Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management)

1. TEKNOLOGI DAN BIDANG-BIDANG
DALAM MANAJEMEN PENGETAHUAN
OLEH : ASEP JALALUDIN,S.T.,M.M.
1
ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.

2.  Hasil survey 200 perusahaan besar :
 82% memiliki KM yg sedang berjalan
 50% memiliki staff & aggaran untuk KM
 27% memiliki Chief Knowledge Office (CKO) (Conference
Board)
 Hasil survey dari CEO’s terkemuka :
Prioritas kedua tertinggi adalah “Meningkatkan KM”
(88%)
(Foundation for Malcolm Baldridge Award)
2
ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.

3. “The basic economic resource is no
longer capital, nor natural resources,
nor labor. It is and will be knowledge.”
(Peter Drucker)
3
ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.

4.  Data adalah fakta, angka, atau hal/kejadian
tanpa konteks dan bersifat objektif.
 Informasi adalah data yang telah
diorganisasikan/dikelola sehingga
mempunyai arti bagi pemakainya (user) :
 Biasanya dalam bentuk dokumen, audio,
video
 Biasanya berupa pesan (ada pengirim dan
penerima)
 Mempunyai pengaruh
DATA DAN INFORMASI
4
ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.

5. Pengetahuan adalah kapasitas manusia (kemampuan
potensial & aktual) untuk mengambil tindakan yang
tepat pada situasi yang bervariasi dan tak pasti.
Definisi lain :
Pengetahuan adalah campuran dari pengalaman, nilai,
informasi, dan wawasan, yang merupakan kerangka
untuk memahami pengalaman dan informasi baru.
Pengetahuan tercipta dalam dan antar manusia, baik dari
individu atau kelompok yang mengetahui (knowers).
Pengetahuan berasal dari informasi melalui :
 Comparison
 Connection
 Conversation 5
ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.

6. Wisdom (Kebijaksanaan) adalah
karakteristik tahapan pemikiran
manusia yang ditimbulkan oleh
pengertian dan pemahaman yang
dalam. Seringkali, meski tidak harus,
diikuti oleh pengetahuan yang banyak.
Meeker, Joseph, “What is Wisdom”, LANDSCAPE, Vol. 25,
No. 1, Jan 1981.
6
ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.

7. PIRAMIDA PENGETAHUAN
Data & Fakta
Informasi
Intelligence
Pengetahuan
Kebijaksanaan
• Volume
• Kelengkapan
• Obyektivitas
• Nilai
• Struktur
• Subyektivitas
7
ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.

8. BENTUK PENGETAHUAN :
Pengetahuan dapat muncul dalam
bentuk :
• Konsep dan metodologi
• Fakta, kepercayaan, kebenaran &
hukum
• Pengetahuan akan apa, bagaimana
dan mengapa
• Penilaian & harapan, wawasan
• Hubungan, keterkaitan nilai
• Intuisi & perasaan & nurani
• Pembuatan arti dan rasa
8
ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.

9. BENTUK PENGETAHUAN
Identifikasi
Optimisasi
Manajemen
explicit
tacit
Iceberg
knowledge
9
ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.

10. TACIT & EKSPLISIT
 Tacit
 Tersimpan dalam pikiran manusia, sulit diformulasikan
(misalnya keahlian sesorang)
 Penting untuk kreatifitas dan inovasi
 Dikonversikan ke eksplisit dengan eksternalisasi
 Misalnya pengalaman bertahun-tahun yang dimiliki
oleh ahli
 Eksplisit
 Dapat dikodifikasi/formulasi
 Dikonversikan ke Tacit dengan pemahaman dan
penyerapan
 Misalnya dokumen, database, materi audio visual dll
10
ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.

11. HAL YANG MENGUNTUNGKAN
 Pondasi utama perusahaan
 Tumbuh seiring penggunaan
 Semakin bertambah ketika dibagi
 Sumber utama nilai-nilai
 Satu-satunya cara untuk memahami
kompleksitas
11
ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.

