MANUAL DE EXCEL

1. Tutorial Excel
intemedio
INFORMATICA ADMINISTRATIVA

2. Cómo usar macros en Excel
Podremos usar macros en Excel realizando la grabación de una acción previamente, pudiendo ser utilizado en cualquier momento para realizar la
tarea. Además, podrás conocer cómo programar en Visual Basic los macros con el tutorial de Visual Basic para Excel. Para grabar el macro
realizaremos los siguientes pasos:
•En el menú de programador elegiremos la opción de grabar macro.
•Asignaremos un nombre al macro, una combinación de letras y la descripción.
•Al pinchar en aceptar, comenzará la grabación del macro y realizaremos la acción que deseemos.
•A continuación, cuando terminemos de llevar a cabo la tarea, detendremos el macro.
•De esta forma, tendremos almacenada la acción y la podremos ejecutar en cualquier momento.
•Para ejecutar el macro iremos a la opción Macro y seleccionaremos el Macro que queramos.

3. Cómo hacer tablas dinámicas en Excel
Si consigues hacer tablas dinámicas en Excel, los datos de tu hoja de cálculo cambiarán de forma dinámica. Con el siguiente tutorial de Excel podrás utilizar las
funciones de Excel y las plantillas de Excel así como aprender a crear tablas dinámicas en Excel de forma fácil y sencilla.
Crear tablas dinámicas en Excel paso a paso
Con las tablas dinámicas en Excel podrás generar informes sin necesidad de utilizar fórmulas en Excel. Para crear tablas dinámicas en Excel sigue las siguientes
instrucciones y conseguirás unas tablas dinámicas adecuadas.
A partir de los siguientes datos crearemos una tabla dinámica.
Seleccionamos las 3 columnas de Productos, Ventas y Ciudad y elegimos del menú insertar tabla dinámica.
Al elegir la opción de tabla dinámica aparecerá un cuadro de diálogo donde podrás colocar el informe en una nueva hoja de cálculo o en un ya existente.

4. En nuestro caso, elegiremos la opción de crear la tabla dinámica en una nueva hoja de cálculo.
A continuación, en la parte izquierda aparecerá la tabla dinámica y en la parte derecha la lista de campos de la
misma.
Deberemos seleccionar qué campos queremos que aparezcan en el informe de Excel y en qué áreas deseamos que
aparezcan.

5. • Finalmente, arrastraremos el campo ciudad al área de rótulos de
columnas obteniendo el siguiente resultado:

6. Cómo filtrar en Excel
Los filtros en Excel son de gran ayuda para filtrar la información
cuando se tiene un gran número de datos. Al filtrar en
Excel podremos buscar los datos que cumplan ciertos criterios y
mostrar las filas que cumplen con dichas condiciones. Podrás
utilizar las plantillas de Excel y las distintas funciones de Excel para
operar con los datos de la hoja de cálculo.

7. Cómo hacer filtros en Excel
Si queremos aplicar un filtro en Excel podremos seguir el siguiente tutorial de Excel y aprender a filtrar de forma adecuada. Os
recomendamos los siguientes pasos a seguir para realizar un correcto filtrado de los datos:
A partir de los siguientes datos, seleccionaremos las 3 columnas para aplicar el filtro.
En la pestaña inicio, seleccionaremos en el grupo de opciones modificar la opción ordenar y filtrar.
A continuación, elegiremos la opción filtro.

8. • Una vez insertado el filtro
aparecerá en la primera celda
de cada columna una flecha
en el lado derecho de cada
celda.
• Si queremos filtrar por el
nombre seleccionaremos la
flecha de la columna nombre
y elegiremos el nombre por el
que queremos filtrar en Excel.

9. • De esta manera al aceptar el filtro obtendremos sólo como resultado
las filas que coincidan con el nombre de Ana.

10. Cómo validar datos en Excel
La validación de datos en Excel nos sirve para controlar el tipo
de información que los usuarios pueden introducir en una celda
de Excel. Para validar los datos en Excel podremos emplear
las listas desplegables que nos ayudarán a tener bajo control los
datos que escriban los usuarios en la hoja de cálculo. Junto con
la validación de datos en Excel se podrán usar plantillas de
Excel y funciones de Excel.
Validación de datos en Excel
La validación de datos en Excel permitirá restringir los datos
que se deben escribir en una celda. Además, podremos
especificar mediante mensajes qué tipo de datos son válidos
para cada celda e instrucciones para ayudar a los usuarios.
Dentro de herramientas de datos encontraremos todas las
opciones de validación de datos pudiendo configurar los datos
de la siguiente forma:

11. En nuestro ejemplo de
validación de datos
vamos a poner que el
usuario sólo pueda
introducir como valor
un número igual a 9.
Cuando el usuario
introduzca un valor
distinto le saldrá un
mensaje de error que
le informará que ese
valor no es correcto.

