Depuis quelques années, le terme ‘atelier’ prend peu à peu le pas sur la ‘réunion’. La réunion est maintenant un terme péjoratif, synonyme de moment potentiellement douloureux. Pourtant, il n’y a aucune fatalité : tout le monde peut faire d’une réunion un vrai moment de collaboration efficace et fun. Oui, je l’affirme ! Un facilitateur, qu’il vienne du monde de l’IT ou d’autres horizons, doit disposer d’outils et de convictions qui lui permettent d’affronter n’importe quel auditoire, éclairé ou pas, qu’un autre type de réunion est possible. Lors de cette présentation, je vous propose de parcourir les ficelles que j’utilise quasi-systématiquement lors d’ateliers, que ce soit pour répondre à des besoins de projets et/ou de produits, ou pour améliorer la qualité de vos formations. Et qui sait, faire de vous un animateur digne des meilleurs MC américains !

1. agiles ou pas.
@LudovicPEROT

4. Nous craignons la réunion
0 - Le spectre de la réunion

5. Nous craignons la réunion
0 - Le spectre de la réunion

6. Avez-vous remarqué ?
0 - Le spectre de la réunion
Depuis quelques années, l’atelier prend peu à peu le pas sur la réunion
Pourquoi ?
Parce que la réunion, c’est désormais un terme péjoratif, connoté… On y redoute (parfois ?)
▼ D’y perdre son temps de vie professionnelle, car ce que l’on en retire n’est pas forcément tangible
▼ Que cela soit un événement lourd d’un cadre, de formalités ennuyeuses et tellement surannées
▼ Que malgré une somme de personnes compétentes, il n’y ait aucun résultat !
Vous ne me croyez pas ?

8. Comme dirait Deschamps, il faut revenir aux fondamentaux
0 toujours - Réunion ou atelier ?
Merci wikipedia !
Une réunion de travail permet de traiter en groupe un ou
plusieurs problèmes qui, s'ils étaient traités par des individus
isolés, auraient peu de chance d'être résolus dans les délais
impartis et de répondre au niveau d'exigence requis. Par
ailleurs, la prise de décision, dans la mesure où les différents
acteurs sont présents, est extrêmement rapide.
Pour les amoureux du français, le mot workshop peut se
traduire par atelier collaboratif. Une variante de la réunion
de groupe, à la différence près que tout le monde participe
activement. Le sujet est défini à l’avance par les
organisateurs, tout comme l’objectif : construire une
réflexion, trouver une idée, partager un savoir particulier, etc.

9. WORK

11. Préparez votre plan
1 - #BePrepared
▼ Évidemment, le format de
votre atelier et le timing
associé est limpide
▼ Idéalement, trichez
discrètement
▼ Vous êtes le facilitateur, pas la
solution : il s’agit de mettre en
place le cadre qui va permettre
aux participants de résoudre le
problème posé

12. Préparez votre plan
1 - #BePrepared

13. Copier, c’est déjà créer
2 - #BeInspired
Squad Health Check @ Spotify

14. Copier, c’est déjà créer
2 - #BeInspired
Lean Canvas

15. Verbalisez clairement et simplement l’objectif de l’atelier
3 - #ClearGoal
“Ce qui se conçoit bien s’énonce
clairement”
- Boileau
“Présentez-moi votre problème
comme si j’étais un enfant de 8
ans”
- Ludo

16. Affichez un déroulé par étape
4 - #VisualizeYourPlan
▼ Le cadre est posé : cela permet aux participants de se
projeter
▼ Laissez-le affiché : chacun peut s’y référer quand il le
souhaite
▼ Toutes les étapes sont timées a priori : cela donne
toutes les chances de tenir l’horaire

17. Enoncez les règles du jeu
5 - #Focus, #LowTech
▼ Fin 2017, les sources de distraction sont nombreuses :
si vous voulez obtenir le meilleur des participants,
prenez-le en compte… En fait, combattez-les
explicitement
▼ Ces sources sont technologiques, essayez donc d’être
exemplaires : il est probable que vous n’ayez pas
besoin de la technologie pour atteindre l’objectif de
votre atelier
▼ Vous êtes garants du cadre et de la qualité des
échanges : dès la première incartade, rectifiez le tir
sans être rude

18. Adaptez-vous au nombre de participants
6 - #SmallTeams
… Pour éviter les passagers clandestins

19. Appuyez-vous sur la diversité des profils
7 - #CrossFunctionalTeams

20. La magie de la timebox
8 - #Timebox
▼ A mon sens, l’avantage concurrentiel de Scrum : sa gestion de la limite de l'encours
▼ Connaissez-vous la loi de Parkinson ? (énoncée en 1955, ce qui ne nous rajeunit pas)
“Tout travail finit par occuper le temps qui lui est imparti”
▼ Timeboxer ce n’est pas sale : choisissez des timings outrageusement ambitieux pour les phases de
travail en petits groupes. Vous allez être surpris des résultats !

21. Instaurez une saine compétition entre les équipes
9 - #Challenge

22. Prenez le meilleur de chaque équipe pour construire la solution
commune
10 - #CollectiveIntelligence
Une démarche possible pour y parvenir :
1. Nommer un porte-parole qui présente dans le détail sa proposition / solution
2. Temps de questions / réponses
3. Feedback positif : ensemble identifions les points forts de la proposition
4. Une fois le tour des propositions fait :
a. Soit LA bonne solution émerge naturellement,
b. Tous sur la même feuille pour finaliser le livrable de l’atelier

23. L’importance cruciale du débriefing
11 - #DebriefLikeAChief
▼ Prévoyez le temps nécessaire pour le mener, sinon vous reproduisez les travers d’une mauvaise
réunion :
▽ Pas de décision
▽ Pas de plan d’actions
▽ Une mauvaise capitalisation des résultats obtenus
▼ N’hésitez pas, au début de l’atelier, à nommer un secrétaire de séance
▼ Une autre option tout aussi valable : le débriefing peut prendre la forme d’un document ‘take away’

24. Faites preuve de fun
Bonus - #NoMoreBoredom
▼ Beaucoup de ces secrets puisent leur racine dans la
gamification - et ce n’est pas sale
▼ Ce n’est pas parce que c’est du travail qu’il n’est pas possible
de s’amuser
▼ L’humour est une ficelle qui fonctionne - quand il est bien
utilisé
▼ Maintenant, ne nous leurrons pas : le fun ne se décrète pas