exploring Word 'n Excel: smart ways, smart documents

A FORM is a structured document with spaces reserved for entering information. You design the
form, and others can fill it in on paper or in Microsoft Word. You can then compile the information
you collected.
Pada Word 2003 fasilitas Form ini dapat dengan mudah kita akses pada menu utamanya, namun pada Word 2007, secara default
fasilitas Form ini tidak ditampilkan. Untuk menampilkannya seperti biasa kita harus membuka kotak dialog Word Options. Pada
kotak dialog Word Options yang telah terbuka, pilih Customize lalu pada bagian Choose commands from pilih All Command. Pada
daftar dibawahnya cari Insert Form Field lalu klik tombol Add untuk menambahkan perintah ini kedalam Quick Access
toolbar.Akhiri dengan menekan tombol Ok.

Sekarang pada Quick Access toolbar telah ditambahkan sebuah
icon baru untuk menggunakan fasilitas Form yaitu Insert Form Field.

Agar lebih jelas dalam menggunakan fasilitas Form ini,
buatlah formulir sederhana seperti berikut ini.
Nama :
Jenis Kelamin :
Kelas :
Tempatkan kursor pada kolom kosong disebelah kanan
kolomNama. Lalu klik icon Insert Form Field hingga kotak dialog
Form Fieldakan terbuka.
Pada kotak dialog ini kita dapat memilih tipe data isian pada formulir kita. Untuk Nama tentunya tipe data yang kita pilih adalah
Text. Berikutnya klik tombol Options untuk membuka kotak dialog Text Form Field Options. Disini terdapat banyak pengaturan
yang dapat kita pilih sesuai kebutuhan.
Type - Menentukan tipe data dengan lebih spesifik. Beberapa pilihan yang ada disini misalnya Regular text untuk teks biasa
;Number untuk data angka ; Date untuk data jenis tanggal, dlsb.
Default text - Adalah teks default yang akan ditampilkan pada kolom isian formulir kita. Teks default ini setidaknya
merupakan bantuan untuk mengisi data yang tepat pada kolom tersebut. Nilai default ini akan berubah jika Type juga berubah,
misalnya jika Type adalah Date maka bagian ini akan berubah menjadi Default date, dan demikian seterusnya.
Maximum length - Pilihan ini hanya aktif jika kita menggunakan pilihan Regular text pada bagian Type. Gunanya sudah jelas
yaitu menentukan jumlah karakter maksimum yang dapat diisikan pada formulir kita.
Text format - Menentukan format untuk tipe data yang kita pilih. Misalnya untuk Regular Text maka kita dapat memilih
format besar kecilnya huruf yang digunakan (Uppercase / Lowercase / etc.). Jika kita memilih Date maka di bagian format
ini kita dapat menentukan format penulisan tanggal seperti misalnya DD/MM/YY.

Sebagai contoh pilihlah seting seperti berikut ini dan abaikan
setting yang lainnya.
Akhiri dengan menekan tombol Ok.Perhatikan bahwa pada kolom
disebelah Nama telah muncul sebuah field kosong dengan warna
yang berbeda.

IN HOUSE TRAINING informatics & communication technology badan pengawasan obat dan makanan manado, 2011 | Page 1

Field inilah yang nanti akan kita isi dengan data.
Berikutnya ketikan teks Pria lalu Wanita pada kolom disebelah kanan kolom Jenis Kelamin.

Nama : ISIKAN NAMA ANDA DI SINI
Jenis Kelamin :
Kelas :
Tempatkan kursor sebelum kata Pria lalu klik icon Insert Form Field hingga kotak dialog Form Field terbuka. Pilih
Check box dan tekan tombol Ok. Lakukan hal yang sama untuk kata Wanita.
Hasilnya seperti berikut ini.Terlihat bahwa kita telah membuat dua buah field kosong untuk pemilihan Pria atau
Wanita.
Jenis Kelamin : Pria Wanita
Kelas :

Terakhir, tempatkan kursor pada kolom kosong di sebelah kanan kolom Umur. Klik icon Insert Form Field hingga kotak dialog
Form Field terbuka. Pilih Drop-down lalu tekan tombol Options.
Kotak dialog Drop-Down Form Field Optionsakan terbuka. Ketikan teks 10 pada bagian Drop-down item lalu klik tombol Add untuk
menambahkan teks tersebut kedalam Items in drop-down list. Lanjutkan dengan teks 11 dan 12.Tombol Move dapat kita gunakan
untuk merubah susunan teks dan tombol Remove untuk menghapus teks dari daftar yang ada.Setelah selesai tekan tombol Ok.

Hasil akhir dari formulir kita tampak pada gambar berikut ini.Terlihat
bahwa sebuah field baru telah ditambahkan di sebelah kolom Umur.

Jenis Kelamin : Pria Wanita
Kelas : 10
Untuk merubah options pada field yang sudah jadi, tinggal klik-ganda pada field tersebut untuk menampilkan kembali kotak dialog
Field Options. Pelajari lebih lanjut setiap options yang ada disana. SIMPAN FILE INI….

t idak seperti di Word 2003 yang dapat digunakan dengan mudah, penggunaan Form di Word 2007 lebih rumit dan
harus dilanjutkan dengan memproteksi formulir tersebut dengan menggunakan perintah Protect Document.

Buka kembali dokumen formulir yang telah kita simpan sebelumnya.

Klik ribbon Review lalu klik Protect Document dan pilih Restrict Formatting and Editing.

TaskPane untuk Restrict Formatting and Editing akan terbuka disamping kanan
bidang aplikasi Word 2007. Pada bagian 2. Editing Restrictions, pastikan
terdapat tanda ceklist pada Allow only this type of editing in the document.
Lalu pada daftar dibawahnya pilih Filling in forms. Arti dari pengaturan tersebut
adalah kita menerapkan penguncian / proteksi pada dokumen kita agar tidak
dapat di-edit kecuali untuk pengisian Form saja.


Langkah terakhir adalah menyetujui proses penguncian tersebut dengan menekan
tombol Yes, Start Enforcing Protection pada bagian 3. Start enforcement.

