Vasakronan / Sören Sandell - Nordic Intranet Summit 2015-05-25
•Als PPTX, PDF herunterladen•
0 gefällt mir•865 views
Nordic Intranet Summit 25-26 maj 2015 Vasakronan / Sören Sandell - Den "smarta" arbetsplatsen Vasakronan är ledande inom arbetsplatsutveckling och aktivitetsbaserat arbetssätt i fysiska miljöer. Sören berättar om deras digitala samarbetsplattform och hur den tillsammans med den fysiska miljön skapar ”den smarta arbetsplatsen”
Empfohlen
Empfohlen
Weitere ähnliche Inhalte
Mehr von Summit & Friends
Mehr von Summit & Friends (20)
Vasakronan / Sören Sandell - Nordic Intranet Summit 2015-05-25
- 1. Välkommen till en bättre värd
- 28. …som är kopplad till en Yammer- grupp. Där kan alla på företaget se både frågan och svaret. Det lär vi oss på. Vi kan dessutom hjälpa varandra med svaret. Och lösningen. Koncerncontroller Projektledare på IT Projektledare på Kommunikation Projektledare för intranätprojektet Administratör
- 31. Bilden placeras på valfri plats och synkas med startsidan. Nyheterna kategoriseras och taggas för att de ska vara lätta att rikta och söka efter. Självklart kan man länka direkt till det interna dokument- hanteringssystemet.
- 40. Välkommen till en bättre värd
Hinweis der Redaktion
- Just nu är vi mitt i två revolutioner en kontorsrevolution och en digital revolution och de går hand i hand. Vi är inte längre knutna till kontoret utan är fria att arbeta var vi vill. Det här gör paradoxalt att kontoret och arbetsplatsen blir viktigare än någonsin. Jag heter Sören Sandell och har turen att få arbeta på Vasakronan, som är Sveriges största leverantör av arbetsplatser, just under den här förändringsperioden. Jag ansvarar för IT och då handlar det om verksamhetsIT, FastighetsIT och KundIT.
- Mitt tema idag är den Smarta arbetsplatsen Förutsättningarna för en smart arbetsplats är ett smart ledarskap, en smart IT-lösning och en smart lokal. Jag tänker inte gå in så mycket på ledarskapet inte för att det inte är intressant utan tiden räcker inte till utan jag kommer att prata om den fysiska arbetsplatsen den digitala arbetsplatsen och vad vi på Vasakronan tror är viktigt att tänka på kopplat till detta för att få till den smarta arbetsplatsen. För att introducera er i vad som håller på att hända när det gäller den fysiska arbetsplatsen där förstås IT är en förutsättning tänkte jag börja med att visa er en film som vi precis blivit klara med.
- Och vi har nu börjat se på lokalen på ett annat sätt. Från att som tidigare se den som en plats att vara på och en kostnad till att nu se den som en miljö som påverkar organisationen och arbetet - Ett verktyg för förändring och utveckling. Och det är ju förstås därför som frågan idag är högt upp på många ledningars agendor. Och här har vi lärt oss massor dels genom att prova själva dels genom de 1000 tals företag som besökt oss på kontoret och alla som vi kört workshops med. Idag sitter ca 55 % kontorsarbetare i öppna landskap 40 % i cellkontor 5 % i aktivitetsbaserade kontor. En vanlig dag i kontorssverige är 60 % av alla kontorsstolar tomma. Och det är rätt självklart att det inte är direkt hållbart och inte speciellt effektiv. Så vad nu ser är att det finns en jättepotential att dela på resurser och samtidigt skapa variation för olika behov utifrån roll, Uppgift eller bara humör i stunden. Så här ser det ut när man kommer inte till oss, här har vi suttit i drygt två år och lärt oss massor dels från att själva arbeta i miljön men framför allt i dialogen med de 1000 tals företag som vi träffat på kontoret under den här tiden. Målet för kontoret var Interaktion och samverkan, modigt, kreativt/innovativ dvs. det ska vara en miljö som man trivs i och som utmanar sinnena. Vi ska också våga vara annorlunda och tänka i nya banor, både i små och stora frågor, så att vi känner att kontoret verkligen betyder något för oss. vi ville skapa puls. Det skulle förstås vara hållbart. Och vi vill inspirera både oss själva och andra.
- Och efter dryga två år i lokalen kan vi se att det fungerar riktigt bra. Våra medarbetare trivs, vi har fantastiska resultat i våra mätningar, hur väl man trivs på kontoret och NMI 97 och NPS 63. Tidigare satt vi i ett traditionellt kontor med en blandning av öppna landskap och cellkontor – Jättefint kontor men ingen puls och knappt någon interaktion. Min bedömning är att jag på de tre första månaderna interagerade mer med mina kollegor än vad jag gjort de tre senaste åren. Vi har betydligt färre bokade möten, betydligt fler spontana möten, vi har ändrat arbetssätt effektiviserat , vi skriver knappt ut några papper alls, vi har minskat våra skrivarkostnader med över 75 %, vi har nu tex ett ekonomissystem som inte producerar ett enda papper, bokslutet är helt digitalt, all dialog med revisorer är digital.
