Fundamentos de la gestión de proyectos (nano-MBA)
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Documento para el piloto sobre "La gestión de proyectos en las organizaciones. Habilidades básicas" ofrecido en IBV en 2018
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- 1. “GESTIÓN DE PROYECTOS: RECURSOS Y HABILIDADES BÁSICAS” Dirigido a: • Junta Directiva • Mandos intermedios IBV Mayo de 2018 • Elementos básicos de la gestión de proyectos y procesos • La diferencia entre gestionar proyectos en cascada y gestionar proyectos ágiles • Fundamentos de la gestión de información: entornos lean y sistemas abiertos • Fundamentos de la gestión de recursos: entornos estancos y entornos líquidos
- 2. Programa: Objetivo genérico: • profesionalizar a los líderes para dotarles de los conocimientos generalistas que debe comprender y manejar Objetivo específico: • dotar a los líderes de la organización de los conocimiento y habilidades básicas para evolucionar su contribución organizativa y su desempeño en grupo Duración: 4 horas Plazas: mínimo 10, máximo 25 Comentarios y feedback: escribiendo a carlosgoga@gmail.com o llamando al 639 054 485 http://es.creativecommons.org/licencia/ 1. el concepto de proyecto 2. metodologías principales – proceso – en cascada – ágil 3. atención abierta 4. reflexiones sobre empresas lean 5. alinear valor > visión
- 5. 5 https://www.youtube.com/user/carlosgoga2011 http://carlosgoga.com/category/emprender/ http://lovetopía.org/ Emprender desde el corazón El amor como tecnología interior Economías del corazón #lovetopía gratis
- 6. • el concepto de proyecto • metodologías principales – proceso – en cascada – ágil • atención abierta • reflexiones sobre empresas lean • alinear valor > visión 6 lo que vamos a ver
- 7. PARTE I: EL CONCEPTO DE PROYECTO [30min] < El hombre que sabe y sabe lo que sabe, es un sabio ¡síguelo!. El hombre que no sabe y sabe que no sabe, es simple ¡enséñale! El hombre que sabe y no sabe que sabe, está dormido ¡despiértalo!. El hombre que no sabe y no sabe que no sabe, es un necio ¡huye de él! > Proverbio Árabe Carlos Goga ENTRENADOR EMPRESARIOS carlosgoga@gmail.com (+34) 639 054 485
- 10. 10 sociedad con ánimo de lucro sociedad anónima sociedad limitada cooperativa sociedad sin ánimo de lucro asociación fundación instituto
- 12. Digitalización aislada Relevancia geográfica Sectores cerrados Empresa estanca Organizaciones jerárquicas Recursos y relaciones censados Opacidad Primacía de la institución Impacto económico Velocidad previsible Innovar para crecer Liderazgo ejecutivo Digitalización omnipresente Mundo plano Sectores abiertos Empresa líquida Organizaciones horizontales Recursos y relaciones cambiantes Transparencia Primacía del individuo Impacto responsable positivo Velocidad imprevisible Innovar para sobrevivir Liderazgo humano 12 LO NUEVO [NUEVO CAPITALISMO EMERGENTE] LO ANTIGUO [CAPITALISMO INDUSTRIAL]
- 13. 13
- 15. 15 rumbo dinámicas internas gestor líder gestión (management) • implementación • eficiencia liderazgo (leadership) • cambio • transformación
- 21. macro proyectos 21 tarea proyecto proyectosnano proyectos micro proyectos mini proyectos memoria post-it agenda lista de tareas hoja de cálculo (MS Excel) gestor de proyectos (MS Project) herramienta • dependencias • participantes complejidad PERT / GANTT
- 26. 26 V U C A
- 27. LA TECNOLOGÍA COMO MOTOR DE CAMBIO INTRODUCCIÓN AL LIDERAZGO INNOVADOR EMPEORA DESHUMANIZA RALENTIZA MEJORA AUTOMATIZA ACELERA TECNOLOGÍA CAMBIO ? 1 > EN LO PERSONAL 2 > EN LO PROFESIONAL 3 > EN LO EMPRESARIAL 4 > EN LO SOCIAL 1 ENTUSIAMO 2 ARRASTRE 3 BLOQUEO innovación
- 28. “Quizás te preguntes ¿y cómo lo hago?” – Talking Heads
- 29. 29 ¿Cómo gestionamos el triángulo? Definiendo un proceso repetible predictible persistente estable duradero perfecto
- 30. 30 ¿Cómo gestionamos el triángulo? En cascada Iteraciones ágiles
- 31. 31 comentarios
