La presentazione di Talea Consulting all'evento del 13 maggio 2014, in collaborazione con Confindustria Ravenna e Sinergie in cui viene presentato Arxivar per gestire le informazioni e il nuovo servizio IX per la Fatturazione Elettronica verso le Pubbliche Amministrazioni. La soluzione ideale per ECM. EIM, BPM.

1. La Fatturazione Elettronica
verso la Pubblica Amministrazione
Ravenna 13 maggio 2014

2. Programma della giornata
Ore 9:30 Benvenuto e presentazione Talea Consulting
Silvia Montanari - President and CEO
Ore 9:40 Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione
Normativa, decorrenze, attori coinvolti, obblighi
ARXivar come intermediario
Invio e ricezione di fatture e ricevute con il
servizio IX (INVOICE XCHANGE)
Ore 11:00 Coffee Break
Ore 11:15 Gestione documentale
Acquisizione, ricerca, distribuzione dei documenti
e loro pubblicazione sul web tramite ARXivar
Automazione dei processi aziendali
Workflow per la gestione dei flussi informativi
Ore 12:30 Domande e Risposte
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3. Start-up specializzata in ambito
Enterprise Information Management
Document Management System
Business Process Management
Conservazione Sostitutiva
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4. I Servizi Talea Consulting
Consulting Projects
Remote
Services
..per migliorare ed ottimizzare i processi di business aziendali
adattandoli continuamente alle esigenze di mercato
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5. “Le possibilità di ritrovare un’informazione archiviata
sono inversamente proporzionali alla sua importanza”
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6. Perché Talea Consulting ?
Specializzazione
Competenza ed Esperienza
Entusiasmo
Solidità
Le principali Partnership
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7. Fatturazione Elettronica verso la
Pubblica Amministrazione
LUCA TUMIDEI
Project Manager - Talea Consulting S.r.l.

8. Il punto di partenza : le normative
Direttiva, art. 217 e 232 DPR 633/1972, art. 21 comma 1
“Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e
ricevuta in un qualunque formato elettronico”
“Il soggetto passivo assicura l'autenticità dell'origine, l'integrità del
contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua
emissione fino al termine del suo periodo di conservazione
mediante l'apposizione della firma elettronica digitale
dell'emittente o altre tecnologie in grado di garantire l'autenticità
dell'origine e l'integrità dei dati”
Direttiva, art. 233 DPR 633/1972, art. 21 comma 3
“Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica”
Direttiva, art. 39, DPR 633/1972,
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9. La fatturazione nei confronti dello
Pubblica Amministrazione deve
avvenire esclusivamente in forma
elettronica.
La trasmissione delle fatture
elettroniche destinate
all’amministrazione dello Stato
deve essere effettuata tramite il
Sistema di Interscambio.
Il punto di partenza : le normative
FINANZIARIA 2008 E DECRETO
MINISTERIALE N.55 03/04/2013
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10. Fattura Elettronica verso la PA
È la sola tipologia di fattura che, progressivamente, potrà essere
accettata dalle Pubbliche Amministrazioni e solo tramite il Sistema di
Interscambio
Il contenuto è rappresentato in XML (eXtensible Markup Language),
secondo un formato specifico che è l'unico ad oggi previsto ed
accettato dal Sistema di Interscambio
L'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto sono garantite
dall'apposizione della firma elettronica qualificata o digitale del
soggetto emettitore della fattura
La trasmissione avviene mediante uno dei canali previsti ed è vincolata
alla presenza del codice identificativo univoco dell'ufficio destinatario
della fattura, che consente al Sistema di Interscambio l'inoltro della
fattura alla Pubblica Amministrazione
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11. I soggetti coinvolti
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12. Il formato
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13. Il formato: Codice IPA
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14. Non è facoltativa, ma obbligatoria
Non è possibile utilizzare un tracciato della
fattura proprietario, ma quello prescritto
dalla SOGEI
La fattura, in quanto fattura elettronica, deve
essere firmata digitalmente e conservata
elettronicamente
È necessario veicolare la fattura tramite il SDI
Viene previsto in fattura un nuovo elemento
obbligatorio: il codice IPA
Conservando anche le notifiche di consegna
associate alle fatture si ha la prova della
trasmissione (e dunque del momento
dell'emissione)
La Fatturazione Elettronica vs la PA
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16. SDICOOP un sistema di cooperazione applicativa, su rete Internet,
con servizio esposto tramite modello “Web Service” fruibile
attraverso protocollo HTTPS. Richiede accreditamento. Sistema
totalmente automatizzabile.
Modalità di invio
SPCCOOP un sistema di cooperazione applicativa tramite porte di
dominio in ambito Sistema Pubblico di Cooperazione. Richiede
accreditamento.
SDIFTP un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato
su protocollo FTP (prevede presidio del sistema ed un
collegamento statico con il SDI).
WEB (Fiscoonline, Entratel) sistema manuale.
PEC un sistema di posta elettronica certificata che garantisca data e
ora dell'invio e della ricezione delle comunicazioni e l'integrità del
contenuto delle stesse. Gestione manuale.
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17. Processo di trasmissione
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18. Processo di trasmissione
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19. La ricevuta di consegna
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20. Accreditarsi presso il Sistema di Interscambio di SOGEI, entità di raccolta e
smistamento delle fatture elettroniche alle varie PA
Gestire in maniera manuale l’invio di fatture e le loro ricevute
Archiviare in maniera digitale le fatture
Problemi per fornitori PA
Spedire per conto del fornitore al SDI la fattura elettronica, per mezzo di
uno dei canali previsti dal SDI
Predisporre la fattura secondo la nomenclatura prevista e firmarla
digitalmente
Gestire ed associare le notifiche provenienti dal SDI
Completare il processo con la Conservazione a norma
Ruolo dell’intermediario
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21. Servizio di intermediazione IX
INVOICE XCHANGE

