Descripción general del ciclo de vida de un proyecto

1. SeminarioTaller
“Elaboración,
Administración y Evaluación
de Proyectos”
Vanessa Caballeros

2. Objetivo
•Adquirir habilidades y conocimientos
básicos necesarios para poder
administrar proyectos de una forma
estructurada, con la finalidad de
aplicarlos en su actividad diaria.

3. Contenido
1. Conceptos básicos de la administración
de proyectos
2.Administración del Alcance delTiempo
3. Administración del costo
4.Administración de la Calidad y de los
RRHH
5. Evaluación de Proyectos

4. 1. Conceptos básicos de la
Administración de proyectos

5. ¿Qué es la administración de Proyectos?
•Combinación de técnicas de estrategias de
negocios
•Despliegue adecuado de las actividades con el fin
de lograr algo
•Alinear actividades para que cada una haga su
tarea y logre su fin
•Tiempo que asegura la alineación de los esfuerzos
individuales a la intención estratégica de la
empresa1

6. Concepto de Administración de proyecto
•La administración de un proyecto, es la
combinación de técnicas estratégicas de negocios,
con un despliegue y alineación adecuada de las
actividades, para que cada una de estas haga su
tarea; con el fin de lograr algo en un tiempo
determinado, para alcanzar el objetivo estratégico
de la organización.

7. •Las organizaciones y los lideres dividen los proyectos en
fases, mismas que se relacionan entre si. El conjunto de
estas fases se conoce como “Ciclo deVida del Proyecto”.
Ciclo deVida de un proyecto

8. •Características
•Definición de fases que conectan el inicio de un
proyecto con su fin.
•LaTransición de una fase a otra (transferencia
técnica)
•Productos entregables
•Riesgos aceptables
•Estandarización
Ciclo deVida de un proyecto

9. Los ciclos de vida del proyecto
generalmente definen:
Qué trabajo técnico se debe realizar en cada
fase.
Cuándo se deben generar los productos
entregables en cada fase y cómo se revisa,
verifica y valida cada producto entregable.
Quién está involucrado en cada fase.
Cómo controlar y aprobar cada fase.

10. Ciclo deVida de un proyecto
L1

11. •La mayoría de los ciclos de vida de los
proyectos, comparten determinadas
características comunes:
•Las fases son secuenciales
•Están definidas por alguna forma de transferencia
de información técnica o componentes técnicos
•El nivel de costo y de personal es bajo al comienzo,
alcanza su nivel máximo en las fases intermedias y
cae cuando el proyecto se aproxima a su fin.

12. Características de las fases del proyecto
•La conclusión y la aprobación de uno o más productos
entregables
•Un producto entregable, es un producto de trabajo
que se puede medir y verificar, por ej.
•Una especificación,
•Un informe del estudio de viabilidad
•Un documento diseñado detallado
•Un prototipo de trabajo

13. •Las fases se pueden sub
dividir en sub fases, en
relación del tamaño,
complejidad, nivel de
riesgo y restricciones del
flujo de caja
•Cada sub fase se relaciona
con uno o más productos
entregables específicos
para el seguimiento y
control
•Las fases normalmente
toman el nombre de estos
productos entregables de
las sub fases, por ej.
•Requisitos
•Diseño
•Construcción
•Prueba

14. •Concluye con una revisión del trabajo logrado y los
productos entregables
•La dirección lleva a cabo una revisión para tomar una
decisión, para poder comenzar con las actividades de
la siguiente fase sin cerrar la fase actual
•Se puede cerrar una fase sin la decisión de iniciar
alguna otra fase. Por ej.
•El proyecto está completo o se considera que el riesgo es
demasiado alto para permitir la continuidad del proyecto

15. Secuencia típica de las fases en un ciclo de vida

16. Fases de Un Proyecto

17. Grupos de proceso y áreas de conocimiento
•Áreas de Conocimiento
Integración
Alcance
Costos
Recursos
Definición del proyecto y las áreas involucradas desde
el plan de administración, la ejecución al cierre
Administración, definición de productos y actividades
y su seguimiento
Presupuesto y su control
Planeación de recursos, desarrollo y administración de
equipos del proyecto

18. Tiempo
Definición de actividades interrelacionadas y
cronogramas
Calidad Planeación, aseguramiento y control de la calidad
Comunicaciones
Definición de la distribución de información del
proyecto
Riesgos Planes y administración
Suministros
Planeación de adquisiciones, contrataciones, mapeo
de proveedores

19. •Grupos de Proceso
• Director del proyecto
• Cliente / usuario
• Organización ejecutante
• Miembros del equipo del proyecto
• Equipo de dirección del proyecto
• Patrocinador
• Influentes

