2. SOMMAIRE
CADRE GENERAL
▪ Définitions et importance des achats pour la Solidarité Internationale
▪ Typologie de besoins et sources d’achats
ORGANISATION DES ACHATS
▪ Politique – Ethique
▪ Intervenants et interactions
VUE D’ENSEMBLE DU PROCESSUS ACHATS
▪ Les grandes lignes du processus achats
▪ Documentation du processus achats
4. 1-CADREGENERAL
C’est quoi acheter ?
L’ achat désigne l’acte qui consiste à acquérir un service ou un produit, moyennant une contrepartie
financière.
Il est différent de l’approvisionnement qui est l’acte de déplacer un bien d’une origine à une destination.
Le management des achats est l’organisation de l’ensemble des activités concourant à
l’acquisition d’un bien ou service aux meilleures conditions de prix, qualité, délais nécessaire
au fonctionnement d’un organisme.
Dans le cadre de la solidarité international le terme souvent utilisé pour désigner la gestion des achats est
Passation de marchés
Les achats sont :
▪ L’interface entre les marchés
amonts (fournisseurs) et
l’organisme
▪ Garant de l’adéquation entre les
besoins de l’organisme et les
fournisseurs
Les achats sont chargés de :
▪ Mettre à disposition de des fournisseurs capables
de répondre aux besoins de l’organisme
▪ Identifier les sources d’approvisionnements et
d’analyser le marché des fournisseurs
▪ Aider à la définition et détermination des besoins
▪ Evaluer, Sélectionner et suivre les fournisseurs
▪ Contractualiser et éliminer les risques liés à la
fonction
5. 1-CADREGENERAL
Les achats en situation d’urgence portent sur les besoins non couverts par les dons et les stocks existants après
l’évaluation logistique. Ils concernent les besoins nets à financer. Ils constituent un poste important de l’aide. Ils font
l’objet de contrôle particulier par les bailleurs.
Aliments & Boissons
Médicaments
Santé
Eau – Assainissement
Abris – Electricité – Constructions - Logement
Logistique/Administration
Besoins du Personnel
Autres non classifiés
Les achats peuvent être :
❑ Répétitifs (Populations)
❑ Non Répétitifs (Mission)
QUELS SONT LES BESOINS A ACQUERIR ?
6. 1-CADREGENERAL
OU ACQUERIR LES BESOINS ?
▪ Livraison rapide
▪ Faible cout de transport
▪ Appui a l’économie locale
▪ Exigences quantitatives et
qualitatives pas toujours satisfaites
▪ Possible concurrence entre les
organismes en présence
▪ Rupture sur le marché local
▪ Délais d’approvisionnement longs
▪ Coût élevé du transport
▪ Absence d’appui à l’économie
locale
▪ Possibilité de grandes quantités et
meilleures qualités
▪ Commandes spécifiques
ACHATS LOCAUX ACHATS INTERNATIONAUXAVANTAGESINCONVENIANTS
8. 1I–ORGANISATIONDESACHATS
POLITIQUE, PROCEDURE ACHATS ET ETHIQUE
Selon Louis Laurent, la politique se
définirait comme : « savoir ce que l’on
veut, et en vouloir les moyens ». En fait,
elle est un ensemble de règles, de
principes directeurs destinés à orienter
l’action de la fonction achat. A ce titre, elle
doit être formalisée et connu de
l’ensemble des acteurs du processus. Elle
est une déclinaison de la politique
générale de l’organisme en matière
d’achats. La politique achat est
concrétisée par la stratégie achat qui
permet de :
▪ Définir et regrouper les familles
d’achats
▪ Analyser les différentes familles
d’achats
▪ Analyser les contraintes des achats
▪ Evaluer les risques achats
▪ Faire la synthèse du portefeuille achats
Une procédure est un document qui
décrit et formalise les tâches à
accomplir pour mettre en œuvre le
processus. C'est un document de
support et de communication qui doit
être porté à la connaissance de tous les
acteurs des processus clés de
l'organisation. Elle décrit sous forme de
liste, schéma, graphique… qui fait quoi,
quand, où et comment cela doit être fait.
La description d'une procédure doit être
précise, concise et complète pour
garantir la répétitivité dans son
exécution.
La procédure achats traduit en termes
opérationnels la politique achat et
formalise les activités devant concourir à
la réalisation optimale du processus
d’acquisition de l’émission des besoins à
sa satisfaction.
