Curso gestão de projetos _ Gerenciamento das comunicações e das partes interessadas

1. Gerenciamento da Comunicação
Área de conhecimento em Gestão
de Projetos
PMBoK©
Wladimir Farias
wladimir.farias@pmipe.org.br
fariaswladimir@gmail.com
2017

2. Agenda
• Principais tópicos
• PMI-ismos
• Processos e suas principais atividades

3. Principais tópicos
• Gerenciamento das comunicações
• P.G. das comunicações
• Canais de Comunicação
• Sala de Comando
• Tipos de comunicação (formal, informal, verbal,
informal, não verbal etc)
• Modelos de Comunicação
• Relatórios de desempenho
• Registros de Projeto
• Métodos de Comunicação

4. PMI-ismos
• Pergunta às pessoas de que informações elas
precisam e quando;
• Planeja as comunicações para todas as partes
interessadas;
• Adapta o padrão de comunicação às
necessidades do projeto;
• Usa vários métodos de comunicação;
• Planeja como confirmar se a comunicação é
realmente recebida e entendida

5. PMI-ismos
• Percebe que a comunicação tem dois lados, de e
para as partes interessadas;
• Analisa de que forma os fatores externos
influenciam as comunicações no projeto;
• Planeja a comunicação com pessoas como chefe
dos membros da equipe;
• Tem um sistema de armazenamento,
manutenção e obtenção de informações do
projeto;
• Gerenciar as partes interessadas proativamente;

6. Visão Geral dos Processos
Planejar o
Gerenciamento das
comunicações
• Planejar
• Como sistematizar
Gerenciar as
Comunicações
• Garantir que a
comunicação flua
• Facilitar o
engajamento das
partes interessadas
Controlar as
Comunicações
• Assegurar as
necessidades de
informação
• Informações de
desempenho do
trabalho
DICA: A Maior parte do tempo do gerente de
projetos é usada para a comunicação.

7. Processos
• O processo de desenvolver uma abordagem
apropriada
Planejar o Gerenciamento
das comunicações
Entradas
• Plano de
Gerenciamento
• Registros das
partes
interessadas
• F.A.E.
• A.P.O.
Ferramentas
• Análise de Requisitos
• Tecnologias de Comunicações
• Modelos de Comunicações
• Métodos de Comunicações
• Reuniões
Saídas
• Plano de
Gerenciamento
das
Comunicações
• Atualização nos
documentos do
projeto

8. Principais atividades do processo
• Identificar os requisitos de informações;
• Determinar quem, quando e como as
informações serão disponibilizadas;
• Determinar a tecnologia de comunicação;

9. Perguntas respondidas no processo
• Qual a informação?
• Quem necessita da informação?
• Quem disponibilizará a informação ?
• Qual o nível de detalhe ?
• Quando e como será disponibilizada ?
• Que tecnologia será usada ?
• Glossário do projeto ?

10. Conceitos do processo
• Sala de Comando
– Local usado como centro de comando
• Canais de Comunicação
Qtd de canais = n (n-1) / 2

11. Processos
• O processo de Criar, coletar, distribuir,
armazenar e recuperar
Gerenciar as
comunicações
Entradas
•Plano de
Gerenciamento
•Relatório de
Desempenho do
trabalho
•F.A.E.
•A.P.O.
Ferramentas
•Tecnologias de Comunicações
•Modelos de Comunicações
•Métodos de Comunicações
•Sistema de Gerenciamento das
Informações
•Relatórios de Desempenho
Saídas
•Comunicações do projeto
•Atualizações Plano de
Gerenciamento das
Comunicações
•Atualização nos documentos
do projeto
•Atualização nos ativos de
processos organizacionais

12. Principais atividades do
gerenciamento das comunicações
• Enviar, receber e Distribuir as informações de
acordo com o P.G;
• Responder às solicitações de informações não
planejadas;
• Realizar Reuniões;