20. Influencia de los interesados a lo largo del tiempo
• El poder que tiene los interesados en el proyecto para influir en las características
finales del producto del proyecto y en el costo final del proyecto, es más alto al
comienzo y decrece gradualmente a media que avanza el proyecto

21. Organización para el proyecto (Estructuras)
Por proyectos
• El personal reporta
directamente al
mando superior
• Control total sobre el
presupuesto,
recursos materiales
• El mando superior
tiene responsabilidad
administrativa sobre
el personal
• Puede disponerse de
un pool de recursos
Matricial
• Reporta al líder del
proyecto y al mando
funcional
• Líder de proyecto de
tiempo completo
• Autoridad y toma de
decisiones
compartida
Funcional
• Varios responsables
• Superior identificado
• Actúan por
especialidad
• Enfoque
fragmentado

22. 2. Administración del Alcance y
delTiempo

23. Origen del proyecto

25. Etapas de la Administración de Proyectos

26. Técnicas y herramientas
INICIO
• Mecanismos de selección de
proyecto
• Definición del proyecto
• Carta del proyecto
• Alcance del proyecto

27. Carta del Proyecto
•Formaliza el inicio del proyecto
•Permite identificar el proyecto por parte de los
involucrados
•Proporciona información general
¿Qué?
¿Quién?
¿Cómo?
¿Por qué?
¿Para qué?
¿Cuándo?

28. 2

29. Técnicas y Herramientas
PLANEACIÓN
• Estructura de Descomposición del
Trabajo
• Tabla de precedencias
• Ruta critica
• Matriz de roles
• Plan del proyecto

30. Procesos de planeación
•Plan de Administración de Proyecto
•Alcance, definición y plan de administración
•Estructura de Descomposición delTrabajo
•Definición de actividades, de hitos o milestones
•Secuencia de actividades
–Diagramas de red, lista de actividades
3

31. Procesos de Planeación
• Estimación de recursos
• Estimación de la duración de actividades
• Desarrollo del cronograma
• Estimado de costos y desarrollo de presupuesto
• Planeación de:
– Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos4

32. Definición de HITOS
• es una tarea de duración cero que simboliza el haber
conseguido un logro importante en el proyecto.
• Los hitos son una forma de conocer el avance del
proyecto sin estar familiarizado con el proyecto y
constituyen un trabajo de duración cero porque
simbolizan un logro, un punto, un momento en el
proyecto.
L2

33. Planeación de administración del Proyecto
• Guía la ejecución y control del proyecto; define referencias para
evaluar el avance y cumplimiento del programa
• Contempla elementos de las áreas de conocimiento, tales como:
–Definición del alcance
–Organización del Proyecto
–Mecanismos y programas de comunicación
–Programa de Proyecto
–Estimados de costos
–Procesos de administración de riesgos
–Procedimientos de control de cambios

34. Estructura de Descomposición delTrabajo
EDT
¡ En partecitas !
Suficientemente pequeñas
que quepan en el plato y lo
suficientemente grandes que
no indigesten.
¿Cómo se come un elefante?

35. ¿Qué es?
• Representación de la jerarquía del proyecto
• Identifica todo el trabajo a realizar
• Es un producto de la definición de alcance
Características
• Organiza y define el alcance total del proyecto
• Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para seguimiento
• Considera las fases del proyecto
Es el fundamento para
• Estimación de costos
• Distribución de roles y funciones
• Planes técnicos
• Lista de productos a entregar
• Informes sobre el avance y análisis de problemas

36. Elaboración
1.Identificar los productos entregables y el trabajo
relacionado
2.Estructurar y organizar la EDT
3.Descomponer los niveles superiores de la EDT en
componentes detallados de nivel inferior
4.Desarrollar y asignar códigos de identificación a los
componentes de la EDT
5.Verificar que el grado de descomposición del trabajo es
necesario y suficiente

37. •Organización de unidades medibles de trabajo requeridos
para desarrollar productos
Componentes mas
importantes
Productos de trabajo
terminados
Tareas que entregan un
producto

38. Tabla de precedencias
• Contiene todas las actividades del proyecto identificadas
en la EDT, en el orden en el que se ejecutarán.
• Incluye los siguientes elementos:
• Clave de la
actividad
• Actividad
• Duración
• Actividades
precedentes
• Responsable

39. Tipos de precedencias

40. 5

41. 1 2
3
7
4 5
6
1 2
3 5
76
4
Diagrama de Gantt
Hitos
(milestones)
1 2
3 5
76
4
4
3
2
2
1
2
2
1
1
Red / Ruta crítica

42. Gráfica de Gantt
2. Permite registrar avances
de acuerdo con lo
planeado.
1. Programar las actividades del
Proyecto considerando tiempo y
responsables.