L’éthique est la discipline qui traite de ce qui est bien
et mal, des devoirs et obligations morales, des
principes et valeurs morales et de la moralité. Les
principes en matière de passation de marchés, tels que
l’équité, l’intégrité, la transparence et l’obligation de
rendre des comptes sont basés sur l’éthique.
Étant donné que les fonds administrés sont des fonds
publics confiés à l’organisation par une source ou un
bénéficiaire du financement, il est impératif que toutes
les transactions soient conduites dans le plus grand
respect des principes éthiques.
L’ensemble du personnel chargé des passations de
marchés est tenu d’observer un niveau d’intégrité
irréprochable dans toutes les relations commerciales.
Les principes éthiques s’appliquent à toutes les
transactions avec les clients de l’organisme, les
bailleurs de fonds, les gouvernements, les partenaires
et le grand public.
Lire les lois anticorruption :
▪ UKBA : UK Bribary Act (Anglais)
▪ FCPA : Foreign Corrupt Practices Act (USA)
▪ Sapin 2 : Loi Française
POLITIQUE PROCEDURE ETHIQUE
10. 1I–ORGANISATIONDESACHATS
INTERVENANTS ET INTERACTIONS
Fournisseur
qualifie une entité qui fournit, ou est capable de fournir, à l’organisation des biens et d’autres produits (y compris en
matière de propriété intellectuelle), des services et/ou des travaux (services de construction)
Bailleurs ou donateurs
Ce sont les acteurs vitaux de l’action humanitaire (UE, USA, Japon…). Ce sont des entités qui mettent à disposition
des organisation de solidarité les moyens financiers, matériels et techniques. Dans le cadre des achats, ce sont les
entités qui financent les besoins issus des actions entreprises par la solidarité. Les bailleurs indiquent également les
critères d’éligibilité aux fonds et leurs conditions d’usage.
Les Utilisateurs ou bénéficiaires
Ils peuvent être internes (les besoins des équipes de la mission) comme externes (les populations sinistrées)
Les prescripteurs
Entités qui aident à définir les caractéristiques d’usage et fonctionnel d’un bien (Nutritionniste, Pharmacien, Technicien
BTP,Technicien de Labo…)
L’Administration financière
Etablit les règles de gestion en matière d’engagement de fonds et suit l’exécution des budgets achats en fonction des
programmes et leurs sources de financement
12. VUE D’ENSEMBLE DU PROCESSUS ACHATS
GRANDES LIGNES DU PROCESSUS
LES DOCUMENTS DU PROCESSUS
13. III–VUED’ENSEMBLEDUPROCESSUSACHATS
LES GRANDES LIGNES DU PROCESSUS
Les étapes du processus achats peuvent évoluer selon les politiques et tailles et convenances des organisations.
Dans le cadre de notre séance de travail, le processus sera subdivisé en sept étapes :
1 • Enregistrement et Préqualification des fournisseurs
2 • Planification des achats
3 • Mise en concurrence des fournisseurs
4 • Analyse et évaluation des offres fournisseurs
5 • Attribution de marché
6 • Conclusion du contrat
7 • Livraison/Réception et Règlement
14. III–VUED’ENSEMBLEDUPROCESSUSACHATS
DOCUMENTATION DU PROCESSUS
Pour la mise en œuvre du processus et la facilitation des audits et contrôles, des enregistrements continus sont faits
tout le long du processus achats. Les supports d’enregistrements pertinents (documents) doivent être archivés
1 - Enregist. Préqualif Fournisseurs
• Demande d’agrément
• Fiche d’enregistrement Fournisseur
2 - Planification achats
• Plan d’achats
• Demande d’achats
• Termes de Références
3 – Mise en concurrence
• Fiche d’autorisation de dépense
• Liste restreinte des fournisseurs
• Documents de mise en concurrence (A.O,
RFQ)
• Rapport d’ouverture de plis
• Ensemble des offres reçues
4 – Analyse et Eval. offres
• Rapport d’analyse et
d’évaluation
• Compte rendu des
précisions apportées et
communiquées
5 – Attribution Marché
• Rapport des négociations
• Compte rendu du comité
d’attribution des marchés
• Correspondances aux
fournisseurs non retenus
6 – Conclusion contrat
• Bon de commande
• Contrat
• Avenants aux contrats ou bons
de commandes
• Correspondances avec le(s)
fournisseurs retenus
7 – Récept. Réglement
• Bon de livraison ou
d’exécution de travaux
• Procès verbal de
réception ou de bonne
exécution
• Justificatifs de paiements
• Rapport d’évaluation final
