Viestintätoimisto Avaran palvelut: sisäinen viestintä ja sujuva tietotyö sekä ulkoinen viestintä. Mukana ideoita ja havaintoja parammesta työelämästä ja viestinnästä. Kaikkiaan palveluiden tavoite on: parempaa ja näkyvämpää työtä.
4. 4
Miten tietotyö voi olla sujuvampaa?
”Kun aloitin urani täällä, meitä oli neljä samassa huoneessa, ja meillä oli käytössämme yksi
kirjoituskone”, kertoi eräs kokenut kansanedustaja, ”oli aikaa mietiskellä”. Nykyisin
mietiskelyajasta on tullut luksusta. Puhelin tillaa, sähköpostia lappaa, somessa säpisee.
Sisältöä on syytä tuottaa kotisivuille, blogiin, lehtiin, haastatteluihin. Lisäksi on löydettävä
aikaa henkilökohtaiseen vuorovaikutukseen sekä edustajantyön ytimeen: päätösten
tekemiseen. Kansanedustajan tehtävä kuvaa vilkastunutta tietotyötä yleisemmin. Muilla
työntekijöillä yhteiskunnan mutkistumiseen näyttää kuuluvan lisäksi alituiset, usein
stressaavat organisaatiomuutokset.
Muutama vuosikymmen sitten tekniset välineet eivät työllistäneet nykyisellä tavalla.
Suomessa tieto on lisääntynyt, hyvinvointi ja vauraus kasvaneet. Olemme monessa mielessä
entistä parempi maa. Kääntöpuoli on yhteiskunnan mutkistuminen. Saadaksemme aikaan
edistystä on ymmärrettävä yhä mutkikkaampia seikkoja ja vuorovaikutettava yhä
monitahoisemmin. Usein tämä tarkoittaa kiireen tunteen lisääntymistä. ”Mietiskelylle”,
kokonaiskuvan hahmottamiselle, on entistä vähemmän aikaa.
Samalla mahdollisuus tietotyön vaikuttavuuteen on noussut. Pystymme vaikuttamaan
entistä useampaan asiaan, entistä paremmilla tiedoilla, entistä tarkemmin. Lisäksi tietoa
ja tekniikkaa hyödyntämällä voimme kesyttää kiireen. Tieto ja tekniikka pitää vain valjastaa
inhimillisten tavoitteiden eteen. Esimerkiksi mittaamalla työn eri puolia helpoilla teknisillä
menetelmillä, ymmärrämme paremmin, miten kehittää työtä niin, että kaikki viihtyvät ja
ovat tuloksellisimmillaan. Kun nämä yhdistetään osallisuuteen ja tavoitteelliseen kulttuurin
sekä toimintatapojen kehittämiseen, tuloksena on työtä, jossa jää aikaa myös mietiskellä:
sekä vaikuttaa monipuolisesti että hahmottaa kokonaisuuksia.
Eli Avaran sisäisen viestinnän palvelut
5. 5Avaran palvelut / Sisäinen viestintä
Harava
Työyhteisön ongelmien ja mahdollisuuksien etsiminen
Harava-palvelun tarkoitus on, että saatte esille asiat, jotka lisäävät motivaatiota, siten
tekevät työpaikastanne viihtyisämmän kaikille ja samalla työstä entistä sujuvampaa.
Palvelu rakentuu motivaatiotutkimuksen varaan. Eri tutkimusten mukaan motivaatioon
vaikuttaa kutakuinkin neljä tekijää. Lähtökohta on toimivat työkalut ja prosessit. Niiden
takkuaminen vaikuttaa epämotivoiden, vaikka niiden toiminta sinänsä ei vielä kummoisesti
motivoi. Lisäksi vaikuttavat palkkiot. Palkkioita on rahallisen lisäksi henkilökohtaiset ja
yhteisölliset: haluamme kehittyä ja kuulua yhteisöön. Useissa tutkimuksissa keskeiseksi
motivaatiotekijäksi edellä mainittujen lisäksi tai sijaan nousee tarkoitus: pidämmekö omaa
ja yhteisömme työtä tarkoituksenmukaisena.
Harava-palvelussa kartoitetaan näitä motivaatiotekijöitä. Luottamuksellisesti
ulkopuoliselle annettu tieto on tehokas tapa saada esille signaaleita työyhteisönne tilasta.
