CFO 2.0: dalla Fattura Elettronica ai Processi Digitali per ottimizzare le risorse aziendali

www.taleaconsulting.it
INTRODUZIONE
• Mission e Vision di Talea Consulting
• I primi 100 giorni di Fatturazione Elettronica raccontati da un Intermediario SdI
• Il ruolo del CFO nella trasformazione culturale e digitale dell’azienda
FATTURAZIONE ELETTRONICA: Come ottimizzare tutti i processi che la
coinvolgono e quali benefici possiamo ottenere?
• Esempi concreti: Governo dei processi di mancata consegna e mancato recapito della fattura
elettronica, Ciclo dell’ordine digitale, Gestione fatture delle spese di trasferta dei dipendenti
LA NORMATIVA CHE VERRÀ: Come prepararsi al NSO e alla fattura
elettronica europea
OLTRE LA FATTURA: Come possiamo estendere il modello della Fattura
Elettronica ad altri flussi aziendali per creare valore?
• Esempi concreti: Gestione approvvigionamenti e acquisti, Certificazione fornitori e
redazione Albo fornitori
Domande e Risposte
Silvia Montanari
President & CEO
Talea Consulting
Claudio Vigasio
President & CEO
ARXivar / Abletech
Cesare Bassoli
Presidente ANDAF
sezione Emilia-Romagna
Dimitri Zanella
Business Dev. Manager
ARXivar / Abletech

Azienda specializzata in ambito Enterprise Information Management
FATTURAZIONE
ELETTRONICA
CONSERVAZIONE
ELETTRONICA
SOLUZIONI
VERTICALI
DIGITALIZZAZIONE
PROCESSI

GESTIONE DOCUMENTALE ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE CONTENIMENTO DEI COSTI
AUMENTO DELL’EFFICIENZA VANTAGGIO COMPETITIVO
IL VANTAGGIO COMPETITIVO DIPENDE DALLA ABILITA’ DI ECCELLERE NEI PROCESSI CHIAVE DI BUSINE
FATTURAZIONE E CONSERVAZIONE ELETTRONICA
CFO COORDINARE IL LAVORO DELLE PERSONE
BUSINESS PROCESS MANAGEMENT
PAPERLESS OFFICE
PASSIONE VISIONE STRATEGICA PROFONDA ESPERIENZA CONSULENZIALE
CRESCITA DELLE IMPRESE SOLUZIONI INNOVATIVE ARCHIVIAZIONE DELLE INFORMAZIONI
AUTOMATIZZAZIONE DEI PROCESSI

Uniti da un obiettivo comune:
Migliorare insieme il vostro Business

Fondata 5 anni fa
ma con una decennale esperienza alle spalle
Crescita anno su anno
Circa 230 clienti attivi
Gold Business Partner Arxivar praticamente dall’inizio
Supportiamo la Digitalizzazione di tante aziende in diversi settori…
Manifatturiero/Produzione Alimentare Servizi Multiutility
Concessionarie Auto Distribuzione all’ingrosso Retail Pubblica Amministrazione

www.taleaconsulting.itData 7
Luogo
La parola ad Able Tech
intermediario SDI

Luogo
Able Tech è l’azienda leader in Italia per la gestione
delle documenti digitali ed elettronici e dei
processi aziendali.
Da 17 anni semplifichiamo e miglioriamo il lavoro
delle aziende.

Luogo
Supportiamo le aziende nella Trasformazione
Digitale, sviluppando soluzioni uniche, semplici ed
integrabili ai sistemi informativi in uso

Luogo
17
Anni di attività
+100
Persone
400
Business Partner
Formati e certificati
70%
Ricerca & Sviluppo,
Consulenza e assistenza
3.000+
Clienti ARXivar
50.000+
Clienti servizi Cloud IX
(Fatturazione elettronica e
conservazione a norma)

Luogo
0
5.000.000
10.000.000
15.000.000
20.000.000
25.000.000
30.000.000
35.000.000
40.000.000
45.000.000
2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018
Fatturato ARXivar Business partner
Nel corso dei 17 anni di attività, Able Tech ha seguito un percorso di crescita costante del proprio
fatturato, registrando un incremento medio annuo del 15%

