1. TRABAJO A DISTANCIA
ORGANIZAR UNA ESTRUCTURA DE LA UNIDAD DE ALMACÉN
Partiendo de las responsabilidades, funciones y procesos que se generan en una unidad de almacén y
asumiendo que a usted le corresponde organizar la Unidad con las características de una subempresa
dentro de la empresa Hospital X. A partir de la reflexión establezca lo siguiente.
1. Defina cual sería el portafolio.
2. Construya la Misión y Visión estratégica.
3. A partir de la misión propuesta que objetivos propondría, que los condujera al logro de la visión
que usted igualmente propuso.
4. Tome dos objetivos y establezca el plan estratégicos a corto mediano y largo plazo, a partir del
análisis de la situación de su unidad de almacén.
5. Establecer los mecanismos de comunicación necesarios para el cumplimiento del plan.
Elementos de partida de su plan.
¿Qué pasa hoy?, Con respecto a la primera pregunta se espera obtener un análisis de situación actual y
línea de base del nuevo plan, esto comprende la realización de un análisis de situación de la unidad.
análisis organizacional, análisis de actores involucrados y análisis de desafíos de su visión.
¿Qué se debe transformar?, A partir de esto, se define lo que se debe transformar - lo esperado en sus
estrategias a corto, mediano y largo plazo ( que el hilo conductor es la su Visión)
.
¿Qué hacer? Con este marco de direccionamiento estratégico, se procede a definir los objetivos
específicos del Plan referidos a las prioridades en su unidad. que se concerten, las líneas de acción para
cada una de ellas, las acciones estratégicas en cada línea de acción y las metas e indicadores
estratégicos referidos nuevamente a las prioridades
.
y ¿Cómo hacerlo? En la definición de objetivos programáticos relacionados con los productos y sus
metas e indicadores (dimensión de gestión y operación basados en su misión y visión estratégica) y cuyo
énfasis de formulación se enmarca en el contexto de los planes específicos de cada municipio y
departamento.
4.1. Fases de la formulación
Para la formulación del Plan, es el proceso esquemático y coherente que vislumbrará su definición y
operatividad, atendiendo las particularidades de sus clientes internos y externos. Con el propósito de
lograr el cumplimiento de los principios de calidad y justo a tiempo.
TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
Aplicar al trabajo normas icontec, Introducción, Objetivos, Cuerpo del trabajo, Conclusión,
recomendaciones y bibliografía.
REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS.
CARMEN ELISA NUÑEZ. Eficiencia y Calidad en el manejo de los suministros. Fundación corona 2003
MANUEL BARQUÍN, Dirección de hospitales; septima edic. Mc GRAU Hill, interamericana.
TEMES MINTES, Jose Luis. Gestión hospitalaria, Mc Graw Hill 3° edición Interamericana España 2002.
WILIAM PEÑA DAZA, Módulo de Administración Hospitalaria, Programa de Administración de Servicios
de Salud
MINISTERIO DE SALUD. Programa de mejoramiento continuo de los servicios de salud. Manual de
suministros y medicamentos. Santa Fe de Bogotá 1996
. RUBY HERRERA HERRERA, Módulo de Administración de suministro Programa de Administración de
Servicios de Salud.
WILLIAM A. MESNER. La Gerencia de Compras, Editorial Norma 1986.
¡Recuerde¡ Que almacén y farmacia sus procedimientos van dirigidos a minimizar costos,
prevenir perdidas y deterioros por daño de empaque o del producto, y desperdicios, robos
obsolescencias y el control de existencias y de inventarios y asegurar la calidad de los
productos y la entrega justos a tiempo en cantidad suficiente.

2. Nuestro principal objetivo es el aprovisionamiento de todos los recursos materiales
necesarios, para dar cobertura a través de una gestión eficiente a todos los servicios de
nuestro Hospital, con el fin de realizar nuestra misión principal que es la prestación de
asistencia sanitaria a nuestros ciudadanos.
El aprovisionamiento se realiza buscando la mejora de la gestión de los recursos económicos
y en continua colaboración con los servicios asistenciales, para lograr la mejor calidad en la
atención sanitaria de nuestros pacientes.
Concedemos un gran valor a la relación comercial con nuestros proveedores, como
herramienta que permite el mejor conocimiento de sus productos para conseguir realizar una
mejor gestión de compras.
Tenemos siempre presente en nuestra gestión de compras la repercusión del tratamiento de
residuos para la mejora del medio ambiente y la sostenibilidad de nuestro entorno.
Tipo de material gestionado desde Suministros:
Las compras que realiza Suministros van referidas a:
 Material sanitario.
 Instrumental.
 Reactivos laboratorios.
 Implantes Quirúrgicos.
 Material de Radiología.
 Impresos y material de oficina.
 Repuestos y material de informática.
 Equipamiento electromédico.
 Mobiliario clínico y de oficina.
 Repuestos y material para mantenimiento.
 Material de aseo y limpieza.
 Material de lencería y uniformidad.
El Servicio de Suministros esta formado por:
 Departamento de Compras.
 Almacén Central.
Departamento de Compras:
Desde el Departamento de Compras se realizan las siguientes funciones:
 Recepción de ofertas de proveedores.Desde la Sección de Compras se
reciben las ofertas de productos de los proveedores, ya sean ofertas económicas de
productos que ya se están adquiriendo en el Hospital o bien sea presentación de
productos nuevos.
 Análisis de ofertas de los proveedores.Gestionamos las propuestas
presentadas con la valoración económica de las mismas junto con la valoración