Näitä voidaan käyttää hyödyksi työvälineiden, prosessien ja palkkioiden kehittämiseksi.
Kun koko työ tehdään huolella ja hyvässä vuoropuhelussa meidän ja teidän välillä, tuloksena
on kasvava motivaatio koko työyhteisössänne.
Palvelun kulku:
1) Kartoitus. Tarkennetaan yhdessä Haravan tavoitteet.
2) Suunnittelu. Sovitaan, miten etsimme tietoa.
3) Mittaaminen. Mittaamme ongelmia ja mahdollisuuksia kyselyillä ja sovittaessa
haastatteluilla. Käsittelemme kaikkea tietoa ehdottoman luottamuksellisesti.
4) Raportointi. Teemme raportin kaikesta oppimastamme, sisältäen lähdeaineistot,
luottamuksellisuutta ja anonymiteettia kunnioittaen. Tuomme esille samalla
kehitysehdotuksia nudge-ajattelua hyödyntäen.
Nudge
Nudge on käsite, jota on hieman vaikeaa kääntää suomen kielelle. Esimerkiksi
tönäisy kuulostaa vähän töykeältä. Nudge, kuten se ymmärretään vaikkapa Iso-
Britannian hallituksen “nudge-yksikössä”, tarkoittaa pienten vinkkien tai innottajien
antamista ihmisille niin, että heidän toimintansa muuttuu kaikkien kannalta
hyödyllisemmäksi.
6. 6Avaran palvelut / Sisäinen viestintä
Ratio
Vastauksia perimmäiseen kysymykseen - miksi me tätä työtä teemme?
Myös tämä palvelu rakentuu motivaatiotutkimuksen varaan. Keskeiseksi
motivaatiotekijäksi tutkimuksissa nousee tarkoitus: pidämmekö omaa ja yhteisömme työtä
tarkoituksenmukaisena. Hyvä katsaus miksi-kysymyksen merkityksellisyyteen
työmotivaatiossa löytyy esimerkiksi Simon Sinekin Start with why -ajattelusta. Kokemus
työn merkityksellisyydestä tulee niin julkisuudessa kuin tutkimuksessakin yhä uudelleen
esille, vaikkapa Amabile&Kramerin onnellisuustutkimuksessa tai Työterveyslaitoksen työn
imua kuvaavasta tutkimuksesta.
Koska jokaisella on oikeus merkitykselliseen työhön, merkityksellisyys pitää voida löytää,
nimetä ja käsitellä. Lisäksi: tutkimukset kertovat, että juuri merkityksellisyyden kokemus
johtaa tuloksellisuuteen.
Palvelun kulku (esimerkki):
1) Kartoitus. Avara tutustuu organisaatioonne: mitä teette, miten ja miksi.
2) Kysely. Lyhyellä kyselyllä otamme tuntumaa siihen, mistä katsotte merkityksen ja
merkityksettömyyden muodostuvan. Käsittelemme kaikkea tietoa ehdottoman
luottamuksellisesti.
3) Työpajat I-III. Puolentoistatunnin työpajassa käydään ensin läpi yhteiskuntamme
muutos: mihin olemme menossa työelämässä, taloudessa ja yleisessä
yhteiskunnallisessa kehityksessä. Tähän peilataan merkityksellisyyttä yleisesti
tutkimustiedon ja kyselyn perusteella siten, ettei kenenkään omat vastaukset paljastu.
Sen jälkeen jokainen pääsee hahmottamaan omaa suhdettaan merkityksen tuomaan
motivaatioon. Apuna on merkityskartta, joka tarkoittaa käsitteellisiä kehikoita ja
apuvälineitä oman työn merkityksellisyyden etsintään. Kartta on tarkoitettu itselle
avuksi, eikä sitä tarvitse jakaa muiden kanssa ellei tahdo. Työpaja voidaan toistaa kaksi
tai kolme kertaa, jos näin sovitaan. Näin aikatauluja on helpompaa sovittaa yhteen:
jokainen pääsee osallistumaan johonkin työpajaan, ja halukkaat voivat kerrata.