Luogo
Filiale Milano
Sede centrale
Montichiari
Filiale Padova
Filiale Roma

Luogo
Agroalimentare
Moda/Retail
Terziario
Bank &Finance
Utility
Chimica/farmaceutica
Logistica/Trasporti
Manufatturiero
Sanità/Servizi
Commercio / GDO

Luogo
RICERCA E SVILUPPO
Il laboratorio di sviluppo software, costituito da figure
certificate Microsoft, è il vero cuore dell’azienda e rappresenta oggi
uno dei laboratori più all’avanguardia in Italia sulle tematiche del
Document & Process Management
CONSULENZA E ASSISTENZA
Able Tech investe costantemente nella formazione del personale dei
reparti Delivery e Help Desk, assicurando un continuo
aggiornamento tecnologico delle proprie figure.

I nostri servizi

Delivery AcademyHelp Desk
Community OutsourcingSviluppo

Luogo
Grazie ad un team di consulenti altamente specializzati e costantemente aggiornati, anche sulle
normative nazionali e comunitarie, Able Tech è in grado di:
• Analizzare lo stato dell’azienda, rilevando criticità di gestione ed aree di intervento, fornendo
consulenza sui processi aziendali
• Curare studi e analisi di fattibilità con definizione degli obiettivi
• Definire i tempi (GANTT) per installazione, configurazione e test di conformità
• Sviluppare integrazioni con altri sottoinsiemi aziendali

Luogo
L’esperienza, maturata in 17 anni di attività, ci consente di fornire ai nostri clienti la massima
competenze in termini di assistenza, offrendo un servizio gestito e monitorato on-line
(ticket) da un team dedicato.

Luogo
ABLE Tech dedica molta attenzione alla formazione su ARXivar e sulle tematiche inerenti
la gestione documentale, la conservazione a norma, il workflow management e il BPM.
L’intento è fornire ai nostri partner e ai clienti l’accesso
a un percorso formativo, strutturato e calendarizzato,
che permetta loro di ottenere non solo un’approfondita
conoscenza del sistema ARXivar ma anche una corretta
metodologia operativa maturata in anni di esperienza
sul parco clienti.

Luogo
I corsi di formazione ARXivar permettono il conseguimento della certificazione tecnica, da sempre
sinonimo di competenza e professionalità.
Una garanzia di qualità che assicura al cliente l’alto livello di preparazione dei loro interlocutori

Luogo
Il reparto è composto da personale qualificato e di esperienza dedicato unicamente alle attività
di ricerca e sviluppo della soluzione di Document & Process Management ARXivar.
Le attività si svolgono all'interno di un sistema certificato di Project Management che tiene
conto di:
• Ricerca continua di miglioramento
• Tecniche di programmazione Agile (scrum)
• Analisi dei rischi e degli impatti (ISO 27001)
• Code-review
• Test di accettazione

Luogo
ARXivar ha avuto un ruolo centrale nell’ottenimento della
certificazione.
ARXivar permette la definizione e l’attuazione dei flussi di lavoro e
contemporaneamente obbliga l’azienda ad operare davvero secondo la
normativa nelle fasi di: Gestione degli Incident, Revisione e Approvazione
dei Documenti, Pubblicazione dei Documenti, Dimissione degli account
utente, Gestione del Cambiamento, Non conformità a cui fa seguito
un’Azione Correttiva e tanto altro.

Luogo
Lo standard ISO/IEC 9001 definisce i requisiti e le regole
per impostare e gestire il Sistema Qualità
ARXivar oltre a permettere di produrre, organizzare e diffondere le
informazioni documentate del Sistema Qualità, guida e monitora il
corretto avanzamento dei processi.
Tramite i suoi task, ARXivar obbliga l’azienda ad operare
davvero secondo procedura nelle fasi di: Gestione del rischio e azioni
preventive, gestione del reclamo, gestione delle non conformità ed
azioni correttive

Luogo
Riconoscimento di massima affidabilità dal punto di vista delle relazioni commerciali

Luogo
Siamo tra le eccellenze italiane nel campo della conservazione
digitale dei documenti
Nell’ottobre 2016 abbiamo ottenuto l’accreditamento AgID
necessario per essere ammessi nell’elenco dei fornitori
autorizzati a erogare servizi di conservazione sostitutiva agli
organi ed enti della PA.

Luogo
Siamo intermediari accreditati per la trasmissione e la
ricezione conto terzi delle fatture elettroniche PA e B2B
tramite Sistema di Interscambio (SdI).

