sistemas de facturacion

UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA
FACULTAD DE INGENIERÍA
ESCUELA DE COMPUTACIÓN

S
RECHO
DE

O
ERVAD
RES

S

DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO PARA
EL CONTROL DE FACTURACIÓN E INVENTARIO DE ÓPTICA DÍAZ, C.A.
Trabajo Especial de Grado para Optar al Título de
Ingeniero de Computación

PRESENTADO POR:
Br. Ocando C., Elianni B.
C.I.- V – 15.069.971

Tutor Académico:
Msc. Rosa E. Zamora C.
C.I.- 13.737.474

Maracaibo, Septiembre de 2.006


S
RECHO
DE

O
ERVAD
RES

S

DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO PARA
EL CONTROL DE FACTURACIÓN E INVENTARIO DE ÓPTICA DÍAZ, C.A.

ii


VEREDICTO
Este jurado aprueba el Trabajo Especial de Grado titulado “DESARROLLO DE
UN SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL DE
FACTURACIÓN E INVENTARIO DE ÓPTICA DÍAZ, C.A.” que la bachiller
OCANDO COLINA, ELIANNI BEATRIZ C.I. V – 15.069.971 presenta para optar al
título de INGENIERO DE COMPUTACIÓN.

O
ERVAD
RES

S

Maracaibo, Septiembre de 2.006

OS
RECHJurado Examinador
DE

____________________________
Lcda. Rosa E. Zamora C.
Tutor – Jurado
C.I.- V – 13.737.474

____________________________

____________________________

_____________________________
Ing. Carlos Urdaneta
Director de la Escuela de Computación
C.I.- V – 8.985.945

____________________________
Ing. José Bohórquez
Decano de la Facultad de Ingeniería
C.I.- V – 3.379.454

iii


DEDICATORIA

A Dios, y a la Virgen María... por guiar mis pasos desde el primer día de mi
vida, hasta aquí y en adelante…

S
RVADO ustedes. ¡Los
han esperado los frutos de su amor y esfuerzo, E triunfo es para
S RES este
O
ERECH
amo!
D

A mis padres Luz y Manuel, que son mi ejemplo y que por mucho tiempo

A mis hermanos, que son mis compañeros, amigos y apoyo… que a su
manera me dan su confianza y están conmigo cuando los necesito…

A mis abuelos Angela, Enrique, Josefa (Pepa) y en especial a José (Pepo)
quien tuvo que partir y no tuvo tiempo de compartir en la tierra este logro, pero que
desde el cielo me acompaña y me ilumina…

A mis tíos y primos que con sus consejos y su apoyo me han impulsado en
mi camino…

A mis amigas Carolina, Alejandra y Josmary, mis compañeras de camino,
de risas, de lágrimas… Mis hermanas y consejeras…

iv


A Michael, por acompañarme cuando estuve cansada, cuando creí que no
tenía fuerza y por darme las suya cuando me vio flaquear…

A los que creyeron en mí… y a los que no, porque en ellos también hay parte
de mi fortaleza…

D

S
RECHO
E

O
ERVAD
RES

v

S

Elianni


AGRADECIMIENTO

A mis padres Luz y Manuel, que me han acompañado a lo largo del
camino, llevándome de la mano, y dándome las herramientas para alcanzar mis
metas… Hoy, cuando ven cumplida su tarea, y nuestro sueño realizado… les doy

O
ERVAD
RES

mil gracias por procurar siempre lo mejor para mí…

S

S
RECHO
A las familias Cañizales, Vargas, Rojas y Rodríguez por ser mi familia
DE
también… Por ser parte de mi vida, de mi sueño y de este logro…

A Alberto por compartir conmigo sus conocimientos…

A Maribel Díaz, por permitirme desarrollar mi trabajo de grado en su
empresa…

A mis amigas Carolina, Alejandra y Josmary, que me acompañaron, me
enseñaron y me halaron las orejas todos los días, no saben cuánto las
extraño…!!!!

A todos mis profesores que con todos los dolores de cabeza que me dieron
y que les di fueron parte importante en mi formación.

vi


A Michael, que cada noche de trabajo en la computadora evitó que me
quedara dormida…

A David, quien me dijo que no desmayara, que la universidad no es una
carrera de velocidad, sino de resistencia...

S
RVADO mucho, por su
En especial, a mi profe Rosa Zamora, SE tiempo poco o
S RE por su
O
ERECH
paciencia, que siempre fue mucha… y porque en muchos momentos fue más que
D
una profesora, fue una amiga, alguien que me escucha, me aconseja y me enseñó
que aquello que juzgamos, es el reflejo de nosotros mismos…

A mis amigos de la van, los que se fueron y los que estuvieron hasta el final,
a mis compañeros de carrera, que pasaron conmigo verdes y maduras. Debo
mencionar especialmente a Miguel Rondón, no fue sino hasta que leí tu tesis,
que supe lo importante que son, y el cariño con que se les recuerda cuando se
van…

A todos, ¡¡un millón de gracias!! Sin ustedes no hubiera sido posible

Elianni

vii


RESUMEN

Ocando Colina, Elianni Beatriz. “SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO
PARA EL CONTROL DE FACTURACIÓN E INVENTARIO DE ÓPTICA DÍAZ,
C.A.”. Universidad Rafael Urdaneta. Facultad de Ingeniería. Escuela de
Computación. Trabajo Especial de Grado. Maracaibo, Septiembre de 2006.

S
RVADO de información
La investigación tuvo como objetivo general desarrollar un sistema
S RESE
automatizado para el control de facturación e inventario en Óptica Díaz, C.A. La
CHO
investigaciónDERE
es de tipo descriptiva porque en ella se miden conceptos y variables
específicas que postulan con precisión el objeto de estudio, y aplicada porque
resuelve el problema planteado en un período determinado de tiempo. El diseño
de investigación adoptado fue el no experimental de tipo transversal – descriptivo,
pues solo se definieron y analizaron las variables, sin algún tipo de manipulación.
La población está conformada por la propietaria de la empresa. Las técnicas de
recolección de datos fueron la observación directa, la entrevista informal no
estructurada y la observación documental. El sistema se desarrolló siguiendo seis
de las ocho fases del Modelo de Procesos WATCH de Montilva (2000), las cuales
fueron: Análisis de dominio de la aplicación, descubrimiento de requerimientos,
especificación de requerimientos, diseño del sistema, implementación del sistema
y pruebas del sistema. La herramienta utilizada para el desarrollo fue Visual Basic
8.0. Los resultados obtenidos en la investigación cumplieron los objetivos
planteados, concluyendo que el sistema de información automatizado agilizará los
procesos de facturación e inventario de Óptica Díaz, C.A.

Palabras Clave: Sistema de Información, Control, Facturación, Inventario.

viii


ÍNDICE GENERAL

Pág.
VEREDICTO

iii

DEDICATORIA

iv

S
RVADO

AGRADECIMIENTO
RESUMEN

S RESE
O
ERECH

D

ÍNDICE GENERAL

vi
viii
ix

ÍNDICE DE CUADROS

xiii

INDICE DE FIGURAS

xiv

INTRODUCCIÓN

xvi

CAPÍTULO I. EL PROBLEMA
1.1.- PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

20

1.2.- FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

24

1.3.- OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

24

1.3.1.- OBJETIVO GENERAL

24

1.3.2.- OBJETIVOS ESPECÍFICOS

24

1.4.- JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIÓN

25

1.5.- DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

27

ix


CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
2.1.- ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN

29

2.2.- FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA

34

2.2.1.- SISTEMAS DE INFORMACIÓN
2.2.2.-

CARACTERÍSTICAS

DE

35
LOS

INFORMACIÓN

SISTEMAS

DE

VADOS

RESER
S
RECHO SISTEMAS DE INFORMACIÓN
2.2.4.- COMPONENTES DE LOS
DE
2.2.3.- TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

36
38
39

2.2.5.- FUNCIONES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

40

2.2.6.- ELEMENTOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

42

2.2.7.- CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

44

2.2.8.- METODOLOGÍAS PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS
DE INFORMACIÓN

47

2.3.- BASES DE DATOS

56

2.4.- OBJETIVOS DE LAS BASES DE DATOS

56

2.5.- VENTAJAS DE LAS BASES DE DATOS

57

2.6.- ELEMENTOS DE UNA BASE DE DATOS

58

2.7.- CONTROL

59

2.7.1.- ELEMENTOS DEL CONTROL

60

2.7.2.- IMPORTANCIA DEL CONTROL

60

2.8.- FACTURA

61

x


2.9.- INVENTARIO

61

2.10.- HERRAMIENTA A UTILIZAR

62

2.10.1.- VISUAL BASIC

62

2.11.- SISTEMA DE VARIABLES

63

2.11.1.- VARIABLE SISTEMA DE INFORMACIÓN

63

VADOS

2.11.2.- VARIABLE CONTROL

RESER
S
RECHO
CAPÍTULO DE
III. MARCO METODOLÓGICO

63

3.1.- TIPO DE INVESTIGACIÓN

67

3.2.- DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN

68

3.3.- POBLACIÓN

69

3.4.- TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

70

3.5.- METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO

72

CAPÍTULO IV. ANÁLISIS DE RESULTADOS
4.1.- ANÁLISIS DE DOMINIO DE LA APLICACIÓN

74

4.2.- DESUBRIMIENTO DE LOS REQUERIMIENTOS

76

4.3.- ESPECIFICACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS

77

4.4.- DISEÑO DEL SISTEMA

84

4.5.- IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA

95

4.6.- PRUEBAS DEL SISTEMA

95

xi


4.7.- DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS

96

CAPÍTULO V. MANUAL DEL USUARIO
5.1.- DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA

99

5.2.- REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Y SOFTWARE

VADOS

5.3.- INSTALACIÓN DEL SISTEMA

RESER
S
RECHO
E

5.4.- OPERACIÓN DEL SISTEMA

100
100
104

D

CONCLUSIONES

cxiv

RECOMENDACIONES

cxvii

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

cxix

xii


ÍNDICE DE CUADROS
Pág.
1.- MAPA DE VARIABLES

65

2.- CARACTERÍSTICAS DE LA POBLACIÓN

69

3.- ACTORES Y PROCESOS

75

S
RECHO
DE

O
ERVAD
RES

xiii

S


ÍNDICE DE FIGURAS
Pág.
1.- CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA (MONTILVA)

44

2.- CICLO DE VIDA DEL MODELO CASCADA (PRESSMAN)

49

3.- ANALISIS DEL DOMINIO DE APLICACIÓN

51

4.- DESCUBRIMIENTO DE REQUERIMIENTOS

51

5.- ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS

52

6.- DISEÑO DEL SISTEMA

O
ERVAD
RES

CHOS
REDEL SISTEMA
8.- IMPLEMENTACIÓN
DE
7.- DISEÑO DE COMPONENTES

S

53
54
54

9.- PRUEBAS DEL SISTEMA

55

10.- ENTREGA DEL SISTEMA

55

11.- CASO DE USO GENERAL

78

12.- CASO DE USO PRIMARIO

78

13.- CASO DE USO SECUNDARIO. DATOS

79

14.- CASO DE USO SECUNDARIO. FACTURAR

79

15.- CASO DE USO SECUNDARIO. CONSULTAS

80

16.- CASO DE USO SECUNDARIO. REPORTES

80

17.- CASO DE USO SECUNDARIO. OTROS

81

18.- CASO DE USO SECUNDARIO. SALIR

81

19.- DIAGRAMA DE SECUENCIA. DATOS.