12. HAL YANG TIDAK MENGUNTUNGKAN
 Biasanya berada pada pikiran individu
 Tersembunyi pada dokumen
 “Knowledge is Power” – mendorong adanya
penimbunan pengetahuan. (Pengetahuan
ditimbun dan tidak ingin dibagi)
 Organisasi keterkaitan organisasi akan
karyawan (hilangnya pengetahuan organisasi
akibat berpindahnya karyawan)
12
ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.

13. MANAJEMEN PENGETAHUAN
”Proses sistematik untuk membuat,
merawat dan mengembangkan organisasi
agar dapat menggunakan pengetahuan
sebaik-baiknya untuk menciptakan nilai
tambah dan meningkatkan keuntungan
kompetitif.”
13
ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.

14. MANAJEMEN PENGETAHUAN
Dari sisi pandang yang lebih kritis lagi, Birkinsaw (2001)
bahkan mengidentifikasi 3 hal dalam manajemen
pengetahuan yang merupakan “kegiatan lama dalam
bungkus baru” yaitu:
1. Pengelolaan pengetahuan sudah berlangsung sejak
awal berdirinya sebuah organisasi. Cara sebuah
organisasi menentukan struktur dan hirarki anggota
sudah merupakan upaya mengelola pengetahuan dan
menempatkan orang-orang yang berpengetahuan
sama di satu tempat. Kelompok-kelompok informal
sudah sejak lama ada di berbagai organisasi, dan
menjadi tempat bagi petukaran informasi dan
pengetahuan yang efektif, persoalannya sekarang
adalah mengidentifikasi hal-hal tersebut dan
membuatnya lebih efektif lagi.
14
ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.

15. 15
2. Manajemen pengetahuan merupakan proses panjang
dan lama, yang mencakup perubahan perilaku semua
anggota sebuah organisasi. Upaya mengubah peilaku
ini bukanlah kegiatan masa kini saja, persoalannya
sekarang adalah mensinkronkan upaya perubahan ini
dengan keseluruhan strategi pelaksanaan organisasi.
3. Beberapa teknik manajemen pengetahuan sudah
dilakukan sejak dulu, misalnya pengaktifan komunitas
praktisi sudah sejak lama menjadi perhatian dari
hubungan masyarakat internal (internal public relations),
dan pangkalan data pengetahuan memperlihatkan cirri-
ciri yang sama dengan pangkalan data dalam sebuah
system informasi, persoalannya sekarang adalah
bagaimana teknik-teknik manajemen pengetahuan ini
yang mirip dengan teknik-teknik “tradisional” terus
relevan dengan perubahan organisasi.
MANAJEMEN PENGETAHUAN
ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.

16. PEDEKATAN KM
 Kodifikasi
 Mefokuskan pada penyimpanan pengetahuan
eksplisit
 Cocok untuk pemecahan masalah yang
sifatnya sama dan terjadi berulang-ulang
 Berusaha menformulasikan pengetahuan
 Knowledge base, sistem pakar, dll.
 Personalisasi
 Menfasilitasi komunikasi dan tacit knowledge
sharing
 Menekankan pada berbagi pengetahuan, tidak
berusaha melakukan formalisasi pengetahuan
 Konsultasi, kolaborasi, diskusi, dll
16
ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.

17. KM VS MANAJEMEN DATA
 Manajemen data/informasi :
 Pemrosesan volume besar fakta/data dengan
sedikit interaksi manusia.
 Mengatur data pada kerangka yang telah
terorganisasi
 Knowledge Management (Manajemen
Pengetahuan)
 Membutuhkan interaksi manusia – material
harus terorganisasi untuk dapat diakses
 KM menyediakan hubungan antara framework
yang terorganisasi
17
ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.

