Quattro interventi per agevolare la crescita
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Strategie di gestione dei documenti per agevolare l'IT mentre è in corso una rapida crescita aziendale
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- 2. IresponsabiliIT devonoprendere decisionicruciali. E quando l’azienda cresce, le scelte si fanno ancora più difficili. È sempre un equilibrio delicato, ma ora il numero di variabili cresce, perché ti ritrovi a gestire di tutto, dalla mobilità alla virtualizzazione. E ti rendi conto che molte delle scelte che hai fatto quando l’azienda era ancora piccola possono essere di intralcio, ora che l’azienda è in espansione.
- 3. Soprattuttoalivello digestionedei documenti. Come la maggior parte delle aziende in crescita, è probabile che anche la tua non abbia mai pensato seriamente alla gestione dei documenti.
- 4. Primaandavabenecosì. Adessononpiù. Ilmotivoèprestodetto: la maggior parte delle aziende spende circa il 10% dei ricavi per la gestione dei documenti.1 E circa il 40% delle attività aziendali è basato sui documenti.2 40% delleattività 10% deiricavi
- 5. Gestireidocumenti significagestireiprocessi. Quando un’azienda cresce, i processi sono decisivi. Se cerchi un modo di agevolare la crescita rapida, la gestione dei documenti è un’area fondamentale.
- 8. 1 Documentareiflussi dilavorodocumentali In un’azienda piccola, per “flusso di lavoro” si intende qualsiasi cosa serva per portare a termine un progetto. Gli affari si fanno nei corridoi, il feedback viene dato a voce e persone diverse utilizzano processi diversi per raggiungere gli stessi obiettivi.
- 9. Maall’aumentaredelle comunicazioniinterne,si creaunagranconfusione. I documenti si perdono, le scadenze non si rispettano e le nuove leve non ci capiscono più nulla.
- 11. Tiaiutaaindividuarelepersone, iprocessieletecnologieingrado difareladifferenza. Come condividere le informazioni con le varie parti. Come generare, archiviare e mettere in sicurezza i documenti. Quale risultato ci si aspetta da quel flusso di lavoro.
- 14. 2 Nonfaretuttodasolo A volte gestire l’IT per una piccola azienda è un po’ come essere Sisifo, che spinge il masso su per il pendio e poi lo guarda rotolare a valle. Fare tutto da solo andava bene quando l’azienda era ancora piccola. Adesso non basta più, e la gestione dei documenti ne è un chiaro esempio.
- 16. Ti occupi di: Allineare la gestione dei documenti agli obiettivi di business. Costruire un ambiente di stampa che funzioni. Controllare i costi della stampa e dell’archiviazione dei documenti. Applicare gli standard giusti per misurare l’ambiente di stampa, i rapporti con i fornitori e il numero dei device. Integrare i sistemi su più uffici e sedi, e con una forza lavoro mobile. Gestire la sicurezza e la conformità alle regole aumentando allo stesso tempo l’efficienza. Curare la manutenzione di ogni stampante e rifornire costantemente le scorte.
- 17. Ricorda:piùl’azienda cresce,piùiltuotempo diventaprezioso. Usalo in modo strategico e stabilisci cosa può essere delegato, cosa può essere automatizzato e cosa merita la tua completa attenzione.
- 21. Nonfarlodasolo.
- 22. Saremo anche di parte, ma i servizi di stampa gestiti sono un ottimo modo per esternalizzare i processi chiave di gestione dei documenti e renderti più agile. Ti aiuteranno a risparmiare il 30%, proteggere i documenti e automatizzare molti flussi di lavoro. Scopri le 16 domande fondamentali sui servizi di stampa gestiti cliccando qui. Il 30% dirisparmio
- 23. 3 Priorizzalasicurezza deituoidocumenti Nel 2014 il 60% degli attacchi informatici mirati ha colpito piccole e medie imprese.3 Come se non bastasse, il costo pro capite di una violazione dei sistemi informatici è molto più alto per le piccole imprese che per le aziende più grandi ($1.601 vs $437).4
- 25. Quando il 90% delle aziende subisce una violazione dei sistemi causata da stampa non sicura5 , qualche domanda bisogna iniziare a farsela. Ad esempio, sai quali documenti rimangono inutilizzati sul vassoio delle stampanti? Sai se quei documenti contengono dati sensibili?
