1. Masa Bhakti 2013/2014
19-20 Oktober 2013

3. Assalaamu’alaikum
Kenalkan Identitas penyaji
 nama lengkap Dian Diawan, S.Pd.I
 Lebih aman saya tulis Dian
 Jalan Cikuda-Nanggerang KM. 2, Desa
Cileles - Jatinangor,  085659725372,,
 45363
email: a1gvs4n@yahoo.com
abahvsan@gmail.com
motto : Sabar, Ikhlas, Tawakal

Semangati hidup dengan;
‫ﺍﻨﺎﺼﻼﺖﻭﻨﺴﻜﻭﻣﺣﻳﻱﻭﻣﻣﺖﻟﻟﻪﺍﺭﺑﻼﻋﻟﻣﻳﻥ‬

4. Administrasi




berasal dari kata; Ad & Ministrare.
yang dapat didefinisikan sebagai kegiatan
yang menunjang pelaksanaan
pemerintahan/organisasi.
kegiatan-kegiatan administrasi yang
dimaksud, dilakukan untuk menunjang
kelancaran pelaksanaan tugas pokok
sebuah pemerintahan/organisasi.
dalam hal ini organisasi yang dimaksud
adalah OSIS; Organisasi Siswa Intra
Sekolah.

5. 

Administrasi pada sebuah organisasi
merupakan darah yang berfungsi untuk
mengirimkan sari-sari makanan ke seluruh
organ tubuh.
Apabila pelaksanaan administrasi kurang
baik, maka dapat mengurangi hemoglobin
dalam darah yang sehingga menjadikan
organisasi tidak mampu melaksanakan
tugas-tugas pokoknya secara optimal.

6. Proses Dokumen Organisasi

Pengertian Dokumen;
 semua catatan tertulis baik tercetak maupun tidak tercetak
 surat, akte, piagam, bahan rekaman untuk memberi keterangan
 warkat asli yang digunakan untuk mendukung suatu keterangan

Segi fungsi dokumen;
 dokumen Dinamis; dokumen digunakan secara langsung dalam
proses penyelesaian pekerjaan,
 dokumen Statis; dokumen yg tidak secara langsung digunakan
dalam penyelesaian pekerjaan.

Penyimpanan dokumen;
 penyimpanan dokumen merupakan hal paling URGEN,
 untuk setiap dokumen dicatat dan disimpan sesuai dengan
karakteristik dokumen itu sendiri
 untuk surat disimpan dengan menggunakan sistem kearsipan
yang berlaku, difile dalam folder, jangan disimpan di tempat yang
panas atau lembab

7. Dasar Surat Menyurat
Peranan Surat;

Sebagai Duta/Wakil sebuah Organisasi; surat
sebagai wakil organisasi menunjukkan
mentalitas jiwa dan kondisi intern dari
organisasi yang bersangkutan.

Bukti Otentik; surat dapat dijadikan sebagai
butki tertulis “hitam di atas putih” apabila
terjadi perselisihan atau untuk pembuktian
lebih lanjut.

Pedoman untuk melakukan suatu tindakan.

Alat pengingat atau berfikir; artinya bahwa
surat yang pernah dibuat dan diarsipkan dapat
digunakan sebagai bahan pertimbangan atau
mengetahui hal-hal yang pernah dilakukan.

8. Bagian-bagian Surat













Kepala surat
Nomor surat
Tanggal surat
Lampiran
Perihal surat
Alamat yang dituju
Salam pembuka
Isi surat
Salam penutup
Nama organisasi yang mengeluarkan surat
Jabatan penandatangan surat
Tanda tangan dan nama terang penanggungjawab surat
Tembusan (apabila diperlukan)

9. Kepala Surat



Nama instansi, organisasi, badan atau lembaga
Alamat lengkap; jalan, nomor, telepon, kota, kode pos
Logo organisasi
Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Daerah Kabupaten Nganjuk
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 2 NGANJUK
ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS)
Jalan Lawu 3, Telepon (0358) 321951, Nganjuk 64419

10. Nomor Surat


Nomor surat mengikuti pembakuan yang sudah
ditetapkan
Menyertakan inisial/keterangan organisasi untuk
menspesifikasikan surat
Contoh;
Nomor : 005/xxx/411.405.302/OSIS/2009

11. Tanggal Surat



Menyebutkan tanggal pembuatan surat
Penulisan nama bulan dengan huruf, lengkap dan
sesuai dengan ejaan yang disempurnakan
Apabila sudah ada kepala surat, tidak perlu
menyebutkan kota.
Contoh;
10 Oktober 2009

12. Alamat Surat



Diawali dengan kata Kepada
Alamat yang dituju diawali dengan kata Yth.
Penulisan alamat diusahakan lengkap dan jelas untuk
menghindari salah alamat
Contoh;
Kepada
Yth. Bpk. Dian Diawan, S.Pd.I
di
Tempat
Kepada
Yth. Pengurus OSIS SMA PLUS AL-FALAH
Jalan Cikuda-Nanggerang KM. 2
Jatinangor 45363

13. Isi Surat




Sebelumnya ada salam pembuka “Dengan
hormat,”
Disusun dengan menggunakan kata-kata
yang menarik perhatian, mengarahkan pada
maksud surat.
Memperhatikan ejaan, tanda-tanda baca
dan aturan penulisan yang benar,
Ditutup dengan salam “Hormat kami,”

14. Nama Organisasi yang mengeluarkan surat
Jabatan penandatangan surat
Contoh:
Pengurus OSIS MTs Al-Falah Cileles
Ketua
Sekretaris,
KOKO
ROBERT
Mengetahui
Kepala MTs Al-Falah,
Hj. LILIS. HR, S.Ag
Penata
NIP. 19680311 200604 2 002

15. Pengurusan Surat

Proses surat masuk dengan buku
Agenda
Penerimaan surat; diteliti ketepatan
alamat dan menandatangani ekspedisi
 Penyortiran untuk menentukan prioritas
penanganannya
 Pencatatan kedalam buku agenda
 Pengarahan surat dan penyampaian
surat
 Penyimpanan ke dalam folder masuk


16. BUKU AGENDA SURAT MASUK
No
Asal Surat
Nomor
Surat
Tanggal
surat
Tanggal
diterima
Isi surat
No
agenda

17. 
Proses surat keluar dengan buku
Agenda
Pembuatan konsep surat
 Pengetikan surat
 Pentaklikan, pengecekan kebenaran
surat
 Pencatatan kedalam buku agenda



Pelipatan surat
Penyampulan surat
Pengiriman surat dengan menggunakan
buku EKSPEDISI
 Penyimpanan arsip surat keluar.


18. BUKU AGENDA SURAT KELUAR
No
Alamat Surat
Nomor
Surat
Tanggal
surat
Isi surat
Lampiran
surat
Kode
BUKU EKSPEDISI SURAT KELUAR
Tanggal
Nomor
Surat
Dikirim kepada
Tanda tangan

19. Selamat Bertugas






Semoga selalu mendapat rahmat
dan petunjuk-NYA
Kullukum Roin
Wa kullu roin mas’ulun an roiyatih
Setiap kita adalah pemimpin
Dan setiap pemimpin akan dimintai
pertanggungjawaban
kepemimpinannya
Jadikan Pribadi OSIS menjadi
USWAH baik bagi yang lain

21. SUKSES
ANDA…
BERSAMA

22. Wassalaamu’alaikum
warohmatullahi ta’ala
wabarokatuh