Kotak dialog Start Enforcing Protectionakan terbuka dan
meminta kita untuk mengisi password. Akhiri dengan menekan
tombol Ok.

SIMPAN KEMBALI LALU TUTUP DOKUMEN FORMULIR
TERSEBUT.

Sekarang cobalah untuk membuka kembali dokumen formulir tersebut.Perhatikan bahwa semua icon pada Ribbon-bar berada
dalam kondisi non-aktif dan tidak dapat digunakan.Dan kita juga tidak dapat melakukan perubahan apapun pada dokumen kecuali
mengisi field-field yang telah kita seting sebelumnya.

Perhatikan juga bagian Jenis Kelamin dan Kelas, terlihat bahwa formulir kita
sekarang terlihat lebih interaktif .

Jika kita ingin melakukan perubahan pada formulir tersebut kita harus MEMBUKA dulu
proteksinya. Caranya adalah klik kembali ribbon Review lalu klik Protect Document pada
Ribbon-bar dan pilih Restrict Formatting and Editing. Pada TaskPane yang terbuka klik
tombol Stop Protection.MASUKAN PASSWORD YANG SESUAI….!!!!

Setelah itu kita dapat melakukan editing / perubahan pada seisi dokumen karena proteksinya
telah dihilangkan.Setelah perubahan selesai, AKTIFKAN LAGI PROTEKSINYA agar formulir
tersebut dapat digunakan kembali.

MAIL MERGE adalah proses pencetakan yang menggabungkan (merge) dua buah dokumen. Sering juga disebu sebagai surat massal
yang dikirimkan ke beberapa penerima dengan isi yang sama. Umumnya dokumen yang pertama berupa dokumen cetak atau
dokumen cetak (main document) sedangkan dokumen yang kedua berupa data (Mail Merge Recipient).
Penggabungan ini berguna untuk pencetakan yang sifatnya masal. Misalnya Anda yang membuat surat kepada 50 orang
dengan isi surat sama, bedanya hanya terletak di awal surat yang bertuliskan: Kepada Yth. ......... dan Di ................
Anda bisa saja mengisi titik-titik tersebut dengan nama dan alamat seseorang, mencetaknya, kemudian melakukan hal
yang sama hingga 50 kali. Tentunya hal ini tidak praktis.


Langkah-langkah
1. Buatlah naskah surat sebagai berikut :

Sonder, 25 Juli 2011
Kepada Yth.

Dengan ini dimohon kehadiran Bapak/Ibu dalam pertemuan rutin Rukun Damai
yang akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal : Selasa 26 Juli 2011
J a m : 19.00 – selesai
Tempat : Sekretariat
Atas perhatiannya disampaikan terima kasih.

Salam dan doa,
Ketua,

Jonathan Reinheart

2. Klik ribbonMailing. Pada grup Start Mail Merge, pilih Start Mail Merge, pilih Step by Step Mail Merge Wizard.
3. Pada Mail Merge Task Panes yang terletak di sisi kanan pilih hyperlink Next: Starting Document. Pada jendela yang nampak pilih
Use the Current Document kemudian klik hyperlinkNext: Select Recipient.
4. Selanjutnya pilih Type A New List pada Mail Merge Task Panes dan klik hypelinkCreate.
5. Selanjutnya klik Customize Column pada kotak dialog New Adress List.
6. Kemudian buat Field (judul kolom) baru dengan menghapus field name pada kotak
dialog New Address List dengan cara klik tombol Delete, lalu klik Yes. Lakukan
berkali-kali hingga semua field terhapus.
7. Buatlah field baru dengan mengklik Add. Misalnya ―Nama‖, kemudian OK untuk
menghadiri. Lanjutkan dengan field Alamat dan Kota.
8. Setelah semua field selesai, klik OK, kemudian
masukkan data surat yang dibutuhkan dengan
mengklik New Entry. Masukkan data disamping
ini.
9. Setelah selesai, klik OK, kemudian simpan
dengan nama ―Data Undangan‖ (perhatikan
alamat penyimpanan dengan seksama,-
sebaiknya satu folder dengan main
documennya)

10. Lanjutkan dengan menempatkan kursor di tempat yang bersesuaian, kemudian klik Mailing >
Insert Merge Field, lalu pilih field yang diinginkan. Perhatikan contohnya.


11. Tahap akhir, klik Preview Result untuk menampilkan penggabungan antara
data dengan surat.

Gunakan grup Preview Results untuk
melihat record-record yang telah
terbentuk.

Jika ingin menampilkan semua surat dengan datanya masing-masing:
1. Mailings> grup Preview Result>Auto Check for Error.
2. Kemudian pada jendela Checking and Reporting Errors, pilih Complete The Merge >
pausing to Report Each Error as It’s Occurs.

Pada grup Finish, dapat digunakan untuk mencetak ataupun
untuk menampilkan seluruh record.

C.A.R.A...L.A.I.N.
Cara berikut akan lebih mudah, karena sumber data (data source) dapat diedit dengan
mudah karena bisa dibuat di Word atau Excel.
1. Buatlah dokumen baru, kemudian data tadi dibuat dengan bantuan tabel (judul kolomnya: Nama, Alamat, dan Kota). Simpanlah
dokumen di atas dengan nama data source_undangan
2. Buatlah dokumen baru, ketiklah naskah surat tadi.
3. Pada dokumen tersebut aktifkan ribbonMailings > Select Recipient >
Use Existing List…
4. Bukalah data source yang telah disimpan di langkah 1.
5. Lanjutkan dengan langkah 10, 11 dst, dari cara sebelumnya.

Jika Anda ingin menambahkan/memperbaiki data souce, Anda tinggal membuka file
datanya, tambahkan/perbaiki data, simpan (Ctrl + S), buka dokumen utamanya, jalankan
mail merge-nya.

Bisakahmembuat 1 halaman
denganbanyak record ?