Luogo

Luogo
Servizio d’invio e
ricezione fattura
elettronica
Servizio di
conservazione
elettronica a
norma
Servizio di
Trasmissione
all’Agenzia delle
Entrate delle
liquidazioni IVA +
dati fatture

Luogo

Luogo
Da gennaio abbiamo trasmesso 22 milioni di fatture
Nel mese di febbraio abbiamo
trasmesso
8 milioni di FE
Traffico medio giornaliero FE attive 300 mila
Punte di trasmissione 600 mila
Tempo medio di evasione dal
caricamento all’inoltro allo SDI
2 secondi a FE
(tempi calcolati sulle fatture transitate negli ultimi 7 giorni)
Punte di massimo picco di
trasmissione
2 minuti

Luogo
Da gennaio abbiamo ricevuto 8,5 milioni di FE passive
Il mese di febbraio abbiamo ricevute 3,5 milioni di FE passive
traffico medio 150 mila FE passive
giornate di punta 300 mila
tempo medio di elaborazione dalla
ricezione alla messa a disposizione
1 minuto
(tempi calcolati sulle fatture
transitate negli ultimi 7 giorni)

Luogo
Numero di chiamate alle webApi 38 milioni al giorno
Tempo medio di evasione della
chiamata
100 ms
Numero di chiamate ogni 5 minuti 25 mila

Luogo

L’impatto della rivoluzione digitale sul
ruolo del CFO e delle funzioni AFC
Cesare Bassoli
Presidente ANDAF – Sezione Emilia Romagna

FOCUS
La funzione di AFC nelle imprese risente della crescente complessità
del sistema economico-finanziario globale, per cui è necessario
aprirsi alla tecnologia e all’Industria 4.0. Basta pensare all’incredibile
sofisticazione necessaria oggi per adottare efficaci sistemi di
pianificazione finanziaria a medio e lungo termine, per
comprendere che
l’EVOLUZIONE DIGITALE non è una commodity ma un ASSET
STRATEGICO.

• Da una recente indagine de E&Y sono emersi tre elementi cruciali per i CFO nei
prossimi 5 anni
• *la raccolta dati e la loro analisi
• *la messa a fuoco della tecnologia per standardizzare e combinare gli strumenti
più innovativi con il miglioramento dei processi
• *formazione delle persone in azienda che dovranno potenziare la partnership fra
finance e business, costruendo le competenze necessarie in ambito analytics e
predective
• Il CFO deve divenire quindi il partner della/delle business unit
dell’impresa
Data 40

• Dati
• Planning e controllo compresa la gestione dei rischi
• Promozione di efficienza e innovazione
• Organizzazione
• Competenze di talenti aziendali
• Tecnologie
• Il futuro è oggi
• Il CFO deve divenire il promotore dell’innovazione offerta dalla digital transformation
introducendola step by step per aggiornare l’organizzazione, i talenti e i processi
aziendali
Data 41
Luogo

• La differenza fra la rivoluzione industriale del 19° secolo e quella attuale nell’era del
WEB è il ritmo del cambiamento che stiamo vivendo: veloce, esponenziale e di portata
molto più ampia.
• La rivoluzione digitale nelle aziende non comporta solo cambiamenti tecnologici ma
impone la necessità di nuovi paradigmi organizzativi e di processo
• Il mercato rende necessario l’uso della creatività e dell’immaginazione per progettare
servizi e prodotti adattabili secondo una logica customer-centric
• Evoluzione del sapere tecnico e della cultura aziendale da cui deriva il ripensamento di
alcuni profili professionali
Data 43
Luogo

• Il CFO è in prima linea nel supportare l’efficace impiego dell’innovazione sia all’interno
delle sue funzioni che nell’attività di supporto strategico alle definizione di nuovi
modelli di business
• Al CFO è richiesto di
• *dare un concreto supporto al CEO e alle altre funzioni aziendali nella ricerca di
soluzioni e strumenti tecnologici in grado di automatizzare i processi aziendali
ricorrenti
• *integrare informazioni spesso destrutturate ed eterogenee al fine di renderle
utilizzabili come conoscenza nelle attività decisionali anche di altre funzioni aziendali
• * ricercare nuove forme di collaborazione e di alleanze tra dirigenti di pari livello
Data 44
Luogo