82

20.- DIAGRAMA DE SECUENCIA. FACTURAR

82

21.- DIAGRAMA DE SECUENCIA. CONSULTA

83

22.- DIAGRAMA DE SECUENCIA. REPORTES

83

23.- DIAGRAMA DE SECUENCIA. OTROS

83

24.- PANTALLA INICIO DE SESIÓN

84

25.- PANTALLA PRINCIPAL

85

26.- PANTALLA INVENTARIO

86

xiv


27.- PANTALLA CLIENTES

87

28.- PANTALLA FACTURAR

88

29.- PANTALLA CONSULTA DE INVENTARIO

89


90

31.- PANTALLA FACTURAS

91

32.- PANTALLA ACERCA DE

91

33.- PANTALLA USUARIOS

92

S
RVADO
SE

34.- TABLA CLIENTES

HOS RE
36.- TABLA FACTURASC
DERE
37.- TABLA USUARIOS
35.- TABLA INVENTARIO

93
94
94
95

38.- ICONO DE INSTALACIÓN SETUP

101

39.- INSTALACIÓN DE ÓPTICA DÍAZ

101

40.- CAMBIAR DIRECTORIO

102

41.- CREAR NUEVO DIRECTORIO DESTINO

102

42.- INICIAR INSTALACIÓN

103

43.- ELEGIR GRUPO DE PROGRAMAS

103

44.- INSTALACIÓN SATISFACTORIA

104

45.- PANTALLA INICIO DE SESIÓN

104

46.- PANTALLA PRINCIPAL

105

47.- PANTALLA INVENTARIO

106


107

49.- PANTALLA FACTURAR

108

50.- PANTALLA CONSULTA DE INVENTARIO

109


110

52.- PANTALLA FACTURAS

111

53.- PANTALLA ACERCA DE

111

54.- PANTALLA USUARIOS

112

xv


INTRODUCCIÓN

En los últimos tiempos, la economía y operaciones de las organizaciones e
incluso de países enteros está basada en la información, esto obliga a los
empresarios y particulares a interactuar directa o indirectamente con sistemas de

S
RVADO por acercarse
más eficaz. Esto se evidencia en el creciente SE de la población
S RE interés
O
ERECH
a la tecnología en los diferentes sectores de la vida pública.
D

diferente índole: manuales o automatizados que permitan manejarla de la forma

En este sentido, es importante destacar la integración de particulares y
empresas al trabajo con equipos de cómputo, los cuales agilizan el procesamiento
de grandes cantidades de datos y le suministran al usuario la información
requerida en el menor tiempo posible lo cual hace a los sistemas de información
automatizados una pieza clave en el desempeño de las empresas. Esta
integración, ayuda a mejorar los procesos administrativos de la organización, lo
cual se traduce en mayor competitividad y éxito en las actividades emprendidas.

En esta investigación, se consideró la preocupación de Óptica Díaz, C.A.
por la modernización de sus procesos de facturación e inventario, buscando
obtener a futuro, un control más seguro de los mismos. A fin de cumplir los
objetivos propuestos, se desarrolló un plan de investigación estructurado en cuatro
capítulos, expuestos a continuación:

xvi


En el Capítulo I se plantea la problemática presentada por Óptica Díaz,
C.A., del mismo modo, se enuncian los objetivos generales y específicos que se
espera alcanzar, la justificación de la investigación desde el punto de vista
académico, económico, social y metodológico y finalmente la delimitación espacial
y temporal de la investigación.

A sirvenS
RVqueDO de apoyo a la
En el Capítulo II se exponen las bases teóricas
S RESE
CHO
E compuesto por los antecedentes de la investigación, bases
investigación, está RE
D
teóricas, ciclo de vida del sistema de información y explicación teórica de los
lineamientos a seguir para el desarrollo del sistema de información. Por último, se
definen los términos básicos que permitan la ubicación en el contexto del estudio.

El Capítulo III, define el aspecto metodológico de la investigación, e incluye
el tipo de investigación, diseño de la misma, técnicas de recolección de datos y
fases a desarrollar según la metodología de diseño seleccionada.

En el Capítulo IV se detallan los resultados obtenidos luego de la
realización del sistema de información automatizado. En éste capítulo, se
comprenden los datos mediante la aplicación de cada fase de la metodología y se
discuten los resultados obtenidos en cada fase de desarrollo, lo cual llevará a la
automatización del sistema actual.

xvii


Finalmente, en el capítulo V se presenta el manual de usuario del sistema
de información automatizado para el control de facturación e inventario de Óptica
Díaz, C.A., el cual explica detalladamente todas las operaciones a realizar.

S
RECHO
DE

O
ERVAD
RES

xviii

S

Capítulo I. El Problema

CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
En

este

capítulo

se

plantea

en

forma

objetiva

el

problema

correspondiente a esta investigación y la formulación del mismo. Asimismo,

O
ERVAD
su justificación y delimitación espacialEtemporal.
yS
HOS R
DEREC

S

se plasman los objetivos que se persiguen durante el desarrollo del estudio,

1.1.- PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La información se define como un conjunto organizado de datos, que
constituyen un mensaje sobre un ente o fenómeno. Durante años, el ser
humano ha utilizado diferentes métodos para el manejo de la información y
toma de decisiones, utilizando como base el papel. Elaborar manualmente
los procesos cotidianos de una organización ha sido la forma más común
para la realización de tareas como facturación, inventario, registro y control
de ingreso o egreso, entre otros.

En los últimos, años la actualización en materia tecnológica ha
adquirido importancia debido a la transformación de las condiciones de vida
del ser humano. El crecimiento de la demanda de productos y servicios ha
creado la necesidad de desarrollar herramientas basadas en nuevas
20

21

tecnologías, lo cual origina la evolución de los mecanismos de trabajo, y
dándoles la capacidad de manejar de modo acelerado grandes cantidades de
información de manera confiable. Esta necesidad, obliga a las empresas a
implementar

sistemas

que

permitan

la

recepción,

procesamiento

almacenamiento y acceso de datos, debido al creciente movimiento de
información manejado dentro de las organizaciones.

S
RVADO calidad de los
Cada día más, la competencia ESE
S R por la excelencia en la
ECHO
productos Ela eficiencia de servicios es mayor, y está más ligada a la
y R
D
tecnología, por este motivo, el mercado de las tecnologías de la información
requiere un nuevo estilo de empresa, la cual facilitará al cliente soluciones
competitivas mediante la utilización de herramientas y metodologías
actuales, y una concepción de la empresa, desde su inicio, con una
estructura que optimice el costo de cualquier proyecto y potencie el
conocimiento tecnológico. En este sentido, es importante la intervención de
los equipos de computación, por ser el elemento de partida para la puesta en
marcha de los sistemas automatizados.

Con miras a satisfacer la demanda, surge la utilización de sistemas que
permitan manejar la información de manera automatizada, transformando los
procesos manuales y permitiéndoles ser consistentes y confiables con el uso
de computadores y sistemas de información. Entre los factores más

22

importantes para el buen funcionamiento de los mismos, está el cumplimiento
de los requerimientos tácticos y estratégicos de la organización utilizando las
herramientas disponibles en la actualidad.

En Venezuela, el campo de los sistemas de información automatizados
experimenta un crecimiento constante debido al incremento en los niveles de

S
RVADO un sistema de
crecimiento, por lo cual se hace necesario el desarrollo de
S RESE
O
ERECH
información que permita automatizar los procesos de inventario y facturación
D
exigencia de las diferentes empresas. Óptica Díaz no escapa a este

realizados en ella.

Óptica Díaz, objeto de éste estudio, presta servicios a clientes
particulares y empresas desde hace 8 años, período en el cual se han
observado deficiencias en la calidad de sus servicios, así como su parte
operativa y administrativa. Esta empresa, vende a sus clientes productos
como lentes correctivos, de sol, de contacto, accesorios, entre otros. Cada
venta

es

facturada

manualmente

y

registrada

en

planillas,

que

posteriormente son vaciadas en formatos de inventario.

Como consecuencia de los métodos empleados en la organización, hay
facturas acumuladas, extraviadas para el momento de la entrega o en
algunos casos se hace necesario realizar una nueva factura, lo cual implica

23

un desajuste en la secuencia de facturas y la modificación de los libros de
inventario, por medio de tachaduras, enmiendas o el vaciado de información
en una nueva hoja. En el inventario, es frecuente la inconsistencia de datos
principalmente en la salida de ítemes como monturas o lentes de sol, pues se
hace tediosa la revisión de las fichas de inventario y marcar cada salida.

OS
RVADa la necesidad de
elaboración de las actividades administrativas, aunado
S RESE
O
ERECH
mayor espacio físico, consecuencia de la acumulación de documentos en la
D
Es importante mencionar, el deterioro del material empleado en la

utilización de este método de trabajo. Además de la ineficacia de los
procesos, el costo asociado a la papelería y mobiliario necesario es cada vez
mayor.

Por todo lo anteriormente expuesto, Óptica Díaz, C.A. ha considerado el
desarrollo de un sistema de información automatizado para el control de
facturación e inventario, como una herramienta capaz de manejar los
registros de ventas de monturas, lentes de sol, de contacto y otros productos
ofrecidos por la empresa; generar facturas y reportes de inventario. Esta
información es utilizada como un instrumento eficaz para la administración,
por lo cual se busca la organización de datos haciéndolos de fácil registro,
almacenamiento, procesamiento, recuperación y comunicación, de acuerdo a

24

los requerimientos de los usuarios involucrados, contando así con un sistema
funcional que satisfaga sus necesidades.

1.2.- FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Cómo desarrollar un sistema de información automatizado para el
control de pacientes, facturación e inventario de Óptica Díaz en Cabimas?

S
RECHO
DE

O
ERVAD
RES

S

1.3.- OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
1.3.1.- Objetivo General:

Desarrollar un sistema de información automatizado para el
control de facturación e inventario de Óptica Díaz, C.A.

1.3.2.- Objetivos Específicos:
• Analizar los procesos actuales para el control de facturación e
inventario de Óptica Díaz, C.A.
• Determinar los requerimientos del sistema de información
automatizado para el control de facturación e inventario de Óptica Díaz, C.A.
• Especificar los requerimientos del sistema de información
automatizado para el control de facturación e inventario de Óptica Díaz, C.A.
• Diseñar el sistema de información automatizado para el control
de facturación e inventario de Óptica Díaz, C.A.

25

• Implementar el sistema de información automatizado para el
control de facturación e inventario de Óptica Díaz, C.A.
• Realizar las pruebas del sistema de información automatizado
para el control de facturación e inventario de Óptica Díaz, C.A.

1.4.- JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIÓN

VADOS
Rde información automatizado
presente investigación, se desarrolló un sistema
S RESE
O
ERECH
D
A fin de lograr el cumplimiento de los objetivos propuestos en la

para el control de facturación e inventario de Óptica Díaz, empleando
técnicas de Análisis y Diseño de Sistemas de Información el cual permitió
obtener un registro actualizado, de fácil consulta y consistente que contiene
los datos de los productos ofrecidos por la empresa, así como las
operaciones asociadas a ellos, facilitando el manejo de la información
necesaria para llevar a cabo los procesos inherentes a la empresa.

