SlideShare ist ein Scribd-Unternehmen logo

Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta

•
•
VIDICOhanke
VIDICOhanke

VIDICO-hankkeen loppuraportti. VIDICOn avulla on Innoparkissa tarjottu pk-yrityksille uusia eväitä toimintojen kehittämiseen ja liiketoiminnan kasvuun sekä ratkottu Hämeenlinnan kaupungin palveluiden sähköistämistarpeita. Haaga-Helia ammattikorkeakoulun Porvoon yksikön käyttöön on kehitetty sähköinen palvelualusta tehostamaan projektimuotoista opiskelua ja Tulevaisuuden tutkimuskeskus on testannut fyysiseen tilaan liitettyjen digitaalisten elementtien hyödyntämistä tulevaisuuden tutkimuksessa sekä tehnyt työelämän osaamistarpeiden ennakointia. Tavoitteena VIDICO-hankkeessa oli tehostaa toimintoja tekemällä osaamista näkyväksi digitaalisilla sisällöillä. VIDICO-osahankkeissa luodaan konkreettisia toimintamalleja, menetelmiä ja tuotteita osaamisen saamiseksi aikaisempaa tehokkaampaan ja hyödyllisempään käyttöön eri alueilla. Projektin vaikutusten toivotaan pitkällä tähtäimellä näkyvän toimintojen merkittävänä tehostumisena ja digitalisoinnin tuomien kustannussäästöjen kautta. VIDICO – Osaaminen näkyväksi digitaalisilla sisällöillä (Visible Digital Competence) -hanke on Päijät-Hämeen liiton rahoittama EAKR-rahoitteinen ylimaakunnallinen teemahanke(TL5), jonka yhdessä toteuttavat Innopark Programmes Oy, HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun Porvoon yksikkö sekä Turun yliopiston Tulevaisuuden tutkimuskeskus. Hankkeen hallinnoija on Innopark Programmes Oy. VIDICO-hanketta toteutettiin Etelä Suomen EAKR-alueella vuosina 2009–2013.