• Le innovazioni tecnologiche ( advanced data analytics, big data, robotic process
automation, blockchain, ecc. ) rappresentano un importante bagaglio strumentale a
disposizione degli executive per dotare le proprie funzioni di processi operativi più
snelli, flessibili e a basso impatto di costo rispetto alle risorse impiegate
• Per essere veramente efficaci però
• richiedono convergenza tra la strategia aziendale, il modello operativo sottostante e
l’architettura tecnologica che dovrà essere capace di gestire e governare le attività di
business
• Spesso però si riscontra nelle aziende un elevato disallineamento tra la gestione dei
modelli operativi in funzione di business e i correlati strumenti tecnologici di
supporto
Data 45
Luogo

• CFO e CIO sono chiamati a lavorare in un team, in cui assieme alle generali capacità di
analisi dei dati, di pianificazione degli scenari in ottica predittiva e di lettura
trasversale dell’intera catena del valore propria del CFO, si associala la visione
pragmatica e specialistica del CIO in merito al tipo di tecnologia da inserire in azienda
per meglio raggiungere la trasformazione digitale dell’azienda
• La mancata realizzazione delle strategie aziendali spesso non dipende dalla cattiva
qualità delle stesse ma dall’inefficienza della loro esecuzione che può essere risolta da
una collaborazione fra CFO e CIO attraverso un’accurata architettura d’impresa cioè
• l’analisi dettagliata della struttura aziendale distinta per
processi di business strategici, elementi tecnologici e
informazioni chiave
Data 46
Luogo

• Dopo aver definito una chiara architettura d’impresa, CFO e CIO potrebbero
collaborare per migliorare l’efficienza operativa dei processi aziendali più importanti
( teniche di process mining ).
• Questo modo di collaborazione richiede da entrambi i soggetti una elevata attitudine
al cambiamento, unita ad un’ adeguata capacità di ascolto e dialogo.
Data 47
Luogo

• Il 32% delle aziende sta progettando la propria organizzazione per essere più
adattabile e centrata sul lavoro in team e sull’organizzazione aperta.
• Se ciò che un’azienda deve sapere e fare è in continua evoluzione, anche la struttura
dell’organizzazione deve cambiare ed adattarsi più rapidamente ai cambiamenti ed
essere più reattiva.
• Mano a mano che le organizzazioni diventano più digitali, devono ridefinire i loro
modelli organizzativi per muoversi più velocemente, adattarsi più rapidamente ai
cambiamenti dei mercati , affrontare le crisi, acquisire competenze, progettare
l’innovazione, disporre delle risorse necessarie.
Data 48
Luogo

• La pura ricerca di semplice efficienza non è più sufficiente, le organizzazioni di
successo devono essere progettate per essere veloci, agili e adattabili, per consentire
loro di competere e vincere nell’attuale competizione del business globale
• Unico nemico: resistenza al cambiamento
• Progettare l’organizzazione del futuro è una sfida difficile, talvolta con tentativi
disordinati ed errori. E’ un processo continuo, dinamico e – in un certo senso- infinito.
• Per le aziende che affrontano la sfida, il vantaggio può essere elevato: sopravvivere e
prosperare costruendo l’impresa del futuro
• Se vuoi qualcosa che non hai mai avuto, devi essere pronto a fare qualcosa che non hai
mai fatto
Data 49
Luogo

www.taleaconsulting.it 51
INTRODUZIONE: CFO 2.0 E OVERVIEW FASI EVOLUTIVE
FASE 1: Gestione integrata dei processi della FE
LA NORMATIVA: NSO E FATTURA ELETTRONICA EUROPEA
FASE 2: Le opportunità oltre la FE

INTRODUZIONE: CFO 2.0 E OVERVIEW FASI EVOLUTIVE

In questa prima fase le aziende sono
concentrate sul mero adempimento
normativo, cioè sulla dematerializzazione e
gestione di un singolo documento fiscale in
entrata ed uscita: la fattura elettronica
appunto.

In realtà la fattura è molto più di un
documento fiscale: è il momento conclusivo di
un processo.
• La fattura attiva è la conclusione del
processo commerciale di fornitura di un
bene o della prestazione di un servizio
• La fattura passiva è la conclusione di un
processo di acquisto di un bene o di un
servizio

CFO: è il ruolo ricoperto da chi possiede i dati economico-
finanziari, e a cui sarà affidata la guida verso una trasformazione
organizzativa e culturale dell’amministrazione. Più direttamente: è
l’evoluzione del «contabile» a figura di Governance a supporto
delle scelte strategiche.
2.0: rappresenta il miglioramento, partendo dalla FE, verso
una riorganizzazione tecnologica in ambito amministrativo.