3. técnica de los productos coordinándolas con nuestros servicios sanitarios.En este
análisis se realizan prospecciones de mercado comprando la oferta recibida con
otras posibilidades que mejoren la relación calidad precio.
 Comunicación a los proveedores de la aceptación o no de su propuesta.Las
ofertas valoradas se presentan a la Junta de Compras de nuestro Hospital, que
después de estudiarlas, autoriza o desaconseja su adquisición.Las ofertas
autorizadas las comunicamos a los proveedores así como al Servicio interesados,
así mismo comunicamos la no procedencia de su adquisición
 Tramitación de pedidos a proveedor.A través de nuestro sistema informático
centralizado gestionamos la tramitación de las compras.Las compras se realizan
codificadas en base al catalogo centralizado de productos común a todos los centros
de nuestra comunidad autónoma.
La gestión a través del catalogo centralizado tiene importantes ventajas para los centros y
proveedores ya que utiliza un lenguaje común y nos permite tener una visión amplia de
todas las compras que se realizan en todos los centros del SESCAM.
Las descripciones de productos de nuestro catalogo son genéricas y no contienen las
especificaciones concretas de cada marca o modelo.
 Gestión de entregas de pedidos.Se realizan tareas de seguimiento de las
planificaciones de entregas de material para lograr la agilidad que requiere dar
cobertura a las demandas sanitarias de una manera eficaz.
 Análisis sobre la inclusión de productos nuevos.Se realizan análisis y
propuestas de inclusión de productos nuevos en nuestro catalogo con estudio
comparativos de ofertas económicas.Los análisis económicos se presentan en la
Junta de Compras que celebra el Hospital con una periodicidad mensual.
Es este órgano colegiado, presidido por el Director Gerente del Hospital y en el que
participan las tres Direcciones (Medica, Gestión y Enfermería) el que autoriza en su caso la
inclusión de productos nuevos en el catalogo de nuestro centro así como su posterior
adquisición al proveedor.
Almacén General
En el Almacén General se realizan las siguientes funciones:
 Gestión de Stock.Realizamos tareas de gestión de existencias revisando de
manera continuada el volumen almacenado en función del consumo de las
diferentes unidades del centro.
Para ello tenemos en cuenta el índice de rotación de los productos, planificando las
compras del material almacenado, revisando las caducidades y obsolescencias y
adecuando el volumen y el peso a los espacios disponibles.

4.  Tramitación de pedidos a proveedorA través de nuestro sistema informático
centralizado gestionamos la tramitación de las compras.
Las compras se realizan codificadas en base al catalogo centralizado de productos
común a todos los centros de nuestra comunidad autónoma.
La gestión a través del catalogo centralizado tiene importantes ventajas para los
centros y proveedores ya que utiliza un lenguaje común y nos permite tener una
visión amplia de todas las compras que se realizan en todos los centros del
SESCAM.
 Recepción de mercancías.El material que se solicita desde el Departamento
de Compras así como desde el Almacén General (queda excluido el material de
Farmacia) se recepciona en zona de descarga de mercancías situada en el Nivel -1.
Desglosamos en el punto de Entregas de mercancías con detalle los horarios y la
ubicación de la zona.
El personal de Almacén (Celadores) revisa la siguiente información:
 Comprueba en el albaran de entrega el Número de Pedido.
 Coteja que la mercancía enviada se entrega en buen estado (verifica si es
refrigerada la mercancía, si el material que viene esta bien conservado, sin roturas ni
deterioros).
 Revisa que el número de unidades entregadas coincida las que figuran en el
albarán del proveedor.
 Igualmente revisan que la mercancía entregada coincida con las referencias,
marcas y modelos recogidos en el albaran del proveedor.
 Una vez validada la mercancía en la zona de descarga se entrega el albaran
del proveedor al personal administrativo del Almacén que realiza las siguientes
funciones:
 Cotejan los datos del Albaran del proveedor con los datos del pedido y
confirman la entrada en el programa informático.
 Esta confirmación se envía a los proveedores de forma inmediata.
 Los proveedores deben adjuntar este albaran propio de entrada validada en
nuestro Centro a su factura.
 Reparto de material recibido.Desde el Almacén General se distribuye el
material en función del tratamiento que los diferencia:
 Material almacenable se ubica en sus estanterías para la reposición del
Stock.
 Material no almacenable se reparte a los servicios solicitantes diariamente.

5.  Gestión del sistema de reposición de almacenes intermedios de las
diferentes unidades de consumo del Hospital.
Desde el Almacén General se gestiona a través del sistema de reposición de doble
compartimento los Almacenes periféricos o Almacenes de planta.
Se dispone de información a tiempo real de las necesidades de reposición de
material que le surgen a nuestros servicios peticionarios.
Se procede a la reposición del material sin necesidad de petición previa de los Servicios.
 Gestión de salidas de material almacenable.
La Unidad Administrativa del Almacén elabora un documento que se denomina
albaran de preparación que contiene los articulos a servir a las Unidades
peticionarias, una vez preparado el material se procede igualmente a validar la
salida, de manera que se descuenten de las existencias.
Disponemos de un calendario de reparto para distribuir el material preparado de salida de
manera ordenada.