagena de Indias
no se desecha ningún documento ya que por su
carácter histórico son únicos.
• FOLIACIÓN
En este archivo no se folian documentos, ya vienen
foliados de las diferentes secciones del Departamento de
Bolívar, la ciudad de Cartagena y los municipios
aledaños. En los pocos casos de los documentos que
llegan sin foliar, se enumeran consecutivamente en la
parte superior derecha empezando por el número 1.


CLASIFICACIÓN
• No los clasifican en
carpetas. Los
clasifican en cajas.
• Se clasifican según la
procedencia: alcaldía,
gobernación, notaria,
prensa, etc., y en
orden cronológico.


ETIQUETAS
• Logo del Archivo Histórico
• La Sección

• Número de la Caja
• La Serie


MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
• El archivo histórico reúne, organiza y preserva
los documentos históricos
• Promueve la consulta del material que reposa en
sus salas
• Colabora con otras entidades para la
preservación y mantenimiento de archivos del
mismo tipo.
• Pero no posee manuales de procedimientos.


GESTIÓN DOCUMENTAL
Debido al tipo de archivo que se visitó se determinó lo siguiente:
• No tienen procesos de Gestión Documental como tal. Los únicos
documentos que se procesan es cuando se responde una carta y de
inmediato se archiva.
• El archivo se considera como “disposición final” de los documentos
de mas de 30 años de la Gobernación de Bolívar, la Alcaldía de
Cartagena y algunos municipios aleñados.
• Los procesos que tiene con respecto a la documentación que les es
enviada son:
▫ Recepción: se reciben debidamente foliados.
▫ Organización: se organizan en cajas especiales.
▫ Conservación: se mantienen en un ambiente que facilite su
conservación en el tiempo
▫ Consulta: de fácil acceso a quien desee consultarlos.


DOCUMENTO PRODUCIDO EN EL
ARCHIVO
• El archivo Histórico de Cartagena de
Indias no produce documentos como
tal, ya que los documentos que en el
reposan son enviados desde otras
dependencias del departamento de
Bolívar , la ciudad de Cartagena y
algunos municipios.
• En el caso de una escritura pública, se
realiza en una notaría donde queda
una copia. Treinta años después es
enviada al Archivo Histórico.


SECCIÓN PREGUNTAS
1. ¿Que es Gestión Documental?

▫ Es el proceso que tiene el documento desde el momento en
que se produce hasta su disposición final.

2. ¿Cuáles son las ventajas de la Gestión
Documental?
▫ Organizar fácilmente toda la documentación.
▫ Reducir el tiempo de consulta.
▫ Reducir la duplicidad de documentos.

3. ¿Cuáles son las desventajas de la Gestión
Documental?
▫ Inversión económica mayor.
▫ Definir planes de respaldo para la información.


4. ¿Cual es la función del archivo?
▫ Conservar los documentos de carácter histórico que
llegan a sus dependencias
5. ¿Cuáles son los documentos mínimos que debe
contener una Historia Laboral?
▫ Hoja de vida
▫ Copias de certificados de estudio
▫ Copias de constancias laborales
6. ¿Se deben elaborar las Tablas de Retención por
procesos?
▫ Si. En el archivo histórico si se hacen tablas de
retención por procesos.


7. ¿A que le llaman fondo documental?
▫ A todos los documentos que están en el archivo se le
llama fondo documental
8. ¿Como almacenan la información para
garantizar la integridad de los documentos?
▫ Se usan cajas archivadoras especiales para archivo
que tienen un PH neutro para que no dañe los
documentos.
9. ¿Cual es el perfil de las personas que laboran
en el archivo?
▫ Para los técnicos mínimo bachiller.
▫ Para los demás cargos que tenga algún conocimiento
mínimo en archivo.


10.¿Con que mobiliario cuenta el archivo?
▫ Estantería fija para documentación pesada como la
prensa
▫ Estantería móvil.
▫ Archivadores
11. ¿Quien puede acceder a la información que
conserva la Oficina de Administración
Documental ?
▫ Todos. La documentación que se preserva en este
archivo es pública. Solo en casos especiales se
restringen algunos documentos por ordenes legales
tales como escrituras de tierras con múltiples dueños.