Technologie
1 von 76
Downloaden Sie, um offline zu lesen
Paperista bittiin Kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Esipuhe Hanna Willner...................................................................................................4 Johdatus VIDICO-hankkeeseen Hanna Willner...................................................................................................7 Uudistuksia kahdella sektorilla – kokemuksia Hämeenlinnan kaupungin palveluprosessien sähköistämisestä sekä pk-yritysten toimintojen sähköistämisestä Virpi Messman, Miia Kujala ja Hanna Willner..................................................17 Digital Campus – oppimista ja kohtaamisia projektien maailmassa Anu Sipilä ja Kitte Marttinen..........................................................................39 Luova tulevaisuustila ja tulevaisuuden osaamisen ennakointi Sirkka Heinonen ja Juho Ruotsalainen...........................................................59 Innopark Programmes Oy, Visamäentie 33, 13100 Hämeenlinna, info@innopark.fi Taitto: Mainostoimisto Precis Oy Paino: Kopijyvä Oy ISBN 978-952-67941-2-9 (nid.) ISBN 978-952-67941-3-6 (PDF)
Paperista bittiin Kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
4 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Siren Arkkitehdit Oy ESIPUHE Aika VIDICO-hankkeen parissa on vierähtänyt tehdyt kokeilut eivät ole syystä tai toisesta kuin siivillä. Loppusyksystä 2009 pidetyn yhteisen toimineet. Järjestelmien kehittämisen kanssa on aloitustilaisuuden jälkeen on tapahtunut todella tullut aikatauluongelmia ja tietotekniikan kanssa paljon. Paljon on mahtunut erilaisia ihmisiä ja asi- kun pelataan, niin ainahan laitteet eivät toimi niin oita VIDICO-hankkeessa matkan varrelle. Aikaa on kuin pitäisi ja silloin kuin pitäisi. Ja kilpailuttami- käytetty jonkin verran hankebyrokratiaan: siihen, nenkin on aiheuttanut välillä harmaita hiuksia. että on kilpailutettu, raportoitu ja täytelty erilaisia Mutta kaikesta on selvitty, mokista ja ongelmista pakollisia, mutta merkityksettömiltä tuntuvia on otettu opiksi. lippulappuja. Eniten aikaa on käytetty onneksi juuri siihen mihin pitikin: osaamisen näkyväksi Välillä on vuodatettu verta, hikeä ja kyyneleitä tekemiseen, digitalisoimiseen ja jakamiseen sekä maksatushakemuspapereihin, ihan kirjaimelli- ennen kaikkea toimintakulttuurin muutoksen sestikin. Mutta myös naurua on matkan varrella käynnistämiseen niin yksityisellä kuin julkisella- riittänyt. Projektikoordinaattorina olen oppinut, kin sektorilla. Hankkeessa on saatu aikaan aidosti että työnkuvaani kuuluu ihan kaikki, mitä kukaan hyviä tuloksia. muu hankkeessa ei tee – kolmemetrisen pehmo- lohikäärmeen kantamisesta sovittelijan roolin Pääosin asiat VIDICO-hankkeessa ovat sujuneet kautta aina kahden järjestelmän arkkitehtuurin mallikelpoisesti. Mutta myönnetään, että aina yhteensovittamisen aprikointiin. Kahta samanlais- kaikki ei ole mennyt ”ihan niin kuin Strömsöös- ta päivää ei ole ollut, ja hyvä niin.Tämä on ollut sä”.Tehdyt suunnitelmat ovat menneet välillä opettavainen matka niin minulle kuin varmasti uusiksi, kun pilottiprojekteissa on todettu, että myös kaikille muille VIDICOlaisille.
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta 5 Me VIDICOlaiset emme ole ainoa taho aikaan VIDICOlaisia, joiden kanssa minulla on ollut ilo saatujen tulosten takana. VIDICO-hanke on saanut ja kunnia työskennellä tämän hankkeen aikana. eri tahoilta paljon tukea työssään tehdä osaa- Haluan osoittaa kiitokseni avusta ja tuesta myös mista näkyväksi digitaalisilla sisällöillä. VIDICO- Päijät-Hämeen liittoon Petri Veijalaiselle ja Eila hankkeen toimijat haluavat ensinnäkin kiittää Ilkolle, joiden ohjauksessa VIDICO-hanketta on rahoittajia; EAKR- ja valtion rahoitusta hankkeelle viety eteenpäin. Haluan lopuksi vielä kiittää kaik- myöntänyttä Päijät-Hämeen liittoa tuesta ja kia hankkeen kohderyhmään kuuluvia toimijoita, hyvästä yhteistyöstä hankkeen aikana. Kiitämme jotka ovat lähteneet ennakkoluulottomasti vie- myös kuntarahoitusta hankkeelle myöntäneitä mään osaamista paperista bittiin kanssamme. tahoja Hämeenlinnan kaupunkia, Kehittämiskes- kus Oy Hämettä, Porvoon kaupunkia ja Helsin- Hämeenlinnassa 27.2.2013 gin kaupunkia saamastamme tuesta hankkeen toteuttamiselle. Olemme kiitollisia hankkeen Hanna Willner, projektikoordinaattori ohjausryhmälle saamistamme kannustavista VIDICO-hanke, Innopark Programmes Oy sanoista ja vinkeistä. Haluamme kiittää kaikkia yhteistyökumppaneitamme hyvästä yhteistyöstä sekä yhteisen vision jakamisesta. VIDICO-hanketta alusta asti luotsanneena projek- tikoordinaattorina haluan erityisen lämpimästi kiittää yhteisen matkan kulkemisesta teitä kaikki
Johdatus VIDICO-hankkeeseen Hanna Willner Innopark Programmes Oy
8 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Sisällysluettelo VIDICO-hanke lyhyesti............................................................................................................................... 9 Innopark siirsi pk-yrityksiä digiaikaan...................................................................................................... 10 Hämeenlinnan kaupungille uusia sähköisiä palveluita............................................................................. 10 HAAGA-HELIA loi Digital Campuksen...................................................................................................... 11 Tulevaisuuden tutkimuskeskus testasi Luovaa Tulevaisuustila –konseptia............................................... 11 Innovaatioareenoilla uusia eväitä kehitystyöhön...................................................................................... 12 Mikä on innovaatioareena?.................................................................................................................. 12 Hiljaisen tiedon innovaatioareena Verkatehtaalla 12.11.2010............................................................. 12 Luovan Länsirannan digitaalinen lähiviestintä 13.5.2011 Porvoon Campuksella................................ 12 Kuntalaisvaikuttamisen innovaatioareena Hämeenlinnan raatihuoneella 23.5.2011.......................... 13 Tulevaisuuden tutkimuksen innovaatioareena Postimuseossa 13.12.2011......................................... 13 Ylimaakunnallista yhteistyötä ja osaamisen jakamista.............................................................................. 14 VIDICO muutosagenttina......................................................................................................................... 15
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta 9 VIDICO-hanke lyhyesti lisilla sisällöillä. VIDICO-osahankkeissa luodaan konkreettisia toimintamalleja, menetelmiä ja VIDICO – Osaaminen näkyväksi digitaalisilla tuotteita osaamisen saamiseksi aikaisempaa sisällöillä (Visible Digital Competence) -hanke on tehokkaampaan ja hyödyllisempään käyttöön eri Päijät-Hämeen liiton rahoittama EAKR-rahoittei- alueilla. Projektin vaikutusten toivotaan pitkällä nen ylimaakunnallinen teemahanke(TL5), jonka tähtäimellä näkyvän toimintojen merkittävänä yhdessä toteuttavat Innopark Programmes Oy, tehostumisena ja digitalisoinnin tuomien kustan- HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun Porvoon nussäästöjen kautta. yksikkö sekä Turun yliopiston Tulevaisuuden tut- kimuskeskus. Hankkeen hallinnoija on Innopark VIDICOn avulla on Innoparkissa tarjottu pk-yri- Programmes Oy. VIDICO-hanketta toteutettiin Ete- tyksille uusia eväitä toimintojen kehittämiseen ja lä Suomen EAKR-alueella vuosina 2009–2013. liiketoiminnan kasvuun sekä ratkottu Hämeenlin- nan kaupungin palveluiden sähköistämistarpeita. Tavoitteena VIDICO-hankkeessa oli tehostaa Haaga-Helia ammattikorkeakoulun Porvoon yksi- toimintoja tekemällä osaamista näkyväksi digitaa- kön käyttöön on kehitetty sähköinen palvelualus-
10 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta ta tehostamaan projektimuotoista opiskelua ja Tulevaisuuden tutkimuskeskus on testannut fyy- siseen tilaan liitettyjen digitaalisten elementtien hyödyntämistä tulevaisuuden tutkimuksessa sekä tehnyt työelämän osaamistarpeiden ennakointia. Innopark siirsi pk-yrityksiä digiaikaan Innopark on kehittänyt VIDICO-hankkeen kautta hiljaisen tiedon ja osaamisen siirtämistä 15:ssa eteläsuomalaisessa pk-yrityksessä, joissa on pilotoitu yrityslähtöisten tarpeiden mukaan niin yhteisöllisen osaamisen kerryttämistä, wikien käyttöönottoa, videoperehdytysjärjestelmää kuin osaamisen siirtämistä mobiililaitteiden avulla- kin. VIDICO-pilottien ja osaamisen näkyväksi tekemisen avulla on yrityksissä saatu aikaan mm. toimintojen tehostumista, laadun paranemista, parempaa tiedonkulkua, selkeämpiä prosesseja, työvoiman tehokkaampaa hyödyntämistä sekä ajokilometrien vähenemistä. TL Sippolan Trendikodin työmaapalaverissa Obaid Ahmadyar (vas.), työmaamestari Pekka Pk-yrityksiltä saadun palautteen perusteella he Linnanmäki ja Juho Kokkoniemi (oik.) ovat hyötyneet piloteista usein jopa ennakoitua (Kuva TL Sippola) enemmän. Monesti osaamisen digitalisointipilo- tin kautta yritys on lähtenyt uudelleen arvioi- maan muitakin prosessejaan ja tehostamaan toimintaansa laajemminkin. Pk-yrityksissä toteu- Hämeenlinnan kaupungille uusia tetut pilottiratkaisut eivät ole vaatineet kalliita sähköisiä palveluita investointeja, vaan lähinnä kyse on ollut uusien toimintatapojen käyttöönotosta, edullisten so- Innopark on pilotoinut Hämeenlinnan kaupungille vellusten yhteensovittamisesta sekä tiedonkulun uutta kuntalaisvaikuttamisen kanavaa, joka mahdol- optimoinnista yrityksessä. listaa avoimemman vuorovaikutuksen kaupungin Copyright: Hämeenlinnan kaupunki
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta 11 Opettaja Josi Sierra Espanjasta ja professori Kirsti Lonka Helsingin työn touhussa käytössä Porvoo Campuksella (Kuva: Kitte Marttinen) ja kuntalaisen välillä. Sähköisen palautekanavan opetusta tiivistäen yritysten ja opiskelijoiden kautta kuntalaisella on mahdollisuus antaa palau- yhteistyötä sekä parantaen toimijoiden välistä tetta sekä myös seurata palautteensa käsittelyn kommunikaatiota. Kehitettävän LeaP (Learning etenemistä. Palautetta käytetään hyväksi Hämeen- and Projects) - järjestelmän käyttöönotto Porvoos- linnan kaupungin asiakaslähtöisyyden kehittämi- sa on alkanut. LeaP-alusta mahdollistaa entistä sessä ja tulevien palveluiden suunnittelussa. Lisäksi tiiviimmän yhteistyön yritysten kanssa. Lisäksi VIDICOssa on ratkottu Hämeenlinnan kaupungin projektimuotoinen oppiminen antaa opiskelijoille palveluiden sähköistämistarpeita esiselvitysten kosketuksen yritysmaailman oikeisiin ongel- kautta ja pilotoimalla rakennusvalvonnan pro- manratkaisutilanteisiin jo opiskeluaikana. LeaPin sessien uudistamista sähköisen käyttöarkiston ja avulla opiskelijoiden osaaminen on digitaalisten prosessimallinnusten avulla. Sähköisten palvelujen sisältöjen avulla saatu monipuolisemmin esille. kehitystyö jatkuu hankkeen päättymisen jälkeen- kin ja kehitystyön tueksi on luotu Sähköisten Tulevaisuuden tutkimuskeskus testasi palvelujen kehittämisen käsikirja. Luovaa Tulevaisuustila –konseptia HAAGA-HELIA loi Digital Campuksen Tulevaisuuden tutkimuskeskuksessa on toteutettu osana VIDICO-hanketta Luova TulevaisuusTila HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun Porvoon -osahanke professori Sirkka Heinosen johdolla. yksikössä toteutetaan VIDICO-hankkeen Digital Luova tulevaisuustila –konseptin ideana on luoda Campus –osaprojektia. Hankkeen aikana valmis- fyysinen tila, joka tukee käyttäjien luovuusajatte- tuneen uuden Porvoo Campuksen käyttöön on lua ja toisaalta samanaikaisesti myös tulevaisuus- luotu HAAGA-HELIAssa sähköistä palvelualustaa, ajattelua. Luova Tulevaisuustila -pilotteja on toteu- jonka tavoitteena on tukea projektimuotoista tettu Tulevaisuuden tutkimuskeskuksen toimesta
12 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Helsingin kaupungin Lasipalatsin kirjastossa syk- syllä 2009 sekä Hämeenlinnassa Teknologiakes- kus Innoparkin ja Hämeen ammattikorkeakoulun tiloissa keväällä 2011. Rakennetuissa pilottitiloissa on järjestetty erityisiä tulevaisuusklinikka-ses- sioita, joiden avulla on pyritty analysoimaan ja kehittämään testattavaa konseptia. Osahankkeessa ennakoitiin myös tulevaisuuden osaamistarpeita. Innovaatioareenoilla uusia eväitä kehitystyöhön Mikä on innovaatioareena? Innovaatioareena on yksi tapa saattaa eri alojen toimijoita yhteiseen tilaisuuteen miettimään ja ke- hittämään jotakin ennalta sovittua tuotetta, toimin- tamallia tai palvelua. Innovaatiotilaisuuden järjestä- minen edellyttää osallistujien viemistä pois omista arkiympäristöistään, ajattelun ja ideoiden herättelyä sekä erilaisten kohderyhmien yhteen saattamista. Innovaatioareenassa on yksinkertaisimmillaan kyse juuri tästä. Luodaan puitteet, joissa eri tahot voivat yhdessä pohtia ja kehittää heille tärkeitä asioita, luo- da uudenlaisia palvelukonsepteja tai edistää uusien tuotteiden ja asiakaskuntien kohtaamista. Tapahtumassa järjestettiin työpajat neljästä eri aiheesta ja niistä jokainen mukaan tuleva saattoi VIDICO-hankkeessa järjestettiin yhteensä 4 inno- valita itseään kaksi eniten kiinnostavaa aihetta. vaatioareenatapahtumaa, joiden avulla on tuotettu Aiheina työpajoissa olivat hiljainen tieto, verkko- lisäarvoa osallistujille ja kerätty arvokasta aineistoa viestintä, digityökalut ja mentorointi. hankkeen puitteissa tehtävää kehittämistyötä varten. Päivän lopuksi vedettiin yhteen työpajojen tulok- Hiljaisen tiedon innovaatioareena set sekä mietittiin jatkotoimenpiteitä. Hiljaisen Verkatehtaalla tiedon innovaatioareenan avulla onnistuttiin lisää- mään osallistujien ymmärrystä hiljaisesta tiedosta, VIDICO-hankkeen ensimmäisen innovaatioaree- sen mallintamisesta sekä erilaisista käytössä olevis- nan teemana oli hiljainen tieto. Hiljaisen tiedon ta sähköisistä työkaluista, joilla osaaminen voidaan innovaatioareena järjestettiin Hämeenlinnassa tehdä näkyväksi digitaalisia sisältöjä hyödyntäen. Verkatehtaalla 12.11.2010 klo 12.00-16.00. Lisäksi innovaatioareenan kautta hanketoimijat sai- VIDICO-hankkeen hiljainen tieto yrityksissä vat kehittämistyössä tarvittavaa tietoa pk-yritysten -osaprojektin järjestämä tilaisuus oli kohdistettu hiljaiseen tietoon liittyvistä haasteista. erityisesti pk-yrityksille ja alueen muille toimi- joille. Päivän teemoina olivat mm. hiljainen tieto, Luovan Länsirannan digitaalinen lähiviestintä mentorointi, sosiaalinen media sekä pk-yritysten Porvoon Campuksella edulliset digisivellukset. Iltapäivän aikana kuultiin asiantuntijapuheenvuoroja, verkostoiduttiin sekä VIDICO-hankkeen toinen innovaatioareena järjes- käytiin ryhmissä keskusteluja päivän teemoista. tettiin uudella Porvoon Campuksella perjantaina
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta 13 Kuntalaisvaikuttamisen innovaatioareenatapahtumassa Hämeenlinnan Raatihuoneella työstettiin hämeenlinnalaista vaikuttamisen mallia nyt ja tulevaisuudessa.(kuva:VIDICO-hanke) 13.5.2011.Tilaisuuteen oli kokoontunut joukko tioareenassa. Miten ihmiset haluavat vaikuttaa ja alueen keskeisiä yhteistyötahoja pohtimaan Län- osallistua? Mitä kanavia halutaan käyttää vaikut- sirannan toimijoiden keskinäisiä viestintätarpeita tamiseen? Miten kuntalaisten ääni kuuluu myös sekä kuluttajaviestintää (digital street visibility). poliittisessa vaikuttamisessa? Miten kuntalaisten ääni saadaan kuulumaan jo asioiden valmisteluvai- Tilaisuudessa työstettiin kahdessa eri ryhmässä omis- heessa päätösten kommentoinnin sijaan? ta teemoista mindmeisterin avulla ajatuksia ja ideoita eteenpäin työstettäviksi.Aktiivista osallistumista ja Tapahtumassa nähtiin aktiivista osallistumista, iloista puheensorinaa täynnä ollut tilaisuus sai hyvää rohkeaa mielipiteiden esittämistä, positiivista palautetta sekä loi verkostoja ja synnytti uusia ideoi- henkeä ja valmiutta kyseenalaistaa rutinoituneita ta, joiden pohjalta Luovan Länsirannan viestintää oli ajatus- ja toimintamalleja. Innovaatioareenasta hyvä lähteä viemään yhdessä eteenpäin. kerättyä aineistoa hyödynnettiin hankkeessa kehiteltäessä Hämeenlinnan kaupungin asukaspa- Kuntalaisvaikuttamisen innovaatioareena lautejärjestelmää sekä strategista asukaskyselyä. Hämeenlinnan raatihuoneella Tulevaisuuden tutkimuksen innovaatioareena VIDICOn kolmas innovaatioareena järjestettiin Postimuseossa Hämeenlinnan Raatihuoneella maanantaina 23.5.2011 Hämeenlinnan kaupungin palvelupro- VIDICOn neljäs innovaatioareena järjestettiin sessien sähköistämistä toteuttavan osahankkeen tiistaina 13.12.2011 Postimuseossa, Helsingin pää- teemoilla. Hämeenlinnan raatihuoneella pohdit- postin tiloissa. Luova Tulevaisuustila -osahankkeen tiin hämeenlinnalaisten omaa mallia vaikuttami- innovaatioareenan teemana oli ”Co-creative and seen VIDICO-hankkeen organisoimassa Innovaa- Innovative Futures Design – How to do it?”.
14 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Postimuseon neuvottelutilassa järjestetyssä Porvoon yksikkö ja Turun yliopiston Tulevaisuuden tilaisuudessa kuultiin ensin professori Sirkka tutkimuskeskus yhdistivät voimansa ja pureutuivat Heinosen ja projektitutkija Juho Ruotsalaisen osaamisen näkyväksi tekemiseen ja tietämyksen puheenvuoro ja katseltiin Työn ja vertaistuotan- digitalisointiin EAKR-rahoituksen tuella. non tulevaisuusikkuna.Tämän jälkeen kuultiin Finpron Elina Hiltusen ja VATTin Osmo Kuusen Ylimaakunnallista yhteistyötä hankkeessa on teh- kommenttipuheenvuorot tulevaisuuden innovaa- ty mm. innovaatioareena-tapahtumien kautta, jois- tioiden löytämisestä sekä niiden vaikutuksesta sa yhteisen asian ääreen kokoontuivat kohderyh- toimintatapojen muuttumiseen. mien edustajat, yhteistyökumppanit sekä tietysti VIDICO-hankkeen toimijat. Innovaatioareenoissa Tapahtumassa pohdittiin myös sitä, mitä on hyvä työstettiin Hiljaisen tiedon teemaa Hämeenlinnas- digikulttuuuri ja miten digitaalisten keinojen ja sa syksyllä 2010, Luovan länsirannan digitaalista sosiaalisen median avulla voidaan edistää yhteis- lähiviestintää Porvoossa ja kuntalaisvaikuttamista luovaa tulevaisuuksien innovointia.Tulevaisuusvi- Hämeenlinnassa keväällä 2011 sekä yhdessä luo- sailussa hyvin pärjänneet saivat kotiin viemisiksi tavaa tulevaisuutta Helsingissä joulukuussa 2011. mukaansa Tulevaisuusluotsin diplomin. Hankkeen loppuseminaari järjestettiin Helsingin Finlandia-talolla 10.4.2013. Tapahtumassa kerättyä aineistoa hyödynnettiin osana muita lähdeaineistoja.Tilaisuudessa käyneille VIDICO-hankkeen eri toimijoilla ja osahankkeilla jäi käteen saadun diplomin ohella uusia ajatuksia toi- on ollut hyvin erilainen tulokulma yhteiseen mintakulttuurin muutoksesta sekä yhteisöllisyydestä. teemaamme – osaamisen näkyväksi tekemiseen, mikä on rikastuttanut toimintaa. Osahankkeissa Ylimaakunnallista yhteistyötä ja osaa- on hyödynnetty osatoteuttajalta toiselle siirret- misen jakamista tyä osaamista esimerkiksi käyttämällä Innopar- kin pk-yrityspiloteissa opittuja tulevaisuuden VIDICO-hankkeessa Innopark Programmes Oy Hä- tutkimuksen metodeja. Toisena esimerkkinä meenlinnasta, HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun ylimaakunnallisesta yhteistyöstä ja osaamisen
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta 15 siirtämisestä toimijalta toiselle on Luova Tulevai- Osaamisen siirtäminen paperista bittiin mahdol- suustila –osahankkeen Hämeenlinnassa Tekno- listaa tiedon aiempaa nopeamman ja helpomman logiakeskus Innoparkin tiloissa järjestetty pilotti jakamisen.Toimintakulttuurin muutos vaikuttaa talvella 2011. myös toimintaprosesseihin. Uusien toimintatapo- jen käyttöönotto vaatii vanhojen toimintamallien VIDICO muutosagenttina kyseenalaistamista sekä uudelleen arvioimista, jotta muutos aidosti kehittää ja tehostaa organi- Hankkeen aikana on tapahtunut selvää yleistä saation toimintaa. toimintakulttuurin muutosta, osaamista siirre- tään yhä enemmän paperista bittiin. Nyt hank- VIDICO-hanke on pystynyt auttamaan toiminta- keen päättyessä, kun ajattelee aikaa taaksepäin kulttuurien muutoksessa ja on aikaansaatu konk- hankkeen alkuun, on vaikea uskoa sitä, kuinka reettisia tuloksia uusien toimintatapojen vaiku- paljon muutosta on tapahtunut vain muutaman tuksesta. Ja kun osaamisen näkyväksi tekemisen vuoden aikana. VIDICO on ollut muutosagent- ja digitalisoinnin merkitys korostunee entisestään tina mukana toteuttamassa toimintakulttuurin tulevaisuudessa, niin hankkeen tuloksille on muutosta ja osaamisen näkyväksi tekemistä eri jatkossakin varmasti kysyntää. tyyppisissä organisaatioissa; kuntaorganisaati- ossa, oppilaitoksessa ja pk-yrityksissä. VIDICO- Kaikki VIDICO-hankkeen tuloksena syntyneet hanke on ollut mukana käynnistämässä monia aineistot sekä julkaisut löytyvät hankkeen netti- osaamisen näkyväksi tekemiseen, jakamiseen ja sivuilta osoitteesta www.vidico.fi. kartuttamiseen tähtääviä kehitysprosesseja. Or- ganisaatiosta riippumatta on ollut havaittavissa, että tiedon jakamisen ja jalostumisen merkitys ja mahdollisuudet on niissä ymmärretty. Aika aloit- taa toimintatapojen muutos, tiedon siirtäminen paperilta bittiin, muissakin organisaatioissa olisi viimeistään nyt.
Uudistuksia kahdella sektorilla – kokemuksia Hämeenlinnan kaupungin palveluprosessien kehittämisestä sekä pk-yritysten toimintojen sähköistämisestä Virpi Messman, Miia Kujala ja Hanna Willner Innopark Programmes Oy
18 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Sisällysluettelo Innopark sähköisti kaupungin palveluprosesseja ja auttoi pk-yrityksiä digiaikaan...................................19 1 VIDICO-hanke kehittämistyön mahdollistajana....................................................................................19 2 Hämeenlinnan kaupungin palveluprosessien sähköistämisen pilotit...................................................19 2.1 Tavoitteena paremmat palvelut hämeenlinnalaisille..................................................................19 2.2 Osallistava kuntalaisuus – asukaspalautejärjestelmä...................................................................20 2.3 Suun terveydenhuollon ajanvarausjärjestelmän uudistus...........................................................20 2.4 Hämeenlinnan rakennusvalvonnan lupaprosessien sähköistäminen.........................................21 2.5 Sähköisten palveluiden kehittämisen toimintamalli...................................................................22 3 Hiljainen tieto pk-yrityksissä................................................................................................................23 3.1 Johdatus hiljaiseen tietoon.........................................................................................................23 3.2 HIljaisen tiedon tallennus...........................................................................................................24 3.3 Pk-yritys pilottien toteutus.........................................................................................................25 3.4 Hiljaisen tiedon pilottiprojektit..................................................................................................26 Wiki osaamisen hallinnan apuna: Case Opiferum......................................................................26 Kosketusnäyttö ja osaamisen tekeminen näkyväksi: Case Mansikkapuisto................................27 Etäyhteydet ja tiedonhallinta: Case Condens Heat Recovery Oy................................................27 Wiki ratkaisuna osaamisen tallentamiseen: Case Elekno............................................................27 Äänimuistiinpanot tietämyksen tallentamisessa: Case IT-Palvelu................................................28 WIKI-oppimisalustana: Haabio Oy..............................................................................................28 Sähköiset työkalut aloittavassa yrityksessä: Case Linnan pyöräverstas.......................................28 Wiki yhteisöllisen oppimisen ja tiedon jaon välineenä: Case Peltosirkun tila............................29 Osaamisen ja prosessien mallintaminen: Case Skapat................................................................29 Videot perehdytyksessä: Case Kamux........................................................................................30 Sosiaalinen media toiminnan tukena: Case Kaipaus...................................................................30 Toimintaympäristön dokumentointi: Case Ellibs........................................................................30 Rakennusliikkeen työmaat mobiiliaikaan: Case TL Sippola.........................................................31 Ohjelmistotoimittajan projektienhallintaan syvyyttä: Case Codelma.........................................32 Osaamisenhallintaa: Case Linnan Vartijat....................................................................................32 3.5 Valmennusohjelma.....................................................................................................................32 4. Oivalluksia matkan varrelta..................................................................................................................33 4.1 Kokemuksia ja havaintoja Hämeenlinnan kaupungin palveluprosessien sähköistämisessä.......33 Osallistava asukaspalautejärjestelmä..........................................................................................33 Hämeenlinnan rakennusvalvonnan lupaprosessin sähköistäminen...........................................33 4.2 Kokemuksia ja havaintoja hiljaisen tiedon yrityspiloteista.........................................................34 Multimedian keinoin tehokkaampaan perehdytykseen.............................................................34 Osaamisen jakaminen digitaalisilla sisällöillä..............................................................................34
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta 19 Copyright: Hämeenlinnan kaupunki Innopark sähköisti kaupungin palveluprosesseja ja auttoi pk-yrityksiä digiaikaan 1. idico-hanke kehittämistyön V Hämeenlinnan kaupunkiin liitettiin Hauho, Kalvola, mahdollistajana Lammi, Renko ja Tuulos. Kuntauudistuksen myötä tuli voimakas tarve kehittää ja tehostaa palvelupro- Innoparkissa vastattiin VIDICO-hankkeen koordi- sesseja. Julkisten palveluiden sähköistämisen kautta noinnista koko hankkeen ajan vuosina 2009–2013 pyrittiin vastaamaan tavoitteeseen tuottaa palvelut sekä toteutettiin VIDICO-hanketta kahden osako- uudistuneessa kunnassa entistä innovatiivisemmin, konaisuuden voimin. Ensimmäinen osakokonai- asiakaslähtöisemmin ja tehokkaammin. suus perehtyi Hämeenlinnan kaupungin palvelu- prosessien sähköistämiseen ja toinen hiljaiseen Erilaiset rakennemuutokset luovat tilanteita, joissa tietoon yrityksissä. Seuraavaksi esitellään hankkees- organisaatiot joutuvat etsimään uusia toimintata- sa tehdyt toimenpiteet sekä kerrotaan tuloksista. poja. Uusien digitaalisten menetelmien ja työkalu- jen avulla voidaan saavuttaa merkittävää hyötyä ja 2. ämeenlinnan kaupungin palvelu- H tehostumista organisaatioiden toimintatavoissa ja prosessien sähköistämisen pilotit prosesseista sekä tuoda ratkaisuja ongelmiin. 2.1 avoitteena paremmat palvelut T VIDICO -hankkeen aluksi toteutettiin nykytila- hämeenlinnalaisille analyysi, jonka avulla pyrittiin tunnistamaan ominaisuuksiltaan, kyvykkyydeltään ja haluk- Innopark Programmes Oy toimi Hämeenlinnan kau- kuudeltaan sopivimmat kaupunginorganisaatiot pungin kumppanina palveluprosessien sähköistä- palveluprosessien sähköistämisen kohteeksi. misprojektissa. Osakokonaisuuden tavoitteiden taus- Analyysin perusteella valittiin kolme hankkeessa talla oli vuonna 2009 toteutettu kuntaliitos, jossa toteutettavaa pilottikohdetta.
20 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Seuraavissa kappaleissa on kerrottu tarkemmin Asukaspalautejärjestelmä toteutettiin linkitetty- ensimmäisen kokonaisuuden toimenpiteistä nä paikkatietojärjestelmään, joka jo valmiiksi oli pilottikohteissa. Pilotteina toteutettiin osallistavaa käytössä Hämeenlinnan kaupungilla. Järjestelmän kuntalaisuutta edistävä asukaspalautejärjestelmä, kautta asukas voi antaa palautetta kaupungin pal- hammashoidon ajanvarausjärjestelmän tehosta- veluista, toiminnasta ja päätöksenteosta tai esittää minen sekä Hämeenlinnan rakennusvalvonnan kehittämisideoita. Palautteen voi myös sijoittaa suo- lupaprosessien sähköistäminen.Toteutettujen raan kaupungin kartalle koskemaan tiettyä aluetta. pilottien pohjalta luotiin myös sähköisten palve- luiden kehittämisen toimintamalli ja käsikirja. Asukaspalautejärjestelmä mahdollistaa sen, että palaute kulkee yhtä nopeasti etäisyydestä riippu- 2.2 sallistava kuntalaisuus O matta aina Hämeenlinnan reuna-alueilta, esim. Lam- – asukaspalautejärjestelmä milta, keskustaan kuin keskustassa talosta toiseen. Käytännössä järjestelmään pääsee Hämeenlinnan Kuntalaisten osallistuminen ja vaikuttaminen ovat kaupungin sivuilla olevan linkin kautta (http:// olennainen osa kaupunkien toimintaa. Selkeiden kartta.hameenlinna.fi/eFeedback). Jätetty palaute vaikuttamiskanavien puuttuminen vaikeuttaa ohjataan asiasta vastuussa olevalle henkilölle ja kunnallisen demokratian toteutumista ja demo- palautteen antaja voi halutessaan seurata palaut- kratia jää osittain toteutumatta. VIDICO -hank- teen etenemistä. Lisäksi palautteen antaja voi valita keen alkuvaiheessa todettiin, että Hämeenlinnan haluaako, että häneen ollaan yhteydessä palauttee- kaupungilla ei ollut asukkaille selkeää sähköistä seen liittyen, ja miten häneen ollaan yhteydessä. vaikuttamiskanavaa. Kuntalaisvaikuttamisen kana- vat nousivat kehittämisalueeksi kaikilla kaupun- Syksyn aikana saadut kokemukset palautejärjestel- gin toimialoilla. VIDICO -hankkeeseen otettiin siis mästä olivat hyviä. Palautteen määrä oli lisäänty- mukaan pilotti, jonka tarkoituksena oli saada eri nyt aikaisempiin vuosiin verrattuna ja palautteen toimialueisiin kohdistuva asiakaspalaute doku- käsittely oli parantunut selkeästi. mentoitua ja seurattua palautteen antamista aina palautteen aiheuttamien toimenpiteiden toteut- Kuntalaisen kannalta katsottuna järjestelmä tamiseen saakka. Pilotin tarkoituksena oli testata tarjoaa ajasta ja paikasta riippumattoman pa- asiakaspalauteprosessin sähköistämistä ja siihen lautteenantomahdollisuuden. Järjestelmä luo liittyvää järjestelmää strategisella asukaskyselyllä edellytykset tasavertaiselle kuntademokratialle: ja avoimella asukaspalautejärjestelmällä. kuntakeskuksessa ja haja-asutusalueella olevien kuntalaisten mahdollisuus palautteen antamiselle Pilotin aluksi hankkeessa toteutettiin määrittely helpottuu. Palautteen seurattavuus paranee sekä siitä, mitä ominaisuuksia järjestelmältä toivotaan. kuntalaiselle että kaupungin henkilökunnalle ja Järjestelmälle asetettiin reunaehtoja joita palve- se lisää mahdollisuuksia suoralle vuorovaikutuk- luntarjoajan tulisi pystyä tarjoamaan. Reunaehdot selle kuntalaisen ja kaupungin virkamiesten sekä jaoteltiin toiminnallisiin vaatimuksiin ja teknisiin työntekijöiden välillä. vaatimuksiin. 2.3 uun terveydenhuollon S Strategisen asukaskyselyjärjestelmän toteutus ajanvarausjärjestelmän uudistus saatiin valmiiksi pilottivaiheeseen elokuussa 2011. Asukaspalautejärjestelmä oli avoimena koko Hämeenlinnan suun terveydenhuollon pilotissa syksyn 2011 ajan, ja ensimmäinen asukaspalaute- tavoitteeksi nousi toimialan saamien puhelinkon- kierros johon kutsuttiin osallistujia, järjestettiin taktien määrän vähentäminen jonkin sähköisen vuoden 2011 loppupuolella. Kierrosta varten ajanvarausjärjestelmän avulla. Ajanvaraustoimisto lähetettiin kutsu 9000 satunnaisesti valitulle oli ylityöllistetty ja puheluiden määrä ylitti selke- kaupunkilaiselle. ästi vastaamiskapasiteetin.
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta 21 Suunterveydenhuollon organisaation toiveena oli hallita ajanvarausprosessia muuten kuin puheluin. Tähän tarpeeseen tutkittiin mahdollisuutta hoitaa ajanvarauksia ja varattujen aikojen peruutuksia tekstiviestien kautta. Mahdollisen yhteistyö- kumppanin selvittelyissä tuli vastaan yritys, jonka massatekstiviestiratkaisu olisi vastannut Hämeen- linnan kaupungin tarpeita. Projektin aikana kävi kuitenkin ilmeiseksi että mahdollisen yhteistyökumppanin tarjoama ratkaisu ja Hämeenlinnan kaupungin käyttämä potilastietojärjestelmä eivät olleet integroitavissa keskenään mm. potilastietojen käsittelyn vuoksi. Projektin fokusta päädyttiin muuttamaan niin, että tutkittiin yhden ratkaisun sijaan toimijoiden kenttä ja muut tarpeeseen vastaavat ratkaisut. Sähköisen ajanvaraustoimiston tarpeet määritel- tiin yhdessä asiakasorganisaation kanssa esiselvi- tystä varten. Esiselvityksenä toteutettiin laajempi benchmarking -tutkimus, jonka avulla selvitettiin Copyright Hämeenlinnan kaupunki millaisia ratkaisuja on tarjolla sähköiseen ajanva- raustoimistoon ja vertailtiin millaisia kokemuksia on todettu muissa kunnissa, joissa sähköinen jär- jestelmä on jo käytössä. Vertailukunniksi valittiin tavoitteena oli selvittää miten rakennusvalvonta Tampere, Helsinki, Oulu ja Espoo. voitaisiin hoitaa sähköisesti ja minkälaisia ratkai- suja muissa kunnissa ja kaupungeissa on jo toteu- Sähköisen ajanvarauksen esiselvitystyö valmistui tettu. Vertailututkimus ymmärryksen lisäämiseksi huhtikuussa 2011. Selvityksen tuloksena todettiin, ja parhaiden käytäntöjen löytämiseksi rakennus- että sähköisen ajanvarausjärjestelmän toteuttami- luvanhakuprosesseista tehtiin Espoon, Jyväskylän, nen pelkästään suunterveydenhuollon alalle voi Lahden,Turun, Oulun ja Hämeenlinnan välillä. olla liian kannattamatonta. Lisäksi sähköisen ajan- varauksen todettiin olevan huomattavan sidoksissa Selvityksen avulla pystyttiin kartoittamaan, missä potilastietojärjestelmään ja sen toteutuksen liit- kaupungeissa on tehty Hämeenlinnan rakennus- tyvän myös laskutukseen. Näin ollen järjestelmää valvonnan sähköistämisen kanssa samantyyppisiä tulisi lähteä kehittämään yhteistyössä Hämeenlin- projekteja, joiden pohjalta hanketta voitaisiin läh- nan terveyskeskuksen sekä potilastietojärjestel- teä toteuttamaan. Selvityksen myötä todettiin, että män toimittajan kanssa. Sähköisen ajanvarauksen kolmessa kaupungissa on toteutettu järjestelmän uudistusta päätettiin lähteä toteuttamaan koko sähköistämisiä, joista voidaan ottaa mallia: Espoo, terveydenhuollon yhteisenä ja tämä kehitysprojek- Lahti ja Jyväskylä. Jyväskylän rakennusvalvonnan ti rajattiin VIDICO -hankkeen ulkopuolelle. digitointiprojektiin käytiin tutustumassa myös paikan päällä. Jyväskylän kaupungin rakennusval- 2.4 ämeenlinnan rakennusvalvonnan H vonnassa oli päädytty digitoimaan kaikki lupapape- lupaprosessien sähköistäminen rit ja kuvat. Hämeenlinnassa todettiin, että ainakin tässä vaiheessa riittää pääpiirustuksien digitointi Rakennusvalvonnan lupaprosessien sähköistä- ja mahdollisesti myöhemmin muiden lupapaperei- misprosessi aloitettiin esiselvitystyöllä, jonka den ja kuvien organisointi resurssien salliessa.
22 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Skannaustyö aloitettiin tuoreimmista kuvista ja ko- Käsikirjassa esitelty toimintamalli kuvaa ja ohjeis- konaisuudessaan suurin osa skannatuista kuvista oli taa strukturoidun ja suunnitelmallisen toiminta- vuosilta 2009–2012. Skannaustyön eteneminen oli tavan kehittää asiakaslähtöisiä sähköisiä palve- hidasta skannausmateriaalin esityön vuoksi. Kaikki luita. Käsikirja toimii ohjeena Hämeenlinnan kuvat tuli järjestellä uudestaan ja erotella skan- kaupungin johdolle, esimiehille, asiantuntijoille nattavat piirustukset muista kuvista. Lisäksi kuvat ja palvelujen tuottajille, jotka rahoittavat, ideoivat tuli järjestellä ja nimetä niin, että itse skannaustyö sekä tuottavat sähköisiä palveluita. Se on sovel- tapahtuisi mahdollisimman tehokkaasti.Arkistoa di- tuvin osin tarkoitettu myös muiden kaupunkien gitoidessa käytettiin Arkistolaitoksen määrittelemiä hyödynnettäväksi. Käsikirja avaa mallissa käytetty- standardeja asiakirjojen koosta ja tarkkuudesta. jä käsitteistöjä, jotka liittyvät sähköiseen palve- luun ja sähköiseen asiointipalveluun. Käsikirjassa Projektin aikana päädyttiin kokoamaan ohjeistus otetaan esille lainsäädäntö ja tavoitteet, jotka on rakennusvalvonnan työntekijöille arkistointia ja asetettu julkisille sähköisille palveluille. digitointia koskien. Ohjeistuksen avulla on tavoit- teena saada arkisto pysymään sellaisessa kunnos- Malli kuvaa myös sähköisten palveluiden kehit- sa, jossa skannauksen jatkaminen on mahdollista tämistä aina suunnittelu- ja hankintavaiheesta mahdollisimman tehokkaasti. Digitointityön vielä prosessin loppumetreille asti. Malli esittelee säh- jatkuessa päästiin toteuttamaan testiympäristö, köisten palveluiden suunnitelmallisen kehittämi- joka testaa arkistojärjestelmän ja tuotantoympä- sen sekä sen miten voidaan muodostaa strategiset ristön toimivuutta yhteen.Testiympäristön avulla linjaukset kehittämiselle.Toimintamallin käsikir- luodaan mahdollisimman toimiva toimintamalli jassa tuodaan myös esiin eri innovointimenetel- sähköisen arkistoinnin ja uusien työtapojen käyt- miä ja näkökulmia, joita kehittämisessä voidaan töönoton järkevöittämiseksi. hyödyntää. Lisäksi käsikirjaa voi käyttää apuna nykytilan arvioinnissa ja tavoitteiden asettelussa Rakennusvalvonnan lupaprosessin sähköistä- sähköisten palveluiden kehittäjille. misessä tehty kehitystyö on toteutettu silmällä pitäen tavoitetta, että sähköinen asiointi saadaan Sähköisillä palveluilla tavoitellaan hyötyjä sekä käynnistymään mahdollisimman pian. Hämeenlin- palvelun tarjoavalle organisaatiolle, että palvelun nan kaupunki tulee jatkamaan palvelun säh- käyttäjille.Toimintamalli pyrkii antamaan myös köistämistä vielä hankkeen päättymisen jälkeen. ideoita siihen miten sähköisten palvelujen hyöty- Tavoitteena on, että Hämeenlinnan kaupungin jä voidaan arvioida eri näkökulmista katsottuna. rakennuslupien hakuprosessi olisi kokonaan säh- Kirja esittelee mallissa kuvattuja näkökulmia, joita köistä vuoden 2013 loppuun mennessä. ovat mm. taloudellinen hyöty, asiakkaiden saamat hyödyt, toiminnan ja prosessien tehostumisen 2.5 Sähköisten palveluiden kehittämisen hyödyt sekä osaamisen ja henkilöstön näkökul- toimintamalli masta saavutettavat hyödyt. Hämeenlinnan kaupunki tarvitsi toimintamallin Malli ja käsikirja antavat työkaluja palvelun suun- sähköisten palvelujen kehittämiseen.Toimintamallin nitteluun mm. asiakaslähtöisyyden ja palvelumuo- kehittämistyön toteutti Tieto Oyj.Työ piti sisällään toilun keinoin. Palvelun saavutettavuuden ja käytet- toimintamallin luomisen, kuvaamisen ja dokumen- tävyyden periaatteita on myös avattu. Käsikirjassa toinnin. Mallia kehitettiin työpajatyöskentelyllä on kuvattu menetelmiä palvelun konseptointiin, kolmen VIDICO -hankkeessa toteutetun sähköistä- prototypointiin ja laatukriteeristöön ja periaatteita, mispilotin parissa työskennelleiden ihmisten kanssa. sekä sitä kuinka ne helpottavat käyttöönottoa. Sähköisten palveluiden kehittämisen toimintamalli ja mallin sisältöä esittelevä käsikirja valmistuivat Palvelun sisällön suunnitteluun, löydettävyyteen joulukuussa 2012 ja ne julkaistiin huhtikuussa 2013. ja tuottamiseen on käsikirjassa myös hyväksi koet-
