メタデータのファイルの管理

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フォルダを卒業!
メタデータでのファイル管理
株式会社エイペクス
ソリューション推進部
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管理者のための
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ガントワシルヴァン

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フォルダを卒業!メタデータでのファイル管理
内容
1. SharePointライブラリでフォルダーをお勧めできない4つの理由
2. メタデータを使ったファイルの管理
3. メタデータかつドキュメントセット、最強のファイルの管理?
4. まとめ

1.SharePointライブラリで
フォルダーをお勧めできない4つの理由

1.1 見せ方が固定になってしまう
年度
顧客名
プロジェクト名
ドキュメント
指定のお客様について、すべての損益管理表を探している場合 ?
1. SPライブラリでフォルダーをお勧めできない4つの理由

1.2 URLの長さ
各フォルダー名がURLに含まれているため、
URLが長くなる。
https://kkapex.sharepoint.com/sites/Demo2016/nofolder/Shared%20Documents/2016/%E3%81%
8A%E5%AE%A2%E3%81%95%E3%82%93C/%E3%83%97%E3%83%AD%E3%82%B8%E3%82
%A7%E3%82%AF%E3%83%883/%E6%90%8D%E7%9B%8A%E7%AE%A1%E7%90%86%E8%A
1%A8.xlsx
• 256文字の制限
• エラーの原因

1.3 フォルダー名が変わった場合、もしくは別フォルダーへファイルが移動
した場合、リンクが壊れてしまう
例) フォルダー B
ワードファイルへのリンク
フォルダー A フォルダー A
ワードファイルへのリンク
フォルダー B
ファイルの移動

1.4 ユーザが投稿ができるため、フォルダー構成の制限が出来ない
例)
A様
2016
B様
株式会社A
色んなユーザーが自由にフォルダーの管理が出来るため
重複しているフォルダーが増える可能性が高い
重複

2.メタデータを使ったファイルの管理

2.1 メタデータとは
ドキュメントに対するプロパティ = メタデータ
メタデータ

2.2 メタデータを使ったドキュメントライブラリのイメージ
元々のフォルダー構成メタデータを使ったドキュメントライブラリ
① フラット構成
全ファイルはライブラリの最上位に存在している。
フォルダーはなし。
② フォルダー構成はメタデータになりました

ファイル検索のため、メタデータ列に対してフィルターを行います。
例) 2015年度 > お客様A > Exchange移行プロジェクトの資料を表示するため
年度でフィルター
顧客名でフィルター
プロジェクト名でフィルター

さらに、情報を簡単に見つけるため、色んなビュー（見せ方）を用意することができます。
• [顧客名 ≫ プロジェクト] ビュー
• [年度 ≫ 顧客名] ビュー
• [年度 ≫ プロジェクト]ビュー
• …

2.3 メタデータ機能
ドキュメントに付けたい情報を管理するため機能です。
 単語一覧の作成 =「用語セット」
例：
年度: 2010、2011、2012、…
顧客名: お客様A、お客様B、…
 一ヶ所で各メタデータの管理＝「用語」ストアでの管理
 単語一覧ごとに権限の制限が可能
SharePoint Onlineの場合、「SharePoint管理センタ」→「用語ストア」でアクセス
SharePoint OnPremisesの場合: 「全体管理画面」→「サービスアプリケーションの管理」→「Managed Metadata Service」でアクセス

2.4 メタデータを使ったライブラリのデモ
• ファイル一のアップロード
• フィルター・並び替え機能でファイルの検索
• ビューの作成で、役に立つ見せ方を用意することができる

2.5 メタデータを使ったライブラリでの問題
• フォルダーでできていた一括で権限の管理ができない
(リスト単位もしくはファイル単位)
• メタデータの指定が不便 (ファイル毎に登録)
• 同名のファイルをアップロードができない
解決するにはどうすればいいんですか。

3.メタデータかつドキュメントセット、
最強のファイルの管理?

3.1 ドキュメントセットとは
• フォルダーのように、ファイル置き場になる
3.メタデータかつドキュメントセット、最強のファイルの管理?

3.1 ドキュメントセットとは
• ドキュメントセットに置くファイルは親のメタデータを自動的付与される
2015年
お客様A
① ドキュメントセットにメタデータを付与
② ドキュメントセットにファイルを追加する
2015年お客様A
③ メタデータは自動的にファイルにコピーされる

3.2 ドキュメントセットはフォルダーと同じいいところを持っている
• 一括で権限の管理
• 一括で削除
3.3 フォルダー構成よりできること
• 色んなビュー(見せ方)を用意することが出来る
• フィルター・並び替え機能でファイルの検索が出来る
• URLが伸びない(サブフォルダーやサブドキュメントセットの作成を拒否)
• メタデータ情報やドキュメントセットの名前が変わっても、リンクが壊れない
• 投稿権限持っているユーザにも構成編集を制限することが出来る

4.まとめ

4.まとめ
 メタデータかつドキュメントセットの利用にするにはいいところがある
 フォルダーの残念なところを解決する事ができる
 もっと効果的なファイル管理ができるようになる (柔軟性、快適さ）
 ただし、運用を変えるのは難しい
 ユーザーはフォルダーに慣れている
 フォルダーより理解が難しい
 メタデータやドキュメントセットの準備は手間がかかる
 フォルダーもいいところあるので、ハイブリッド構成も考えられる(メタデータかつフォルダー)

終わり
さてと、一ヶ所のライブラリでメタデータを使ってみませんか。

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