EVIDENCIA FOTOGRÁFICA
ESTANTERÍAS MÓVILES

ESTANTERÍAS FIJAS


EMPASTE

ZONA DE CONSERVACIÓN


ESTANTERÍA FIJA DE PRENSA

SALA DE LECTURA

DEPOSITO CENTRALIZADO DE VALORES - DECEVAL

DEPOSITO CENTRALIZADO DE
VALORES – DECEVAL S.A.
Archivo Privado


• Dirección: Av. Calle 26 No. 59 – 51 Bogotá.
• Fecha de la visita: Noviembre 1 de 2013
• Nombre del funcionario: Miguel Alfonso
León Acuña
• Cargo: Coordinador de Gestión
Documental.
• Teléfono: 3765460 Ext. 1724 1528 o 1533


DOCUMENTOS
• PRIMARIOS: Se manejan muchos
documentos primarios vitales para el
funcionamiento de la empresa: embargos,
contratos y actas.
• SECUNDARIOS: Básicamente son los que ya
cumplieron su función pero se archivan porque
sirven de testimonio: historias laborales, pago de
dividendos, certificado de valores en depósito.


SERIE – SUBSERIE – TIPO DOCUMENTAL
• SERIE:
▫ Certificaciones – Serie 1
▫ Operaciones Especiales – Serie 2
▫ Bloqueo por embargo – Serie 3
• SUBSERIES:
▫ Certificaciones para embajadas
▫ Traspaso por sucesión
▫ Embargos
• TIPO DOCUMENTAL:
▫ Notificación de certificación
▫ Escritura pública
▫ Orden de embargos


DOCUMENTOS A ELIMINAR
• Los que no son documentos de archivo, como:
▫ Comunicaciones informativas.
▫ Publicidad.
▫ Comunicaciones que ofrecen servicios, sin ser
solicitados.
▫ Copias de copias, que no hacen parte de un
expediente.

• En conclusión todas las comunicaciones que no
generen trámites.


FOLIACIÓN
• En este archivo se numera de forma
consecutiva, sin omitir ni repetir números.
• Se escribe el número con lápiz de mina
negra en la parte superior derecha de la
cara recta del folio, sin alterar membretes o
sellos.
• Si existen errores en la foliación esta se
anula con una línea diagonal evitando
tachones.


CLASIFICACIÓN
• Los documentos se clasifican de acuerdo al
Sistema de Clasificación dado por las TRD,
conforme con el principio de procedencia.
• Se ordenan de forma cronológica y ascendente.
• Se describen, orientándose al cumplimiento de
los Estándares Internacionales de Descripción,
como son: la serie, oficina productora, nombre
del expediente, fechas extremas, número de
folios, entre otros.


ETIQUETAS
• Las etiquetas de las carpetas deben tener:
▫ Consecutivo numérico (código de barras).
▫ Descripción
▫ Serie
▫ Subserie
▫ Fechas extremas
• Las etiquetas de las cajas deben tener:
▫ Consecutivo


MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
• Es el documento que contiene la descripción de un grupo de
actividades que se deben seguir en la realización de unas
funciones.
• Sirve para conocer el funcionamiento interno.

• Ayudan en la inducción de un puesto de trabajo y en la
capacitación del personal.
• Intervienen en la consulta de todo el personal.
• Indica los a los empleados lo que deben hacer facilitando las
labores de auditoria


GESTIÓN DOCUMENTAL
• Cuáles son los procesos del Programa de Gestión
Documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión en
la entidad visitada y en qué consiste cada uno de ellos
(Producción, Recepción, Distribución, Trámite,
Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final
de documentos).
▫ Producción: Cada área dependiendo de sus procesos, es
quien genera los documentos, ya sean dirigidos a
personal interno (estas comunicaciones o documentos
se generan por medio del aplicativo GestionDoc,
asignando una tarea a la persona a quien va dirigida) o
externo.