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta 23 tuja keinoja.Toiminnallisten ja teknisten vaatimus- 3. Hiljainen tieto pk-yrityksissä ten kuvaamiseen on annettu esimerkkejä, kuinka ne voidaan toteuttaa. 3.1 Johdatus hiljaiseen tietoon Sähköisten palveluiden käyttöönoton onnistu- Hiljaisen tiedon jakaminen on Innopark Program- miseen on mallissa esitelty lukuisia keinoja, aina mes Oy:n osahankkeen toisen toimenpidekoko- toimintaympäristön ja toimintatapamuutosten naisuuden teemana. Kokonaisuudessa pyritään valmistelusta, viestintään ja markkinointiin. Käsi- hahmottamaan sitä miten pk-yritysten sisäistä kirjassa ohjeistetaan myös muutoksen johtamista hiljaista tietoa voidaan jakaa koko yrityksen tietoi- helpottavia menetelmiä, sekä palvelun hallintaan suuteen. Monen pk-yrityksen työtekijöillä on run- ja kehittämiseen liittyviä vinkkejä. saasti sellaista yrityksen toimintaan ja yrityksen asiantuntemukseen liittyvää tietoa, joka on opittu Käsikirjasta löytyvät myös muutossuunnitelma- nimenomaan ei-sanallisesti, monien yritysten ja pohja, sekä mallipohjia käsikirjan menetelmien erehdysten kautta ja jonka sanallinen selittäminen hyödyntämiseen käytännössä. Mikäli käsikirjan ei ole aina yksinkertaista. lukija jää vielä kaipaamaan lisätietoja, kirjan sähköisessä versiossa on julkaistu aihekohtaises- Amerikkalaista Michael Polanyitä pidetään ylei- ti valtava määrä linkkejä, sekä lukuisia vinkkejä sesti hiljaisen tiedon käsitteen keksijänä. Hänen siihen mistä löytyy lisätietoa jokaisesta käsitellys- ajatuksiinsa perustuu hiljaiseen tietoon liitettävä tä aiheesta. ajatus siitä, että ihminen tietää enemmän kuin
24 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta pystyy kertomaan. Hiljainen tieto on kiinteästi oppijan omaa tietopohjaa.Tavoitteena on, että sidottu ihmisten henkilökohtaisiin kokemuksiin, lopuksi uudet käsitteet ja käytännöt sulautu- osaamiseen, uskomuksiin ja näkökulmiin. Henki- vat ihmisten toimintaan ja muuntuvat takaisin lökohtaisen tiedon tutkimukseen liittyy useimmi- hiljaiseksi tiedoksi. Mallin mukaan, tästä hiljaisen ten haasteita, eikä ihmisen itse ole helppoa sitä tiedon oppimisen ja tunnistamisen mallista tulisi tuoda esille tai jakaa. tulla kiertävä kehä ja hiljaisen tiedon jakamisesta ja omaksumisesta tulisi jatkuva prosessi. Käytän- Hankkeessa kokonaisuuden hahmottamisessa ja nössä ajateltuna kerran kierrettyään työntekijät hiljaisen tiedon näkyväksi tekemisessä hyödyn- ovat oppineet jo uutta hiljaista tietoa, joka on jäl- nettiin professori Ikujiro Nonakan ja Hirotaka leen opetettava koko työyhteisölle. Mallin avulla Takeuchi SECI mallia, joka koostuu neljästä vai- hiljaisen tiedon tunnistaminen ja jakaminen tulee heesta; sosialisaatiosta, ulkoistamisesta, yhdistelys- osaksi työyhteisön työskentelytapoja. tä ja sisäistämisestä. Seuraavissa kappaleissa käsitellään tarkemmin, Mallin ensimmäisessä vaiheessa (sosiaalisaatio) miten SECI-mallia on sovellettu käytännössä tieto on vielä hiljaisessa muodossa. Sosiaalisaati- Innoparkin hiljaisen tiedon toimenpidekokonai- ossa hiljainen tieto pyritään ryhmässä jakamaan suudessa ja millaiset digitaaliset menetelmät on muille ryhmän jäsenille suoralla sosiaalisella todettu tehokkaimmiksi tavoiksi tunnistaa ja jakaa vuorovaikutuksella. Käytännössä ajateltuna tässä hiljaista tietoa pilottiyrityksissä. vaiheessa eri pilottikohteissa järjestettiin erilaisia työpajoja joiden kautta hiljaista tietoa pyrittiin 3.2 Hiljaisen tiedon tallennus tunnistamaan ja kartoittamaan. VIDICO-hankkeessa erityisesti SECI-mallin Mallin toinen vaihe, eli ulkoistamisvaiheessa sosiaalistaminen on ollut keskeinen kehitysvaihe sosisaalisaatiovaiheessa tunnistettu ja kartoitettu monissa pk-yrityksissä. Hankkeen aikana on poh- hiljainen tieto pyritään saattamaan ulkoiseen, dittu paljon sitä, miten organisaatioiden ihmiset tallennettuun muotoon. Eli pyritään luomaan saadaan sosiaalistamaan omaa osaamistaan. So- erilaisia malleja ja jaettuja käsityksiä. Hankkeen siaalisen median yhteisöissä jaetaan herkemmin pilottikohteissa ulkoiseen muotoon saattaminen uskomuksia ja omia kokemuksia kuin virallisem- pyrittiin tekemään erilaisten digitaalisten mene- missa yhteyksissä. Kuitenkin kynnys kirjoittaa on telmien avulla, eli pyrittiin käyttämään digitaalisia monelle vielä korkeampi kuin puhuminen vaikka sovelluksia, joiden avulla työyhteisön hiljainen tie- kahvipöydässä. Myös videolla esiintyminen on to voidaan jakaa koko työyhteisön tietoisuuteen. jännittävä kokemus. Yhdistämisvaiheessa ulkoistettu tieto pyritään yhdistämään jo ihmisen opittuihin kaavoihin. Yhteisöllisen tiedon tuottamiseen on monia Tavoitteena on siis, että eri lähteiden sisällöt ja teknisiä ratkaisuja. Monille kokeneille kirjoittajille näkökulmat kohtaavat. Osittain ollaan jo sisäis- wikit ovat helposti omaksuttava keino tuottaa tämisvaiheessa eli osin sisäistetään uusia asioita yhteisöllistä tekstiä. Pikaviestimet ovat vähemmän ja osin vielä yhdistellään uusia asioita omiin jo kirjoittaneillekin helppo tekstiviestin omainen opittuihin sisältöihin.Tässä vaiheessa siis uusi tapa tuottaa tekstimuodossa olevaa sisältöä. teoria tai uusi digitaalinen menetelmä esitellään Kumpikaan tekninen ratkaisu ei kuitenkaan yrityksen työntekijöille. poista motivointiongelmaa, miksi joku tuottaisi juuri tähän wikiin tai mikroblogialustalle sisältöä. Sisäistämisvaiheessa tieto on olemassa ulkoisessa Motivointiin tarvitaan usein inhimillinen tekijä. muodossa, josta se saatetaan opiskellen osaksi Tämä voi olla esimerkiksi yhteisön muut jäsenet.
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta 25 Jäsenissä on usein vahvoja ja aktiivisia sisällön- yhteisössä tuodaan näkyväksi yrityksen toiminta tuottajia, jotka saavat yhteisön eläväksi ja sisällön ja tuotekehitykseen saadaan uutta potkua. Myös kiinnostavaksi. Joissakin yhteisöissä on tehtävään asiakkaiden ja sidosryhmien osallistuminen tuottei- palkattu yhteisömanageri.Yhteisö ei synny ilman den ja palvelujen kehittämiseen on tulossa osaksi aikaa ja vaivaa. Jos halutaan hyvä yhteisö, miksei yritysten prosesseja.Verkottuneessa toimintamallis- työstä maksettaisi palkkaa? sa tämä voidaan toteuttaa joustavasti ja helposti. Tässä toimenpidekokonaisuudessa etsittiin Toimenpidekokonaisuuden tuloksena saatiin vastausta kysymykseen, miten hiljaista tietoa hyviä käytäntöjä verkottuneesta toimintamallista (tacit knowledge) voidaan tallentaa ja mallintaa. yrityksissä.Tuloksena saatiin myös kokemus- Toimenpidekokonaisuuden tavoitteena oli käy- peräistä tietoa verkkoyhteisöjen toiminnassa tännössä toteutettavien pilottien kautta mallintaa pilottiyrityksissä. asiantuntemusta ja erityisesti hiljaista tietoa sekä kehittää yritysten osaamista ja osaamispääoman Tuloksia hyödynnetään uusien ammattitaitovaa- hallintaa hyödyntäen sosiaalisen median keinoja. timusten määrittelyssä digitalisoituneissa työyh- teisöissä, uudenlaisen työkulttuurin läpiajossa ja Hiljaisen tiedon keräämiseen käytettiin erilai- lanseerauksessa toimialoista riippumattomasti sekä sia digitaalisia ratkaisuja.Yksilötasolla kerättiin uudenlaisen työssäoppimisen mallin määrittelyssä. yksityiskohtaista henkilökohtaista tietämystä ja ryhmätasolla tallennettiin tietämystä ”tietämys- 3.3 Pk-yritys pilottien toteutus pankkiin”, joka on kaikkien työyhteisön jäsenten hyödynnettävissä.Tallennettu, näkyväksi tehty, Pilottiyritysten valinta ja sitouttaminen aloitettiin osaaminen ja hiljainen tieto jaetaan organisaation talvella 2009 ja viimeiset pilottiprojektit päät- jäsenten kesken ja hyödynnetään jokapäiväisessä tyivät keväällä 2013. Pilottiyrityksiksi valikoitui toiminnassa. Parhaita käytäntöjä dokumentoimal- hankkeen aikana erikokoisia eteläsuomalaisia la ja jakamalla osaamisen taso organisaatiossa pk-yrityksiä. Näille yrityksille yhteinen nimittäjä nousee. Osaamisen ja hiljaisen tiedon dokumen- oli uudistumis- ja kehittymishalukkuus sekä kiin- toinnin ja jakamisen tukeminen lisäävät työnte- nostus hyödyntää uusia digitaalisia menetelmiä. kijöiden sitoutumista ja motivaatiota sekä luovat Yrityksissä nähtiin tarve tehostaa toimintoja sekä yhteisöllistä ilmapiiriä. ottaa käyttöön uusia toimintatapoja. Hiljaisen tiedon ja osaamisen tallenteet toimivat Pilottien toteuttaminen aloitettiin laatimalla yri- myös osaamisen johtamisen työkaluna. Mallin- tyskohtaiset pilottisuunnitelmat, joissa määritel- nettua osaamista ja tietämystä voidaan hyödyntää tiin pilotin tavoitteet ja sovittiin toteutettavista mm. osaamisen kehittämisessä, tehtäväkuvien toimenpiteistä. Pilotteja lähdettiin toteuttamaan selkeyttämisessä, perehdyttämisessä, urasuunnit- suunnitelmien mukaisesti. Piloteissa annettiin telussa, osaamistarpeiden arvioinnissa, kehityskes- perehdytystä valittuihin työvälineisiin ja uusiin kustelujen apuvälineenä, osaamisen ja tietämyksen teknologioihin sekä dokumentoitiin ja mallin- jakamisen sekä rekrytoinnin apuvälineenä. nettiin yrityksissä liikkuvaa hiljaista tietoa sekä tiedonkulun prosesseja. Mobiileja työkaluja, Sosiaalisen median työkalut ja toimintatavat yhteisöllisiä työkaluja ja sosiaalista mediaa hyö- tarjoavat uudenlaisen verkottuneen toimintamallin dynnettiin piloteissa mahdollisuuksien mukaan. yritysten käyttöön.Verkkoyhteisöissä tapahtuva Pilottiyrityksiltä kerättiin tehdyistä kehittämis- työskentely lisää tehokkuutta ja vähentää palave- toimenpiteistä havaintoja ja palautteita pilotin reiden pitämistä ja sähköpostiliikennettä.Verkko- aikana sekä sen jälkeen.
26 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Toimenpiteet toteutettiin hyödyntäen kuvan, Pilottiyritykset ja projektit on kuvattu tässä lyhy- äänen ja videon käyttöä osaamisen kehittämisessä esti kertoen mitä haasteita erityisesti ratkottiin ja tallentamisessa.Tietoa tallennettiin käyttäen hiljaisen tiedon osalta ja minkälaisilla työkaluilla mahdollisuuksien mukaan mobiileja menetelmiä haasteisiin pyrittiin vastaamaan. Jokainen yritys mm. älypuhelimia ja tablet-laitteita. Useassa pilo- on ainutlaatuinen ja siksi jokaiselle yritykselle tissa perehdyttiin verkostomaisen wikityökalun pyrittiin räätälöimään pilottiprojekti juuri tarpeita testaamiseen yhteisöllisen sisällöntuottamisen ja vastaavaksi. ideoinnin alustana sekä laadun parantamiseen. Suurimmassa osassa pilotteja työstettiin myös Wiki osaamisen hallinnan apuna: yritysten sisäisten sosiaalisen median toimintaym- Case Opiferum päristöjen rakentamista ja hyödynnettiin sosiaa- lista mediaa, kuten pikaviestimiä ja mikroblogeja Opiferum on hämeenlinnalainen vuonna 2003 osaamisen kehittämisessä ja yhteisen tietovaran- perustettu verkkopalveluihin erikoistunut ohjel- non rakentamisessa. mointitalo. Opiferumissa tehdään web-pohjaisia ratkaisuja sekä koodausta, ja tarjotaan web-hotel- Tuotetut tietovarannot toimivat yrityksissä strate- lipalvelua. gisen suunnittelun lähtökohtana. Lisäksi piloteissa mukana olleissa yrityksissä tuotettiin käyttöön Tavoitteena Opiferumin pilotissa oli saada pilo- malleja, toimintaohjeita ja dokumentoitiin hyviä teissa projektikohtaista tietämystä tallennettua käytäntöjä yritysten ja organisaatioiden verkkoyh- yrityksen tietovarannoksi.Tietovaranto toimisi teisöjen toiminnasta. myös työntekijöiden tukena työn teolle. Opiferumin pilotti toteutettiin MediaWikillä. Hankkeen aikana toteutettiin yhteensä 15 kap- paletta tarvelähtöisiä pk-yrityspilotteja. Piloteissa Pilotissa testattiin kokouskäytäntöjä ja projekti- hyödynnettiin erilaisia ratkaisuja osaamisen hal- muistioiden työstämistä wiki -sovellusten avulla. lintaan ja tiedon digitalisointiin. Pilotit toteutettiin Pilotissa haettiin tiedon levittämisen nopeutu- sellaisilla ratkaisuilla, jotka sopivat pk-yritysten mista työyhteisössä. Tiedon nopea leviäminen tarpeisiin sekä sisällöltään että kustannusta- paransi työntekijöiden mahdollisuuksia hah- soltaan. Pilotissa saatuja kokemuksia voidaan mottaa oman työnsä kannalta tärkeitä asioita ja hyödyntää mm. organisaatioissa, jotka toimivat auttoi myös yrityksen johtoa päätöksentekopro- projektiluontoisesti ja mobiilisti. Pilottiprojekteis- sessissa. Pyrkimyksenä oli oppiva työympäristö, sa tyypillistä on se, että niitä ei voi toistaa identti- joka tukee oppimista ja motivoi siihen. Työyhtei- sinä, vaan muuttuvat tekijät vaativat työntekijöiltä sö, joka tuntee omat osaamisalueensa ja kykenee hiljaista tietoa parhaaseen mahdolliseen lopputu- pitämään yllä jatkuvaa, uutta osaamista synnyttä- lokseen johtavasta toimintamallista. vää oppimista. 3.4 Hiljaisen tiedon pilottiprojektit Pilotissa kehitettiin toimintaympäristön doku- mentointia.Tietoa pyrittiin tallentamaan laaduk- Monen organisaation työtekijöillä on runsaasti kaammin mm. asiakkaista, yhteistyökumppaneista, sellaista toimintaan ja asiantuntemukseen liitty- kilpailijoista, mielenkiintoisista uusista teknii- vää osaamista ja tietoa, joka on opittu monien koista tai palveluista.Tällä parannettiin palvelun työtuntien aikana ja jonka sanoiksi pukeminen ei laatua sekä pyrittiin löytämään uusia liiketoi- ole kovin helppoa. Näissä pilottiyrityksissä tätä mintamahdollisuuksia. Pilotin aikana pohdittiin, haastetta ratkottiin erilaisin menetelmin. mitä tietoa asiakassuhteesta olisi tallennettava,
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta 27 jotta palvelu tuotettaisiin entistä laadukkaammin. Etäyhteydet ja tiedonhallinta: Case Condens Todettiin, että on tärkeää olla kiinnostunut myös Heat Recovery Oy omasta toiminnasta ja kerätä siitä jatkuvasti palau- tetta samalla sitä myös analysoiden. Pilotin yhtenä Condens Heat Recovery Oy toimii energia- ja ym- tavoitteena oli saada yrityksen sisällä syntyviä päristöaloilla ja sen tuotteet ovat kaasun lämmön ideoita paremmin esille. talteenotto- ja puhdistuslaitteet sekä niihin liitty- vät vedenkäsittelylaitteet. Toimipisteitä yrityksellä Kosketusnäyttö ja osaamisen tekeminen on Hämeenlinnassa ja Porissa. näkyväksi: Case Mansikkapuisto Condensin pilotissa siirrettiin tietämystä digi- Mansikkapuisto Oy on moniammatillinen ja taalisesti äänen välityksellä eri toimipisteiden kokenut lastensuojelun erityisosaaja Hämeenlin- välillä. Pilotissa on käytetty IP-pohjaisia kon- nassa.Yrityksen arvoina ovat lapsi- ja nuorikes- ferenssipuheluita ja dokumenttien jakamista keisyys, aito välittäminen, sitoutuminen ja vastuu, kahden toimipisteen välillä. Hämeenlinnan ja ammatillisuus ja yhteisöllisyys. Vuonna 1996 Porin toimipisteiden välillä haettiin asiantuntijoi- perustetun yrityksen pääpalveluja ovat lastensuo- den avulla parannettua ratkaisua. Lähtökohtana jelun ennaltaehkäisevät avopalvelut, laitoshoidon oli aluksi videoneuvottelu, joka vaihtui suun- ydinpalvelut sekä jälkihuollon palvelut. Asiakkuut- nitteluvaiheen jälkeen konferenssipuheluihin ta käsitellään Mansikkapuistossa moniulotteisesti; ja tiedostojen jakamiseen. Skaalautuvuus myös palvelujen asiakkaina nähdään kuntien tilaajat, ulkomaisiin kontakteihin katsottiin eduksi vienti- palvelujen käyttäjät ja heidän perheensä. ponnisteluja tehtäessä. Mansikkapuiston pilotissa henkilöstön osaamis- Condens Heat Recoveryn pilottia jatkettiin ta tehtiin näkyväksi selainkäyttöisellä wikillä, dokumenttien hallinnan kehittämisellä. Pro- jonka käyttöliittymä pyörii yrityksessä koske- sessien tarkastelun ja toimintamallien hiomi- tusnäytön kautta. Kosketusnäytöllä pyrittiin sen seurauksena yrityksessä työskentelevien madaltamaan käyttökynnystä. Hoiva-alalla on tietämys on tallentunut paremmin digitaaliseen havaittavissa vastustusta tietotekniikan ja hoito- muotoon ja on nyt helpommin löydettävissä työn ulkopuolelle jäävien toimenpiteiden teke- kuin aikaisemmin. miseen. Pilotissa kiinnitettiin erityistä huomiota näiden raja-aitojen murtamiseen hiljaisen tiedon Wiki ratkaisuna osaamisen tallentamiseen: tallentamiseksi. Case Elekno Pilotissa saatiin tuloksia mm. wikin hyödyntä- Elekno Oy on Piispanristissä toimiva elektro- misestä yhteisökasvatuksessa, joka on ammatil- niikan sopimustoimittaja, jonka liiketoiminnan lista huippuosaamisaluetta Mansikkapuistossa. tärkein tehtävä on tarjota asiakkailleen luo- Mansikkapuiston pilotissa käynnistettiin toinen tettavia, toimitusvarmoja ja kokonaisvaltaisia osa, jossa pyritään kehittämään verkkopalvelua, elektroniikka-alan palvelukokonaisuuksia. jossa osaaminen tuodaan paremmin näkyväksi. Palvelukokonaisuudet sisältävät suunnittelun ja Verkkopalvelua lähestytään käyttäjälähtöisesti tuotekehityksen, valmistuksen ja varaosahuollon ja sinne pyritään tuottamaan entistä parempaa kokonaisuudessaan. digitaalista sisältöä. Pilotissa pyrittiin nostamaan myös henkilöstön valmiuksia välittää osaamista Eleknon pilotissa lähdettiin tekemään erittäin digitaalisilla sisällöillä. perinpohjaista määritelmää wikiratkaisun han-
28 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta kintaan. Pilotissa konsultoitiin wiki-sovelluksen työyhteisöasioita, tietoturvaa ja henkilötietolakia. hankintaa ja käyttöönottoa nopeasti kasvavassa Pilotissa testattiin kännyköillä tapahtuvaa ääni- organisaatiossa, jossa tarvitaan tehokkaita keinoja tallenteiden tekoa ja hallinta.Tällaisia tallentei- tietämyksen levittämiseen uusille työntekijöille. ta voivat olla mm. äänimuistiot, puhelut sekä Wiki otettiin käyttöön Eleknossa ja sillä on saavu- nettipohjaiset neuvottelut. Vaadittava tekniikka ja tettu merkittäviä tuloksia osaamisen tallentami- käytännöt eivät kuitenkaan olleet vielä käytännös- sessa. Eleknon laatupäällikkö Janne Mäkilä sanoi sä mahdollista toteuttaa. ”Wikistä on ollut järjettömän paljon hyötyä.”Tämä kuvastaa hyvin sitä, että projektin alussa ei vielä Heikki Iso-Pietilä IT-Palvelu: ”Puheluiden tallen- nähty kaikkia saavutettavia hyötyjä, joita saadaan nuksen hyödyntäminen pilotissa olisi tarvinnut pitkään pilotin päätyttyäkin. vielä yhteistyökumppania. Konkreettinen toteu- tus jäi vielä uupumaan.” Äänimuistiinpanot tietämyksen tallentami- sessa: Case IT-Palvelu Wiki-oppimisalustana: Case Haabio Oy IT-palvelu on tietotekniikan asiantuntijayritys, joka Haabio on hattulalainen vuonna 2009 perustettu yh- tarjoaa asiakkailleen kokonaisvaltaisen ratkaisun tiö. Haabio tarjoaa mm GLP, GCP, GMP ja ISO13485 sekä laitteistoja, että ohjelmistoja. IT-Palvelun tilat konsultaatiota ja koulutusta bioalan yrityksille. sijaitsevat Hämeenlinnassa, mutta toiminta-alue on laajalti eteläisessä Suomessa.Viisi vakituista työnte- VIDICOn Haabio -pilotti testasi wikialustan kijää ovatkin harvoin saman kahvipöydän ääressä. soveltuvuutta tietämyksen siirrossa ja oppimisym- Hiljaisen tiedon tallentaminen mobiililaitteella päristönä vuoden ajan alkaen maaliskuusta 2010. kiehtoi ajatuksena IT-Palvelussa pilotista vastan- Wikissä pyrittiin oppimisympäristöön, joka tukee nutta Heikki Iso-Pietilää, joka oli käynyt VIDICOn ja motivoi oppimista, sekä lisää yhteisöllisen oppi- hiljaisen tiedon innovaatioareena-tapahtumassa ja misen kautta hiljaisen tiedon siirtymistä. Pilotissa seurannut naapuriyrityksen pilotointia. kehitettiin toimintaympäristön dokumentointia sekä pyrittiin joukkoälyttämään ja näin syventä- IT-Palvelun oma pilotti käynnistettiin helmikuussa mään oppimiskokemusta. 2011 ja työntekijät lähtivät innokkaasti mukaan kokeiluun. IT-Palvelun kanssa testattiin erilaisia Haabion toteuttama koulutustoiminta on ollut äänimuistiinpanoja tietämyksen tallentamisessa. suunniteltua vähäisempää pienentyneen kysyn- Apuna hiljaisen tiedon tallentamisessa oli konsult- nän takia.Toteutuneissa koulutuksissa wikialustaa ti, joka asiantuntemukseen kuului perehtyneisyys on käytetty. Haabiossa pohditaan, miten wikialus- hiljaisen tiedon tunnistamiseen ja tallentamiseen. taa voisi hyödyntää jatkossa muussakin toiminnas- VIDICOn avulla IT-Palvelu on saanut tukea uusien sa kuin tietopankkina ja oppimisalustana. toimintamallien löytämiseen. Hankkeessa mukana olleet ovat päässeet keskustelemaan ja lähesty- Sähköiset työkalut aloittavassa yrityksessä: mään osaamisen tallentamista uusista näkökulmis- Case Linnan Pyöräverstas ta. Erilaisten teknisten toimintojen testaaminen on ollut IT-Palvelun työntekijöille luontaista ja Linnan Pyöräverstas Oy aloitti toiminnan Hä- palkitsevaa toimintaa.Yhteistyö Koulutuskes- meenlinnassa marraskuussa 2010. Pyöräverstas on kus Tavastilan on tuonut mobiilitallentamisesta yhdistetty myymälä ja kahvila, sekä tarjoaa mm. päättötyön tietojenkäsittelyn opiskelijalle. Pilotin pyörien vuokraus- ja huoltopalveluita. Linnan Pyö- aikana mietittiin teknisten ratkaisujen lisäksi mm. räverstas myy uusia ja käytettyjä pyöriä, mopoja ja
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta 29 varaosia. Palveluihin kuuluvat pyörien huollot ja Pilotin tuotoksena tehtiin tunneliviljelywiki. korjaukset, noutopalvelu, talvisäilytys- ja huoltopa- Peltosirkun pilotti testasi wikialustan soveltuvuut- ketit, talvirenkaiden vaihdot ja pyörien vuokraus. ta tietämyksen siirrossa ja oppimisympäristönä. Linnan pyöräverstaan pilotissa haettiin hiljai- Wikissä pyritään viljelytiedon tallentamiseen, sen tiedon ratkaisuja asiakastietojen hallintaan, motivoimaan tiedon tuottamiseen sekä lisäämään perehdyttämisen tueksi sekä laadun parantami- yhteisöllisen oppimisen kautta hiljaisen tiedon seksi sähköisillä työkaluilla. Pilotointi aloitettiin siirtymistä. Pilotin tarkoituksena oli kehittää tun- prosessien kuvauksilla, joista johdettiin pilotin neliviljelyn dokumentointia ja osallistaa tunneli- teemat: oman työn ohjaus, ajankäytön seuranta, viljelystä kiinnostuneita, aina ammattiviljelijöistä työn suunnittelu, asiakashistoria ja asiakastiedot. harrastajiin, syventämään tietämystään aiheesta. Asiakastiedon käsittelyn sujuvuus, flow, nousi merkittäväksi tekijäksi kuvattaessa yrityksessä Pilotti päätettiin kesällä 2012. Pilotista tehtiin siirtyvää tietämystä. päätelmä, että suomalaiset viljelijät eivät ole vielä valmiita jakamaan osaamistaan avoimessa wikissä. Linnan pyöräverstaan pilotissa oli tarkoitus Yrittäjä aikoo kuitenkin jatkaa wikikirjoittamista tallentaa oppimisympäristöön tietoa tuotteista, ja suunnittelee wikistä tulevaisuudessa käyt- asiakkaista, yhteistyökumppaneista ja mielen- täjätunnusten takana olevaa palvelua.Tunneli- kiintoisista uusista kokemuksista, palveluista ja Wikiin oli haasteellista saada kirjoittajia, joten muista uusista ideoista.Tämän tarkoituksena oli jatkotoimiksi yrittäjän kanssa pohdittiin wikin auttaa yritystä parantamaan palvelun laatua sekä muuttamista suljetuksi.Tämä siksi, että kirjoittajat löytämään uusia liiketoimintamahdollisuuksia. uskaltaisivat kertoa helpommin kokemuksiaan ja Pilotin aikana pohdittiin myös, mitä hiljaista tietoa voisivat arvostaa wikiä enemmän, kun se ei ole asiakassuhteesta olisi tallennettava, jotta palvelu kaikille avoin. tuotettaisiin asiakkaalle entistä laadukkaammin. Oppimisympäristön avulla liiketoimintaansa aloi- Osaamisen ja prosessien mallintaminen: tellut yritys on pystynyt lähes toimintansa alusta Case Skapat asti dokumentoimaan organisaationsa osaamista sekä jakamaan tietoa hallituin ja strukturoiduin Skapat Energia on monipuolinen energia-alan menetelmin. asiantuntija, joka on puolueeton ja luotettava sähkönhankinnan sekä energiatehokkuuden Wiki yhteisöllisen oppimisen ja tiedon jaon ammattilainen. Skapat Energian asiakkaat ovat välineenä: Case Peltosirkun tila teollisuuden, yritysten ja julkisen sektorilla. Ska- pat toimii asiakkaidensa kumppanina sähkömark- Peltosirkku on marjatila, joka on 2008 perustettu kinoilla sekä asiakkaiden energian säästökonsul- Hattulaan. Peltosirkun marjatilalla on monipuolis- toinnissa. Vuodesta 1998 alalla toiminut Skapat ta toimintaa. Siellä viljellään mm. eri marjalajikkei- Energia on suurin suomalainen sähkönhankinnan ta ja hyödynnetään tunneliviljelyä. asiantuntijayritys. Skapat Energian palveluita on mahdollista hyödyntää Suomen ja Ruotsin lisäksi Peltosirkun pilotti edisti digitaalisten työkalujen myös Norjassa ja Tanskassa. käyttöä yritysten osaamisen hallinnassa ja osaa- misen siirtämisessä. Projekti mallinsi mobiili- Pilotin tavoitteena oli Skapatin prosessien ku- laitteiden ja sosiaalisen median keinojen avulla vaaminen vuokaavioon huomioiden digitaalisen yksilöiden ja ryhmän asiantuntemusta, parhaita sovelluksen hankintaa varten tehtävät määritte- käytäntöjä ja hiljaista tietoa. lyt. Pilotissa tehtiin osaamisen kartoittamista ja
30 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta prosessien järkevöittämistä sekä tarkasteltiin, mitä kaikki yrityksessä tärkeäksi koetut toiminnot tehdään eri kohdassa prosessia ja mitä toimintoja saatiin dokumentoitua. Kamuxin eri toimipistei- voi yhdistää. Keskeisiä tavoitteita olivat prosessi- den myyjät saivat aikaan vilkkaan keskustelun en tehostaminen, riskien minimoiminen ja toimin- perehdytysvideoita työstäessä.Yleisesti todettiin, nan laadun parantaminen. että hiljaista tietoa välittyi jo ensimmäisiä videoita tehdessä runsaasti. Eri toimipisteissä havaitut Skapatissa tehtiin pilotin puitteissa tiedon tarpeen hyvät käytännöt nousivat esiin, kun pohdittiin määrittely: mitä tietoa tarvitaan missäkin vaiheessa ja miten osaamista kannattaisi välittää ytimekkäästi. missä tieto on tehokkainta tuottaa. Samalla tutkittiin Yhteistyö yrityksen kanssa toimi hyvin ja hiljaisen joukkoälyttämisen ja sosiaalisen median keinojen tiedon siirtämiselle oli selkeä tarve voimakkaasti hyödyntämismahdollisuuksia prosessien näkökul- kasvavassa yrityksessä, ja toimintatapoja hiottiin masta. Skapatille prosessien ja osaamisen kuvaa- vastaamaan Kamuxin tarpeita. misen kautta saadun tiedon perusteella tuotettiin näkemyksiä uusien tuotteiden kehittelyyn ja tuotteis- Sosiaalinen media toiminnan tukena: tamisen suunnitteluun sekä kehitettiin koulutus- ja Case Kaipaus perehdytysmateriaalia huomioiden uudet tuotteet, tulevat kasvutavoitteet ja ikärakennemuutokset. Kaipaus on vuonna 2006 perustettu yritys, joka suunnittelee ja myy tuoksukoruja. Kaipaus- Videot perehdytyksessä: Case Kamux tuoksukorujen Nanofrago®-tuoksuydin pohjautuu innovaatioon, jossa tuoksu imeytetään korun Kamux on vuonna 2000 perustettu hämeenlinna- keraamiseen sydämeen, mistä se haihtuu ympäris- lainen yritys, joka myy autoja sekä siihen liittyviä töön molekyyli kerrallaan. rahoitus- ja vakuutuspalveluita. Kamuxin toimin- ta perustuu pieniin kustannuksiin ja nopeaan Yrityksen haasteena oli työntekijöiden ja jäl- varaston vaihtumiseen sekä innostuneeseen ja leenmyyjien sijoittuminen erimantereille. Lisäksi motivoituneeseen henkilökuntaan. asiakkaita haluttiin osallistaa aikaisempaa enem- män ja syventää asiakaskokemusta yrityksessä. VIDICO – pilotin tavoitteena oli kehittää Kamuxin Tähän tarkoitukseen Kaipaukselle suunniteltiin uusien työtekijöiden nopeaa perehdyttämistä. Pilo- uudenlaista verkkoratkaisua, joka hyödyntää tissa tallennettiin digitaaliseen muotoon videoille laaja-alaisesti sosiaalisen median keinoja yrityksen hiljaista tietoa, joka aikaisemmin on ollut hajanai- toiminnassa. Pilotin käynnistyksessä oli mukana sena työntekijöiden ja asiakkaiden sähköposteissa, eri toimijoista koostunut tiimi, jonka työskentelys- sopimuksissa, puhuttuna ja mielessä.Videoiden sä otettiin käyttöön sosiaalisen median keinot. käsittelyyn ja jakamiseen luotiin virtuaalinen työtila, joka mahdollistaa tietämyksen siirtämisen Yammer-työkalu osoittautui kaipauslaisille uudek- videoiden avulla. Samalla rakennettiin arkisto, si ja toimivaksi ratkaisuksi. Kaipauksen suunnit- josta työntekijä voi käydä tarvittaessa katsomassa telija työskentelee toiselta mantereelta käsin ja videoita ja antaa niiden pohjalta uusia ideoita toi- hänet saatiin aikaeroista ja etäisyydestä huolimat- minnan kehittämiseen. Järjestelmän tarkoituksena ta hyvin osaksi tiimiä käyttöön otettujen uusien oli tehostaa Kamuxin toimintaa, kun perehdytys- ja digitaalisten työkalujen ansiosta. ohjeistusmateriaali saadaan samaan paikkaan ja työntekijöiden kommentoitavaksi. Helppokäyttöi- Toimintaympäristön dokumentointi: sen ja kevyen ohjelmiston avulla videoita voidaan Case Ellibs muutamassa viikossa tuottaa satoja. Ellibs Oy on e-kirjojen myyntiin, markkinointiin Videoiden tuotantotyökalut otettiin käyttöön ja teknologiaan erikoistunut yritys. Ellibs tarjoaa Innoparkissa pidetyssä lähikoulutuksessa, jossa myös automatisoituja elektroniseen julkaisuun
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta 31 Kuva: TL Sippola sekä aineistojen hallintaan liittyviä palveluja. lukuisia tietojärjestelmiä, joita käytetään hyvin Yhteystyökumppaneita ovat lukuisat tietokirjojen hajanaisesti. VIDICO -pilotin avulla yhtenäistettiin julkaisijat sekä kirjastot ja yritykset kansainvälisesti. järjestelmien käyttöä, jotta tiedon leviäminen tehostuisi. Lisäksi kehitettiin asiakkaisiin liitty- Ellibsin pilotissa tavoitteena oli tehdä kartoitus vän tiedon, kuten heikkojen signaalien ja liidien siitä, mihin suuntaan tietojärjestelmiä ollaan vie- tallentamista ja hyödyntämistä. mässä tulevaisuudessa; mitä sovellusta käytetään mihinkin ja miten tietoa levitettäisiin ja luotaisiin Rakennusliikkeen työmaat mobiiliaikaan: parhaiten sekä missä tieto olisi parhaassa ja help- Case TL Sippola pokäyttöisimmässä paikassa. Pilotissa kehitettiin toimintaympäristön dokumentointia.Tämä auttoi TL Sippola on rakennusliike Hämeenlinnan toiminnan mallintamisessa ja parantamaan laatua seudulla. Rakennusliike tekee talot valmiiksi tai sekä mahdollisesti löytämään uusia liiketoiminta- sovittuun vaiheeseen passiivi- tai matalaener- mahdollisuuksia. giaratkaisuna.Yritys on perustettu vuonna 2003 ja sen kotipaikka on Hattula. Pilotissa käytettiin hyödyksi aiemmin toteutettuja ratkaisuja sekä päivitettiin tietämykseen liittyviä Pilotin tavoitteena oli saattaa yrityksen työmaat prosesseja sekä toimintatapoja. Pilotin tavoitteena mobiiliaikaan toteuttamalla yrityksessä oppilastyönä oli aktivoida tiedon liikkumista sovelluksissa ja tehdyn asentajan käsikirjan käyttöönotto työmailla samalla vähentää sähköposteissa olevan tietoa. tablettilaitteiden avulla.Tarkoituksena oli testata Pilotissa parannettiin tiedon jakamista organisaa- asentajan käsikirjan lukemista, sisällön tuottamista ja tion sisällä. Ellibsissä on ollut aiemmin käytössä sisällön hyödyntämistä työmaaolosuhteissa.
32 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Pilotissa haettiin kokemuksia siitä, voidaanko Linnan Vartijat ovat toimineet turvallisuuden osaamista siirtää mobiilityökalun avulla paremmin ja viihtyvyyden varmistamiseksi sekä rikosten työntekijöiden välillä.Tarkoituksena oli vähentää ennaltaehkäisemiseksi. Linna Vartijat toimivat sähläämistä ja helpottaa hyvien käytäntöjen vä- Hämeenlinnan, Hyvinkään, Riihimäen ja Forssan littymistä työyhteisössä.TL-Sippolalla otettiin käyt- seuduilla. Hälytyskeskus sijaitsee Hämeenlinnassa töön kesäkuussa 2012 tablettilaitteet, jonka kautta ja palvelee asiakkaita ympäri vuorokauden. Osa sisäistä wikiä luetaan ja sinne tuotetaan sisältöä. palveluista on tarjolla valtakunnallisesti. Piiri-, Pilotin tuotokset todettiin niin hyviksi, että ne paikallis-, myymälä- ja muita vartiointitehtäviä ovat jääneet yritykseen pysyviksi käytännöiksi. yrityksessä hoitaa noin 80 vartijaa. Ohjelmistotoimittajan projektienhallintaan Pilotin ideana oli hyödyntää BookIT järjestelmää syvyyttä: Case Codelma Linnan Vartijoiden toiminnassa. Sovellukselle löytyi kaksi toimintoa, joita pilotoitiin. Ensimmäisellä Codelma Oy tuottaa asiakaskohtaisia laitteisto- toiminnolla kevennetään päivystäjän työtaakkaa au- lähtöisiä ohjelmistoratkaisuja puolustusväline- ja tomatisoimalla kysely työtekijöiden turvallisuuden työkonevalmistajille sekä muihin vaativiin ympä- tarkistamisesta. Liikkuvat työntekijät vastaavat kyse- ristöihin. Codelman menestys perustuu vahvan lyihin matkapuhelimellaan. Päivystäjän ei tarvinnut ohjelmisto-osaamisen lisäksi puolustusvälinesek- pilotin aikana soittaa työtekijöille vaan järjestelmä torin toimialaosaamiseen. teki kyselyn päivystäjän puolesta. Päivystäjä näki tietokoneeltaan ajantasaisen tiedon, ketkä työnte- Codelman pilotissa tehostettiin projektien kijät ovat vastanneet kyselyihin. Myös vastauksen hallintaa ja projekteihin liittyvän tiedon käsit- sisällöt olivat päivystäjän nähtävissä ja arkistoituvat telyä. Projekteihin liittyy paljon sekä näkyvää järjestelmään.Toisella toiminnolla haettiin mobiilisti että hiljaista tietoa, jonka käsittelyn tehostami- osaajia kun tarvetta sijaiselle ilmeni. nen kehittää yrityksen kilpailukykyä ja auttaa poikkeustilanteista selviämistä. Pilotissa haettiin Pilotin lopussa ohjelman toimittaja ei ollut ehti- Codelman tarpeisiin parhaiten soveltuva projek- nyt tehdä toivottuja muutoksia sovellukseen. tinhallintajärjestelmä sekä tuodaan se käyttöön. Lopputuloksena oli, ettei sovellus sopinut sellai- Järjestelmään liittyvät tarpeet ja vaihtoehdot senaan Linnan Vartijoiden käyttöön. Sovellukseen käytiin läpi koko henkilöstön ja lähimpien tehtävien muutosten avulla se olisi ollut parem- yhteistyökumppanien kanssa. Tällä pyrittiin var- min hyödynnettävissä ja tarvittavien muutosten mistamaan sopivimman järjestelmän valinta sekä vuoksi sovellus jäi pois yrityksen käytöstä. tuettiin järjestelmän käyttöönottoa ja toiminta- tapojen muutosta. Pilotissa otettiin uusi järjestel- 3.5 valmennusohjelma mä käyttöön pilottiyrityksen sisäisessä käytössä sekä asiakasprojektissa. VIDICOn Hiljaisen tiedon -valmennusohjelma toteutettiin 26.4.–14.6.2012 ja siihen ilmoittautui Kati Mansikkaniemi, Codelma Oy: ”Työkalun täy- 28 henkilöä 16 eri organisaatiosta.Valmennusoh- tyy olla moderni ja helppokäyttöinen asiakkaan jelmassa valmennuskertoja oli viisi, joista kaksi näkökulmasta ja siitä pitää saada näkemys kuinka toteutettiin lähiopetuksena ja kolme etäopetuk- projekti etenee.” sena verkon kautta siten, että oppimisalustana toimi Moodle ja etävalmennus toteutettiin WebEx Osaamisenhallintaa: Case Linnan Vartijat ohjelmalla.Valmennusohjelmassa oli ensimmäisenä kertana lähikerta, jolloin tutustuttiin valmennusoh- Linnan Vartijat Oy on yksi Suomen suurimpia jelmassa käytettäviin työkaluihin sekä perehdyttiin yksityisiä vartiointiliikkeitä. 40 vuoden ajan videotallentamiseen ja videon erityispiirteisiin ver-
VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta 33 rattuna muihin medioihin ja kuultiin pk-yrityksen 4. Oivalluksia matkan varrelta kokemuksia videoperehdytyspilotista. 4.1 okemuksia ja havaintoja K Toinen valmennuskerta toteutettiin etäopetuk- Hämeenlinnan kaupungin sena ja käsitteli asiakaspalvelua. Valmennuksessa palveluprosessien sähköistämisessä käytiin läpi erilaisia menetelmiä viestiä yrityksen osaamista ulospäin digitaalisien menetelmien Osallistava asukaspalautejärjestelmä avulla. Valmennuskerralla kuultiin myös pk-yritys- ten pilottikokemuksia. Asukaspalautteesta toivottiin helppokäyttöistä. Asukkaan ei tarvitse tuntea kaupungin organi- Kolmannella etävalmennuskerralla käsiteltiin saatiorakennetta, saadakseen palautteen mene- yrityksen sisäisten viestien ja osaamisen siirtoa. mään oikealle henkilölle. Asukas voi halutessaan Neljännellä, myös etävalmennuksena toteutetulla linkittää palautteen karttaan ja tehdä sen myös kerralla, aiheena olivat prosessit ja osaamisen julkiseksi. hallinta sekä käytiin läpi pk-yritysesimerkin avulla tarvetta miettiä prosessit uudelleen digitalisoimis- Asukkaan antaman palautteen ohjautuminen oi- hankkeen yhteydessä. kealle henkilölle vaati kaupunginorganisaatiossa paljon suunnittelua ja palautteen ohjautumista on Viimeinen kerta oli lähiopetuksena toteutettu ylläpidettävä muuttuvissa tilanteissa. Palautteen testauslaboratorio, jossa osallistujat pääsivät tes- ohjautumisen ylläpitäminen on helppoa ja palaut- tailemaan erityyppisiä ratkaisuja tiedon tallenta- teet saadaan aiempaa nopeammin ja tehokkaam- miseen ja jakamiseen. Valmennuskerroilla jaettiin min käsiteltyä. hyvin omia kokemuksia ja pohdittiin aiheeseen liittyviä kokemuksia sekä sitä miten eri ratkaisut Läpinäkyvässä palautejärjestelmässä palautteen vaikuttavat osaamisen ja tiedon välittymiseen. antaja voi valita näkyykö palaute kaikille netin käyttäjille. Kaupungin näkymässä palautteiden Kaiken kaikkiaan valmennusohjelmassa käytettiin käsittely on rakennettu niin, että palautteita voi käytännönläheisiä keinoja, joilla tunnistetaan ja käsitellä useampi henkilö ja niitä voi ohjata orga- tallennetaan yrityksen osaamispääomaa digitaali- nisaation sisällä. Palautteen antaja saa halutessaan seen muotoon. Osaamispääoman hoitaminen ja viestin palautteen etenemisestä ja käsittelystä. kehittäminen ovat tärkeitä, kun halutaan turvata Tarvittaessa palautteen antajaan voidaan olla yrityksen kilpailukyky kiihtyvillä markkinoil- yhteydessä, jotta palautteen kohteena oleva asia la. Osaamisen johtamisella pk-yritys kehittyy saadaan mahdollisimman hyvin hoidettua. oppivaksi organisaatioksi. Valmennusohjelman tavoitteena oli lisätä työntekijöiden taitoja johtaa Hämeenlinnan rakennusvalvonnan lupa- yrityksen osaamisen kehittämistä ja hyödyntää sii- prosessin sähköistäminen nä digitaalisia menetelmiä. Valmennukseen osallis- tuvat olivat sitä mieltä, että yrityksen osaaminen Hämeenlinnan rakennusvalvonnassa haettiin rat- on saatavissa näkyväksi digitaalisten menetelmien kaisua kasvavaan arkistoon ja niukkoihin resurs- ja työkalujen avulla seihin. Nyt tehty työ ja panostukset järjestelmän ja toimintatapojen kehittämiseen tulevat kanta- maan hedelmää pitkällä aikavälillä, työn kaikki hyödyt eivät näy välittömästi. Nyt pitää ennakoida ja nähdä tulevat säästöt ja parannukset. Arkiston vaatima tila tulee pienenemään, arkistosta tiedon hakeminen ja palauttaminen ovat huomattavasti
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta

Empfohlen

Rcc structure design by etabs (acecoms)
Rcc structure design by etabs (acecoms)Rcc structure design by etabs (acecoms)
Rcc structure design by etabs (acecoms)Md. Shahadat Hossain
 
Vidico esite
Vidico esiteVidico esite
Vidico esiteVIDICOhanke
 
Sähköisten palvelujen kehittäminen toimintamalli ja käsikirja
Sähköisten palvelujen kehittäminen toimintamalli ja käsikirjaSähköisten palvelujen kehittäminen toimintamalli ja käsikirja
Sähköisten palvelujen kehittäminen toimintamalli ja käsikirjaVIDICOhanke
 
Kehittämistoiminnan rahoitus
Kehittämistoiminnan rahoitusKehittämistoiminnan rahoitus
Kehittämistoiminnan rahoitusTimo Rainio
 
Sorvaamo 2014 sek hallitus
Sorvaamo 2014 sek hallitusSorvaamo 2014 sek hallitus
Sorvaamo 2014 sek hallitusJaana Suksi
 
Plikka
PlikkaPlikka
PlikkaPlikka
 
Finnish Advanced Manufacturing Network -verkoston toiminta käynnistyy
Finnish Advanced Manufacturing Network -verkoston toiminta käynnistyyFinnish Advanced Manufacturing Network -verkoston toiminta käynnistyy
Finnish Advanced Manufacturing Network -verkoston toiminta käynnistyyTechFinland
 
Digitaalinen nuorisotyö vamk - 15.9.2021
Digitaalinen nuorisotyö vamk - 15.9.2021Digitaalinen nuorisotyö vamk - 15.9.2021
Digitaalinen nuorisotyö vamk - 15.9.2021Verke
 

Empfohlen

Rcc structure design by etabs (acecoms)
Rcc structure design by etabs (acecoms)Rcc structure design by etabs (acecoms)
Rcc structure design by etabs (acecoms)Md. Shahadat Hossain
 
Vidico esite
Vidico esiteVidico esite
Vidico esiteVIDICOhanke
 
Sähköisten palvelujen kehittäminen toimintamalli ja käsikirja
Sähköisten palvelujen kehittäminen toimintamalli ja käsikirjaSähköisten palvelujen kehittäminen toimintamalli ja käsikirja
Sähköisten palvelujen kehittäminen toimintamalli ja käsikirjaVIDICOhanke
 
Kehittämistoiminnan rahoitus
Kehittämistoiminnan rahoitusKehittämistoiminnan rahoitus
Kehittämistoiminnan rahoitusTimo Rainio
 
Sorvaamo 2014 sek hallitus
Sorvaamo 2014 sek hallitusSorvaamo 2014 sek hallitus
Sorvaamo 2014 sek hallitusJaana Suksi
 
Plikka
PlikkaPlikka
PlikkaPlikka
 
Finnish Advanced Manufacturing Network -verkoston toiminta käynnistyy
Finnish Advanced Manufacturing Network -verkoston toiminta käynnistyyFinnish Advanced Manufacturing Network -verkoston toiminta käynnistyy
Finnish Advanced Manufacturing Network -verkoston toiminta käynnistyyTechFinland
 
Digitaalinen nuorisotyö vamk - 15.9.2021
Digitaalinen nuorisotyö vamk - 15.9.2021Digitaalinen nuorisotyö vamk - 15.9.2021
Digitaalinen nuorisotyö vamk - 15.9.2021Verke
 
Digitoinnin ABC rakennusvalvonnoille
Digitoinnin ABC rakennusvalvonnoilleDigitoinnin ABC rakennusvalvonnoille
Digitoinnin ABC rakennusvalvonnoilleLupapiste
 
Johtaminen ja digitaalinen darwinismi
Johtaminen ja digitaalinen darwinismi Johtaminen ja digitaalinen darwinismi
Johtaminen ja digitaalinen darwinismi Timo Savolainen
 
Growing an Open City - Jarmo Eskelinen
Growing an Open City - Jarmo EskelinenGrowing an Open City - Jarmo Eskelinen
Growing an Open City - Jarmo Eskelinengerttusimm
 
Ely timo ollila
Ely timo ollila Ely timo ollila
Ely timo ollila KirsiVartiainen
 
Finnish Advanced Manufacturing Network -verkoston toiminta käynnistyy
Finnish Advanced Manufacturing Network -verkoston toiminta käynnistyyFinnish Advanced Manufacturing Network -verkoston toiminta käynnistyy
Finnish Advanced Manufacturing Network -verkoston toiminta käynnistyyTechFinland
 
Digiosalliseksi-workshop 23.
Digiosalliseksi-workshop 23.Digiosalliseksi-workshop 23.
Digiosalliseksi-workshop 23.Matleena Laakso
 
Tiivistelmä2
Tiivistelmä2Tiivistelmä2
Tiivistelmä2Leena Viitanen
 
Tiivistelmä2
Tiivistelmä2Tiivistelmä2
Tiivistelmä2Leena Viitanen
 
Tiivistelmä2
Tiivistelmä2Tiivistelmä2
Tiivistelmä2Leena Viitanen
 
Cleantech - puhdas mahdollisuus 21.4.2016 Kotka: Pk-seudun Smart & Clean-säät...
Cleantech - puhdas mahdollisuus 21.4.2016 Kotka: Pk-seudun Smart & Clean-säät...Cleantech - puhdas mahdollisuus 21.4.2016 Kotka: Pk-seudun Smart & Clean-säät...
Cleantech - puhdas mahdollisuus 21.4.2016 Kotka: Pk-seudun Smart & Clean-säät...Cursor Oy
 
Toisilta oppimassa vvop 2011 oph
Toisilta oppimassa vvop 2011 ophToisilta oppimassa vvop 2011 oph
Toisilta oppimassa vvop 2011 ophSanna Brauer
 
CASE: Ideasta ilmiöksi
CASE: Ideasta ilmiöksiCASE: Ideasta ilmiöksi
CASE: Ideasta ilmiöksiBusiness Arena Oy
 
Digitaalista Sykettä teollisuuteen
Digitaalista Sykettä teollisuuteenDigitaalista Sykettä teollisuuteen
Digitaalista Sykettä teollisuuteenTimo Rainio
 
Upgraded Life Festival 2015. Martti Mäntylä, Aalto University
Upgraded Life Festival 2015. Martti Mäntylä, Aalto UniversityUpgraded Life Festival 2015. Martti Mäntylä, Aalto University
Upgraded Life Festival 2015. Martti Mäntylä, Aalto UniversityUpgraded - Health Startup Association of Finland
 
Innovaatioseteliopas - Mikä Innovaatioseteli on?
Innovaatioseteliopas - Mikä Innovaatioseteli on?Innovaatioseteliopas - Mikä Innovaatioseteli on?
Innovaatioseteliopas - Mikä Innovaatioseteli on?Kwork Innovaatiot
 