22. I vantaggi del servizio
ARXivar è accreditato in qualità di “intermediario riconosciuto” presso il
Sistema di Interscambio SOGEI, di conseguenza le aziende che scelgono il
servizio IX non avranno bisogno di accreditarsi
Può supportare la generazione
del XML, partendo dal PDF
generato dal gestionale
Si occupa in autonomia dell’invio
della fattura e della ricezione ed
archiviazione delle ricevute da
parte del SDI
Firma digitalmente il documento
autonomamente o consente la
firma remota o automatica
dall’emittente
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23. I vantaggi del servizio
La fattura elettronica emessa e l’insieme delle ricevute SOGEI possono essere
sottoposte a processo di conservazione elettronica, sia in modalità in house
che outsourcing
Dispone di una interfaccia utente web per la ricerca e consultazione delle
fatture e relative notifiche, anche da dispositivi mobile.
Potendo essere collegato ad ARXivar, gli eventi scatenati dalle notifiche
permettono l’esecuzione di processi di workflow
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24. che si possono conservare
il libro giornale e il libro degli inventari, libro dei
cespiti, Registro dei corrispettivi, mastri, registro di
carico e scarico
le scritture ausiliarie nelle quali devono essere
registrati gli elementi patrimoniali e reddituali,
lettere, fax, sollecito di pagamento, estratti conto,
avvisi, verbali CdA e Collegio Sindacale, Libri Sociali,
etc.
le scritture ausiliarie di magazzino, documento di
trasporto, bolle di accompagnamento, bollette
il bilancio d’esercizio, composto da stato
patrimoniale, conto economico e nota integrativa
i registri prescritti ai fini dell’IVA, quali ad esempio, il
registro degli acquisti, il registro dei corrispettivi, il
registro delle vendite, etc.
le fatture, le ricevute e gli scontrini fiscali, i
documenti di trasporto ed altri documenti simili
le dichiarazioni fiscali, dichiarazione dei redditi, IRAP,
LUL
la modulistica inerente i pagamenti (modelli F24,
F23, bollettini C/C)
che NON si possono conservare
Scritture e Documenti rilevanti ai fini Tributari
nel Settore Doganale, delle Accise e delle
Imposte di Consumo Competenti L’Agenzia
delle Dogane
Bolle Doganali
Fatture con Accise (alcolici, carburante, etc.)
In caso di Fatture con Accise o Imposte di
Consumo, queste devono essere riportate su
un apposito sezionale IVA separato, al fine di
non confluire nello stesso numeratore delle
altre Fatture
Scheda carburante, scontrini fiscali e altri
documenti che hanno impresso timbri a secco
o firme autografe
Procedura certificata che permette di archiviare in modo digitale
i documenti aziendali e … POTER ELIMINARE IL CARTACEO
Documenti
Conservazione Sostitutiva
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25. Conservazione Sostitutiva
Eliminazione della carta all’interno dell’azienda
Costi di gestione per ciascun documento
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26. Conclusioni
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27. Conclusioni
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[FONTE: OSSERVATORIO FATTURAZIONE ELETTRONICA E DEMATERIALIZZAZIONE]