- Jag ska inte prata om ledarskap men jag kan ju säga att den här typen av lokal inte passar för ett kontrollerande ledarskap utan ett mer inkluderande ledarskap där det handlar om förtroende och tillit. Och här har vi lärt oss massor på resan när det gäller vilka speciella utmaningar som dyker upp på resan. En utmaning är tex att hålla ihop en grupp och behålla gruppkänslan när man inte sitter tillsammans på samma sätt som tidigare. Att som chef se och synliggöra sina medarbetare, upptäcka om nåt är på väg att gå snett om nån inte mår bra.
- Många öppna mötesplatser
- Vi har lagt ner mycket tid på att få en användartrevlig miljö där det skall vara enkelt och snyggt. Våra videomötesum har blivit jättepopulära tack vare enkelheten som gjort att man känner sig trygg att använda dem.
- I vår Piazza ett antal långa bord vilket också gör att det är mycket lättare att sätta sig bredvid nån som kanske inte känner så bra
- Det var lite om den smarta lokalen men för att få till den smarta arbetsplatsen så måste det också finnas en bra IT-lösning. Två tydliga krav på it-lösningen är att tillhandahålla mobilitet på riktigt och stimulera en social digital interaktion. Här är det viktigt att komma ihåg att det som skapar mobilitet är inte bara tekniken i sig utan det handlar lika stor utsträckning om inte mer om att ha koll på sin information och att vara oberoende av papper. Vi träffar jättemånga företag som vill gå åt det här hållet men man har inte förutsättningarna på plats. Ingen har sagt att de inte har problem med sin IT-plattform. Sen är det ju så att allt inte behöver vara på plats direkt men man måste ändå ha kommit så långt att gapen inte är för stora. För det är ju så att lokalen är ett fantastiskt verktyg för förändring och en katalysator Ett exempel där man kanske gick för snabbt till annan typ av lokal där IT-lösningen och ledarskapet inte var på plats är en av Stockholmkommunerna där vissa stod och grät med pärmar och tangentbord i i armarna och letade efter sina kollegor.
- Och så här ser vårt nya intranät ut På samma sätt som vi hade en målbild för vårt kontor så tog vi fram en målbild för vårt intranät eller digitala arbetsplats. Vi började WS i slutet av 2013 Jobbade med Johan R och precis som han sa i filmen så försökte vi tänka oss fem år fram i tiden för att se hur det såg ut där och vilket stöd vi då skulle behöva. Vi kom fram till en målbild som i många delar överlappade den målbild som vi hade för vår lokal. Interaktivt Socialt, Mobilbeteende, Uppgiftsorienterat - Jobba med ikoner - Jobba med notifieringar - Mer sökdrivet - Design för funktion, ej igenkänning Enkelt – avskalat - Ersätta ledningssystem - Lättsam tonalitet på nyheter Varför samma menysystem? – olika sätt att presentera olika typer av information Och ett övergripande mantra för all utveckling för oss är att Spara tid Resan Inspirations WS augusti 2013 Målbild september 2013 Första presentation struktur & navigation november 2013 Mockup klar mars 2014 Samarbete Altran april 2014 Första release mars 2015
- Vi har ett GUI som känns igen och som vi är vana vid Längst upp har vi vår timeline med nyheter. Vi har en central sökruta Vi har våra applikationer och verktyg där varje app står för sig själv och där designen ska vara optimerad för just den appen.
- Vi har skapat ett generellt notifieringssystem som är kopplat till bakomliggande system. Det kan tex vara nyheter eller notifiering om att en kund i en fastighet du ansvarar för fått en oren revisionsberättelse, (/vi är direktuppkopplade mot UC och får händelser därifrån), ett kontrakt som ska omförhandlas eller någon annan viktig händelse du ska agerar på.
- För att det skall upplevas som enkelt och lätt att förstå så arbetar vi med dialogrutor och guider med en lättsam och informell tonalitet. Det måste vara enkelt att förstå även för en nyanställd
- Vi har tidigare provat olika forum på det gamla intranätet men det har inte flygit alls. Nu har vi byggt in Yammer i intranätet och där det är möjligt att kommentara och föra en dialog där det är naturligt och bäst tex på en nyhet, en uppgift, en rutinbeskrivning, ett gott exempel eller i en teamportal.
- Tittar vi in i nyhetsportalen så ser det ut så här. Vi har byggt responsivt så det kommer att fungera på olika enheter.
- Medarbetarna kan själv välja sitt nyhetsflöde och kan gilla och kommentera nyheterna direkt.
- Vid alla sökningar finns filtrering och förhandsgranskning och där det är relevant kan man ta sig direkt till det man söker och kunna ta del av informationen eller utföra en uppgift.
