Curso Arquivos Administrativos

CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE
Profº ALDEIR LOPES
COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com

Profº Fabrizio Baroni
Aula Aux. Adm 10
ARQUIVO II

Conteúdos Abordados
• Finalidade Funcional do Arquivo;
• Organização de arquivos administrativos;
• A importância dos arquivos para as instituições;
• Distinção entre Arquivo, Museu e Biblioteca;
• Organização de arquivos administrativos ;
• Informática – Sistema Operacional Windows 7.

Podemos verificar que, enquanto o arquivo tem
finalidade funcional, a finalidade das bibliotecas e dos
museus é essencialmente cultural, embora o arquivo
também possa adquirir, com o tempo, caráter cultural.

Os documentos de arquivo são produzidos em uma única
via ou em limitado número de cópias, enquanto que os
documentos das bibliotecas são produzidos em
numerosos exemplares, de forma a atender suas
necessidade

Organização de arquivos administrativos
A função de um arquivo é guardar a documentação e
principalmente fornecer aos interessados as
informações contidas em seu acervo de maneira
rápida e segura.

Os métodos mais comuns são os
que classificam os documentos por
assunto, seguidos de uma
classificação secundária por ordem
alfabética, cronológica ou
geográfica.

A instalação dos arquivos requer análise de aspectos
como localização, acessível, boa iluminação, mas sem
incidência direta do sol, ventilação natural, constante e
regulável, higienização, ambiente limpo e bem cuidado,
espaço livre para locomoção; fácil consulta e conservação
do acervo e segurança: contra incêndio, roubo,
infiltrações.

Acessórios: pastas suspensas (frontais ou laterais),
pastas intercaladoras, pastas A/Z ou outras. As
caixas devem ser resistentes e específicas para cada
tipo de arquivo, dependendo do formato/ gênero dos
documentos. Observar também as etiquetas e
projeções para que sejam ideais.

Para os Arquivos Intermediários que são instalados
em depósitos centralizados, o ideal é o uso de Caixas
para o armazenamento de documentos.

Há a necessidade de protocolar tais documentos e criar
um livro de registro ou um documento virtual para
relacionar todos os que estarão no arquivo e qual a
localização do mesmo, se dentro de uma pasta e sua
numeração ou nomenclatura, a posição nas gavetas e
armários, isso facilitará o acesso aos documentos e
possibilitará que qualquer pessoa manuseando tal lista,
possa encontrar o documento que necessita sem
desorganizar todo o arquivo.

Arquivo corrente - Conjunto de documentos
estreitamente vinculados aos fins imediatos para os
quais foram produzidos ou recebidos.
Arquivo Intermediário - Conjunto de documentos
originários dos arquivos correntes, com uso pouco
frequente.
Arquivo Permanente - Conjunto de documentos
preservados em caráter definitivo.

Descrição - Conjunto de procedimentos, que, levando em
conta os elementos formais e de conteúdo dos
documentos.
Destinação - Conjunto de operações que, após a
avaliação, determinam o encaminhamento dos
documentos à guarda temporária ou permanente e/ou
eliminação.
Eliminação - Destruição de documentos e informações
que, no processo de avaliação, e de acordo com o
prazo estabelecido na tabela de temporalidade foram
considerados sem valor para guarda intermediária ou
permanente.

Recolhimento - Passagem de documentos do arquivo
intermediária para o arquivo permanente.
Série Documental - Sequência de unidades de um
mesmo tipo documental.
Suporte - Todo e qualquer material sobre o qual as
informações são registradas (papel, disquetes, discos
ópticos, fitas de vídeo, microfilmes)
Tipo Documental - Configuração que assume uma
espécie documental de acordo com a atividade que a
gerou.

As perspectivas pros arquivos
A grande expectativa em
relação aos arquivos será o
mundo virtual, como já
fazem algumas empresas
que utilizam seus
documentos no modo
virtual.

possibilitaria o acesso ao documento que em arquivo
físico daria acesso a apenas uma pessoa por vez, no
ambiente virtual é só entrar na rede local e ter a
disponibilidade o documento, além de não ter a
preocupação com pessoas desorganizando as pastas,
mudando a arrumação, tudo no lugar e bem acessível.

WINDOWS 7
Gerenciador de Arquivos e Pastas

ATIVIDADE
1ª Marque o item que não indica um dos benefícios de se
adotar uma estrutura organizada de arquivar documento
pelas empresas:
a)Dificultar a identificação dos documentos sem utilidade;
b)Organizar os processos de trabalho;
c)Permitir agilidade na obtenção de informações
d)Desburocratização dos processos.

9º Dos acessórios que podemos utilizar para arquivar
documentos, qual dos relacionados não pode ser utilizado?
a)Armários
b)Clipes metálicos
c)Pastas
d)Caixas

8º As instalações para arquivar documentos devem ser:
a)Úmidas
b)Pouco iluminadas
c)Contra incêndio
d)Com bastante iluminação sola

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