13. Tipos de Comunicação
• Conformidade em relação aos processos,
padrões e regras profissionais
• Ex.: Aquisições e Integração
Formal
• Conversas, Bilhetes, mensagens
de textoInformal
• Planos de gerenciamento, e-mail etcEscrita
• Apresentações e reuniõesVerbal
• Gestos físicos, expressões e linguagem
corporalNão verbal

14. Tipos de Comunicação
• Envio Unilateral de informação
Ativa
• Informações postas no repositório para
outras pessoas podem ter acessoPassiva
•Duas ou mais pessoas interagem na comunicação.
Essencial para garantir que a mensagem seja entregue
corretamente
Iterativa
• Interna x externa
• Oficial X Não oficial
Outros tipos

15. Combinando tipos de comunicação
• Reuniões
• Conversas
• Mensagens
instantâneas
• Mensagens de
texto
• Apresentações
• Palestras
• Problemas complexos
• Planos de
gerenciamento
Escrita
formal
Verbal
formal
Verbal
Informal
Escrita
Informal

16. Tipos de relatórios
RELATÓRIOS DESCRIÇÃO
De Estado Projeto em relação a linha de base
De progresso Descrede o que foi concluído no período de análise
De Tendência Analisa os resultados ao longo do tempo e identifica
tendências
De Previsão Permite prever o desempenho futuro
De Valor Agregado Integra Escopo, tempo e custos para a avaliar o
desempenho
De Variação Compara valores reais com a linha de base
De lições
aprendidas
Permite avaliar o que ocorreu bem e o não ocorreu
tão bem
Dashboard Painel de controle para visibilidade rápida do
desempenho
- Deve ser simples, útil e com imagem agradável

17. Processos
• Monitorar e controlar as comunicações &
atender as necessidades de informações
Controlar as
comunicações
Entradas
•Plano de
Gerenciamento
•Comunicações do
projeto
•Registro das Questões
•Dados de Desempenho
do trabalho
•A.P.O.
Ferramentas
•Sistema de Gerenciamento
das Informações
•Opinião especializada
•Reuniões
Saídas
•Informações sobre o
desempenho do trabalho;
•Solicitação de mudança;
•Atualizações no P.G.P.
•Atualizações nos
documentos do projeto;
•Atualizações nos ativos de
processos organizacionais

18. Principais atividades do
gerenciamento das comunicações
• Coletar informações e medições sobre o
desempenho do trabalho;
• Medir o desempenho;
• Determinar variações e se elas justificam as
mudanças
• Preparar relatórios de desempenho e relatar
as partes interessadas;
• Criar previsões
• Solicitar mudanças;
• Gerar solicitações de mudança no P.G.

19. Gerenciamento das Partes Interessadas
Área de conhecimento em Gestão de
Projetos
PMBoK ©
Wladimir Farias
wladimir.farias@pmipe.org.br
fariaswladimir@gmail.com
2017

20. Principais tópicos
• Gerenciamento de partes interessadas
• Registro de partes interessadas
• Matriz de poder das partes interessadas
• Curva de influência
• Plano de Gerenciamento de Partes
interessadas

21. Principais atividades de gerenciamento
de partes interessadas
• Identificar partes interessadas
• Analisar as suas necessidades, desejos,
preocupações e autoridade
• Determinar a estratégia mais adequada
para gerenciar cada grupo de partes
interessadas

22. Principais atividades de gerenciamento
de partes interessadas
• Gerenciar problemas identificados com as
partes interessadas
• Promover o envolvimento das partes
interessadas no projeto
• Comunicar proativamente com as partes
interessadas para acompanhar as suas
expectativas e necessidades
• Influenciar as expectativas

23. Visão Geral dos Processos
• Identificar, informações adicionais,
analisar desejos
Identificar as partes
interessadas
• Analisar, classificar e determinar
estratégias
Planejar o
gerenciamento das
partes interessadas
• Estabelecer expectativas, Comunicar e
negociar e Influenciar mudanças
Gerenciar as partes
interessadas
• Monitorar relação, controlar
envolvimento.
Controlar o
envolvimento das
partes interessadas

