Taking - Revisão de Processos

TAKING
A EMPRESA
FAZEMOS O QUE
TEM QUE SER
FEITO

QUEM
SOMOS
A EMPRESA
Posicionada como uma das melhores
consultorias e integradoras de soluções
do Brasil, a Taking é uma empresa de
gerenciamento tático especializada em
consultoria de negócios, tecnologia da
informação e marketing digital.
NOSSO DIFERENCIAL
Nossa capacidade em entender as
necessidades dos clientes, tanto no
âmbito técnico como nas prioridades de
negócio, é o que nos leva a provocar
evoluções e revoluções precisas e
sustentáveis com foco no resultado para
cada um dos clientes. Fazemos o que tem
que ser feito.
MISSÃO
Planejar em conjunto e transformar em
realidade os planos dos nossos clientes,
por meio de consultoria, serviços e
implementação de soluções de tecnologia
e inovação.
VISÃO
Ser o melhor provedor de consultoria de
negócio, desenho e implementação de
soluções de tecnologia, reconhecido e
admirado como parceiro estratégico.
VALORES
• Conhecimento e metodologia;
• Integridade e respeito;
• Energia e atitude positiva;
• Assertividade e clareza;
• Comprometimento com o resultado
sustentável.
TAKING

TAKING
METODOLOGIA
REVISÃO DE
PROCESSOS

OTIMIZAÇÃO
DE PROCESSOS
INTRODUÇÃO
A condução de nosso trabalho baseia-se
na abordagem metodológica Otimização de
Processos visando melhoria de
performance, que compreende as
seguintes dimensões:
• Foco nos resultados de negócio desde a
iniciativa da mudança, verificando como
serão atingidos e mensurados;
• Garantia de que a iniciativa de mudança
na organização é suportada durante
todo o processo através do
acompanhamento dos processos e
métricas criadas no projeto;
• Incorporação de benefícios tangíveis e
atividades de gerenciamento de projetos
durante a iniciativa de mudança.
METODOLOGIA
Destacamos contudo que trata-se de uma
abordagem bastante flexível, podendo
ocorrer ajustes no desenrolar do projeto no
nível de aprofundamento das atividades e
de nosso envolvimento, de acordo com a
necessidade do projeto, desde que não
haja impacto em relação ao esforço total
previsto.

OTIMIZAÇÃO
DE PROCESSOS
METODOLOGIA
VISÃO GERAL

OTIMIZAÇÃO
DE PROCESSOS
METODOLOGIA
1 - AVALIAR
INICIALIZAÇÃO
FINALIZAÇÃO
PROJECT MANAGEMENT
CHANGE MANAGEMENT / COMUNICAÇÃO
2 - DESENHAR 3 - CONSTRUIR 4 – IMPLEMENTAR / OPERAR
A
B
C D F
G
H
I
J
L M N
E
K
INICIALIZAÇÃO
Objetivo
Detalhar as atividades a serem executadas para a
instalação da equipe de trabalho e para a
viabilização do início do projeto.
Atividades previstas
• Definir a estrutura e organização do projeto e os
profissionais do Cliente que comporão o Comitê
de Gestão e a equipe de campo do projeto;
• Definir os papéis e responsabilidades de cada
profissional alocado na execução dos trabalhos;
• Treinar a equipe do projeto, garantindo o
alinhamento de conceitos, ferramentas,
metodologia e organização do trabalho;
• Identificar as áreas a serem envolvidas no
projeto e respectivos gestores;
• Elaborar plano de trabalho detalhado,
especificando as atividades a serem executadas,
o cronograma físico de entrega dos produtos,
tendo como referência os marcos e requisitos
estabelecidos previamente e identificando a
cadeia de dependências entre eles;
• Definir os procedimentos de controle do projeto e
a agenda das reuniões de acompanhamento;
• Providenciar instalações e acesso aos
recursos e logística do projeto (espaço físico,
equipamentos, impressora, acesso à rede, e-
mail interno, softwares MS-Office, telefone,
etc);
• Detalhar as informações a serem solicitadas,
para início das atividades da Fase 1;
• Realizar reunião de “kick-off” do projeto.