Sebuah halaman dapat diisi dengan banyak record. Struktur
dokukumennya ditunjukkan pada gambar di samping.
Fasilitas yang digunakan adalah dengan
menyisipkan fasilitas Rules yaitu Next
Recordpada ribbon Mailings, diantara
template dokumen.
Data sourcenya diambil dari dokumen Excel:

IMPORTANT!Padasaat dijalankan dengan menggunakan grup Preview Result, Word akan
selalu mengambil patokan dari record pada data paling atas. Jadi simulasi di atas, jika kita
jalankan untuk record data 2, maka akan muncul nama-nama pada template 1-3, berturut-
turut Baharuddin, Maya Ratu dan Enggelina Siwy. Tapi itu hanyalah masalah kecil (), yang
dapat diakali dengan menjalankan mulai record data ke empat (Enggelin Siwy).

EXPLORING DATABASE
Beberapa aturan yang perlu diperhatikan dalam penulisan dan penyusunan database :
1. Nama field (judul kolom) database hanya boleh berada di satu baris judul. Sehingga bila anda memerlukan dua baris judil
seperti pada contoh berikut :
NAMA HARGA
BARANG PEMBELIAN
Handphone 500000
Komputer 950000
maka yang dianggap sebagai nama field hanya baris kedua saja, yaitu BARANG dan PEMBELIAN
2. Pada suatu database, tidak boleh ada nama field yang sama.
3. Jangan menggunakan nama field yang sama dengan penulisan suatu alamat sel, seperti misalnya M25, H80, am125.
4. Program Excel akan mengganggap bahwa semua isi baris yang ada di bawah nama field adalah data. Jadi sebaiknya antara
nama field dengan datanya jangan diselingi dengan baris kosong atau baris yang berisi lambang-lambang lain karena baris
tersebut akan dianggap sebagai data.


Pengurutan data merupakan salah satu fasilitas
yang sering digunakan pada saat bekerja dengan
Excel. Dengan menggunakan fasilitas ini Anda dapat
mengurutkan data yang berjenis teks, angka maupun
tanggal dan data yang Anda urutkan dapat diatur
apakah ingin terurut dari kecil ke besar (menaik)
atau terurut dari besar ke kecil (menurun). Sebagai
bahan latihan buatlah database seperti gambar di
samping.

Mengurutkan database
menggunakan tombol Toolbar Sort
PERHATIKAN toolbar Sort yang terdapat pada ribbon Databerikut :

Sort Ascending Digunakan untuk pengurutan dari data terkecil ke terbesar

Sort Descending Digunakan untuk pengurutan data dari terbesar ke terkecil

Untuk mengurutkan Daftar Data Pegawai dengan berdasarkan NIP langkah-langkahnya sbb. :
1. Sorotlah range dari database yang akan Anda urutkan. Range yang disorot meliputi seluruh nama field sebagai baris judul
dengan seluruh data yang ada dibawahnya. Untuk contoh database ini, maka yang akan disorot adalah range seluas B5:H16
2. Klik tombol toolbar Sort Ascending bila Anda menginginkan data hasil pengurutan terurut secara menaik dan Sort
Descending untuk sebaliknya.

CATATAN :
Mengurutkan data dengan menggunakan tombol toobar Sort hanya bisa digunakan apabila kunci pengurutan datanya merupakan
kolom terkiri dari range data. Untuk contoh di atas kunci pengurutan datanya adalah NIP, yang merupakan kolom terkiri dari range
data Daftar Data Pegawai yang akan Anda urutkan.
Untuk mengurutkan Daftar Data Pegawai dengan berdasarkan NIP langkah-langkahnya sbb. :
1. Sorotlah range dari database yang akan Anda urutkan. Range yang disorot meliputi seluruh nama field sebagai baris judul
dengan seluruh data yang ada dibawahnya. Untuk contoh database ini, maka yang akan disorot adalah range seluas B5:H16
2. Klik tombol toolbar Sort Ascending bila Anda menginginkan data hasil pengurutan terurut secara menaik dan Sort
Descending untuk sebaliknya.

CATATAN :
Mengurutkan data dengan menggunakan tombol toobar Sort hanya bisa digunakan apabila kunci pengurutan datanya merupakan
kolom terkiri dari range data. Untuk contoh di atas kunci pengurutan datanya adalah NIP, yang merupakan kolom terkiri dari range
data Daftar Data Pegawai yang akan Anda urutkan.


Mengurutkan database dengan menu Data Sort
Langkah-langkah :
1. Sorotlah range yang mencakup
nama field dan data yang ada dibawahnya.
2. Pilih dan klik menu tombolSort.
Kotak dialog demikian akan ditampilkan :
3. Jika kotakMy data has
headers, dicentang,
maka
Excelakanmenganggap
baris pertama dari
range yang Anda sorot
merupakan baris judul.
Pemilihan ini dilakukan
apabila Anda menyorot
range dengan mencakupi
baris judulnya.

Pada kasus di atas karena kita menyorot range dengan mencakup baris judul, maka secara otomatis, kotak ini sudah dicentang.
1. Pada Sort by, pilih dan klik kunci pengurutan yang Anda inginkan. Sebagai contoh bila Anda ingin mengurutkan data dengan
berdasarkan Golongan, maka pada tombol daftar pilihan Sort by, pilih dan klik GOL.
2. Pada bagian Sort On, pilih Values.
3. Pada bagian Order, pilih jenis sortir yang diinginkan.
Misalnya Anda ingin mengurutkan Daftar Data Pegawai dengan berdasarkan Golongannya, kemudian untuk
Golongan yang sama, data ingin diurutkan lebih lanjut berdasarkan Statusnya. Berarti untuk contoh tersebut
Anda akan mengurutkan data dengan berdasarkan dua kunci pengurutan. Kunci pengurutan pertama adalah GOL
dan kunci pengurutan kedua adalah STATUS. Untuk mengurutkan data dengan menggunakan lebih dari satu kunci
pengurutan ikuti langkah-langkah berikut :
1. Sesudah langkah ke-3 di atas klik tombol Add Level.

2. Pada tombol daftar pilihan Then by, pilih dan klik kunci pengurutan yang kedua yaitu
STATUS. Serta pada bagian Order, pilih A to Z, sesuai dengan keinginan Anda.
3. Klik OK.

Perhatikan hasil yang ditampilkan, dan cobalah dengan beberapa fasilitas yang disiapkan,
misalnya Delete Level, Copy Leve, Options, dst.