- 32. PARTE II: METODOLOGÍAS DE GESTIÓN DE PROYECTOS [90min] < El hombre que sabe y sabe lo que sabe, es un sabio ¡síguelo!. El hombre que no sabe y sabe que no sabe, es simple ¡enséñale! El hombre que sabe y no sabe que sabe, está dormido ¡despiértalo!. El hombre que no sabe y no sabe que no sabe, es un necio ¡huye de él! > Proverbio Árabe Carlos Goga ENTRENADOR EMPRESARIOS carlosgoga@gmail.com (+34) 639 054 485
- 33. 33 ¿Cómo gestionamos el triángulo? En cascada Iteraciones ágiles
- 34. GESTIÓN DE PROYECTOS TRADICIONAL EN CASCADA Requisitos Diseño Ejecución Verificación Mantenimiento 1 2 3
- 35. 35 tiempo alcanceesfuerzo recursos objetivo plazos lista de tareas • responsable • inicio • fin • presupuesto 1 avance • hitos • dependencias • camino crítico 3 tiempo o b j e ti v o 2 realista optimista pesimista
- 36. 36
- 37. 37
- 38. 38
- 44. 44 esfuerzo estrés estrés stress = recursos disponibles – recursos necesarios fracaso = resultado - objetivos frustración = realidad – expectativa culpa = acción – valores emocional = situación - mente
- 48. 48 comentarios
- 49. 49 ¿Cómo gestionamos el triángulo? En cascada Iteraciones ágiles
- 50. Planificar Colaborar Entregar Tareas Revisión diaria Entregable Iteración Versión GESTIÓN DE PROYECTOS CON ITERACIONES ÁGILES
- 51. Scrum es una metodología de desarrollo ágil, incremental e iterativa que nace para gestionar proyectos de software y de desarrollo de productos y que aparece al principio de los 1990. Sus principales características son: • pequeños grupos (la organización se divide en pequeños grupos, cros funcionales, heterogéneos, a menudo distribuidos geográficamente, auto gestionados) • que dedican períodos de tiempo prestablecidos (diferentes iteraciones denominadas sprints) • trabajando en entornos diferentes (tanto físicos como virtuales) • en tareas (entregables pequeños y concretos, escogidos según prioridades de una lista global visible) • que construyen incrementalmente un producto (relevante para el cliente) • de manera abierta hacia el cliente y el resto de interesados para recibir feedback (e influenciar futuros desarrollos) El método incluyes roles principales y auxiliares. Las reuniones son obligatorias y tienen reglas pre definidas METODOLOGÍA SCRUM
- 52. Product Owner (PO) • ¿Dónde vamos y por qué? • Define prioridades PO SM usuarios comercial operaciones Product Backlog Sprint Backlog Equipo comunicación directa Scrum Master (SM) • Líder del proceso • Elimina bloqueos Auto organizado • ¿Cuánto trabajo? • Metodología METODOLOGÍA SCRUM
- 56. Los proyectos ágiles se gestionan a través de reuniones que responden a reglas y objetivos predefinidos
- 58. 222222 Reunión de inicio de sprint Reunión de cierre de sprint Post- mortem Reunión diaria 1 2 3 4
- 59. Reunión diaria • Máximo 15 minutos • Siempre a la misma hora • Tres preguntas: 1. ¿Qué hice ayer? 2. ¿Qué estoy haciendo / haré hoy? 3. ¿Existe algún impedimento en mi camino? • Los problemas no se solucionan en esta reunión • Las tareas se mueven en la pizarra Reunión de inicio de sprint • El Product Owner presenta el backlog de tareas y las prioridades de los clientes • El equipo elige qué tareas del backlog serán las que conforman este sprint, creando el sprint backlog • Nadie se levanta hasta que exista un acuerdo entre el Product Owner y el equipo 1 2222222
- 60. Reunión de cierre de sprint • El equipo presenta lo que ha conseguido durante el sprint • Puede ser una demo o un prototipo con las nuevas características • Participan todos los miembros del equipo • Es una reunión ABIERTA: todo el mundo está invitado, especialmente CLIENTES También llamada “Demo Day” Reunión post-mortem • El equipo se reúne y organiza la conversación entorno a tres preguntas: 1. qué fue bien y hay que seguir haciendo 2. qué fue mal y hay que dejar de hacer 3. qué fue regular y hay que empezar a hacer para mejorar También llamada “Reunión de Retrospectiva” 3 4
- 61. 61 tiempo alcanceesfuerzo recursos objetivo plazos 2do work-in- process done Product Backlog Sprint Backlog + trash + + DEMO DAY POST- MORTEM iteración 2222221 2 3 4
- 62. 62 2do work-in- process done Product Backlog Sprint Backlog + trash + + DEMO DAY POST- MORTEM iteración auto gestión, auto control, transparencia femeninomasculino 50 5 40 5 entregable, abierto a cliente