Este sistema ofrecerá a los usuarios y clientes mayor calidad en los
servicios prestados por Óptica Díaz, mediante la automatización de los
mismos, que traerá como consecuencia la eliminación de problemas como
inconsistencia o pérdida de datos, retardos al momento de consultar
información, errores en la secuencia de registros y dificultades en la
modificación de datos.

26

Este sistema, permitirá llevar un registro detallado de los productos con
los que cuenta la óptica, lo cual favorecerá la eficacia en la elaboración de
inventarios y actualización de existencias, y beneficiará los procesos
realizados a diario.

Para el desarrollo de la investigación se utilizaron como métodos de

O
ERVAD
RES

S

recolección de datos, técnicas tales como la entrevista y la observación

S
RECHO
DE

directa, con la finalidad de obtener información referente a las operaciones
realizadas en la Óptica.

El sistema desarrollado en la investigación, es importante porque
permite a la Óptica Díaz aumentar sus niveles de competitividad en el
mercado local y regional, mediante la automatización de procesos
actualmente empleados lo cual proporcionará mejor fluidez de la información
en la empresa, optimización del tiempo de respuesta y transparencia en el
manejo de los datos, lo cual se traduce en beneficios económicos y en la
colocación de la empresa a la vanguardia de la tecnología.

En este orden de ideas, es importante señalar que el sistema de
información desarrollado permitirá disminuir los costos asociados a papelería,
imprenta y mobiliario, además de proporcionar un mejor aprovechamiento del

27

espacio físico y ofreciendo un ambiente de trabajo óptimo para el
cumplimiento de los objetivos de la empresa.

Desde el punto de vista metodológico, esta investigación servirá como
apoyo y punto de partida a trabajos de características similares y aportará
conocimientos referentes al análisis y diseño de sistemas de información

ADO
desarrollo de proyectos a gran escala. SERV
HOS RE
DEREC

S

automatizados, basados en técnicas propuestas en ella y servirá para el

1.5.- DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
La presente investigación se realizó en la Óptica Díaz, C.A., situada en
la Carretera “K” sector Las 5 Bocas, Municipio Cabimas del Estado Zulia.

Se desarrolló en el área Ingeniería de Computación, específicamente
Análisis y Diseño de Sistemas de Información en un lapso comprendido entre
Enero y Julio de 2.006.

Capítulo II. Marco Teórico

CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO

Este capítulo consta de los antecedentes vinculados a esta
investigación, las bases teóricas que la soportan y la definición de los

D S
VAen Odesarrollo del
sistema de variables y la metodología ER
OS RES empleada el
H
DEREC
sistema de información automatizado.
términos básicos empleados en su realización. Se presenta también el

2.1.- ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
Para la realización de esta investigación se han consultado trabajos
anteriores que guardan relación directa o indirecta con ella, a continuación
se mencionan:

Peña y Salas (2005) desarrollaron un sistema de información
automatizado para el control de los procesos de facturación e inventario
de la empresa Repuestos Josbri, C.A. El objetivo principal de esta
investigación se centró en realizar un sistema de información para
optimizar el proceso de facturación e inventario de la empresa Repuestos
Josbri, C.A., llevando así un control de entrada y salida de los artículos,
para la posterior consulta de la información relacionada con los
inventarios.
29

30

La metodología utilizada es de Pressman (2002), Modelo Lineal
Secuencial constituido por cinco fases, de las cuales sólo fueron
empleadas tres, debido a que dos de las mismas no se aplicaran al
contexto por ser una propuesta de aplicación a futuro. La construcción del
sistema se realizó en el lenguaje de programación Visual Basic 6.0 y el
manejador de base de datos Access 2000 bajo Windows.

VADOS
R
Como resultado de esta investigación se obtuvo una herramienta de
S RESE
O
ERECH el logro de los objetivos y requerimientos del
D
software capaz de facilitar
área de facturación e inventario, el control de los artículos, un manejo
rápido y eficaz de la información, al mismo tiempo disminuyendo los
errores asociados a operaciones manuales y los costos operativos. De
igual modo, las conclusiones obtenidas, señalan que el sistema
desarrollado aumenta la productividad y permite el fácil acceso a la
información.

Igualmente Vargas (2004), realizó un trabajo especial de grado
titulado “Diseño de un sistema de información para automatizar el registro
y control de afiliados a la Videotienda Frankstore” el cual sirvió de apoyo
para la investigación desde el punto de vista teórico y metodológico. Su
objetivo general fue diseñar un sistema de información para automatizar

31

el registro y control de clientes afiliados a la Videotienda Frankstore. Esta
investigación fue de tipo descriptiva, pues en ella se mostraron los
procesos llevados a cabo para el desarrollo del sistema, empleando la
metodología propuesta por Senn (1992).

El diseño de esta investigación fue de tipo No Experimental –
Transaccional Descriptiva, debido a que se analizó el estado de las

VADOS
R
S RESE

variables con sus condiciones en un momento específico, aplicando la

O
ERECH
D

entrevista no estructurada, observación directa, observación documental y
revisión bibliográfica. Esta investigación ha permitido examinar la
necesidad de diseñar un sistema de información para automatizar las
actividades realizadas diariamente a fin de obtener la información
necesaria en un menor tiempo y con mayor precisión y confiabilidad.

Por su parte, Rondón (2003) en su trabajo especial de grado titulado
“Sistema de Información automatizado para el control de los procesos
administrativos de una estación de servicios”, tuvo como objetivo general
desarrollar un sistema de información que automatizara los procesos
administrativos de una estación de servicios.

Con respecto al tipo de investigación, esta puede clasificarse como
descriptiva, pues según lo establecido por Sampieri (1998), ésta mide de
manera independiente los conceptos, eventos, situaciones o variables a

32

los que se refieren. De acuerdo a su diseño, la investigación es no
experimental.

En cuanto a la población, está conformada por el personal
administrativo de la empresa. Las técnicas de recolección de datos fueron
la observación directa y la entrevista no estructurada. La metodología
empleada para el desarrollo del sistema estuvo basada en seis fases de

VADOS
a conocer: análisis del dominio de SER
OS RE la aplicación, descubrimiento del
H
DEREC
requerimiento, especificación de requerimiento, diseño del sistema,
la metodología titulada Modelo de Procesos WATCH de Montilva (2000),

implementación del sistema y pruebas del sistema.

La herramienta utilizada por Rondón para el desarrollo del sistema
de información fue el lenguaje de programación Delphi 6.0. Los resultados
arrojados por la investigación cumplieron con los objetivos propuestos
llegando a la conclusión de que el sistema de información agilizará los
procesos administrativos dentro de la estación de servicios, maximizando
el rendimiento del mismo.

Ahora bien, Camacho (2002), desarrolló un sistema de información
automatizado cuyo objetivo general fue diseñar un sistema de información
automatizado que permitiera el control de los procesos administrativos en
la empresa Suplyaccell, C.A. Desde el punto de vista teórico, se revisaron
los aportes de Montilva (1999), y Scott (1995), sobre los sistemas de

33

información. La metodología empleada fue la de Scott (1995), para el
diseño, desarrollo y posterior implantación del sistema de información
automatizado para el control de los procesos administrativos.
Esto dio como resultado el diseño e implantación de un sistema de
información que permite realizar el proceso de facturación e inventario de
la empresa de manera automatizada, eliminando las pérdidas de
información que ocurrían por la realización de estos procesos en forma

VADOS
sistemas de información automatizadosER
OS RES en empresas distribuidoras o
ECH
DE al detal de accesorios, pudiendo este sistema ser implantado
vendedoras R
manual. Como conclusiones, se refiere la posibilidad de implantar

en empresas con características similares. La investigación fue de tipo
descriptiva, aplicada y tecnológica.

Aunado a esto, Riquezis (2001) en su trabajo especial de grado
“Sistema de Información Automatizado para el control de los Procesos
Administrativos” tuvo como fundamento el estudio de los procesos
administrativos que existen actualmente en las empresas, donde la
información obtenida no es confiable, influyendo en la manera de
determinar la exactitud y veracidad de los artículos, y trae como
consecuencia un alto rango de ineficiencia en dichos procesos y pérdida
de tiempo.

El propósito de la investigación fue desarrollar un sistema de
información automatizado para el control de los procesos administrativos,

34

manteniendo un buen manejo y exactitud del inventario y facturación al
momento de procesar la información generada por las transacciones
realizadas, emitiendo reportes eficientemente en el momento requerido,
ofreciendo un conjunto de beneficios tanto para las empresas como a los
clientes.

VADOS pues se
R
busco solventar el problema presentado E su vez descriptiva,
S RES y a
O
ERECH
D
La investigación fue clasificada como de tipo aplicada ya que se

estudiaron las características de proceso operacional de sistema en las
empresas detallando su funcionamiento. La metodología aplicada en esta
investigación se dividió en siete fases la cual permitió diseñar el sistema
de forma modular.

Las herramientas de desarrollo utilizadas fueron el manejador de
Bases de Datos Access y el lenguaje de programación Visual Basic 6.0
logrando una interfaz descriptiva e interactiva para despertar interés a los
usuarios garantizando un desempeño óptimo de dichas actividades.

2.2.- FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
A continuación se presenta el basamento teórico pertinente a
las variables de estudio de esta investigación.

35

2.2.1.- SISTEMAS DE INFORMACIÓN
A través del tiempo, los expertos han definido los sistemas de
información bajo diferentes concepciones. A continuación, algunas de
estas definiciones:
Senn (1992), los define como “un sistema que transforma datos
brutos en información organizada, significativa y útil”. Del mismo modo, en
http://es.wikipedia.org, se definen los sistemas de información como “Un

VADOS
R
todo, es decir, obtiene, procesa, almacena y distribuye información para
S RESE
O
ERECH
D
conjunto de funciones o componentes interrelacionados que forman un

apoyar la toma de decisiones y el control en una organización. Igualmente
apoya la coordinación, análisis de problemas, visualización de aspectos
complejos entre otros”.

Por su parte, Montilva (2000) señala lo siguiente: “Un sistema
de información es un sistema caracterizado porque: (1) es abierto,
interactúa con su ambiente mediante el intercambio de información y se
adapta a las necesidades del ambiente que lo contiene; (2) es un sistema
hombre-máquina, permite el uso de máquinas (computadoras) que
automatizan los procesos rutinarios de transformación, los cuales son
controlados y dirigidos por el hombre; (3) su entrada está constituida por
datos y su salida por información, el proceso de transformación de datos
en información constituye la función esencial del sistema de información”.

36

En este sentido, Davis (1974

citado por Montilva 1992)

establece que “un sistema de información es un sistema hombremáquina integrado, que provee información para el apoyo de las
funciones de operación, gerencia y toma de decisiones en una
organización”. Finalmente, Cohen (2000) expresa que un sistema de
información es un “conjunto de elementos que interactúan entre sí con el
fin de apoyar las actividades de la empresa o negocio”.

D
VAqueOS
A partir de todo esto,RESER
puede entenderse
los sistemas de
OS
H
DEREC
información son un conjunto de elementos interrelacionados entre sí para,
de forma organizada, proporcionar información capaz de facilitar la
ejecución de actividades, operaciones y funciones en una organización.
Un sistema de información contiene información de sus procesos y su
entorno,

produce

la

información

necesaria

y

devuelve

entradas

susceptibles de evaluación y perfeccionamiento. Ellos proporcionan a la
organización la información necesaria dónde y cuando se necesita.