Jika fasilitas Options... dibuka, maka kotak Sort Options akan dibuka. Pilihan Case
sensitive digunakan untuk menentukan apakah pengurutan abjad akan berbeda antara
huruf kapital dengan huruf kecil. Jika pilihan ini aktif, maka huruf kapital dan kecil akan
dianggap berbeda. Huruf kecil biasanya akan didahulukan dibandingkan dengan huruf
kecil.Bagian Orientation digunakan untuk menentukan orientasi pengurutan apakah
dari atas ke bawah atau dari kiri ke kanan.


Menyaring Data
Proses penyaringan data adalah pemilihan data dengan kriteria tertentu untuk ditampilkan, dan data yang tidak
memenuhi kriteria akan disembunyikan.

MENYARING DATABASE DENGAN AUTOFILTER
Apabila Anda mempunyai suatu lembar kerja berbentuk database pada Excel, mungkin suatu saat Anda perlu mencari berbagai
informasi dari database tersebut.Untuk melakukan pencarian informasi dari suatu database, diantaranya dapat dilakukan dengan
menyaring database tersebut dengan menggunakan fasilitas AutoFilter.

Untuk menyiapkan database yang akan disaring, ikuti langkah berikut ini :
1. Sorotlah range yang mencakup seluruh nama field dan data yang ada dibawahnya.
2. Pilih dan klik tombol Filter pada ribbon Data. Dengan perintah tersebut fasilitas
AutoFilter akan otomatis diaktifkan dan tombol pilihan (tombol drop-down) akan
ditampilkan pada setiap nama field (judul kolom) yang ada dibaris judul (perhatikan
gambar di bawah). Perhatikan menu-menu jika kita klik pada salah satu tombol drop
down.
Untuk menyaring database cukup dilakukan
dengan cara mengklik tombol daftar pilihan
(tombol drop-down) pada nama field yang

Anda inginkan, kemudian pilih dan klik kriteria
penyaringannya. Contoh penggunaan :
Jika anda ingin menampilkan seluruh pegawai
yang tinggal di kota Bandung, maka cukup
Anda pilih dan klik BANDUNG pada tombol
drop-down field KOTA. Dengan pilihan ini
DAFTAR DATA PEGAWAI PT. CAHAYA SURYA
hanya akan menampilkan record data yang
tinggak di kota Bandung.Anda dapat
menampilkan daftar tersebut dengan
menggunakan dua atau lebih kriteria
penyaringan.
Misalnya Anda bermaksud menampilkan data
pegawai yang tinggal di Kota Bandung dan yang
belum menikah. Maka pada drop-down KOTA pilih
BANDUNG, serta pilih dan klik TIDAK pada drop-
down field STATUS.

Gambar di samping memperlihatkan fasilitas
berbeda yang ditampilkan jika data yang akan
disaring adalah data berjenis Number. Gambar
di atas adalah untuk data berjenis Text.


MENYARING DATABASE DENGAN CUSTOM AUTOFILTER
Anda dapat juga menyaring database dengan kriteria khusus yang Anda tentukan sendiri dengan menggunakan
fasilitasCustom AutoFilter.

Contohnya untuk menyaring data pegawai yang bergolongan kurang atau
sama dengan dua, maka pada drop-down field GOL. pilih dan klik Number
Filters. Kotak dialognya akan ditampilkan.

Operator logika ―AND‖ digunakan untuk meng-hubungkan dua
kriteria penyaringan pada satu nama field atau satu kolom.
Operator ini digunakan bila Anda ingin kedua kriteria penyaringan
yang Anda berikan harus terpenuhi.

Operator logika ―OR‖ digunakan untuk menghubungkan dua kriteria
penyaringan pada satu nama field atau satu kolom. Operator logika
ini digunakan bila Anda menginginkan cukup salah satu kriteria
harus terpenuhi dari dua kriteria penyaringan yang Anda
berikan.Misalnya anda bermaksud menampilkan seluruh data
pegawai yang tinggal di kota Bandung atau Garut. Perhatikan data
yang harus dimasukkan

Apabila anda kemudian membutuhkan menampilkan seluruh datanya
(tanpa penyaringan) setelah disaring, maka pada field yang disaring
biasanya diberi tanda tersendiri. Klik dan pilih pada (Select All),
maka seluruh data akan ditampilkan.

Untuk mengakhiri penggunaan fasilitas penyaringan database,
pilih dan klik tombol Filter


MENYARING DATABASE DENGAN TOP 10 AUTOFILTER.
Anda dapat menyaring database dengan
kriteria penyaringan Top 10 AutoFilter yang
digunakan untuk menentukan sejumlah
record data terendah/tertinggi.
Misalnya kita ingin menampilkan 3 orang
pegawai yang mempunyai jumlah anak
terbanyak.Perhatikan langkah-langkahnya.

PERHATIKAN...!!! Fasilitas Top 10 tidak bisa digunakan pada data yang berjenis teks.

MENGGUNAKAN WILCARD PADA PENYARINGAN DATABASE
Wilcard memungkinkan Anda menyaring database dengan menggunakan kriteria yang tidak lengkap.
Anda dapat menggunakan karakter pengganti berupa lambang ―*‖, untuk menggantikan sederetan karakter yang Anda tidak ketahui
pada kriteria penyaringan yang akan Anda berikan.
Selain itu Anda juga dapat menggunakan karakter pengganti berupa lambang ―?‖, untuk menggantikan satu atau beberapa karakter
yang Anda tidak ketahui pada kriteria penyaringan data yang akan Anda berikan.

Sebagai contoh Anda bermaksud menyaring data berdasarkan nama atau alamat pegawai.
KRITERIA HASIL PENYARINGAN
Jl. Setiabudi * Jl. Setiabudi 23, Jl. Setiabudi 6
Jl. Se* Jl. Semesta 81, Jl. Setiabudi 6,
Jl. Setiabudi 23
HE* Heri Sanjaya, Hengki
H????i Hengki
H?n* Hengki, Handono

PERHATIKAN LATIHAN BERIKUT :
1. Misalnya kita ingin menampilkan seluruh data pegawai yang alamatnya diawali huruf ―Jl. Se‖, untuk itu pilih dan klik Text
FilterskemudianCustomFilter pada tombol drop-down ALAMAT. Kotak dialognya akan ditampilkan.
2. Pada baris pertama kotak Show rows where ALAMAT, pilih dan klik ―equals‖, kemudian ketikkan ―Jl. Se*‖.
3. Klik OK, maka dengan pilihan ini Daftar Gaji Pegawai hanya akan menampilkan record data yang alamatnya diawali huruf Jl.
Se‖.


