Заместитель руководителя юридического управления Vi Любовь Брызгалова выступила с презентацией «Как безболезненно перейти на электронный документооборот и подключить к виртуальному обмену своих клиентов» и рассказала об опыте Vi в этом вопросе.

1. Как безболезненно перейти на
электронный документооборот и
подключить к виртуальному
обмену своих клиентов
Любовь Брызгалова
Заместитель руководителя
юридического управления Vi

2. Бизнес Vi охватывает
порядка 160 городов
России, Белоруссии и Казахстана
Vi — медиаоператор рекламного рынка
Продажи. Полный сервис

3. Vi — медиаоператор рекламного рынка
Продажи. Полный сервис
Vi размещает рекламу на лидирующих
телеканалах и радиостанциях, интернет-ресурсах,
в кинотеатрах, сетях digital indoor в торговых
центрах, супермаркетах и аэропортах

4. etc. etc. etc. etc. etc.
Vi — медиаоператор рекламного рынка
Продажи. Полный сервис
ТВ Радио Интернет Digital Indoor Кинотеатры

5. Этапы внедрения ЭДО в Vi
изучено действующее законодательство и международный
опыт использования электронного документооборота
выбран специализированный оператор связи и
удостоверяющий центр
реализовано технологическое решение для обслуживания
электронных документов с ЭП

6. Этапы внедрения ЭДО в Vi
Переговоры
с Контрагентами
о переходе н ЭП

7. Страхи

8. Сложно менять
устоявшиеся годами
процессы
Потеря времени на
организацию нового
процесса
Затраты на
приобретение новых
систем
Страхи
Можно ли получать
счета-фактуры в
срок?

9. Удаленная система
размещения рекламы (ViMB)
Обмен данными с другими
информационными системами:
финансовой, системой
документооборота, прочими открытыми
системами
Автоматизация продаж
рекламы на ТВ
(федеральное,
региональное), радио, Indoor
Объединение всех
участников процесса в
едином программном
пространстве

10. Удаленная система
размещения рекламы (ViMB)

11. Адаптация системы размещения
ViMB
автоматизированная
система размещения
Рекламные
агентства

12. Адаптация системы размещения
Медийная часть

13. Адаптация системы размещения
Юридическая часть
Доступ РА в Юридическую часть ViMB

14. Адаптация системы размещения
— Выявление потребностей РА (количества срезов, по которым
распределяется Визирование/Подписание документов)
— Система предварительного визирования документов
— Присвоение Ролей («Визирующий» и «Подписант»)
— Создание Графа визирования (доработка системы прав для работы с
ЭДО)

15. Адаптация системы размещения
Доработан функционал

16. Технологическое решение позволяет Vi и нашим контрагентам:
- отслеживать жизненный цикл документов на каждом этапе
- производить процедуру визирования (в ViMB для каждого клиента
существует возможность настройки своего уникального графа
визирования и жизненного цикла документа)
- подписывать документы нажатием всего лишь одной кнопки (в том
числе и массово)
- осуществлять быстрый поиск и выгрузку документов для
предоставления их в налоговые органы по запросу
- хранить документы в электронном архиве
Адаптация системы размещения
Доработан функционал

17. Удостоверяющий
центр
ViMB
автоматизированная
система размещения
Рекламодатель,
рекламное агентство
ViMB
автоматизированная
система размещения
Интеграция ViMB с «Такском»

18. Интеграция ViMB с «Такском»

19. Интеграция ViMB с «Такском»

20. Vi предложила Рекламным Агентствам :
- оптимальный и наиболее безболезненный вариант перехода, в том
числе и с учетом внутренних процессов
- единую технологическую платформу для обслуживания документов
посредством ЭП
- Минимальные расходы на ЭП (оплата 90% документов за счет Vi)
- Сокращение времени на изготовление и обработку документов
- Более раннее предоставление отчетных документов контрагентам
Интеграция ViMB с «Такском»

21. Сейчас 19 Рекламных агентств работают с нами в системе
ЭДО
Все участники работают в одной технологической платформе:
осуществляют размещение рекламных кампаний,
выставляют и подписывают документы
Vi первой на рекламном рынке ввела электронную подпись
Результат

22. Дополнительные опции
— При распечатывании документа, подписанного электронной
подписью, на бумажной версии появляется штамп ЭП

23. Дополнительные опции
— Рассылка электронных сообщений в Рекламные агентства о
необходимости завизировать или подписать документ
Документы ожидают вашего ВИЗИРОВАНИЯ
Документы ожидают вашего ПОДПИСАНИЯ

24. Какие типы документов с клиентами
в Vi подписываются электронной подписью?
Соглашение
об ЭДО
бумажный
ДОГОВОР
бумажный
Приложение
электронный
Акт + график
размещения
электронный
Счет-фактура
электронный
Счет
электронный
УПД
бумажный
График
подтвержденных
выходов рекламы
электронный
Гарантийное
письмо
электронный

25. Ограничения по внедрению ЭДО
• Законодательство мало учитывает особенности агентской
схемы
• Законодательное ограничение срока выставления счета-
фактуры 5 днями
• Отсутствие электронного формата УПД

26. Какие перспективы
развития ЭДО в Vi?
- Переход на ЭДО в регионах
- Перевод на ЭДО размещение рекламы в
интернете
- Идея создания межоператорского портала
для сотрудничества с разными операторами

27. Спасибо за внимание!
www.vi.ru
pr@vi.ru