12. Cómo agrupar en Excel
Para agrupar en Excel filas, celdas y columnas podremos hacerlo a
través de dos métodos: agrupación manual y automática. A
continuación, veremos ejemplos de cómo agrupar filas en Excel y
desagruparlas de forma adecuada desde el menú de datos en el
grupo de opciones de esquema. Además, se podrán utilizar las
distintas funciones de Excel y plantillas de Excel para establecer
cálculos y dar formato al entorno de Excel.

13. Agrupar filas en Excel
Imaginemos que tenemos una gran cantidad de datos en
nuestra hoja de cálculo y queremos agrupar los datos por
filas. Para ello, emplearemos la agrupación de filas en
Excel permitiéndonos conseguir el resultado que
queremos. Vamos a seguir los siguientes pasos para
agrupar las filas en Excel:
•Seleccionar los datos que queremos agrupar.
•Acceder al menú datos y hacer clic en la opción agrupar
del grupo de opciones esquema.
•Elegir la opción agrupar y seleccionaremos agrupar filas.
•De esta forma habremos agrupado las filas en Excel de
forma fácil y sencilla, ayudándonos a manejar los datos de
manera adecuada.

14. Desagrupar filas en Excel
Para desagrupar filas en Excel podremos
realizar las siguientes instrucciones y
conseguir deshacer la agrupación de filas
en Excel. Os explicamos cómo hacerlo:
Seleccionar los datos que queremos
desagrupar.
Acceder al menú datos y hacer clic en la
opción desagrupar del grupo de opciones
esquema.
Elegir la opción agrupar y
seleccionaremos desagrupar filas.

15. Cómo trabajar con fórmulas en Excel
Gracias a las fórmulas de Excel podremos realizar cálculos con los datos de la
hoja de cálculo y obtener resultados adecuados cada vez que actualicemos la
información. Además de trabajar fórmulas con Excel podremos emplear las
plantillas de Excel para formatear el aspecto de las hojas de cálculo.
¿Qué son las fórmulas en Excel?
Las fórmulas en Excel ayudan a ser más productivos y se podrán crear
utilizando funciones de Excel. Excel podrá identificar las fórmulas cuando se
introduzca el signo igual en la barra de fórmulas de Excel o en una celda de
la hoja de cálculo. Las partes de una fórmula en Excel estarán formadas por:
Valor constante o texto en Excel
Como valor constante podremos utilizar número o texto, pero este último
deberá ir entre comillas dobles. A continuación, os mostramos un ejemplo
de valor numérico constante en las fórmulas de Excel y un texto como
constante.

17. Referencias de celda en Excel
Podemos usar las referencias en lugar de constantes. Las referencias
apuntarán al valor de la celda que necesitamos para realizar
operaciones con fórmulas en Excel. El siguiente ejemplo de fórmulas en
Excel refleja la operación de una suma con referencias.

18. Operadores matemáticos en Excel
Los operadores aritméticos más utilizados en Excel son el símbolo de la
suma +, resta -, multiplicación * y división /. Vamos a ver una fórmula
que contiene una multiplicación y una resta.

19. Funciones de Excel
Podemos decir que las funciones de Excel pueden ser usadas dentro de
las distintas fórmulas. Por ejemplo, podremos utilizar una fórmula de
Excel de multiplicación y emplear en la misma la función SUMA.

20. Cómo crear una lista desplegable con Excel
En las plantillas de Excel podrás insertar listas desplegables de forma fácil
siguiendo los pasos del siguiente truco para crear una lista desplegable con
Excel. Además de utilizar las listas desplegables podremos emplear las
funciones de Excel para generar operaciones con los datos deseados.
Listas desplegables en Excel
En Excel podrás crear listas desplegables para elegir un dato dentro de la
lista, definida y validada. Para ello emplearemos la validación de datos y para
utilizar las listas desplegables seguiremos los siguientes pasos consiguiendo
unos listados perfectos con la información deseada:
Seleccionar la celda donde queremos insertar una lista desplegable.
Ir al menú Datos y elegir la opción validación de datos del grupo de fichas
Herramientas de datos.
Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo donde podremos elegir la opción
lista.

21. Colocaremos en el Origen los valores de la lista
desplegable separados por punto y coma.
 Así, habremos creado
la lista desplegable en
Excel.