4) Loppuraportti. Osallistujilla on mahdollisuus tallentaa merkityskarttansa nimettöminä
loppuraporttia varten. Koostamme näistä merkityskartoista, kyselytiedoista sekä
työpajojen keskusteluista saatujen tietojen perusteella tiiviin raportin organisaation
johdolle, joka voi sen jakaa soveltuvin osin tai kokonaan. Raportissa käsitellään:
- työyhteisön motivaation tilaa
- merkityksellisyyden ja merkityksettömyyden lähteitä
- hiljaisia signaaleja visioista, toiveista, suunnista työyhteisöllenne
7. 7Avaran palvelut / Sisäinen viestintä
Sisäinen hanke
Hankkeen, kuten muutostilanteen viestinnän suunnittelu ja toteutus
Suomalainen työelämä on kansainvälisessä verrannossa onnellista. Mutta yksi haaste meillä
on: työyhteisöjen muutostilanteet stressaavat. Useat työn psyykkisiä ja sosiaalisia tekijöitä
selvittävät tutkimukset osoittavat, että muutostilanteet aiheuttavat merkittävästi huolta
työpaikoilla. Niillä on selvä yhteys esimerkiksi stressiin ja työuupumukseen. Tässä mielessä
työpaikoilla on paljon kehitettävää. Tilastokeskuksen työolotutkimuksen mukaan
esimerkiksi ylemmistä toimihenkilöistä vain 44 % saa muutoksista tietoa
suunnitteluvaiheessa. Oireina heikosta tiedonkulusta on, että ihmiset väsyvät,
stressaantuvat ja heidän motivaationsa laskee.
Siksi huomion kiinnittäminen sisäisen hankkeen viestintään on tärkeää. Hyvä viestintä
muutostilanteessa voi parhaimmillaan innostaa kaikkia tavoittelemaan yhdessä jotain
uutta.
Palvelun kulku:
1. Kartoitus. Käymme hankkeen avainkohdat läpi kanssanne, jotta ymmärrämme mitä
olette tavoittelemassa ja tekemässä.
2. Mittaaminen. Mittaamme työyhteisönne suhtautumista hankkeeseen: millaisia huolia
ja toiveita siihen liittyy, miten se yleisesti ottaen nähdään yhteisössänne. Mitkä ovat
herkkyysryhmiä, joihin hanke erityisesti liittyy; miten eri tavoilla eri ihmiset haluavat
tietää ja vaikuttaa.
3. Suunnittelu. Teemme suunnitelman mittaustuloksiin perustuen siitä, miten hankkeessa
on syytä viestiä sisäisesti. Kanavia ja keinoja on lukuisia sisäisistä uutiskirjeistä
henkilöstön kyselytunteihin tai verkkokokouksiin: keskeistä on, että ne valitaan
vastaamaan tavoitteitanne sekä yhteisönne huolia ja toiveita, ja että sisältö niissä on
selkeää ja vastaa työyhteisönne tiedon tarvetta.
4. Toteutus. Autamme suunnitelman mukaisessa viestinnän toteutuksessa kanssanne.
5. Seuraaminen. Seuraamme tarvittaessa mitaten suunnitelman edistymistä.
8. 8Avaran palvelut / Sisäinen viestintä
Kaizen
Työyhteisön kehittäminen yhteisön antamien palautteiden varassa
Nykyisin työelämässä alaa valtaa vallankumouksellinen kehitysajattelu: on tehokasta ja
hienoa rätkäyttää asiat kerralla kuntoon. Tämä organisaatiokulttuuri saattaa juontaa
juurensa teknologian kehittymiseen, start-up-kulttuurin - jossa pienet yritykset voivat
nopeasti tehdä valtavan vaikutuksen ympäristöönsä - kasvamiseen, yhteiskunnan yleiseen
ilmapiiriin. Ja se on hienoa! Kunnon vallankumous silloin tällöin tuulettaa ilmaa ja voi
synnyttää paljon uutta arvoa.
Tämä kulttuuri ei kuitenkaan ole ainoa mahdollinen. Erityisesti muutama vuosikymmen
sitten Euroopassa ja Yhdysvalloissa ihannoitiin japanilaista liiketoimintakulttuuria.
Japanissa oli kehitetty kaizen-periaate, joka voidaan tiivistää vähittäiseksi, alituiseksi,
ihmiset edellä tehtäväksi kehittämiseksi.
