Enterprise 2.0: эволюция или революция внутренних коммуникаций?
Иванов Александр. Как в территориально распределенных торговых компаниях сократить время утверждения документа с 4 дней до 20 минут
1. Как в территориально распределенных
торговых компаниях сократить время
утверждения документа с 4 дней до 20
минут
Иванов Александр
Минск 2015
2. Давайте знакомиться !
Зовут меня Александр Иванов.
Около 5 лет работаю в торговле, в качестве
руководителя ИТ подразделения.
За это время накоплены опыт и набор решений для
автоматизации торговых компаний
3. О чем пойдет речь?
Не расскажу ничего нового для тех, кто «в теме».
Не буду показывать screenshot-ы.
Покажу путь для систематизации ежедневного
хаоса.
Поделюсь реальным опытом, как это было у нас.
Если вы намерены внедрять портал своим
уникальным путем, то можете «подсмотреть» новые
применения обычным вещам.
4. СООО «Торговая компания «Милавица»
Крупнейшая в РБ торговая сеть магазинов нижнего
белья «Милавица», «Бретелька» и «Lauma».
Представлена в 24 городах нашей страны.
Насчитывает 50 фирменных магазинов.
6 оптовых складов.
При этом:
Около 130 пользователей (офис, оптовые склады, заведующие
магазинам).
ИТ подразделение состоит из 3-х человек.
5. Как мы поняли, что пора внедрять
портал?
Во время кризиса коммуникации стали «камнем
преткновения».
В службе техподдержки каждый день стали
появляться инциденты про недоставленную почту по
причине превышения размера.
Появились подозрения о появлении «теневого ИТ».
Появились регулярные расходы на транспорт,
связанные с доставкой документов.
6. «…Настоящих буйных мало, вот и нету
вожаков…»
Инициатором внедрения портала стала ИТ служба.
После презентации решения ожидали поддержки
HR, но «…подмога не пришла, подкрепленья не
прислали…».
Поставили тестовую версию и начали показывать
всем заинтересованным.
Маркетологи – наше все!
Со временем стали расслабляться, но МАРКЕТОЛОГИ
не дали!
7. Фотогалерея, как отчет о
маркетинговых акциях
Торговля начинает генерировать маркетинговые
акции с фотоотчетами.
Фотоотчеты по почте не пролазят, пока не научишь
каждого сжимать фотографии.
В целях безопасности файлообменники закрыты.
Фотогалерея – это идеальное решение для
маркетинговых фотоотчетов! Наверно, разработчики
не подозревали.
Проблему с доставкой почты – решили!
8. Те же документы, только
отсканированные
После успеха фотогалереи ИТ снова «в теме».
Право подписи только у руководителя.
В момент кризиса увеличивается количество
срочных документов.
Стало регулярным 2-ды в неделю доставлять
бумажную почту, но этого тоже не достаточно.
Стоимость выросла в 2 раза. Минимум!
Документы, скан-копии которых имеют
юридическую силу можно передавать через портал.
Согласование договоров с региональными
подрядчиками – горы макулатуры и дни ожидания.
Главное не забывать про распределение прав
доступов!
9. «Аппетит приходит во время еды»
или работа с браком
Нужно:
Получить подтверждение от поставщика.
Согласовать возврат или изменение стоимости.
Иметь возможность просматривать и сохранять статистику.
Условия:
Поставщик, мягко говоря, не быстро отвечает не рекламации.
Нужно хранить историю для статистики.
Не нужно давать доступ в учетные системы
Как решили:
Заказали у support.by разработку модуля учета брака.
За 14 дней было разработано и оттестировано.
Внедрили за 1 день! (разослали ссылку на инструкцию и
данные доступа).
10. Кроме того
Очень эффективно использовать wiki при обучении.
Корпоративный чат снижает расходы на телефонную
связь.
Опросы – быстрый сбор и консолидация
информации о тенденциях рынка в регионах.
Телефонный справочник – это спасение для
секретариата.
Резервирование переговорных – не только
переговорных, можно организовать
резервирование автомобилей и т.п.
Единая точка контакта для всех сотрудников
компании.
Web интерфейс позволяет продолжать работать
вне офиса.
Весь озвученный функционал из «коробки»!
11. «Ложка дегтя»
Модуль техподдержки – не пригоден к
использованию.
Встречаются недочеты: резервирование
переговорных из календаря, вопросы с ветвлением,
доступ к оргструктуре.
Невозможность убрать Bitrix диск из клиента.
12. Полученные выгоды
Решили проблему с коммуникацией.
Уменьшили расходы на транспортировку
документов.
Формализовали некоторые процессы.
Не дали «теневому» ИТ проникнуть на предприятие.
Увеличили скорость принятия решений.
Актуализировали:
Телефонный справочник компании.
Пользовательскую документацию.
13. Какими силами все это было проделано?
• ИТ отдел состоит из 3-х человек. Никого
дополнительно не брали и не привлекали.
• Внедрение прошло в течении 21 дня.