O documento discute como ter sucesso na implementação de BPM, abordando 3 tópicos principais: 1) Os principais erros cometidos por empresas ao automatizar processos, como não mudar a cultura dos usuários ou não definir donos para os processos. 2) Quando o BPM agrega valor, especialmente para processos entre departamentos ou que satisfaçam clientes. 3) Como gerar retorno sobre investimento com BPM através de ganhos tangíveis como redução de custos e ganhos intangíveis como melhor clima organizacional.
2. — 2017
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Como ter sucesso na
implementação de BPM
O tema gestão de processos está na moda.
Mas será que todas as empresas estão
preparadas para colocar o BPM em prática?
Architecture and Presales fluig
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AGENDA
1. Definições iniciais
2. Os principais erros das corporações quando o assunto é automatização
3. Quando o BPM realmente agrega valor ao negócio?
4. Como gerar ROI com BPM?
5. Case Swiss Re
LEANDRO CAZZOLATO
Certified:ITIL, ECMp practitioner, TOTVS
ECM, AIIM Professional, FLUIG,
Membership ABPMP
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BPM
GESTÃO
• BPM é uma disciplina gerencial que presume que os objetivos organizacionais
podem ser alcançados com mais êxito por meio do gerenciamento de
processos. Compreende um corpo de conhecimento composto por princípios e
melhores práticas para orientar uma organização, e não uma metodologia
prescrita ou um kit de ferramentas
Ref: ABPMP / CBOK / Maurício Bitencourt, CBPP
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BPMS
TECNOLOGIA
• BPMS (BPM Suite) são sistemas/softwares que auxiliam mapear, automatizar e
monitorar o desempenho de BPM
o Exemplo:
• Plataforma fluig
• BPMN 2.0
Ref: ABPMP / CBOK / Maurício Bitencourt, CBPP
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BPMN, DMN
TÉCNICAS
• BPMN (Business Process Model and Notation) é uma notação e modelo para
representar processos em formato padrão e intercambiável
• DMN (Decision Model and Notation) é uma notação e modelo para
gerenciamento de decisões e regras de negócio, facilmente compreensível
para representar modelos de decisão e integrar a processos automatizados.
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Principais erros…
Evite perpetuar métodos obsoletos com
tecnologias melhoradas
“A primeira regra de qualquer tecnologia utilizada em um negocio é que a
automação aplicada a uma operação eficiente irá aumentar a eficiência.
A segunda é que a automação aplicada a uma operação ineficiente vai ampliar a
ineficiência”.
Bill Gates
Ref: ABPMP / CBOK / Maurício Bitencourt, CBPP
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Principais erros…
Maturidade do processo
• Desconhecer o processo e as áreas envolvidas
• Não viver a experiência no lugar do cliente
• Burocratizar o processo (“Ser simples”)
• Não definir um dono para o processo
• Automatizar sem mudar a cultura dos usuários
• Não avaliar o desperdício de tempo entre as atividades
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Principais erros…
Exemplo de análise de desperdícios
Registrar
Pedido
Receber
e inspecionar
materiais
Fabricar
módulos
Soldar
Módulos
Pintar Montar e
Inspecionar
Entregar
Não agrega valor (NAV)
Agrega valor (AV)
5 dias 2 dias 1 dias 1 dias 1 dias
5 horas 3 horas 2 horas 3 horas
Lead time = 10 dias
Tempo de valor agregado (AV) = 13 horas
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Principais erros…
Regras de Négocio
• Regras estão escondidas dentro das aplicações – problema de visibilidade
• Necessita de TI e um prazo longo para ser alterada – problema da agilidade
• Pessoas com diferentes interpretações sobre uma mesma regra – problema da
consistência
• Custo de reuniões e discussões para definir a regra
• Boa parte das regras na cabeça das pessoas
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Quando:
Os processos cruzam a estrutura e outras organizações
Compras Financeiro Fornecedor Logística Faturamento
Processos que satisfazem as necessidades e
desejos dos clientes
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Importância de uma arquitetura de processos
Os processos são iguais ao negócio
A experiência do cliente
é igual aos processos
Você não conseguirá
melhorar o que não pode
ver e medir
Processos são iguais
Ao negócio
Imagem em alto nível para
alinhar as pessoas ao
propósito da organização
Ref: ABPMP / CBOK / Maurício Bitencourt, CBPP
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Principal objetivo
Processo Ponta a Ponta ou End to End
Cliente
Do acionamento
de um evento
de uma parte
interessada
externa em
uma ponta
Inicio
Uma série de
decisões e
atividades
Interfuncionais
cruzam a
organização na
horizontal
Para no final
entregar resultados
para partes
interessadas
externas na outra
ponta Cliente
Fim
Do registro do incidente
a solução do cliente
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Ciclo de Vida de Processos
Para manter os processos vivos e saudáveis
Nascem
Evoluem
Degradam-
se
Terminam Processos
Ref: ABPMP / CBOK / Maurício Bitencourt, CBPP
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O que é ROI?