Produtos a serem gerados
• “Project charter” validado e aprovado
contendo, dentre outros:
− Estrutura dos comitês, organização da
equipe, descrição das responsabilidades e
profissionais envolvidos;
− Plano de trabalho e cronograma detalhado
por produto;
− Descrição dos produtos por fases e pontos
de controle;
− Abordagem para monitoramento e reporte
do projeto e seus benefícios;
− Agenda de entrevistas.
• Evento de “kick-off”;
• Equipes do projeto estruturadas, treinadas e
alocadas.

OTIMIZAÇÃO
DE PROCESSOS
METODOLOGIA
1 - AVALIAR
INICIALIZAÇÃO
FINALIZAÇÃO
PROJECT MANAGEMENT
A
B
C D F
G
H
I
J
L M N
E
K
ETAPA A – DETERMINAR AS NECESSIDADES
DO NEGÓCIO
Objetivo
O propósito desta fase é confirmar o escopo do
projeto, confirmar e revisar os direcionadores de
mudanças e o plano de comunicação do projeto.
• Monitorar e gerenciar o plano de trabalho;
• Elaborar plano de gestão de mudanças, visando
garantir o engajamento dos profissionais do
Cliente no trabalho em questão, em todas as
suas etapas e atividades;
• Elaborar plano de comunicação interna do
projeto voltado para os profissionais, visando
disseminar informações sobre as ações
desenvolvidas, desde sua inicialização,
acompanhamento do progresso, até sua
finalização, divulgando os resultados
alcançados;
• Efetuar pesquisa junto aos clientes internos
(gestores e áreas que impactam ou são
impactados pelos processos – escopo);
• Identificar e analisar os stakeholder;
• Dar início à implementação do plano de gestão
de mudanças;
• Preparar o material de divulgação do projeto e
implementar o plano de comunicação.
• Plano de trabalho atualizado;
• Plano de gerenciamento de mudanças;
• Plano de gerenciamento dos stakeholder;
• Plano e estratégia de comunicação.

OTIMIZAÇÃO
DE PROCESSOS
METODOLOGIA
ETAPA B – ANALISAR O AMBIENTE “AS IS”
(ATUAL)
Objetivo
O propósito desta fase é documentar as atividades
atuais, a partir de diferentes perspectivas
(processos, tecnologia da informação, organização,
pessCliente e cultura e infra-estrutura), com o
objetivo de identificar oportunidades de melhoria.
• Avaliar os processos organizacionais;
• Avaliar a tecnologia da informação;
• Avaliar a organização;
• Avaliar a cultura;
• Avaliar a infra-estrutura;
• Avaliar as medidas de desempenho existentes;
• Visão gráfica dos processos;
• Produtos / serviços resultantes;
• Caminhos lógicos e inter-dependências;
• Clientes e fornecedores dos processos;
• Insumos requeridos;
• Recursos metodológicos, tecnológicos e
profissionais necessários em cada processo;
• Oportunidade de melhoria de processos
identificadas;
• Análise dos indicadores de performance.
1 - AVALIAR
INICIALIZAÇÃO
FINALIZAÇÃO
PROJECT MANAGEMENT
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OTIMIZAÇÃO
DE PROCESSOS
METODOLOGIA
ETAPA C – IDENTIFICAR OPORTUNIDADES DE
MELHORIA
Objetivo
O propósito desta fase é identificar, avaliar, discutir
e validar as oportunidades de melhoria identificadas
nas diversas dimensões analisadas.
• Aprofundar a análise das oportunidades de
melhoria de processos, estrutura organizacional,
tecnologia, cultura e infra-estrutura;
• Identificar e explorar alternativas de soluções;
• Validar oportunidades de melhoria junto ao
Comitê de Coordenação Técnica do Projeto.
