1. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt worden door middel van druk,
fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook zonder voorafgaande toestemming van Labor Redimo.
Bad practices voor inhuur deel 2: waarom
Waarom managers de regels voor inhuur naar hun hand zetten. Managers
bedenken heel wat creatieve oplossingen om de regels rondom inhuur te
omzeilen. In de vorige column beschreef ik hoe managers dit doen. In deze
column ga ik in op de vraag waarom manager dit volgens ons doen.
Waarom overtreden managers de inhuurregels? HR en
Inkoopfunctionarissen noemen vooral vriendjespolitiek, cultuur, het niet
aanspreken van managers op overtredingen door de directie en slechte IT
tools. Maar is dat wel zo?
Managers worden in eerste instantie afgerekend op hun primaire
doelstellingen. Om deze te behalen is de beschikbaarheid van kwalitatief
personeel en kennis essentieel. Wanneer (interne) regels dit verhinderen,
overtreden veel managers (bewust) de inhuurregels. Mogen managers de
interne regels omzeilen en overtreden als dat noodzakelijk is om hun
primaire doelstellingen te behalen? Is dat wel echt nodig? En doen ze het
wel om deze reden?
Op basis van onze ervaring met inhuurtrajecten bij verschillende
organisaties in diverse sectoren hebben wij de onderstaande
hoofdoorzaken geïdentificeerd.
1. Oneigenlijk inhuren
2. Kwaliteit & praktische toepasbaarheid van:
- de sourcings- en inkoopstrategie
- formatiebeleid
3. Procesinrichting
4. Organisatiecultuur, waarden en normen
Column Labor Redimo
Deze column
beantwoordt de vraag
waarom managers de
inhuurregels in de praktijk
naar hun hand zetten.

2. Bad practices voor inhuur deel 2: waarom
  
Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt worden door middel van druk,
fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook zonder voorafgaande toestemming van Labor Redimo.
Onderstaand een korte toelichting en voorbeelden per hoofdoorzaak.
Oneigenlijk inhuren
Piek en ziek, strategische flexibele schil, en ontbrekende kennis zijn de bekende redenen om werknemers in te
huren. Een reden voor inhuur die niet altijd wordt onderkend is dat een bedrijf te laat heeft geïnvesteerd in
nieuwe technologie of een te starre organisatie inrichting kent. Een wellicht belangrijkere oorzaak is dat
werknemers en/of de organisatie vastzitten in het loongebouw, functiehuizen, functie, formatieplaatsen,
arbeidsvoorwaarden, etc. Wanneer vraag en aanbod intern niet in balans zijn wijken managers uit naar
beschikbare externe capaciteit en kennis.
Sourcings-, en inkoopstrategie
De sourcingstrategie bepaalt voor een belangrijk deel of de organisatie de juiste tijdelijk werknemers en kennis
kan vinden en inzetten. Om de juiste werknemers te vinden en te kunnen inzetten, bepaalt een organisatie per
functie(groep) het leveringsmodel en welke en hoeveel bureaus gecontracteerd worden. Wat we bijvoorbeeld
vaak zien is dat aanvragen naar een algemene of zeer brede set van brokers/leveranciers worden gestuurd. Dit
zorgt voor "waste" en een slecht aanbod.
Op basis van de sourcingstrategie gaat inkoop aan de slag om de juiste diensten en bureaus in te kopen. Een
goede balans tussen wat top down en bottom-up wordt bepaald is een randvoorwaarde voor succes. Alsook de
vertaling van desourcingstrategie naar de inkoopstrategie. Het reduceren van leveranciers wordt soms ineens
tot doel verheven, een gedifferentieerde tariefstrategie wordt niet toegepast of leveranciers worden door
inkoop geselecteerd. Het contracteren van bureaus en dienstenleveranciers zou geen "inkoopfeestje" moeten
zijn.
Formatiebeleid
De meeste organisaties hebben een formatiebeleid en planning waarop gerapporteerd wordt binnen de
managementrapportage cycli. Bij het opstellen van het formatiebeleid en planning wordt inhuur niet altijd
meegenomen. Managers hebben het direct door wanneer inhuur niet meetelt in de headcount. Wanneer dit
wel het geval is, kunnen ze kiezen voor de route van uitbesteden in plaats van inhuren. Ook kan het zijn dat
budget handhaving en het formatiebeleid niet op elkaar zijn afgestemd. Een veel gehoorde opmerking van
managers is dat ze wel budget hebben maar geen formatieplaats, dus maar gaan uitbesteden.
Een trieste reden om de regels te omzeilen is de inflexibiliteit van hoe in HR software de formatieplanning
wordt ondersteund. Dit levert veel problemen op. In sommige HR software waarin de formatieplanning wordt
vastgelegd, kan tijdelijke vervanging niet eens geregistreerd worden (de formatieplaats is al ingenomen door
iemand die ziek is...).
Procesinrichting
Wanneer de manager en de organisatie de personeelsplanning en de doorlooptijd van het
inhuur/onboardingsproces onder controle heeft, hoeft de manager minder creatieve oplossingen te bedenken
om zijn werknemers op tijd in te zetten. Gebeurt het in uw organisatie vaak dat externen de eerste dagen
werken op bezoekerspassen en met algemene log-ins? Of dat uren achteraf worden gecorrigeerd? Of dat er
veel spoed onboardingen zijn?

3. Bad practices voor inhuur deel 2: waarom
  
Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt worden door middel van druk,
fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook zonder voorafgaande toestemming van Labor Redimo.
Organisatiecultuur, waarden en normen
Tot slot de oorzaak waarover veel wordt gesproken. Managers die vrienden inhuren, niet durven handhaven of
gemakzucht. Ook belangenverstrengeling komt voor. Interim managers die zijn eigen werknemers inhuurt, etc.
Veel heeft ook te maken met de cultuur binnen de organisatie.
Het is onze overtuiging dat de kwaliteit van de sourcingstrategie en formatiebeleid de voornaamste
hoofdoorzaken zijn waarom managers zich niet aan de regels (kunnen) houden.
Wilt u aan de slag met de handhaving van de regels rondom inhuur? Stel dan eerst de vraag waarom managers
de inhuurregels overtreden. Weet u het antwoord?