43. Diagrama de Red (Ruta Crítica
• Determina la duración total del proyecto
• Se basa en el estimado de un valor de duración por tarea
• Muestra interdependencia de tareas
• Permite estimar el tiempo de finalización del proyecto
• Permite evaluar balance entre recursos y tiempo
• Permite evaluar avances o desempeño

44. Holgura
• Es el período de tiempo que una tarea puede
retrasarse sin retrasar al proyecto
• Las tareas en la ruta crítica tienen cero holgura.
• Las tareas de la ruta crítica que se retrasan,
ocasionan retrasos al proyecto

45. • Las cifras mas tempranas se calculan siguiendo el
diagrama de la red , desde el inicio del proyecto para cada
tarea; las cifras mas tardías se encuentran a partir del fin
del proyecto hacia el inicio.
La holgura se calcula por alguna de las
siguientes fórmulas:
Inicio mas tardío – Inicio mas temprano (Ls - Es)
o bien,
Final mas tardío – Final mas temprano (Lf - Ef)

46. 6

47. 3. Administración del Costo

48. Estimación de Costos
•Costos Fijos
•Son aquellos que no dependen del volumen de
producción
•CostosVariables
•Son aquellos que dependen del volumen de
producción
7

49. Clave
Actividad Actividad
Cantidad de
Hrs. Cantidad RH Valor Hrs Total
Honorarios:
Gastos de operación:
viáticos
Alquiler de equipo
alquiler de instalaciones
materiales
Total de Costos
Costeo del Proyecto
Costos variables
Costos fíjos

50. Técnicas y herramientas
• Resultados del trabajo
• Cambios requeridos
• Mejora de calidad
• Mejoras en la ejecución
• Informes de proyecto
EJECUCIÓN
• Sistema de autorización de trabajo
• Sistema de información
• Reportes de avance

51. Procesos de Ejecución
• Dirección del proyecto
– Productos de avance
– Acciones implantadas
• Aseguramiento de calidad
– Cambios
– Acciones correctivas
• Formación y desarrollo de equipo de trabajo
• Distribución de información
• Manejo de proveedores

52. Comunicaciones en el Proyecto
Procesos para contar con la información del proyecto en
tiempo y forma.
• Planificar las comunicaciones
• Generar información
• Distribuir la información
• Informar los avances
• Satisfacer a los interesados

53. Las metas intermedias son resultados parciales que se
van logrando a lo largo del proyecto.
Las metas intermedias:
• Describen un resultado técnico o un evento
• Se programan en fechas determinadas
• Su duración es cero
Reportes de avance

54. Características:
• Tangibles
• Medibles
• Entregables
• Se deben establecer claramente

55. Ventajas:
• Más fácil de interpretar
• Se puede utilizar para reportes del proyecto, como
programa de entregas o avances
• Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona
flexibilidad en la ejecución y crea un clima de confianza
• Se pueden generar indicadores que proporcionen
información valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos,
Cambios, Riesgos, entre otros)

56. Técnicas y herramientas • Análisis de valor ganado
• Distribución de
información
• Sistemas de control de
cambio
• Control de riesgos
• Actualizaciones del plan
• Acciones correctivas
• Lecciones aprendidas
• Aceptación del trabajo
• Ordenes de cambio
• Ajustes a línea base
CONTROL

57. Procesos de control
• Supervisión y control
• Control de cambios
• Verificación y control de
alcance
• Control del cronograma

58. Procesos de control
• Control de costos
• Control de calidad
• Seguimiento de desempeño
del equipo
• Informes de resultados
• Comunicación con
interesados

59. Codigo de
Actividad
Nombre de Actividad Costo Estimado Costo Ejecutado Ahorro Exceso Responsable Observaciones
Control de Costos y Gastos del Proyecto
8

60. Análisis de valor ganado
Permite evaluar el desempeño
del proyecto, considerando
medidas de tiempo y costo.
– Valor planeado
– Valor ganado

61. Valor ganado del proyecto

62. 4. Administración de la
Calidad y de los RRHH

63. Análisis de calidad
• Costo de conformidad y no conformidad
• Análisis costo / beneficio
• Control de calidad - herramientas
estadísticas

64. Administración de cambios
• Evaluar y documentar ajustes y sus impactos
• Recopilar, medir y difundir la información sobre el
avance, riesgos y resultados preliminares del
Proyecto
Con el objeto de:
– Comparar y evaluar el avance real del
Proyecto
– Dar seguimiento y supervisión de riesgos
– Documentar la situación actual del Proyecto

65. Análisis y contención de riesgos
Recomendaciones prácticas:
• Prevea riesgos, no catástrofes
• Aplique su sensibilidad, visión
• Realice el análisis en grupo y en forma ágil
• Analice los riesgos más importante
• Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto
• Repita el análisis de riesgos durante el proyecto
antes de actividades o eventos críticos

66. Planeación del recurso humano

67. •La Gestión del RH del proyecto,
incluye los procesos que organizan
y gestionan al equipo del proyecto
•El equipo de proyecto está
compuesto por la gente que tiene
asignados roles y
responsabilidades para completar
el proyecto

68. Planificación de los
RRHH:
Identificar y documentar los
roles, responsabilidades, y
relaciones de reporte del
proyecto, así como crear el
Plan de Gestión de Personal.