• Relatório de análise da situação “as-is”;
• Portfolio de oportunidades avaliadas e validadas;
• Alvos da melhoria de performance identificados;
• Escopo do projeto atualizado;
• Plano de Trabalho atualizado.
1 - AVALIAR
INICIALIZAÇÃO
FINALIZAÇÃO
PROJECT MANAGEMENT
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OTIMIZAÇÃO
DE PROCESSOS
METODOLOGIA
ETAPA D – DESENHO DO AMBIENTE “TO BE”
(ALTO NÍVEL)
Objetivo
O propósito desta fase é redesenhar os processos-
escopo, adicionando as melhorias recomendadas e
validadas na etapa anterior.
• Elaborar as políticas propostas;
• Desenhar os processos sugeridos;
• Definir as necessidades de mudança de
sistemas e tecnologias;
• Desenhar 2 (duas) alternativas para a estrutura
organizacional sugerida (alto nível);
• Definir as necessidades de mudança em infra-
estrutura;
• Apontar os indicadores de performance que
permitirão a gestão dos processos;
• Obter aprovação formal para os processos
sugeridos;
• Políticas operacionais descritas / atualizadas;
• Desenho dos novos fluxos;
• Necessidade de mudança para os sistemas de
informação e comunicação;
• Mudanças de tecnologia identificadas;
• Estrutura organizacional sugerida (2 alternativas,
em alto nível);
• Funções e responsabilidades organizacionais
sugeridas;
• Funções e responsabilidades organizacionais
sugeridas;
• Necessidades de mudança em infra-estrutura
identificadas;
• Indicadores de performance recomendados;
• Escopo do projeto atualizado.
1 - AVALIAR
INICIALIZAÇÃO
FINALIZAÇÃO
PROJECT MANAGEMENT
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OTIMIZAÇÃO
DE PROCESSOS
METODOLOGIA
ETAPA E – TREINAMENTO
Objetivo
O propósito dessa fase será capacitar os
profissionais do Cliente na utilização da
metodologia e ferramenta informatizada a ser
implantada, bem como na modelagem e
implantação de processos, de forma a atender aos
requerimentos do novo ambiente.
• Definir o conteúdo a ser abordado no
treinamento;
• Determinar a estratégia e escopo do
treinamento;
• Desenvolver o material do treinamento;
• Elaborar e desenvolver treinamento sobre os
novos processos;
• Realizar avaliação dos treinamentos.
• Avaliação das necessidades do treinamento;
• Definição do público alvo;
• Definição da estratégia e escopo do treinamento;
• Medidas de avaliação do treinamento;
• Material do treinamento;
• Plano de execução do treinamento;
• Guia do instrutor;
• Material do instrutor;
• Pessoal treinado;
• Procedimentos de manutenção do treinamento;
• Responsáveis pela manutenção do treinamento.
1 - AVALIAR
INICIALIZAÇÃO
FINALIZAÇÃO
PROJECT MANAGEMENT
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OTIMIZAÇÃO
DE PROCESSOS
METODOLOGIA
ETAPA F – DESENVOLVIMENTO DE
ESTRATÉGIAS DE IMPLEMENTAÇÃO
Objetivo
O propósito desta fase será explorar alternativas de
estratégias e desenvolver uma abordagem para
implementação das iniciativas de mudança nos
processos, organização, tecnologia e infra-
estrutura.
• Explorar alternativas de estratégia e seus
desdobramentos;
• Selecionar a abordagem a ser adotada;
• Desenvolver macro plano para adoção da
estratégia.
• Abordagem de implementação selecionada;
1 - AVALIAR
INICIALIZAÇÃO
FINALIZAÇÃO
PROJECT MANAGEMENT
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OTIMIZAÇÃO
DE PROCESSOS
METODOLOGIA
ETAPA G – DESENVOLVIMENTO DE
MUDANÇAS NOS PROCESSOS
Objetivo
O propósito desta fase é detalhar as atividades
requeridas para efetivação das mudanças nos
processos de negócios, visando viabilizar a
implantação futura do novo desenho.