18. KM VS MANAJEMEN DATA
18
ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.

19. BIDANG-BIDANG KM
Intellectual Property
Communities of Practice
Teaming – Particularly Cross-Functional Teams
Facilitation, Groupware, etc.
Subject Matter Expert Identification and Use
Knowledge Capture Processes
Knowledge Brokering
Lessons Learned, Best Practices, Proven Practice Use
Change Agent
Strategic Planning
Workflow, Data Warehousing, Secure Messaging
Processes & Reengineering of Such When Appropriate
Knowledge Engineering, Taxonomies, Library Science, Mapping
Story Telling, Peer-to-Peer, Mentor Programs
Incentives, Leadership, etc.
19
ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.

20. BIDANG-BIDANG KM
Kekayaan Intelektual
Masyarakat Praktis
Kerjasama Tim- Terutama Tim Lintas Fungsional
Fasilitasi, Groupware, dll
Subjek Matter Expert Identifikasi dan Penggunaan
Proses pengetahuan Tangkap
pengetahuan brokering
Bahan Ajar/Pelajaran, Best Practices
Agen Perubahan
Perencanaan strategis
Workflow, Data Warehousing, Keamanan Pesan
Proses & Reengineering
Teknik/Pengetahuan, Taksonomi, Ilmu Perpustakaan, Pemetaan
Story Telling, Peer-to-Peer, Program Mentor
Insentif, Kepemimpinan, dll
20
ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.

21. BIDANG UTAMA KM
 Penangkapan pengetahuan
 Penyimpanan pengetahuan
 Pembuatan pengetahuan
 Pendistribusian pengetahuan
 Pembagian pengetahuan
 Penggunaan pengetahuan
(transfer pengetahuan dari individu menjadi
pengetahuan kelompok)
21
ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.

22. INTERAKSI PENGETAHUAN
 Sosialisasi
 Eksternalisasi
 Kombinasi
 Internalisasi
22
ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.

23. PROSES KONVERSI PENGETAHUAN
23
ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.

24. DUA DIMENSI KENDALA
24
ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.

25. TEKNOLOGI KM
 Gudang pengetahuan (Knowledge Repository)
 Sistem Neural (Neural System)
 Alat penambangan data (Data-Mining Tools)
 Contact Software
 Intranet / Portal
 Ekstranet
 Lainnya: Teknologi “Warung Kopi”
 dll
25
ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.

26. ENTERPRISE KM NETWORK
Enterprise KM
Network
Knowledge Flows
Web sites, pointers
Databases
Messaging
File systems
Workflow
Collaborative tools
Discussions
Information Mapping
Repository
Models
Distribution Channles
Enterprise data
Metadata
Informal conversations
Check in/out
External networks
Information Sources
Distributed search
Distributed retrieval
Multimedia content
Versioning controls
Bulletin boards
PM Tools
Operational data
Transaction reports
Information and
Knowledge Exchange
Viewing tools
Collaborative annotation
Context addition
Messaging integration
Legacy integration
Threading
Platform independence
Intelligent Agents and Network Mining
Push agents
Pull agents
Data and text mining
Web farming technologies
Information indexing and classification
Information clustering and lumping 26
ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.

27. GUDANG PENGETAHUAN
 Alat yang digunakanan penyimpanan
pengetahuan
 Juga dikenal sebagai gudang data (data
warehouse)
 Contoh :
 Basisdata diskusi
 Best Practice
 Lesson Learned
 Learning Histories
27
ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.

28. SISTEM NEURAL
 Alat pendukung kinerja untuk pekerja yang
membutuhkan informasi secepatnya
 Contoh : penalaran berbasis kasus.
 Karakteristik masalah dimasukkan dalam
sistem, diklasifikasikan berdasar statistik
database kasus. Kemudian dicari solusi
terhadap kasus tersebut
 Kasus ini dan solusinya kemudian
dimasukkan kembali ke dalam database.
 Helpdesk
28
ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.

29. DATA MINING
 Sistem menterjemahkan data dalam
jumlah besar menjadi pengetahuan
 Pencarian pola yang ada dalam data
 Contoh
 Pencarian pola karakteristik
pembelanjaan di supermarket
 Pola pembayaran rekening listrik
 Pendeteksian transaksi yang tidak wajar
(mis. pada Bank)
 dll
29
ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.