TIEKE 40 vuotta – Matkaeväitä digitaaliseen tulevaisuuteen
TIEKE 40 vuotta – Matkaeväitä digitaaliseen tulevaisuuteenTIEKE 40 vuotta – Matkaeväitä digitaaliseen tulevaisuuteen
TIEKE 40 vuotta – Matkaeväitä digitaaliseen tulevaisuuteenTIEKE Finnish Information Society Development Centre
 
Digitaalinen suunnittelu ja valmistus, seminaari Teknologia13 messuilla
Digitaalinen suunnittelu ja valmistus, seminaari Teknologia13 messuillaDigitaalinen suunnittelu ja valmistus, seminaari Teknologia13 messuilla
Digitaalinen suunnittelu ja valmistus, seminaari Teknologia13 messuillaTimo Rainio
 
Dicole koulutukset ja työpajat
Dicole koulutukset ja työpajatDicole koulutukset ja työpajat
Dicole koulutukset ja työpajatDicole
 
Raportti2010
Raportti2010Raportti2010
Raportti2010Koordinaatti
 
Alueiden osaamisen aika foorumi 160621
Alueiden osaamisen aika foorumi 160621Alueiden osaamisen aika foorumi 160621
Alueiden osaamisen aika foorumi 160621Sitra the Finnish Innovation Fund
 

Weitere ähnliche Inhalte

Ähnlich wie Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta

Digitoinnin ABC rakennusvalvonnoille
Digitoinnin ABC rakennusvalvonnoilleDigitoinnin ABC rakennusvalvonnoille
Digitoinnin ABC rakennusvalvonnoilleLupapiste
 
Johtaminen ja digitaalinen darwinismi
Johtaminen ja digitaalinen darwinismi Johtaminen ja digitaalinen darwinismi
Johtaminen ja digitaalinen darwinismi Timo Savolainen
 
Growing an Open City - Jarmo Eskelinen
Growing an Open City - Jarmo EskelinenGrowing an Open City - Jarmo Eskelinen
Growing an Open City - Jarmo Eskelinengerttusimm
 
Finnish Advanced Manufacturing Network -verkoston toiminta käynnistyy
Finnish Advanced Manufacturing Network -verkoston toiminta käynnistyyFinnish Advanced Manufacturing Network -verkoston toiminta käynnistyy
Finnish Advanced Manufacturing Network -verkoston toiminta käynnistyyTechFinland
 
Digiosalliseksi-workshop 23.
Digiosalliseksi-workshop 23.Digiosalliseksi-workshop 23.
Digiosalliseksi-workshop 23.Matleena Laakso
 
Cleantech - puhdas mahdollisuus 21.4.2016 Kotka: Pk-seudun Smart & Clean-säät...
Cleantech - puhdas mahdollisuus 21.4.2016 Kotka: Pk-seudun Smart & Clean-säät...Cleantech - puhdas mahdollisuus 21.4.2016 Kotka: Pk-seudun Smart & Clean-säät...
Cleantech - puhdas mahdollisuus 21.4.2016 Kotka: Pk-seudun Smart & Clean-säät...Cursor Oy
 
Toisilta oppimassa vvop 2011 oph
Toisilta oppimassa vvop 2011 ophToisilta oppimassa vvop 2011 oph
Toisilta oppimassa vvop 2011 ophSanna Brauer
 
Digitaalista Sykettä teollisuuteen
Digitaalista Sykettä teollisuuteenDigitaalista Sykettä teollisuuteen
Digitaalista Sykettä teollisuuteenTimo Rainio
 
Innovaatioseteliopas - Mikä Innovaatioseteli on?
Innovaatioseteliopas - Mikä Innovaatioseteli on?Innovaatioseteliopas - Mikä Innovaatioseteli on?
Innovaatioseteliopas - Mikä Innovaatioseteli on?Kwork Innovaatiot
 
Digitaalinen suunnittelu ja valmistus, seminaari Teknologia13 messuilla
Digitaalinen suunnittelu ja valmistus, seminaari Teknologia13 messuillaDigitaalinen suunnittelu ja valmistus, seminaari Teknologia13 messuilla
Digitaalinen suunnittelu ja valmistus, seminaari Teknologia13 messuillaTimo Rainio
 
Dicole koulutukset ja työpajat
Dicole koulutukset ja työpajatDicole koulutukset ja työpajat
Dicole koulutukset ja työpajatDicole
 

Ähnlich wie Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta (20)

Digitoinnin ABC rakennusvalvonnoille
Digitoinnin ABC rakennusvalvonnoilleDigitoinnin ABC rakennusvalvonnoille
Digitoinnin ABC rakennusvalvonnoille
 
Johtaminen ja digitaalinen darwinismi
Johtaminen ja digitaalinen darwinismi Johtaminen ja digitaalinen darwinismi
Johtaminen ja digitaalinen darwinismi
 
Growing an Open City - Jarmo Eskelinen
Growing an Open City - Jarmo EskelinenGrowing an Open City - Jarmo Eskelinen
Growing an Open City - Jarmo Eskelinen
 
Ely timo ollila
Ely timo ollila Ely timo ollila
Ely timo ollila
 
Finnish Advanced Manufacturing Network -verkoston toiminta käynnistyy
Finnish Advanced Manufacturing Network -verkoston toiminta käynnistyyFinnish Advanced Manufacturing Network -verkoston toiminta käynnistyy
Finnish Advanced Manufacturing Network -verkoston toiminta käynnistyy
 
Digiosalliseksi-workshop 23.
Digiosalliseksi-workshop 23.Digiosalliseksi-workshop 23.
Digiosalliseksi-workshop 23.
 
Tiivistelmä2
Tiivistelmä2Tiivistelmä2
Tiivistelmä2
 
Tiivistelmä2
Tiivistelmä2Tiivistelmä2
Tiivistelmä2
 
Tiivistelmä2
Tiivistelmä2Tiivistelmä2
Tiivistelmä2
 
Cleantech - puhdas mahdollisuus 21.4.2016 Kotka: Pk-seudun Smart & Clean-säät...
Cleantech - puhdas mahdollisuus 21.4.2016 Kotka: Pk-seudun Smart & Clean-säät...Cleantech - puhdas mahdollisuus 21.4.2016 Kotka: Pk-seudun Smart & Clean-säät...
Cleantech - puhdas mahdollisuus 21.4.2016 Kotka: Pk-seudun Smart & Clean-säät...
 
Toisilta oppimassa vvop 2011 oph
Toisilta oppimassa vvop 2011 ophToisilta oppimassa vvop 2011 oph
Toisilta oppimassa vvop 2011 oph
 
CASE: Ideasta ilmiöksi
CASE: Ideasta ilmiöksiCASE: Ideasta ilmiöksi
CASE: Ideasta ilmiöksi
 
Digitaalista Sykettä teollisuuteen
Digitaalista Sykettä teollisuuteenDigitaalista Sykettä teollisuuteen
Digitaalista Sykettä teollisuuteen
 
Upgraded Life Festival 2015. Martti Mäntylä, Aalto University
Upgraded Life Festival 2015. Martti Mäntylä, Aalto UniversityUpgraded Life Festival 2015. Martti Mäntylä, Aalto University
Upgraded Life Festival 2015. Martti Mäntylä, Aalto University
 
Innovaatioseteliopas - Mikä Innovaatioseteli on?
Innovaatioseteliopas - Mikä Innovaatioseteli on?Innovaatioseteliopas - Mikä Innovaatioseteli on?
Innovaatioseteliopas - Mikä Innovaatioseteli on?
 
TIEKE 40 vuotta – Matkaeväitä digitaaliseen tulevaisuuteen
TIEKE 40 vuotta – Matkaeväitä digitaaliseen tulevaisuuteenTIEKE 40 vuotta – Matkaeväitä digitaaliseen tulevaisuuteen
TIEKE 40 vuotta – Matkaeväitä digitaaliseen tulevaisuuteen
 
Digitaalinen suunnittelu ja valmistus, seminaari Teknologia13 messuilla
Digitaalinen suunnittelu ja valmistus, seminaari Teknologia13 messuillaDigitaalinen suunnittelu ja valmistus, seminaari Teknologia13 messuilla
Digitaalinen suunnittelu ja valmistus, seminaari Teknologia13 messuilla
 
Dicole koulutukset ja työpajat
Dicole koulutukset ja työpajatDicole koulutukset ja työpajat
Dicole koulutukset ja työpajat
 
Raportti2010
Raportti2010Raportti2010
Raportti2010
 
Alueiden osaamisen aika foorumi 160621
Alueiden osaamisen aika foorumi 160621Alueiden osaamisen aika foorumi 160621
Alueiden osaamisen aika foorumi 160621
 

Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta

  • 1. Paperista bittiin Kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
  • 2. Esipuhe Hanna Willner...................................................................................................4 Johdatus VIDICO-hankkeeseen Hanna Willner...................................................................................................7 Uudistuksia kahdella sektorilla – kokemuksia Hämeenlinnan kaupungin palveluprosessien sähköistämisestä sekä pk-yritysten toimintojen sähköistämisestä Virpi Messman, Miia Kujala ja Hanna Willner..................................................17 Digital Campus – oppimista ja kohtaamisia projektien maailmassa Anu Sipilä ja Kitte Marttinen..........................................................................39 Luova tulevaisuustila ja tulevaisuuden osaamisen ennakointi Sirkka Heinonen ja Juho Ruotsalainen...........................................................59 Innopark Programmes Oy, Visamäentie 33, 13100 Hämeenlinna, info@innopark.fi Taitto: Mainostoimisto Precis Oy Paino: Kopijyvä Oy ISBN 978-952-67941-2-9 (nid.) ISBN 978-952-67941-3-6 (PDF)
  • 3. Paperista bittiin Kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
  • 4. 4 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Siren Arkkitehdit Oy ESIPUHE Aika VIDICO-hankkeen parissa on vierähtänyt tehdyt kokeilut eivät ole syystä tai toisesta kuin siivillä. Loppusyksystä 2009 pidetyn yhteisen toimineet. Järjestelmien kehittämisen kanssa on aloitustilaisuuden jälkeen on tapahtunut todella tullut aikatauluongelmia ja tietotekniikan kanssa paljon. Paljon on mahtunut erilaisia ihmisiä ja asi- kun pelataan, niin ainahan laitteet eivät toimi niin oita VIDICO-hankkeessa matkan varrelle. Aikaa on kuin pitäisi ja silloin kuin pitäisi. Ja kilpailuttami- käytetty jonkin verran hankebyrokratiaan: siihen, nenkin on aiheuttanut välillä harmaita hiuksia. että on kilpailutettu, raportoitu ja täytelty erilaisia Mutta kaikesta on selvitty, mokista ja ongelmista pakollisia, mutta merkityksettömiltä tuntuvia on otettu opiksi. lippulappuja. Eniten aikaa on käytetty onneksi juuri siihen mihin pitikin: osaamisen näkyväksi Välillä on vuodatettu verta, hikeä ja kyyneleitä tekemiseen, digitalisoimiseen ja jakamiseen sekä maksatushakemuspapereihin, ihan kirjaimelli- ennen kaikkea toimintakulttuurin muutoksen sestikin. Mutta myös naurua on matkan varrella käynnistämiseen niin yksityisellä kuin julkisella- riittänyt. Projektikoordinaattorina olen oppinut, kin sektorilla. Hankkeessa on saatu aikaan aidosti että työnkuvaani kuuluu ihan kaikki, mitä kukaan hyviä tuloksia. muu hankkeessa ei tee – kolmemetrisen pehmo- lohikäärmeen kantamisesta sovittelijan roolin Pääosin asiat VIDICO-hankkeessa ovat sujuneet kautta aina kahden järjestelmän arkkitehtuurin mallikelpoisesti. Mutta myönnetään, että aina yhteensovittamisen aprikointiin. Kahta samanlais- kaikki ei ole mennyt ”ihan niin kuin Strömsöös- ta päivää ei ole ollut, ja hyvä niin.Tämä on ollut sä”.Tehdyt suunnitelmat ovat menneet välillä opettavainen matka niin minulle kuin varmasti uusiksi, kun pilottiprojekteissa on todettu, että myös kaikille muille VIDICOlaisille.
  • 5. VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta 5 Me VIDICOlaiset emme ole ainoa taho aikaan VIDICOlaisia, joiden kanssa minulla on ollut ilo saatujen tulosten takana. VIDICO-hanke on saanut ja kunnia työskennellä tämän hankkeen aikana. eri tahoilta paljon tukea työssään tehdä osaa- Haluan osoittaa kiitokseni avusta ja tuesta myös mista näkyväksi digitaalisilla sisällöillä. VIDICO- Päijät-Hämeen liittoon Petri Veijalaiselle ja Eila hankkeen toimijat haluavat ensinnäkin kiittää Ilkolle, joiden ohjauksessa VIDICO-hanketta on rahoittajia; EAKR- ja valtion rahoitusta hankkeelle viety eteenpäin. Haluan lopuksi vielä kiittää kaik- myöntänyttä Päijät-Hämeen liittoa tuesta ja kia hankkeen kohderyhmään kuuluvia toimijoita, hyvästä yhteistyöstä hankkeen aikana. Kiitämme jotka ovat lähteneet ennakkoluulottomasti vie- myös kuntarahoitusta hankkeelle myöntäneitä mään osaamista paperista bittiin kanssamme. tahoja Hämeenlinnan kaupunkia, Kehittämiskes- kus Oy Hämettä, Porvoon kaupunkia ja Helsin- Hämeenlinnassa 27.2.2013 gin kaupunkia saamastamme tuesta hankkeen toteuttamiselle. Olemme kiitollisia hankkeen Hanna Willner, projektikoordinaattori ohjausryhmälle saamistamme kannustavista VIDICO-hanke, Innopark Programmes Oy sanoista ja vinkeistä. Haluamme kiittää kaikkia yhteistyökumppaneitamme hyvästä yhteistyöstä sekä yhteisen vision jakamisesta. VIDICO-hanketta alusta asti luotsanneena projek- tikoordinaattorina haluan erityisen lämpimästi kiittää yhteisen matkan kulkemisesta teitä kaikki
  • 6.
  • 7. Johdatus VIDICO-hankkeeseen Hanna Willner Innopark Programmes Oy
  • 8. 8 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Sisällysluettelo VIDICO-hanke lyhyesti............................................................................................................................... 9 Innopark siirsi pk-yrityksiä digiaikaan...................................................................................................... 10 Hämeenlinnan kaupungille uusia sähköisiä palveluita............................................................................. 10 HAAGA-HELIA loi Digital Campuksen...................................................................................................... 11 Tulevaisuuden tutkimuskeskus testasi Luovaa Tulevaisuustila –konseptia............................................... 11 Innovaatioareenoilla uusia eväitä kehitystyöhön...................................................................................... 12 Mikä on innovaatioareena?.................................................................................................................. 12 Hiljaisen tiedon innovaatioareena Verkatehtaalla 12.11.2010............................................................. 12 Luovan Länsirannan digitaalinen lähiviestintä 13.5.2011 Porvoon Campuksella................................ 12 Kuntalaisvaikuttamisen innovaatioareena Hämeenlinnan raatihuoneella 23.5.2011.......................... 13 Tulevaisuuden tutkimuksen innovaatioareena Postimuseossa 13.12.2011......................................... 13 Ylimaakunnallista yhteistyötä ja osaamisen jakamista.............................................................................. 14 VIDICO muutosagenttina......................................................................................................................... 15
  • 9. VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta 9 VIDICO-hanke lyhyesti lisilla sisällöillä. VIDICO-osahankkeissa luodaan konkreettisia toimintamalleja, menetelmiä ja VIDICO – Osaaminen näkyväksi digitaalisilla tuotteita osaamisen saamiseksi aikaisempaa sisällöillä (Visible Digital Competence) -hanke on tehokkaampaan ja hyödyllisempään käyttöön eri Päijät-Hämeen liiton rahoittama EAKR-rahoittei- alueilla. Projektin vaikutusten toivotaan pitkällä nen ylimaakunnallinen teemahanke(TL5), jonka tähtäimellä näkyvän toimintojen merkittävänä yhdessä toteuttavat Innopark Programmes Oy, tehostumisena ja digitalisoinnin tuomien kustan- HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun Porvoon nussäästöjen kautta. yksikkö sekä Turun yliopiston Tulevaisuuden tut- kimuskeskus. Hankkeen hallinnoija on Innopark VIDICOn avulla on Innoparkissa tarjottu pk-yri- Programmes Oy. VIDICO-hanketta toteutettiin Ete- tyksille uusia eväitä toimintojen kehittämiseen ja lä Suomen EAKR-alueella vuosina 2009–2013. liiketoiminnan kasvuun sekä ratkottu Hämeenlin- nan kaupungin palveluiden sähköistämistarpeita. Tavoitteena VIDICO-hankkeessa oli tehostaa Haaga-Helia ammattikorkeakoulun Porvoon yksi- toimintoja tekemällä osaamista näkyväksi digitaa- kön käyttöön on kehitetty sähköinen palvelualus-
  • 10. 10 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta ta tehostamaan projektimuotoista opiskelua ja Tulevaisuuden tutkimuskeskus on testannut fyy- siseen tilaan liitettyjen digitaalisten elementtien hyödyntämistä tulevaisuuden tutkimuksessa sekä tehnyt työelämän osaamistarpeiden ennakointia. Innopark siirsi pk-yrityksiä digiaikaan Innopark on kehittänyt VIDICO-hankkeen kautta hiljaisen tiedon ja osaamisen siirtämistä 15:ssa eteläsuomalaisessa pk-yrityksessä, joissa on pilotoitu yrityslähtöisten tarpeiden mukaan niin yhteisöllisen osaamisen kerryttämistä, wikien käyttöönottoa, videoperehdytysjärjestelmää kuin osaamisen siirtämistä mobiililaitteiden avulla- kin. VIDICO-pilottien ja osaamisen näkyväksi tekemisen avulla on yrityksissä saatu aikaan mm. toimintojen tehostumista, laadun paranemista, parempaa tiedonkulkua, selkeämpiä prosesseja, työvoiman tehokkaampaa hyödyntämistä sekä ajokilometrien vähenemistä. TL Sippolan Trendikodin työmaapalaverissa Obaid Ahmadyar (vas.), työmaamestari Pekka Pk-yrityksiltä saadun palautteen perusteella he Linnanmäki ja Juho Kokkoniemi (oik.) ovat hyötyneet piloteista usein jopa ennakoitua (Kuva TL Sippola) enemmän. Monesti osaamisen digitalisointipilo- tin kautta yritys on lähtenyt uudelleen arvioi- maan muitakin prosessejaan ja tehostamaan toimintaansa laajemminkin. Pk-yrityksissä toteu- Hämeenlinnan kaupungille uusia tetut pilottiratkaisut eivät ole vaatineet kalliita sähköisiä palveluita investointeja, vaan lähinnä kyse on ollut uusien toimintatapojen käyttöönotosta, edullisten so- Innopark on pilotoinut Hämeenlinnan kaupungille vellusten yhteensovittamisesta sekä tiedonkulun uutta kuntalaisvaikuttamisen kanavaa, joka mahdol- optimoinnista yrityksessä. listaa avoimemman vuorovaikutuksen kaupungin Copyright: Hämeenlinnan kaupunki
  • 11. VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta 11 Opettaja Josi Sierra Espanjasta ja professori Kirsti Lonka Helsingin työn touhussa käytössä Porvoo Campuksella (Kuva: Kitte Marttinen) ja kuntalaisen välillä. Sähköisen palautekanavan opetusta tiivistäen yritysten ja opiskelijoiden kautta kuntalaisella on mahdollisuus antaa palau- yhteistyötä sekä parantaen toimijoiden välistä tetta sekä myös seurata palautteensa käsittelyn kommunikaatiota. Kehitettävän LeaP (Learning etenemistä. Palautetta käytetään hyväksi Hämeen- and Projects) - järjestelmän käyttöönotto Porvoos- linnan kaupungin asiakaslähtöisyyden kehittämi- sa on alkanut. LeaP-alusta mahdollistaa entistä sessä ja tulevien palveluiden suunnittelussa. Lisäksi tiiviimmän yhteistyön yritysten kanssa. Lisäksi VIDICOssa on ratkottu Hämeenlinnan kaupungin projektimuotoinen oppiminen antaa opiskelijoille palveluiden sähköistämistarpeita esiselvitysten kosketuksen yritysmaailman oikeisiin ongel- kautta ja pilotoimalla rakennusvalvonnan pro- manratkaisutilanteisiin jo opiskeluaikana. LeaPin sessien uudistamista sähköisen käyttöarkiston ja avulla opiskelijoiden osaaminen on digitaalisten prosessimallinnusten avulla. Sähköisten palvelujen sisältöjen avulla saatu monipuolisemmin esille. kehitystyö jatkuu hankkeen päättymisen jälkeen- kin ja kehitystyön tueksi on luotu Sähköisten Tulevaisuuden tutkimuskeskus testasi palvelujen kehittämisen käsikirja. Luovaa Tulevaisuustila –konseptia HAAGA-HELIA loi Digital Campuksen Tulevaisuuden tutkimuskeskuksessa on toteutettu osana VIDICO-hanketta Luova TulevaisuusTila HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun Porvoon -osahanke professori Sirkka Heinosen johdolla. yksikössä toteutetaan VIDICO-hankkeen Digital Luova tulevaisuustila –konseptin ideana on luoda Campus –osaprojektia. Hankkeen aikana valmis- fyysinen tila, joka tukee käyttäjien luovuusajatte- tuneen uuden Porvoo Campuksen käyttöön on lua ja toisaalta samanaikaisesti myös tulevaisuus- luotu HAAGA-HELIAssa sähköistä palvelualustaa, ajattelua. Luova Tulevaisuustila -pilotteja on toteu- jonka tavoitteena on tukea projektimuotoista tettu Tulevaisuuden tutkimuskeskuksen toimesta
  • 12. 12 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Helsingin kaupungin Lasipalatsin kirjastossa syk- syllä 2009 sekä Hämeenlinnassa Teknologiakes- kus Innoparkin ja Hämeen ammattikorkeakoulun tiloissa keväällä 2011. Rakennetuissa pilottitiloissa on järjestetty erityisiä tulevaisuusklinikka-ses- sioita, joiden avulla on pyritty analysoimaan ja kehittämään testattavaa konseptia. Osahankkeessa ennakoitiin myös tulevaisuuden osaamistarpeita. Innovaatioareenoilla uusia eväitä kehitystyöhön Mikä on innovaatioareena? Innovaatioareena on yksi tapa saattaa eri alojen toimijoita yhteiseen tilaisuuteen miettimään ja ke- hittämään jotakin ennalta sovittua tuotetta, toimin- tamallia tai palvelua. Innovaatiotilaisuuden järjestä- minen edellyttää osallistujien viemistä pois omista arkiympäristöistään, ajattelun ja ideoiden herättelyä sekä erilaisten kohderyhmien yhteen saattamista. Innovaatioareenassa on yksinkertaisimmillaan kyse juuri tästä. Luodaan puitteet, joissa eri tahot voivat yhdessä pohtia ja kehittää heille tärkeitä asioita, luo- da uudenlaisia palvelukonsepteja tai edistää uusien tuotteiden ja asiakaskuntien kohtaamista. Tapahtumassa järjestettiin työpajat neljästä eri aiheesta ja niistä jokainen mukaan tuleva saattoi VIDICO-hankkeessa järjestettiin yhteensä 4 inno- valita itseään kaksi eniten kiinnostavaa aihetta. vaatioareenatapahtumaa, joiden avulla on tuotettu Aiheina työpajoissa olivat hiljainen tieto, verkko- lisäarvoa osallistujille ja kerätty arvokasta aineistoa viestintä, digityökalut ja mentorointi. hankkeen puitteissa tehtävää kehittämistyötä varten. Päivän lopuksi vedettiin yhteen työpajojen tulok- Hiljaisen tiedon innovaatioareena set sekä mietittiin jatkotoimenpiteitä. Hiljaisen Verkatehtaalla tiedon innovaatioareenan avulla onnistuttiin lisää- mään osallistujien ymmärrystä hiljaisesta tiedosta, VIDICO-hankkeen ensimmäisen innovaatioaree- sen mallintamisesta sekä erilaisista käytössä olevis- nan teemana oli hiljainen tieto. Hiljaisen tiedon ta sähköisistä työkaluista, joilla osaaminen voidaan innovaatioareena järjestettiin Hämeenlinnassa tehdä näkyväksi digitaalisia sisältöjä hyödyntäen. Verkatehtaalla 12.11.2010 klo 12.00-16.00. Lisäksi innovaatioareenan kautta hanketoimijat sai- VIDICO-hankkeen hiljainen tieto yrityksissä vat kehittämistyössä tarvittavaa tietoa pk-yritysten -osaprojektin järjestämä tilaisuus oli kohdistettu hiljaiseen tietoon liittyvistä haasteista. erityisesti pk-yrityksille ja alueen muille toimi- joille. Päivän teemoina olivat mm. hiljainen tieto, Luovan Länsirannan digitaalinen lähiviestintä mentorointi, sosiaalinen media sekä pk-yritysten Porvoon Campuksella edulliset digisivellukset. Iltapäivän aikana kuultiin asiantuntijapuheenvuoroja, verkostoiduttiin sekä VIDICO-hankkeen toinen innovaatioareena järjes- käytiin ryhmissä keskusteluja päivän teemoista. tettiin uudella Porvoon Campuksella perjantaina
  • 13. VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta 13 Kuntalaisvaikuttamisen innovaatioareenatapahtumassa Hämeenlinnan Raatihuoneella työstettiin hämeenlinnalaista vaikuttamisen mallia nyt ja tulevaisuudessa.(kuva:VIDICO-hanke) 13.5.2011.Tilaisuuteen oli kokoontunut joukko tioareenassa. Miten ihmiset haluavat vaikuttaa ja alueen keskeisiä yhteistyötahoja pohtimaan Län- osallistua? Mitä kanavia halutaan käyttää vaikut- sirannan toimijoiden keskinäisiä viestintätarpeita tamiseen? Miten kuntalaisten ääni kuuluu myös sekä kuluttajaviestintää (digital street visibility). poliittisessa vaikuttamisessa? Miten kuntalaisten ääni saadaan kuulumaan jo asioiden valmisteluvai- Tilaisuudessa työstettiin kahdessa eri ryhmässä omis- heessa päätösten kommentoinnin sijaan? ta teemoista mindmeisterin avulla ajatuksia ja ideoita eteenpäin työstettäviksi.Aktiivista osallistumista ja Tapahtumassa nähtiin aktiivista osallistumista, iloista puheensorinaa täynnä ollut tilaisuus sai hyvää rohkeaa mielipiteiden esittämistä, positiivista palautetta sekä loi verkostoja ja synnytti uusia ideoi- henkeä ja valmiutta kyseenalaistaa rutinoituneita ta, joiden pohjalta Luovan Länsirannan viestintää oli ajatus- ja toimintamalleja. Innovaatioareenasta hyvä lähteä viemään yhdessä eteenpäin. kerättyä aineistoa hyödynnettiin hankkeessa kehiteltäessä Hämeenlinnan kaupungin asukaspa- Kuntalaisvaikuttamisen innovaatioareena lautejärjestelmää sekä strategista asukaskyselyä. Hämeenlinnan raatihuoneella Tulevaisuuden tutkimuksen innovaatioareena VIDICOn kolmas innovaatioareena järjestettiin Postimuseossa Hämeenlinnan Raatihuoneella maanantaina 23.5.2011 Hämeenlinnan kaupungin palvelupro- VIDICOn neljäs innovaatioareena järjestettiin sessien sähköistämistä toteuttavan osahankkeen tiistaina 13.12.2011 Postimuseossa, Helsingin pää- teemoilla. Hämeenlinnan raatihuoneella pohdit- postin tiloissa. Luova Tulevaisuustila -osahankkeen tiin hämeenlinnalaisten omaa mallia vaikuttami- innovaatioareenan teemana oli ”Co-creative and seen VIDICO-hankkeen organisoimassa Innovaa- Innovative Futures Design – How to do it?”.
  • 14. 14 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Postimuseon neuvottelutilassa järjestetyssä Porvoon yksikkö ja Turun yliopiston Tulevaisuuden tilaisuudessa kuultiin ensin professori Sirkka tutkimuskeskus yhdistivät voimansa ja pureutuivat Heinosen ja projektitutkija Juho Ruotsalaisen osaamisen näkyväksi tekemiseen ja tietämyksen puheenvuoro ja katseltiin Työn ja vertaistuotan- digitalisointiin EAKR-rahoituksen tuella. non tulevaisuusikkuna.Tämän jälkeen kuultiin Finpron Elina Hiltusen ja VATTin Osmo Kuusen Ylimaakunnallista yhteistyötä hankkeessa on teh- kommenttipuheenvuorot tulevaisuuden innovaa- ty mm. innovaatioareena-tapahtumien kautta, jois- tioiden löytämisestä sekä niiden vaikutuksesta sa yhteisen asian ääreen kokoontuivat kohderyh- toimintatapojen muuttumiseen. mien edustajat, yhteistyökumppanit sekä tietysti VIDICO-hankkeen toimijat. Innovaatioareenoissa Tapahtumassa pohdittiin myös sitä, mitä on hyvä työstettiin Hiljaisen tiedon teemaa Hämeenlinnas- digikulttuuuri ja miten digitaalisten keinojen ja sa syksyllä 2010, Luovan länsirannan digitaalista sosiaalisen median avulla voidaan edistää yhteis- lähiviestintää Porvoossa ja kuntalaisvaikuttamista luovaa tulevaisuuksien innovointia.Tulevaisuusvi- Hämeenlinnassa keväällä 2011 sekä yhdessä luo- sailussa hyvin pärjänneet saivat kotiin viemisiksi tavaa tulevaisuutta Helsingissä joulukuussa 2011. mukaansa Tulevaisuusluotsin diplomin. Hankkeen loppuseminaari järjestettiin Helsingin Finlandia-talolla 10.4.2013. Tapahtumassa kerättyä aineistoa hyödynnettiin osana muita lähdeaineistoja.Tilaisuudessa käyneille VIDICO-hankkeen eri toimijoilla ja osahankkeilla jäi käteen saadun diplomin ohella uusia ajatuksia toi- on ollut hyvin erilainen tulokulma yhteiseen mintakulttuurin muutoksesta sekä yhteisöllisyydestä. teemaamme – osaamisen näkyväksi tekemiseen, mikä on rikastuttanut toimintaa. Osahankkeissa Ylimaakunnallista yhteistyötä ja osaa- on hyödynnetty osatoteuttajalta toiselle siirret- misen jakamista tyä osaamista esimerkiksi käyttämällä Innopar- kin pk-yrityspiloteissa opittuja tulevaisuuden VIDICO-hankkeessa Innopark Programmes Oy Hä- tutkimuksen metodeja. Toisena esimerkkinä meenlinnasta, HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun ylimaakunnallisesta yhteistyöstä ja osaamisen
  • 15. VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta 15 siirtämisestä toimijalta toiselle on Luova Tulevai- Osaamisen siirtäminen paperista bittiin mahdol- suustila –osahankkeen Hämeenlinnassa Tekno- listaa tiedon aiempaa nopeamman ja helpomman logiakeskus Innoparkin tiloissa järjestetty pilotti jakamisen.Toimintakulttuurin muutos vaikuttaa talvella 2011. myös toimintaprosesseihin. Uusien toimintatapo- jen käyttöönotto vaatii vanhojen toimintamallien VIDICO muutosagenttina kyseenalaistamista sekä uudelleen arvioimista, jotta muutos aidosti kehittää ja tehostaa organi- Hankkeen aikana on tapahtunut selvää yleistä saation toimintaa. toimintakulttuurin muutosta, osaamista siirre- tään yhä enemmän paperista bittiin. Nyt hank- VIDICO-hanke on pystynyt auttamaan toiminta- keen päättyessä, kun ajattelee aikaa taaksepäin kulttuurien muutoksessa ja on aikaansaatu konk- hankkeen alkuun, on vaikea uskoa sitä, kuinka reettisia tuloksia uusien toimintatapojen vaiku- paljon muutosta on tapahtunut vain muutaman tuksesta. Ja kun osaamisen näkyväksi tekemisen vuoden aikana. VIDICO on ollut muutosagent- ja digitalisoinnin merkitys korostunee entisestään tina mukana toteuttamassa toimintakulttuurin tulevaisuudessa, niin hankkeen tuloksille on muutosta ja osaamisen näkyväksi tekemistä eri jatkossakin varmasti kysyntää. tyyppisissä organisaatioissa; kuntaorganisaati- ossa, oppilaitoksessa ja pk-yrityksissä. VIDICO- Kaikki VIDICO-hankkeen tuloksena syntyneet hanke on ollut mukana käynnistämässä monia aineistot sekä julkaisut löytyvät hankkeen netti- osaamisen näkyväksi tekemiseen, jakamiseen ja sivuilta osoitteesta www.vidico.fi. kartuttamiseen tähtääviä kehitysprosesseja. Or- ganisaatiosta riippumatta on ollut havaittavissa, että tiedon jakamisen ja jalostumisen merkitys ja mahdollisuudet on niissä ymmärretty. Aika aloit- taa toimintatapojen muutos, tiedon siirtäminen paperilta bittiin, muissakin organisaatioissa olisi viimeistään nyt.
  • 16.
  • 17. Uudistuksia kahdella sektorilla – kokemuksia Hämeenlinnan kaupungin palveluprosessien kehittämisestä sekä pk-yritysten toimintojen sähköistämisestä Virpi Messman, Miia Kujala ja Hanna Willner Innopark Programmes Oy
  • 18. 18 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Sisällysluettelo Innopark sähköisti kaupungin palveluprosesseja ja auttoi pk-yrityksiä digiaikaan...................................19 1 VIDICO-hanke kehittämistyön mahdollistajana....................................................................................19 2 Hämeenlinnan kaupungin palveluprosessien sähköistämisen pilotit...................................................19 2.1 Tavoitteena paremmat palvelut hämeenlinnalaisille..................................................................19 2.2 Osallistava kuntalaisuus – asukaspalautejärjestelmä...................................................................20 2.3 Suun terveydenhuollon ajanvarausjärjestelmän uudistus...........................................................20 2.4 Hämeenlinnan rakennusvalvonnan lupaprosessien sähköistäminen.........................................21 2.5 Sähköisten palveluiden kehittämisen toimintamalli...................................................................22 3 Hiljainen tieto pk-yrityksissä................................................................................................................23 3.1 Johdatus hiljaiseen tietoon.........................................................................................................23 3.2 HIljaisen tiedon tallennus...........................................................................................................24 3.3 Pk-yritys pilottien toteutus.........................................................................................................25 3.4 Hiljaisen tiedon pilottiprojektit..................................................................................................26 Wiki osaamisen hallinnan apuna: Case Opiferum......................................................................26 Kosketusnäyttö ja osaamisen tekeminen näkyväksi: Case Mansikkapuisto................................27 Etäyhteydet ja tiedonhallinta: Case Condens Heat Recovery Oy................................................27 Wiki ratkaisuna osaamisen tallentamiseen: Case Elekno............................................................27 Äänimuistiinpanot tietämyksen tallentamisessa: Case IT-Palvelu................................................28 WIKI-oppimisalustana: Haabio Oy..............................................................................................28 Sähköiset työkalut aloittavassa yrityksessä: Case Linnan pyöräverstas.......................................28 Wiki yhteisöllisen oppimisen ja tiedon jaon välineenä: Case Peltosirkun tila............................29 Osaamisen ja prosessien mallintaminen: Case Skapat................................................................29 Videot perehdytyksessä: Case Kamux........................................................................................30 Sosiaalinen media toiminnan tukena: Case Kaipaus...................................................................30 Toimintaympäristön dokumentointi: Case Ellibs........................................................................30 Rakennusliikkeen työmaat mobiiliaikaan: Case TL Sippola.........................................................31 Ohjelmistotoimittajan projektienhallintaan syvyyttä: Case Codelma.........................................32 Osaamisenhallintaa: Case Linnan Vartijat....................................................................................32 3.5 Valmennusohjelma.....................................................................................................................32 4. Oivalluksia matkan varrelta..................................................................................................................33 4.1 Kokemuksia ja havaintoja Hämeenlinnan kaupungin palveluprosessien sähköistämisessä.......33 Osallistava asukaspalautejärjestelmä..........................................................................................33 Hämeenlinnan rakennusvalvonnan lupaprosessin sähköistäminen...........................................33 4.2 Kokemuksia ja havaintoja hiljaisen tiedon yrityspiloteista.........................................................34 Multimedian keinoin tehokkaampaan perehdytykseen.............................................................34 Osaamisen jakaminen digitaalisilla sisällöillä..............................................................................34