Ketika Anda bekerja dengan lembar kerja berbentuk
database pada Excel, suatu saat mungkin Anda perlu
menghitung subtotal dan total data untuk setiap
kriteria data tertentu. Untuk menghitung subtotal dan
total data pada lembar kerja berbentuk database
dengan secara otomatis, Anda dapat memanfaatkan
fasilitas Subtotals.
Perhatikan database dari gambar di atas . Kita akan
menghitung subtotal JUMLAH UNIT JUMLAH PENJUALAN dan
subtotal nilai JUMLAH PENJUALAN bagi setiap merek
Handphone yang terjual. Langkah-langkahnya:
1. Urutkan Daftar JUMLAH PENJUALAN HandPhone
tersebut berdasarkan merek HandPhonenya
(perhatikan materi sebelumnya untuk pengurutan
(sort)—jika belum diurutkan).
2. Sorotlah range yang mencakup seluruh nama field dengan seluruh data yang ada di bawahnya
Pilih dan klik ribbon Data, grup Outline, Subtotals. Kotak dialognya akan ditampilkan.

3. Pada kotak dialog tersebut, lakukan pemilihan berikut ini :
 Pada tombol daftar pilihan At each change in, pilih dan klik nama field
MEREK HANDPHONE yang akan dipakai sebagai kriteria perhitungan
subtotal.
 Pada tombol drop-down Use function, pilih dan klik fungsi SUM bila
anda bermaksud menghitung subtotal jumlah nilai data. Selain fungsi
SUM banyak pilihan lain yang Anda gunakan, diantaranya Count,
Average, Max, Min dan fungsi statistika lainnya.
 Pada kotak Add subtotal to, klik atau beri tanda setiap nama field atau
kolom yang ingin Anda hitung subtotal nilai datanya. Sebagai contoh,
klik pada nama field JUMLAH UNIT dan JUMLAH PENJUALAN
 Klik atau beri tanda kotak cek Replace current subtotals, jika
subtotal yang telah ada, ingin Anda gantikan dengan hasil perhitungan
subtotal yang baru.
 Klik atau beri tanda kotak cek Page break between groups, jika Anda
ingin mencetak setiap kelompok subtotal pada halaman yang terpisah.
 Klik atau beri tanda kotak cek Summary below data, jika Anda ingin
setiap subtotal muncul di bawah data.
4. Klik OK.
Pada saat Anda menggunakan fasilitas Subtotals, lembar kerja Excel secara otomatis akan menampilkan struktur outline dari
subtotal data yang dihitung di sebelah kiri lembar kerjanya. Tujuan ditampilkannya strukut outline adalah untuk memudahkan Anda
melihat dan menganalisa subtotal dari total data yang dihitung dengan cara mengklik tombol level yang ada pada struktur outline:

A B C


A Apabila Anda hanya ingin menampilkan total akhirnya (grand total) saja
B Apabila Anda hanya ingin menampilkan baris-baris subtotalnya saja
C Apabila Anda ingin menampilkan seluruh baris database secara detail
Struktur outline dari subtotal data yang dihitung, dilengkapi juga dengan dua jenis simbol baris level yang berupa simbol sebagai
berikut :

Digunakan untuk menampilkan rincian data pada posisi simbol secara detail

Digunakan untuk menyembunyikan rincian data pada posisi simbol.

Untuk menghapus seluruh tampilan subtotal yang ada, ikuti langkah berikut ini :

1. Sorotlah range yang
mencakup seluruh nama
field sebagai baris judul
database berikut dengan
seluruh data JUMLAH
PENJUALAN yang ada di
bawahnya.
2. Masuklah pada fasilitas
Subtotals. Kotak dialog
Subtotal akan ditampilkan.
3. Pada kotak dialog tersebut,
klik tombol perintah Remove
All. Dengan langkah ini
seluruh subtotal data secara
otomatis akan terhapus.

ivotTable adalah tabel yang merupakan hasil manipulasi
suatu tabel tertentu sehingga mudah untuk dianalisa.
Dengan menggunakan fasilitas PivotTable Anda dapat
membuat tabel pelengkap yang akan mempermudah
Anda dalam menganalisa data dengan tanpa
mengganggu dan mempengaruhi data aslinya. Sekaligus
dapat dibuat PivotChartnya yang menggambarkan grafik
dari PivotTable yang terbentuk.
Sebagai contoh dari database Daftar Penjualan Barang dari
PT. BUNGA JAYA, akan dibuat PivotTable untuk menghitung
subtotal dan total unit penjualan untuk setiap Cabang, Barang
dan Bulan Penjualannya.


Secara default, Excel 2007/2010 tidak memasang fasilitas
PivotTable pada interfacenya. Kita dapat memasangnya secara
manual dengan masuk pada Quick Access Toolbar. Akseslah
tombol Customizenya, kemudian pilih More Commands...

2
1
3 4
5

6

Pada kotak dialog Excel Option yang terbuka (perhatikan gambar di atas) lakukan pengaturan secara berurutan: (1) Pilih
Customize (2) Pilih All Commands (3) Pilih/klik PivotTable (4) Klik Add>> (5) pastikan tombol PivotTable terpasang (6) klik OK.

Untuk membuat dan menggunakan PivotTable dan PivotChart ikuti langkah berikut :
1. Sorotlah range yang mencakup seluruh nama fielddan datayang ada di bawahnya.
2. Pilih dan klik tombol Insert
PivotTable yang berada di
Quick Access Toolbar. Akan
ditampilkan kotak Create
PivotTable yang secara
otomatis telah memilih
tabel/range dari data yang
akan dikerjakan. PivotTable
dapat dipilih diletakkan di
worksheet baru atau lokasi
tertentu.
3. Pada saat kita OK, maka pada
jendela worksheet yang baru akan ditampilkan sebuah
pane dan area untuk membangun PivotTable.
4. Pada kotak dialog tersebut, geser (drag) tombol-
tombol nama field ang ada di sebelah kanan ke bagian
bawah pane yang ada. Sebagai contoh geser tombol-
tombol nama field yang ada dengan posisi berikut ini:
 Tombol nama field BARANG tempatkan pada Row
Labels.