2.2.2.-

CARACTERÍSTICAS

DE

LOS

SISTEMAS

DE

INFORMACIÓN
Según Montilva (2002), las características de los sistemas de
información son las siguientes:

1.- “Es un sistema hombre – máquina, integrado por personas,
elementos y equipos.” Aunque es posible la existencia de sistemas de

37

información sin equipos computarizados (sistemas de información
manuales), éstos constituyen el elemento principal de un sistema de
información automatizado, pues son un mecanismo con la capacidad para
simplificar el trabajo de usuarios y minimizar el tiempo de respuesta en las
operaciones cotidianas de la organización.

En este aspecto, Rondón (2003) señala que la relación hombre

VADOSmáquinas.
R
participación del componente humano y su interacción con las
S RESE
O
ERECH
D

– máquina en un sistema de información depende del nivel de

2.- El objetivo de un sistema de información es proporcionar
información capaz de facilitar la ejecución de tareas, operaciones y
funciones en una organización. La información requerida por la gerencia
es sólo una parte de todo el espectro de información que el sistema
puede suministrar. Sin embargo, la toma de decisiones se realiza en
todos los niveles organizacionales desde la ejecución de tareas o
actividades básicas hasta la planificación de estrategias. Por lo tanto, el
sistema de información debe proporcionar información en todos los
niveles, a personas autorizadas dentro y alrededor de la organización.

3.- La operación central del sistema de información está
constituida por el procesamiento de datos, el cual permite capturar y
procesar los datos originados por las transacciones y entidades
(procesamiento de transacciones), y producir y diseminar para la
organización y su ambiente (procesamiento de información).

38

En virtud de ello, el desarrollo de sistemas de información
ayudará al ser humano en la realización de sus tareas. Optimizará las
operaciones dentro de un entorno empresarial. Asimismo, la información
servirá como apoyo en la toma de decisiones en la organización.

2.2.3.- TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
De manera general, pueden clasificarse de la siguiente manera:

OS
VADen un conjunto de
R
Sistemas De Información Formal: Basados
S RESE
O
ERECH

D

normas, estándares y procedimientos que permiten generar información y

su llegada a quien la necesita en el momento deseado. La información
formal puede ser producida por el computador.

Sistemas De Información Informal: Están basados en la
comunicación no formalizada, ni predefinida entre las personas de la
organización.

No

siguen

estructuras,

normas

ni

procedimientos

establecidos, porque su información puede ser bastante imprecisa,
irregular e incierta imposibilitándose así el procedimiento automático.

Luna (2001 citando a M.J Alexander) señala la siguiente
clasificación:
Sistemas De Comunicación: Transmiten información entre los
diferentes subsistemas de una organización.

39

Sistemas De Información Organizacional: Formados por los
flujos o canales de información que transmiten mensajes entre los
diferentes niveles jerárquicos de la organización desde los niveles de
planificación, pasando por los de control, hasta los operacionales.
Sistemas De Información Operativos: Son definidos como
sistemas de información que recogen, mantienen y procesan los datos
ocasionados por la realización de operaciones básicas en la organización.

VADOS
R
S para
que proporciona la información RE
S necesariaE la ejecución de procesos
O
ERECH
D
Sistemas De Información Gerencial: Es un tipo de sistema

de toma de decisiones y solución de problemas por parte de gerentes o
directivos de la organización.

Sistema De Apoyo Para La Toma De Decisiones: Es un tipo
de sistema de información caracterizado por procesar datos para realizar
automáticamente parte o todo el proceso de toma de decisiones e indicar
la acción que se debe tomar para mantener a la organización dentro de
condiciones normales de funcionamiento.

2.2.4.-

COMPONENTES

DE

LOS

SISTEMAS

DE

INFORMACIÓN
Los

componentes

del

sistema

de

Información

pueden

clasificarse de acuerdo a su naturaleza, como sigue:

COMPONENTES FÍSICOS:
Según Laudon (1996), incluyen los siguientes subsistemas:

40

• Subsistema computador: Constituido por el equipo de
computación y los programas que sirven de apoyo a él.
• Subsistema de personal: Conformado por el componente
humano, a saber: usuarios, administradores de base de datos, grupo de
desarrollo y soporte.
• Subsistema programador: Son los programas de aplicación
para ejecutar el procedimiento de los datos, y los procedimientos para

VADOS
R
S RESE

hacer las aplicaciones operativas.

O
ERECH FUNCIONALES:
D COMPONENTES

De acuerdo a Montilva (1997) los componentes funcionales son
los siguientes:

•

Subsistema de administración de datos: Encargado del

mantenimiento y actualización de los archivos y bases de datos que
permiten facilitar el almacenamiento y procesamiento de los mismos.
•

Subsistema

de

procesamiento

de

transacciones:

Su

propósito es capturar, clasificar, calcular y resumir los datos originados
por las transacciones de la organización.

2.2.5.- FUNCIONES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Los sistemas de información tienen una serie de funciones las
cuales dictan su comportamiento. Estas pueden enumerarse de la
siguiente manera:

41

1.- Procesar transacciones: Recolectar, clasificar, ordenar,
resumir y almacenar los datos producidos por las transacciones que
tienen lugar durante la realización de actividades en la organización.

2.- Definición de archivos: Almacenar los datos capturados de
acuerdo a los siguientes parámetros:
•

Estructura de almacenamiento adecuado

VADOS
R
actualización y acceso de datos. RESE
S
O
ERECH de almacenamiento apropiados.
D • Dispositivos
•

A través de un método que facilite el almacenamiento,

3.- Mantenimiento de esos archivos: Revisión periódica,
actualizando la información; insertando, modificando eliminando datos.

4.- Generar reportes: Está produce la información requerida
por los diferentes centros de información de la empresa. Entre los
diferentes tipos de reportes tenemos los siguientes:

•

Reportes de errores: Es aquel tipo de reporte que

informa acerca de las fallas presentadas por el sistema.
•

Reportes de actividad: Es aquel que informa de las

actividades normales.
•

Reportes regulares: Son aquellos que se realizan

semanales, anuales, mensuales, etc.

42

•

Reportes de excepción: Son aquellos que como su

mismo nombre informan de situaciones excepcionales.
•

Reportes especiales: Son aquellos que surgen en

situaciones especiales.
•

Reportes no planeados: Estos son que salen sin previo

aviso, surgen en situaciones especiales o excepcionales.

OS
VADcuyas respuestas
R
los usuarios responde a interrogantes SE
S REno predefinidas y
O
ERECH por lo que no requieren un formato complejo
D
son generalmente cortas
5.- Procesar consultas: Parte de la información requerida por

como el de reportes.

6.- Mantenimiento de la integridad de los datos: Los datos
mantenidos por el sistema de información deben ser confiables y veraces
por lo que una de sus funciones es garantizar su protección contra
accesos indebidos o no autorizados y modificaciones malintencionadas.

2.2.6.- ELEMENTOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Stair (2000), establece cuatro puntos fundamentales que
conforman los sistemas de información. Estos son:

ENTRADA DE INFORMACIÓN: Es el proceso mediante el cual
el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la
información. Las entradas pueden ser manuales, proporcionadas en

43

forma directa por el usuario; o automáticas, conformadas por datos o
información provenientes de otros sistemas o módulos.

Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras
son las terminales, los códigos de barras, los scanners, la voz, los
monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

DOS
VAimportantes de una
es una de las actividades o RESERmás
OS capacidades
H
DEREC
computadora, pues a través de esta propiedad el sistema puede recordar

ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN: El almacenamiento

la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta
información suele ser almacenada en estructuras de información
denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los
discos magnéticos o discos duros y los discos compactos (CD-ROM).

PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN: Es la capacidad del
Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una
secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden
efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con
datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite
la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada
para la toma de decisiones.

44

SALIDA DE INFORMACIÓN: La salida es la capacidad de un
sistema para sacar la información procesada o bien datos de entrada al
exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, la
voz, los graficadores, entre otros. Es importante aclarar que la salida de
un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de
Información o módulo. En este caso, también existe una interfaz
automática de salida.

OS
VADINFORMACIÓN
2.2.7.- CICLO DE VIDA DE UN ER
OS RES SISTEMA DE
ERECH

D Un sistema de información tiene cinco etapas bien definidas en
su ciclo de vida (Robertshaw y Otros, tomado de Montilva (2000). Estas
se exponen a continuación:
Nacimiento

Muerte

Decaimiento

Crecimiento

Maduración

Figura 1.- Ciclo de Vida de un Sistema. Fuente: Montilva (2000)

Nacimiento: Todo sistema de información nace de una
necesidad que impulsa el desarrollo del mismo. En esta etapa se incluye
la definición del proyecto.

45

Crecimiento: Aquí se incluye la puesta en operación del
sistema. En esta etapa el sistema alcanza su máximo rendimiento.

Maduración: Consiste en el mantenimiento del sistema, el cual
optimiza su funcionamiento.

Decaimiento: En esta etapa, factores como dinámicas de

VADOS
obsoleto e ineficaz el sistema. RESER
ECHOS
DER

operación, avances tecnológicos, y presiones externas o interas vuelven

Muerte: Aquí se origina la paralización del sistema. En esta
etapa es necesario decidir entre renovar el sistema, originando un nuevo
ciclo de vida, o desecharlo por completo.

Por otro lado, Senn (1992) estructura el ciclo de vida del
sistema en las siguientes etapas:

Investigación Preliminar: Esta actividad tiene tres elementos:
Aclaración de la solicitud, por medio de la cual el usuario final precisa las
necesidades de la organización y plantea la idea de desarrollar un
sistema de información. Estudio de factibilidad, que se divide en técnica,
económica y operativa; y Aprobación de la solicitud, donde la parte
administrativa establece prioridades entre proyectos y decide la secuencia
de realización.

46

Análisis y Determinación de los Requerimientos del
Sistema: Los analistas, al trabajar con los empleados y administradores,
deben estudiar todos los procesos para conocer la manera en que son
llevados a cabo, volumen de operaciones, grado de eficiencia, existencia
de problemas, gravedad de éstos si los hubiese y alternativas de solución.

Una

vez

respondidas

estas

cuestiones

se

reúnen

los

S
VADOidentificar
R
los datos acerca de los requerimientos para así
S RESE
O
E deberá
ERqueCH tener.
D
características

las

lineamientos para el nuevo sistema y los analistas realizan un estudio de

Diseño del Sistema: En esta se identifican los reportes y
demás salidas que se deben producir en el sistema. Los diseñadores
tienen gran influencia sobre ésta fase, pues ellos tienen el deber de
trabajar en conjunto con los programadores para darles a conocer las
especificaciones de software totalmente completas y claras.

Desarrollo

del

Software:

Los

programadores

son

los

encargados de esta etapa, por lo tanto, ellos pueden instalar y modificar
software previamente realizado. Esto se puede llevar a cabo dependiendo
del costo de cada alternativa, del tiempo disponible para escribir el
software y de la disponibilidad de los programadores. Ellos

también

juegan un papel importante en la documentación de los programas y en la
asesoría acerca del manejo del mismo.

47

Prueba del Sistema: Durante esta fase el sistema se emplea
de manera experimental para asegurarse de su correcto funcionamiento,
y de que cumpla con los requerimientos de la organización.

La implantación: Incluye el proceso de verificación e
instalación de equipos, adiestramiento de personal y puesta en marcha de
la aplicación (Senn, 1992).

