Este documento presenta un resumen del software de liquidación desarrollado para la entidad SENA. Explica el sistema de seguridad, requerimientos técnicos, manejo de usuarios, registro de datos personales, y procesos de liquidación y configuraciones. El software automatiza los procesos de liquidación para agilizarlos y reducir errores.

1. Software liquidacion
Manual técnico del software
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Software para la liquidación de entidad SENA
regido bajo la ley vigente 80
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Autores:
Yenny Paola Aldana
Daniela Martínez
Jonathan Rivera
Lina Paola Vega
Brandon Steven Vargas
Octubre 2010
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2. Software liquidacion
Índice:
Introducción
Sistema de seguridad aplicativo
Requerimientos del sistema
Apertura del sistema
Manejo usuarios sistema
Inicio de sesión
Menú principal
Pólizas
Registro datos personales
Configuraciones
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3. Software liquidacion
INTRODUCCION
Este proyecto a sido concebido dada la necesidad de sistematizar un
proceso manual realizado en la institución Sena, debido a que se requiere
generar informes exactos en corto tiempo, además de evitar las molestas
demoras en la liquidación debido a errores humanos.
La contratación de esta entidad se rige bajo la ley 80, la cual determina
los factores legales bajo los cuales se reglamenta el proceso de liquidación.
La ley 80 determina la forma por la cual debe liquidarse a este tipo de
contrato, siendo completamente distinto del tradicional.
Una liquidación puede llegar a ser un proceso manualmente hablando,
De gran demora, además de ser susceptible a errores humanos, que
retrasan aun mas dichos procesos, además, al archivar estos formatos,
reportes, etc., de manera física se dificulta igualmente, la consulta de los
mismos. Por ello nuestro aporte es LICONSOFT.
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4. Software liquidacion
SISTEMA DE SEGURIDAD DEL APLICATIVO
Debido a que el uso de este software es de tipo institucional debe evitarse
en gran manera el riesgo de ingreso de personas que no sean de la
institución y atenten contra la seguridad de la misma, al manejar de
manera inescrupulosa la información allí registrada. Por tanto se han
implementado ciertas medidas de protección de información comenzando
por la forma de acceso al aplicativo.
Como se había mencionado anteriormente el acceso se dará mediante una
intranet del SENA, lo cual evitara hasta cierto punto la infiltración de
información.
Sin embargo, en caso de que esto no sea completamente eficiente, se ha
implementado otro sistema de seguridad, el manejo de usuarios. El cual
será descrito de forma especifica mas adelante
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5. Software liquidacion
REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA
Para lograr visualizar nuestro aplicativo web el equipo debe cumplir
ciertos requerimientos de software y de hardware los cuales son:
1. Debe poseer el control ActiveX para visualizar las pantallas.
2. Se recomienda tener una plataforma Windows superior o igual al
XP.
3. Se recomienda se visualice a través de internet Explorer 6 ó superior.
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6. Software liquidacion
APERTURA DEL SISTEMA
Al ser nuestro aplicativo de naturaleza WEB se debe acceder de la
siguiente forma:
1. Ingrese a inicio
2. Ingrese a Internet Explorer o su proveedor de internet favorito
3. Modifique las opciones de acceso de su explorador, ingrese a
herramientas,
Y oprima sobre la opción (opciones de internet), le presentara una
pantalla como esta
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7. Software liquidacion
Allí usted elige la opción de Intranet.
4. Paso seguido escriba la dirección de nuestro aplicativo
5. Inicie sesión.
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8. Software liquidacion
MANEJO USUARIOS DEL SISTEMA
El manejo de usuarios es un sistema mediante el cual, la única persona
que puede crear, modificar y eliminar registros es el administrador del
sistema, implementando de igual forma unos permisos distintos para cada
usuario, determinados por su necesidad de información del sistema, por
ejemplo el administrador tendrá acceso completo al aplicativo, pero su
superior solo tendrá acceso a los porcentajes o reportes generados en el
sistema, pues no requiere de más información concerniente al sistema.
Le sugerimos, siga las siguientes instrucciones, respecto a la forma de
tener claves, o contraseñas seguras para evitar inconvenientes de
seguridad en sus datos:
No use nombres, o palabras
Convine de buena manera letras en minúscula, en mayúscula, números,
caracteres especiales.
No utilice el 0 solo o una sucesión de solo ceros.
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9. Software liquidacion
INICIO DE SESION:
El inicio de sesión le permitirá acceder a la página principal del software
donde encontrara el menú principal (del cual se hablara más adelante) el
cual le permitirá realizar los procesos y consultas que requiera.
Para ello usted requiere de un User (usuario), que es el nombre o en su
defecto correo con el cual usted esta registrado en el sistema, debe
escribirlo exactamente como aparece registrado. Se requiere de igual
forma de un Pass (contraseña), que es la clave que le dará acceso al
aplicativo, debe de tener en cuenta el número de dígitos de su contraseña.