- 63. 63 iteración iteración iteración iteración INICIO FIN ¡¡ APRENDIZAJE !! ¡¡ VOZ DEL CLIENTE !! go pivotar no-go
- 64. 64 soñar fijar intención planificar fijar objetivos acción hacer celebración aprender futuro presente-a-pasado presente presente-a-futuro teoría (plan) práctica (realidad) individuo (yo) equipo (nosotros) creativa racional 222222 1 2 34
- 66. 66 comentarios
- 67. gestión de proyectos tecnológicos
- 68. 68 gestión de proyectos tecnológicos Procesos y herramientas Documentación Negociación de contratos Seguir el plan Director de proyectos Individuos e interacciones Prototipos Colaboración con clientes Responder al cambio Autogestión por el equipo
- 69. macro proyectos 69 tarea proyecto proyectosnano proyectos micro proyectos mini proyectos memoria post-it agenda lista de tareas hoja de cálculo (MS Excel) gestor de proyectos (MS Project) herramienta • dependencias • participantes complejidad PERT / GANTT simplicidad • flexibilidad • creatividad 1/n
- 71. 71 V U C A
- 72. Digitalización aislada Relevancia geográfica Sectores cerrados Empresa estanca Proyectos en cascada Procesos y herramientas Documentación Negociación de contratos Seguir el plan Impacto económico Velocidad previsible Innovar para crecer Liderazgo ejecutivo Digitalización omnipresente Mundo plano Sectores abiertos Empresa líquida Proyectos ágiles Individuos e interacciones Prototipos Colaboración con clientes Responder al cambio Impacto responsable positivo Velocidad imprevisible Innovar para sobrevivir Liderazgo humano 72 LO NUEVO [NUEVO CAPITALISMO EMERGENTE] LO ANTIGUO [CAPITALISMO INDUSTRIAL]
- 73. gestión de planes de negocio empresas lean
- 74. gestión de planes de negocio empresas lean Individuos e interacciones Prototipos Colaboración con clientes Responder al cambio Aprender, aprender, aprender Iterar incorporando la voz del cliente Pivotar para aprovechar oportunidades y evitar pérdidas APRENDIZAJE, CREATIVIDAD, FLEXIBILIDAD (INNOVACIÓN PERMANENTE)
- 75. 75 comentarios
- 76. PARTE III: PRACTICA DE ATENCIÓN ABIERTA [30min] < El hombre que sabe y sabe lo que sabe, es un sabio ¡síguelo!. El hombre que no sabe y sabe que no sabe, es simple ¡enséñale! El hombre que sabe y no sabe que sabe, está dormido ¡despiértalo!. El hombre que no sabe y no sabe que no sabe, es un necio ¡huye de él! > Proverbio Árabe Carlos Goga ENTRENADOR EMPRESARIOS carlosgoga@gmail.com (+34) 639 054 485
- 77. Atención Enfocada: recuperar la atención hacia un solo punto Atención Abierta: ser testigo del contenido mental, sin dejarse arrastrar por el mismo
- 78. Jon Kabat-Zin
- 81. Atención Abierta
- 82. “Observa para nombrarlo, déjalo ser, y simplemente respira” Micro práctica Observa
- 83. 83 comentarios
- 84. PARTE IV: REFLEXIONES SOBRE EMPRESAS LEAN [30min] < El hombre que sabe y sabe lo que sabe, es un sabio ¡síguelo!. El hombre que no sabe y sabe que no sabe, es simple ¡enséñale! El hombre que sabe y no sabe que sabe, está dormido ¡despiértalo!. El hombre que no sabe y no sabe que no sabe, es un necio ¡huye de él! > Proverbio Árabe Carlos Goga ENTRENADOR EMPRESARIOS carlosgoga@gmail.com (+34) 639 054 485
- 85. gestión de planes de negocio empresas lean Individuos e interacciones Prototipos Colaboración con clientes Responder al cambio Aprender, aprender, aprender Iterar incorporando la voz del cliente Pivotar para aprovechar oportunidades y evitar pérdidas APRENDIZAJE, FLEXIBILIDAD, CREATIVIDAD (INNOVACIÓN PERMANENTE) OBSERVAR, OBSERVAR, OBSERVAR ESCUCHAR, ESCUCHAR, ESCUCHAR (manejar la incertidumbre y la crisis) fuera dentro
- 86. 86 incertidumbre tiempo Lo desconocido (las incertidumbres sobre el proyecto) disminuirá con el tiempo. Los prototipos son los portadores de las principales preguntas. Las hipótesis son respuestas posibles a una pregunta que se incorporan a un prototipo para validar, modificar o rechazar p 1 p 2 p n
- 87. 87 incertidumbre tiempo p 1 p 2 p n • do I know? • how do I learn? • what I learned is ok? mantra #1 • is it ok? • anything wrong? mantra #2 • where I come from? • where am I? • where am I going? mantra #3 HELP!