VADOS
2.2.8.- METODOLOGÍAS SER
OS RE PARA EL DESARROLLO
H
DEREC
SISTEMA DE INFORMACIÓN

DEL

Para el desarrollo de esta investigación se consultaron diversas
metodologías que establecieron las pautas a seguir para el desarrollo del
sistema de información automatizado para el control de facturación e
inventario de Óptica Díaz, C.A., las cuales se muestran a continuación:

Pressman (1998) sugiere un enfoque sistemático, secuencial
del desarrollo del software conocido como el Modelo Cascada. Comienza
en un nivel de sistema y progresa con el análisis, diseño, codificación,
prueba y mantenimiento. Este modelo está estructurado por cinco fases, a
continuación:

FASE 1.- Captura y Análisis de Requisitos:
El proceso de recopilación de los requisitos se centra e
intensifica especialmente para el software. Para comprender la naturaleza

48

de los programas que hay que construir, el ingeniero de software debe
comprender el ámbito de la información del software así como la función,
el rendimiento y las interfaces requeridos. Los requerimientos, tanto del
sistema como del software se documentan y se revisan con el cliente.

FASE 2.- Diseño del Sistema:
El diseño de software es realmente un proceso multipaso

VADOS
ES elR
S software,E detalle procedimental
datos, la arquitectura del R
O
ERECH
D

enfocado sobre cuatro atributos distintos del programa: la estructura de
los

y la

caracterización de la interfaz. El proceso del diseño traduce los requisitos
en una presentación del software establecida con la calidad requerida
antes de comenzar la codificación. Al igual el diseño se documenta y
forma parte de la configuración del software.

FASE 3.- Codificación:
El diseño debe traducirse en una forma legible para la maquina.
El paso de codificación puede realizarse mecánicamente.

FASE 4.- Prueba:
Una vez generado el código, comienza la prueba del programa.
Esta se centra en la lógica interna del software, asegurado todas las
sentencias y funciones externas, realizando pruebas para asegurar que la
entrada definida produce los resultados requeridos.

49

FASE 5.- Operación y Mantenimiento:
El software sufrirá cambios después de la entrega al cliente. Los
cambios ocurrirán por los errores encontrados, a que el software deba
adaptarse a cambios del entorno externo, o debido el cliente requiera
ampliaciones o del rendimiento. El mantenimiento del software aplica
cada uno de los pasos procedentes del ciclo de vida a un programa
existente en vez de uno nuevo.
Captura y
Análisis de
Requisitos

O
ERECH
D

VADOS
R
S RESE

Diseño del
Sistema

Codificación
Pruebas
Operación y
Mantenimiento

Figura 2.- Ciclo de Vida del Modelo de Cascada. Fuente: Pressman 1998.

En el mismo orden de ideas, se encuentra el Modelo de
Procesos WATCH de Montilva (2000). Este modelo está basado en el
desarrollo de proyectos de software de pequeño o mediano tamaño,
comprende ocho fases de desarrollo, ejecutadas secuencialmente en el
sentido de las agujas del reloj, comenzando por la fase de análisis de
dominio y finalizando con la entrega del sistema.

50

Es importante señalar, que existe una fuerte iteración entre las
fases que conforman el modelo WATCH, ya que de cualquiera de ellas es
posible regresar a la anterior, esto con la finalidad de:

•

Modificar un producto intermedio o final, tal como un

requerimiento o especificación de diseño, un componente o un
subsistema.

VADOS previa.
R
• Revisar y elaborar unaESEactividad de la fase
S R tarea o
O
ERECH
•

Reparar un error detectado en un producto intermedio final.

D

Las fases que conforman el Modelo de Procesos WATCH se
explican a continuación:

FASE 1.- Análisis del Dominio de Aplicación:
Esta fase identifica y describe el ambiente del sistema, llamado
dominio de aplicación, en el cual el software opera. Su objetivo es que el
grupo de desarrollo adquiera un conocimiento adecuado del dominio e
aplicación (el contexto del sistema). El producto de esta fase es el modelo
del dominio de aplicación.

Esta fase comienza por definir el dominio de aplicación,
definiendo los límites y objetivos del sistema. Luego se identifican los
procesos y actores del dominio los cuales deben ser modelados
posteriormente.

51
Modelar los
procesos del
dominio

Definir el
dominio de la
aplicación

Identificar los
actores del
dominio

Documentar
el modelo del
dominio

Validar el
modelo del
dominio

Modelar los
objetos del
dominio

VADOS(2000)
Figura 3.- Análisis del Dominio deESER
OS R Aplicación. Fuente: Montilva
H
DEREC
FASE 2.- Descubrimiento de Requerimientos:
El objetivo de esta fase es descubrir y definir informalmente los
requerimientos de los usuarios del sistema. Los principales productos de
esta fase son:

•

Documento de Definición de Requerimientos (DDR)

•

Prototipo de la Interfaz Usuario/Sistema (U/S)

Descubrimiento
Requerimientos
Funcionales
Elaborar
Prototipo
de Interfaz

Elaborar el
documento
DDR

Validar el
DDR

Descubrimiento
Requerimientos
No Funcionales

Figura 4.- Descubrimiento de Requerimientos. Fuente: Montilva (2000)

52

FASE 3.- Especificación de Requerimientos:
Esta fase tiene como objetivo expresar los requerimientos de
los usuarios de una manera formal o técnica que pueda ser entendida, sin
ambigüedad,

por

los

diseñadores

del sistema. La estructura y

comportamiento del sistema es especificado utilizando tres modelos:

•

VADOS
R
S RESE

Funcional: Se constituye usando el diagrama de casos de

O
ERECH se representa a través del diagrama de clases
D • Estructural:

uso de UML.

de UML.
•

Dinámico: Se representa a través del diagrama de

secuencias de UML.

Estos modelos conforman el documento de especificación de
requerimientos, principal producto de esta fase.
Derivar el
Modelo de
Objetos

Refinar el
Modelo
Funcional

Consolidar
los
modelos

Elaborar
el DER

Validar el
DER

Derivar el
Modelo
Dinámico

Figura 5.- Especificación de Requerimientos. Fuente: Montilva (2000)

53

FASE 4.- Diseño del Sistema:
Su principal objetivo es traducir los requerimientos del usuario
en una solución de software, es decir, es una especificación del diseño
del sistema. También se especifican los detalles de las interfases de los
usuarios, la estructura de la base de datos y la documentación del
sistema. El principal producto de esta fase es el documento del diseño del
sistema.

VADOS
R
S RESE

Diseñar la
Interfaz U/S

O
ERECH
D
Diseñar la
Arquitectura
del sistema

Diseñar la
Base de
Datos

Elaborar el
DDS

Validar el
DDS

Diseñar la
documentación
del sistema

Figura 6.- Diseño del Sistema. Fuente: Montilva (2000)

FASE 5.- Diseño de Componentes:
El objetivo de esta fase consiste en especificar el diseño de
cada componente y conector de la arquitectura del sistema. El principal
producto de esta fase es el Documento de Diseño de Componentes
(DDC), el cual especifica la estructura (atributos) y comportamientos
(operaciones) de cada uno de los componentes. Cada componente es
una colección integrada de clases que son utilizadas a través de
interfaces bien definidas.

54

Derivar el
Modelo de
Objetos

Especificar
servicios de
C/Componente

Consolidar
los
modelos

Elaborar
el DER

Validar el
DER

Derivar el
Modelo
Dinámico

D
VMontilvaOS
Figura 7.- Diseño de Componentes.ER
S Fuente: A (2000).
E
CHOS R
ERE

D

FASE 6.- Implementación del Sistema:
Los objetivos de la fase de implementación del sistema
consisten en traducir las especificaciones de diseño de un producto de
software, verificar que los programas implementen el diseño y asegurar su
calidad. Los productos de esta fase son:
•

Un sistema parcialmente probado

•

Documentación del sistema

Planificar las
pruebas

Codificar los
Componentes

Comprobar los
Componentes

Probar la
integración de los
componentes
Validar el
Sistema

Codificar los
Componentes

Figura 8.- Implementación del Sistema. Fuente: Montilva (2000).

55

FASE 7.- Pruebas del Sistema:
El objetivo de esa fase es asegurar que el sistema haga lo que
los usuarios y el cliente quieren que haga. El principal producto de esta
fase lo constituye un sistema válido que questá listo para ser instalado.

Planificar las
pruebas

Realizar
Prueba
Funcional

Realizar las
pruebas No
Funcionales

Realizar las
pruebas de
Aceptación

VADOS
R
S RESE

Figura 9.- Pruebas del Sistema. Fuente: Montilva (2000).

O
ERECH
D

FASE 8.- Entrega del Sistema:
En esta fase el sistema es transferido de su ambiente de
desarrollo a su ambiente de operación. El producto que se obtiene es un
sistema instalado y en operación.

Planificar las
Pruebas

Instalar el
Sistema

Adiestrar
personal de
soporte

Realizar
pruebas de
Instalación
Realizar
pruebas de
Instalación
Realizar
pruebas de
Instalación

Figura 10.- Entrega del Sistema. Fuente: Montilva (2000).

56

Luego de estudiar ambas metodologías, se decide emplear el
Modelo de Procesos WATCH propuesto por Montilva (2002), por ser de
fácil comprensión y permitir el cumplimiento de los objetivos de la
investigación.

2.3.- BASE DE DATOS
Base de datos es un conjunto exhaustivo no redundante de datos

VADOS
R
S RESE

estructurados organizados independientemente de su utilización y su

O
ERECH
D

implementación en máquina accesibles en tiempo real y compatibles con
usuarios concurrentes con necesidad de información diferente y no
predicable en tiempo (Trejo 2000).

Dentro de este orden de ideas, Senn (1992) define una base de
datos como una colección integrada de datos almacenados en distintos
tipos de registros, de forma que estos sean accesibles para múltiples
aplicaciones. Cabe destacar, la importancia de las bases de datos pues
son de gran utilidad en el sistema de información automatizado; por medio
de ellas es posible el almacenamiento, recuperación y consulta de datos.

2.4.- OBJETIVOS DE LAS BASES DE DATOS
Según Martin (1994) los objetivos de una base de datos son los
siguientes:

57

•

Eliminar la redundancia e inconsistencia de datos.

•

Facilitar el acceso a los datos.

•

Disminuir el aislamiento de datos.

•

Evitar anomalías al momento de un acceso concurrente.

•

Minimizar problemas de seguridad.

VADOS
R
Según Peguero (2001), la utilización de bases de datos
S RESE
O
ERECH
D
2.5.- VENTAJAS DE LAS BASES DE DATOS

como

plataforma para el desarrollo de sistemas de aplicación en las
organizaciones, se ha incrementado notablemente en los últimos años,
esto se debe a las ventajas que ofrece su utilización, algunas de las
cuales se comentarán a continuación:

•

Globalización de la información: Permite a los diferentes usuarios

considerar la información como un recurso corporativo que carece de
dueños específicos.
•

Eliminación de información redundante. Duplicada.

•

Eliminación de información inconsistente: si existen dos o más

archivos con la misma información, los cambios que se hagan a éstos
deberán hacerse a todas las copias del archivo de facturas.
•

Permite compartir información

58

•

Permite mantener la integridad en la información: La integridad de

la información es una de sus cualidades altamente deseable y tiene por
objetivo almacenar sólo la información correcta.
• Independencia de datos. La independencia de datos implica un
divorcio entre programas y datos; es decir, se pueden hacer cambios a la
información que contiene la base de datos o tener acceso a la base de

VADOS
R
S RESE

datos de diferente manera, sin hace cambios en las aplicaciones o en los

O
ERECH
D

programas.