 Tombol nama field CABANG tempatkan pada
Column Labels.
 Tombol nama field UNIT tempatkan pada Values
 Tombol nama field BULAN tempatkan pada Row Labels.
Perhatikan gambar di samping. Hasilnya akan tampak pada worksheet
seperti gambar di bawah ini.

Sementara itu juga akan
ditambahkan ribbon
PivotTable Tools. Terdapat
beberapa tool yang dapat
eksplorasi untuk formatting
maupun perubahan desain.

Jika kita ingin menampilkan Chart, kita
tinggal klik pada PivotChart pada ribbon
Options pada PivotTable Tools. Pengaturan
dan desain dari Chart ini juga dapat diatur
pada beberapa ribbon yang ditampilkan oleh
PivotChart Tools.

Chart yang ditampilkan akan mengikuti
tampilan pada PivotTable.

Pada data Row dan Column dapat juga
dilakukan proses sortasi baik secara auto
maupun pengaturan sortasi tingkat lanjut.


Penggunaan program Excel untuk dokumen sejenis ‗RESUME‘ yang
diharapkan akan menjadi database untuk digunakan pada produk dokumen
lain perlu dipertimbangkan kembali. Untuk sebuah dokumen database yang
dapat diterapkan beberapa fasilitas Excel seperti Sortasi, Filtering,
SubTotal dll. Permasalahan utama adalah untuk sebuah teks uraian yang
panjang, biasanya diketik pada sel yang berbeda, sehingga penggunaan fasilitas pengolahan database PASTI akan mengalami
kesulitan, karena referensi sel pada pengolahan database selalu akan merujuk pada baris atau kolom. Mungkinkah kita
membuat teks uraian yang ditempatkan pada satu sel. Tentunya hal ini boleh-boleh saja, ,..........................
Solusi yang dapat dilakukan adalah mengelola dokumen RESUME ini pada program Word. Dokumen pada progam Word ini tetap
dapat digunakan sebagai database untuk digunakan dalam pengolahan data tertentu seperti pembuatan LAPORAN HASIL
PEMERIKSAAN.


Penggunaan sistem ‗copy-paste‘ dalam pengisian
data-data pada Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP)
tentunya bisa ‗diupgrade‘ menjadi lebih
sederhana.
Langkah pertama yang perlu dibuat adalah
membuat data source atau sumber data dari
dokumen ini. Tentunya hal ini berkaitan dengan
dokumen Resume Perjalanan Dinas (RSP)
Fasilitas yang dapat digunakan adalah MAIL
MERGE. Tetapi perlu diingat bahwa menggunakan
format Excel atau Word pada pembuatan data
source tetap memiliki aturan dasar, yaitu JUDUL
FIELD selalu berada pada baris pertama.
Akibatnya LHP itu harus dibuat dalam dua format
yaitu LHP sebagai ‘Laporan’ dan LHP sebagai
‘database’.
Untuk membuat database LHP bisa ‗sekali klik‘
jalan, maka field (baris judul) harus memuat:
1. Nomor LHP
2. Nomor/Tanggal Surat Tugas
3. Tanggal Tugas
4. Daerah Tugas
5. Pejabat yang dikunjungi
6. Tujuan Pemeriksaan
7. Nama Sarana
8. Alamat
9. Pemilik
10. Penanggung Jawab
11. Temuan
12. Hasil Pemeriksaan
13. Tindak Lanjut
14. Nama Petugas

Pada pemberian nama judul field, ada ketentuan yang harus dipenuhi yaitu tidak boleh ada
spasi pada judul tersebut. Jadi, misalnya Tanggal Tugas dapat ditulis tgl_tugas.
Jika pada pembuatan LHP terdapat dua atau lebih Sarana, gunakan fasilitas ‗Next Record‘ pada
dokumen tersebut (lihat materi Mail Merge)
Selanjutnya database LHP tersebut dapat terus diupdate dengan data-data hasil pemeriksaan
selanjutnya.


Untuk pengelolaan dokumen Surat Tugas yang
menggunakan fasilitas database dapat
menggunakan fasilitas Mail Merge. Yang perlu
dipertimbangkan apakah konsiderans suratnya sama atau
berbeda untuk jenis tugas berbeda. Jika hal itu berbeda
untuk jenis Surat Tugas tertentu, maka field yang perlu
dibuat adalah
1. Nomor
2. Menimbang
3. Dasar
4. Nama
5. NIP
6. Pangkat/Golongan
7. Jabatan
8. Lama hari
9. Mulai
10. Selesai
11. Maksud
12. Tanggal surat
13. Kepala Balai
14. NIP

Jika pegawai yang akan diberi tugas lebih dari satu orang, maka diperlukan field yang
berbeda, jadi bisa diberi judul field Nama_1 dan nama_2.

Database di atas dapat diolah dengan menambahkan beberapa kolom pembantu
Rumus-rumus yang digunakan:
Tanggal lahir : =DATEVALUE(MID(C3;7;2)&"/"&MID(C3;5;2)&"/"&LEFT(C3;4))
TMT pegawai : =DATEVALUE((MID(C3;13;2)&"/"&MID(C3;9;4)))
Masa kerja : =DATEDIF(H3;NOW();"Y")&" tahun, "&DATEDIF(H3;NOW();"YM")&" bulan,
"&DATEDIF(H3;NOW();"MD")&" hari"
Pensiun : =G3+56*365,25
Berkala (umum) : =H3+365,25*4
Berkala (khusus) : =H4+365,25*2


Jika kita ingin merecord dalam bentuk database
setiap SPPD yang pernah dibuat, maka kita dapat
menggunakan fasilitas Mail Merge.
Bagian-bagian yang akan dibuat field, tentunya
bersesuian dengan format yang ada, contohnya
mirip dengan pada Surat Tugas.