30. CONTACT SOFTWARE
Fasilitas interaksi antar individu
untuk mendorong kegiatan
berbagi pengetahuan
 Email
 Chatting/Messenger
 Groupware, mis. Mailing list
 Whiteboard
30
ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.

31. INTRANET
 Biasanya tahap pertama dari implementasi
KM pada kebanyakan perusahaan adalah
membuat Intranet atau Portal
 Menyediakan berbagai informasi:
Sumberdaya, Status hasil kerja,
Kepegawaian, dll
 Rencanakan dengan mengutamakan
pengguna: akses, fleksibilitas dan navigasi
 Pilihlah informasi yang sesuai
31
ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.

32. EXTRANET
 Tempat penyimpanan informasi secara
elektronik dan terpusat
 Dapat diakses klien (eksternal perusahaan)
 Iklan, surat kabar, informasi untuk klien
yang spesifik, status order, dll
 Alat Interaktif untuk kolaborasi (email,
CRM, dll)
32
ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.

33. TEKNOLOGI “WARUNG KOPI”
 Sebagian besar pengetahuan akan
dibagi pada percakapan informal di
sekitar tempat informal misal.
“warung kopi”, kantin, dll
 Kebanyakan pengetahuan dibagi
secara informal jadi buat sebanyak
mungkin tempat/event informal
untuk berbagi pengetahuan
33
ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.

34. YANG DIPERLUKAN DALAM KM
 20% Teknologi yang tepat guna
 80% Perubahan budaya
 Sikap pimpinan
 Apa tipe pembelajaran yang diminati
 Struktur informal dari perusahaan
 Bagaimana kesalahan ditangani
 Apa yang dihargai dan apa yang
dihukum
 Bagaimana pengetahuan dibagi
34
ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.

35. FASE PEMBELAJARAN DARI ORGANISASI
 Pelatihan
 Instruktur memimpin training
 Belajar
 Pembelajaran secara langsung, self-paced learning
(tahapan ditentukan sendiri)
 Double loop learning
 Kinerja
 Belajar menjadi bagian dari hasil kinerja /
performansi
 Knowledge Management
 Fokus pada penggunaan pengetahuan untuk profit
dan kinerja. 35
ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.

36. ORGANISASI PEMBELAJAR
• Kebutuhan untuk belajar secara mandiri
muncul langsung dari karyawan mereka
• Menawarkan mentoring, pelatihan, fasilitas,
dan role-modeling untuk karyawannya
• Memperluas pengertian kinerja agar lebih
fokus pada keluaran/dampak daripada
input.
36
ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.

37. FAKTOR SUKSES
 Dukungan dari top management
 Paduan antara budaya dan sistem
penghargaan
 Teknologi dan alat yang tepat untuk
fasilitas berbagi pengetahuan
 Waktu dan sumberdaya yang cukup untuk
melakukan pembelajaran
 Keterlibatan semua orang
37
ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.

38. TIPS
Untuk mememulai diperlukan:
 Identifikasikan pengetahuan apa perusahaan
anda yang paling berharga
 Identifikasikan dimana anda menyimpannya
 Buatlah peta pengetahuan (keterampilan,
keahlian dan pengalaman)
 Kelola pengetahuan yang ada dengan tekologi
dan infrastruktur yang tersedia
 Bangunlah intranet, gunakan groupware
 Buat lebih banyak fasilitas berbagi
pengetahuan secara informal
 Doronglah terbentuknya Community of Practice
38
ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.

39. KESIMPULAN
 Pengetahuan adalah hal penting dan perlu
dikelola
 Pengetahuan dapat berbentuk tacit dan eksplisit
 Pengelolaan pengetahuan bertujuan untuk
memberi nilai tambah baik untuk perusahaan
maupun individu
39
ASEPJALALUDIN,S.T.,M.M.