NORMATIVA
▪ NSO e Fattura Elettronica Europea
FATTURA ELETTRONICA
▪ Gestione notifiche Invio allegati fattura
▪ Smistamento fatture
▪ Riconciliazione fatture spese di trasferta
dipendenti
▪ Gestione completa ciclo passivo:
Accettazione fattura, registrazione contabile
e approvazione al pagamento
OPPORTUNITÁ
▪ E-Procurement: dal processo di sourcing
(Albo fornitori, RdA/RdO, Gare, ecc.) alla
gestione dell’Ordine (Autorizzazione OdA,
Gestione conferme d’ordine, ecc.)
▪ Recupero crediti
▪ DDT digitale
Fattura
elettronica
Normativa
Opportunità

FASE 1: I processi della Fattura Elettronica

▪ Gestione notifiche di scarto e mancata
consegna
▪ Invio allegati fattura
▪ Smistamento fatture
▪ Riconciliazione fatture spese di trasferta
dipendenti
▪ Gestione completa ciclo passivo:
Accettazione fattura, registrazione
contabile e approvazione al pagamento
Gestione
fattura
elettronica
ConsegnaOrdiniRichieste

CICLO ATTIVO
Gestione notifiche di scarto e
mancata consegna
60

• Verifica pagamento
• Gestione iter recupero
crediti
• Gestione solleciti
• Gestione insoluti
• Verifica solvibilità
Cliente

CICLO PASSIVO
Gestione smistamento fatture
62

60 societàAzienda?
Cantiere?
Commessa?
Holding
CAOS!!!

Attribuzione univoca delle
fatture all’ufficio di
competenza per la corretta
gestione contabile.
▪ Codice Destinatario
▪ P.IVA
▪ Riferimenti d’acquisto
(Numero d’ordine, contratto,
commessa, progetto, cantiere etc.)

Contestualmente il sistema esegue autonomamente una serie di controlli di congruità
sulla fattura ricevuta ed in caso di anomalia – come ad esempio la mancanza di un dato
richiesto – viene generata una web form di richiesta di integrazione, a sua volta inviata
via e-mail al fornitore, che dovrà compilarla in tempo utile.

Una volta che il corredo contabile è stato completato dal fornitore, ARXivar procede ad assegnare
la FE (ed il relativo profilo di informazioni correlate) alla corretta figura professionale. Il sistema di
contabilità, integrato ad ARXivar, espone un cruscotto di rendicontazione e riconciliazione, che
consente una comparazione immediata tra le informazioni presenti in Fattura e quelle
precedentemente caricate a sistema (contratti, ordini, commesse, etc.)

Se non vengono rilevate anomalie è
possibile procedere con la registrazione
automatica (o assistita) e l’avvio del
processo di autorizzazione al pagamento.
Approvazione al
pagamento
Registrazione
contabile
Accettazione
fattura

▪ Eliminazione della proliferazione di messaggi
interni
▪ Ottimizzazione dei tempi dell’intero processo
▪ Drastica riduzione della possibilità
di errori (procedure data driven)
▪ Integrazione tra sistemi e incrocio delle
informazioni a disposizione (maggior controllo sui
dati)
▪ Archiviazione strutturata e rapido reperimento di
documenti e informazioni tramite diversi criteri
di ricerca (cantiere, commessa, azienda etc)

Gestione fatture spese trasferte
69

Il corredo contabile delle spese di collaboratori e dipendenti in trasferta arrivano
all’amministrazione alla rinfusa, e separatamente dalle relative fatture.

Le fatture con codice destinatario ad hoc per
collaboratori sono inviate al reparto HR, che
attende relative note spese.
Le fatture con codice destinatario
originario vengono inviate al Gestionale.
Una volta ricevuto il corredo contabile (lato
reparto HR), la Fattura Elettronica si sposta in
Amministrazione per la registrazione.