2.6.- ELEMENTOS DE UNA BASE DE DATOS
Cohen (2000) enumera los elementos de una base de datos sde la
siguiente manera:

•

Datos: Son la materia prima de las bases de datos. Grandes

grupos de datos son los que constituyen los bloques de información que
debe manejar la base de datos.

•

Hardware: El hardware se refiere a los dispositivos de

almacenamiento en donde reside la base de datos, así como a los
dispositivos periféricos (unidad de control, canales de comunicación, etc.)
necesarios para su uso.
•

Software: Está constituido por un conjunto de programas que se

conoce como Sistema Manejador de Base de Datos (DMBS: Data Base

59

Management System). Este sistema maneja todas las solicitudes
formuladas por los usuarios a la base de datos.

•

Usuarios: Existen tres clases de usuarios relacionados con una

Base de Datos: El programador de aplicaciones, quien crea programas de
aplicación que utilizan la base de datos. El usuario final, quien accesa la
Base de Datos por medio de un lenguaje de consulta o de programas de

VAdel OS de Base
R DSistema
Administrator), quien se encargaRESE general
del control
ECHOS
D R
de Datos.E
aplicación. El administrador de la Base de Datos (DBA: Data Base

2.7.- CONTROL
Para Robbins (1996), el control es un elemento de proceso
administrativo; este incluye todas las actividades empleadas para
garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones
planificadas.

Un control de actividades para Ogata (2000), es aquel proceso
desarrollado en empresas cuya actividad se desarrolla en un entorno de
fabricación. La producción de este entorno supone un proceso complejo
con múltiples etapas intermedias en las que tiene un lugar. El control es
parte de la formación de una organización, sin un debido control las
actividades originarían un problema a corto o largo plazo, también, es la

60

formar de planear cada suceso en la organización requiere para lograr
nuevos objetivos.

2.7.1.- ELEMENTOS DEL CONTROL
Según Müch (1998), el control requiere de los siguientes
elementos:
•

Relación con lo planeado. El control siempre existe para

VADOS
R
S RESE

verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación. De

O
ERECH
D

acuerdo a esto, muchas de as técnicas de planeación, lo son también de
control.

•

Medición.

Para

controlar

es

indispensable

medir

y

cuantificar los resultados.
•

Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al

control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y
la planeación.
•

Establecer medidas correctivas. El objeto del control es

prever y corregir los errores.

2.7.2. IMPORTANCIA DEL CONTROL
Para Müch (1998), el control es de vital importancia dado lo
siguiente:
•

Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma

que se alcancen los planes exitosamente.
•

Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.

61

•

Determina y analiza rápidamente las causas de las

desviaciones originadas, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
•

Proporciona información acerca de la situación de la

ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el
proceso de planeación.
•

Reduce costo y ahorra tiempo al evitar errores.

VADOS
ER
Según Gómez (CitadoS RES Salas, 2005), la factura es un
por Peña y
O
ERECH
D
2.8.- FACTURA

documento cuya finalidad es comprobar la realización de una transacción

comercial entre un comprador y un vendedor. Al emitir la factura, el
vendedor se compromete a entregar el bien o servicio y por lo mismo
tiene el derecho de recibir el pago correspondiente. El comprador, al
recibir la factura adquiere los derechos sobre el bien o servicio pactado y
la obligación de realizar el pago de acuerdo a lo establecido en la factura
emitida por el proveedor.

2.9.- INVENTARIO
De acuerdo a lo descrito por Pantoja (http://www.monografias.com),
el inventario está constituido por las partidas del activo corriente listas
para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa
en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o
actividades productivas.

62

2.10.- HERRAMIENTA A UTILIZAR
Es importante explicar la herramienta de análisis y diseño del
proyecto en estudio, con esto se busca tener una visión general del
lenguaje de programación utilizado, a saber, Visual Basic 6.0.

2.10.1.- VISUAL BASIC
Es un lenguaje de programación diseñado para facilitar el

VADOS
R
INTERFACE) Como Windows 98, Windows NT o superior.
S RESE
O
ERECH
D

desarrollo de aplicaciones en un entorno grafico (GUI-GRAPHICAL USER

Visual Basic es uno de los lenguajes de programación más
utilizados en los últimos tiempos. Tiene su origen en BASIC (Beginner’s
All-Purpose Symbolic Instruction Code) creado en su versión original en el
Darthmouth College, con el propósito de servir a aquellas personas
interesadas en iniciarse en algún lenguaje de programación. Luego de
sufrir varias modificaciones, en el año 1978 se estableció el BASIC
estándar.

La

programadores

sencillez

del

avanzados

lenguaje
por

ganó

considerarlo

el

desprecio
un

de

lenguaje

los
para

principiantes.

Primero fue GW-BASIC, luego se transformó en QuickBASIC y
actualmente se lo conoce como Visual Basic. Este lenguaje combina la
sencillez del BASIC con un poderoso lenguaje de programación Visual

63

que juntos permiten desarrollar robustos programas de 32 bits para
Windows. Esta fusión de sencillez y la estética permitió ampliar mucho
más el monopolio de Microsoft, ya que el lenguaje sólo es compatible con
Windows, un sistema operativo de la misma empresa.

2.11.- SISTEMA DE VARIABLES
2.11.1.

VARIABLE

SISTEMA

DE

INFORMACIÓN

VADOS
R
• Definición Conceptual: Según Montilva (1999),
S RESE
O
ERECH

AUTOMATIZADO.

D

un

sistema de información es un sistema hombre-máquina que procesa
datos a fin de registrar los detalles originados por las transacciones que
ocurren y las entidades que intervienen en actividades de una
organización, y proporcionar información que facilite la ejecución de
actividades, operacionales y funciones en dicha organización.

•

Definición Operacional: Consiste en el desarrollo del

Modelo Watch comprendido en 6 fases, las cuales son ejecutadas
comenzando por las fases del dominio de aplicación y finalizando en la
fase de prueba del sistema para Óptica Díaz, con la finalidad de
establecer el control de facturación e inventario.

2.11.2.- VARIABLE CONTROL
•

Definición Conceptual: Para Müch (1998), el control

puede ser definido como la evaluación y medición de la ejecución de los

64

planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las
medidas correctivas necesarias.

•

Definición Operacional: Operacionalmente, el control se

refiere al proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a
las

actividades

planificadas

permitiendo

que

la

organización

desenvuelva con éxito.

O
ERECH
D

VADOS
R
S RESE

se

65

Cuadro 1. Mapa de Variables
Objetivo General: Desarrollar un Sistema de Información automatizado
para el control de facturación e Inventario de Óptica Díaz, C.A.
Objetivos
Específicos

Variable

Determinar
los
requeri-mientos
del sistema de
información
automatizado
para el control de
facturación
e
inventario
en
Óptica Díaz, C.A.

Indicadores

Proceso actual

Analizar
los
procesos
actuales
de
facturación
e
inventario
en
Óptica Díaz, C.A.

Dimensiones

Modelo
de
proceso actual.
Definición
de
límites
y
objetivos.
Identificación de
procesos.

Documento
de
definición
VADOS de
SER
S RERequerimientos requerimientos.

O
ERECH
D

Diseñar
el
sistema
de
Sistema de
información
Información
automatizado
para el control de Automatizado para
el Control de
facturación
e
Facturación e
inventario
en
Inventario.
Óptica Díaz, C.A.

del sistema

Diseño del
sistema

Implementar
el
sistema
de
información
automatizado
para el control de
facturación
e
inventario
en
Óptica Díaz, C.A.

Implementación
del Sistema

Realizar
las
pruebas
del
sistema
de
Información
automatizado
para el control de
facturación
e
inventario
en
Óptica Díaz, C.A.

Sistema Probado

Fuente: Ocando (2006).

Prototipo
de
Interfaz
usuario/sistema.

Documento
diseño
sistema.

del
del

Sistema
Parcialmente
probado.
Documentación
del sistema.

Sistema
validado.

Capítulo III. Marco Metodológico

CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO

En este capitulo se describen los lineamientos metodológicos
empleados en la investigación para el desarrollo de un sistema de

VADOS
Óptica Díaz, C.A., teniendo en cuenta el tipoR investigación realizada, el
S RESE de
O
ERECH técnicas de recolección de datos, la población
D
diseño de la misma, las
información automatizado para el control de facturación e inventario de

estudiada y los procedimientos empleados para obtener los resultados.

3.1.- TIPO DE INVESTIGACIÓN
La Base fundamental para el desarrollo de toda investigación está en
la selección del tipo de la misma, debido a que de esto depende la
estrategia a utilizar.

Según
investigación:

señala Sampieri (1998), existen diversos tipos de
exploratoria,

descriptiva,

correlacional

y

explicativa.

Tomando en cuenta lo previamente dicho, esta investigación se clasifica
como Descriptiva, pues en ella se miden conceptos y variables
específicas que postulan con precisión el objeto de estudio, es decir, con
la ayuda del sistema diseñado.
67

68

De acuerdo a lo expuesto por el autor, un estudio descriptivo “busca
especificar

las

propiedades

importantes

de

personas,

grupos,

comunidades o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis”.

La investigación es también de tipo aplicada, pues resuelve el
problema planteado en un período determinado de tiempo. Para lograrlo,
se crea un sistema de información automatizado para el control de

VADOS
R
S RESE

facturación e inventario de Óptica Díaz, C.A.

O
ERECH INVESTIGACIÓN
D
3.2.- DISEÑO DE LA

Para Chirstensen (citado por Sampieri y otros, 1998), el diseño de la
investigación “se refiere al plan o estrategia concebida para responder a
las preguntas de investigación”.

Del mismo modo, el autor señala que el diseño puede ser de tipo
experimental, en el cual se manipula una variable no comprobada, bajo
condiciones controladas. Describiendo el origen y la causa por la cual se
produce un fenómeno; y no experimental, donde el investigador no
manipula las variables, sólo las estudia tal como se presentan en la
realidad.

En cuanto a la dimensión temporal, el diseño de la investigación
puede ser de tipo transversal, donde se analiza el estado de la variable en

69

un determinado tiempo; y longitudinal, en el que se mide su evolución a
través del tiempo.

De tal manera que, para el presente estudio el diseño de
investigación adoptado fue el no experimental de tipo transversal –
descriptivo, pues solo se definieron y analizaron las variables, sin algún
tipo de manipulación. Por otra parte dicha evaluación se realizó en un

VADOS
R
presentes durante el mismo.
S RESE
O
ERECH
D

determinado período, tomando en cuenta las condiciones e indicadores

3.3.- POBLACIÓN
Tamayo y Tamayo (1997) definen la población como la totalidad del
fenómeno que se estudia, donde las variables de población poseen una
característica común, la cual se estudia y da origen a los datos generados
de información.

En ésta investigación la población está conformada por la propietaria
de Óptica Díaz, C.A. pues ella es la encargada de todos los procesos
realizados en ella.

Cuadro 2.- Características de la población.

CARGO
Propietaria,
encargada.

PROFESIÓN

SEXO

Optometrista

Femenino

Fuente: Ocando (2006)

70

3.4.- TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS
Las técnicas de recolección utilizadas en la investigación son la
observación directa, la entrevista informal no estructurada y la
observación documental.