Al llenar ambos campos presione el botón de inicio.
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10. Software liquidacion
MENU PRINCIPAL
Al ingresar al aplicativo encontrara un menú de navegación mediante
el cual usted podrá elegir la operación de desee realizar
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11. Software liquidacion
Este menú posee los siguientes ítems: Operaciones, Configuraciones,
Manuales, sugerencias, y el botón para salir del aplicativo
A continuación explicaremos cada uno de estos ítems de forma resumida:
Operaciones: De este ítem se realizan los procesos esenciales del proyecto
todo regido bajo las estipulaciones de la institución SENA.
Configuraciones: Esta opción permite realizar dos tareas distintas,
primero, modificar los porcentajes anuales de prestaciones sociales, y
segundo, modificar, crear o eliminar los usuarios que usaran el sistema.
Reportes: Esta opción permite crear los reportes para documentar los
datos por persona, por mes y por año.
OPERACIONES
Esta opción de menú a su vez posee más opciones a escoger a saber:
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12. Software liquidacion
Registro Nuevo contratista
Sesión
Liquidación
1. Registro nuevo contratista
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13. Software liquidacion
Esta pantalla se debe usar para registrar los datos personales del nuevo
contrato, el cual será liquidado por otro proceso, sin embargo este se
encarga de guardar el registro de esta persona, en cuanto sus datos de
tipo personal, sus datos laborales serán almacenados en otra
pantalla que veremos mas adelante
Campos: Los campos que maneja esta pantalla son:
Pólizas: Debido al sistema de pago de liquidación, es necesario, para
comenzar el proceso ingresar la fecha de aprobación de la póliza, del
contrato del empleado, recuerde que el campo no recibe letras, solo
números.
Al ingresar este dato oprima el botón de INGRESAR el cual le presentara
la siguiente pantalla.
Tipo id: La cual debe llenarse obligatoriamente y refiere al tipo de
identificación del empleado. EJ Cedula de ciudadanía (c.c)
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14. Software liquidacion
Numero de documento: Este campo es obligatorio y refiere al número de
identificación del tipo anteriormente expuesto. EJ:
93939404. Debe tener cuidado en no introducir ni puntos ni espacios en
este campo, solo los números, pues estos podrían producir un mensaje de
error
Nombre: Campo de nombre del empleado, debe llenarse, y cuidar de no
introducir números pues generara mensaje de error.
Apellido: Campo de apellido del empleado, debe llenarse, y cuidar de no
introducir números pues generara mensaje de error.
Género: Debe elegir entre las opciones F (femenino) y M (masculino).
RH: Debe elegir entre las opciones posibles el Rh del empleado, esta
opción está presente en caso de necesitarse a causa de accidente laboral.
Profesión: Debe introducir la profesión del empleado si la tiene.
Localidad: Elija entre las opciones posibles la localidad en la cual habita
el empleado, están incluidas solo las de Bogotá.
Direccion: Escriba la dirección del empleado.
Estrato: Seleccione el estrato al que pertenece el empleado
Celular: Introduzca el número de contacto personal (celular) si el
empleado posee este medio.
Teléfono: Introduzca el número telefónico del empleado.
Banco: Seleccione el banco al cual pertenece el empleado, este campo es
de tipo obligatorio
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15. Software liquidacion
Tipo de cuenta: Seleccione el tipo de cuenta bancaria que posee el
empleado.
Número de cuenta: Introduzca en este campo el numero de la cuenta del
anteriormente descrita.
Correo: Introduzca la dirección de correo e-mail, para contacto
electrónico.
Al terminar, oprima el botón enviar para guardar la información o si lo
desea, el botón borrar para eliminar los datos ingresados.
Le recomendamos ciertas normas, para no tener inconvenientes de ningún
tipo en su manejo:
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16. Software liquidacion
1. Registro nuevo contratista
1. Llene todos los campos del sistema, es necesario que los llene con el
formato que corresponde a cada dato. Esta es la pantalla que le
presentara el software en el momento de diligenciar mal este formulario.
2. Sesión
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17. Software liquidacion
3. Liquidación:
Para el modulo o ítem de liquidación se ha dispuesto de una división más,
que sería la parte de liquidar y la parte de novedades, en la cual vamos a
manejar la parte de eventos especiales por los cuales no se cumplen
totalmente los días de trabajo
Liquidar:
Para poder realizar el proceso de liquidación, el sistema confirma la fecha
en la que se está ingresando al sistema, y la fecha de fin de mes, por ello si
se ingresa en un día distinto al día en el cual se debe realizar la
liquidación entonces aparecerá esta pantalla:
Cuando el ingreso se realiza el día correcto, la pantalla es la siguiente:
Debe escoger si desea realizar la liquidación en ese momento o no
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18. Software liquidacion
Al presionar la opción liquidar se realiza el proceso el proceso de
liquidación de los registros que posean los días totales de trabajo, si no los
posee es debido a una novedad, permiso de maternidad, incidente, etc…
Novedades:
Las novedades se manejan cuando no se es posible cumplir con todos los
días propios de labor, por ello se debe registrar estás por aparte
Si usted selecciona está opción y no es la fecha para realizar la liquidación,
la pantalla que presentará el sistema será la siguiente:
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19. Software liquidacion
En el momento en el cual el ingreso de novedades deba presentarse, la
pantalla presentada será la siguiente, en la cual deberá seleccionar si
desea o no realizar la liquidación.