- 26. Può sembrare difficile rispondere a queste domande quando l’azienda è piccola, ma è necessario trovare delle risposte quando l’azienda cresce.
- 29. Definisci in modo chiaro gli standard aziendali in base ai quali controllare l’ambiente di stampa. È fondamentale utilizzare un processo formalizzato per individuare le aree che non rispondono ai tuoi criteri di sicurezza. Noi lo sappiamo bene, perché aiutiamo quotidianamente le aziende in crescita a controllare la loro sicurezza di stampa. Se hai bisogno di aiuto, siamo qui per te.
- 30. 4 Nonaverepaura distaccarelaspina Le aziende piccole con risorse IT limitate devono accontentarsi di architetture ridotte all’osso e dispositivi legacy che non è ancora il caso di sostituire.
- 33. Le aziende piccole puntano a ridurre i costi. Leaziendegrandipuntano all’integrazioneeallastabilità.
- 34. Le aziende piccole puntano a ridurre i costi. Le aziende grandi puntano all’integrazione e alla stabilità. Eleaziendeincrescita devonoottimizzare scalabilitàeflessibilità.
- 35. Pensaci. Se l’ufficio vendite cresce e inizia a produrre molti più preventivi e documenti rispetto a prima, non bastano certo un paio di comuni stampanti in più per far fronte alla domanda.
- 36. I venditori devono poter stampare anche quando sono in viaggio. Devono poter automatizzare i loro flussi di lavoro per scansionare, salvare e inviare le informazioni. Devono poter personalizzare i preventivi in modo veloce ed efficiente.
- 37. Sfruttaalmassimo iltuoparcostampanti. In un’ottica di scalabilità, le stampanti possono estendere la portata dell’IT. Ma attenzione, perché non sistemerai le cose con qualche macchina in più. Se hai il doppio dei dipendenti, difficilmente risolverai il problema con il doppio delle stampanti.
- 38. Cerca invece di sfruttare le capacità avanzate delle stampanti multifunzione (stampa in mobilità, personalizzazione e automazione dei flussi di lavoro preferiti per i diversi team): il tuo parco stampanti non dovrebbe limitarsi a stampare e basta.
- 41. Documenta i tuoi processi, metti in sicurezza il parco stampanti, chiedi tutto l’aiuto che ti serve e fai in modo che l’hardware sia al tuo servizio. Perché per espandere la propria attività, un’azienda ha bisogno di strategie intelligenti di gestione dei documenti.
- 43. Per approfondire I responsabili IT delle aziende in crescita devono affrontare un’ampia serie di sfide, ostacoli e paradossi. Leggi il nostro eBook sulle competenze e sulle strategie necessarie per gestirle. The growth CIO Lessons and strategies about leading during rapid growth Scarica (in inglese)
- 44. Noi siamo Xerox. Siamo convinti che senza un’infrastruttura IT intelligente le aziende non possano migliorare la crescita. Aiutiamo le aziende in crescita a trovare soluzioni intelligenti per gestire stampanti e documenti, così i loro processi possono migliorare. Parliamone. IL LAVORO PUÒ MIGLIORARE ©2015XeroxCorporation.Tuttiidirittiriservati.Xerox®,XeroxandDesign® e“WorkCanWorkBetter”sonomarchicommercialidiXeroxCorporationnegli StatiUnitie/oinaltripaesi.
- 45. Fonti 1 I know what you’re thinking, Angele Boyd, Industry Analyst, IDC 2 Poor document processes lead to significant business risk, IDC 3 Internet Security Threat Report, Symantec, aprile 2015 4 Global Report of Cost of Cyber Crime, Ponemon Institute, ottobre 2014 5 The biggest mistakes companies make with data security, Digital Guardian, maggio, 2015