24. Processos
Identificar as partes interessadas
Entradas
• Termo de abertura do
projeto
• Documentos de aquisição
• Fatores ambientais da
empresa
• Ativos de processos
organizacionais
Ferramentas
• Análise das partes
interessadas
• Opinião especializada
• Reuniões
Saídas
• Registro das
partes
interessadas

25. Cód. Importância Parte interessada Área
Função no
projeto
Fone e-mail Celular
1 0 Interessados no projeto
2 0 Resistentes ao projeto
3 0 Gerente do Projeto
Identificação
Parte interessada
Requisitos de
Comunicação
Principais
responsabilidades
Principais
expectativas
Poder na
empresa
Interesse
no projeto
Nível de
engajamento
Interessados no projeto
Resistentes ao projeto
Gerente do Projeto
Identificação Informações adicionais

27. Curva de Influência
• Envolver as partes interessadas desde o início
do projeto, particularmente aqueles com mais
poder de influencia, é a melhor forma de;
minimizar o risco de mudanças negativas ou
constantes
• Capacidade de influenciar o projeto é alta no
início e baixa em seu término;

28. Processos
Planejar o gerenciamento das partes
interessadas
Entradas
• P.G. do Projeto
• Registro das partes
interessadas
• Fatores ambientais da
empresa
• Ativos de processos
organizacionais
Ferramentas
• Opinião especializada
• Reuniões
• Técnicas analíticas
Saídas
•Plano de gerenciamento das
partes interessadas
•Atualização nos documentos
do projeto

29. Conceitos
• Nível de engajamento
– Desinformado. Sem conhecimento do projeto e
impactos potenciais.
– Resistente. Ciente do projeto e dos impactos
potenciais e resistente à mudança.
– Neutro. Ciente do projeto e mesmo assim não dá
apoio ou resiste.
– Dá apoio. Ciente do projeto e dos impactos potencia
e dá apoio à mudança.
– Lidera. Ciente do projeto e dos impactos potenciais e
ativamente engajado em garantir o êxito do projeto.

30. Processos
Gerenciar o engajamento das partes
interessadas
Entradas
•Plano de gerenciamento
das partes interessadas
•Plano de gerenciamento
das comunicações
•Registros das mudanças
•Ativos de processos
organizacionais
Ferramentas
•Métodos de comunicação
•Habilidades interpessoais
•Habilidades de gerenciamento
Saídas
•Registro das questões
•Solicitações de mudança
•Atualizações no plano de
gerenciamento do projeto
•Atualizações nos documentos
do projeto
•Atualizações nos ativos de
processos organizacionais

31. Processos
Controlar o engajamento das partes
interessadas
Entradas
•Plano de
gerenciamento do
projeto
•Registro das questões
•Dados de desempenho
do trabalho
•Documentos do
projeto
Ferramentas
•Sistema de gerenciamento de
informações
•Opinião especializada
•Reuniões
Saídas
•Informações sobre o
desempenho do trabalho
• Solicitações de mudança
•Atualizações no plano de
gerenciamento do projeto
•Atualizações nos documentos
do projeto
•Atualizações nos ativos de
processos organizacionais

32. Extra
CONCEITO DESCRIÇÃO
Registro de partes
interessadas
Documenta as informações relevantes sobre as
partes interessadas incluindo contatos,
requisitos, expectativas, poder, interesse e
atitude em relação ao projeto;
Plano de
gerenciamento das
partes interessadas
Define as estratégias que melhor promovem o
envolvimento das partes interessadas com o
projeto;
Plano de
gerenciamento das
comunicações
Documentar os requisitos de informações,
especificando com, quando e por quem serão
disponibilizados.

33. Bibliografia
• PMP sem Segredos
• Preparatório
• PMBoK
• https://escritoriodeprojetos.com.br/