Tällaiselle rauhalliselle, vähittäiselle kehittämiselle on edelleen tarvetta myös työelämässä.
Se ei tarkoita, että ripeät ja räväkät innovaatiot ovat turhia. Nämä eivät sulje toisiaan pois,
vaan parhaiten tukevat toisiaan.
Haluamme auttaa teitä hakemaan signaaleita, joiden varassa voitte kehittää työyhteisönne
toimintaa, tehokkuutta ja viihtyvyyttä vähä vähältä mutta aktiivisesti.
Kaizen
Kaizenin voisi kai kääntää vaikka jatkuvaksi kehittämiseksi. Kaizenissa
keskeistä on jatkuva valppaus sellaisten tekijöiden suhteen, joita voidaan
kehittää, joiden varassa koko tekemistä voidaan parantaa. Se on siis
aktiivista kehittämistä. Kaizenin kolmena peruspilarina pidetään 1)
yrityksen tai yhteisön henkilöstön asemaa keskeisenä vahvuutena, 2) sitä,
että tekemistä tulee kehittää alituisesti, vähä vähältä, 3) tekemisen
mittaamista, jotta tiedetään mahdollisimman objektiivisesti miten se
kehittyy ja miten sitä voidaan edelleen kehittää.
9. 9Avaran palvelut / Sisäinen viestintä
Kaizen
Palvelun kulku:
1) Kartoitus. Käymme palvelun läpi koko työyhteisön tai organisaationne toivoman ryhmän
kanssa. Tavoitteena tässä on, että olemme “samalla kartalla” yhteisön kanssa
kehittämisen suhteen: ymmärrämme kulttuurianne, haasteitanne, mahdollisuuksianne.
2) Mittaaminen. Mittaamme työyhteisönne lähtötilanteen työkalujen, prosessien,
palkkioiden ja tarkoituksen kokemisen suhteen.
3) Tavoitteiden asettaminen. Laadimme kanssanne sopivat tavoitteet siitä, mitä aletaan
kehittää. Lähtökohtana voi olla työkalujen, prosessien, palkkioiden ja tarkoituksen
kehittäminen. Tavoitteet voidaan sitoa tiettyjen mittaustulosten saavuttamiseen.
4) Suunnittelu. Laadimme kehityslomakkeen joka soveltuu tavoitteeseen. Tärkeää tässä
on, että sekä myönteiset että kielteiset puolet saavat huomiota. Lomake itsessään ei
voi olla viesti siitä, että kaikki on työyhteisössä päin mäntyä, koska näin tuskin on :-)
5) Mittaaminen. Lähetämme henkilöstölle lomakkeet. Lomakkeessa on aina selitys siitä,
miten kyselyllä on tarkoitus kehittää koko työyhteisöä. Vastaukset ovat anonyymeja,
ja käsittelemme tietoa luottamuksellisesti.
6) Raportointi. Teemme kerran kuukaudessa raportin vastauksista ja lähetämme sovitulle
taholle organisaatiossanne. Raportti voidaan sitten soveltuvin osin lähettää eteenpäin:
osallisuuden takia olisi hyvä, että se menee ainakin osin koko henkilöstölle. Raportin
sisältö on:
● Yhteenveto vastauksista.
● Suosituksia: miten ongelmiin voidaan puuttua? Miten vahvuuksia voidaan hyödyntää?
Suositukset ovat ideoita ja työkaluja esimerkiksi tiedonkulun parantamiseksi.
● Kooste kaikista vastauksista.
7) Toteutus. Tarvittaessa autamme em. toimenpiteiden toteutuksessa, jotta saatte
varmasti täyden ja parhaan hyödyn työyhteisön kehittämisestä ja koette konkreettista
edistystä.
8) Seuranta. Seuraavan kuukauden aikana aloitamme taas kohdasta 3.
10. 10Avaran palvelut / Ulkoinen viestintä
Eräässä viestintäkoulutuksessa pohdiskeltiin eri kanavien käyttöä, tiedotteen
kirjoittamisen tyylejä, sitä, kenelle tiedotteet tulisi lähettää ja mihin kellonaikaan.