28. Conclusioni

29. Non un obbligo … ma un’opportunità
Conservazione sostitutiva
per i documenti fiscali
Archiviazione documentale
per le diverse aree aziendali Gestione dei flussi informativi
DIGITALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI E DEI PROCESSI AZIANDALI
tutto questo dopo …
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30. “Oggi l’archiviazione in formato digitale, seguendo anche le
procedure della conservazione sostitutiva, permette alle varie
organizzazioni di dematerializzare praticamente tutti i documenti che
circolano dentro e fuori l’azienda … di seguito solo alcuni esempi “
I Documenti DIGITALIZZABILI
Documentazione bancaria
• Distinte di versamento e prelievo
• Ricevute di bonifico
• Contratti
• Attestazioni di conformità
• Ecc.
Documentazione fiscale
• Fatture e note attive e passive
• Documenti di trasporto
• Libri e registri contabili
• Dichiarazioni, Bilanci
• Ecc.
Documentazione assicurativa
• Polizze
• Registri assicurativi
• Documenti annessi
• Ecc.
Documentazione tecnica
• Schede tecniche di prodotto
• Documenti di progetto
• Disegni CAD o altri formati
• Ecc.
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31. • Diminuzione del tempo di lavorazione per la gestione di ogni documento
• Diminuzione del Consumo di carta per “inutili” copie
• Diminuzione di Errori
• Razionalizzazione materiali di consumo (es. toner) e periferiche (es.
fotocopiatrici, stampanti)
• Riduzione dello spazio fisico dedicato ai documenti cartacei
• Ecc.
Esempi di Benefici “Tangibili”
• Condivisione simultanea dei documenti fra diversi utenti
• Miglioramento della conoscenza delle informazioni aziendali
• Miglioramento del livello di organizzazione dell’azienda
• Miglioramento nei tempi di risposta agli utenti
• Aumento della soddisfazione del personale e incremento della
produttività
• Ecc.
Esempi di Benefici “Intangibili”
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32. E in più la Digitalizzazione dei PROCESSI
…. lo dicono gli esperti
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33. Solo alcuni dei tanti Esempi
sulle Aree di Applicazione

34. Ambiti Applicativi
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35. Approvazione / completamento informativo
Fatture Fornitori [Post Registrazione – Pre Registrazione]
Verifica Solvibilità Cliente
Gestione Insoluti
Gestione Solleciti di Pagamento
Gestione iter Recupero Crediti
Amministrazione
Fatturazione PA
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36. Codifica e revisione
Anagrafica Articoli
e Distinta Base
Gestione Fascicolo di Commessa
Gestione Concept
Nuovo Prodotto
Richiesta Fattibilità
per prodotti non standard
Gestione ECO (Engineering Change Order)
Gestione Documentazione
Tecnica di Prodotto
Progettazione
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37. Risorse Umane
Gestione Curriculum Vitae
Gestione Note spese e Trasferte
Richiesta Nuovo Personale
Gestione Esiti Colloqui di Lavoro
Gestione Iter Assunzione
Approvazione
Ferie e Permessi
Gestione Flotte Auto
Circolari e Comunicazioni ai Dipendenti
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38. CRM
Servizi post vendita e Ticketing
Gestione Lead, Prospect, Account
Gestione Attività
Gestione Opportunità
Gestione
Mass mailing
e DEM
Gestione documentazione per la rete commerciale
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39. IT e Organizzazione
Scadenzario Contratti Assistenza
Gestione Progetti di Sviluppo
Gestione Ticket di Assistenza
Gestione Rapportini Elettronici
Archiviazione
Licenze Software
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40. Vendite
Emissione ed Approvazione
Offerte a clienti
Gestione Richieste Clienti
Gestione Ordini Clienti
Approvazione e Distribuzione circolari
Gestione Contratti / Ordini Aperti
(scadenze rinnovi)
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41. Acquisti
Gestione RDA
Approvazione
Ordini di Acquisto
Approvazione al Pagamento
delle Fatture di Acquisto
Scadenziario – Piano pagamenti
Spedizione Ordini a Fornitori
Gestione Gare di appalto
Gestione Contratti di Acquisto
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42. Qualità
Modifica / Approvazione di un Documento di Qualità
Controllo Accettazione
Entrata Merce
Gestione delle Non Conformità
Gestione Azioni Correttive
e/o Preventive
Gestione Resi
Gestione Reclami
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43. Talea Consulting Srl
Via R.Ossani 18 - 48018 faenza (RA) – (+39) 0546 689555
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