• Avaliar e selecionar os processos / sub-
processos a serem alterados;
• Detalhar as mudanças a serem implementadas;
• Indicar os impactos das mudanças propostas;
• Efetuar desenho detalhado dos processos,
considerando as mudanças previstas.
• Novos processos redesenhados, incluindo as
mudanças recomendadas;
• Plano de mudanças nos processos de negócio.
1 - AVALIAR
INICIALIZAÇÃO
FINALIZAÇÃO
PROJECT MANAGEMENT
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OTIMIZAÇÃO
DE PROCESSOS
METODOLOGIA
ETAPA H – DESENVOLVIMENTO DE
MUDANÇAS EM TECNOLOGIA
Objetivo
Definir as mudanças requeridas no ambiente e
infra-estrutura de TI para suportar os novos
processos e/ou as alterações nos atuais processos.
• Identificar e detalhar as mudanças
recomendadas em TI;
• Desenvolver facilidades / funcionalidades /
sistemas para atender as necessidades de
mudanças nos processos;
• Instalar e configurar componentes de T.I.;
• Fornece suporte técnico / metodológico ao
ambiente de T.I..
• Mudanças em TI identificadas e detalhadas;
• Facilidades / funcionalidades / sistemas
desenvolvidos.
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INICIALIZAÇÃO
FINALIZAÇÃO
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OTIMIZAÇÃO
DE PROCESSOS
METODOLOGIA
ETAPA I – DESENVOLVIMENTO DE MUDANÇAS
ORGANIZACIONAIS
Objetivo
O propósito desta fase é detalhar o modelo
organizacional a ser adotado, resultante do
redesenho e agrupamento de processos e
atividades em áreas e departamentos, de forma a
garantir que o modelo da operação esteja alinhado
com as diretrizes estratégicas e contemple as
mudanças recomendadas nos processos, sistemas
e infra-estrutura.
• Definir objetivos, papéis e responsabilidades das
áreas;
• Descrever as competências requeridas dos
profissionais;
• Refinar as políticas de gerenciamento de
recursos humanos;
• Discutir e validar as recomendações / mudanças
organizacionais junto ao Comitê de
Coordenação;
• Técnica de Gestão do Projeto.
• Detalhamento de papeis e responsabilidades;
• Perfil requerido dos profissionais;
• Políticas gerais de recursos humanos;
• Mudanças organizacionais validadas.
1 - AVALIAR
INICIALIZAÇÃO
FINALIZAÇÃO
PROJECT MANAGEMENT
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OTIMIZAÇÃO
DE PROCESSOS
METODOLOGIA
ETAPA J – DESENVOLVIMENTO DE
MUDANÇAS DE INFRA-ESTRUTURA
Objetivo
O propósito desta fase é especificar as mudanças
requeridas na infra-estrutura para atender às
necessidades do novo modelo de atuação e para
otimizar a utilização dos recursos disponíveis.
• Analisar a utilização atual do espaço físico,
recursos materiais e equipamentos disponíveis,
face aos novos processos;
• Recomendar mudanças na utilização dos
mesmos, de forma a viabilizar as mudanças
recomendadas na estrutura, tecnologia e
processos, bem como otimizar seu uso;
• Discutir e validar as recomendações de
mudanças na infra-estrutura com o Comitê de
Coordenação Técnica de Gestão do Projeto.
• Recomendações de mudanças na infra-
estrutura.
1 - AVALIAR
INICIALIZAÇÃO
FINALIZAÇÃO
PROJECT MANAGEMENT
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OTIMIZAÇÃO
DE PROCESSOS
METODOLOGIA
ETAPA K – DOCUMENTAÇÃO DOS
PROCEDIMENTOS
Objetivo
O propósito desta fase é definir padrões e
procedimentos de documentação para suportar o
detalhamento das iniciativas de mudanças a serem
implantadas.