Si la opción seleccionada es el “Si” el sistema presentará la siguiente
pantalla en la cual debe ingresarse el campo de Número de documento, en
el cual se ingresa el número de documento del empleado al cual se
aplicará la novedad.
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20. Software liquidacion
Al ingresar un número de documento incorrecto el sistema presentará el
mensaje de error:
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21. Software liquidacion
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22. Software liquidacion
CONFIGURACIONES
Esta opción busca darle al administrador la facultad de asignar o quitar
permisos, usuarios, y modificaciones de porcentajes. En este punto la
pantalla será la siguiente en cuanto al menú desplegado:
1. Registrar administrador: El administrador podrá crear, modificar y
eliminar los contratistas del sistema.
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23. Software liquidacion
El primer proceso es la creación del usuario, por tanto usted tendrá que
llenar los siguientes campos:
Presione registrar administrador:
Nombre: Debe ingresarse el nombre del administrador del sistema
Apellido: Debe ingresarse el apellido del administrador del sistema
Correo: Se ingresa el correo electrónico de contacto del administrador
Usuario: Denominación con la cual se identificara al administrador
dentro del sistema.
Contraseña: Clave para comprobar administrador.
Confirmar contraseña: Campo donde se confirma la contraseña dada en
el campo anterior.
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24. Software liquidacion
Presione guardar: Al diligenciarlo correctamente le presentara el
siguiente mensaje:
Si las contraseñas no coinciden saldrá el siguiente mensaje:
Se le limpiarán todos los campos para que pueda volver a diligenciarlos
correctamente
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25. Software liquidacion
2. Cambio de datos del administrador: En el cual el administrador
del sistema podrá modificar la información del usuario, se le solicitaran
los mismos campos que en el registro:
Seleccione cambio de datos del administrador, luego debe diligenciar los
campos:
Nombre: Esta opción le permite elegir el nombre del administrador ya
existente.
Apellido: Ingrese el apellido del administrador
Correo: Ingrese el correo nuevo del administrador de ser el caso.
Usuario: Ingrese la indicación que posee el administrador en el sistema
Contraseña: Ingrese la contraseña del administrador.
Procure no dejar espacios vacíos, si lo hace el sistema le proveerá el
siguiente mensaje de error:
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26. Software liquidacion
Al ingresar de forma correcta los valores debe salir el siguiente mensaje:
3. Eliminar administrador: En esta opción, se le da la facilidad de
eliminar algún administrador por completo del sistema. Para
seleccionar esta opción debe seleccionar en el menú Configuración/
Eliminar administrador y le presentará la siguiente pantalla:
El sistema le presentará un desplegable, donde debe sencillamente
elegir el nombre del administrador a eliminar y presionar el botón
borrar, al hacerlo se le presentará la siguiente pantalla:
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4. Actualización de valores: En esta opción se podrá modificar los
valores que anualmente se modifican por decisión de gobierno, como
los son los porcentajes de salud y pensión. Debe elegir la siguiente
opción en el menú: Configuración/actualización de valores.
Debe registrarse los siguientes campos:
Salario Mínimo Mensual Vigente: Ingrese el valor del salario actual
Luego deben oprimir el botón de actualizar.
Si han dejado algún campo vacío se le presentará el siguiente mensaje:
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28. Software liquidacion
Si ha digitado correctamente los campos se le presentarán la pantalla:
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29. Software liquidacion
Manuales:
Este módulo tiene como finalidad dar a conocer el funcionamiento del
software, por ello hemos decidido adjuntar una copia del manual del
usuario, y una del manual de pruebas.
1. Manual de usuario: Este ítem tiene como propósito informar al
usuario acerca de cómo manejar el software de manera correcta
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30. Software liquidacion
2. Manual de pruebas: Este ítem contiene el manual realizado
documentando la pruebas realizadas al software, su realización y la
evolución del mismo
Sugerencias:
Hemos decidido colocar una pantalla de sugerencias.
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31. Software liquidacion
En la cual deberá llenar el campo de email, y su mensaje, para ayudarnos
a mejorar el software.
Si lo desea puede encontrar más información y actualización del software:
http://liconsoft.blogspot.
http://liconsoftweb.webcindario.com
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