Praktisk implementering av bakgrundskontroller. När väl det strategiska beslutet att göra bakgrundskontroller är taget, återstår en del praktiska ställningstaganden. Det vi resonerar kring här har ofta inga tvärsäkra svar, utan de lösningar ni väljer avgörs av just er organisations unika uppsättning förutsättningar och behov. Sammanfattningsvis kan man säga att god kommunikation är en nyckelfaktor för ett lyckat resultat – och då är den interna och externa kommunikationen lika viktig.

1. Från ord till handling.
Praktisk implementering av bakgrundskontroller.
White paper #3
#3 av #4

2. Kommunikation är
processens fundament.
När ska kandidaten involveras?
När väl det strategiska beslutet att göra bak-
grundskontroller är taget, återstår en del prak-
tiska ställningstaganden. Det vi resonerar kring
här har ofta inga tvärsäkra svar, utan de lös-
ningar ni väljer avgörs av just er organisations
unika uppsättning förutsättningar och behov.
Sammanfattningsvis kan man säga att god
kommunikation är en nyckelfaktor för ett lyckat
resultat – och då är den interna och externa
kommunikationen lika viktig.
På ToFindOut har vi lång erfarenhet och kan
dela med oss av våra lärdomar. Våra rekom-
mendationer ska ses som en vägledning, vi
Några frågeställningar som vi behandlar här:
• När i processen bör kandidaten informeras?
• Vilka bör hantera informationen internt?
• Hur fattar man beslut på grundval av det
som kommit fram?
ToFindOuts kandidatenkäter visar en mycket tydlig kopp-
ling mellan hur tidigt i processen informationen ges och hur
positiv kandidaten är till bakgrundskontrollen. Några av
våra uppdragsgivare berättar redan i platsannonsen om att
bakgrundskontroll kommer att genomföras som en del av
rekryteringsprocessen. En majoritet informerar den sökande
vid den första personliga kontakten; vid telefonintervjun
eller vid det första mötet.
Vilket passar er organisation bäst? Oavsett är det viktigt
att kandidaten får tid och möjlighet att ställa frågor om
processen.
• Bestäm exakt vid vilket moment som
information om bakgrundskontroll ska
lämnas. Denna tidpunkt bör vara samma
för alla typer av rekryteringar.
• Arbeta fram ett ”manus” som förklarar
varför kontrollen görs. Det bör även inne-
hålla svar på vanliga frågor från sökande
eller redan anställda.
• Informera fackliga parter om att bolaget
kommer att införa bakgrundskontroller.
En tidig och öppen dialog med facket är
alltid att rekommendera.
Våra bästa tips.
9 av 10 sökande tycker att det är seriöst att arbetsgivaren gör bakgrundskontroll vid rekrytering.
(Källa: ToFindOuts löpande kandidatenkät)

3. Utgångspunkten är - så få personer som möjligt!
Detta gäller oavsett vilken intern process för
bakgrundskontrollerna man väljer. I huvudsak
handlar det om två alternativa processer:
• HR hanterar informationen. HR blir de som
beställer och får rapporterna skickade till sig.
De meddelar sedan anställande chef om det är grön
flagg eller om vidare dialog med kandidaten behövs.
HR är bollplank inför denna dialog.
• Anställande chef hanterar rapporten direkt.
HR (eller motsvarande) behöver dock finnas som
stöd vid avvikelser (frågetecken i kandidatens bak-
grund). HR, och ibland även säkerhetsavdelning eller
arbetsmiljöansvarig, kan du utgöra en formell grupp
som ansvarar för att stödja anställande chef i besluts-
processen.
En vanlig fråga är vilka avvikelser, eller ”plumpar
i protokollet”, som kan vara acceptabla. När är
gränsen passerad och när kan kandidaten inte
gå vidare i en anställningsprocess?
varje fall måste bedömas individuellt med
hänsyn till bland annat:
• Tjänstens art och ansvarsområde.
Hänsyn till de direkta konsekvenser avvikelsen kan få
för arbetet som ska utföras.
• Beteendets mönster. Är det återkommande,
repetitivt beteende eller en enstaka förseelse?
• Tidsaspekten. Hur länge sedan är det avvikelsen
inträffade och hur kan det påverka, eller inte påverka,
personens liv idag?
• Bolagets policy. Vilka fastställda dokument och
riktlinjer finns att förhålla sig till?
• Gällande lagstiftning.
Vilka på företaget
ska hantera
informationen?
Okej eller ej?
Överraskning eller
bekräftelse?
Många gånger är det lika viktigt hur informationen har
kommit fram som vad som har kommit fram. I våra
samtal upplever vi ofta att en chef tycker det är mer
acceptabelt att få tidigare lämnad information bekräftad
från oss. Det handlar om när den sökande själv lämnat
uppgifter, fakta som sedan verifieras i vår rapport.