• Determinar os tipos de documentação,
arquivamento e modos de entrega;
• Estabelecer padrões de documentação;
• Testar e aprovar a documentação.
• Procedimentos de documentação;
• Padrões para documentação;
• Aprovação de padrões e procedimentos de
documentação.
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INICIALIZAÇÃO
FINALIZAÇÃO
PROJECT MANAGEMENT
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OTIMIZAÇÃO
DE PROCESSOS
METODOLOGIA
ETAPA L – DESENVOLVIMENTO DE PLANOS
DE IMPLEMENTAÇÃO
Objetivo
O propósito desta fase é desenvolver planos
detalhados para a migração e implementação das
mudanças recomendadas nos processos,
organização, tecnologia e infra-estrutura.
• Priorizar as mudanças a serem implementadas,
de acordo com a estratégia definida e com
critérios acordados junto ao Comitê de
Coordenação Técnica de Gestão do Projeto;
• Detalhar as atividades, prazos e responsáveis
pela implementação de cada mudança indicada;
• Discutir e validar os planos de implementação
junto ao Comitê.
• Plano de implementação das mudanças dos
processos de negócios, bem como
organizacionais, tecnológicas e de infra-
estrutura.
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INICIALIZAÇÃO
FINALIZAÇÃO
PROJECT MANAGEMENT
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OTIMIZAÇÃO
DE PROCESSOS
METODOLOGIA
Etapa M – migração e implementação
Objetivo
O propósito desta fase é migrar e implementar as
mudanças nos processos de negócio, organização,
tecnologia e infra-estrutura, incorporando-as nas
atividades diárias da organização. A
responsabilidade da Taking é de apoiar as
atividades dessa etapa sendo de responsabilidade
do Cliente a execução das mesmas.
• Validar o plano de implementação;
• Migrar e implementar mudanças em sistemas,
processos, procedimentos e tecnologia;
• Migrar e implementar mudanças em infra-
estrutura e na organização;
• Avaliar a efetividade do sistema;
• Avaliar o novo cenário organizacional e de infra-
estrutura;
• Avaliar o status da realização de benefícios.
• Plano de Implementação;
• Manual de sistemas;
• Mudanças organizacionais, de infra-estrutura e
tecnológicas implementadas;
• Resultados avaliados;
• Benefícios identificados, mensurados e
demonstrados.
1 - AVALIAR
INICIALIZAÇÃO
FINALIZAÇÃO
PROJECT MANAGEMENT
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OTIMIZAÇÃO
DE PROCESSOS
METODOLOGIA
ETAPA N – OPERACIONALIZAÇÃO E
MELHORIA CONTÍNUA
Objetivo
O propósito desta fase é implementar a solução
técnica escolhida.
• Desenvolver especificações técnicas e desenho
detalhado de sistemas;
• Desenvolvimento de interfaces e ferramentas de
carga;
• Configuração e parametrização do aplicativo;
• Migração de Dados;
• Testes do sistema, teste do usuário, teste de
capacidade e teste integrado.
• Planos de Implantação, Go Live, Clean up
dados, Contingência e outros;
• Modelo de Testes;
• Sistema implantado e funcionando.
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INICIALIZAÇÃO
FINALIZAÇÃO
PROJECT MANAGEMENT
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OTIMIZAÇÃO
DE PROCESSOS
METODOLOGIA
CHANGE MANAGEMENT
Objetivo
O propósito desta fase é executar um programa de
monitoramento das mudanças implementadas e
suporte à melhoria contínua dos processos, para
sustentar o esforço de mudança.
• Desenvolver plano de melhoria contínua dos
processos;
• Monitor a realização de benefícios, no médio e
longo prazos;
• Fornecer suporte e manutenção à ferramenta de
gestão de processos implementada;
• Reportar, periodicamente, os resultados das
mudanças ao Comitê de Coordenação.