▫ Recepción: Al llegar a la ventilla de radicación de
entrada, las comunicaciones o documentos son
verificados, que vengan dirigidos a Deceval, se procede a
analizar el contenido y determinar a que área se radica.
▫ Organización: Se organizan por consecutivo o número
de radicado asignado por el aplicativo GestionDoc, son
digitalizados y distribuidos por el aplicativo, para
finalmente ser entregados en físico al área encargada.
Allí son asignados al funcionario encargado de dar
trámite, al concluir esta proceso son remitido al Archivo
por el aplicativo.


▫ Consulta: Cuando un documento es requerido, el área de
Ges Documental tiene definidos unos procedimientos
para su consulta, como: Solicitud, registro de la misma
por medio del aplicativo GestionDoc, cargue del
documento a la persona que lo requirió y posterior a su
devolución, descargue del préstamo.
▫ Conservación: Se dispone de unidades de conservación
(carpetas) e instalaciones adecuadas, igualmente se
dispone de un área provista de un sistema de seguridad
y monitoreo (acceso restringido), ambiente.
▫ Disposición final: Los documentos reposan en el área de
GesDocumental.


ARCHIVO CENTRAL
• Los procesos del Programa de Ges Documental que se
desarrollan en el Archivo central de Deceval, consisten en:
▫ Organización: Se refiere a la organización física de los
expedientes, de acuerdo con su serie documental
(agrupados por temas), como: actas, historias laborales,
etc.
▫ Consulta: Cuando un documento es requerido, el área de
Ges Documental tiene definidos unos procedimientos
para su consulta, como: Solicitud, registro de la misma
por medio del aplicativo GestionDoc, cargue del
documento a la persona que lo requirió y posterior a su
devolución, descargue del préstamo.


▫ Conservación: Se dispone de unidades de
almacenamiento (cajas), conservación (carpetas) e
instalaciones adecuadas, igualmente se dispone de un
área provista de un sistema de seguridad y monitoreo
(acceso restringido), ambiente y reproducción en
microfilmación.
▫ Disposición final: Hasta el momento no se ha revisado
una eliminación de documentos, pues los documentos
son más o menos de 18 años, y si se realiza debe
hacerse formalmente establecido por el Comité de
Gestión Documental.


ARCHIVO HISTÓRICO
• Organización: El proceso es similar al Archivo de Gestión y
Central, Se refiere a la organización física de los
expedientes, de acuerdo con su serie documental
(agrupados por temas). Solo que estos documentos ya
reposan en un lugar diferente.
• Consulta: También es similar al Archivo Central, cuando el
documento es requerido, se realiza la solicitud, se registra
la misma por medio del aplicativo GestionDoc, se solicita
el expediente al Archivo Histórico, se carga del documento
a la persona que lo requirió y posterior a su devolución se
descarga el préstamo y se remite nuevamente al lugar
donde reposa el Archivo Histórico.


• Archivo Histórico, se carga del documento a la persona
que lo requirió y posterior a su devolución, se descarga el
préstamo y se remite nuevamente al lugar donde reposa el
Archivo Histórico.
• Conservación: Las unidades de conservación (carpetas de
aletas de cartón decalcificado), se ha hecho la
reproducción en microfilmación, igualmente se dispone de
un área adecuada con controles de ambiente y acceso.
• Disposición Final: Conservación total.


