Dokumen ini membahas prinsip-prinsip pengumpulan data yang penting dalam sistem pengelolaan mutu berdasarkan ISO 9001:2000. Prinsip-prinsip ini termasuk mudah direkod, tidak menimbulkan kesangsian, dan mudah ditafsir. Tujuan pengumpulan data adalah untuk memberikan bukti objektif, mendeteksi pola dan tren, serta memberikan dasar untuk penambahbaikan.

1. DALAM PERKHIDMATAN AWAM
PRINSIP-PRINSIP PENGUMPULAN DATA
Dalam melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti yang berasaskan standard MS ISO
9001:2000, data-data perlu dikumpul untuk mengukur proses-proses dalaman yang
terlibat bagi tujuan pencegahan dan penambahbaikan. Semasa menjalankan aktiviti
pengumpulan data, beberapa prinsip-prinsip pengumpulan data mesti diambilkira iaitu:
Mudah Direkod
o Teknik dan cara data-data direkod mestilah mudah, ringkas serta cepat,
bagi mengelakkan kelambatan dan kekeliruan semasa analisis dibuat
Tidak menimbulkan kesangsian (non-threatening)
o Hasil data-data yang dikutip tidak akan menimbulkan rasa sangsi atau
bimbang dikalangan individu. Individu tidak akan merekodkan data
dengan tepat sekiranya mereka merasa tidak selamat atau terancam.
Mudah ditafsir
o Hasil data-data yang dikumpulkan mestilah mudah ditafsir dan dianalisis.
Ini bertujuan supaya semua peringkat anggota organisasi yang terlibat
dalam Sistem Pengurusan Kualiti mudah memahaminya.
Tujuan pengumpulan data yang jelas iaitu:
o untuk memberikan bukti-bukti yang objektif. Manusia sering
menganggap mereka tahu adanya masalah, dan kenapa ianya wujud.
Dengan data-data yang dikumpul, bukti kukuh dapat diperolehi untuk
mengambil tindakan sewajarnya.
o untuk mengesan pola dan trend. Masalah dalam proses mungkin wujud
pada waktu-waktu tertentu sekiranya ada faktor-faktor lain yang
mempengaruhinya. Data-data yang dikumpul akan dapat mengesan
pola atau trend bahawa contohnya, terdapat lebih ramai pelanggan
pada waktu pagi daripada waktu petang, atau barangan dari pembekal
A lebih tahan lama daripada pembekal B.
o untuk memberikan asas bagi membuat penambahbaikan. Data-data
yang dikumpul semasa masalah dihadapi dan sesudah tindakan
pembetulan diambil akan memberikan gambaran sama ada
penambaikan telah berlaku.