Según Sampieri (1998) la observación “consiste en el registro
sistemático, válido y confiable de comportamiento o conducta manifiesta”.

DOS
VAvolverse participante
R
observador y se familiariza con Rlugar para luego
S el ESE
RECHO
Eobservación indirecta en la cual el observador no interactúa
activo;D la
y
La observación puede ser directa, en la cual el investigador actúa como

con los sujetos estudiados, sólo se limita

a observar y registrar los

resultados.

Obedeciendo a este planteamiento, en esta investigación la técnica
de observación utilizada es la directa, pues se examinan los procesos
involucrados con el fin de recabar información referente al ambiente,
actividades realizadas, frecuencia y duración de los eventos e
interacciones.

La entrevista no estructurada se basa en una conversación dirigida
con su propósito, la cual no se guía por un modelo rígido, por lo cual
proporciona libertad para la formulación de preguntas y dar luego a cierta
espontaneidad, pero requiere de un lapso medianamente largo de
duración.

71

En el caso particular de esta investigación se llevaron a cabo
diversas entrevistas a la propietaria de Óptica Díaz, por medio de ellas se
obtuvo la información necesaria acerca de los procesos de facturación e
inventario y se determinaron las especificaciones del sistema, de acuerdo
a los requerimientos, necesidades y procedimientos existentes.

La observación documental se basa en el estudio escritos y objetos

VADOSla misma, y
R
investigación. Este proceso se inicia desde los comienzos de
S RESE
O
ERECH van surgiendo nuevos elementos a considerar.
D
se prolonga a medida que

de cualquier índole considerados como documentos importantes para la

Para el desarrollo de esta investigación se estudiaron los formatos de
inventario mensual y anual, así como talonarios de facturas antiguos.

La investigación bibliográfica permite conocer la información
actualizada recientemente de acuerdo al tema en estudio, haciendo
posible la determinación del avance del desarrollo de la misma. Se debe
tomar en cuenta que la técnica de recolección de datos es de gran
importancia para la determinación de los objetivos y a su vez de las
variables.

En este caso se tomaron datos de forma bibliográfica referentes al
desarrollo de sistemas de información y bases de datos, que permitieron
conocer los fundamentos técnicos a tomar en cuenta para el desarrollo de
esta investigación.

72

Es importante destacar, que entre el material bibliográfico consultado
también estuvo presente la Metodología de la Investigación, la cual
constituye una herramienta de gran importancia en la realización de
estudios de este nivel.

3.5.- METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO
La metodología empleada en el desarrollo del sistema de

VADOS la cual
Óptica Díaz, C.A. es el Modelo de ProcesosR
S RESE WATCH de Montilva,
O
ERECH necesarios para su realización. De las ocho
D
cumple con los requisitos

fases que la componen, se tomaron en cuenta seis, a saber:
•

Análisis del dominio de aplicación

•

Descubrimiento de los requerimientos

•

Especificación de requerimientos

•

Diseño del Sistema

•

Implementación del Sistema

•

Pruebas del Sistema

Capítulo IV. Análisis de Resultados

CAPÍTULO IV
ANÁLISIS DE RESULTADOS

En este capítulo se presenta el análisis e interpretación de la
información obtenida en la investigación, tomando en cuenta la

VADOS
R
S RESE

fundamentación teórica y metodológica estudiadas previamente.

HO
ERECDEL DOMINIO DE LA APLICACIÓN
D
4.1.- ANALISIS

Utilizando las técnicas de observación directa y entrevista no
estructurada se evaluaron los procesos realizados en la organización,
quién los realiza y cómo se realizan. Todos los procesos llevados a cabo
en Óptica Díaz, C.A. son realizados por su propietaria, quien es la única
persona que labora en la empresa, los procesos competentes a esta
investigación, es decir, facturación e inventario, se realizan de manera
manual.

En cuanto a la facturación, esta se realiza en talonarios de factura
preimpresos, en los cuales se escribe manualmente la información
necesaria de acuerdo a las normas tributarias establecidas por la ley,
como son el nombre del cliente, cédula de identidad o RIF, dirección y
teléfono. Además de ello, en la factura se especifica la cantidad de
artículos vendidos, descripción y precio de venta. Al final de la misma, se
74

75

totaliza el monto de compra adicionándose el impuesto de ley. Se
conserva en la óptica una copia al carbón de la misma para archivo.

El inventario se realiza mediante anotaciones en hojas tabuladas
divididas en dos grupos: El inventario general de cada mes, el cual recoge
información de cada una de las monturas, lentes de sol y otros productos
ofrecidos por la empresa, dicha información está constituida por datos

VADOS
R
S RESE

como: Fabricante del producto, modelo, tamaño, color y material.

O
ERECH están tabuladas las ventas de monturas y otros
En el segundo grupo,
D
productos, se anotan la fecha de venta, número de factura, nombre del
cliente, fabricante del producto, número de página en que se encuentra
ubicado en el libro de inventario, modelo, tamaño, color y material.

En base a lo anterior, se decide la automatización de los procesos de
inventario y facturación de Óptica Díaz, C.A. por medio de un sistema de
información que permita sustituir el método manual por una herramienta
manejadora de datos capaz de facilitar las operaciones de la empresa.

Cuadro 3.- Actores y Procesos

ACTORES

PROCESOS
•

Propietaria de Óptica Díaz, C.A

Elaboración

y

control

Facturas
•

Registro de Clientes

•

Control de Inventario


de

76

4.2.- DESCUBRIMIENTO DE LOS REQUERIMIENTOS
Después del análisis del dominio, se procedió a definir informalmente
las necesidades del usuario. Para obtener esta información se utilizó la
técnica de la entrevista no estructurada, en la cual, la propietaria expresó
de forma abierta las necesidades de la organización, entre las cuales se
encuentra la obtención de una herramienta que ofrezca al usuario una
interfaz amigable, con un manejo sencillo de datos en un tiempo de

VADOS
realizar facturas y generar reportes SER
de operaciones. Asimismo,
OS RE
H
ofrecer seguridad y confiabilidad en el manejo de los datos.
DEREC

respuesta mínimo, esta herramienta debe permitir el control de inventario,
debe

Requerimientos de Entrada:
•

Registrar datos de los clientes, tales como cédula de identidad o

RIF, nombre dirección y teléfono.
•

Registrar ítemes o grupos de ellos en el control de inventario,

dichos registros incluyen datos como código, descripción, cantidad en
existencia y precio de venta.
•

Incluir datos en las facturas con la información del cliente y el

producto o los productos adquiridos por el mismo.
•

Nombre de usuario y contraseña de acceso.

Requerimientos de Almacenamiento:
•

Base de datos para el mantenimiento (Adición, modificación,

consulta y eliminación) de la información recolectada al momento de
registrar los datos de entrada.

77

•

Disco duro con 2 GB de almacenamiento disponible para incluir la

información en la base de datos.

Requerimientos de Salida:
Reportes de clientes e inventario y facturas.

4.3.- ESPECIFICACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS

VADOS de manera
R
en Óptica Díaz, C.A. es una herramienta que permite procesar
S RESE
O
ERECH los procesos administrativos de la empresa. En
D
automatizada y efectiva

El sistema automatizado para el control de facturación e inventario

esta fase se representan las especificaciones de los requerimientos de los
usuarios, a través del modelo funcional de diagrama de casos.

Modelo Funcional:
Diagrama de Casos de Uso: Son documentos cuya función es
describir la secuencia de eventos de un actor (agente externo) que utiliza
un sistema para completar un proceso. Estos documentos, ejemplifican e
incluyen tácitamente los requerimientos en las historias que narran.

Caso de Uso: Control de Facturación e Inventario.
Tipo: General
Actor: Propietario de Óptica Díaz, C.A. (Usuario)
Resumen: El sistema solicita un nombre de usuario y clave. Deben
introducirse correctamente para permitir la entrada al sistema. El usuario

78

puede agregar, modificar, eliminar y consultar clientes, ítemes de
inventario y realizar facturas.

SISTEMA
USUARIO
Figura 11.- Diagrama de Caso de Uso General. Fuente: Ocando (2006)

VADOS de uso
R
Siguiendo la misma línea, se ESEel diagrama de caso
S R realiza
CHO
primario, Ecual muestra cada proceso ejecutado dentro del dominio de la
el RE
D
aplicación.

Caso de uso: Control de Facturación e Inventario.
Tipo: Primario.
Actor: Propietaria de Óptica Díaz, C.A. (Usuario)
Resumen: El usuario, luego de validarse con su nombre de usuario y
clave, realiza los procesos concernientes al sistema.
DATOS
FACTURAR
CONSULTA
REPORTES
USUARIO
OTROS
SALIR
Figura 12.- Diagrama de Caso de Uso Primario.

79

Por otra parte, se muestran los diagramas de caso de uso
secundario del sistema, los cuales especifican de forma detallada los
pasos que contiene cada proceso incluido en el diagrama de caso de uso
primario.

Caso de uso: Datos
Tipo: Secundario.

VADOS
R
S RESE

Resumen: El usuario agrega, elimina, modifica y busca registros de

O
ERECH
D

clientes e ítemes de inventario.

INVENTARIO

CLIENTES

USUARIO

Figura 13.- Diagrama de caso de uso secundario. Datos. Fuente: Ocando (2006)

Caso de uso: Facturar.
Tipo: Secundario.
Resumen: El usuario introduce en la factura los datos del cliente y el
ítem o ítemes adquiridos por el mismo.

FACTURAR

USUARIO
Figura 14.- Diagrama de Caso de Uso Secundario. Facturar.

80

Caso de uso: Consultas.
Tipo: Secundario.
Resumen: El usuario consulta el listado de clientes, artículos en
inventario y facturas realizadas.

INVENTARIO

VADOS
R
FACTURAS
S RESE
CLIENTES

O
ERECH
D

USUARIO

Figura 15.- Diagrama de caso de uso secundario. Consultas.

Caso de uso: Reportes.
Tipo: Secundario.
Resumen: El usuario selecciona el reporte que desea generar para
obtener información impresa en papel o en pantalla de las operaciones
llevadas a cabo.

REPORTE DE INVENTARIO

REPORTE DE CLIENTES

USUARIO

REPORTE DE FACTURAS

Figura 16.- Diagrama de Caso de Uso Secundario. Reportes.

81

Caso de uso: Otros.
Tipo: Secundario.
Resumen: Muestra información sobre el sistema, permite agregar y
eliminar usuarios y también permite el acceso a la ayuda del sistema o
manual de usuario.

ACERCA DE

OS
VADUSUARIOS
R
S RESE

O
ERECH
USUARIO
D

AYUDA

Figura 17.- Diagrama de Caso de Uso Secundario. Otros.

Caso de uso: Salir.
Tipo: Secundario.
Resumen: Permite al usuario abandonar el sistema.

SALIR

USUARIO
Figura 18.- Diagrama de Caso de Uso Secundario. Salir.

Modelo Dinámico:
Diagrama Secuencial: Los diagramas de secuencia especifican el
orden de pasos a seguir dentro de un proceso. Estos permiten obtener

82

una visión concreta de la interacción y el funcionamiento de un sistema. A
continuación se muestran los diagramas de secuencia del sistema de
Óptica Díaz, C.A.

