Il caso di successo Elfi SpA sull'utilizzo della soluzione ARXivar per la digitalizzazione dei processi di Ciclo Attivo e Passivo aziendali.

1. Una nostra storia di successo

2. L’Azienda
Azienda Leader nella commercializzazione di materiale
elettrico in Romagna, Marche, Emilia, Lombardia e Toscana.
Da sempre protagonisti in settori tradizionali come civile,
terziario e industriale, ma oggi, anche di altri importanti
settori quali: fotovoltaico, illuminotecnica, domotica,
sicurezza e automazione industriale
• Sede Forlì (FC)
• Fatturato 2018: 136 mln € - Patrimonio netto: 44 mln €
• 26 Filiali sul territorio
• 22 magazzini
• 4 showroom Illuminazione
• 400 tra dipendenti e collaboratori

3. L’esigenza
Le aree/processi con necessità di digitalizzazione
• DDT di Vendita:
Dalla acquisizione della Firma Biometrica, alla emissione del documento
a Banco, al fine di evitare stampe dei documenti in più copie.
• Fatture di Vendita:
Archiviazione e gestione automatica della fatturazione elettronica con
monitoraggio delle notifiche.
• DDT Acquisto
Dematerializzazione totale dei DDT Fornitori da tutte le filiali con
condivisione immediata in tutta l’azienda evitando di inviare i documenti
fisicamente alla sede centrale.

4. L’esigenza
Le aree/processi con necessità di digitalizzazione
• Archiviazione Contratti Fornitori
Avere una gestione dei contratti snella ed organizzata per consentirne la
consultazione immediata e da parte di diverse tipologie di utenti
• Fatture Fornitore : ciclo standard con Arxivar e IX-FE
Alla ricezione della fattura, questa viene identificata se di merce o di
servizi e in funzione della tipologia viene inoltrata:
• se fattura di servizi all’Ufficio Fornitori per verificare la presenza
di un contratto attivo e, se presente si procede alla
contabilizzazione, se non presente viene inoltrata al responsabile
di riferimento
• se fattura di merce all’Ufficio Acquisti per il controllo prezzi e la
riconciliazione con i DDT e la verifica di eventuali Non Conformità.
Registrazione contabile automatica

5. La soluzione
Stampa cartacea della SOLA
COPIA CLIENTE (quindi
risparmio in stampa e
stoccaggio documenti)
Archiviazione automatica del documento
PDF firmato, immediatamente
consultabile anche sul gestionale senza la
necessità della scansione
 Visualizzazione del documento
 Acquisizione Firma biometrica
 Salvataggio dati del ritiro merce
Emissione del DDT
Ciclo Attivo, emissione DDT

6. La soluzione
Ciclo Attivo, FATTURE
Archiviazione automatica di
tutte le fatture di vendita
Trasmissione file al
servizio IX per invio a
SdI, gestione notifiche,
conservazione
elettronica
XML
Consultazione immediata sul
gestionale sia del documento in
formato PDF sia in formato XML
PDF
ERP

7. La soluzione
Tipologie gestite:
 Affitto
 Agenti Enasarco
 Amministrazione
 Auto
 Ced
 Manutenzioni
 Provvigioni
 Pubblicità
 Telefonia
 Trasporti
Gestione Contratti
Archiviazione dei contratti e
indicizzazione per:
• Fornitore
• Responsabile di riferimento
• Tipologia
• Valore
• Durata
Consultazione
immediata sul
gestionale
ERP

8. La soluzione
Ciclo Passivo e Approvazione pagamenti
Sospensione automatica
del pagamento fino ad
approvazione, anche
solo di alcune tipologie
di fatture/fornitori
Download automatico da
IX e archiviazione della
fattura del fornitore
Archiviazione di
eventuale preventivo
della fornitura e/o
altra documentazione
relativa all’acquisto
Approvazione del
pagamento da parte del
Responsabile
Registrazione fattura e
Sblocco automatico del
pagamento in contabilità
ERP
Smistamento
automatico fatture
verso il Responsabile
di riferimento

9. Risultati
Gestione documenti
Contratti Fornitore DDT di Acquisto
DDT di Vendita Documentazione Accessoria
Fatture di Acquisto Fatture di Vendita
Fatture Servizi Mail Ricevute
Fin da metà del 2014 è stata fatta la scelta di
dematerializzare i DDT di vendita emessi a banco
mediante l’apposizione della Firma Grafometrica
del cliente - ad oggi sono attivi 43 Tablet di Firma
DDT
Anno Totale Documenti
2014 175.206
2015 368.206
2016 397.593
2017 407.542
2018 423.556
2019 245.148
Totale DDT digitalizzati 2.017.251
Ciò ha consentito di risparmiare notevole spazio e
tempo di stoccaggio dei documenti con numeri
sempre in crescita negli ultimi 3 anni
Circa 100 Utenti Arxivar operano direttamente sull’applicativo di gestione documentale

10. Vantaggi
 Diminuzione costi di gestione documentale
 Ottimizzazione dei processi documentali
 Semplicità di utilizzo
 Unico repository dei documenti di Vendita e di
Acquisto (Ordini, DDT e Fatture)
 Condivisione semplice e sicura delle informazioni
all’interno dell’azienda e con le filiali
 Informazioni allineate ed aggiornate
automaticamente fra i diversi applicativi aziendali
 Ottimizzazione di spazi, costi, tempi e risorse grazie
all’adozione della Conservazione elettronica a norma
 Miglioramento customer service grazie allo
snellimento del processo di vendita a banco
 Condivisione automatica di DDT e fatture tramite
canale di distribuzione personalizzato per ogni cliente

11. La parola al Cliente
Sara Bianchini
Responsabile Sistemi Informativi @Elfi
Grazie alla integrazione tra Elettrix ed
Arxivar abbiamo ottenuto automatismi
assoluti che hanno notevolmente agevolato
i Flussi dei documenti Attivi e Passivi.
Inoltre grazie a Regole ben definite
abbiamo «indirizzato» i Processi core ai vari
Responsabili di Area.
Tutto è gestito in maniera centralizzata e
disponibile in tempo reale agli utenti.
Possiamo affermare di avere risparmiato
sotto tanti punti di vista:
 Stampa carta superflua
 Tempo
 Costi
 Efficienza