4. Att leva som
man lär.
Vi menar att en seriös bakgrundskontroll ska vara trans-
parent, inte bara i processen utan också i innehåll och
dialog. Diskutera med den sökande om hur hon eller hand
ser på det som framkommit i rapporten. Dialogen är minst
lika viktig som informationen i sig. Om man som arbetsgi-
vare vill att den sökande ska vara öppen med sin bakgrund
bör man också vara lika ärlig tillbaka. Walk the talk!
Walk the talk!Moralens väktare?
En fundering som ofta återkommer hos våra uppdrags-
givare, är en farhåga att företaget eller organisationen ska bli
någon sorts ”moralens väktare”. Man är rädd att stirra sig
blind på att det finns en avvikelse, snarare än på övrig viktig
information om kandidaten. Finns det risk för att tappa bra
kandidater på vägen om man fokuserar på fel saker?
Vi resonerar så här. Man behöver vara öppen för att
det kommer att uppstå gråzoner och att individuella
prövningarna kommer att behöva göras. Det som är
avgörande i en chefsrekrytering, är irrelevant i en annan.
Det viktiga är att det finns en tydlig beslutsgång inom
företaget och en tilltro till beslutsfattarna.
Faktum är att vår erfarenhet är att man ofta går vidare
med fler kandidater än innan man började med bak-
grundskontroller. Den främsta anledningen är att man
upplever en bättre helhetskontroll och en öppnare dialog
med kandidaten. Med helhetsbilden klar för sig blir
det lättare att ha förståelse för detaljer. Det innebär en
trygghet för alla.
ras?Ska informationen sparas?
För många arbetsgivare känns det naturligt och tryggt att
spara information från en anställning. Men det är viktigt
att komma ihåg att en bakgrundskontroll endast är aktuell
fram till den aktuella tidpunkten då den görs.
Våra rekomendationer.
• Spara så lite information som möjligt från
bakgrundskontrollen.
• Följ löpande instruktioner och rekommen-
dationer som vi ger i varje enskilt uppdrag
vad gäller arkivering och hantering av
rapporter.
• Anpassa arbetet till Personuppgiftslagen
(PuL) och andra etiska överväganden.

5. 4. Utbildningsmeriter
genomförda studier,
examina, utbildningsinstitut
RAPPORT
1. Personalia
Personnummer, fullständigt namn,
folkbokföringsadress, adresshistorik,
civilstånd, barn, körkort,
plikttjänstgöring
2. Ekonomiska förhållanden
Inkomstuppgifter,
betalningsanmärkningar,
skulder, fordonsinnehav,
fastighetsinnehav, konkurser
3. Juridiska spörsmål
Pågående och avslutade
ärenden hos tingsrätter, hovrätter
och förvaltningsrätter
5. Yrkeslivserfarenhet
befattningar, arbetsgivare,
anställningsperiod,
referenspersoner
6. Bolagsengagemang
Information om nuvarande och
historiska styrelseuppdrag,
juridisk kontroll av bolag
7. Media- och internetexponering
Aktivitet och exponering i media,
sociala nätverk och bloggar Executive
1-7
Specialist / Chef
1,2,3,4,5
Grundrapport
1,2,3
Ibland behöver inte kontrollen vara lika omfattande, därför erbjuder vi olika informationsnivåer och rapportpaket
• Se bakgrundskontrollens om en del
av helheten! Rekryteringsprocessen
-
valsverktyg
• Formulera ett standard ”Nej tack-brev” för
anställningsprocessen som helhet, oav-
sett information i bakgrundskontrollen.
• Skapa en liten, formell beslutgrupp som
snabbt kan sammankallas vid behov. När
avvikelser hittats kan den avgöra vem
som bör fatta beslut; HR-anställd, HR-
chef, annan högre chef eller säkerhetsan-
Våra bästa tips.

6. Tack för din uppmärksamhet.
Vi hoppas att du med detta White Paper blev lite klokare vad
gäller bakgrundskontroller vid rekryteringsprocesser.
Bäst av allt har vi lyckats om vi har väckt nya frågor eller om
du vill resonera vidare! Våra nuvarande kunder delar också
gärna med sig av sina erfarenheter.
Nästa White Paper #4 har rubriken ”Risker och hantering”. I
detta resonerar vi kring vilka värden och risker som bakgrund-
skontroller kan innebära.
Vi ser fram emot en vidare dialog!
Barnhusgatan 3, 111 23 Stockholm
Tel: 08-611 10 20 • info@tofindout.se • www.tofindout.se