O documento fornece informações sobre um curso de auxiliar financeiro. Ele descreve as principais rotinas financeiras que serão abordadas no curso, como controle de fluxo de caixa, conciliação bancária, emissão de relatórios e controle de pagamentos e recebimentos. Também apresenta as funções do departamento financeiro de uma empresa e os processos de contas a pagar e contas a receber.

1. Centro de Treinamento
ROTINAS FINANCEIRAS
(Amostra)
Página: 1

2.
Apresentação
O curso de Auxiliar Financeiro desenvolvido nessa apostila tem como principal
objetivo qualificar o aluno para a realização da rotina operacional do
Departamento Financeiro em Pequenas, Médias e Grandes empresas.
Esse tipo de qualificação é carente no mercado, sendo poucas instituições de
ensino e treinamento que ministram esse tipo de qualificação.
Por isso extraia o máximo de conhecimento do Treinamento e ganhe qualificação
no que diz respeito a rotina operacional, pois esse é o foco do curso.
Entre a rotina operacional que iremos abordar destacamos:
⇒ Elaborar o quadro demonstrativo de previsão de pagamentos e
recebimentos diários, emitindo os cheques para aprovação e
assinaturas.
⇒ Controlar e emitir o fluxo de caixa, registrando e indicando as prováveis
movimentações de ingressos e desembolsos de caixa.
⇒ Realizar a conciliação bancária diária.
⇒ Elaborar e emitir o relatório mensal de provisão de fornecedores,
encaminhando para a área de contabilidade.
⇒ Realizar, eventualmente, contatos com fornecedores com pagamento
em atraso, objetivando a negociação de prazo, isenção de juros e
multas.
⇒ Fazer levantamento de pagamentos e recebimentos, constatando as
irregularidades e emitindo relatórios para subsidiar decisões gerenciais
e da diretoria.
⇒ Manter permanente contato com os bancos, visando o estreitamento
do relacionamento com a emissora.
⇒ Elaborar, controlar e emitir dados e relatórios para otimizar
desempenho e tomadas de decisão da gerência.
⇒ Programar, controlar e efetuar pagamentos diversos, elaborando,
conferindo e emitindo cheques.
⇒ Acompanhar a execução financeira, efetuando as necessárias deduções
das ações orçamentárias.
⇒ Realizar consulta de clientes nos órgãos de cadastro.
Bom curso a Todos.
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3.
1. FUNÇÕES UNIVERSAIS DA ADMINISTRAÇÃO
A administração de uma empresa compreende diversas funções, as quais estão
citadas abaixo:
• Previsão ( Planejamento) : envolve a avaliação do futuro e das providências,
em termos de alocação de recursos, para que se alcance o previsto.
Corresponde à fixação de metas, objetivos e prazos gerais;
• Organização: é a função que dota a empresa do que necessita, estrutura as
coisas quer seja no aspecto material, quer no social. Correspondem à criação
e disposição dentro da empresa de diversos setores, departamentos, seções
ou divisões internas, e atribuição das diversas funções que cada um
desempenhará, de forma que se obtenha um todo harmônico;
• Comando: é a função que fará com que o sistema atue, procura sempre
maximizar o retorno para que se alcance o objetivo global da organização;
• Coordenação: referem‐se à articulação das diversas atividades num conjunto
em que umas complementam as outras. Pode ser entendida também como
sendo a função que adapta os meios para que os objetivos sejam alcançados;
• Controle: é a função que verifica se a execução está de acordo com o
planejado, asseguram que os planos sejam cumpridos identificando desvios,
erros e falhas no sentido de se corrigir o curso dos processos enquanto é
possível e ao mesmo tempo evitar a repetição dos erros.
É importante salientar que a função administrativa não é exclusiva
da alta administração da empresa e ocorre em todos os níveis hierárquicos da
organização
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4.
2. Função do Departamento Financeiro dentro das Organizações.
O Departamento Financeiro é estratégico
em qualquer empresa, pois será responsável
por administrar a entrada e saída de dinheiro
oferecendo aos Gestores informações
importantes na tomada de decisão.
O Departamento Financeiro é composto de
três divisões:
2.1‐Contas a Pagar
A adequada administração das Contas a Pagar tem por finalidade informar ao
empresário sobre o vencimento dos compromissos, prioridades de pagamento e
montante dos valores a pagar. Um bom gerenciamento dos pagamentos depende
da exatidão e precisão dessas informações.
Para que seja garantida a confiabilidade necessária, faz‐se importante a completa
integração entre o departamento Financeiro e as demais áreas da empresa
(geradoras de pagamentos). É preciso que sejam criadas regras e procedimentos
claros para que não ocorram problemas como: pagamentos indevidos e/ou
atrasados, pagamento de juros e multas, indisposição com fornecedores e fluxo
de caixa negativo.