Conceito
• ROI - A taxa de retorno sobre investimento, (Return On Investment).Consiste
pela razão entre o lucro líquido alcançado e o investimento efetuado dentro de
um dado período. É um método de comparação entre possíveis retornos para
um investimento.
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Como gerar ROI com BPM?
Ganhos tangíveis e Intangiveis
• Ganhos tangíveis são os ganhos que podem ser percebidos e medidos de forma
bem objetiva.
• Ganhos intangíveis são ganhos de difícil percepção e passam despercebidos,
porem não deixam de ser importantes.
Ref: ELO Group, 2009
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Como gerar ROI com BPM?
Categorias de Ganho BPM
• Flexibilidade e Inovação
• Clima organizacional
• Compliance
• Excelência operacional
• Satisfação do cliente
• Visibilidade para tomada de desição
Ref: ELO Group, 2009
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Como gerar ROI com BPM?
Categorias de Ganho BPM
• Excelência Operacional
o Tangíveis
• Redução de perdas por falha, espera, transporte, movimentação, processamento, superprodução e
estoque
• Redução de custo com atividades manuais
• Redução de custos com utilização de materiais
• Redução de custos de atividades de suporte e gestão
• Aumento de produtividade
• Redução de custos de treinamento
Ref: ELO Group, 2009
Você não conseguirá
melhorar o que não pode
ver e medir
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Como gerar ROI com BPM?
Categorias de Ganho BPM
• Excelência Operacional
o Intangíveis
• Melhor confiabilidade
• Melhor interface entre as áreas
Ref: ELO Group, 2009
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Como gerar ROI com BPM?
Como calcular o ROI?
• ROI = (Retorno do Investimento – Custo do Investimento) / Custo do Investimento.
• Imagine que você investiu R$10.000,00 em um workflow para automatizar o processo de
vendas da sua empresa, porém hoje o custo operacional sem automatização deste
processo é de R$ R$15.000,00 Mês.
• Com a automatização teremos um ganho de produtividade e reduziremos um
funcionários deixando o processo R$5000,00 mais barato por mês.
• ROI = (5000 * 12 Mêses) – 10000) / 10000 = 5
• Após 1 ano o ROI será de 5 X o investimento R$50.000,00
Ref: ELO Group, 2009
BPM – GESTÂO
Praticas para orientar a organização
Não é um Kit de ferramentas
BPM é um processo de transformação que implica em:
Repensar
Inovar
Mudar paradigmas
Transformar e construir para gerar valor aos clientes
Desenho dos Fluxos
Formulários
Motor de Regras de negocio
Atribuições
Normalmente utiliza da notação BPMN 2.0 que conta com uma serie de elementos que compõem a notação
Padrão xpdl – formato que pode ser utilizado para importar processo entre ferramentas BPMN
Notação BPMN – Padrão que facilita o entendimento do usuário
Conformidade na modelagem
Conformidade na execução do processo
Conformidade da linguagem de execução do processo
Exemplo do que não faz parte do BPMN
Estrutura organizacional
Funções
Modelo de dados
o
DMN
Modelo de
Projetos de melhoria e transformação
Medição e acompanhamento
Mudanças de hábito
Cultura da organização
Tangiveis
Nos ganhos tangíveis podemos medir os ganhos através de indicadores
Os ganhos tangíveis pode ser transformados em ganhos financeiros
Intangiveis
Tangíveis
Nos ganhos tangíveis podemos medir os ganhos através de indicadores
Os ganhos tangíveis pode ser transformados em ganhos financeiros
Intangíveis
Tangíveis
Nos ganhos tangíveis podemos medir os ganhos através de indicadores
Os ganhos tangíveis pode ser transformados em ganhos financeiros
Intangíveis
Tangíveis
Nos ganhos tangíveis podemos medir os ganhos através de indicadores
Os ganhos tangíveis pode ser transformados em ganhos financeiros
Intangíveis
Tangíveis
Nos ganhos tangíveis podemos medir os ganhos através de indicadores
Os ganhos tangíveis pode ser transformados em ganhos financeiros
Intangíveis