• Planos de melhoria contínua;
• Funções e responsabilidades para realização de
benefícios;
• Suporte e manutenção da ferramenta
implementada;
• Estrutura de gerenciamento de projetos para
realização de benefícios;
• Relatório com indicadores de performance da
realização de benefícios;
• Relatório com indicadores de performance
organizacionais e “framework” de melhoria
contínua.
1 - AVALIAR
INICIALIZAÇÃO
FINALIZAÇÃO
PROJECT MANAGEMENT
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OTIMIZAÇÃO
DE PROCESSOS
METODOLOGIA
GERENCIAMENTO DO PROJETO
Objetivo
Confirmar o escopo do projeto e seu alinhamento
com a respectiva estratégia;
Estabelecer o planejamento do projeto incluindo
planos, procedimentos e mecanismos de
acompanhamento;
Coordenar as interdependias do projeto;
Monitorar performance;
Reportar status, issues e riscos do projeto.
• Definir a estrutura e os papéis da equipe do
projeto;
• Identificar os objetivos do projeto e suas
premissas;
• Definir os principais produtos do projeto;
• Planejar riscos;
• Elaborar o cronograma do projeto;
• Coordenar as atividades das diversas áreas
garantindo a sinergia entre os sub-projetos e
entregas;
• Coordenar e monitorar o andamento das
atividades.
• Estrutura e papéis da equipe do projeto;
• Plano do projeto contendo: estrutura de
governança, cronograma, envolvidos e
responsabilidades;
• Plano de riscos e ações de mitigação;
• Procedimentos para monitoração da
performance;
• Relatório de status incluindo métricas e desvios;
• Planos revisados.
1 - AVALIAR
INICIALIZAÇÃO
FINALIZAÇÃO
PROJECT MANAGEMENT
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OTIMIZAÇÃO
DE PROCESSOS
METODOLOGIA
FINALIZAÇÃO
Objetivo
Esta etapa contempla a explicitação das atividades
relativas ao encerramento do projeto e formalização
da entrega dos produtos acordados.
• Conduzir os ajustes da documentação dos
produtos finais do projeto;
• Validar os produtos finais junto ao Comitê de
Coordenação do Projeto;
• Garantir que a documentação do projeto esteja
completa;
• Produzir a documentação e arquivos magnéticos
dos produtos finais do projeto;
• Realizar reunião de finalização do projeto e
entrega dos produtos finais do trabalho;
• Obter e documentar a aceitação dos produtos
finais.
• Relatório final do projeto, contendo: sumário
executivo e anexos, detalhamento dos produtos
gerados em todas as etapas do projeto.
1 - AVALIAR
INICIALIZAÇÃO
FINALIZAÇÃO
PROJECT MANAGEMENT
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ARQUITETURA
ORGANIZACIONAL
METODOLOGIA
VISÃO GERAL
A análise integrada de todos os componentes
da arquitetura organizacional descrita abaixo é
fundamental na revisão e definição dos
indicadores chave de negócios do Cliente,
como forma de atingir os objetivos estratégicos
Modelo de Gestão
CONFORMIDADE
PRESTAÇÃODECONTAS
PERFORMANCE
SUSTENTABILIDADE
Resultados
Sustentados
Prontidão para
Mudança e Inovação
Regras de Gestão
Definidas e
Compromissadas
Direcionamento
Estratégico
Alicerces OrganizacionaisInput Outputs
Modelo Organizacional
Processos
Infra-estrutura
PessCliente e Cultura
Tecnologia
da organização com a agilidade, qualidade e
sustentabilidade requeridas. Os vários
alicerces organizacionais que sustentam o
desempenho devem ser tratados de maneira
integrada e fortemente direcionados para os
objetivos da Instituição.

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WWW.TAKING.COM.BR
TAKING-RESULTS-IT
55 11 4102.6121

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