Mas como realizar e controlar as Contas a Pagar? O processo deve seguir os
seguintes passos:
‐Conferência e aprovação do pagamento (atividades realizadas pela área que deu
origem ao evento a ser pago ‐ as demais são executadas pelo próprio Financeiro);
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5.
‐Cadastramento, agendamento e controle dos prazos e montantes de pagamento;
‐Autorização e efetivação do pagamento;
‐Conciliação e baixa do pagamento.
Os conceitos de provisionamento, previsão e realização devem estar bastante
claros durante todo o processo. Além disso, para que seja garantido o
cumprimento do orçamento, recomenda‐se estabelecer limites customizados por
área para compra de produtos ou serviços. Outra possível medida para
desburocratizar o processo é a determinação de um “caixinha” semanal para as
áreas. No final do período previamente estabelecido, faz‐se a prestação de
contas.
Como pode ser visto, Contas a Pagar é um daqueles setores que nenhuma
empresa deseja ter, mas que todas elas precisam para a viabilização do negócio.
Em se tratando de um mal necessário, nada melhor do que estruturar um
processo eficiente e controlado para que os gestores não precisem se preocupar
com ele. Desta forma evitam‐se todas as dores de cabeça geradas por um mau
gerenciamento dos pagamentos e fica garantida a realização de todos os
compromissos da empresa.
2.2‐Contas a Receber
O processo de Contas a Receber trata de todas as entradas de capital na
companhia. Esse recebimento pode ser proveniente tanto da operação da
empresa, quanto da venda de ativos ou do crédito originado por cancelamento de
pagamentos já realizados. Sendo assim, qualquer negócio tem Contas a Receber
para que sejam operacionalizados os modos de recebimento dos clientes, dos
parceiros ou mesmo dos fornecedores.
O bom andamento das atividades relacionadas a esse processo depende do
controle e da garantia de recebimento dos montantes devidos nos prazos
acordados. A fim de gerenciar corretamente o Contas a Receber de uma empresa,
a área Financeira deve cadastrar 3 níveis recebimentos: as contas provisionadas,
as previstas e as realizadas.
Conceitualmente falando, a diferença básica entre elas é:
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6. ‐Provisões são estimativas de prazos e valores a receber baseadas nos dados
históricos da corporação e nas suas metas empresariais;
‐Previsões também são estimativas. Entretanto, nesse momento já se baseiam em
documentos (títulos a receber);
‐Realizados são os recebimentos já efetivados, ou seja, já é possível confirmá‐los
na conta bancária da empresa.
Com o objetivo de minimizar ainda mais a inadimplência, pode‐se fazer uma
análise de crédito prévia do cliente. Entretanto, em qualquer processo a
colocação de controles reduz a agilidade. Sendo assim, o ideal seria realizar a
análise de crédito seletiva (para aqueles clientes com maior potencial de se
tornarem inadimplentes).
Pode‐se notar que o efetivo gerenciamento de Contas a Receber reduz a
inadimplência, dá subsídios à área de Cobrança e, principalmente, dá
tranqüilidade ao empresário pois controla a entrada de dinheiro, vital para
sobrevivência de qualquer negócio
As empresas devem saber sempre todas as contas vencidas e que não foram
pagas. O departamento financeiro deve fazer um relatório de vencimento para
todas as contas a receber, mostrando o total do valor das contas pendentes a
serem pagas em menos de 30 dias, 31 a 60 dias, 61 a 90 dias, e assim por diante,
por exemplo.
Comparando este relatório com relatórios anteriores, o gerente financeiro pode
comparar as contas a receber com padrões históricos. Além disso, todas as contas
vencidas deveriam ser contatadas diretamente pelo correio, por telefone ou
ainda, pessoalmente. Se os clientes com altas contas pendentes forem chamados
regularmente, há maior probabilidade de recebimento.
Desempenho de contas a receber:
O desempenho de contas a receber pode ser avaliado por diversos fatores, entre
eles:
∙Prazo concedido pela área comercial
Deve ser analisada a evolução histórica dos prazos de faturamento concedidos
pela área comercial.
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7. ∙Agilidade de entrega de produtos e mercadorias ou de conclusão de prestação de
serviços
Deve ser analisada a evolução histórica dos prazos médios de atraso de entrega
de produtos e mercadorias ou de conclusão de prestação de serviços em relação
aos prazos médios contratados.
Qualidade de crédito e cobrança
Deve ser analisada a evolução histórica dos prazos médios de atraso em relação
aos prazos médios de faturamento.
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