Презентация об организации мероприятий для выступления в Президентской академии госслужбы (бывшая СЗАГС) в Санкт-Петербурге.

1. Event-management.
С самого начала.
Спикер: Вероника Сысуева.

2. Вероника Сысуева:
✔ Генеральный директор Zebra Company;
✔ бизнес-консультант тренингового
агентства «Мастер-класс»;
✔ спикер Всероссийского форума массовых
коммуникаций Fusion (г.Санкт-Петербург);
✔ спикер Межрегионального
образовательного форума «Молгород»
(г.Чебоксары);
✔ модератор и эксперт ряда конференций;
✔ преподаватель Санкт-Петербургского
государственного университет (СПбГУ) и
Института внешнеэкономических связей,
экономики и права (ИВЭСЭП);
✔ и др.

3. Опыт в цифрах:
● подготовлено около 100 официальных и праздничных
мероприятий;
● разработано более 20 PR-программ для коммерческих
структур;
● организовано 32 концерта звезд эстрады;
● реализовано 12 авторских проектов, 3 из которых стали
ежегодными;
● бюджеты проектов от 7000 руб. до 70000$;
● общее количество зрителей и участников – 29 тыс. человек.

4. Концепция мероприятия
Идея мероприятия: ЧТО и КАК вы делаете?
Придумайте фишки, яркую реализацию.
Цель мероприятия: ЗАЧЕМ вы это делаете?
Всегда одна и четко измерима.
Задачи мероприятия: ЧТО надо сделать, чтобы добиться
цели?
Всегда несколько, каждая измерима (критерий достижимости).
Выполнение задач = достижение цели.
Основная целевая аудитория: для кого мероприятие?
Учитывайте пол, возраст, географию, образование, места сбора,
источники получения информации, интересы.
Все зафиксировать письменно!

5. Возможные формы мероприятия:
Коммерческие Некоммерческие Корпоративные
концерт благотворительный юбилей
фестиваль
показ модной одежды выставка Новый год
вечеринка сбор средств День открытых дверей
презентация праздник в детском презентация
доме
спортивный турнир дегустация семинар
тренинг флешмоб выезд на природу
и др. и др. и др.

6. Бюджет мероприятия
Бюджет мероприятия — смета ваших расходов на подготовку,
включая постоянные и переменные статьи.
Постоянные статьи Переменные статьи
Аренда помещения Организация питания (кейтеринг)
Аренда света и звука Печать раздаточного материала
Фотограф, видео-съемка Аренда гостиницы
Аренда украшений Печать приглашений
Гонорары вип-гостей Дегустационный материал
Питание и проживание вип-гостей Организация трансфера
Трансфер вип-гостей Аренда спорт. инвентаря
Любая реклама - печать афиш, Изготовление отличительной
флаеров, баннеров, SMM символики
Охрана Подарки участникам
Прокат костюмов для артистов Изготовление сувениров
и др. и др.

7. Формула безубыточности
ФР : (СУ — ПР) = кол-во человек
ФР — фиксированные расходы
СУ — стоимость участия (билет, взнос)
ПР — переменные расходы
Пример:
Аренда зала для семинара 30 тыс, гонорар тренера — 70 тыс.
Организация питания участника семинара 5 тыс. и мы ожидаем
20 человек. Сколько минимум должен быть взнос за обучение на
1 человека, чтобы семинар «вышел в 0»?
100 000 : (? — 5 000) = 20 человек
Внимание: формула не учитывает спонсорских средств.

8. Откуда идут деньги?
●
Размещение рекламы на мероприятии (спонсоры)
●
Частные пожертвования (например, сбор средств)
●
Меценатство
●
Продажа билетов
●
Работа алкогольного бара на мероприятии
●
Продажа фаст-фуда, сладкой ваты, попкорна и др.
●
Продажа сувениров на мероприятии (с символикой или
автографами)
●
Платная фотография в интересном оформлении
●
Сдача в аренду инвентаря (спортивный и др.)