▪ Razionalizzazione dei flussi operativi
▪ Procedure efficienti e controllate
▪ Totale focalizzazione di ogni reparto su
ciò che lo compete
▪ Ottimizzazione del tempo di registrazione
contabile

LA NORMATIVA: NSO E FATTURA ELETTRONICA EUROPEA

COS’È L’NSO?
Il Nodo Smistamento Ordini (NSO) è una
piattaforma predisposta dal MEF con la finalità
di gestire la distribuzione in via telematica di ordini
e documenti di trasporto (DDT), tra gli enti del
Servizio Sanitario Nazionale ed i loro fornitori.
FORMATO: UBL PEPPOL
Già utilizzato per Ordini, DDT e fatture in Emilia -
Romagna

Dal 1° ottobre 2019 entrerà in vigore
l’obbligo di trasmissione via NSO di
tutti gli ordini relativi all’acquisto di
servizi

Il tracciato XML UBL è quello su cui basare gli
obblighi di accettazione della Fatturazione
Elettronica da parte di tutte le PA europee
(insieme al CEFACT CII) a partire dal 2020
(Direttiva sugli Appalti Pubblici).
È stato sviluppato all’interno del progetto
Europeo PEPPOL - Pan European Public
Procurement On-Line - con l’intento di mettere
a disposizione delle PA di tutta l’Unione Europea
uno strumento univoco per lo scambio di
fatture, ordini e documenti di trasporto.

FASE 2: Le opportunità oltre la FE

▪ Gestione DDT digitale
▪ E-Procurement: dal processo di sourcing
(Albo fornitori, RdA/RdO, Gare, ecc.) alla
gestione dell’Ordine (Autorizzazione
OdA, Gestione conferme d’ordine, ecc.)
▪ Processi integrati HR
▪ …
Gestione
fattura
elettronica
BollaOrdineRdO

Gestione digitale DDT
79

LA SOLUZIONE
I DDT, per la consegna della merce dai
magazzini centrali verso i diversi punti
vendita, i franchising e gli hub di zona,
posso essere gestiti in modalità
esclusivamente elettronica.
La digitalizzazione di documenti e processi permette di creare soluzioni
per semplificare e velocizzare le attività di logistica inbound e outbound.
GESTIONE DEI DDT
Per eliminare la carta dai propri
processi non si può non considerare la
gestione dei DDT, che in termini di
numeri e costi rappresenta il processo
più oneroso ed impegnativo.

L’invio dei DDT
Registrazione DDT e
fatture fornitori da una
delle 4 filiali
ERP
Stampa automatica
Barcode
Creazione automatica
del profilo documentale
Apposizione Barcode
sul documento
Scansione massiva per
associazione Barcode/profilo
➢Predisposizione Etichette Barcode
➢ Ricevimento Merci – inserimento
carico sul Gestionale
➢ Scannerizzazione DDT
➢ Controllo Amministrativo
➢ Conservazione Elettronica

L’invio dei DDT
Il DDT non “viaggia” più in formato cartaceo, ma viene condiviso in formato elettronico
con i punti di distribuzione, ancora prima della consegna della merce.
Dopo la preparazione, la merce viene consegnata ai corrieri insieme al/ai CMR, che
riassume gli oggetti del trasporto.

La condivisione dei DDT
Cliccando sul link per l’accesso alla
condivisione, l’utente del punto vendita è
indirizzato ad un portale integrato ad ARXivar
dal quale può consultare il riepilogo dei DDT ed
effettuare il download, con un solo click.

La Gestione dei Documenti
I DDT digitali e i relativi CMR creati vengono archiviati
automaticamente in ARXivar, che crea una “condivisione”
contenente tutti i DDT presenti in un CRM e il documento
riepilogativo.
In ARXivar vengono anche archiviati e gestiti gli altri documenti
fiscali, quali ad esempio le Fatture di Vendita e di Acquisto.
Ognuno di questi documenti è consultabile anche dal gestionale
e dagli altri sistemi utilizzati.
Con ARXivar viene anche controllata la sequenzialità della
numerazione dei documenti fiscali archiviati, prima dell’invio in
Conservazione Elettronica a norma.