DOCUMENTO PRODUCIDO EN EL ARCHIVO (1)
•
•
•
•
•
•
•

•

Dependencia Acciones
Documento: Solicitud cambio depositante
El accionista radica la solicitud en la ventanilla de radicación
Se hace la recepción del documento con un número único de
radicación, Entregándole la copia de recibido al accionista
Se entrega el documento tanto físico como digital al área encargada,
en este caso es Acciones
El área de acciones se encarga de enviar dicha solicitud a la entidad
donde se encuentran las acciones para realizar el respectivo cambio
El área de acciones entrega la respuesta para el accionista en el área
de correspondencia (copia y original) para asignarle un número de
radicado y entregar la respuesta al accionista ya sea vía correo
electrónico o físico
La prueba de entrega archiva junto con la copia enviada


DOCUMENTO PRODUCIDO EN EL ARCHIVO (2)
• Dependencia: Acciones
• Documento: Respuesta solicitud certificado de acciones y dividendos Grupo
Aval
• Un accionista radica una solicitud de certificado de acciones y dividendos
Grupo Aval, en la ventanilla de recepción de documentos, allí se le asigna un
radicado y se le entrega copia de este al accionista como recibido.
• Dicha solicitud se digitaliza y distribuye digital y física, al área encargada, que
en este caso es Acciones.
• El área produce respuesta a dicha solicitud.
• Le da el visto bueno el analista.
• Es firmada por el jefe de área (quien tiene la firma autorizada).
• El área hace entrega de dicha respuesta (en original y copia) al área de
GesDocumental.
• Allí es radicada asignándosele un número único.
• Se envía la respuesta al accionista (vía mail o entrega personalizada), quien
firma un soporte de entrega como acuse de recibido.
• El soporte de entrega se adjunta a la copia de dicha respuesta.
• Y finalmente esta es archivada.


SECCIÓN PREGUNTAS
1. ¿Cuáles cree que son las ventajas de haber
implementado GesDocumental en el Depósito?
• Considero que normalizar el proceso de GesDocumental
en Deceval a agregado valor en aspectos como:

▫ Control de los documentos desde se recepción o producción
y a través de todas las etapas de GesDocumental.
▫ Asegurar la trazabilidad en los procesos.
▫ Definir políticas para la administración de los documentos
a través de los proceso de ges documental.
▫ Proveer infraestructura adecuada para el proceso.
▫ Disminuir los riegos asociados a la administración de
documentos.
▫ Alinear el proceso con los procesos de negocio de cara a la
satisfacción del cliente y a la mejora continua.
▫ Asegurar el cumplimiento de requisitos legales y de
promesas de servicio.


2. En cuanto a la organización de los documentos, ¿son
aplicadas las TRD?
• En efecto la organización de los documentos de archivo se realizar
con base en la clasificación dada por la TRD
3. ¿Cuáles son los controles que tiene esta área en cuanto a
las comunicaciones internas y oficiales?
• Para la administración de comunicaciones oficiales internas y
externas se han definido varios controles desde su producción y
hasta su incorporación al archivo, tales como:
▫ Definición de políticas para la recepción y envío
▫ Políticas para producción de comunicaciones oficiales
▫ Normalización de formatos
▫ Políticas para suscribir comunicaciones oficiales
▫ Control por medio de radicación
▫ Control de distribución y seguimiento al tramite


4. ¿Quién puede y de que manera acceder a la
información que conserva el parea de
GesDocumental?
• Se han definido políticas para el acceso a los documentos
de archivo y por ende a la información que ellos
contienen, dichas políticas esta basadas en la
clasificación de activos de información definidas dentro
de las políticas de seguridad de la información de
Deceval. En principio cada área puede consultar los
documentos que produce pero se han definido políticas
de restricción de acceso por razones de confidencialidad
y seguridad de la información


5. ¿Quien dirige la política de gestión documental en
Deceval?
• El sistema de Gestión Documental en Deceval es dirigido por el
Comité de Gestión Documental de la entidad, dicho comité es un
órgano asesor interno de alta dirección, liderado por el área de
Gestión Documental e integrado por miembros nivel de
Vicepresidencia.
6. ¿Se han incorporado los documentos electrónicos en las
políticas de GesDocumental?
• En las políticas de gestión documental de Deceval se han tenido en
cuenta todos los posibles soportes en que se producen documentos
de archivo.