69. Adquirir el Equipo
de Proyecto :
Obtener los recursos
humanos necesarios
para completar el
proyecto.
Ejecución

70. Desarrollar el Equipo de
Proyecto
Mejorar las competencias y la
interacción de los miembros del
equipo para mejorar la
perfomance del proyecto.
Ejecución

71. Gestionar el Equipo de Proyecto
Realizar seguimiento al
rendimiento de los miembros de
equipo, proporcionar
retroalimentación, resolver temas
pendientes, y coordinar cambios
para mejorar el rendimiento.
Control

72. Determina roles, responsabilidades, relaciones
de reporte, y crea el Plan de Gestión de
Personal.
Herramientas y técnicas:
Organigramas y descripciones de puestos.
Creación de conexiones (networking).
Teoría de la organización.

73. Herramientas yTécnicas: Organigramas y
Descripciones de Puestos
Existen varias formas de documentar roles
y responsabilidades, la mayoría cae dentro
de los tipos jerárquicos, matriciales y texto.
Algunas otras asignaciones se especifican
en otros planes subsidiarios de proyecto.

74. Organigrama de tipo
jerárquico
Organigrama de responsabilidades
basado en una matriz
Formato orientado al
texto
9

75. •Cualesquiera combinación de
métodos que se utilice, el objetivo
final es asegurar que cada paquete
de trabajo tiene un propietario
definido y que todo el equipo tiene
una clara comprensión de sus roles
y responsabilidades

76. •Salidas:
–Roles y responsabilidades.
–Organigramas del proyecto.
–Plan de gestión del personal.

77. Reporte final
• Auditorias de procura
• Informes y reportes de
ejecución
Técnicas y herramientas
CIERRE

78. Cierre del Proyecto
1.Cierre administrativo
– Reporte final
• Presupuesto
• Programa
• Evidencias
• Lecciones aprendidas
• Reporte de control de cambios
– Archivos
– Plan de transición

79. Cierre del Proyecto
2.Cierre del contrato
– Archivos de contrato
– Manuales, planos
– Bitácoras
– Comunicados
– Lecciones aprendidas
3.Producto, servicio o resultado final

80. 5. Evaluación de Proyectos

81. LA EVALUACION ES:
Una manera de
verificar la
racionalidad en la
acción para el
logro de
determinadas
metas y objetivos
Una forma de
medir el
cumplimiento
de objetivos y
metas y de la
capacidad para
alcanzarlos

82. EVALUACION
Herramienta para:
Fortalecer los
procesos de
planeación
Hacer más efectiva
la ejecución de las
acciones planeadas
Producir un
adecuado sistema de
retroalimentación
Evaluación
EX-ANTE
Evaluación de
SEGUIMIENTO
Evaluación
EX-POST
L3

83. RECURSOS
COMPROMETIDOS
BENEFICIOS GENERADOS:
PROBLEMA RESUELTO
NECESIDADES SATISAFECHAS

84. La evaluación del proyecto permite
tomar una serie de recursos
escasos, entre ellos el factor
humano y el tiempo, y con un
proceso lógico lograr:
Identificar
recursos
Organizar
recursos
ASIGNARLOS EN FORMA
OPTIMA

85. EVALUACION EXANTE
INDICADORES
Alternativa 1 Alternativa “n”
DECISION
Comparación

86. EVALUACION
TOMA DE
DECISION
Legal
Técnica
Económica
Financiera
Institucional
Ambiental
Cultural
Otros

87. • PMI Standard
A guide to the project management body of knowledge
• Chamoun, Yamal
Administración Profesional de Proyectos
• Microsoft Project Paso a Paso
• Kerzner, Harold PhD
Project Management
• GIDO, Clements
Administración exitosa de proyectos
• DAVIDSON, Jeff
La gestión de proyectos
• WEISS, Joseph
Administración de proyectos en cinco pasos
Lecturas Recomendadas

88. • Administración de Proyectos 2
• Ciclo de vida del Proyecto
• Administración de Proyectos
Links de presentaciones de apoyo.

89. Muchas Gracias