Catatan Khusus
1. Banyak orang ‗terkecoh‘ dengan kemampuan Excel
membuat tabel, padahal jika dokumen tersebut
tidak ada yang akan diolah menggunakan fasilitas
di Excel, lebih baik gunakan saja Word. Sistem ‗sel‘
sebagai pertemuan antara baris dan kolom tidak
banyak dapat dimanipulasi, karena perubahan
ukuran pada baris pertama akan diikuti pada
baris selanjutnya. Memang bisa dengan banyak
menggunakan fasilitas Merge and Center atau
manipulasi border, tapi pekerjaan akan semakin
sulit dimodifikasi.
2. Pembuatan dokumen yang akan dipakai berulang,
‗tidak masalah‘ kalau kita harus repot-repot
mengatur pada bagian awalnya. Tapi selanjutnya pekerjaan kita akan semakin mudah.
3. Rasanya sistem manajemen file kita akan semakin rapih jika dokumen-dokumen berulang seperti Surat Tugas dan SPPD
memiliki database sendiri, sehingga dengan mudah dapat ditelusuri atau diolah pada kesempatan lain.

perlu dipotong akan dipotong di ALT + Panah kiri Ke kata sebelumnya
PENYUNTINGAN (EDITING) situ Alt + Panah kanan Ke kata sebelumnya
CTRL + A Pilih seluruh dokumen CTRL + SHIFT+ hypen Tanda hubung yang tak dapat HOME Ke awal baris
CTRL + BACKSPACE Hapus kata di kiri dipotong (nonbreaking hypen) END Ke akhir baris
CTRL + DEL Hapus kata di kanan CTRL + SHIFT+ Spasi Spasi yang tak dapat dipotong CTRL + HOME Ke awal dokumen
CTRL + C Kopi (copy) (nonbreaking space) CTRL + END Ke akhir dokumen
CTRL + V Tempel (paste) PgUp Satu layar ke atas
CTRL + X Gunting (cut) MEMINDAHKAN TITIK SISIP (cursor movement keys)
PgDn Satu layar ke bawah
CTRL + SHIFT + C Kopi format (copy format) Bila Anda menekan kunci berikut ini sambil menekan
CTRL + PgUp Ke puncak jendela
CTRL + SHIFT + V Tempel format (paste format) SHIFT berarti memilih teks dari posisi titik sisip ke tujuan
CTRL + PgDn Ke alas jendela
SHIFT + ENTER Ganti baris di suatu paragraph Panah atas Satu baris ke atas
(line break) BEKERJA DENGAN KOLOM
Panah bawah Satu baris ke bawah
CTRL + ENTER Ganti halaman (page break) CTRL + SHIFT + ENTER Ganti kolom
Panah kiri Satu karakter ke kiri
CTRL + SHIFT+ENTER Ganti kolom (column break) CTRL + Panah Atas Ke kolom kiri
Panah kanan Satu karakter ke kanan
CTRL + hypen Tanda hubung untuk pemotongan CTRL + Panah Bawah Ke kolom kanan
CTRL + Panah atas Ke paragraf sebelumnya
kata (optional hypen). Bila kata CTRL + Panah bawah Ke paragraf sesudahnya