7. ¿En Deceval se asigna presupuesto propio para
Gestión Documental?
• Dentro del presupuesto de la entidad, Gestión
Documental tiene asignado rubro propio tanto para
funcionamiento como para inversión.
8. ¿Cuál es el perfil de quienes laboran en el
archivo?, en general ¿Cuáles son sus funciones?
• El perfil de quienes laboran en el archivo es,
Profesionales o Estudiantes de Ciencias de la
Información, la Documentación, Bibliotecología y
Archivística, de Sistemas de la Información,
Administradores documentales, tecnólogos, archivistas.


9. Las funciones son todas las contempladas dentro del
PGD.
▫ Elaboración de Inventarios
▫ Entrega de informes
▫ Elaboración y Actualización de TRD.
▫ Procesos técnicos propios del proceso.
▫ Elaboración de proyectos de área.
▫ Ejecución de proyectos de área.
▫ Implementación de procesos de mejora a los procesos.
10. ¿Con qué mobiliario cuenta el archivo? Describa
• Archivo rodante con estantería metálica, de 7 entrepaños por cada
cara, con tres divisiones, 9 caras para un total de 18, altura de 2.50
metros y ancho de 1 metro, una de las caras del sistema rodante
cuenta con planoteca y almacenamiento de medios magnéticos y
rollos de microfilmación.


11. ¿Cómo se almacena la información en el
archivo?
• Los documentos son almacenados en carpetas de yute
color neutro y con ganchos plásticos para evitar el
deterioro de los mismos, igualmente se cuenta con termo
higrómetro para medir la temperatura ambiente, los
expedientes son ubicados en la estantería metálica;
igualmente tenemos información en diversos soportes
como Rollos de Microfilmación, planos, CD, para lo cual
se dispone de estantes destinados para este tipo de
soportes.


EVIDENCIA FOTOGRÁFICA
ESTANTERÍA MÓVIL

VENTANILLA DE RECEPCIÓN


CORRESPONDENCIA

GESTIÓN


NUMERACIÓN

CORRESPONDENCIA

CONCEPTOS GENERALES DE ARCHIVOS
• ARCHIVO TOTAL: Es el concepto que hace referencia al proceso de los
documentos en su ciclo vital.
• CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: Etapas sucesivas por las que
atraviesa un documento desde su producción o recepción hasta su
eliminación o conservación.
• PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Es el que establece que los
documentos producidos por una dependencia no deben mezclarse con los
de las otras.
• PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Es el que establece la disposición
de los documentos respetando la secuencia con la que se produjeron.

• FOLIO: Hoja

• LEGAJO: Son un conjunto de documentos atados o empastados para su
fácil manipulación.
• FONDO: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o
jurídica en desarrollo de sus funciones.
• SUBFONDO: Conjunto de documentos relacionados entre sí que
corresponde a la subdivisión de la dependencia o institución que los
origina.

• SERIE: Es el conjunto de unidades documentales, generadas por un
mismo órgano productor, como ejercicio de sus funciones específicas.
• SUBSERIE: Son el conjunto de unidades documentales que forman parte
de una serie.

• TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental originada con formato y
contenidos distintos que sirven como elementos para clasificarla y
describirla.
• TABLAS DE VALORACIÓN: Listado de series documentales a los cuales
se les asigna un tiempo de permanencia en el archivo central

• TABLAS DE RETENCIÓN: Listado de series con sus tipos documentales,
en la cual se asigna el tiempo de permanencia en cada ciclo vital de los
documentos
• VALOR PRIMARIO: Cualidad que adquieren los documentos desde que
se producen/reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, legales,
fiscales, contables.
• VALOR SECUNDARIO: Es el que adquiere un documento cuando ha
perdido la validez con la cual se produjo, se convierte en un testimonio para
la validación de los hechos

CONCLUSIONES
• Luego de visitar los dos archivos público y
privado podemos concluir que a pesar de ser
entidades de orden diferente comparten
muchos criterios para la organización particular
de cada uno.

BIBLIOGRAFÍA
• http://sturizo.blogspot.es/
• http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1264
• http://www.slideshare.net/asoriag/el-documentopresentation

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