- 88. 88 dentro (yo) fuera (ellos) conocimiento (know-how) artista diseñador investigador innovación disruptiva innovación incremental intención mercado: creencias prejuicios hábitos El conocimiento puede surgir de DENTRO/YO o de FUERA/ELLOS. Cuanto más disruptiva la propuesta, más necesitamos conectar con nuestra sabiduría interior
- 89. 89 soñar fijar intención planificar fijar objetivos acción hacer celebración aprender futuro presente-a-pasado presente presente-a-futuro teoría (plan) práctica (realidad) individuo (yo) equipo (nosotros) creativa racional Cuanto más disruptiva la propuesta, más necesitamos entregarnos a soñar y a celebrar (aprender)
- 90. 90 conocimiento (know-how) Nuestra sabiduría interior florecerá más fácilmente si estamos conectados con nuestra intención (interior) superior 1. Intención interior 2. Propuesta exterior 3. Proyecto 4. Plan de negocio DISCURSO DEL CORAZÓN #heartspeech PIRÁMIDE DE COMUNICACIÓN #headspeech 1>2>3>4 tiene más opciones de éxito que 2>3>4 Del PROTOTIPO al PRODUCTO
- 91. triple like 1. haz lo que te gusta 2. con la gente que te gusta 3. en el lugar que te gusta ama lo que eres triple win 1. gano yo 2. gana quien interactúa conmigo 3. gana el todo no presente ama lo que haces carlosgoga@gmail.com alinear acción con intención La mejor conexión entre intención interior y propuesta exterior se alcanza cuando entra en juego el amor
- 92. 92 comentarios
- 93. PARTE V: PRÁCTICA DE ESCRITURA ESPONTÁNEA ALINEAR VALORES Y VISIÓN [30min] < El hombre que sabe y sabe lo que sabe, es un sabio ¡síguelo!. El hombre que no sabe y sabe que no sabe, es simple ¡enséñale! El hombre que sabe y no sabe que sabe, está dormido ¡despiértalo!. El hombre que no sabe y no sabe que no sabe, es un necio ¡huye de él! > Proverbio Árabe Carlos Goga ENTRENADOR EMPRESARIOS carlosgoga@gmail.com (+34) 639 054 485
- 95. valores visión Madre Teresa Teresa de Jesús Dalai Lama Nelson Mandela Cervantes Steve Jobs Frida Kahlo Albert Einstein Bill Gates
- 97. Escritura Espontánea Valores (paso 1d2) • Elige 3 personas que admiras • Para cada persona, escribe qué rasgos admiras y en qué situaciones los han demostrado 3 min
- 98. Escritura Espontánea Valores (paso 2d2) • Repasa lo que has escrito • Haz una lista de tus 5 valores principales 3 min
- 99. valores visión
- 100. “Según la neurociencia, incluso antes de que las cosas sucedan, el cerebro ya ha realizado una predicción sobre qué es aquello con más posibilidades de acontecer, y pone en marcha el conjunto de percepciones, comportamientos, emociones, respuestas fisiológicas y maneras de relacionarnos que mejor se adaptan a aquello que fue predicho (…)
- 101. (…) En cierto sentido, aprendemos del pasado qué predecir para el futuro y luego vivimos el futuro que esperamos” Regina Pally, The Predicting Brain
- 102. ¿Cuál es tu mejor futuro posible?
- 104. Escritura Espontánea Descubriendo mi Futuro Ideal 7 min • ¿Quién eres y qué estás haciendo? • ¿Cómo te sientes? • ¿Qué dice la gente de ti? Si, a partir de hoy, todo en mi vida cumpliera o superara mis expectativas más optimistas, ¿cómo sería mi vida dentro de 5 años?
- 105. Grupos de tres
- 106. 106 • A habla, B y C escuchan (campana) • Intercambio de roles 2x • Conversación libre •Habla sobre lo que has escrito •Habla sobre el proceso de escribir •Cualquier otra cosa relevante 3x4 min
- 107. 107 comentarios
- 108. 108 Entrenamiento de la Atención Escritura espontánea (Journaling) Escucha profunda • Conciencia de sí mismo • Autogestión • Conciencia de sí mismo • Motivación • Conciencia de sí mismo • Empatía • Habilidades sociales
- 109. • el concepto de proyecto • metodologías principales – proceso – en cascada – ágil • atención abierta • reflexiones sobre empresas lean • alinear valor > visión 109 lo que hemos visto
- 111. FINgracias ;) 111 Carlos Goga ENTRENADOR EMPRESARIOS carlosgoga@gmail.com (+34) 639 054 485