9. Спонсорство и меценатство
Спонсор — компания или частное лицо (реже),
которые дают вам денежные средства в обмен на
организованную рекламную компанию.
Меценат — компания или частное лицо, которые
дают вам денежные средства, не требуя ничего
взамен, из личных благих побуждений и желания
помочь. Обычно не работают с коммерческими
мероприятиями.

10. Виды спонсоров
Бартерные спонсоры.
Денежные спонсоры. Предоставляют свои
Дают деньги в обмен на услуги бесплатно в обмен
рекламу. Обычно работают на рекламу (типография,
по договору оказания гостиницы, авиакомпании,
рекламных услуг. площадки). Могут
работать как по договору,
Информационные спонсоры.
так и без него.
Оказывают информационную и
рекламную поддержку (СМИ,
тематические сайты, службы
рассылок, рекламные агентства).
Часто работают без договора,
предоставляют подтвержденный
печатями медиа-план.

11. Порядок работы с денежными спонсорами:
1. Рассылка писем-заявок.
2. Назначение личных встреч.
3. Подписание договоров, выставление счетов.
4. Перечисление денежных средств (возможно
частями).
5. Организация рекламной кампании.
6. Предоставление пригласительных на
мероприятие.
7. Формирование отчета после мероприятия.
8. Подписание акта выполнения работ.
9. Изготовление благодарственного спонсору.

12. Порядок работы с информ. спонсорами:
1. Рассылка писем-заявок.
2. Назначение личных встреч.
3. Подписание договоров (?) и медиа-планов.
4. Размещение вашей рекламы.
5. Ваше размещение логотипов в рекламной
кампании мероприятия (одновременно с п.4).
6. Предоставление пригласительных на
мероприятие.
7. Формирование отчета после мероприятия.
8. Изготовление благодарственного
информационному спонсору.

13. Как выбрать потенциального спонсора?
Аудитория мероприятия Аудитория спонсора
Целевые
аудитории совпадают

14. Порядок работы с VIP-гостем:
1. Определение концепции и даты мероприятия.
2. Выбор VIP-гостя (спикер, шоу-звезда, топ-ведущий).
3. Поиск контактов на официальном сайте или в базах.
4. Проверка свободного времени в датах (на сайте).
5. Запрос гонорара и райдеров (технический и бытовой).
6. Отправка предоплаты гонорара.
7. Подтверждение гостем брони даты.
8. Перед мероприятием или сразу после — передача второй части
гонорара.
Внимание:
Перелет
Проживание
Не входят в гонорар, если не указано отдельно.
Питание
Являются вашими расходами.
Звук.аппаратура

15. Как подготовить концерт без бюджета:
1. Определение концепции и даты мероприятия.
2. Выбор группы, запрос гонорара/райдеров — за 3 месяца до
мероприятия.
3. Поиск спонсоров (денежных и информационных).
4. С первых же денег - внесение предоплаты и бронь даты.
5. Начало рекламной кампании и продаж билетов.
6. Поиск остальных спонсоров (одновременно с п.5), площадки и
др.
7. Полномасштабная рекламная и промо-кампания, много точек
продаж билетов.
8. Оплата второй части гонорара.
9. Покупка билетов.
10. Концерт (выполнить райдеры).
11.Отчеты спонсорам.

16. Юридические особенности:
1. Очень желательно наличие у вас юридического
лица (ООО и др.) или ИП. Либо ищите у знакомых.
2. По закону вы должны заплатить налоги с продаж
билетов.
3. Налоги со спонсорских средств, проходящих по
банковским счетам, заплатить придется.
4. 95% денежных спонсоров заключают договора.
5. Административная и уголовная ответственность.

17. Дистанционный курс «Event-management»
✔ 4 недели,
✔ 8 онлайн-встреч,
✔ 30 реальных кейсов,
✔ опыт 7 лет организации событий,
✔ образцы спонсорских писем и
особенности работы.
Уже сейчас заявки 14 участников, 2
компании, 35 заявок на бюджет.
WWW.ZEBRACOMPANY.RU
(раздел Дистанционное
обучение)

18. Контакты:
Вероника Сысуева
+7 964 36 96 200
www.zebracompany.ru
Ник: zebra_ya