Kiinnostavia juttuja siis. Mutta kuinka pitkälle viestintää voidaan kehittää viestinnän
tekniikan varassa? Vain vähän. Eräs vanhempi viestinnän parissa työskentelevä kollega
vetikin lopulta yhteen omaa kokemustaan näin: “täytyy tehdä kiinnostavia juttuja”. Hieno
sääntö.
Riittävän kiinnostava juttu menee etusivuille vaikka toimittajalle ojennetun ruutupaperin
kautta. Siksi aloitamme viestinnän aina kysymyksestä: miten löytää kiinnostavia juttuja?
Tästä on helppoa tarkentaa: kuka, missä, milloin, mitä, miksi, miten.
Miten näkyisimme paremmin?
Eli Avaran ulkoisen viestinnän palvelut
11. 11Avaran palvelut / Ulkoinen viestintä
Suunnittelu
Viestinnän kehittämis- ja toteutussuunnitelman laatiminen
Viestinnän suunnittelu lähtee harmillisen usein kysymyksestä: mitä me haluamme kertoa.
Tätä tärkeämpää on hahmottaa, mitä ihmiset ympärillämme haluavat kuulla. Ne ovat niitä
kiinnostavia juttuja. Mutta miten näitä voidaan löytää systemaattisesti? Mitkä ovat
raikkaita ja tehokkaita tapoja ilmaista niitä? Tässä me haluamme ja osaamme auttaa.
Palvelun kulku:
1) Kartoitus. Kartoitamme kanssanne suunnittelunne lähtökohdat, tavoitteenne ja
tarpeenne.
2) Mittaaminen. Sovittaessa mittaamme, miten yhteisönne nähdään julkisuudessa, miten
näette itsenne, miten teemanne nähdään, tms. suunnittelua tukevaa.
3) Suunnittelu. Teemme vuoropuhelussa kanssanne esityksen viestintänne
kokonaissuunnitelmasta. Se voi sisältää ainakin seuraavia elementtejä: tavoitteenne ja
pääviestinne kiteytyksen, hahmotuksen viestintää tukevasta tarvittavasta
tutkimustyöstä, kohderyhmämääritykset, kanavaehdotukset, roolien selkeytyksen,
osaamisen kartoituksen, viestinnän budjetin hahmotuksen sekä aikataulun.
4) Seuranta. Seuraamme kanssanne suunnitelman toteutumista. Seurannalle voidaan
asettaa tarvittaessa mittarit vaikuttavuuden selkeyttämiseksi.
Hyvä suunnittelu ottaa lähtökohtaisesti nämä elementit huomioon:
tavoite
viesti
prioriteetti
kanava
sidosryhmä
vastuu
tuki
b u d j e t t i
mittarit
a i k a t a u l u
Seurantaja
jatkotoimet
12. 12Avaran palvelut / Ulkoinen viestintä
Ulkoinen hanke
Hankkeeseen, kuten kampaanjaan tai lanseeraukseen liittyvän viestinnän suunnittelu ja
toteutus.
Professori Dan Ariely suoritti ryhmineen kokeen, jossa koehenkilöitä pyydettiin tekemään
ensimmäistä kertaa elämässään origameja - siis esimerkiksi paperista taiteltuja sammakoita
tai ankkoja. Origamit annettiin arvioitaviksi kahdelle ryhmälle: askartelijoille itselleen sekä
täysin ulkopuolisille. Heitä pyydettiin arvioimaan origamien hinta. Lähes poikkeuksetta
askartelijat arvioivat ulkopuolisia korkeammaksi hinnan, jonka he maksaisivat origamista.
Lisäksi, heidän arvionsa hinnasta, jonka muut kuin he itse olisivat maksamaan, oli lähes
aina huomattavasti korkeampi kuin ulkopuolisilla.
Koe toi ilmi askartelua yleismaailmallisemman ilmiön. Kun organisaatio ryhtyy
hankkeeseen, sillä on tietoa siitä, mitä se haluaa tehdä. Se saa junan liikkeelle: on tietoa,
mihin mennään, millä vauhdilla, miksi. Mutta miltä se näyttää ja tuntuu ulkoa - tähän on
usein hyödyllistä hakea näkemystä ulkopuolelta. Omassa työssä nähdään helposti
yksityiskohtia ja koetaan tunnesidettä, joka ulkopuolisille on mahdotonta.