  • 19. VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta 19 Copyright: Hämeenlinnan kaupunki Innopark sähköisti kaupungin palveluprosesseja ja auttoi pk-yrityksiä digiaikaan 1. idico-hanke kehittämistyön V Hämeenlinnan kaupunkiin liitettiin Hauho, Kalvola, mahdollistajana Lammi, Renko ja Tuulos. Kuntauudistuksen myötä tuli voimakas tarve kehittää ja tehostaa palvelupro- Innoparkissa vastattiin VIDICO-hankkeen koordi- sesseja. Julkisten palveluiden sähköistämisen kautta noinnista koko hankkeen ajan vuosina 2009–2013 pyrittiin vastaamaan tavoitteeseen tuottaa palvelut sekä toteutettiin VIDICO-hanketta kahden osako- uudistuneessa kunnassa entistä innovatiivisemmin, konaisuuden voimin. Ensimmäinen osakokonai- asiakaslähtöisemmin ja tehokkaammin. suus perehtyi Hämeenlinnan kaupungin palvelu- prosessien sähköistämiseen ja toinen hiljaiseen Erilaiset rakennemuutokset luovat tilanteita, joissa tietoon yrityksissä. Seuraavaksi esitellään hankkees- organisaatiot joutuvat etsimään uusia toimintata- sa tehdyt toimenpiteet sekä kerrotaan tuloksista. poja. Uusien digitaalisten menetelmien ja työkalu- jen avulla voidaan saavuttaa merkittävää hyötyä ja 2. ämeenlinnan kaupungin palvelu- H tehostumista organisaatioiden toimintatavoissa ja prosessien sähköistämisen pilotit prosesseista sekä tuoda ratkaisuja ongelmiin. 2.1 avoitteena paremmat palvelut T VIDICO -hankkeen aluksi toteutettiin nykytila- hämeenlinnalaisille analyysi, jonka avulla pyrittiin tunnistamaan ominaisuuksiltaan, kyvykkyydeltään ja haluk- Innopark Programmes Oy toimi Hämeenlinnan kau- kuudeltaan sopivimmat kaupunginorganisaatiot pungin kumppanina palveluprosessien sähköistä- palveluprosessien sähköistämisen kohteeksi. misprojektissa. Osakokonaisuuden tavoitteiden taus- Analyysin perusteella valittiin kolme hankkeessa talla oli vuonna 2009 toteutettu kuntaliitos, jossa toteutettavaa pilottikohdetta.
  • 20. 20 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Seuraavissa kappaleissa on kerrottu tarkemmin Asukaspalautejärjestelmä toteutettiin linkitetty- ensimmäisen kokonaisuuden toimenpiteistä nä paikkatietojärjestelmään, joka jo valmiiksi oli pilottikohteissa. Pilotteina toteutettiin osallistavaa käytössä Hämeenlinnan kaupungilla. Järjestelmän kuntalaisuutta edistävä asukaspalautejärjestelmä, kautta asukas voi antaa palautetta kaupungin pal- hammashoidon ajanvarausjärjestelmän tehosta- veluista, toiminnasta ja päätöksenteosta tai esittää minen sekä Hämeenlinnan rakennusvalvonnan kehittämisideoita. Palautteen voi myös sijoittaa suo- lupaprosessien sähköistäminen.Toteutettujen raan kaupungin kartalle koskemaan tiettyä aluetta. pilottien pohjalta luotiin myös sähköisten palve- luiden kehittämisen toimintamalli ja käsikirja. Asukaspalautejärjestelmä mahdollistaa sen, että palaute kulkee yhtä nopeasti etäisyydestä riippu- 2.2 sallistava kuntalaisuus O matta aina Hämeenlinnan reuna-alueilta, esim. Lam- – asukaspalautejärjestelmä milta, keskustaan kuin keskustassa talosta toiseen. Käytännössä järjestelmään pääsee Hämeenlinnan Kuntalaisten osallistuminen ja vaikuttaminen ovat kaupungin sivuilla olevan linkin kautta (http:// olennainen osa kaupunkien toimintaa. Selkeiden kartta.hameenlinna.fi/eFeedback). Jätetty palaute vaikuttamiskanavien puuttuminen vaikeuttaa ohjataan asiasta vastuussa olevalle henkilölle ja kunnallisen demokratian toteutumista ja demo- palautteen antaja voi halutessaan seurata palaut- kratia jää osittain toteutumatta. VIDICO -hank- teen etenemistä. Lisäksi palautteen antaja voi valita keen alkuvaiheessa todettiin, että Hämeenlinnan haluaako, että häneen ollaan yhteydessä palauttee- kaupungilla ei ollut asukkaille selkeää sähköistä seen liittyen, ja miten häneen ollaan yhteydessä. vaikuttamiskanavaa. Kuntalaisvaikuttamisen kana- vat nousivat kehittämisalueeksi kaikilla kaupun- Syksyn aikana saadut kokemukset palautejärjestel- gin toimialoilla. VIDICO -hankkeeseen otettiin siis mästä olivat hyviä. Palautteen määrä oli lisäänty- mukaan pilotti, jonka tarkoituksena oli saada eri nyt aikaisempiin vuosiin verrattuna ja palautteen toimialueisiin kohdistuva asiakaspalaute doku- käsittely oli parantunut selkeästi. mentoitua ja seurattua palautteen antamista aina palautteen aiheuttamien toimenpiteiden toteut- Kuntalaisen kannalta katsottuna järjestelmä tamiseen saakka. Pilotin tarkoituksena oli testata tarjoaa ajasta ja paikasta riippumattoman pa- asiakaspalauteprosessin sähköistämistä ja siihen lautteenantomahdollisuuden. Järjestelmä luo liittyvää järjestelmää strategisella asukaskyselyllä edellytykset tasavertaiselle kuntademokratialle: ja avoimella asukaspalautejärjestelmällä. kuntakeskuksessa ja haja-asutusalueella olevien kuntalaisten mahdollisuus palautteen antamiselle Pilotin aluksi hankkeessa toteutettiin määrittely helpottuu. Palautteen seurattavuus paranee sekä siitä, mitä ominaisuuksia järjestelmältä toivotaan. kuntalaiselle että kaupungin henkilökunnalle ja Järjestelmälle asetettiin reunaehtoja joita palve- se lisää mahdollisuuksia suoralle vuorovaikutuk- luntarjoajan tulisi pystyä tarjoamaan. Reunaehdot selle kuntalaisen ja kaupungin virkamiesten sekä jaoteltiin toiminnallisiin vaatimuksiin ja teknisiin työntekijöiden välillä. vaatimuksiin. 2.3 uun terveydenhuollon S Strategisen asukaskyselyjärjestelmän toteutus ajanvarausjärjestelmän uudistus saatiin valmiiksi pilottivaiheeseen elokuussa 2011. Asukaspalautejärjestelmä oli avoimena koko Hämeenlinnan suun terveydenhuollon pilotissa syksyn 2011 ajan, ja ensimmäinen asukaspalaute- tavoitteeksi nousi toimialan saamien puhelinkon- kierros johon kutsuttiin osallistujia, järjestettiin taktien määrän vähentäminen jonkin sähköisen vuoden 2011 loppupuolella. Kierrosta varten ajanvarausjärjestelmän avulla. Ajanvaraustoimisto lähetettiin kutsu 9000 satunnaisesti valitulle oli ylityöllistetty ja puheluiden määrä ylitti selke- kaupunkilaiselle. ästi vastaamiskapasiteetin.
  • 21. VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta 21 Suunterveydenhuollon organisaation toiveena oli hallita ajanvarausprosessia muuten kuin puheluin. Tähän tarpeeseen tutkittiin mahdollisuutta hoitaa ajanvarauksia ja varattujen aikojen peruutuksia tekstiviestien kautta. Mahdollisen yhteistyö- kumppanin selvittelyissä tuli vastaan yritys, jonka massatekstiviestiratkaisu olisi vastannut Hämeen- linnan kaupungin tarpeita. Projektin aikana kävi kuitenkin ilmeiseksi että mahdollisen yhteistyökumppanin tarjoama ratkaisu ja Hämeenlinnan kaupungin käyttämä potilastietojärjestelmä eivät olleet integroitavissa keskenään mm. potilastietojen käsittelyn vuoksi. Projektin fokusta päädyttiin muuttamaan niin, että tutkittiin yhden ratkaisun sijaan toimijoiden kenttä ja muut tarpeeseen vastaavat ratkaisut. Sähköisen ajanvaraustoimiston tarpeet määritel- tiin yhdessä asiakasorganisaation kanssa esiselvi- tystä varten. Esiselvityksenä toteutettiin laajempi benchmarking -tutkimus, jonka avulla selvitettiin Copyright Hämeenlinnan kaupunki millaisia ratkaisuja on tarjolla sähköiseen ajanva- raustoimistoon ja vertailtiin millaisia kokemuksia on todettu muissa kunnissa, joissa sähköinen jär- jestelmä on jo käytössä. Vertailukunniksi valittiin tavoitteena oli selvittää miten rakennusvalvonta Tampere, Helsinki, Oulu ja Espoo. voitaisiin hoitaa sähköisesti ja minkälaisia ratkai- suja muissa kunnissa ja kaupungeissa on jo toteu- Sähköisen ajanvarauksen esiselvitystyö valmistui tettu. Vertailututkimus ymmärryksen lisäämiseksi huhtikuussa 2011. Selvityksen tuloksena todettiin, ja parhaiden käytäntöjen löytämiseksi rakennus- että sähköisen ajanvarausjärjestelmän toteuttami- luvanhakuprosesseista tehtiin Espoon, Jyväskylän, nen pelkästään suunterveydenhuollon alalle voi Lahden,Turun, Oulun ja Hämeenlinnan välillä. olla liian kannattamatonta. Lisäksi sähköisen ajan- varauksen todettiin olevan huomattavan sidoksissa Selvityksen avulla pystyttiin kartoittamaan, missä potilastietojärjestelmään ja sen toteutuksen liit- kaupungeissa on tehty Hämeenlinnan rakennus- tyvän myös laskutukseen. Näin ollen järjestelmää valvonnan sähköistämisen kanssa samantyyppisiä tulisi lähteä kehittämään yhteistyössä Hämeenlin- projekteja, joiden pohjalta hanketta voitaisiin läh- nan terveyskeskuksen sekä potilastietojärjestel- teä toteuttamaan. Selvityksen myötä todettiin, että män toimittajan kanssa. Sähköisen ajanvarauksen kolmessa kaupungissa on toteutettu järjestelmän uudistusta päätettiin lähteä toteuttamaan koko sähköistämisiä, joista voidaan ottaa mallia: Espoo, terveydenhuollon yhteisenä ja tämä kehitysprojek- Lahti ja Jyväskylä. Jyväskylän rakennusvalvonnan ti rajattiin VIDICO -hankkeen ulkopuolelle. digitointiprojektiin käytiin tutustumassa myös paikan päällä. Jyväskylän kaupungin rakennusval- 2.4 ämeenlinnan rakennusvalvonnan H vonnassa oli päädytty digitoimaan kaikki lupapape- lupaprosessien sähköistäminen rit ja kuvat. Hämeenlinnassa todettiin, että ainakin tässä vaiheessa riittää pääpiirustuksien digitointi Rakennusvalvonnan lupaprosessien sähköistä- ja mahdollisesti myöhemmin muiden lupapaperei- misprosessi aloitettiin esiselvitystyöllä, jonka den ja kuvien organisointi resurssien salliessa.
  • 22. 22 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Skannaustyö aloitettiin tuoreimmista kuvista ja ko- Käsikirjassa esitelty toimintamalli kuvaa ja ohjeis- konaisuudessaan suurin osa skannatuista kuvista oli taa strukturoidun ja suunnitelmallisen toiminta- vuosilta 2009–2012. Skannaustyön eteneminen oli tavan kehittää asiakaslähtöisiä sähköisiä palve- hidasta skannausmateriaalin esityön vuoksi. Kaikki luita. Käsikirja toimii ohjeena Hämeenlinnan kuvat tuli järjestellä uudestaan ja erotella skan- kaupungin johdolle, esimiehille, asiantuntijoille nattavat piirustukset muista kuvista. Lisäksi kuvat ja palvelujen tuottajille, jotka rahoittavat, ideoivat tuli järjestellä ja nimetä niin, että itse skannaustyö sekä tuottavat sähköisiä palveluita. Se on sovel- tapahtuisi mahdollisimman tehokkaasti.Arkistoa di- tuvin osin tarkoitettu myös muiden kaupunkien gitoidessa käytettiin Arkistolaitoksen määrittelemiä hyödynnettäväksi. Käsikirja avaa mallissa käytetty- standardeja asiakirjojen koosta ja tarkkuudesta. jä käsitteistöjä, jotka liittyvät sähköiseen palve- luun ja sähköiseen asiointipalveluun. Käsikirjassa Projektin aikana päädyttiin kokoamaan ohjeistus otetaan esille lainsäädäntö ja tavoitteet, jotka on rakennusvalvonnan työntekijöille arkistointia ja asetettu julkisille sähköisille palveluille. digitointia koskien. Ohjeistuksen avulla on tavoit- teena saada arkisto pysymään sellaisessa kunnos- Malli kuvaa myös sähköisten palveluiden kehit- sa, jossa skannauksen jatkaminen on mahdollista tämistä aina suunnittelu- ja hankintavaiheesta mahdollisimman tehokkaasti. Digitointityön vielä prosessin loppumetreille asti. Malli esittelee säh- jatkuessa päästiin toteuttamaan testiympäristö, köisten palveluiden suunnitelmallisen kehittämi- joka testaa arkistojärjestelmän ja tuotantoympä- sen sekä sen miten voidaan muodostaa strategiset ristön toimivuutta yhteen.Testiympäristön avulla linjaukset kehittämiselle.Toimintamallin käsikir- luodaan mahdollisimman toimiva toimintamalli jassa tuodaan myös esiin eri innovointimenetel- sähköisen arkistoinnin ja uusien työtapojen käyt- miä ja näkökulmia, joita kehittämisessä voidaan töönoton järkevöittämiseksi. hyödyntää. Lisäksi käsikirjaa voi käyttää apuna nykytilan arvioinnissa ja tavoitteiden asettelussa Rakennusvalvonnan lupaprosessin sähköistä- sähköisten palveluiden kehittäjille. misessä tehty kehitystyö on toteutettu silmällä pitäen tavoitetta, että sähköinen asiointi saadaan Sähköisillä palveluilla tavoitellaan hyötyjä sekä käynnistymään mahdollisimman pian. Hämeenlin- palvelun tarjoavalle organisaatiolle, että palvelun nan kaupunki tulee jatkamaan palvelun säh- käyttäjille.Toimintamalli pyrkii antamaan myös köistämistä vielä hankkeen päättymisen jälkeen. ideoita siihen miten sähköisten palvelujen hyöty- Tavoitteena on, että Hämeenlinnan kaupungin jä voidaan arvioida eri näkökulmista katsottuna. rakennuslupien hakuprosessi olisi kokonaan säh- Kirja esittelee mallissa kuvattuja näkökulmia, joita köistä vuoden 2013 loppuun mennessä. ovat mm. taloudellinen hyöty, asiakkaiden saamat hyödyt, toiminnan ja prosessien tehostumisen 2.5 Sähköisten palveluiden kehittämisen hyödyt sekä osaamisen ja henkilöstön näkökul- toimintamalli masta saavutettavat hyödyt. Hämeenlinnan kaupunki tarvitsi toimintamallin Malli ja käsikirja antavat työkaluja palvelun suun- sähköisten palvelujen kehittämiseen.Toimintamallin nitteluun mm. asiakaslähtöisyyden ja palvelumuo- kehittämistyön toteutti Tieto Oyj.Työ piti sisällään toilun keinoin. Palvelun saavutettavuuden ja käytet- toimintamallin luomisen, kuvaamisen ja dokumen- tävyyden periaatteita on myös avattu. Käsikirjassa toinnin. Mallia kehitettiin työpajatyöskentelyllä on kuvattu menetelmiä palvelun konseptointiin, kolmen VIDICO -hankkeessa toteutetun sähköistä- prototypointiin ja laatukriteeristöön ja periaatteita, mispilotin parissa työskennelleiden ihmisten kanssa. sekä sitä kuinka ne helpottavat käyttöönottoa. Sähköisten palveluiden kehittämisen toimintamalli ja mallin sisältöä esittelevä käsikirja valmistuivat Palvelun sisällön suunnitteluun, löydettävyyteen joulukuussa 2012 ja ne julkaistiin huhtikuussa 2013. ja tuottamiseen on käsikirjassa myös hyväksi koet-
  • 23. VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta 23 tuja keinoja.Toiminnallisten ja teknisten vaatimus- 3. Hiljainen tieto pk-yrityksissä ten kuvaamiseen on annettu esimerkkejä, kuinka ne voidaan toteuttaa. 3.1 Johdatus hiljaiseen tietoon Sähköisten palveluiden käyttöönoton onnistu- Hiljaisen tiedon jakaminen on Innopark Program- miseen on mallissa esitelty lukuisia keinoja, aina mes Oy:n osahankkeen toisen toimenpidekoko- toimintaympäristön ja toimintatapamuutosten naisuuden teemana. Kokonaisuudessa pyritään valmistelusta, viestintään ja markkinointiin. Käsi- hahmottamaan sitä miten pk-yritysten sisäistä kirjassa ohjeistetaan myös muutoksen johtamista hiljaista tietoa voidaan jakaa koko yrityksen tietoi- helpottavia menetelmiä, sekä palvelun hallintaan suuteen. Monen pk-yrityksen työtekijöillä on run- ja kehittämiseen liittyviä vinkkejä. saasti sellaista yrityksen toimintaan ja yrityksen asiantuntemukseen liittyvää tietoa, joka on opittu Käsikirjasta löytyvät myös muutossuunnitelma- nimenomaan ei-sanallisesti, monien yritysten ja pohja, sekä mallipohjia käsikirjan menetelmien erehdysten kautta ja jonka sanallinen selittäminen hyödyntämiseen käytännössä. Mikäli käsikirjan ei ole aina yksinkertaista. lukija jää vielä kaipaamaan lisätietoja, kirjan sähköisessä versiossa on julkaistu aihekohtaises- Amerikkalaista Michael Polanyitä pidetään ylei- ti valtava määrä linkkejä, sekä lukuisia vinkkejä sesti hiljaisen tiedon käsitteen keksijänä. Hänen siihen mistä löytyy lisätietoa jokaisesta käsitellys- ajatuksiinsa perustuu hiljaiseen tietoon liitettävä tä aiheesta. ajatus siitä, että ihminen tietää enemmän kuin
  • 24. 24 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta pystyy kertomaan. Hiljainen tieto on kiinteästi oppijan omaa tietopohjaa.Tavoitteena on, että sidottu ihmisten henkilökohtaisiin kokemuksiin, lopuksi uudet käsitteet ja käytännöt sulautu- osaamiseen, uskomuksiin ja näkökulmiin. Henki- vat ihmisten toimintaan ja muuntuvat takaisin lökohtaisen tiedon tutkimukseen liittyy useimmi- hiljaiseksi tiedoksi. Mallin mukaan, tästä hiljaisen ten haasteita, eikä ihmisen itse ole helppoa sitä tiedon oppimisen ja tunnistamisen mallista tulisi tuoda esille tai jakaa. tulla kiertävä kehä ja hiljaisen tiedon jakamisesta ja omaksumisesta tulisi jatkuva prosessi. Käytän- Hankkeessa kokonaisuuden hahmottamisessa ja nössä ajateltuna kerran kierrettyään työntekijät hiljaisen tiedon näkyväksi tekemisessä hyödyn- ovat oppineet jo uutta hiljaista tietoa, joka on jäl- nettiin professori Ikujiro Nonakan ja Hirotaka leen opetettava koko työyhteisölle. Mallin avulla Takeuchi SECI mallia, joka koostuu neljästä vai- hiljaisen tiedon tunnistaminen ja jakaminen tulee heesta; sosialisaatiosta, ulkoistamisesta, yhdistelys- osaksi työyhteisön työskentelytapoja. tä ja sisäistämisestä. Seuraavissa kappaleissa käsitellään tarkemmin, Mallin ensimmäisessä vaiheessa (sosiaalisaatio) miten SECI-mallia on sovellettu käytännössä tieto on vielä hiljaisessa muodossa. Sosiaalisaati- Innoparkin hiljaisen tiedon toimenpidekokonai- ossa hiljainen tieto pyritään ryhmässä jakamaan suudessa ja millaiset digitaaliset menetelmät on muille ryhmän jäsenille suoralla sosiaalisella todettu tehokkaimmiksi tavoiksi tunnistaa ja jakaa vuorovaikutuksella. Käytännössä ajateltuna tässä hiljaista tietoa pilottiyrityksissä. vaiheessa eri pilottikohteissa järjestettiin erilaisia työpajoja joiden kautta hiljaista tietoa pyrittiin 3.2 Hiljaisen tiedon tallennus tunnistamaan ja kartoittamaan. VIDICO-hankkeessa erityisesti SECI-mallin Mallin toinen vaihe, eli ulkoistamisvaiheessa sosiaalistaminen on ollut keskeinen kehitysvaihe sosisaalisaatiovaiheessa tunnistettu ja kartoitettu monissa pk-yrityksissä. Hankkeen aikana on poh- hiljainen tieto pyritään saattamaan ulkoiseen, dittu paljon sitä, miten organisaatioiden ihmiset tallennettuun muotoon. Eli pyritään luomaan saadaan sosiaalistamaan omaa osaamistaan. So- erilaisia malleja ja jaettuja käsityksiä. Hankkeen siaalisen median yhteisöissä jaetaan herkemmin pilottikohteissa ulkoiseen muotoon saattaminen uskomuksia ja omia kokemuksia kuin virallisem- pyrittiin tekemään erilaisten digitaalisten mene- missa yhteyksissä. Kuitenkin kynnys kirjoittaa on telmien avulla, eli pyrittiin käyttämään digitaalisia monelle vielä korkeampi kuin puhuminen vaikka sovelluksia, joiden avulla työyhteisön hiljainen tie- kahvipöydässä. Myös videolla esiintyminen on to voidaan jakaa koko työyhteisön tietoisuuteen. jännittävä kokemus. Yhdistämisvaiheessa ulkoistettu tieto pyritään yhdistämään jo ihmisen opittuihin kaavoihin. Yhteisöllisen tiedon tuottamiseen on monia Tavoitteena on siis, että eri lähteiden sisällöt ja teknisiä ratkaisuja. Monille kokeneille kirjoittajille näkökulmat kohtaavat. Osittain ollaan jo sisäis- wikit ovat helposti omaksuttava keino tuottaa tämisvaiheessa eli osin sisäistetään uusia asioita yhteisöllistä tekstiä. Pikaviestimet ovat vähemmän ja osin vielä yhdistellään uusia asioita omiin jo kirjoittaneillekin helppo tekstiviestin omainen opittuihin sisältöihin.Tässä vaiheessa siis uusi tapa tuottaa tekstimuodossa olevaa sisältöä. teoria tai uusi digitaalinen menetelmä esitellään Kumpikaan tekninen ratkaisu ei kuitenkaan yrityksen työntekijöille. poista motivointiongelmaa, miksi joku tuottaisi juuri tähän wikiin tai mikroblogialustalle sisältöä. Sisäistämisvaiheessa tieto on olemassa ulkoisessa Motivointiin tarvitaan usein inhimillinen tekijä. muodossa, josta se saatetaan opiskellen osaksi Tämä voi olla esimerkiksi yhteisön muut jäsenet.
  • 25. VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta 25 Jäsenissä on usein vahvoja ja aktiivisia sisällön- yhteisössä tuodaan näkyväksi yrityksen toiminta tuottajia, jotka saavat yhteisön eläväksi ja sisällön ja tuotekehitykseen saadaan uutta potkua. Myös kiinnostavaksi. Joissakin yhteisöissä on tehtävään asiakkaiden ja sidosryhmien osallistuminen tuottei- palkattu yhteisömanageri.Yhteisö ei synny ilman den ja palvelujen kehittämiseen on tulossa osaksi aikaa ja vaivaa. Jos halutaan hyvä yhteisö, miksei yritysten prosesseja.Verkottuneessa toimintamallis- työstä maksettaisi palkkaa? sa tämä voidaan toteuttaa joustavasti ja helposti. Tässä toimenpidekokonaisuudessa etsittiin Toimenpidekokonaisuuden tuloksena saatiin vastausta kysymykseen, miten hiljaista tietoa hyviä käytäntöjä verkottuneesta toimintamallista (tacit knowledge) voidaan tallentaa ja mallintaa. yrityksissä.Tuloksena saatiin myös kokemus- Toimenpidekokonaisuuden tavoitteena oli käy- peräistä tietoa verkkoyhteisöjen toiminnassa tännössä toteutettavien pilottien kautta mallintaa pilottiyrityksissä. asiantuntemusta ja erityisesti hiljaista tietoa sekä kehittää yritysten osaamista ja osaamispääoman Tuloksia hyödynnetään uusien ammattitaitovaa- hallintaa hyödyntäen sosiaalisen median keinoja. timusten määrittelyssä digitalisoituneissa työyh- teisöissä, uudenlaisen työkulttuurin läpiajossa ja Hiljaisen tiedon keräämiseen käytettiin erilai- lanseerauksessa toimialoista riippumattomasti sekä sia digitaalisia ratkaisuja.Yksilötasolla kerättiin uudenlaisen työssäoppimisen mallin määrittelyssä. yksityiskohtaista henkilökohtaista tietämystä ja ryhmätasolla tallennettiin tietämystä ”tietämys- 3.3 Pk-yritys pilottien toteutus pankkiin”, joka on kaikkien työyhteisön jäsenten hyödynnettävissä.Tallennettu, näkyväksi tehty, Pilottiyritysten valinta ja sitouttaminen aloitettiin osaaminen ja hiljainen tieto jaetaan organisaation talvella 2009 ja viimeiset pilottiprojektit päät- jäsenten kesken ja hyödynnetään jokapäiväisessä tyivät keväällä 2013. Pilottiyrityksiksi valikoitui toiminnassa. Parhaita käytäntöjä dokumentoimal- hankkeen aikana erikokoisia eteläsuomalaisia la ja jakamalla osaamisen taso organisaatiossa pk-yrityksiä. Näille yrityksille yhteinen nimittäjä nousee. Osaamisen ja hiljaisen tiedon dokumen- oli uudistumis- ja kehittymishalukkuus sekä kiin- toinnin ja jakamisen tukeminen lisäävät työnte- nostus hyödyntää uusia digitaalisia menetelmiä. kijöiden sitoutumista ja motivaatiota sekä luovat Yrityksissä nähtiin tarve tehostaa toimintoja sekä yhteisöllistä ilmapiiriä. ottaa käyttöön uusia toimintatapoja. Hiljaisen tiedon ja osaamisen tallenteet toimivat Pilottien toteuttaminen aloitettiin laatimalla yri- myös osaamisen johtamisen työkaluna. Mallin- tyskohtaiset pilottisuunnitelmat, joissa määritel- nettua osaamista ja tietämystä voidaan hyödyntää tiin pilotin tavoitteet ja sovittiin toteutettavista mm. osaamisen kehittämisessä, tehtäväkuvien toimenpiteistä. Pilotteja lähdettiin toteuttamaan selkeyttämisessä, perehdyttämisessä, urasuunnit- suunnitelmien mukaisesti. Piloteissa annettiin telussa, osaamistarpeiden arvioinnissa, kehityskes- perehdytystä valittuihin työvälineisiin ja uusiin kustelujen apuvälineenä, osaamisen ja tietämyksen teknologioihin sekä dokumentoitiin ja mallin- jakamisen sekä rekrytoinnin apuvälineenä. nettiin yrityksissä liikkuvaa hiljaista tietoa sekä tiedonkulun prosesseja. Mobiileja työkaluja, Sosiaalisen median työkalut ja toimintatavat yhteisöllisiä työkaluja ja sosiaalista mediaa hyö- tarjoavat uudenlaisen verkottuneen toimintamallin dynnettiin piloteissa mahdollisuuksien mukaan. yritysten käyttöön.Verkkoyhteisöissä tapahtuva Pilottiyrityksiltä kerättiin tehdyistä kehittämis- työskentely lisää tehokkuutta ja vähentää palave- toimenpiteistä havaintoja ja palautteita pilotin reiden pitämistä ja sähköpostiliikennettä.Verkko- aikana sekä sen jälkeen.
  • 26. 26 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Toimenpiteet toteutettiin hyödyntäen kuvan, Pilottiyritykset ja projektit on kuvattu tässä lyhy- äänen ja videon käyttöä osaamisen kehittämisessä esti kertoen mitä haasteita erityisesti ratkottiin ja tallentamisessa.Tietoa tallennettiin käyttäen hiljaisen tiedon osalta ja minkälaisilla työkaluilla mahdollisuuksien mukaan mobiileja menetelmiä haasteisiin pyrittiin vastaamaan. Jokainen yritys mm. älypuhelimia ja tablet-laitteita. Useassa pilo- on ainutlaatuinen ja siksi jokaiselle yritykselle tissa perehdyttiin verkostomaisen wikityökalun pyrittiin räätälöimään pilottiprojekti juuri tarpeita testaamiseen yhteisöllisen sisällöntuottamisen ja vastaavaksi. ideoinnin alustana sekä laadun parantamiseen. Suurimmassa osassa pilotteja työstettiin myös Wiki osaamisen hallinnan apuna: yritysten sisäisten sosiaalisen median toimintaym- Case Opiferum päristöjen rakentamista ja hyödynnettiin sosiaa- lista mediaa, kuten pikaviestimiä ja mikroblogeja Opiferum on hämeenlinnalainen vuonna 2003 osaamisen kehittämisessä ja yhteisen tietovaran- perustettu verkkopalveluihin erikoistunut ohjel- non rakentamisessa. mointitalo. Opiferumissa tehdään web-pohjaisia ratkaisuja sekä koodausta, ja tarjotaan web-hotel- Tuotetut tietovarannot toimivat yrityksissä strate- lipalvelua. gisen suunnittelun lähtökohtana. Lisäksi piloteissa mukana olleissa yrityksissä tuotettiin käyttöön Tavoitteena Opiferumin pilotissa oli saada pilo- malleja, toimintaohjeita ja dokumentoitiin hyviä teissa projektikohtaista tietämystä tallennettua käytäntöjä yritysten ja organisaatioiden verkkoyh- yrityksen tietovarannoksi.Tietovaranto toimisi teisöjen toiminnasta. myös työntekijöiden tukena työn teolle. Opiferumin pilotti toteutettiin MediaWikillä. Hankkeen aikana toteutettiin yhteensä 15 kap- paletta tarvelähtöisiä pk-yrityspilotteja. Piloteissa Pilotissa testattiin kokouskäytäntöjä ja projekti- hyödynnettiin erilaisia ratkaisuja osaamisen hal- muistioiden työstämistä wiki -sovellusten avulla. lintaan ja tiedon digitalisointiin. Pilotit toteutettiin Pilotissa haettiin tiedon levittämisen nopeutu- sellaisilla ratkaisuilla, jotka sopivat pk-yritysten mista työyhteisössä. Tiedon nopea leviäminen tarpeisiin sekä sisällöltään että kustannusta- paransi työntekijöiden mahdollisuuksia hah- soltaan. Pilotissa saatuja kokemuksia voidaan mottaa oman työnsä kannalta tärkeitä asioita ja hyödyntää mm. organisaatioissa, jotka toimivat auttoi myös yrityksen johtoa päätöksentekopro- projektiluontoisesti ja mobiilisti. Pilottiprojekteis- sessissa. Pyrkimyksenä oli oppiva työympäristö, sa tyypillistä on se, että niitä ei voi toistaa identti- joka tukee oppimista ja motivoi siihen. Työyhtei- sinä, vaan muuttuvat tekijät vaativat työntekijöiltä sö, joka tuntee omat osaamisalueensa ja kykenee hiljaista tietoa parhaaseen mahdolliseen lopputu- pitämään yllä jatkuvaa, uutta osaamista synnyttä- lokseen johtavasta toimintamallista. vää oppimista. 3.4 Hiljaisen tiedon pilottiprojektit Pilotissa kehitettiin toimintaympäristön doku- mentointia.Tietoa pyrittiin tallentamaan laaduk- Monen organisaation työtekijöillä on runsaasti kaammin mm. asiakkaista, yhteistyökumppaneista, sellaista toimintaan ja asiantuntemukseen liitty- kilpailijoista, mielenkiintoisista uusista teknii- vää osaamista ja tietoa, joka on opittu monien koista tai palveluista.Tällä parannettiin palvelun työtuntien aikana ja jonka sanoiksi pukeminen ei laatua sekä pyrittiin löytämään uusia liiketoi- ole kovin helppoa. Näissä pilottiyrityksissä tätä mintamahdollisuuksia. Pilotin aikana pohdittiin, haastetta ratkottiin erilaisin menetelmin. mitä tietoa asiakassuhteesta olisi tallennettava,