- Navigeringsramen till höger finns alltid till hands för att man ska slippa gå tillbaka till startsidan – det spar tid
- Kopplat till varje app finns en kommunikationsyta där man kan lägga in Appnyheter och så finns det ett Yammer flöde . Det här underlättar betydligt när man vill kommunicera med användarna så finns all kommunikation tillgänglig där det behövs och när det behövs. Vi jobbar hårt på att få bort mejlkommunikationen.
- Det är viktigt att påminna om att intranätet bygger på en välstrukturerad informationsplattform med både strukturerad och ostrukturerad data. Vasakronan har tex arbetat med robust dokumenthantering i över tio år. Vi har renodlat och skapat utrymmer för att maximera upplevelsen för respektive del. Och så har vi en arkitektur som innebär att vi förhållandevis snabbt och enkelt kommer att kunna utveckla nya lösningar allteftersom ny behov dyker upp.
- Den som loggar på för första gången möts av en kort introduktion bestående av 6 dialogrutor. Tonaliteten är trevlig och instruktionerna enkla. Vi tror nämligen att vårt intranät uppfattas intuitivt.
- Och lite mer i detalj då? Dashboarden är varje medarbetares personliga nav. Där kan de se de senaste nyheterna, söka i intranätet och skapa genvägar till de appar de använder mest När man lanserar ett nytt intranät vill man veta vad medarbetarna tycker. På riktigt. Därför la vi en feedback-knapp på startsidan…
- Så här ser presentationen av nyheter ut. I nyhetslinjen ligger nyheterna kategoriserade (IT Informerar, Personalnytt, Om oss i media, Företagsnytt m fl.).
- Klickar jag på nyheten får jag upp en preview. Vill jag läsa fler nyheter kan jag gå in i Nyhetsportalen. I Nyhetsportalen kan jag både söka och filtrera på olika nyheter
- Artiklar har ett enkelt, tydligt och stilrent formspråk
- Vi har olika sätt att presentera olika typer av information Så här ser det ut För mig som medarbetare
- Och så här ser det ut när jag kommer till verktygsslådan. Jag kan även nämna att vi har monterat ner vårt gamla traditionella ledningssystem Kompassen och ersatt det med verktygslådan och vår nya ledsstjärna och applikation Stella som är ett BPM system som heter Barium som vi integrerat där vi dels ritat om våra processer med ett utifrån och in perspektiv dels automatiserat ett antal uppgifter i olika processer. Kort kan jag säga att vi gjort processerna mer utifrån kund mer visuella och inte lika detaljerade och sen har vi automatiserat vissa för att spara tid och får bättre kvalitet och fokusera på processförbättring. Några exempel på saker som vi automatiserat är ombordstigning, leverantörsavtalshantering, förbättringsförslag, händelsestyrda kundmätningar.
- Här är en bild på en fastighet i vår fastighetsportal. Här har vi samlat all tänkbar information om en fastighet. Här är kommunikationsytan utfälld.
- Och här är den infälld man kan även klicka på den lilla svarta ikonen så är det endast den som syns. (För att spara ännu mer utrymme.)
- En utmaning att arbeta i ett aktivitetsbaserat kontor är att hitta varandra, samarbeta och följa upp resursutnyttjandet i lokalerna. För att göra det har vi tillsammans med ett företag som heter Flowscape tagit fram lösning som finns som en App, en tavla i receptionen och nu snart även som en del i vårt intranät. Där kan man se var kollegorna finns, se lediga arbetsplatser och mötesrum, boka mötesrum och få en wayfinder till ett mötesrum.
- Som jag nämnde tidigare så jobbar många traditionellt i fastighetsbranschen med att tillhandahålla råa lokaler men trenden är att det går mot en allt större del tjänsteinnehåll och det är inte helt omöjligt att tro att ett fastighetsbolag kommer att jobba lite annorlunda med mer kunskap och tjänster där IT är en betydligt större del. Exakt hur det skall gå till vet vi inte men vi håller på att prova oss fram. Jag har inte koll men hur tänker ni? Men grunden för en smart arbetsplats är ledarskap – smart IT och en smart fysisk miljö och de här hänger ihop och driver varandra. Man behöver inte ha allt på plats från början utan hoppar man in i en smart lokal så driver det utvecklingen av IT och ledarskapet Ett exempel hos våra kunder är Dan Eliasson och Försäkringskassan som var modiga att ta steget till Aktivitetsbaserade lokaler som sen succesivt utvecklat både IT och ledarskapet. Och det omvända har man en bra informations och IT-plattform så kan det vara en möjliggörare och drivkraft till att utveckla sina fysiska lokaler Skapa förtroende & ta ansvar Hitta strategiska samarbetspartner Definiera målen – sök lösningar tillsammans Arbetat agilt Våga prova nytt Prioritera enkelhet