Avarassa yksi etumme on, että olemme oppineet hyppäämään kaikenlaisiin juniin, vauhdista
riippumatta. Näistä syistä tuomme mieluusti hankkeisiinne uusia silmiä, tuoreita ideoita -
sekä myös reippaasti toteuttavia käsiä.
Palvelun kulku:
1) Kartoitus. Kartoitamme kanssanne hankkeen lähtökohdat, tavoitteenne ja tarpeenne.
2) Mittaaminen. Mittaamme hankkeen suunnittelulle ja mallikkaalle toteutukselle
olennaiset tekijät.
3) Suunnittelu. Teemme teitä kuunnellen ja vuoropuhelussa esityksen hankkeen
viestintäsuunnitelmasta.
4) Toteutus. Toteutamme suunnitelman.
5) Seuranta. Seuraamme kanssanne viestinnän vaikuttavuutta, tarvittaessa asetettujen
mittareiden avulla.
13. 13Avaran palvelut / Ulkoinen viestintä
Viestinnän täyspalvelu
Silloin tällöin työyhteisönne voi tarvita lyhyeksi ajaksi täydennystä viestintäänne -
esimerkiksi erityisen työllistävän hankkeen tai onnellisen perhetilanteen takia.
Keskustelemme mieluusti mahdollisuudesta pulahtaa mukaan täydentämään viestintäänne,
lyhyelläkin varoitusajalla.
Millaisella viestintänäkemyksellä uiskentelemme joukkoonne? Mietimme hieman, pitäisikö
meidän avata tässä esitteessä myös teoreettista näkemystämme viestintään. Ajattelimme,
että olette kuitenkin käytännön tekijöitä, joten piirsimme teille vain tämän hienon kalan.
Toivomme sen myötä, että mitä tahansa tarpeita teillä onkaan työnne tekemiseksi
paremmaksi ja näkyvämmäksi, voimme olla yhteydessä ja tarttua yhdessä toimeen.
Viestijä
tun
ne
tie
to
k arism
a
kokemus
t e k s t i
merkitys
merkki
kanava
h
ä
l
y
näkökulma
p a l a u t e
kiinnostavuus
samaistuttavuus
innostavuus
huomio
kiinnostus
tahto
to
iminta
14. 14
”Sopiiko että tämä olisi punainen
ralliauto?” Yhdessä vaiheessa
vanhemmuutta hätkähdin miettimään: jaa, onkohan
tosiaan mitään syytä, miksi se ei sopisi? Kausi aiheutui
uudesta taidosta, jonka lapseni oli juuri oppinut ilmeisesti
leikkiesseen päiväkodissa toisten lasten kanssa. Hän suhtautui
siihen hyvin säntillisesti: jotta leikit sujuisivat, on hyvä aina kysyä,
sopivatko järjestelyt kaikille.
Vaikka muutaman ensimmäisen vuoden aikana lapset eivät osaa leikkiä
keskenään, he ovat kiinnostuneita toisistaan. He puuhailevat samassa tilassa ja
yleensä haluavat samoja leluja. Usein tästä koituu murheita. Ne ovat kuitenkin
pieni hinta hyvin hyödyllisestä kyvystä. Oppiakseen tekemään yhdessä, lasten
pitää kiinnittää huomio samaan asiaan. Murheet muuttuvat iloiksi, kun huomion
kohteesta opitaan myös keskustelemaan yhteisillä sanoilla: tavoitteet ja
kokemukset voidaan silloin jakaa. On paljon kivempaa leikkiä, kun leikki ei ole
kenenkään tuputtama. Tästä oivalluksesta koituu mainio ”sopiiko että…” -kausi.
Vuorovaikutus perustuu siihen, että olemme kiinnostuneita samoista asioista.
Se unohtuu meillä aikuisilla liian usein. Harmillisen monesti politiikassa ja
yhteiskunnallisessa keskustelussa puhutaan ohi ja päälle. Yhtä
harmillisesti liikemaailmassa ja kaupallisessa viestinnässä tuputetaan
eikä kuunnella, mitä toinen osapuoli oikeastaan kaipaa. Ehkä
meidän aikuisten viestintä menisikin harppauksen eteenpäin,
jos palaisimme muutaman askeleen kohti niitä hyviä
oppeja, joita lapset oivaltavat.
IN