  • 27. VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta 27 jotta palvelu tuotettaisiin entistä laadukkaammin. Etäyhteydet ja tiedonhallinta: Case Condens Todettiin, että on tärkeää olla kiinnostunut myös Heat Recovery Oy omasta toiminnasta ja kerätä siitä jatkuvasti palau- tetta samalla sitä myös analysoiden. Pilotin yhtenä Condens Heat Recovery Oy toimii energia- ja ym- tavoitteena oli saada yrityksen sisällä syntyviä päristöaloilla ja sen tuotteet ovat kaasun lämmön ideoita paremmin esille. talteenotto- ja puhdistuslaitteet sekä niihin liitty- vät vedenkäsittelylaitteet. Toimipisteitä yrityksellä Kosketusnäyttö ja osaamisen tekeminen on Hämeenlinnassa ja Porissa. näkyväksi: Case Mansikkapuisto Condensin pilotissa siirrettiin tietämystä digi- Mansikkapuisto Oy on moniammatillinen ja taalisesti äänen välityksellä eri toimipisteiden kokenut lastensuojelun erityisosaaja Hämeenlin- välillä. Pilotissa on käytetty IP-pohjaisia kon- nassa.Yrityksen arvoina ovat lapsi- ja nuorikes- ferenssipuheluita ja dokumenttien jakamista keisyys, aito välittäminen, sitoutuminen ja vastuu, kahden toimipisteen välillä. Hämeenlinnan ja ammatillisuus ja yhteisöllisyys. Vuonna 1996 Porin toimipisteiden välillä haettiin asiantuntijoi- perustetun yrityksen pääpalveluja ovat lastensuo- den avulla parannettua ratkaisua. Lähtökohtana jelun ennaltaehkäisevät avopalvelut, laitoshoidon oli aluksi videoneuvottelu, joka vaihtui suun- ydinpalvelut sekä jälkihuollon palvelut. Asiakkuut- nitteluvaiheen jälkeen konferenssipuheluihin ta käsitellään Mansikkapuistossa moniulotteisesti; ja tiedostojen jakamiseen. Skaalautuvuus myös palvelujen asiakkaina nähdään kuntien tilaajat, ulkomaisiin kontakteihin katsottiin eduksi vienti- palvelujen käyttäjät ja heidän perheensä. ponnisteluja tehtäessä. Mansikkapuiston pilotissa henkilöstön osaamis- Condens Heat Recoveryn pilottia jatkettiin ta tehtiin näkyväksi selainkäyttöisellä wikillä, dokumenttien hallinnan kehittämisellä. Pro- jonka käyttöliittymä pyörii yrityksessä koske- sessien tarkastelun ja toimintamallien hiomi- tusnäytön kautta. Kosketusnäytöllä pyrittiin sen seurauksena yrityksessä työskentelevien madaltamaan käyttökynnystä. Hoiva-alalla on tietämys on tallentunut paremmin digitaaliseen havaittavissa vastustusta tietotekniikan ja hoito- muotoon ja on nyt helpommin löydettävissä työn ulkopuolelle jäävien toimenpiteiden teke- kuin aikaisemmin. miseen. Pilotissa kiinnitettiin erityistä huomiota näiden raja-aitojen murtamiseen hiljaisen tiedon Wiki ratkaisuna osaamisen tallentamiseen: tallentamiseksi. Case Elekno Pilotissa saatiin tuloksia mm. wikin hyödyntä- Elekno Oy on Piispanristissä toimiva elektro- misestä yhteisökasvatuksessa, joka on ammatil- niikan sopimustoimittaja, jonka liiketoiminnan lista huippuosaamisaluetta Mansikkapuistossa. tärkein tehtävä on tarjota asiakkailleen luo- Mansikkapuiston pilotissa käynnistettiin toinen tettavia, toimitusvarmoja ja kokonaisvaltaisia osa, jossa pyritään kehittämään verkkopalvelua, elektroniikka-alan palvelukokonaisuuksia. jossa osaaminen tuodaan paremmin näkyväksi. Palvelukokonaisuudet sisältävät suunnittelun ja Verkkopalvelua lähestytään käyttäjälähtöisesti tuotekehityksen, valmistuksen ja varaosahuollon ja sinne pyritään tuottamaan entistä parempaa kokonaisuudessaan. digitaalista sisältöä. Pilotissa pyrittiin nostamaan myös henkilöstön valmiuksia välittää osaamista Eleknon pilotissa lähdettiin tekemään erittäin digitaalisilla sisällöillä. perinpohjaista määritelmää wikiratkaisun han-
  • 28. 28 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta kintaan. Pilotissa konsultoitiin wiki-sovelluksen työyhteisöasioita, tietoturvaa ja henkilötietolakia. hankintaa ja käyttöönottoa nopeasti kasvavassa Pilotissa testattiin kännyköillä tapahtuvaa ääni- organisaatiossa, jossa tarvitaan tehokkaita keinoja tallenteiden tekoa ja hallinta.Tällaisia tallentei- tietämyksen levittämiseen uusille työntekijöille. ta voivat olla mm. äänimuistiot, puhelut sekä Wiki otettiin käyttöön Eleknossa ja sillä on saavu- nettipohjaiset neuvottelut. Vaadittava tekniikka ja tettu merkittäviä tuloksia osaamisen tallentami- käytännöt eivät kuitenkaan olleet vielä käytännös- sessa. Eleknon laatupäällikkö Janne Mäkilä sanoi sä mahdollista toteuttaa. ”Wikistä on ollut järjettömän paljon hyötyä.”Tämä kuvastaa hyvin sitä, että projektin alussa ei vielä Heikki Iso-Pietilä IT-Palvelu: ”Puheluiden tallen- nähty kaikkia saavutettavia hyötyjä, joita saadaan nuksen hyödyntäminen pilotissa olisi tarvinnut pitkään pilotin päätyttyäkin. vielä yhteistyökumppania. Konkreettinen toteu- tus jäi vielä uupumaan.” Äänimuistiinpanot tietämyksen tallentami- sessa: Case IT-Palvelu Wiki-oppimisalustana: Case Haabio Oy IT-palvelu on tietotekniikan asiantuntijayritys, joka Haabio on hattulalainen vuonna 2009 perustettu yh- tarjoaa asiakkailleen kokonaisvaltaisen ratkaisun tiö. Haabio tarjoaa mm GLP, GCP, GMP ja ISO13485 sekä laitteistoja, että ohjelmistoja. IT-Palvelun tilat konsultaatiota ja koulutusta bioalan yrityksille. sijaitsevat Hämeenlinnassa, mutta toiminta-alue on laajalti eteläisessä Suomessa.Viisi vakituista työnte- VIDICOn Haabio -pilotti testasi wikialustan kijää ovatkin harvoin saman kahvipöydän ääressä. soveltuvuutta tietämyksen siirrossa ja oppimisym- Hiljaisen tiedon tallentaminen mobiililaitteella päristönä vuoden ajan alkaen maaliskuusta 2010. kiehtoi ajatuksena IT-Palvelussa pilotista vastan- Wikissä pyrittiin oppimisympäristöön, joka tukee nutta Heikki Iso-Pietilää, joka oli käynyt VIDICOn ja motivoi oppimista, sekä lisää yhteisöllisen oppi- hiljaisen tiedon innovaatioareena-tapahtumassa ja misen kautta hiljaisen tiedon siirtymistä. Pilotissa seurannut naapuriyrityksen pilotointia. kehitettiin toimintaympäristön dokumentointia sekä pyrittiin joukkoälyttämään ja näin syventä- IT-Palvelun oma pilotti käynnistettiin helmikuussa mään oppimiskokemusta. 2011 ja työntekijät lähtivät innokkaasti mukaan kokeiluun. IT-Palvelun kanssa testattiin erilaisia Haabion toteuttama koulutustoiminta on ollut äänimuistiinpanoja tietämyksen tallentamisessa. suunniteltua vähäisempää pienentyneen kysyn- Apuna hiljaisen tiedon tallentamisessa oli konsult- nän takia.Toteutuneissa koulutuksissa wikialustaa ti, joka asiantuntemukseen kuului perehtyneisyys on käytetty. Haabiossa pohditaan, miten wikialus- hiljaisen tiedon tunnistamiseen ja tallentamiseen. taa voisi hyödyntää jatkossa muussakin toiminnas- VIDICOn avulla IT-Palvelu on saanut tukea uusien sa kuin tietopankkina ja oppimisalustana. toimintamallien löytämiseen. Hankkeessa mukana olleet ovat päässeet keskustelemaan ja lähesty- Sähköiset työkalut aloittavassa yrityksessä: mään osaamisen tallentamista uusista näkökulmis- Case Linnan Pyöräverstas ta. Erilaisten teknisten toimintojen testaaminen on ollut IT-Palvelun työntekijöille luontaista ja Linnan Pyöräverstas Oy aloitti toiminnan Hä- palkitsevaa toimintaa.Yhteistyö Koulutuskes- meenlinnassa marraskuussa 2010. Pyöräverstas on kus Tavastilan on tuonut mobiilitallentamisesta yhdistetty myymälä ja kahvila, sekä tarjoaa mm. päättötyön tietojenkäsittelyn opiskelijalle. Pilotin pyörien vuokraus- ja huoltopalveluita. Linnan Pyö- aikana mietittiin teknisten ratkaisujen lisäksi mm. räverstas myy uusia ja käytettyjä pyöriä, mopoja ja
  • 29. VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta 29 varaosia. Palveluihin kuuluvat pyörien huollot ja Pilotin tuotoksena tehtiin tunneliviljelywiki. korjaukset, noutopalvelu, talvisäilytys- ja huoltopa- Peltosirkun pilotti testasi wikialustan soveltuvuut- ketit, talvirenkaiden vaihdot ja pyörien vuokraus. ta tietämyksen siirrossa ja oppimisympäristönä. Linnan pyöräverstaan pilotissa haettiin hiljai- Wikissä pyritään viljelytiedon tallentamiseen, sen tiedon ratkaisuja asiakastietojen hallintaan, motivoimaan tiedon tuottamiseen sekä lisäämään perehdyttämisen tueksi sekä laadun parantami- yhteisöllisen oppimisen kautta hiljaisen tiedon seksi sähköisillä työkaluilla. Pilotointi aloitettiin siirtymistä. Pilotin tarkoituksena oli kehittää tun- prosessien kuvauksilla, joista johdettiin pilotin neliviljelyn dokumentointia ja osallistaa tunneli- teemat: oman työn ohjaus, ajankäytön seuranta, viljelystä kiinnostuneita, aina ammattiviljelijöistä työn suunnittelu, asiakashistoria ja asiakastiedot. harrastajiin, syventämään tietämystään aiheesta. Asiakastiedon käsittelyn sujuvuus, flow, nousi merkittäväksi tekijäksi kuvattaessa yrityksessä Pilotti päätettiin kesällä 2012. Pilotista tehtiin siirtyvää tietämystä. päätelmä, että suomalaiset viljelijät eivät ole vielä valmiita jakamaan osaamistaan avoimessa wikissä. Linnan pyöräverstaan pilotissa oli tarkoitus Yrittäjä aikoo kuitenkin jatkaa wikikirjoittamista tallentaa oppimisympäristöön tietoa tuotteista, ja suunnittelee wikistä tulevaisuudessa käyt- asiakkaista, yhteistyökumppaneista ja mielen- täjätunnusten takana olevaa palvelua.Tunneli- kiintoisista uusista kokemuksista, palveluista ja Wikiin oli haasteellista saada kirjoittajia, joten muista uusista ideoista.Tämän tarkoituksena oli jatkotoimiksi yrittäjän kanssa pohdittiin wikin auttaa yritystä parantamaan palvelun laatua sekä muuttamista suljetuksi.Tämä siksi, että kirjoittajat löytämään uusia liiketoimintamahdollisuuksia. uskaltaisivat kertoa helpommin kokemuksiaan ja Pilotin aikana pohdittiin myös, mitä hiljaista tietoa voisivat arvostaa wikiä enemmän, kun se ei ole asiakassuhteesta olisi tallennettava, jotta palvelu kaikille avoin. tuotettaisiin asiakkaalle entistä laadukkaammin. Oppimisympäristön avulla liiketoimintaansa aloi- Osaamisen ja prosessien mallintaminen: tellut yritys on pystynyt lähes toimintansa alusta Case Skapat asti dokumentoimaan organisaationsa osaamista sekä jakamaan tietoa hallituin ja strukturoiduin Skapat Energia on monipuolinen energia-alan menetelmin. asiantuntija, joka on puolueeton ja luotettava sähkönhankinnan sekä energiatehokkuuden Wiki yhteisöllisen oppimisen ja tiedon jaon ammattilainen. Skapat Energian asiakkaat ovat välineenä: Case Peltosirkun tila teollisuuden, yritysten ja julkisen sektorilla. Ska- pat toimii asiakkaidensa kumppanina sähkömark- Peltosirkku on marjatila, joka on 2008 perustettu kinoilla sekä asiakkaiden energian säästökonsul- Hattulaan. Peltosirkun marjatilalla on monipuolis- toinnissa. Vuodesta 1998 alalla toiminut Skapat ta toimintaa. Siellä viljellään mm. eri marjalajikkei- Energia on suurin suomalainen sähkönhankinnan ta ja hyödynnetään tunneliviljelyä. asiantuntijayritys. Skapat Energian palveluita on mahdollista hyödyntää Suomen ja Ruotsin lisäksi Peltosirkun pilotti edisti digitaalisten työkalujen myös Norjassa ja Tanskassa. käyttöä yritysten osaamisen hallinnassa ja osaa- misen siirtämisessä. Projekti mallinsi mobiili- Pilotin tavoitteena oli Skapatin prosessien ku- laitteiden ja sosiaalisen median keinojen avulla vaaminen vuokaavioon huomioiden digitaalisen yksilöiden ja ryhmän asiantuntemusta, parhaita sovelluksen hankintaa varten tehtävät määritte- käytäntöjä ja hiljaista tietoa. lyt. Pilotissa tehtiin osaamisen kartoittamista ja
  • 30. 30 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta prosessien järkevöittämistä sekä tarkasteltiin, mitä kaikki yrityksessä tärkeäksi koetut toiminnot tehdään eri kohdassa prosessia ja mitä toimintoja saatiin dokumentoitua. Kamuxin eri toimipistei- voi yhdistää. Keskeisiä tavoitteita olivat prosessi- den myyjät saivat aikaan vilkkaan keskustelun en tehostaminen, riskien minimoiminen ja toimin- perehdytysvideoita työstäessä.Yleisesti todettiin, nan laadun parantaminen. että hiljaista tietoa välittyi jo ensimmäisiä videoita tehdessä runsaasti. Eri toimipisteissä havaitut Skapatissa tehtiin pilotin puitteissa tiedon tarpeen hyvät käytännöt nousivat esiin, kun pohdittiin määrittely: mitä tietoa tarvitaan missäkin vaiheessa ja miten osaamista kannattaisi välittää ytimekkäästi. missä tieto on tehokkainta tuottaa. Samalla tutkittiin Yhteistyö yrityksen kanssa toimi hyvin ja hiljaisen joukkoälyttämisen ja sosiaalisen median keinojen tiedon siirtämiselle oli selkeä tarve voimakkaasti hyödyntämismahdollisuuksia prosessien näkökul- kasvavassa yrityksessä, ja toimintatapoja hiottiin masta. Skapatille prosessien ja osaamisen kuvaa- vastaamaan Kamuxin tarpeita. misen kautta saadun tiedon perusteella tuotettiin näkemyksiä uusien tuotteiden kehittelyyn ja tuotteis- Sosiaalinen media toiminnan tukena: tamisen suunnitteluun sekä kehitettiin koulutus- ja Case Kaipaus perehdytysmateriaalia huomioiden uudet tuotteet, tulevat kasvutavoitteet ja ikärakennemuutokset. Kaipaus on vuonna 2006 perustettu yritys, joka suunnittelee ja myy tuoksukoruja. Kaipaus- Videot perehdytyksessä: Case Kamux tuoksukorujen Nanofrago®-tuoksuydin pohjautuu innovaatioon, jossa tuoksu imeytetään korun Kamux on vuonna 2000 perustettu hämeenlinna- keraamiseen sydämeen, mistä se haihtuu ympäris- lainen yritys, joka myy autoja sekä siihen liittyviä töön molekyyli kerrallaan. rahoitus- ja vakuutuspalveluita. Kamuxin toimin- ta perustuu pieniin kustannuksiin ja nopeaan Yrityksen haasteena oli työntekijöiden ja jäl- varaston vaihtumiseen sekä innostuneeseen ja leenmyyjien sijoittuminen erimantereille. Lisäksi motivoituneeseen henkilökuntaan. asiakkaita haluttiin osallistaa aikaisempaa enem- män ja syventää asiakaskokemusta yrityksessä. VIDICO – pilotin tavoitteena oli kehittää Kamuxin Tähän tarkoitukseen Kaipaukselle suunniteltiin uusien työtekijöiden nopeaa perehdyttämistä. Pilo- uudenlaista verkkoratkaisua, joka hyödyntää tissa tallennettiin digitaaliseen muotoon videoille laaja-alaisesti sosiaalisen median keinoja yrityksen hiljaista tietoa, joka aikaisemmin on ollut hajanai- toiminnassa. Pilotin käynnistyksessä oli mukana sena työntekijöiden ja asiakkaiden sähköposteissa, eri toimijoista koostunut tiimi, jonka työskentelys- sopimuksissa, puhuttuna ja mielessä.Videoiden sä otettiin käyttöön sosiaalisen median keinot. käsittelyyn ja jakamiseen luotiin virtuaalinen työtila, joka mahdollistaa tietämyksen siirtämisen Yammer-työkalu osoittautui kaipauslaisille uudek- videoiden avulla. Samalla rakennettiin arkisto, si ja toimivaksi ratkaisuksi. Kaipauksen suunnit- josta työntekijä voi käydä tarvittaessa katsomassa telija työskentelee toiselta mantereelta käsin ja videoita ja antaa niiden pohjalta uusia ideoita toi- hänet saatiin aikaeroista ja etäisyydestä huolimat- minnan kehittämiseen. Järjestelmän tarkoituksena ta hyvin osaksi tiimiä käyttöön otettujen uusien oli tehostaa Kamuxin toimintaa, kun perehdytys- ja digitaalisten työkalujen ansiosta. ohjeistusmateriaali saadaan samaan paikkaan ja työntekijöiden kommentoitavaksi. Helppokäyttöi- Toimintaympäristön dokumentointi: sen ja kevyen ohjelmiston avulla videoita voidaan Case Ellibs muutamassa viikossa tuottaa satoja. Ellibs Oy on e-kirjojen myyntiin, markkinointiin Videoiden tuotantotyökalut otettiin käyttöön ja teknologiaan erikoistunut yritys. Ellibs tarjoaa Innoparkissa pidetyssä lähikoulutuksessa, jossa myös automatisoituja elektroniseen julkaisuun
  • 31. VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta 31 Kuva: TL Sippola sekä aineistojen hallintaan liittyviä palveluja. lukuisia tietojärjestelmiä, joita käytetään hyvin Yhteystyökumppaneita ovat lukuisat tietokirjojen hajanaisesti. VIDICO -pilotin avulla yhtenäistettiin julkaisijat sekä kirjastot ja yritykset kansainvälisesti. järjestelmien käyttöä, jotta tiedon leviäminen tehostuisi. Lisäksi kehitettiin asiakkaisiin liitty- Ellibsin pilotissa tavoitteena oli tehdä kartoitus vän tiedon, kuten heikkojen signaalien ja liidien siitä, mihin suuntaan tietojärjestelmiä ollaan vie- tallentamista ja hyödyntämistä. mässä tulevaisuudessa; mitä sovellusta käytetään mihinkin ja miten tietoa levitettäisiin ja luotaisiin Rakennusliikkeen työmaat mobiiliaikaan: parhaiten sekä missä tieto olisi parhaassa ja help- Case TL Sippola pokäyttöisimmässä paikassa. Pilotissa kehitettiin toimintaympäristön dokumentointia.Tämä auttoi TL Sippola on rakennusliike Hämeenlinnan toiminnan mallintamisessa ja parantamaan laatua seudulla. Rakennusliike tekee talot valmiiksi tai sekä mahdollisesti löytämään uusia liiketoiminta- sovittuun vaiheeseen passiivi- tai matalaener- mahdollisuuksia. giaratkaisuna.Yritys on perustettu vuonna 2003 ja sen kotipaikka on Hattula. Pilotissa käytettiin hyödyksi aiemmin toteutettuja ratkaisuja sekä päivitettiin tietämykseen liittyviä Pilotin tavoitteena oli saattaa yrityksen työmaat prosesseja sekä toimintatapoja. Pilotin tavoitteena mobiiliaikaan toteuttamalla yrityksessä oppilastyönä oli aktivoida tiedon liikkumista sovelluksissa ja tehdyn asentajan käsikirjan käyttöönotto työmailla samalla vähentää sähköposteissa olevan tietoa. tablettilaitteiden avulla.Tarkoituksena oli testata Pilotissa parannettiin tiedon jakamista organisaa- asentajan käsikirjan lukemista, sisällön tuottamista ja tion sisällä. Ellibsissä on ollut aiemmin käytössä sisällön hyödyntämistä työmaaolosuhteissa.
  • 32. 32 VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta Pilotissa haettiin kokemuksia siitä, voidaanko Linnan Vartijat ovat toimineet turvallisuuden osaamista siirtää mobiilityökalun avulla paremmin ja viihtyvyyden varmistamiseksi sekä rikosten työntekijöiden välillä.Tarkoituksena oli vähentää ennaltaehkäisemiseksi. Linna Vartijat toimivat sähläämistä ja helpottaa hyvien käytäntöjen vä- Hämeenlinnan, Hyvinkään, Riihimäen ja Forssan littymistä työyhteisössä.TL-Sippolalla otettiin käyt- seuduilla. Hälytyskeskus sijaitsee Hämeenlinnassa töön kesäkuussa 2012 tablettilaitteet, jonka kautta ja palvelee asiakkaita ympäri vuorokauden. Osa sisäistä wikiä luetaan ja sinne tuotetaan sisältöä. palveluista on tarjolla valtakunnallisesti. Piiri-, Pilotin tuotokset todettiin niin hyviksi, että ne paikallis-, myymälä- ja muita vartiointitehtäviä ovat jääneet yritykseen pysyviksi käytännöiksi. yrityksessä hoitaa noin 80 vartijaa. Ohjelmistotoimittajan projektienhallintaan Pilotin ideana oli hyödyntää BookIT järjestelmää syvyyttä: Case Codelma Linnan Vartijoiden toiminnassa. Sovellukselle löytyi kaksi toimintoa, joita pilotoitiin. Ensimmäisellä Codelma Oy tuottaa asiakaskohtaisia laitteisto- toiminnolla kevennetään päivystäjän työtaakkaa au- lähtöisiä ohjelmistoratkaisuja puolustusväline- ja tomatisoimalla kysely työtekijöiden turvallisuuden työkonevalmistajille sekä muihin vaativiin ympä- tarkistamisesta. Liikkuvat työntekijät vastaavat kyse- ristöihin. Codelman menestys perustuu vahvan lyihin matkapuhelimellaan. Päivystäjän ei tarvinnut ohjelmisto-osaamisen lisäksi puolustusvälinesek- pilotin aikana soittaa työtekijöille vaan järjestelmä torin toimialaosaamiseen. teki kyselyn päivystäjän puolesta. Päivystäjä näki tietokoneeltaan ajantasaisen tiedon, ketkä työnte- Codelman pilotissa tehostettiin projektien kijät ovat vastanneet kyselyihin. Myös vastauksen hallintaa ja projekteihin liittyvän tiedon käsit- sisällöt olivat päivystäjän nähtävissä ja arkistoituvat telyä. Projekteihin liittyy paljon sekä näkyvää järjestelmään.Toisella toiminnolla haettiin mobiilisti että hiljaista tietoa, jonka käsittelyn tehostami- osaajia kun tarvetta sijaiselle ilmeni. nen kehittää yrityksen kilpailukykyä ja auttaa poikkeustilanteista selviämistä. Pilotissa haettiin Pilotin lopussa ohjelman toimittaja ei ollut ehti- Codelman tarpeisiin parhaiten soveltuva projek- nyt tehdä toivottuja muutoksia sovellukseen. tinhallintajärjestelmä sekä tuodaan se käyttöön. Lopputuloksena oli, ettei sovellus sopinut sellai- Järjestelmään liittyvät tarpeet ja vaihtoehdot senaan Linnan Vartijoiden käyttöön. Sovellukseen käytiin läpi koko henkilöstön ja lähimpien tehtävien muutosten avulla se olisi ollut parem- yhteistyökumppanien kanssa. Tällä pyrittiin var- min hyödynnettävissä ja tarvittavien muutosten mistamaan sopivimman järjestelmän valinta sekä vuoksi sovellus jäi pois yrityksen käytöstä. tuettiin järjestelmän käyttöönottoa ja toiminta- tapojen muutosta. Pilotissa otettiin uusi järjestel- 3.5 valmennusohjelma mä käyttöön pilottiyrityksen sisäisessä käytössä sekä asiakasprojektissa. VIDICOn Hiljaisen tiedon -valmennusohjelma toteutettiin 26.4.–14.6.2012 ja siihen ilmoittautui Kati Mansikkaniemi, Codelma Oy: ”Työkalun täy- 28 henkilöä 16 eri organisaatiosta.Valmennusoh- tyy olla moderni ja helppokäyttöinen asiakkaan jelmassa valmennuskertoja oli viisi, joista kaksi näkökulmasta ja siitä pitää saada näkemys kuinka toteutettiin lähiopetuksena ja kolme etäopetuk- projekti etenee.” sena verkon kautta siten, että oppimisalustana toimi Moodle ja etävalmennus toteutettiin WebEx Osaamisenhallintaa: Case Linnan Vartijat ohjelmalla.Valmennusohjelmassa oli ensimmäisenä kertana lähikerta, jolloin tutustuttiin valmennusoh- Linnan Vartijat Oy on yksi Suomen suurimpia jelmassa käytettäviin työkaluihin sekä perehdyttiin yksityisiä vartiointiliikkeitä. 40 vuoden ajan videotallentamiseen ja videon erityispiirteisiin ver-
  • 33. VIDICO-hanke | Paperista bittiin – kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta 33 rattuna muihin medioihin ja kuultiin pk-yrityksen 4. Oivalluksia matkan varrelta kokemuksia videoperehdytyspilotista. 4.1 okemuksia ja havaintoja K Toinen valmennuskerta toteutettiin etäopetuk- Hämeenlinnan kaupungin sena ja käsitteli asiakaspalvelua. Valmennuksessa palveluprosessien sähköistämisessä käytiin läpi erilaisia menetelmiä viestiä yrityksen osaamista ulospäin digitaalisien menetelmien Osallistava asukaspalautejärjestelmä avulla. Valmennuskerralla kuultiin myös pk-yritys- ten pilottikokemuksia. Asukaspalautteesta toivottiin helppokäyttöistä. Asukkaan ei tarvitse tuntea kaupungin organi- Kolmannella etävalmennuskerralla käsiteltiin saatiorakennetta, saadakseen palautteen mene- yrityksen sisäisten viestien ja osaamisen siirtoa. mään oikealle henkilölle. Asukas voi halutessaan Neljännellä, myös etävalmennuksena toteutetulla linkittää palautteen karttaan ja tehdä sen myös kerralla, aiheena olivat prosessit ja osaamisen julkiseksi. hallinta sekä käytiin läpi pk-yritysesimerkin avulla tarvetta miettiä prosessit uudelleen digitalisoimis- Asukkaan antaman palautteen ohjautuminen oi- hankkeen yhteydessä. kealle henkilölle vaati kaupunginorganisaatiossa paljon suunnittelua ja palautteen ohjautumista on Viimeinen kerta oli lähiopetuksena toteutettu ylläpidettävä muuttuvissa tilanteissa. Palautteen testauslaboratorio, jossa osallistujat pääsivät tes- ohjautumisen ylläpitäminen on helppoa ja palaut- tailemaan erityyppisiä ratkaisuja tiedon tallenta- teet saadaan aiempaa nopeammin ja tehokkaam- miseen ja jakamiseen. Valmennuskerroilla jaettiin min käsiteltyä. hyvin omia kokemuksia ja pohdittiin aiheeseen liittyviä kokemuksia sekä sitä miten eri ratkaisut Läpinäkyvässä palautejärjestelmässä palautteen vaikuttavat osaamisen ja tiedon välittymiseen. antaja voi valita näkyykö palaute kaikille netin käyttäjille. Kaupungin näkymässä palautteiden Kaiken kaikkiaan valmennusohjelmassa käytettiin käsittely on rakennettu niin, että palautteita voi käytännönläheisiä keinoja, joilla tunnistetaan ja käsitellä useampi henkilö ja niitä voi ohjata orga- tallennetaan yrityksen osaamispääomaa digitaali- nisaation sisällä. Palautteen antaja saa halutessaan seen muotoon. Osaamispääoman hoitaminen ja viestin palautteen etenemisestä ja käsittelystä. kehittäminen ovat tärkeitä, kun halutaan turvata Tarvittaessa palautteen antajaan voidaan olla yrityksen kilpailukyky kiihtyvillä markkinoil- yhteydessä, jotta palautteen kohteena oleva asia la. Osaamisen johtamisella pk-yritys kehittyy saadaan mahdollisimman hyvin hoidettua. oppivaksi organisaatioksi. Valmennusohjelman tavoitteena oli lisätä työntekijöiden taitoja johtaa Hämeenlinnan rakennusvalvonnan lupa- yrityksen osaamisen kehittämistä ja hyödyntää sii- prosessin sähköistäminen nä digitaalisia menetelmiä. Valmennukseen osallis- tuvat olivat sitä mieltä, että yrityksen osaaminen Hämeenlinnan rakennusvalvonnassa haettiin rat- on saatavissa näkyväksi digitaalisten menetelmien kaisua kasvavaan arkistoon ja niukkoihin resurs- ja työkalujen avulla seihin. Nyt tehty työ ja panostukset järjestelmän ja toimintatapojen kehittämiseen tulevat kanta- maan hedelmää pitkällä aikavälillä, työn kaikki hyödyt eivät näy välittömästi. Nyt pitää ennakoida ja nähdä tulevat säästöt ja parannukset. Arkiston vaatima tila tulee pienenemään, arkistosta tiedon hakeminen ja palauttaminen ovat huomattavasti