KUNCI PINTAS PERINTAH EDIT F11 Menuju ke field berikutnya
CTRL + Z Batalkan perintah (Edit, Undo) SHIFT + F11 Menuju ke field sebelumnya
CTRL + Y Ulangi perintah (Edit, Repeat) CTRL + F11 Kunci suatu field
CTRL + X Gunting (Edit, Cut) CTRL + SHIFT + F11 Buka kunci suatu field
CTRL + C Kopi (Edit, Copy) ALT + SHIFT + D Masukkan DATE field
CTRL + V Tempel (Edit, Paste) ALT + SHIFT + T Masukkan TIME field MEMASUKKAN KARAKTER KHUSUS Em dash
CTRL + A Pilih seluruh dokumen (Edit, Select All) ALT + SHIFT + P Masukkan PAGE field En dash
CTRL + F Cari suatu kata (Edit, Find) Nonbreakin
FOOTNOTE, ENDNOTE, INDEKS ENTRY
CTRL + H Cari dan ganti suatu kata (Edit, Replace) g hypen
ALT + CTRL + F Beri footnote
CTRL + G Menuju ke suatu tempat (Edit, Undo) Optional hypen – CTRL + -
ALT + CTRL + E Beri endnote
Non breaking space CTRL + SHIFT +Spasi
KUNCI PINTAS PERINTAH FILE ALT + SHFIT + X Beri footnote
Copyright © ALT + CTRL + C
CTRL + N Buka dokumen baru (File, New) TOMBOL FUNGSI Registered ® ALT + CTRL+ R
CTRL + O Buka dokumen (File, Open) F1 Help Trademark ™ ALT + CTRL + T
CTRL + S Simpan dokumen (File, Save) CTRL + F2 Print Preview Ellipsis … ALT + CTRL + .
CTRL + P Cetak dokumen (File, Print) SHIFT + F3 Ganti huruf kapital/kecil Single Opening Quote ‖ CTRL + ` lalu `
F4 Ulangi perintah terakhir. Single Closing Quote ‖ CTRL + ‗ lalu ‗
KUNCI PINTAS PERINTAH VIEW
SHIFT + F4 Ulangi perintah Go To atau Find Double Opening Quote ‖ CTRL +` lalu ―
ALT + CTRL + N Modus tampilan Normal View (View,
CTRL + F4 Tutup jendela dokumen yang aktif Double Closing Quote ‖ CTRL + ‗ lalu ―
Normal)
ALT + F4 Tutup Word MEMILIH TEXS
ALT + CTRL + O Modus tampilan Outline View (View,
F5 Go To Pilih suatu teks Seret mouse sepanjang teks
Outline)
SHIFT + F5 Kembali ke posisi semula itu
ALT + CTRL + N Modus tampilan Normal View (View,
CTRL + F5 Kembalikan jendela dokumen Pilih kata Klik ganda
Normal)
CTRL + SHIFT + F5 Masukkan bookmark Pilih kalimat CTRL + Klik
KUNCI PINTAS PERINTAH FORMAT ALT + F5 Kembalikan jendela Word Pilih baris Klik di lajur seleksi (ujung
CTRL + D Tentukan font (Format, font) F6 Ke kaca jendela (pane) berikutnya kiri)
CTRL + K AutoFormat (Format, AutoFormat) SHIFT + F6 Ke kaca jendela (pane) Pilih paragraf Klik ganda di lajur seleksi (ujung
CTRL + M Tambahkan indentasi sebelumnya kiri)
CTRL + SHIFT + M Kurangi indentasi CTRL + F6 Ke jendela dokumen berikutnya Pilih obyek Klik obyek itu (gambar
CTRL + T Indentasi gantung CTRL + SHIFT + F6 Ke jendela dokumen sebelumnya misalnya)
CTRL + SHIFT + T Kurangi indentasi gantung F7 Cek ejaan (spelling) Pilih baris pada tabel Klik di lajur seleksi
CTRL + 1 Spasi satu SHIFT + F7 Thesaurus Pilih seluruh tabel ALT + Num 5 (angka 5
CTRL + 2 Spasi dua F8 Masuk ke modus pilih (extend numeric keypad)
CTRL + 5 Spasi satu setengah election). Pilih blok segiempat ALT + sorot blok dengan
BEKERJA DENGAN STYLE F9 Pembarui field (update field). mouse
CTRL + SHIFT + N Style Normal SHIFT + F9 Tampilkan kode atau nilai field
yang dipilih FONT DAN KARAKTER KHUSUS
ALT + CTRL + 1 Style Heading 1
ALT + F9 Tampilkan kode atau nilai field di CTRL + D Pilih suatu font
ALT + CTRL + 2 Style Heading 2 CTRL + SHIFT + A Huruf kapital seluruhnya (all
ALT + CTRL + 3 Style Heading 3 dokumen
CTRL + F9 Masukkan karakter field Caps)
CTRL + K AutoFormat
CTRL + SHIFT + F9 Hilangkan kaitan suatu field CTRL + B Huruf tebal (bold)
CTRL + SHIFT + S Pilih suatu style
(unlink field). CTRL + I Huruf miring (italic)
CTRL + SHIFT + L Gunakan format daftar
F10 Aktifkan menu. CTRL + U Garis bawah kontinu (underline)
BEKERJA DENGAN TABEL SHIFT + F10 Aktifkan menu pintas CTRL + W Garis bawah pada kata (Word
ENTER Memulai paragraf baru dalam suatu sel. CTRL + F10 Maksimumkan jendela dokumen underline)
TAB Ke sel berikutnya atau buat baris baru ALT + F10 Maksimumkan jendela Word CTRL + SHIFT + D Garis bawah ganda (double
bila berada di sel terakhir F11 Menuju ke field berikutnya underline)
SHIFT + TAB Ke sel sebelumnya SHIFT + F11 Menuju ke field sebelumnya CTRL + SHIFT + K Huruf kapital kecil (small caps)
CTRL + TAB Masukkan karakter Tab di suatu sel CTRL + F11 Kunci suatu field CTRL + SHIFT + H Huruf tersembunyi (hidden)
ALT + HOME Ke sel pertama di suatu baris CTRL + SHIFT + F11 Buka kunci suatu field CTRL + SHIFT + P Tentukan ukuran font
ALT + END Ke sel terakhir di suatu baris F12 Simpan file dengan suatu nama CTRL + SHIFT + Q Ubah menjadi simbol
ALT + PgUp Ke sel teratas di suatu kolom (save as) CTRL + = Inferior (subscript)
Alt + PgDn Ke sel terbawah di suatu kolom SHIFT + F12 Simpan file (save) CTRL + + Superior(superscript)
Panah atas Satu baris ke atas CTRL + F12 Buka file (open) CTRL +SHIFT + > Perbesar font
Panah Bawah Satu baris ke bawah CTRL + SHIFT + F12 Cetak file (print) CTRL + SHIFT + < Perkecil font
ALT + 5 Pilih seluruh tabel (pakai tombol 5 di CTRL + ] Perbesar font dengan 1 point
daerah NumLock tidak aktif) BEKERJA DENGAN OUTLINE CTRL + [ Perkecil font dengan 1 point
ALT + SHIFT + Panah kiri Turunkan tingkat judul CTRIL + SHIFT + * Tampilkan karakter yang
BEKERJA DENGAN FIELD
ALT + SHIFT + Panah kanan Naikkan tingkat judul tersembunyi
F9 Perbaharui nilai field (update
ALT + SHIFT + Panah atas Pindahkan paragraf/judul ke CTRL + Spasi Kembali ke style yang berlaku
field)
atas PEMFORMATAN PARAGRAF
ALT + CTRL + U Update kaitan field (update link)
ALT + SHIFT + Panah bawah Pindahkan paragraf/judul ke
SHIFT + F9 Tampilkan kode atau nilai field CTRL + E Rata tengah (center)
bawah CTRL + J Rata penuh (justify)
yang dipilih
ALT + SHIFT + + Kembangkan outline CTRL + L Rata kiri (left align)
ALT + F9 Tampilkan kode atau nilai field di
ALT + SHIFT + 1 sampai 9 Tampilkan hingga tingkat CTRL + R Rata kanan (right align)
dokumen
(level) tersebut
CTRL + F9 Masukkan karakter field
ALT + SHIFT + A Tampilkan semua tingkat
CTRL + SHIFT + F9 Hilangkan kaitan suatu field
(unlink field)

IN HOUSE TRAINING informatics & communication technology badan pengawasan obat dan makanan manado, 2011 | Page | 20
1

exploring Word 'n Excel: smart ways, smart documents

Empfohlen

Empfohlen

Weitere ähnliche Inhalte

Was ist angesagt?

Was ist angesagt? (19)

Ähnlich wie exploring Word 'n Excel: smart ways, smart documents

Ähnlich wie exploring Word 'n Excel: smart ways, smart documents (20)

Mehr von Yani Pieter Pitoy

Mehr von Yani Pieter Pitoy (20)

exploring Word 'n Excel: smart ways, smart documents