La Gestione dei Documenti
Tutti i documenti
consultabili direttamente
dal documentale e dal
gestionale
Conservazione Elettronica
dei documenti
Condivisione con
i Punti Vendita e
controllo della
Condivisione

I Benefici
▪ Condivisione informazioni aziendali più efficiente
▪ Aumento della collaborazione tra attori interni ed esterni
all’azienda
▪ Tracciamento aperture
▪ Miglioramento sicurezza: i documenti dematerializzati e
archiviati non si possono smarrire
▪ Integrazione con le altre soluzioni gestionali utilizzate
dall’azienda
▪ Riduzione tempo spedizione merce
▪ Aumento customer satisfaction

Gestione note spese
87

La soluzione ARXivar per la gestione delle note spese permette la dematerializzazione
dell’intero processo: dall’acquisizione dei giustificativi di spesa fino alla conservazione digitale
di tutta la documentazione.
CATTURA (VIDEO)
• Acquisizione giustificativi con smartphone o tablet
• Acquisizione giustificativi via scanner
ESTRAZIONE
• L’utente classifica il giustificativo distinguendo scontrini, fatture, ricevute
etc.
• L’utente inserisce: Data giustificativo, P.IVA emittente giustificativo, totale
spesa.
RICONCILIAZIONE
• Il sistema popola un report associando ogni scontrino alla riga corretta. Il
report può essere firmato grafometricamente o in digitale.
VIDEO

▪ UFFICIO HR: Verifica la corretta gestione delle note
spese ed eventualmente può richiedere integrazioni
o modifiche (es. in mancanza di uno scontrino o in
presenza di una spesa non autorizzata)
▪ AMMINISTRAZIONE: Le fatture (contabilità passiva)
vengono inviate all’amministrazione
▪ CONSERVAZIONE A NORMA: È possibile sottoporre
al processo di conservazione a norma tutti i
documenti trattati.

I Benefici
LATO UTENTE
▪ Procedura guidata e assistita (documentazione solo da
confermare)
▪ Documenti in digitale da subito
▪ Notevoli risparmi su stampa, fotocopiatura, imbustamento,
affrancatura e stoccaggio
LATO HR
▪ Il documento si muove in tempo reale
▪ Scambio immediato di messaggi con chi ha inviato la
documentazione
▪ Migliore capacità di controllo sulla documentazione ricevuta

Gestione gare
91

Analisi e produzione dei
documenti necessari a
presentare un’offerta
amministrativa, tecnica ed
economica in risposta a un
bando di Gara
1. GESTIONE DELLA
GARA
2. GESTIONE DEL
CONTRATTO
3. GESTIONE DEL
SERVICE
Gestione della documentazione
di aggiudicazione (es.
fideiussione, antimafia) e
predisposizione del Contratto
con la personalizzazione delle
clausole contrattuali
Gestione del progetto
esecutivo: implementazione,
assistenza tecnica e
applicativa, eventuali
rinnovi, aggiornamenti e
monitoraggio KPI

FORNITORE CLIENTE

EVOLUZIONE
DIGITALE
ORGANIZZAZIONE DOCUMENTALE
PROCESSI
REPORT
ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE ELETTRONICA Sicurezza
Efficienza
Totale Governance

«Inteso come l’attività di analisi dei dati costituenti la contabilità
analitica, eseguita al fine di monitorare la gestione d’impresa
verificando che si stia svolgendo in modo da conseguire obiettivi
prefissati in fase di pianificazione, oltre che consentire una
efficiente allocazione delle risorse.»
Dott. Umberto Zanini
Workshop «Oltre la fatturazione elettronica»
Osservatori di digital innovation Politecnico di Milano

Contabilità generale Contabilità analitica
Obiettivi Fornisce informazioni generali inerenti il
reddito, il patrimonio netto, i crediti ed i
debiti
Fornisce informazioni inerenti i costi ed i ricavi dei
fenomeni aziendali (es. singoli prodotti, singole
produzioni, ecc.)
Destinatari Esterni: AdE, banche, azionisti, clienti,
fornitori
Interni: organi deputati al controllo di gestione
Obbligatorietà Sì No
Modulo di
rilevazione
Partita doppia Dipende dalle procedure adottate
Tempistica di
rilevazione
Consuntiva Preventiva e consuntiva
Modalità di
rilevazione dei
costi e dei ricavi
Rilevanti per natura (es. costo per acquisto
materie prime, salari e stipendi, oneri
sociali, ecc.)
Rilevanti per destinazione (viene associato al
fenomeno aziendale oggetto di rilevazione)
Tempestività Codice civile e disposizioni fiscali (art. 22 –
entro 60 gg.)
ASAP
TUTTI POCHI

I Benefici

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