23. Cómo desbloquear una hoja con Excel
Las plantillas de Excel suelen llevar algún tipo de protección o bloqueo de las
celdas o de las hojas de cálculo que nos impide modificar el contenido del Excel.
No obstante si queremos desproteger una hoja de Excel para editarlo existen
trucos para conseguirlo.
Cómo desproteger celdas en Excel
Los archivos de Excel pueden llevar celdas, columnas o filas bloqueadas en sus
hojas de cálculo, de forma que no nos dejen editar el contenido de su interior, ya
sea información, datos o funciones de Excel. Normalmente, todas las hojas de Excel
llevan activada automáticamente una propiedad de bloqueo en la celda, pero si
queremos hacer una hoja de cálculo con una o determinadas celdas
desprotegidas deben desactivar esa propiedad del siguiente modo:
Nos colocamos encima de la celda en el Excel, o celdas y con el botón derecho
abrimos ‘Formato de celdas’.
Vamos a la pestaña ‘Proteger’.
Desmarcamos la casilla de ‘Bloqueada’.

24. Pasos para desproteger una hoja de Excel
En ocasiones, no solo habrá celdas bloqueadas en Excel, sino que la hoja de
cálculo entera estará protegida. Si queremos desbloquear una hoja de Excel
el proceso es el siguiente:
Abrir el archivo de Excel
Hacer la selección que queramos desproteger en la hoja de Excel e ir al
menú ‘Revisar’ de la parte de arriba.
Seleccionar ‘Desproteger hoja’.
Si no tiene contraseña las celdas de la hoja de desbloquearán
automáticamente, pero si la hoja de Excel está protegida con contraseña te
pedirá la clave que le se le haya puesto. Si disponemos de la contraseña, sólo
deberemos insertarla, pero si no conocemos la clave del Excel podemos
optar por seleccionar toda la hoja de cálculo y copiarla con el botón derecho.
Después abres una nueva hoja de Excel y la seleccionas entera. Luego sólo
tiene sque ir al Menú Inicio y elegir Pegar Fórmulas. De esta manera no sólo
recuperamos los datos visibles, sino también los invisibles.

25. Cómo bloquear celdas con Excel
El bloqueo de celdas en Excel nos permite que el contenido de la celda no se
pueda quitar o modificar en una hoja de Excel. De esta manera podemos
proteger lo que haya en el interior de la celda, ya sea texto o alguna de
las funciones de Excel. Si quieres aprender cómo bloquear las celdas en
Excel toma nota de las siguientes recomendaciones.
Cómo proteger una celda en Excel
Lo primero que debemos saber para bloquear una celda en Excel es que
cada casilla tiene una propiedad de bloqueo que debemos activar. Para ello
debemos abrir el ‘Formato de celdas’ con el botón derecho sobre la hoja de
cálculo y en la pestaña ‘Proteger’ comprobar si está marcada la casilla
‘Bloqueada’. Si está señalada podremos seguir con los pasos para proteger
las celdas del Excel, aunque normalmente todas las celdas llevan activada
esa casilla de bloqueo.

26. Pasos para bloquear celdas en Excel
Una de las ventajas de las hojas de Excel es que nos permite bloquear celdas, filas,
columnas, hojas enteras o el libro de Excel completo. En función de lo que
queramos proteger, elegiremos una opción de bloqueo en la hoja de cálculo u
otra, tal y como explicamos a continuación.
Comprobar que la opción ‘Bloqueada’ de la celda está marcada dentro del
‘Formato de celdas’.
Ir a la pestaña del Excel ‘Revisar’ y seleccionar ‘Proteger hoja’.
Añadir una contraseña para bloquear las celdas si lo queremos o necesitamos.
Comprobar que la casilla “Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas” está
marcada. Esto lo que provoca es que todas las celdas que tienen activada la casilla
‘Bloqueada’ queden protegidas. Por eso, si hay alguna celda que no queremos
bloquear deberemos desactivarle la casilla de bloqueo en el ‘Formato de celdas’
que hemos explicado antes.
Aceptar. En caso de que hayamos decidido bloquear las celdas del Excel con una
contraseña, nos pedirá que la confirmemos.

27. Fijar una celda en Excel en fórmulas
Si queremos fijar una celda en Excel o valor para utilizarlo en una
fórmula, podremos hacerlo a través de una referencia absoluta. La
referencia absoluta la usaremos cuando deseemos tener un valor
constante sin importar donde se copie la fórmula.
Para bloquear una celda en Excel con referencias absolutas usaremos
el símbolo del $ haciendo siempre fijo el valor de la celda que
queramos. A continuación os ponemos un ejemplo de cómo hacer fija
una celda en Excel cuya sintaxis será la siguiente =$A$1*5.

29. • COMO PONER FECHA EN UN HOJA DE TRABAJO
• Siga uno de estos procedimientos:
1. Para insertar la hora actual, presione CTRL+MAYÚS+. (punto). O
enter
2. Para insertar la fecha actual, presione CTRL+; (punto y coma). O
enter
3. Para insertar la fecha y hora actuales, presione CTRL+; (punto y
coma), después ESPACIO y, finalmente, CTRL+MAYÚS+. (punto).