Datos de clientes e ítemes
Clientes e ítemes registrados

VADOS
R
Ítem o cliente solicitado
S RESE
O
ERECH
D
Código de Ítem o Cliente

Modificar Datos

USUARIO

SISTEMA

Datos Modificados
Eliminar cliente o ítem
Confirmar eliminación
Respuesta de eliminación

Figura 19.- Diagrama de Secuencia. Datos. Fuente: Ocando (2006)

Datos de Factura
Factura realizada
Descartar Factura
Factura Descartada

SISTEMA

Introducir Descuento
USUARIO

Monto de Compra con descuento

Figura 20.- Diagrama de Secuencia. Facturar. Fuente: Ocando (2006)

83

Consultar Inventario
Listado de ítemes
Consultar Clientes
Listado de Clientes

SISTEMA

Consultar Facturas
USUARIO

Listado de Facturas

Figura 21.- Diagrama de Secuencia. Consultas. Fuente: Ocando (2006)

VADOS
R
S RESE

O
ERECHSolicitar Reporte de Inventario
D
Reporte de Inventario
Solicitar Reporte de Clientes
Reporte de Clientes

SISTEMA

Solicitar Reporte de Facturas
USUARIO

Resumen de Facturas

Figura 22.- Diagrama de Secuencia. Reportes. Fuente: Ocando (2006)

Acerca de…
Información del Sistema
Crear Usuarios
Insertar y confirmar Contraseña

SISTEMA

Nuevo usuario creado
USUARIO

Solicitar ayuda
Manual de usuario

Figura 23.- Diagrama de Secuencia. Otros. Fuente: Ocando (2006)

84

4.4.- DISEÑO DEL SISTEMA
Prototipo de interfaz usuario/sistema (U/S)
Una vez descubierto los requerimientos funcionales y no funcionales
del usuario y de la organización, se estableció el DDR, el cual sirvió para
la elaboración del diseño prototipo del sistema. El lenguaje utilizado para
el desarrollo del sistema de información para el control de facturación e
inventario de Óptica Díaz, C.A. fue Microsoft Visual Basic 6.0, ya que es

VADOStales como
cuenta con todos los elementos ESER
de ambiente Windows
OS R
H
botones, ER de diálogos, menús, entre otros . Todos estos elementos
D cajas EC
un lenguaje de programación visual, el cual es orientado a objetos y

van a interactuar diariamente con el usuario final.

El sistema de información automatizado de Óptica Díaz, C.A. cuenta
con dos pantallas principales: La primera, es la pantalla de acceso, en la
cual debe introducirse el nombre de usuario y contraseña.

Figura 24.- Pantalla Inicio de Sesión.


Los elementos encontrados en esta pantalla se describen a
continuación:

85

•

Usuario, en este renglón la persona autorizada a operar el

sistema introduce su nombre de acceso.
•

Clave, es una palabra personalizada y encriptada que permite la

identificación inequívoca del usuario autorizado del sistema. Su finalidad
es evitar el acceso a personas ajenas a los procesos operativos de la
empresa.

Luego de la autenticación del usuario, se muestra la pantalla

VADOS
ESER
Datos, Facturar, Consulta, S R
Reportes, Otros y Salir. Estas, junto a sus
O
ERECH constituyen las operaciones que se pueden
D
respectivos sub-menús
principal del sistema, ésta contiene una barra de menús con las opciones

realizar con el sistema automatizado.
Figura 25.- Pantalla Principal.


86

Menú Datos: Dentro de él se encuentran las siguientes opciones:

•

Inventario: La cual abre la ventana de registro de ítemes. Los

datos a ingresar son: Un código, asignado a cada ítem, el cual se coloca
en el primer campo de la ventana de registro, la descripción del ítem,
cantidad en existencia y precio de venta al público. En esta ventana
también se encuentran las opciones de agregar, modificar, buscar,
eliminar y cerrar.

VADOS
R
Figura 26.- Pantalla Inventario.
S RESE
O
ERECH
D


•

Clientes: Esta opción abre la ventana de registro de clientes. Los

datos necesarios para esta operación son: Número de cédula o RIF,
dependiendo del tipo de persona, si es natural o jurídica; nombre
completo de la persona o empresa; dirección de la misma y número o
números de teléfono. De igual modo, esta ventana posee las opciones de
agregar, modificar, buscar, eliminar y cerrar.

87

Figura. 27.- Pantalla Clientes.

VADOS
R
S RESE

O
ERECH Fuente: Ocando (2006)
D

Facturar: La opción Facturar permite acceder al formato de factura.
En la parte superior, se encuentran los datos del cliente, con un botón de
Agregar/Buscar, cuya función es agregar un nuevo registro de cliente si
este no existe en la base de datos, o agregar los datos a la factura a partir
de un registro existente por medio del número de cédula o RIF.

En la parte inferior, se encuentran los datos del ítem o ítemes
adquiridos por el cliente, en primer lugar se incluye el código del ítem
adquirido, la descripción del mismo y la cantidad adquirida por el cliente,
los botones

[ + ] y [ - ] permiten agregar o eliminar ítemes de la factura.

En el campo Sub-total aparecerá el monto neto de venta, en el
campo Descuento se coloca el porcentaje a descontar si ese fuere el

88

caso, y en el campo de Impuesto, aparecerá el monto correspondiente al
Impuesto al Valor Agregado (IVA). En el campo Total aparecerá el monto
final de la compra, el cual incluye el cálculo de descuentos e impuestos de
ley.

Finalmente, se observan los botones de Facturar, con el cual la
factura queda almacenada en la base de datos para su posterior consulta,

VADOS del mismo
en la factura actual, útil en el momentoER
de anular facturas,
OS RES
ECH
modo DER
estos cambios se actualizan en la base de datos, y el botón cerrar,
luego, el botón descartar, el cual permite eliminar los datos introducidos

cuya función es salir de la pantalla factura.

Figura 28.- Pantalla Facturar.


89

Menú Consulta: Este menú posee las siguientes opciones:

•

Inventario: Esta opción abre la pantalla Consulta de Inventario,

la cual muestra en forma de tabla el inventario de ítemes, se observa el
código del ítem, descripción, cantidad en existencia y el precio de venta.
También posee la función de búsqueda compuesta por un campo de texto
donde se coloca el código del artículo solicitado, el botón de búsqueda y
el botón cerrar.

VADOS
R
Figura 29.- Pantalla ESEde Inventario.
S RConsulta
O
ERECH

D


90

•

Clientes: Esta opción permite ver la pantalla Consulta de

Clientes. Al igual que en la consulta de inventario se visualizan en forma
de tabla los clientes registrados en el sistema, además del campo de
búsqueda y el botón cerrar.

Figura 30.- Pantalla Consulta de Clientes.

VADOS
R
S RESE

O
ERECH
D


•

Facturas: Permite visualizar la pantalla Consulta de Facturas. En

ella se observan las facturas realizadas hasta el momento, pudiéndose
conocer el número de la misma, la cédula o RIF del cliente, fecha y monto
de compra, descuento e impuesto al valor agregado. Esta pantalla
también posee el campo de búsqueda y el botón cerrar.

91

Figura 31.- Pantalla Consulta de Facturas

VADOS
R
S RESE

O
ERECH
D


Otros: Entre las opciones que permite visualizar este menú se
encuentran las siguientes:

•

Acerca de: En ella se encuentra información acerca del

sistema de información automatizado, como la versión y los derechos de
autor.
Figura 32.- Pantalla Acerca De


92

•

Usuarios: En esta ventana se crean los nombres de usuario y

contraseña de los autorizados a operar el sistema de información
automatizado. En el campo ID se introducirá la identificación de usuario,
en el campo Clave, se escribirá la contraseña del usuario y en el campo
Repetir clave, se confirma la contraseña asignada. Asimismo, posee
botones de Agregar, para confirmar la operación, Eliminar que permite
borrar un usuario existente, y cerrar para terminar la operación realizada.

VADOS
Figura 33.- Pantalla ER
Usuarios.
OS RES
ERECH

D


•

Ayuda: Abre un documento en html que contiene el manual de

usuario del sistema de información automatizado para el control de
facturación e inventario de Óptica Díaz, C.A. con cada una de las
operaciones realizadas por el mismo, y los pasos a seguir para llevarlas a
cabo de manera exitosa.

93

Estructura de la Base de Datos:
Una vez especificados formalmente los requerimientos y realizado el
modelo del sistema, se procedió a la elaborar la estructura de la base de
datos. Para ello se utilizó la aplicación Microsoft Access 2000, debido a la
capacidad de interacción entre el lenguaje de programación seleccionado
Microsoft Visual Basic 6.0 y el mismo. Esta base de datos esta compuesta
por las siguientes tablas:

VADOS de los
• Tabla Clientes: En ella ESER la información
OS R se almacena
H
DEREC
clientes registrados en el sistema. La tabla está compuesta por RifCed,
nombre, dirección y teléfono; todas de tipo texto.

Figura 34.- Tabla Clientes.


•

Tabla Inventario: Esta tabla contiene la información de los

artículos en existencia. Está formada por Codigo y Descripcion de tipo
texto, cantidad de tipo número y PVenta de tipo moneda.

94

Figura 35.- Tabla Inventario

VADOS
R
S RESE

O
ERECH Fuente: Ocando (2006)
D
•

Tabla Factura: Esta tabla contiene la información de las facturas

realizadas en el sistema de información automatizado. Está compuesta
por NFactura de tipo autonumérico, CedRif de tipo texto, Fecha de tipo
Fecha/Hora, Subtotal, Descuento, Iva y total; todas ellas de tipo moneda.

Figura 36.- Tabla Factura


95

•

Tabla Usuarios: Almacena la información de los usuarios

autorizados a operar el sistema de información automatizado. Está
formada por id y pass de tipo texto.

Figura 37.- Tabla Usuarios.

VADOS
R
S RESE

O
ERECH
D

Fuente: Ocando (2006).

4.5.- IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA
En esta fase de implementación del sistema se realizaron una serie
de actividades para traducir las especificaciones del diseño en un
producto tipo software. El objetivo alcanzado en esta fase fue el de tener
un sistema parcialmente probado para comprobar que se cumplan los
requerimientos así como también la documentación del sistema.

4.6.- PRUEBAS DEL SISTEMA
Posterior a la codificación del sistema, se sometió a una serie de
pruebas, con la finalidad de garantizar su funcionamiento óptimo. En
estas pruebas se simularon ventas que permitieran generar facturas y

96

reportes. Del mismo modo, se introdujeron en la base de datos ítems
destinados a ser inventariados, lo cual permitió realizar críticas
constructivas que ayudaran a la posterior optimización del sistema.

4.7.- DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS
Al finalizar el desarrollo del sistema de información se discuten los

VADOS
R
S RESE

resultados obtenidos en cada una de las etapas de la metodología

C O
EREdel H de la aplicación: Se cumplió la definición
•D
Análisis
dominio

empleada:

del dominio de la aplicación y se establecieron los objetivos del sistema
de información por medio de la automatización de procesos dentro de la
organización. Se determinó que el actor de dominio del sistema es la
propietaria de Óptica Díaz, debido a que es la usuaria final.

•

Descubrimiento de los requerimientos: Los requerimientos se

descubrieron mediante técnicas de recolección de datos como entrevista
no estructurada, observación directa y observación documental, las
cuales fueron aplicadas al usuario involucrado y en los archivos físicos de
la óptica. Se llevó a cabo el DDR donde se establecieron los
requerimientos de entrada, almacenamiento y salida necesarios para la
ejecución del sistema.

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